equipos y materiales para sistemas de archivo manuales

E Q U I P O S Y M A T E R I A L E S

S I S T E M A S D E A R C H I V O M A N U A L E S

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T I P O S D E A R C H I V O S

Observa los gabinetes de archivo e identifica en qué se asemejan y en qué se diferencian.

Estos representan dos tipos de gabinetes: el V E RT I C A L y el L AT E R A L . A continuación explicaremos las características de cada uno de ellos. 2

A R C H I V O S V E R T I C A L E S

Gabinetes cerrados y resistentes, incluso contra el fuego.

Proveen cerradura con llave o combinación numérica.

Se les pueden adaptar marcos de metal con rieles paralelos en cada lado para sostener las carpetas que se guardan de forma sostenida.

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A R C H I V O S L AT E R A L E S Se utilizan mucho en oficinas médicas, hospitales, compañías de

seguros, entre otros lugares.

Los expedientes guardados en este tipo de archive, generalmente usan códigos de color para facilitar la localización.

Al colocar las carpetas en los archivos, los rótulos quedan situados de lado, por eso se les llama laterales.

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C A R P E TA S

Usualmente son de cartulina, también pueden ser de cartón y otras de plástico.

Tienen un pliegue que permite expandir el tamaño de la carpeta, a medida que se añaden documentos.

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Podemos encontrar carpetas con divisiones, lo que permite organizar la información archivada.

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Proveen una pestaña en posición vertical u horizontal donde se coloca una etiqueta para identificar el contenido.

C A R P E TA S

Tienen bordes en sus extremos que permiten colocarlas en los rieles de la gaveta del archivo, de manera que quedan organizadas y derechas.

COLGANTES O SUSPENDIDAS

Quedan suspendidas en los rieles por lo que no se esparcen en el archivo.

En la parte superior tienen espacio para colocar etiquetas que identifican el contenido.

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P E S TA Ñ A S

Se ubican en las carpetas colgantes.

Están hechas de plástico o de cartón.

Sirven para colocar el nombre de la carpeta o las letras o números que las identifiquen.

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E T I Q U E TA S

Se adhieren a la carpeta o folder.

Algunas tienen colores, formas y tamaños diferentes que permiten organizar adecuadamente una gaveta de archivo.

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G U I A S

Piezas de cartón rotuladas con pestañas.

Algunas tienen letras, números o una combinación de ambos.

Se utilizan para dividir la gaveta del archivo en secciones.

Tienen una pestana que sobresale.

Los colores, tamaños y posición dentro de la guía varían. Sin embargo, se desplazan de izquierda a derecha para facilitar la visualización y búsqueda dentro de una gaveta de archivo.

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B A N D E J A S

Utilizadas para archivar documentos en constante movimiento (hojas de trámite, hojas de asistencia, memorandos, entre otros).

Puede ser una forma P R O V I S I O N A Lde archivar la información, en caso de que no se tenga un archivo o no haya espacio en las gavetas.

Pueden ser horizontales o verticales. La selección dependerá de la necesidad y espacio.

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R E F E R E N C I A S

Correa, M., & Díaz, A. (2010). Administración de documentos, enfoque manual y electrónico. 2.ª Ed. México: McGraw-Hill Interamericana Editores.

Mármol, M. (2012 Jun. 16). Módulo técnicas de documentación y archivo. Recuperado de http://www.slideshare.net/marcomarmol/modulo-tcnicas-de-documentacin-y-archivo

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