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Diseño y Gestión de Proyectos Culturales Herramientas para la planificación estratégica en cultura

CLASE 3

Curso de Posgrado en Gestión Cultural 2015 Docente: Silvina Freiberg

¿Con qué recursos humanos, financieros, técnicos, infraestructurales, de comercialización, organizativos contamos?

• Empleo de herramientas técnicas tales como presupuesto, determinación de la viabilidad económica y financiera, flujo de fondos y control de

recursos.

• Reconocimiento de las posibles fuentes de financiación

• Elaboración de la estrategia de gestión de los recursos financieros.  

ETAPA 2: DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS ECONÓMICOS

Todo proyecto cultural requiere de una correcta gestión de los factores necesarios para su desarrollo e implementación.

•Podemos denominar Factores a los recursos que habilitan o limitan potencialmente la efectividad y realización de todo proyecto.

Algunos condicionantes en la gestión económica

• Estructura jurídica de la organización gestora; según corresponda a la esfera pública, privada, mixta o independiente.

• Restricciones financieras que condicionan la viabilidad de un proyecto.

ETAPA 2: DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS ECONÓMICOS

Definición de los Factores Económicos

Recursos Humanos: Conformado por todo el personal que llevará a cabo las actividades, así como las características de estos actores, referidas al tipo de trabajo que realizarán, el nivel de capacitación necesario y el nivel de responsabilidad adquirido.   Equipamiento e insumos: Son todos aquellos bienes; sean productos, equipamiento tecnológico, comunicacionales, etc. necesarios para la realización de las actividades y la implementación del proyecto.   Redes: Representan un recurso estratégico fundamental para el desarrollo de los proyectos. Pueden estar conformadas por contactos especializados en algún área productiva o empresariales, pueden ser redes culturales y cooperativas, así como colegas de otros proyectos, entre otras.   Recursos financieros: Es el dinero necesario para poder implementar y finalizar el proyecto. La existencia de financiación no garantiza el éxito de una actividad, pero sin estos recursos es difícil poder llevar a cabo un proyecto.

ETAPA 2: DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS ECONÓMICOS

RECURSOS necesarios para la puesta en marcha y desarrollo de un proyecto:

Una de las competencias y aptitudes fundamentales que deben presentar los gestores culturales es poder determinar cuáles son las posibles fuentes de financiación para cada proyecto cultural.

Entre algunas de ellas podemos mencionar:   ✓El conocimiento de los escenarios y mecanismos de financiamiento de la cultura en el país a nivel municipal, provincial y nacional. ✓El conocimiento de la legislación actual que pueda tener incidencia en la financiación de la cultura. (Por ej: gravámenes; derechos de autor, ley de fundaciones, leyes de fomento de industrias, ley de mecenazgo, etc.) ✓El conocimiento y tratamiento de fuentes estadísticas, bases de datos e información diversa que permita un conocimiento del sector cultural en sus características generales, aspectos económicos y productivos. ✓El conocimiento de los organismos de cooperación y de financiamiento internacional y de las posibilidades de subsidio que de ellos se derivan. ✓La competencia de entender y situarse en los nuevos escenarios de las políticas culturales y el mercado de la cultura a escala local y global. ✓El conocimiento de las lógicas de la financiación privada y de los sistemas de inversión para atraer financiación hacia sus proyectos culturales. ✓El conocimiento de los mecanismos jurídicos de contratos y transacciones con alcance económico para poder llevar a cabo los proyectos culturales.

ETAPA 2: DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS ECONÓMICOS

Reconocimiento de las posibles fuentes de financiación

El grupo de trabajo debe:

•Buscar el equilibrio entre lo asignado y los objetivos incluyendo los resultados propuestos.

•Elevar la eficiencia del uso de los recursos, para poder lograr más con lo mismo.

•Evitar el déficit. Una vez asignados los recursos presupuestados no debería existir déficit, lo que implicaría que se ha pretendido hacer más de lo que es posible o se han utilizado mal los montos estipulados.

ETAPA 2: DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS ECONÓMICOS

Grupo de Trabajo

Presupuesto

Es el sistema mediante el cual se elabora, coordina, controla y evalúa la producción de un bien o servicio, creado a partir de la implementación de un proyecto de una organización o grupo de trabajo, en función de las políticas de desarrollo previstas en la planificación.

Resulta una herramienta fundamental ya que mediante la elaboración de un presupuesto, se organizan los recursos estimados y la inversión inicial necesaria para llevar adelante el proyecto.

La técnica presupuestaria debe incluir en forma expresa, todos los elementos de la programación (objetivos, actividades, recursos reales y financieros) que justifiquen y garanticen el logro de los objetivos previstos.

