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XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y Desarrollo
XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas
La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y desarrollo
5, 6, 7 y 8 de mayo de 2009
5 S's Una herramienta de competencia. Evidencias empíricas de una investigación práctica Dr. Jesús Gerardo Cruz Álvarez Universidad Autónoma de Nuevo León jesusphd@prodigy.net.mx Teléfono: 01 – 81 – 13800372 MSc. Armandina Rodarte Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey armandina.rodarte@itesm.mx
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5 S's Una herramienta de competencia. Evidencias empíricas de una investigación práctica
Resumen. Este estudio, presenta los hallazgos principales documentados durante seis
semestres consecutivos en los cuales se realizaron proyectos estudiantiles comunitarios
acerca de la implantación de la metodología japonesa de 5S´s como punto de
acercamiento y promoción de la calidad. Llevados a cabo en diversas Pequeñas y
medianas empresas (PyMES) y Organizaciones no gubernamentales (ONG´s), ubicadas
en el estado de Nuevo León y como parte integral del curso Cultura de calidad,
asignatura básica de las carreras de administración en el Instituto Tecnológico y de
Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), Campus Monterrey. Las conclusiones
obtenidas a lo largo de la investigación fueron: 1) La importancia de la creación de una
nueva cultura que refleje ambientes de calidad limpios y ordenados, 2) La eliminación
ecológica y rentable de desperdicios, 3) La participación activa y responsable del alumno
en su comunidad, y 4) El apoderamiento de la metodología para utilización cotidiana en
las empresas que participaron en el estudio de campo. Es necesario destacar que el
estudio de campo abarca una muestra de 285 entidades económicas, la participación de
1012 alumnos de nivel superior y 2 investigadores, además de haber concluido un ciclo
de capacitación directa a las empresas participando más de 900 personas.
Palabras claves: Cultura de Calidad, Mejora Continua, 5 S`s, Desempeño
Organizacional, Competitividad, MIPYMES.
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1. Introducción
Las organizaciones mexicanas consientes de los cambios que está demandando el entorno, han emprendido
una constante indagación de los nuevos paradigmas empresariales que les permitan satisfacer sus
necesidades de calidad y mejora continua. La elección de las MIPYMES, considerando que estas juegan un
rol importante en el desarrollo económico actual, (Gunesekarán, Forker y Kobu, 2000). En la búsqueda del
incremento de la competitividad, las compañías nacionales han adoptado dentro de sus estrategias, diversas
filosofías que incluyen un conjunto de prácticas, metodologías y herramientas que han sido utilizadas en
otros ambientes culturales y laborales otorgando resultados satisfactorios, (Kyoon, Rao, Hong, 2006), una de
las metodologías es la de 5S´s, la cual según Ho (1995) representa la base en la cultura organizacional para
iniciar el camino hacia la calidad total. Por su parte, (Lewis, 2000), considera que 5S´s es una de las
principales actividades necesarias para mantener ambientes esbeltos o lean, estandarizando el área de
trabajo y eliminando desperdicios y actividades que no agregan valor a un proceso.
2. Metodología de investigación
2. 1 Objetivo general de la investigación
El objetivo general de la investigación es determinar el impacto que puede lograr el uso de una herramienta
de competencia 5 S´s en las organizaciones denominadas MIPYMES, a través de un estudio empírico
exploratorio.
2.2 Planteamiento del problema
La calidad es indispensable para toda empresa de manufactura, servicios o transformación, que deseé
permanencia en el mercado, nos enfocamos en las pequeñas y medianas las cuales representan más el 80
% de las entidades económicas en el país (véase figura No. 1) y tienen una tasa alta de mortalidad en los
primeros años de vida, razón por la cual la presente investigación tiene un enfoque pleno hacia la MIPYME y
el uso de herramientas de productividad que le puedan dar una alternativa tanto para la mejora continua,
productividad y competitividad.
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Figura 1. Entidades económicas en México estratificadas por tamaño
Fuente: Secretaría de Economía 2008.
Acorde con Martinez-Lorente, Dewhurst y Gallego-Rodríguez,(2000) indican que el tamaño de las empresas
tiene una alta correlación con el uso y la aplicación de TQM y sus herramientas (siendo una de ellas las 5
S´s). Es común que las organizaciones pequeñas o no lucrativas carezcan de suficientes fondos para
dedicarlos a capacitación o consultoría que las apoye en encontrar nuevas maneras de realizar su quehacer
cotidiano, aunque también en ocasiones resulta difícil romper la inercia de la manera en que tradicionalmente
se han venido realizando las labores y operación del negocio, en los cuales el dueño o su familia están
involucrados (denominándose empresa familiar).
