el reto de la gestión documental electrónica

La realidad digital

Mundo análogo y digital

No hay valores intermedios

Trazos continuos

Colores únicos

Aspecto limpio

La realidad digital

Rojo: 255Verde: 204

Azul: 0X: 200Y: 129

La realidad digital

Señal continua

Frecuencia de toma de muestras

Muestras de la señal-6

La realidad digital

Tomar muestra

Cuantificar

(Ubicación, valor) = (500, 15, 10, 15, 11)

Comunica, interpreta, sintetiza

La realidad digital

Legibilidad

mariposa monarca =

La realidad digital

Procesabilidad

La realidad digital

http://www.codigos-qr.com/generador-de-codigos-qr/

Procesabilidad

La realidad digital

Autenticidad

mariposa monarca

Digitalizado el 21 de

noviembre

Origen: fotografía libro

Autor: Pedro Pérez

La realidad digital

Confiabilidad

Corresponde

efectivamente a

La realidad digital

Integridad

Es totalmente

diferente a:

La realidad digital

HASHING MD5

http://www.fileformat.info/tool/hash.htm

En google:

online file hashing tool (Resultado 3)

Integridad

La realidad digital

Disponibilidad - Accesibilidad

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http://mariposa.com/directorio

Se puede bajar en cualquier

momento

Es la versión 2.1 del archivo

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Tamaño: 51.5 K

Formato: jpeg

La realidad digital

Disponibilidad - Accesibilidad

http://www.tawdis.net

http://wave.webaim.org/

http://validator.w3.org/

La realidad digital

No repudiación

La información, efectivamente,

fue creada y enviada por

Pedro Pérez.

Pedro Pérez no puede negar

este hecho

La realidad digital

PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Cómo se verifica la integridad en el mundo digital?

2. ¿El primer paso del proceso de digitalización es la

cuantificación?

3. Al comparar un archivo en pdf que parece una

fotocopia con un pdf a color… ¿estamos verificando

4. ¿Por qué la misma canción en mp3 suena mejor que

La equivalencia funcional

Que tal si… ¿hacemos el mismo

ejercicio de los mundos análogo

y digital para el concepto de

documento?

DOCUMENTO

Unidad significativa de

información que haya sido

registrada en un soporte que

permita su almacenamiento y

su posterior recuperación.

Cualquier soporte que

permita, simultáneamente,

multiplicar ilimitadamente la

consulta de la información en

él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo

Hace referencia a lo que puede considerarse como información, a partir del

concepto de ser significativo: imágenes, palabras, grabaciones

Destaca la definición la condición de registro y

referencia

Indispensable la condición de usabilidad, reusabilidad

y procesabilidad como evidencia y aplicable de

manera realAparecen, nuevamente,

las propiedades de integridad, confiabilidad, seguridad, accesibilidad y

otros relacionados

El documento debe contar con una característica esencial y es

que pueda recuperarse en cualquier momento con condiciones aceptables

Son documentos:

Libros, revistas y artículos que en ellas se publican

Cartas, facturas e informes escritos de diverso tipo

Dibujos, gráficos, fotografías, películas, videos y las distintas formas de

sonido grabado como discos, cintas, cartuchos ópticos o magnéticos.

Son documentos sin importar su forma mediática: Textos, imágenes fijas,

imágenes en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se

registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato, medios

magnéticos y ópticos.

Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.

Se habla de documentos digitales porque

la información, no importa su forma: texto,

sonido, imagen fija o en movimiento, se

registra en un medio electrónico a través

de codificaciones que se basan en el uso

de combinaciones de señales eléctricas

positivas y negativas, las cuales se

representan por medio de los dígitos “0”

,señal negativa, y “1” ,señal positiva.

CONCLUSIÓN

Cualquiera sea su tipo: texto, sonido o imagen, la

información se registra en el mismo medio y con el

mismo código.

Las diferencias de codificación mediática y de

soporte para registro desaparecen.

Las diferencias entre sistemas de comunicación por

tipo de información –radio, cine, televisión, industria

editorial- desaparecen también, dando origen a un

nuevo sistema comunicacional capaz de integrar los

antiguamente independientes.

Que tal si… ¿Pensamos en un

documento que nunca estará ni

podrá estar en el mundo

análogo?

JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS11346262

213215648872341009867564

Que tal si… ¿En el anterior pdf

pongo todos la información

Un documento digital tienecaracterísticas que no poseen losdocumentos impresos:

Por ejemplo, poder modificar unalínea o componente sin hacermodificaciones generales. O, puedeleerse saltando páginas y nosecuencialmente como el documentoimpreso

La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

INTERACTIVIDAD

Se puede hacer una

“lectura activa” de doble

vía. Se puede preguntar,

consultar o hacer

referencias inmediatas

MULTIMEDIAL

Los documentos

digitales son

documentos en

cualquier medio

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

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HIPERTEXTUAL

No se obliga a estructura

lineal. Pueden establecerse

relaciones de palabras y

enriquecer infinitamente el

mismo. No hay límite de

tamaño

INTERNET

Internet conmutado

Internet de banda ancha

Internet móvil UBIQUIDAD

El documento, con todas

sus características, está en

cualquier parte. No hay

fronteras geográficas.

Internet inalámbrico

La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS DE IDENTIDAD

MUTABILIDAD

Se pueden hacer

cambios en él, o en una

parte.

Tampoco reproducirlo

completamente

La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS DE IDENTIDAD

VOLATILIDAD

Hoy el documento,

registro o evidencia

pueden estar,

mañana no

Y entonces… para resumir…

¿Qué es un documento hoy?

LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad

IntegridadDisponibilidadNo repudiación Interactivo

MultimedialHipertextual

UbicuoMutableVolátil

IntegridadDisponibilidadNo repudiación Interactivo

MultimedialHipertextual

Marco legal y normativo

Ley 1273 de 2009

Ley 1450 de 2011 Decreto 1151 de 2008

Ley 962 de 2005Decreto 1747 de 2000

Decreto 2170 de 2002

Decreto 235 de 2010

Ley 527 de 1999

Ley 872 de 2003

Ley 1431 de 2009 Ley 594 de 2000

Ley 1581 de 2012

Ley 1341 de 2009

NORMA ISO27000

ISO30300

ISO15489

Ley 1437 de 2011

La firma es única de la persona

Se puede verificar

Está bajo el control de la persona

Ligada a la información si esta cambia, se invalida

Mensaje de datos

Comercio electrónico

Autoridades certificadoras

Firma digital

Ley 1564 de 2012

FIRMA DIGITAL

https://www.igolder.com/PGP

Artículo 2o. el Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo

en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los

organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,

que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el

desarrollo ambiental sostenible.

Artículo 58. Establece que cuando el procedimiento

administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los

documentos deberán ser archivados en este mismo medio y que podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

Ley 1437 de 2011

Ley 1564 de 2012

Decreto de Gobierno Abierto (Antes GEL),

datos abiertos e interacciones con el

ciudadano y las entidades

Entra en vigencia en 2014 y termina discusión sobre la

validez del documento electrónico. Tiene pleno

valor legal y alcance probatorio

Artículo 243: Incidencia directa en la gestión de

documentos electrónicos (PGD)

De Facto

Por consenso

RFC (Request for Comments)

Estándar (RFC)

Fabricante

investigador

fabricantes

Internet Engineering Task Force

Internet Architecture Board

Estándar (de Facto)

IEEE 802.x

Bluetooth

Estándares

Estándares de aplicabilidad general: ISO 27000

La propuesta de esta norma, no está orientada a tecnología o ainfraestructura, sino a aspectos netamente organizativos, esdecir, la frase que podría definir su propósito es “Organizar laseguridad de la información”

Propone toda una secuencia de acciones tendientes al“establecimiento, implementación, operación, monitorización,revisión, mantenimiento y mejora del ISMS (Information SecurityManagement System)”.

Los detalles que conforman el cuerpo de esta norma, se podríanagrupar en tres grandes líneas:

- ISMS.- Valoración de riegos (Risk Assesment)- Controles

Es el punto fuerte del

estándar. El ISMS

guiará las acciones de

las empresas en el

establecimiento de

una sana y segura

información

Estándares de aplicabilidad general: ISO 27000

La práctica archivística

IntegridadDisponibilidadNo repudiación

InteractivoMultimedialHipertextual

Record

Documento, independiente de su medio

o forma elaborado o recibido.

Información, independiente del formato,

creado en o durante un negocio o

transacción (Minessota Statutes)

En temas electrónicos, lo mismo pero

creado, enviado, comunicado, recibido o

almacenado por medios electrónicos

EVIDENCIA!!

