el sistema de administración del programa de mejora de la gestión (sapmg) noviembre,...

El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión

(SAPMG)

Noviembre, 2011Subsecretaría de la Función Pública

Conceptos básicos PMG

Operación en el ámbito Institucional

Resultados al ciudadano

+ Efectividad+ Calidad - Costos

Indicadores de efectividad

Indicadores decalidad

Indicadores de costo

Planeación de la

mejora

Ejecuciónde Proyectos

Asegura-miento de resultados

Estrategia Institucional

Objetivos PMG

Categorías de proyectos

PIMG

PMG

A B C DAprendizajeInstitucional

E

Estrategia PMG: Diagnósticos

de los procesos

Sistema de Administración del PMG

El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública.

El sistema permite de manera automática:

Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto).

Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG.

Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora.

Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.).

Administración de información a través de un tablero de control.

Documentación de casos de éxito.

Proyectos de mejora

Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.

Esquema de seguimiento de proyectos

Avances Indicador

Actividades

%

Logros y Metas

Análisis de la Información

Reporte de Metas e

Indicadores

Si la actualización impacta uno

o varios indicadores del proyecto

Actualización de las actividades

Pro

yect

os

SAPMG

A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la evaluación

a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto.

Avance global de proyectos

Cronograma de avancesde proyectos

Tablero de control de indicadores

Proyectos por cuadrante

Semáforos de avance de actividades

Supervisión y control en

línea

Reportes

SAPMG

8

1. Datos del proyecto.•Datos Generales•Equipo de trabajo.

2.Indicadores de proyecto.

3.Análisis•Categoría de proyecto•Análisis de costo•Análisis de Factibilidad

4.Gráfico.

1. Datos del proyecto.•Datos Generales•Equipo de trabajo.

2.Indicadores de proyecto.

3.Análisis•Categoría de proyecto•Análisis de costo•Análisis de Factibilidad

4.Gráfico.

Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto.•Etapa•Actividad•Responsable

Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto.•Etapa•Actividad•Responsable

Seguimiento de proyecto:•Etapa

•Actividad•Resultados de Actividad

•Indicadores

Seguimiento de proyecto:•Etapa

•Actividad•Resultados de Actividad

•Indicadores

•Informe de Cierre

•Aseguramiento de la mejora

•Lecciones aprendidas

•Informe de Cierre

•Aseguramiento de la mejora

•Lecciones aprendidas

IniciativaIniciativa Proyecto

Ciclo de vida de los proyectos

Ciclo de vida de los proyectos

Incorporación de personal involucrado en los proyectos

Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos especializados

INICIATIVAS DE PROYECTO

Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba

Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación

Datos generales de los proyectos

Indicadores de proyecto

Indicadores de proyecto

44 indicadores en total

Indicadores de proyecto seleccionados

Categoría de proyecto

Análisis de costo

Factibilidad

Gráfica de impacto y facilidad de ejecución

Plan de trabajo

Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad

Se registra el responsable de ejecutar cada actividad

Fase II. Registro de proyectos

Plan de trabajo

Fase II. Registro de proyectos

Avance de proyectos

Se registra la terminación de cada actividad

Se documentan resultados de cada actividad

El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto

Fase III

El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta).

1. Fecha.2. Actividad.3. Indicador del Proyecto.4. Línea Base.5. Descripción línea base.6. Meta. 7. Descripción meta.

21Indicadores

Estatus de actividad.

1: Capturar el resultado de la actividad.

Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad.

22

Estatus de la actividad• En tiempo verde• Retrasada rojo• Información incompleta gris • Información completa con retraso naranja

Avance de proyectos

Sistema de semaforeo

Cierre de proyectos

El cierre documenta los resultados finales del proyecto

Cualitativos - resumen de aspectos relevantes

Comparación planeado - real

Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo.

Cuantitativos – indicadores del proyecto

El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados

Cierre.

Aseguramiento de la mejora

Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto

Lecciones aprendidas

Lecciones aprendidas

Reportes y Tablero de Control SAPMG

Reportes

Reportes

Tablero de control

Tablero de control

Tablero de control

Avance de proyectos

¡¡GRACIAS!!