Con base en las ideas expuestas podemos dilucidar que la problemática radica en una falta de sistemas
administrativos, operativos, modelos de gestión entre otros en las empresas PYMES (González, J., 2006).
Siendo la problemática tan amplia, la presente investigación longitudinal explorará los siguientes
cuestionamientos:
¿Existe apertura en las organizaciones para iniciar un proceso de cambio?
¿El líder participa en el proceso de cambio?
¿Qué beneficios percibe el líder al iniciar un proceso de cambio a través de la metodología
5S´s?
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2.3 Materiales y métodos
La investigación teórica centraliza sus hallazgos en información primaria de las bases de datos Proquest,
Emerald, Ebsco y Science Direct, concentrando los temas en las áreas de calidad, cultura organizacional y
total quality management. La investigación documental y de campo fue realizada de Agosto 2003 a Mayo
2006.
El estudio de campo se llevó a cabo como resultado de un proyecto de investigación – extensión y
vinculación académica – empresa en la cual equipos de alumnos de nivel superior formados por 3 o 4
estudiantes bajo la dirección de un profesor asignado inician la metodología intervención en las
organizaciones.
El tipo de investigación desarrollada es plenamente exploratoria y de aplicación empírica basada en un
modelo de intervención y el reporte estadístico de los resultados.
2.4 Alcance y limitaciones
El alcance del proyecto tiene dos elementos de importancia: 1) Determinar el impacto que puede lograr el
uso de una herramienta como las 5 S´s en las organizaciones denominadas PYMES, y 2) Formación de
recursos humanos debido a que para poder realizar este proyecto de investigación se capacitó en el uso de
la metodología a 1012 estudiantes y a más de 900 personas de las diferentes organizaciones en las cuáles
ofrecieron facilidades para la realización del proyecto de investigación.
3. Resultados
3.1 Cultura organizacional
El término cultura puede ser entendido como el conjunto de elementos, representaciones, ideologías y
creencias que son compartidas por los miembros de un grupo social (Dion, M. 1996) pero cuando el término
cultura se relaciona con una organización, la cultura puede sentirse de forma tangible en todos los niveles
organizacionales (Guy, S. 1988), de esta manera la cultura puede ser entendida como el conjunto de
acciones correctas que son ejecutadas por los miembros de la organización (Naveh, E., Erez, M. 2004) y se
caracteriza por: a) Involucramiento y participación de los empelados, b) La visión, misión y valores, c) Trabajo
en equipo, d) Enfoque al cliente, e) Mejora continua, f) Liderazgo, e g) Innovación.
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En la siguiente figura (véase la figura. No. 2) se esquematizan los elementos integrales de la cultura
empresarial.
Figura 2. Cultura empresarial y sus elementos.
Según Yusof y Ali (2000), la cultura organizacional es una serie de valores, guías o creencias compartidas
por los integrantes de una organización y que influyen en las maneras de pensamiento, interacción y
desempeño dentro de la propia organización. La cultura organizacional enfatiza la relación individuo-
contexto, es algo que se comparte, se transmite, se vive y que moldea el comportamiento de las personas y
sus actividades. Su estudio, permite analizar los diversos procesos socio-empresariales y ha servido de guía
para entender aspectos no racionales y difíciles de comprender en las organizaciones.
En el contexto actual de toda organización un aspecto fundamental a considerar es la calidad, ingrediente sin
el cual una empresa difícilmente sobrevivirá en el competido mundo de los negocios.
3.2 Mejoramiento continuo
La calidad total es una filosofía de gestión la cual se integra en tres elementos principales (Cruz, J., 2008): 1)
Mejoramiento continuo, 2) Ingeniería de calidad, y 3) Administración de la calidad. Estos tres elementos
establecen un equilibrio dinámico en el modelo de gestión de calidad adoptado por las organizaciones, y la
hipótesis radica que el modelo de calidad no puede ser viable u ofrecer resultados si se carece de alguno de
los elementos. En particular el mejoramiento continuo integrará diferentes herramientas de participación del
personal en el trabajo diario orientado a los objetivos y metas de la organización (véase la figura No.3)
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Un primer paso a dar en las organizaciones que deseen iniciar el camino hacia la calidad es conocer y
utilizar entre otras, la metodología 5S´s como forma de trabajo, lo cual, según Ho (1999) es la base o
plataforma de partida para cualquier programa de calidad o manufactura esbelta y menciona que deberá
estar presente como parte de la cultura organizacional a todos los niveles y principalmente en el piso de
trabajo. La retroalimentación de los empleados indican un positivo impacto y los resultados muestran que
5S´s puede estimular importantes cambios en la administración organizacional (Withanachchi, Handa,
Karandagoda, Pathirage, Tennakoon y Pullaperuma,2007)
La herramienta 5 S´s al ser implantada en las organizaciones, aporta a dos elementos importantes del
modelo de gestión de la calidad: 1) Mejoramiento continuo, e 2) Involucramiento y participación. Ambos
elementos están enfocados al modelo de calidad y reforzar los elementos de la cultura de calidad en las
organizaciones.