ETAPA 2: Conceptos fundamentales para la elaboración de

presupuestos y flujos de fondos aplicados a proyectos creativos

PRESUPUESTO

  Detalle Costo1. HONORARIOS         1.1 Coordinadora general    1.2 Curadora del texto en folleto    1.3 Asistentes    1.4 Artistas, etc.         2. COSTOS DE VIAJE         2.1 Pasaje coordinadora    2.2 Pasaje artistas/galeristas    2.3 Alojamiento coordinad.    2.4 Alojamiento artistas /galeristas    2.5 Viáticos         3. COSTOS ADMINISTRATIVOS         3.1 Costos de traducción    3.2. Costos de envíos    3.3 Costos de contaduría    3.4 Costos bancarios         4. MONTAJE         4.1 Escenografía, etc.    4.1 Costos de montaje y desmontaje    4.2 Costos de produccion de obra         

Podríamos decir que no existe un diseño estándar para la realización de un presupuesto, pero debe ser lo más claro y ordenado posible ya que refleja los recursos necesarios para una correcta realización y administración del proyecto.

5.TÉCNICA         5.1 Equipos de sonido    5.2 Equipo de Iluminación    5.3 Escenografía, utilería, decoración    5.4 Alquiler de espacio         6.GASTOS DE PRODUCCIÓN         6.1 Gastos de comunicación    6.2 Traslados         7.PIEZAS GRÁFICAS         7.1 Diseño folleto e invitación    7.2 Impresión Folleto e invitación

        8. PRENSA y RRPP         8.1 Contratación Prensa y RRPP    8.2 Material para prensa     (CDs, carpetas, impresiones)         9. TRANSPORTE DE OBRA         9.1 Costos de transporte de obra    

10. INAUGURACIÓN         10.1 Cattering    10.2 Alquiler de vajilla         TOTAL         

PLAN DE FINANCIAMIENTO     APORTES     Centro Cultural XX  Empresa XX  Fundación XX  Subsidio XX  Aportes grupo organizador  

Flujo de Fondos:

El flujo de fondos es una proyección de los ingresos y egresos que se producirán a lo largo de la ejecución del proyecto, desde el inicio hasta la finalización del mismo.

En él se establecen tanto la procedencia como el destino de los recursos y gastos financieros a lo largo de un período de tiempo subdividido en etapas. Esto permite conocer anticipadamente, los resultados financieros (superávit, equilibrio o déficit) y en función de ellos, tomar los recaudos necesarios para cubrir cada período mediante una reasignación de las partidas o la obtención de nuevos recursos financieros.

ETAPA 2: Conceptos fundamentales para la elaboración de

presupuestos y flujos de fondos aplicados a proyectos creativos

INGRESOS Julio Agosto ...... Noviembre TOTAL

Subsidio

Venta Entradas

Empresa XXX

TOTAL ingresos

EGRESOS

Montaje

Honorarios

Costo de viajes

Técnica

Piezas gráficas

TOTAL egresos

TOTAL

FLUJO DE FONDOS

Ambas herramientas ordenadoras, constituyen un excelente instrumento de administración, planificación y control, permitiendo la evaluación de viabilidad de los proyectos acorde a los tiempos de ejecución y los recursos disponibles.

En su realización es elemental tomar decisiones consensuadas sobre el dinero que se recibe, se gasta y sobre cómo distribuir los excedentes. Así como trabajar con transparencia, confianza y organización para una correcta implementación de las herramientas y gestión de los recursos.

ETAPA 2: Conceptos fundamentales para la elaboración de

presupuestos y flujos de fondos aplicados a proyectos creativos

En esta etapa se elabora la estrategia para el financiamiento del proyecto

-Se establecen las alianzas e intercambios con el sector privado y/o público y las estrategias de trabajo en red.

-Definición de colaboraciones, patrocinios, auspicios, etc.

-Diseño de un esquema de contraprestaciones para ofrecer.

  Es importante comprender la importancia de la construcción de asociaciones e intercambios con el sector tanto privado como público ya que permitirá que el proyecto sea sostenible.

También es recomendable la construcción de estrategias de trabajo en red a través de la vinculación con otras organizaciones dedicadas al quehacer cultural que puedan potenciar, dar un marco de mayor visibilidad, contener y enriquecer el proyecto cultural desarrollado.

ETAPA 2: Elaboración de estrategia de Gestión de Recursos Financieros.

ETAPA 3: GESTIÓN DE LA IMAGEN Y COMUNICACIÓN

¿Cómo comunicamos el proyecto? ¿A través de qué estrategia?

¿Cuáles son las herramientas adecuadas para comunicar el proyecto?

Elaboración de una estrategia de comunicación para el proyecto.

Gestión de prensa y difusión: mapa de medios de comunicación y diseño de las herramientas de prensa.

