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EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Objetivo de la Ley

oMaximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Estado, uso eficiente y transparente de recursos públicos.

oPermitir que las entidades contraten en forma oportuna, de la calidad requerida y a precio razonable.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

• Sentido amplio: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.

• Sentido estricto: expediente que reúne la información necesaria para la contratación de un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE para el inicio de sus labores (fase inicial)

NECESIDAD

• Área usuaria / requerimiento• OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

¿Cuándo se inicia? • Se inicia con el requerimiento del área usuaria.• Concluye con la conformidad de recepción de la

última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

¿Cuál es su Finalidad?

Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, OEC, inclusive del órgano especializado para la determinación de

las características técnicas?

Finalidad Pública

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (I)

• Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria, características técnicas mínimas, cantidad, período de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de pago, etc.

- Especificaciones técnicas (bienes).

- Términos de referencia (servicios).

- Expediente técnico (obras).

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (II)

• Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado para:

- Determinar valor referencial

- Pluralidad de marcas y postores

- Ajuste a características

- Propuesta de factores

- Distribución de la buen pro.

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (III)

• Sistema de contratación

• Modalidad de Selección

• Modalidad de ejecución contractual

• Disponibilidad Presupuestal

• Tipo de proceso

• Resumen ejecutivo

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (IV)

• En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión :

– Declaración de viabilidad del SNIP

– Expediente Técnico

– Disponibilidad del terreno

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

• Comprende:– Características técnicas

(la propia entidad las establece)– Normas Reglamentarias:

• Reglamentos técnicos (DISCAMEC)• Normas Metrológicas (INDECOPI)• Normas Sanitarias (Salud)• Reglamentos sectoriales

– Otros requisitos:• Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por objeto prever la

calidad de procesos de producción, etc).

Requerimientos Técnicos Mínimos

• Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al mercado.

• Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras.

• Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades competentes.

Requerimientos Técnicos Mínimos

NO aludir a marcas o nombres comerciales,

diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico.

2. VALOR REFERENCIAL

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Valor Referencial

• Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica:– Que exista un mercado competitivo.– Que el proveedor que hace la cotización NO conozca

que ésta servirá para estimar un VR.

En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR.

Valor Referencial

• Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado. Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.

• Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y los costos estimados en el PAC

• Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión consignado en el estudio de pre inversión

¿QUÉ DEBE INCLUIR ?¿QUÉ DEBE INCLUIR ?

• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad.

• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto.

• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.

Valor Referencial

• Servicios de Cobranzas o Recuperaciones

• Honorarios de éxito:

El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

CARACTERISTICAS ESPECIALES

• El VR es de carácter PÚBLICO.

• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).

• El VR siempre será informado al SEACE

Valor Referencial

Valor Referencial

• Antigüedad del VR:– Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación del

presupuesto base.– Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobación

del Expediente de Contratación. – Consultoría de obras: 06 meses contados a partir de la aprobación

del Expediente de Contratación. En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC indicará el período de actualización del mismo

Valor Referencial

• Límites del VR:

Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo

Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%

Consultoría: No menor del 90%

Valor Referencial

• Errores Frecuentes

– Valor referencial en base a estudio desactualizado.

– Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar el pago.

– Para su determinación no se toma en cuenta los precios históricos (contratos).

– Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.

Valor Referencial

• Errores Frecuentes:

– Los proveedores tienden a enviar cotizaciones con precios más altos que los que correspondería ofrecer en un mercado competitivo.

– El objetivo de los agentes del mercado: que la entidad fije un VR más alto y salga a concurso con un valor que los beneficia.

• Contenido de la Certificación Presupuestal: – Fuente de Financiamiento– Cadena Funcional

Programática y del gasto– Monto al cual asciende la

certificación con las anotaciones del caso

3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

• Coordinación Previa con el área Presupuestal

• Fuente de Financiamiento

Debe contener:

• Toda la documentación del proceso (desde requerimiento del área usuaria hasta culminación del contrato)

• Las ofertas no ganadoras • La disponibilidad de recursos y su fuente

de financiamientoEl expediente estará en custodia de la

OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Expediente de Contratación

Formulación

(área usuaria, OEC)

Aprobación

Por funcionario competente

Entrega al Comité Especial

Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas,

Instructivos)