Figura 3. Enfoque integral de la calidad total.
3.3 Metodología 5 S´s
Las 5S´s es un concepto original desarrollado al inicio del movimiento de calidad en Japón después de la II
Guerra Mundial, (Becker, 2001), documentado y publicado al inicio de los 80´s en Japón (Osada, 1991), es
una técnica que comprende una serie de actividades que nos ayudan a mantener ambientes de trabajo
limpios, ordenados, productivos y seguros. Toma su nombre por las siglas de las cinco palabras en japonés :
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke dadas a conocer en occidente al inicio de los 90´s , con un enfoque
inicial a las áreas de manufactura. Sus equivalentes en inglés 5C´s Clear out, Configure, Clean and check,
Conformity, Custom and practice (O´hEocha, 2000).
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La práctica cotidiana de las 5S´s es considerada por los japoneses no solo para mejorar el aspecto físico,
limpio y ordenado de las áreas de trabajo, sino que también se cree es útil para ordenar y clarificar los
procesos del pensamiento (Ho, 1999).
Un aspecto importante en la metodología, es que el líder de la organización se comprometa y participe
activamente y realizar conjuntamente la implantación de 5S´s. (Rich y Bateman, 2003).
Metodología 5 s´s en la práctica. Seiri (Sort-separar): o clasificar; que significa separar en el área de
trabajo todos aquellos artículos, mobiliario, objetos, herramientas, papeles, etc. para diferenciar los que
sirven de los que no sirven, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo excesivo, es pues, dejar en
nuestro sitio de trabajo sólo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores. Por lo general
inicia con una campaña de etiquetas rojas que implica que se colocan a todos los objetos innecesarios
(véase figura No. 4).
Figura 4. Seiri en la práctica: separando artículos innecesarios o excesivos en el área de trabajo.
Seiton( Straighten-ordenar): significa poner en forma organizada todos los elementos que quedaron después
de realizar la clasificación o Seiri. Consiste en otorgar una ubicación e identificación a todas los objetos de
tal manera que de una manera rápida y eficiente pueda estar listo para utilizarse en el momento preciso y
que no se dificulte la colocación de regreso en su área designada y es la posición correcta. La señalización
es un aspecto importante en este punto (véase figura No. 5).
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Figura 5. Seiton en la práctica: ordenando los documentos por frecuencia de uso y con índice para fácil acceso.
Seiso ( Scrub –limpiar): la limpieza tiene que ver con la eliminación de polvo y suciedad de las áreas de
trabajo individual así como de máquinas, herramientas, mobiliarios y espacios que estén bajo la
responsabilidad de la persona, cooperar en la conservación de los lugares comunes trabajo y participar en la
detección oportuna de fallas que dañen su entorno de trabajo. Según Imai, (2000) Seiso también significa
verificar, a la hora de hacer la limpieza implica observar o detectar errores de funcionamiento o desperfectos
(véase figura No. 6).
Figura 6. Seiso en la práctica: una rutina de limpieza y mantenimiento al área de trabajo.
Seiketsu (Systematize-sistematizar): significa que constantemente se tienen que mantener la limpieza de la
persona y del área de trabajo. En esta etapa, la administración visual es importante, para entender y
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mantener las condiciones logradas en el proceso inicial de las 3S´s y ayudar a visualizar situaciones fuera de
control en el área de trabajo y corregirlas rápidamente. En este punto la gerencia debe diseñar sistemas y
procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso. (Imai, 2000).
Shitsuke (Standardize-estandarizar): construir autodisciplina y formar el compromiso de las 5S´s hasta que
esto se vuelva un hábito o costumbre cotidiana La forma de trabajo mediante el establecimiento de
estándares de operación para el cumplimiento y seguimiento de la metodología son importantes en este
punto (véase figura No. 7).
Figura 7. Shitsuke en la práctica: definiendo estándares visuales.