ISO 15489

Planeación y automatización

Información sobre la información: dónde

está, formato, versión, tipo,

estructura

Introducción y descripción sobre el

ERM (Electronic Record Management)

Record

Se debe almacenar la evidencia y asegurar

su consulta en cualquier momento

ISO 15489

Como componente estratégico

Record

ISO 15489

CONTENIDO

Información digital. El documento o

registro del que se quiere dejar evidencia

Record

ISO 15489

CONTEXTO

Información de cómo el record se

relaciona al interior de la

organización o negocio y cómo se relaciona con otros records

Record

http://webposible.com/utilidades/dublincore-metadata-gen/

ISO 15489

Record

http://www.extractmetadata.com/

ISO 15489

Record

ISO 15489

ESTRUCTURA

Características técnicas del record:

formato del archivo, organización de

datos, paginación, hipervínculos,

encabezados, pies de página, referencias, etc Record

Gestión de documentos electrónicos en oficinas electrónicas.

• Parte 1: Generalidades• Parte 2: Guías y requisitos funcionales para los sistemas

• Parte 3: Guías y requisitos funcionales para los documentos

ISO16175

Otro estándar (Recomendación):

MOREQ (UE):

Model Requeriment for the management of electronic records

Es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de

documentos electrónicos de archivo

Al tratarse de un

modelo, se habla de

recomendacion y por

ende de una norma

por…

Electronic Records

Management

Systems

Para poder aplicar el

modelo, es necesario

cumplir varios

requisitos que han sido

acordados

Preservacion,

conservacion y

recuperacion de

informacion mediante

un sistema

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las

características que debe tener una “aplicación destinada a la

gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se

puede utilizar en la gestión de documentos de archivo

tradicionales” en el marco de un sistema de gestión de

documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic

Records Management System)

Definicion tomada de http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicos-de-

archivo/

CUADRO DE CLASIFICACION

NIVEL NIVEL

SUBNIVEL

EXPEDIENTE

DOCUMENTO DE ARCHIVO

SUBNIVEL

EXPEDIENTE

DOCUMENTO DE ARCHIVO

En la gestión de documentos de archivo, los

expedientes se van agregando

respetando una estructura que, de acuerdo

con las buenas prácticas, debería reflejar

las funciones de la actividad en cuestión. La

representación de esta agregación se

denomina «cuadro de clasificación». En

general, el cuadro de clasificación consiste

en una jerarquía

Esta especificación utiliza el término

«clase» para referirse a la porción de una

jerarquía representada por una línea que

va desde cualquier punto de la jerarquía a

todos los expedientes que quedan por

debajo de ella. Por consiguiente, el

término «clase» corresponde a lo que en

algunos textos se denomina «grupo» o

«serie» (o subgrupo, subserie, etc.).

Unidad organizada de

documentos de archivo reunidos

bien por el productor para su uso

corriente, bien durante el proceso

de organización archivística,

porque se refieren al mismo tema,

actividad o asunto

Documento o documentos

elaborados o recibidos por una

persona u organización

en el curso de su actividad y

conservados por esa persona u

organización electronicos o no

La práctica archivísticaM

Metadatos descriptivos y orientados al

contenido. C. Clasificación

Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y

recuperación de información

Record (DEA)

Descripción bibliográfica

Clasificación. TR

Registro bibliográfico

ArchivoCatálogo

OBJETO

PROCESO

PRODUCTO

BDSI/NO

E-MAIL BD

contenido

BDSGER

DIGITALIZACION

BDDBDI

Metadatos descriptivos y orientados a la imagen

Descripción bibliográficaClasificación

ArchivoCatálogo

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM

Documento Electrónico de

Archivo

Ciclo de vida del documento

Las iniciativas conexas

http://www.dropbox.com

http://www.adobe.com/adobeconnect

IMPORTANTE

¿Qué tanto considera usted que es importante para el medio ambiente

minimizar el uso del papel?

¿Cuánto papel menos piensa usted que usará dentro de los próximos 5 a

10 años?

LA MITAD DE LO

ACTUAL

UN CUARTO

DE LO ACTUAL

ALGO DE PAPEL

NADA DE PAPEL

Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dónde se

puede reducir con un alto impacto.