Al diseñar la estrategia de comunicación es necesario:

• Identificar y analizar los destinatarios del proyecto y sus características.

• Identificar los medios y espacios de comunicación y describir el modo de vinculación con cada uno de ellos. En ese sentido puede realizarse un mapa de los medios de comunicación y los contactos posibles.

• Definir específicamente cuáles son los contenidos del proyecto que se desean transmitir, a través de qué medios y de qué modo se considera eficaz hacerlo (pueden considerar formas innovadoras y originales).

• Definir las herramientas que se emplearán para comunicar el proyecto. (Ej: piezas gráficas como gacetillas, postales, catálogos, cartas de invitación, página web, blog, mailing, uso de redes sociales, etc.)

ETAPA 3: GESTIÓN DE LA IMAGEN Y COMUNICACIÓN

También es importante:

Reconocer los recursos y las capacidades que tenemos para llevar a cabo la estrategia de difusión y comunicación.   Definir la Política de Comunicación Interna (con los miembros del grupo de trabajo permanentes y temporales) y Externa (con otros agentes, socios, redes, colaboradores, etc.)  

Aspectos relacionados con la estructura de la organización:

-No tener demasiados interlocutores. -Realizar las comunicaciones por mail para tener constancia de lo

realizado.

ETAPA 3: GESTIÓN DE LA IMAGEN Y COMUNICACIÓN

ETAPA 4: DEFINICIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN

¿Cómo se organiza el grupo de trabajo?

  La estructura organizativa y el tratamiento de los grupos de trabajo es un nodo central en el diseño e implementacion de los proyectos.   -Al DEFINIR el modelo de gestión y el tipo de estructura que se diseñará para llevar adelante el proyecto es necesario:   -Decidir sobre la forma jurídica. -Decidir sobre la estructura horizontal o vertical. -Elaborar el/los organigramas. -Determinar el estilo de dirección de manera consensuada. -Definir los roles y responsabilidades. (Cómo van a participar los involucrados en la gestión del proyecto, y cómo se van a coordinar en la ejecución de las actividades) -Definir los circuitos administrativos. -Determinar la cantidad de personas fijas y temporales. -Debe explicarse cómo va a ser organizado y gestionado el proyecto y por quiénes. -Es importante garantizar reuniones periódicas.   OJO! Si incorporamos nuevas personas: Quién las coordinará? Qué actividades realizarán? Cómo se sumarán al proyecto?

ETAPA 5: EVALUACIÓN DEL PROYECTO

El proceso de evaluación del proyecto es una etapa fundamental en la gestión de proyectos culturales, ya que permite conocer los resultados parciales que se van sucediendo y comparar lo planeado con lo ejecutado, realizando los ajustes necesarios para mejorar la implementación del proyecto.

Debe ser continuo y ofrecer información que permita mejorar las condiciones de producción interna y la relación del proyecto con el contexto en el que se gesta.

La evaluación se realiza a través de instrumentos previamente diseñados que permitan medir los resultados, el proceso de gestión, el impacto generado por el proyecto, los aspectos económicos, entre otros.

ETAPA 5: EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Para concretar el proceso de evaluación se deben definir los indicadores y las fuentes de verificación:   INDICADORES: Son una prueba concreta de que se ha alcanzado el objetivo y/o el resultado previamente determinado, o que se ha cumplido con la actividad. Debe incluir tiempo, factor de cambio (modificaciones producidas) y población beneficiada.   FUENTE DE VERIFICAClÓN: Es la especificación de cómo el indicador será verificado. (Registros, informes, documentos, entrevistas, reuniones, ediciones impresas y/o videos que relaten la experiencia del proyecto, etc.)

INDICADOR FUENTE DE VERIFICACIÓN

El proceso de evaluación se orienta hacia:

Evaluación de Resultados: Que midan los resultados obtenidos con los planeados. Para poder definir las razones (si hubiere) por las que no se obtuvieron los objetivos y replantearlos.

Evaluación de Procesos: Evaluar y medir los procesos de gestión a través del establecimiento de calendarios, reuniones de trabajo, la gestión del presupuesto, etc.

Evaluación del impacto social, cultural: Se define y evalua el impacto previsto del proyecto y sostenibilidad. En los proyectos culturales se debe establecer el impacto en las necesidades de la población objetivo. Se debe explicar la correlación con los objetivos y la forma como se puede verificar en el mediano o largo plazo este efecto.

Además debe definirse el carácter sostenible del proyecto, es decir describir el impacto que puede tener el proyecto a un nivel más amplio a largo plazo, determinar cómo se garantiza su continuidad y el logro de efectos cuando el proyecto termine.

Evaluación económica: Se emplean herramientas como balances y rendiciones contables, mediciones de riesgos de inversión, etc.    

ETAPA 5: EVALUACIÓN DEL PROYECTO