3.4 Desempeño Organizacional
Algunas investigaciones establecen que la implantación de un perfil cultural basado en los valores que dan
identidad a la empresa, son la clave de éxito para lograr un máximo desempeño organizacional (Donald,
Reidenbach, Hultman, 2005) y considerando el desempeño en un sentido amplio, observamos que los retos
para las organizaciones privadas lucrativas será el logro de utilidades y para organizaciones no lucrativas el
beneficio social o bien, el logro de cualquiera que sean los objetivos de las organizaciones en forma genérica
(Cruz, 2007). Está claro entonces que el reto de la organización es la consecución de objetivos, sin embargo
el reto de la cultura de calidad radica en ofrecer las bases, el medio, el fundamento que a través del sistema
humano se enfocará en el reto de la organización (Briley, Donnel, Morris, Simonson, 2000).
Gran cantidad de los problemas que encontramos en el desempeño de la organización, pueden ser
eliminados poniendo mayor atención en la metodología 5S´s hasta que se haya realizado un cambio cultural
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y de actitud de todas las personas involucradas y su día a día laboral quede inmerso en el conjunto de
actividades que sugiere 5S´s , lo cual nos llevará a laborar en ambientes más limpios, ordenados, libres de
excesos de objetos y materiales innecesarios así como también nos ayudará a dar un confinamiento más
amigable con el ambiente de todos los desechos que generamos en la empresa (Rodarte, 2008)
3.5 Competitividad
Las teorías modernas de competitividad sugieren que existe un dinamismo de mercado en el cual las
organizaciones con una mayor capacidad de movilidad son las podrán enfrentar los retos del mundo de hoy,
asimismo, las organizaciones que perduran tienen un común denominados: estándares altos de calidad en
los productos y servicios que ofrecen (Naveh, Erez, 2004) aunque para lograr esto se requiere no solamente
de una alineación de estructuras, involucramiento, participación y satisfacción del empleado. Se requiere de
la medición del desempeño organizacional en todos los niveles tanto individual como colectivo, al medir la
forma en la cual cada persona en la organización contribuye a los objetivos planteados por la firma, a fin de
lograr el nivel de calidad, servicio, mejora continua y todas aquellas metas de forma genérica de la empresa
(Houmburg, Pflesser, 2000).
El interés por la competitividad de las MIPYMES radica en que para México estas representan más del 98%
de las empresas en su totalidad y el propósito del proyecto educativo emprendido es sacar a las mismas de
la informalidad buscando el conocimiento e implementación de mejores prácticas que fortalezcan su
desarrollo y profesionalización, siendo 5S´s el paso inicial del proceso.
3.6 Estudio de campo
Metodología de exploración empírica. Los resultados del estudio que se presentan en este artículo de
investigación corresponden a un estudio longitudinal exploratorio del 2003 al 2006. Participaron en este
estudio diferentes equipos de investigación conformados por estudiantes de nivel superior del Instituto
Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey. Cada equipo de investigación fue conformado por 3 ó 4
estudiantes los cuáles realizaron un proyecto de investigación y estudio empírico el cuál tenía por objetivos
los siguientes:
Realizar una investigación documental acerca de la herramienta 5 S´s.
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Conocer la metodología de implantación del 5 S´s.
Implantar la metodología en organizaciones PYMES.
Realizar un censo exploratorio de las 3 preguntas de investigación del planteamiento del problema
del presente estudio.
Formar recursos humanos guiándolos en el proceso de investigación empírica.
Rigor metodológico. Los proyectos de investigación aplicada tuvieron un proceso de validación riguroso
para dar validez a los resultados reportados por los diferentes equipos de investigación, entre los cuales
destacan:
Se extendió una carta institucional para dar certeza y confianza a las organizaciones a las
participantes en el estudio exploratorio.
Las organizaciones participantes fueron seleccionadas por los diferentes equipos de investigación,
teniendo a consideración dos requisitos: 1) El tamaño de la organización corresponda a una
MIPYME, 2) Compromiso del líder de la organización en participar en el proyecto de investigación
aplicada.
Los equipos de investigación aplicada fueron guiados por un profesor de cátedra quien valida que
los equipos sigan el proceso de capacitación, implantación y reporte de resultados en forma
consistente para dar validez a la información obtenida por cada uno de los equipos.
El proceso de investigación empírico y documentación del presente artículo de investigación fue
diseñado por los autores del mismo. Profesores investigadores de nivel doctoral.
Organizaciones participantes. Existe una gran diversidad de organizaciones que participaron en la
implantación y realización de los proyectos de 5S´s y podemos citar entre otras: restaurantes, videoclubs,
fabricas de tortillas de harina y repostería, ferreterías, lavanderías, agencias de publicidad, tiendas de
regalos, agencias de viajes, institutos culinarios, talleres mecánicos, papelerías, clínicas de especialidades
médicas, consultorios médicos, salas de belleza, casas de decoración, almacenes deportivos, despachos
fiscales, renta de equipo audiovisual, almacenes en general, etc. Todas ellas correspondientes a la
clasificación MIPYMES (véase figura No. 8).
