diplomado introduccion a la gerencia de proyectos 2012
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Prof. Gonzalo Rodríguez Rodríguez.
Ingeniero de Sistemas – MBA.
BOGOTA, Octubre de 2012
DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS
INTRODUCCION A LA GERENCIA DE PROYECTOS
AGENDA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION. EL GERENTE DE PROYECTOS.2. LA GERENCIA DE PYS Y LA EMPRESA MODERNA.3. ESTRATEGIA Y PLAN EMPRESARIAL.4. GER DE PROYECTOS - CONCEPTOS FUNDAMENTALES.5. ADMINISTRACION DE PROYECTOS. CICLO DE VIDA.6. GER DE PROYECTOS – IMPACTO EN LA
ORGANIZACIÓN: ESTRUCTURA Y CULTURA.7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ETICA8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
1. INTRODUCCION GENERAL
1.1. LA GPs y EL GERENTE DE PYsLA GPs y EL GERENTE DE PYs
“Proyecto : Desafio Temporal para crear un único producto o servicio”
LA GP ES UNA NUEVA PROFESION CERTIFICADA. LA ESTRATEGIA SE PONE EN PRACTICA A TRAVES DE LOS PROYECTOS LOS PYs TIENEN UN IMPACTO INCLUSO DESPUES DE ACABAR. UN PROYECTO PUEDE SER LA ORGANIZACIÓN. LA EMPRESA TIENE MULTIPLES PROYECTOS Y RECURSOS LIMITADOS.
LA GPs Y LA PERSONALA GPs Y LA PERSONA
EL GERENTE DE PY REQUIERE DE MUCHAS COMPETENCIAS. EL GERENTE Y SU EQUIPO APLICAN CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TECNICAS. ( Ejemplo de Un Py Real. explique ??) EL GERENTE DE Py, Identifica requisitos, establece objetivos, equilibra dimensiones, gestionan la incertidumbre. EL ÉXITO O FRACASO DEL PY, DEPENDE DE SU GERENTE. Que opina??? LA GERENCIA DE PY, SE APRENDE GERENCIANDO PY. EXISTEN METODOLOGIAS PARA CONSTRUIR PY. USTED TENDRA UNA GUIA PARA DIRIGIR PROYECTOS.
1.1. EL GERENTE DE PROYECTOS EL GERENTE DE PROYECTOS
ROLES GERENTE, MIEMBRO DE EQUIPO, CONTRATISTA, CONTRATANTE, INTERVENTOR, PATROCINADOR.
HABILIDADES GERENCIALES IMPORTANTES
ADMINISTRACION y DIRECCION.DELEGAR EFICAZMENTE.RAZONAR CRITICAMENTE.ADMINISTRAR LA CARGA DE TRABAJO-TIEMPOCREAR ENTORNO DE APERTURA, CONFIANZA Y RETOCOMUNICACIÓN EFECTIVANEGOCIACIONLIDERAZGO y MOTIVACIONMANEJO DE CONFLICTOSRESOLUCION DE PROBLEMASTRABAJO EN EQUIPOTOMA DE DECISIONES.
CONOCIMIENTOS DE DIRECCION GENERAL
PROPIOS DE SU AREA DE KNPLANEACION ESTRATEGICA – FINANZASCOMPRAS, VENTAS Y SERVICIOS, CONTRATOS, LOGISTICA, SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE, TECNOLOGIASOTROS PROPIOS DEL NEGOCIO
RECOMPENSAS DEL GERENTE
AMBIENTE LABORAL, CREATIVIDAD, SENTIDO DEL TRABAJOECONOMICAS, RECONOCIMIENTO, STATUS, PODER. LOGRO
1. CAMBIOS QUE AFECTAN EL TRABAJO DE LOS GERENTES. CAMBIOS QUE AFECTAN EL TRABAJO DE LOS GERENTES
CAMBIO EFECTO DEL CAMBIO
CAMBIOS TECNOLOGICOS Desplazamiento de los limites de la organización.
Centros de trabajo virtuales
Fuerza laboral móvil
Acuerdos laborales flexibles
Empleados con mayor potencial
Equilibrio entre vida laboral y personal
CAMBIOS RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD
Administración de Riesgos
Incertidumbre en Futuras fuentes de energía
Preocupaciones con la Discriminación
Preocupaciones por Globalización
Ayuda a los empleados
MAYOR ENFASIS EN LA ETICA ORGANIZACIONAL
Redefinición de valores.
