espol-g6-proceso (3)
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PROCESOS
DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL Y DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN
GRUPO 6
Integrantes:PROAÑO ENRIQUE
CASTILLO DERIAN
JACHO ADRIANA
MASABANDA ANA
AP4 – 1
ESPOL-TECH E.P
1. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
ESPOL-TECH E.P fue creada mediante resolución 11-06-169 expedida por el Consejo Politécnico, en sesión del 14 de junio de 2011, tiene los siguientes objetivos:Es una institución Pública que se dedica a Ofrecer asesorías, consultorías, control, administración, prestar servicio en el manejo financiero, gerencia y fiscalización de toda clase de proyectos.
2. NRE DEL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO.
NECESIDADES, REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVAS, DEL CLIENTE INTERNO
Necesidad: Poder tener un buen ambiente de trabajo
Requerimientos: Contar con todos los materiales indispensables para su desenvolvimiento
Expectativas: Que puedan recibir mayor capacitación en todos los campos.
NECESIDADES, REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVAS, DEL CLIENTE EXTERNO
Necesidad: Concretar su proyecto a través de la ayuda que le brinda la institución
Requerimientos: Que la consultoría no sea muy extensa, no costosa, pero efectiva.
Expectativas: Que pueda poner en obra su proyecto y tenga éxito.
3. DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
MisiónOfertar servicios de asesoría, consultoría, ejecución o administración de proyectos de inversión, producción, investigación, capacitación y otros afines a la ESPOL; con sujeción a la Ley Orgánica de Empresas Públicas, con máxima calidad para que contribuyan al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable.
- ¿Quiénes somos? ESPOL-TECH E.P
- ¿Qué buscamos? máxima calidad
- ¿Qué hacemos? servicios de asesoría, consultoría, ejecución o administración de
proyectos de inversión, producción, investigación, capacitación y otros afines
- ¿Dónde lo hacemos? En la ESPOL
- ¿Por qué lo hacemos? Para que contribuya al desarrollo económico, humano,
científico-tecnológico y sustentable.
- ¿Para quién trabajamos? Para personas que necesiten servicios de asesoría,
consultoría y ejecución.
VisiónSer la empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos que contribuyen, de manera sostenida, al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable del Ecuador.
- ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? Una empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos.
- ¿Cómo seremos en el futuro? Una empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos.
- ¿Qué haremos en el futuro? contribuir de manera sostenida, al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable del Ecuador.
- ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro? Servicios y proyectos.
OBJETIVOS
- Coordinar con las unidades y centros de ESPOL, la ejecución de acciones que corresponda a las diferentes actividades anuales, así como en la evaluación del cumplimiento de los compromisos adquiridos con otras entidades gubernamentales, empresas privadas y organismos externos, respetando las políticas y estrategias vigentes en la institución.
- Responsabilizarse por la gestión administrativa y financiera de los compromisos adquiridos en los convenios y proyectos, decidido así por la institución, incluyendo la ejecución de los contratos por la prestación de servicios profesionales, de ejecución de obras y de adquisición de bienes, la preparación y presentación de los requerimientos de desembolsos, el manejo de las cuentas y preparación de reportes financieros.
- Coordinar las operaciones de los diferentes proyectos y convenios, canalizar las relaciones de todos los actuantes con las diferentes unidades o centros y viceversa, en orden a la mayor eficiencia y de esta manera evitar la duplicación de esfuerzos.
- Implementar sistemas administrativos complementarios a los establecidos en la institución, para la ejecución oportuna y ágil de las actividades.
- Requerir a los directores y coordinadores de los proyectos, y contrapartes el cumplimiento cabal y oportuno de la programación cuando lo amerite.
- Promover la consecución de proyectos y así obtener beneficios económicos que permitan desarrollar el fortalecimiento institucional y sustentabilidad financiera de la unidad.
- La Empresa Pública de Servicios ESPOL-TECH E.P. promoverá la participación de servicios de los diferentes estamentos de la ESPOL con los organismos, instituciones, empresas públicas y privadas; y otros sectores sociales de la comunidad en las actividades operativas relacionadas con la administración de ESPOL-TECH E.P. en forma eficiente.
- El personal que presta servicios para ESPOL-TECH E.P., vigilará el cumplimiento de los compromisos y obligaciones adquiridas por la ESPOL a través de los contratos suscritos con los proveedores de servicios, bienes y materiales.
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Organigrama de la ESPOL TECH. EP es estructural. Lo podemos notar por cuanto menciona la estructura básica de la organización sin mencionar, posiciones ni funciones de quienes trabajan en la empresa.
5. MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DE LA ESPOL-TECH E.P.
1. Manejo del portal del IESS 2. Generación de planillas de pago de aportes, préstamos quirografarios, préstamos
hipotecarios 3. Registro de avisos de entrada, salidas y variación de sueldos4. Reportar información al ministerio de relaciones laborales 5. Generación de roles de pagos 6. Elaboración de manuales internos para el manejo de personal 7. Generación de actas de finiquito en el portal del ministerio de relaciones laborales8. Control de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad 9. Registro de proyecciones de gastos personales para retención de impuesto a la renta
de personal bajo relación de dependencia. 10. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia 11. Elaboración de formularios 107 de personal bajo relación de dependencia.12. Manejo de contratos de personal bajo relación de dependencia 13. Manejar perfiles de cargos y ejecutar procesos relacionados al funcionamiento de
cargos 14. Realizar cálculos sobre horas extras, vacaciones, reposos pre y post natal y otros de
conformidad con las leyes. 15. Actualizar y registrar en los expedientes del personal, reposos, permisos, inasistencias
y demás información relacionada con el personal de la institución. 16. Elaboración y actualización del plan de actividades de formación y hacer seguimiento
de los cursos de capacitación, coordinar con la oficina de personal el envío de la información
17. Chequear el control de asistencia y detectar fallas. 18. Realizar cronograma de capacitación del personal 19. Atender llamadas telefónicas de su área tanto de clientes internos como externos 20. Realizar otras tareas asignadas por su jefe inmediato superior. 21. Las responsabilidades que estuvieren descritas en el Manual Operativo, planificación
de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la ESPOL
FUNCIONES QUE AGREGAN VALOR
1. Elaboración de manuales internos para el manejo de personal E2. Control de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad O3. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia O4. Manejo de Contratos de personal dependiente de la empresa O5. Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos O6. Cálculo de remuneraciones adicionales tales como horas extras, y demás
contemplados en la ley. F7. Control de inasistencias y permisos para el personal. C8. Elaboración y actualización del plan de actividades de formación. E9. Hacer seguimiento de los cursos de capacitación. C10. Coordinar con cada departamento el envío de la información. C11. Supervisión del sistema de control de asistencia por huella digital C12. Realizar cronograma de capacitación del personal. E13. Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de
Gestión de Calidad de la ESPOL. E14. Elaboración de formularios 107 de personal bajo relación de dependencia.
15. Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la ESPOL
6. PORTAFOLIO DE PROCESOS
GESTION ESTRATÉGICA
1. Planificación de objetivos y
requerimientos en general
establecidos en el Sistema de Gestión
de Calidad de la ESPOL
2. Elaboración de manuales internos
para el manejo de personal.
3. Elaboración y actualización del plan de
actividades de formación.
4. Creación de cronograma de
capacitación del personal.
5. Planificación de objetivos y
requerimientos en general
establecidos en el Sistema de Gestión
de Calidad de la ESPOL.
GESTIÓN OPERATIVA
1. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia.
2. Manejo de Contratos de personal dependiente de la empresa.
3. Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos.
4. Elaboración de formularios 107 de
personal bajo relación de dependencia.
GESTIÓN DE CONTROL
1. Control de inasistencias y permisos para el personal.
2. Hacer seguimiento de los cursos de capacitación.
3. Coordinación con cada departamento para el envío de la información.
4. Supervisión del sistema de control de asistencia por huella digital
GESTIÓN FINANCIERA1. Cálculo de remuneraciones
adicionales tales como horas extras, y demás contemplados en la ley
7. ACTIVIDADES DE CADA GESTIÓN
GESTION ESTRATEGICO
Elaboración de manuales internos para el manejo de personal
Actividades
1) Elaboración de datos de los empleados2) Trasferir los datos de los empleados3) Firma de las autoridades
Elaboración y actualización del plan de actividades de formación.
Actividades
4) Elaboración de datos de los empleados5) Organización dependiendo el área para los asuntos sociales6) Verificación de información dada7) La autorización de los proyectos o planes de acción
Realizar cronograma de capacitación del personal.
Actividades
8) Elaboración de objetivos9) Especificación de detalle el desarrollo de esta acción10) Organización y colaboración para las acciones en diferentes modalidades y
formatos 11) Verificación de la capacitación del personal
Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de
Gestión de Calidad de la ESPOL.
Actividades
12) Elaboración del acta de la reunión
13) participación en la toma de decisiones14) revisión grupal
15) aprobación por las autoridades
GESTIÓN OPERATIVA
Manejo de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad.
Actividades:
1. Crear Base de Datos con los horarios del personal. (Creación de base de datos de horarios)
2. Definir los días de vacaciones del personal según como se presenten. (Establecimiento de días de vacaciones)
3. Definir de los días de permisos especiales del personal. (Consideración de imprevistos)
4. Distribuir automáticamente el personal, según las necesidades de trabajo y disponibilidad de las personas, adaptadas a los horarios definidos. (Base de datos con actividades y responsables)
5. Corrección manual de los cuadros horarios, según necesidades y consideraciones particulares de personas y de la institución.(Acceso manual a la base de datos para correcciones
Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia.