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Figura 8. Organizaciones y alumnos participantes en el estudio de campo.
S - II 03 S - I 04 S - II 04 S - I 05 S - II 05 S - I 06
PYMES 25 60 60 60 40 40
Alumnos 97 214 193 212 140 156
0
50
100
150
200
250
En la siguiente figura se ilustra el resumen total de las organizaciones participantes en el estudio de campo, y
los estudiantes de nivel superior que conformaron los diferentes equipos de investigación empírica. (véase
figura No. 9).
Figura 9. Resumen estadístico de la población participante en el estudio de campo.
Estudio Empírico
PYMES 285
Alumnos 1012
0
200
400
600
800
1000
1200
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3.7 Resultados del censo exploratorio. Las preguntas específicas de investigación fueron contestadas al
realizar el estudio de campo, en un proceso de encuesta directa y observación de los equipos de
investigación.
Pregunta número 1. ¿Existe apertura en las organizaciones para iniciar un proceso de cambio? Los
resultados encontrados indican que el 65% de los proyectos fueron contactados en la primera visita
realizada, el 25% en 2 visitas y el restante 10% en 3 o más empresas que visitaban.
Pregunta número 2. ¿El líder participa en el proceso de cambio? Para que la metodología pueda
funcionar mejor en su implantación y seguimiento es importante la participación activa del líder de la
organización menciona O´hEocha (2000) y es coincidente con los hallazgos de la investigación
debido a que en el 90 % de las organizaciones en las cuáles se inició el proceso de implantación de
5 S´s el líder casos participó activamente.
Pregunta número 3. ¿Qué beneficios percibe el líder al iniciar un proceso de cambio a través de la
metodología 5S´s? Se realizó una encuesta directa a cada líder de las organizaciones participantes
en el proceso de estudio de campo y se ofrecieron diferentes opiniones respecto a los beneficios que
cada líder percibe al implantar la metodología de 5 S´s. El resumen de opiniones se presente en la
siguiente figura (véase figura No. 10).
Figura 10. Resumen estadístico de la población participante en el estudio de campo.
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4. Conclusiones
En opinión de los participantes, y considerando los resultados alcanzados, las MiPyMES involucradas
reportaron una influencia positiva en los diversos aspectos de la empresa, principalmente en el piso de
operaciones. Becker (2001) menciona que siguiendo la metodología de 5S´s se podrán eliminar problemas
de seguridad en las instalaciones, mejorar la moral de los trabajadores e incrementar la eficiencia y eficacia.
Además los empleados pueden apreciar la limpieza y orden en el piso de trabajo que les permite llevar a
cabo sus actividades sin interferencias o interrupciones. Otro aspecto relevante es lo relativo a ecología y
medio ambiente, que refuerza los hallazgos de Rodarte(2008) que indican que al implantar la metodología,
facilita el manejo ecológico de los residuos que se tienen que confinar. La participación de los líderes en este
estudio muestra un 90% de intervención, lo cual es rotundo para el lograr resultados satisfactorios tal y como
propone Nwabueze(2001), además de gran apertura de las organizaciones para participar en el estudio de
aplicación de la herramienta de 5´s, pues más del 60 % de los proyectos fueron aceptados por las
organizaciones en la primera entrevista.
Acerca del Autor
Dr. Jesús Cruz. Es Ingeniero Industrial (ITV), Maestro en Ciencias en el área de Ingeniería de calidad
(ITESM) y en Administración (UANL), Doctor en filosofía con especialidad de Administración de Operaciones
(UANL). Miembro del Sistema Nacional de Investigadores CONACYT – SNI No. 32747. Miembro de ejecutivo
de la sub-sección de ASQ de Monterrey, y Miembro Senior de ASQ - USA No. 63389331. Evaluador del
Premio Nuevo León a la Calidad y profesor investigador del colegio de graduados en FACPYA – UANL. Ha
participado en la iniciativa privada en organizaciones en la industria automotriz en diferentes posiciones
gerenciales. Email: jesusphd@prodigy.net.mx.
Maestra Armandina Rodarte. Es Ingeniera Industrial, Maestra en Administración con especialidad en
Calidad y Productividad, Candidata a Doctora en Filosofía por FACPYA de la Universidad Autónoma de
Nuevo León, ex-evaluadora del Premio Nuevo León a la Calidad, profesora de cátedra del Instituto
Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey y directora administrativa del proyecto de actualización
académica de FEMSA Latinoamérica. Email: armandina.rodarte@itesm.mx.
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