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Experiencias en la Implementación de T. I. como apoyo a la
Gerencia de Proyectos
IX Jornada de Gerencia de Proyectos de TI
Marzo 24 y 25 de 2011
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es una solución EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
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SISTEMAS EXPERTOS S.A.S. Soluciones para Proyectos
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es una solución EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
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Solución EPM (Enterprise Project Mangement)
Sus Procesos del
Negocio Su Gente
Su
Organización
Sus
herramientas de
TI
Enterprise Project Management
EPM no es un software o un producto
Es una solución que integra:
Procesos, Personas, T. I.
para la Gestión Empresarial de Proyectos
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Enterprise Project Management
Colaboración & Reportes
Planeación del Trabajo
Selección del Portafolio
Manejo de la Demanda
Solución EPM (Enterprise Project Mangement)
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En palabras del PMI®
– PMIS
PMI® and PMP® are service and trademarks of the Project Management Institute, Inc., which is registered in the United States and other nations.
PMBOK® is a registered trademark of the Project Management Institute, Inc., and is registered in the United States and other nations.
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – Cuarta Edición -
PMBOK ® 2008
Solución EPM (Enterprise Project Mangement)
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EPM - Enterprise Project Management
EPPM - Enterprise Project Portfolio Management
EPMO - Enterprise Project Management Office
PPM – Project and Portfolio Management
…
Solución EPM (Enterprise Project Mangement)
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es una solución EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
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GOBIERNO DE LA PMO
MODELO
DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO
PRUEBA PILOTO
DIAGNÓSTICO INICIAL
DEFINICIÓN DEL ALCANCE DE LA PMO
TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS
FORMACIÓN METODOLOGÍA ASESORÍA
C U L T U R A O R G A N I Z A C I O N A L
ACOMPAÑAMIENTO SOPORTE
I
IV
II
III
FASE
V
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La definición de una solución EPM se ve afectada por:
– Tipo de PMO
– Rol de la PMO en la organización
– Localización (organizacional y geografica)
Una solución EPM puede estar en una estructura distinta a la
PMO, pero es mas compleja su administración y crecimiento.
Relación EPM - PMO
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es una solución EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
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(Reportes) Estado Encontrado
1. Frecuencia del Reporte – Mensual
2. Tamaño del reporte – + de una pág
3. Distribuido vía email
4. Demasiados proyectos listados
5. Mucha información administrativa
de los proyectos
6. No hay suficiente contexto del
estado de los proyectos
7. No hay una valoración por la
dirección de la PMO
8. No hay llamados a la acción
9. No hay vinculos a detalles de los
proyectos.
Estado Deseado
1. Frecuencia del Reporte – Mensual
2. Tamaño del reporte – Una página
3. Publicado en el portal de la PMO
4. Listar los 15 proyectos estratégicos
5. No mostrar información
administrativa de los proyectos
6. Adicionar mas información del
estado de los proyectos
7. Incluir Valoración de la dirección de
la PMO
8. Llamados o alarmas
9. Vínculos a detalles de los proyectos
BUSINESS DRIVEN PMO SETUP
Practical Insights, Techniques and Case Examples for Ensuring Success, Mark Price
Perry (2009, p. 194)
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No se deje engañar por tanta belleza
Aqui no funciona la metodología
– NNF – Next Next Finish
Un Proyecto de EPM es un proyecto de Cambio
de Cultura, de Herramientas y de Procesos
EPM = Personas (60%) + Procesos (25%) + TI (15%)
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Como seleccionar una solución EPM
Que revisar:
1. Fácil de usar
2. Proceso de Implementación
3. Nivel de madurez de la organización
4. Costos del entrenamiento
5. Características para la administración del Portafolio
6. Conectividad del sistema
7. Servicios de soporte
8. Estados financieros del productor
9. Opciones WEB
10. Documentación
Advanced Project Portfolio Management and the PMO.
Gerald I. Kendall y Steven C. Rollins.
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*
La PMO cumple un rol clave en la selección de la solución
EPM.
– Lo imp es que tanto la solucion EPM se ajusta a la propuesta de valor
de la PMO.
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es una solución EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
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Las mentiras en un proyecto EPM!
Hagamos una pruebita para ver si funciona!!!
Hagamos la prueba de concepto Yo le muestro al jefe!!!
Montemos un par de proyecticos!!!
Bajemos el número de horas pues
– los líderes ya son PMP!!!
– los lideres acaban de terminar un curso de project!!!
Si nosotros “cacharreamos” ese programa !!!
Tranquilo. Yo me siento a estudiarlo, eso es como cualquier programa!!!
– (Si no tienen un contexto académico en GP pierde la $$)
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Iniciación
EPM es un Proyecto!!!
Qué es primero:
– EPM o la metodología de GP o la PMO o mejor todas al tiempo?
Prueba de Concepto sin saber los requerimientos de Hw/Sw
Ideal el aval de la PMO, si no existe generalmente las áreas
de T.I. lideran este proceso
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Iniciación
Identificar a los interesados claves
– Patrocinador*
– TI
– PMO
– PM, Gerentes de Portafolios
– Gerente de Recursos*
– Miembros de Equipo
– Personal de la mesa de ayuda
– …
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Proceso: Iniciación
Como vender este tipo de iniciativa?
– Montrando lo que se ha perdido en uno o algunos proyectos por no tener
solución EPM
– Montarse en la moda
– Aprovechar algun proyecto estratégico para incorporarle esta solución
– Usando estas memorias!