Reducción

del correo

físico

Reducción

de uso de

periódico

Reducción de

impresiones

Reducción

de uso de

revistas

Reducción

de bolsas

de papel

Reducción de formatos, contratos,

documentos

Reducción de uso de libros

Reducciones por reciclaje

Reducción en papel

higiénico

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o

fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños

Configuración correcta de las páginas

Revisar y ajustar los formatos

Lectura y corrección en pantalla

Evitar copias e impresiones innecesarias

Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!

Y la versión final final)

Uso de la Intranet

Uso del correo electrónico

Herramientas de colaboración

SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD

IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES

IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS

IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.

SINTAXIS SEMÁNTICA

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,

analiza e interpreta los requerimientos del usuario

Internet tiene una forma estándar paraque dos puntos de la red se comuniquene intercambien información y datos

RETORNAR:CONEJO_

PANCAKE.JPG

El código hace una descripción del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semántica entiende y describe todas las relaciones

POR QUÉ LE INTERESA EL

CONEJO CON EL

PANCAKE?

Iniciativas de datos abiertos – Conocimiento abierto y estándar

OPEN DATA

OPEN STANDARDS

OPEN ARCHITECTURE

PARTICIPACION TRANSPARENCIA COLABORACIÓN

OPEN GOVERNMENT

Datos abiertos

http://www.google.es/ig/directory?synd=ope

n&hl=es&cat=all

¿Quién ya lo está haciendo?

GESTOR DE IMÁGENES

REPOSITORIO

CONTENIDOS

GESTOR DE DOCUMENTOS

GESTOR DE RECORDS

GESTOR DE CONTENIDO WEB

OTROS SISTEMAS

PREGUNTA 1: ¿Conoce el concepto de Récord?

PREGUNTA 2: ¿Reconoce que en el mundo digital hay evidencia

comparables con el mundo análogo?

PREGUNTA 3: Si la pregunta anterior es SI, ¿Cree usted que estas evidencias se pueden gestionar

como un documento impreso?

SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)

PREGUNTA 2: ¿Sabe usted a qué se refiere el término volumen en un

expediente electrónico?

PREGUNTA 3: ¿Cree que los documentos digitales pueden archivarse y gestionarse como los de

papel?

SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIÒN DE DOCUMENTOS DIGITALES (MOREQ)

PREGUNTA 1: ¿Sabe usted qué es un cuadro de

clasificación?

SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)

MARCO REGULATORIO

POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES

REQUISITOS DE GESTIÓN DE D.E.A.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN

DEL SGDEA

PROCESOS Y CONTROL DE

GESTIÓN DE D.E.A.

SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA

Relacionado con la

implementación se sistemasRequisitos de

gestión

Temas de conocimiento

por parte de las áreas de control

SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (MOREQ)

Las iniciativas conexasM

contenido

Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y

recuperación de información

Record (DEA)

Descripción bibliográficaClasificación

ArchivoCatálogo

OBJETO

PROCESO

PRODUCTO

FASE III:Réplica a 17 ciudades del país.

Integración con Sistemas de información del ministerio, e implementación de flujos

documentales

FASE II:Manejo y administración del ARCHIVO

CENTRAL (físico y digital), e implementación de flujos

documentales.

FASE I:Implementación de una ayuda

tecnológica y metodológica como inicio de un proceso de modernización,

e implementación de flujos documentales.

FASE 0:

Diagnóstico (PROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TIC)

DISEÑO DEL SGDEA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DEADMINISTRACIÓN,

AUDITORIA Y SEGURIDAD

INFRA-ESTRUCTURA TECNOLÓGICA

SERVICIOS DE COMUNICACIÓN

CON LA CIUDADANÍA

PILARES

VISITAS EN EL FRENTE DE PROCESOS Y DOCUMENTAL

¿para que?Para tener los insumos para el diseño

funcional

VISITAS DETALLADAS EN EL FRENTE TÉCNICO

¿Para qué?Para tenerlos en cuenta en el diseño

de la arquitectura

OPTIMIZACIÓN

Para integrar todos los frentes

¡¡NECESARIO!!

FASE III:Réplica a 17 ciudades del país.

Integración con Sistemas de información del ministerio, e implementación de flujos

documentales

FASE II:Manejo y administración del ARCHIVO

CENTRAL (físico y digital), e implementación de flujos

documentales.

FASE I:Implementación de una ayuda

tecnológica y metodológica como inicio de un proceso de modernización,

e implementación de flujos documentales.

FASE 0:

Diagnóstico (PROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TIC)

DISEÑO DEL SGDEA

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