Actividades
8. Recolectar información acerca del personal que debe realizar la declaración del impuesto a la renta. (Análisis del distributivo de Sueldos Anual)
9. Enviar la información recaudada al departamento financiero. (Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento financiero)
10. Avisar de la realización del descuento del impuesto a la renta dentro del rol de pagos.(Envío de información correspondiente al personal implicado)
Selección y formalización de contratos de trabajo.
Actividades
11. Estudiar y especificación del cargo a ocupar. (Estudios sobre el cargo disponible)
12. Acercamiento con la persona que va a ocupar el cargo. (Entrevista con el Personal)
13. Especificación del salario. (Especificación del Salario)14. Recepción de Documentos del postulante. (Recepción de Documentos)15. Firma del respectivo contrato. (Firma del Contrato)
Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos.
Actividades
16. Determinación del propósito u objetivo del procedimiento en general y de las aportaciones de cada unidad administrativa y los resultados que se obtienen en particular. (Relación de los procesos y objetivos)
17. Definición de las unidades administrativas y profesionales intervienen en el procedimiento y definir las aptitudes y actitudes que adoptan los que intervengan en la realización del trabajo. (Definición de las partes que intervienen dentro de cada proceso)
18. Determinación del orden o secuencia en el que se desarrollan las diferentes actividades del procedimiento y la participación de las diversas unidades administrativas. (Ordenamiento de las actividades)
GESTIÓN DE CONTROL
Control de inasistencias y permisos para el personal.Actividades
1. Verificación de asistencia 2. Verificación solicitudes de permiso3. Análisis de la petición de permisos del personal4. Aprobación de permisos al personal
Hacer seguimiento de los cursos de capacitación.
5. Tema de capacitación6. Obtención del capacitadores7. Fecha y lugar de capacitación8. Capacitación al personal 9. Entrega de certificados de capacitación
Coordinar con la oficina de personal el envío de la información.
10. Envió de la información11. Revisión de la información12. Coordinación de la información con la oficina de personal 13. Archivo de la información
Chequear el control de asistencia y detectar fallas.
14. Revisión de asistencias15. Obtención de fallas 16. Corrección de errores
GESTIÓN FINANCIERACálculo de remuneraciones adicionales tales como horas extras, y demás contemplados en la ley:Actividades:
1. Pedir registros de horas extras, recompensa por buen desempeño en sus tareas y otros, de cada empleado. (Recopilación de datos para pago de remuneraciones adicionales)
2. Hacer los cálculos respectivos conforme los registros obtenidos( Cálculo de Remuneraciones)
3. Organizar los documentos con los cálculos (Digitalización de los cálculos)4. Enviarlos para su aprobación (Envío de cálculos para su aprobación)
OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO 3
7. MATRIZ
DE PONDERACIÓN
Responsabilizarse por la gestión
administrativa y financiera de
los compromisos
adquiridos
Implementar sistemas
administrativos complementarios a los establecidos en la institución, para
la ejecución oportuna y ágil de
las actividades.
Requerir a los directores y
coordinadores de los proyectos, y contrapartes el
cumplimiento cabal y oportuno
de la programación
cuando lo amerite.
TOTAL
GESTIÓN ESTRATÉGICA 210
1Elaboración de
manuales internos3 3 1 9
2
Elaboración y actualización del
plan de actividades de formación
5 3 3 45
3
Elaboración de
cronograma de
capacitación del
personal.
5 5 3 75
4
Planificación de objetivos y
requerimientos de calidad de la
ESPOL.
3 1 5 15
5
Elaboración de procesos
relacionados al funcionamiento de
cargos.
1 3 5 15
6Relación de los
procesos y objetivos
3 3 3 27
7
Definición de las partes que
intervienen dentro de cada proceso
1 3 5 15
8Ordenamiento de
las actividades1 3 3 9
GESTIÓN OPERATIVA 413
1 Recopilación de datos para pago de
3 3 3 27
remuneraciones adicionales
2Revisión de
asistencias y Firma del Contrato
5 3 5 75
3Consideración de
imprevistos1 1 3 3
4Base de datos con
actividades y responsables
3 5 5 75
5
Selección y formalización de
contratos de trabajo.