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«Con la implementación de la metodología de gerencia de
proyectos y su soporte con MS Project 2010, la Gerencia de
Procesos y Tecnología de Protección S.A. ha logrado pasar de
una inversión efectiva en nuevos proyectos del 30% a 70% en
menos de 1 año.»
Jorge Ivan Vallejo G.
Gerente de Procesos y Tecnología
Protección S.A.
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«El acceso a la solución EPM de Microsoft, nos ha permitido
generar una visibilidad del portafolio de proyectos, logrando
obtener información en línea que facilita y compromete aun mas
a los patrocinadores, permitiéndoles tanto a ellos como al resto
de jugadores claves una interacción fácil y amigable con los
mismos.
Es una herramienta que apoya las buenas prácticas de proyectos
y para las personas ajenas al tema, lo desmitifica y lo pone a su
alcance»
Jose Manuel Gutierrez B.
Gerente de Proyectos
Inversiones Mundial S.A.
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«El análisis estadístico de proyectos requiere herramientas
confiables que integren información permitiendo la toma de
decisiones oportunas y basadas en hechos. MVM Ingeniería de
Software soporta este proceso sobre la plataforma MS Project
Server, uno de los factores clave para obtener el nivel 4 de madurez
en CMMi»
OSWALDO ANDRÉS PINO POSADA
Gerente de Operaciones
MVM Ingeniería de Software S.A.
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«Con la solución EPM, CEIBA en primera instancia lo que está
buscando es tener una herramienta de apoyo a los Gerentes de
Proyectos para el proceso de monitoreo y control. En un futuro
cercano esperamos tener información del portafolio que nos
permitan tomar decisiones eficientes en la asignación y priorización
de recursos.»
Stibenzon Cañas Sánchez
Gerente de Producción
Ceiba Software House S.A.S
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Proceso: Planeación
Fases Típicas:
– Visión
– Instalación y Configuración
– Entrenamiento
• Figura de los multiplicadores
• Debe ser diseñada de acuerdo a cada rol
• No se debe escatimar en este item
– Acompañamiento
• Generación de Dinámica en el uso de la solución
• Creación de Cultura
– Documentación
– Gerencia del Proyecto
• Aproximadamente entre un 10 al 12%
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Riesgos mas frecuentes
– Rechazo a la formalidad
– Rechazo al Control
– No tener definido los procesos, los informes, las metricas y el modelo
de gobierno.
– Que un director (PMO, Planeación, TI,…) quieran asumir el rol de
administradores funcionales de la solución sin el tiempo y el
conocimiento necesarios.
– La aptitud y la actitud del responsable
– Pensar que existe una solución EPM que suple “todo” en el mundo de
los proyectos
Proceso: Planeación
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Proceso: Ejecución
El Proceso de Ejecución se ve afectado por:
– El nivel de madurez de la organización afecta la
configuración de la plataforma “soñada” en la planeación
– El software seleccionado y los casos de exito existentes en
la región
– El número de proyectos y de involucrados influyen en el
exito del proyecto
– Nunca se salte una fase del proyecto.
– El estado de “programación” de los proyectos afecta la
ejecución
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Proceso: Seguimiento y Control
Sinceridad por parte de los involucrados en el reporte
de los proyectos
El uso de la solución debe ser “mandatoria”
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«La parte fácil es montar la PMO, establecer la metodología y
sus procesos en un sistema de gestión de calidad, generar las
normas y gobierno, y configurar la solución EPM, de ahí en
adelante viene el viacrucis.»
«El Mercadeo de la PMO es una extensión del plan de Gestión
de Cambio del proyecto de montaje de la PMO. En nuestro caso
hemos tenido algunos factores fundamentales:
– Expedición mensual de un Informe Ejecutivo de Proyectos basado en la
solución EPM.
– Si no hay victorias tempranas y demostraciones de utilidad para los
Gerentes y Promotores, la PMO se puede desvirtuar.
– Es definitivo contar con una buena dosis de poder para generar un
ambiente de exigencia.»
Luis Alberto Salgar Vargas
Director Oficina de Administración de Proyectos
CAFAM
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Proceso: Cierre
Cree una base de lecciones aprendidas de la gestión
de los proyectos a través de la plataforma
– Riesgos
– Estimaciones
– Buenas Practicas
Documentación de la solución personalizada
Y al final del cierre
– Libere los recursos
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Ex Post Presupuesto para:
– Despliegue a otras áreas
– Mas licencias
– Soporte
Pase a la Integración con otros sistemas
Muestre como genera valor para los involucrados y la
organización
Mantenga los dos escenarios
– Pruebas y Producción
Cree un grupo de interes
Sea Paciente, Disciplinado y Exigente.
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www.mpug.com (MS Project Group)
Comunidad de SE (www.sistemas-expertos.com)
Caso de Uso:
– CAFAM
– http://www.sistemas-
expertos.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64&Itemid=69
Links:
– Top 10 Tips for Justifying an EPM Tool (de Mark Price Perry)
• http://www.gantthead.com/blog/PMO-Setup-T3---Tips-Tools-and-Techniques/1314/
Fuentes
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Agenda
Por qué el tema?
Qué es un proyecto EPM – Enterprise Project Management?
Relación EPM y PMO (Project Management Office)
Inventario de T. I. como apoyo a la GP
Proyecto de Implementación de una solución EPM
Preguntas
www.sistemas-expertos.com
Juan de Dios Londoño L., PMP® juan@sistemas-expertos.com
SISTEMAS EXPERTOS “Soluciones para Proyectos” © 1987- 2011 Sistemas Expertos SAS
web-site: www.sistemas-expertos.com
Tel: +57 (4) 444 18 99 Medellín – Colombia 49
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