5 5 5 125
6Acceso manual a la base de datos para
correcciones1 1 3 3
7
Declaración de impuesto a la renta
de personal bajo relación de
dependencia
1 3 3 9
8Análisis del
distributivo de Sueldos Anual
3 3 5 75
9
Envío de información
correspondiente al personal implicado
1 3 1 3
10
Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento
financiero
1 3 5 15
11
Recepción de Documentos a seleccionados
3 1 1 3
GESTIÓN DE CONTROL 341
1 Control de inasistencias y
permisos para el personal Control de
inasistencias y permisos para el
5 5 5 125
personal
2 Verificación de asistencia
3 3 3 27
3Verificación
solicitudes de permiso
3 1 1 3
4
Análisis de la petición de
permisos del personal
3 3 1 9
5Seguimiento de los
cursos de capacitación.
5 3 5 75
6Obtención del capacitador
5 3 5 75
7
Coordinación con la oficina de personal
el envío de la información.
3 3 3 27
GESTION DE TALENTO HUMANO
105
1Capacitación al
personal1 5 5 25
2Estudios sobre el cargo disponible
1 3 5 15
3Entrevista con el
Personal1 3 5 15
4Especificación del
Salario5 1 1 5
5Entrega de
certificados de capacitación
3 5 1 15
6Obtención del capacitadores
3 5 1 15
7Entrega de
certificados de capacitación
5 3 1 15
GESTION FINANCIERA 35
1Cálculo de
remuneraciones adicionales
5 1 1 5
2Digitalización de los
cálculos5 3 1 15
3Envío de cálculos
para su aprobación5 3 1 15
GESTIÓN DE EVALUACIÓN 15
1
Evaluación del trabajo realizado
por los trabajadores del departamento
5 3 1 15
8.MAPA DE PROCESOS
CA
9. CARACTERIZACIÓN
No PROCESO EMPRESA ÁREACLASIFICACIÓN
DEL PROCESO
NECESIDADES.- El cliente interno del departamento de Talento humano es
sentirse útil y también tomado en cuenta para las actividades a realizar, en un
ambiente de cooperación compañerismo en donde pueda disfrutar de la compañía
de sus compañeros y de la ayuda que ellos le puedan proporcionar, como
también el servicio que pueda brindar.
EXPECTATIVAS.- El cliente interno de este departamento se sentíría cubierto sus expectativa, si le pueden brindar capacitaciones en manejo y potencialización del talento humano. Si además cumplieran con sus expectativas de mejor sueldo, y ascensos por su buen desempeño.
REQUERIMIENTO.- El cliente interno de este departamento, requiere de la infraestructura necesaria y los implementos que le puedan ser útiles para llevar a cabo su labor de la manera más apropiada.
ENTRADA TRANSFORMACIÓN
PROCESOS ESTRATÉGICOS
GESTIÓN ESTRATEGICA
GESTIÓN DE CONTROL
PROCESOS MISIONALES
GESTIÓN OPERACIONAL GESTIÓN DE FINANZAS
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN TALENTO HUMANO
GESTIÓN DE EVALUACIÓN
Elaboración de manuales internos EPL TH PGElaboración y actualización del plan de
actividades de formaciónEPL TH PG
Elaboración de cronograma de capacitación del
personal.EPL TH PG
Planificación de objetivos y requerimientos de calidad de la ESPOL.
EPL TH PGElaboración de procesos relacionados al
funcionamiento de cargos.EPL TH PG
Relación de los procesos y objetivos EPL TH PGDefinición de las partes que intervienen dentro
de cada procesoEPL TH PG
Ordenamiento de las actividades EPL TH PGRecopilación de datos para pago de
remuneraciones adicionalesEPL TH PM
Revisión de asistencias y Firma del Contrato EPL TH PM
Consideración de imprevistos EPL TH PM
Base de datos con actividades y responsables EPL TH PMSelección y formalización de contratos de
trabajo.EPL TH PM
Acceso manual a la base de datos para correcciones
EPL TH PMDeclaración de impuesto a la renta de personal
bajo relación de dependenciaEPL TH PM
Análisis del distributivo de Sueldos Anual EPL TH PMEnvío de información correspondiente al
personal implicadoEPL TH PM
Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento financiero
EPL TH PM
Recepción de Documentos a seleccionados EPL TH PMControl de inasistencias y permisos para el
personal Control de inasistencias y permisos para el personal
EPL TH PG
Verificación de asistencia EPL TH PGVerificación solicitudes de permiso EPL TH PG
Análisis de la petición de permisos del personal EPL TH PG
Seguimiento de los cursos de capacitación. EPL TH PG
Obtención del capacitador EPL TH PGCoordinación con la oficina de personal el envío
de la información.EPL TH PG
Capacitación al personal EPL TH PA
Estudios sobre el cargo disponible EPL TH PA
Entrevista con el Personal EPL TH PA
Especificación del Salario EPL TH PA
Entrega de certificados de capacitación EPL TH PA
Obtención del capacitadores EPL TH PA
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