Recuperación de la Confianza
Mayor responsabilidad
MAYOR COMPETITIVIDAD Servicio al cliente
Innovación
Globalización
Eficiencia y productividad
2. LA GERENCIA DE PYs Y LA EMPRESA MODERNA
2. LA EMPRESA MODERNA.2. LA EMPRESA MODERNA. (Algunos Características).
• TIENE UN ENTORNO COMPLEJO y COMPETENCIA GLOBAL• UN LUGAR DONDE SE APRENDE Y GENERA CONOCIMIENTO.• SU ACTIVO ES EL TRABAJADOR DEL CONOCIMIENTO, ( CI )• ORGANIZADA PARA EL CAMBIO CONSTANTE (FORZADO Y GESTIONABLE).• COMUNICACIÓN PERMANENTE Y DIRECCION PARTICIPATIVA• DIRECCION MUY PROFESIONAL. (PREPARACION). REQUIERE,REQUIERE,
• ESTAR CENTRADA EN EL CLIENTE.( Kn Total) Totalmente??• SER AGIL Y FLEXIBLE ( Estructura, Procesos, Poder de Decisión, Servicios)• MEJORAMIENTO CONTINUO y COMPETITIVO. ( Planes y Proyectos)• TENER EQUIPOS AUTODIRIGIDOS. ( Delegar y Confiar).• DISPONER DE TECNOLOGIAS DE INTEGRACION. ( Es un proyecto??)
2. ENTORNO EMPRESARIAL COMPLEJO
ACCIONISTAS
OTROS YSOCIEDAD
BANCA COMPETENCIA
PROVEEDORES
CLIENTES
GOBIERNO
EMPRESA
INTERCAMBIO DE RECURSOS
TODOS CAMBIAN A DIFERENTES RITMOS
2. ENTORNO EMPRESARIAL COMPLEJO
TIPOS DE ENTORNO
• CULTURAL y SOCIAL
Relación con personas y es comprender aspectos económicos, demográficos, éticos, étnicos, religiosos, de los relacionados con el proyecto. ( Distribuidos geograficamente)
• INTERNACIONAL y POLITICO
Familiarizarse con leyes, costumbres, clima político, horarios, festivos, requisitos de viaje.
• FISICOAspectos ecológicos, ambientales, geográficos y otros
3. ESTRATEGIA, PLAN EMPRESARIAL Y PORTAFOLIO
3. PROYECTOS Y ESTRATEGIA
LOS PROYECTOS SON EL MEDIO PARA LOGRAR EL PLAN ESTRATEGICO
GENERALMENTE LOS PROYECTOS SIGUEN CONSIDERACIONES ESTRATEGICAS.
• UNA DEMANDA DEL MERCADO.• UNA NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN• UNA SOLICITUD DE UN CLIENTE• UNA SOLICITUD DE UN PROVEEDOR• UN AVANCE TECNOLOGICO• UN REQUISITO LEGAL.
EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICAEL PROCESO DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA
ANALISIS EXTERNO:
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
IDENTIFICAR LA MISION ACTUAL Y
SUS OBJETIVOS
ANALISIS INTERNO:
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
IMPLEMENTACION DE
ESTRATEGIAS
EVALUACION DE
RESULTADOS
FORMULACION ESTRATEGICA
ANALISIS DOFA
3. ADMINISTRACION ESTRATEGICA
PROYECTOS
NEGOCIOS y ESTRATEGIAS COMPETITIVAS
3. MODELO DE ESTRATEGIAS DE PORTER
ESTRATEGIAS COMPETITIVASLIDERAZGO EN COSTOS
DIFERENCIACION
INNOVACION
CRECIMIENTO
ALIANZAS
OTRAS ESTRATEGIAS
RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES
AMENAZA NUEVOS PARTICIPANTES
AMENAZA SUSTITUTOS
PODER NEGOCIACION CLIENTES
PODER NEGOCIACION PROVEEDORES
FUERZAS COMPETITIVAS
3. PLANEACION ESTRATEGICA
ANALISIS DE ENTORNO
MISION Y VISION
POLITICAS, METAS Y OBJETIVOS
PLAN ESTRATEGICO TOTAL Y DE AREAS
PROYECTOS DE APOYO
EJECUCION Y CONTROL
PLAN ESTRATEGICO
PORTAFOLIO
PROGRAMAS
PROYECTOS
SUB PROYECTOS
CONTEXTO DE LA DIRECCION DEPROYECTOS
4. GERENCIA DE PROYECTOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES
4. QUE ES UN PORTAFOLIO.4. QUE ES UN PORTAFOLIO.GRUPO DE PROGRAMAS O PROYECTOS, QUE SE AGRUPAN PARA FACILITAR LA GESTION Y CUMPLIR CON OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE NEGOCIO
LOS PROGRAMAS DEL PORTAFOLIO NO NECESARIAMENTE SON INTERDEPENDIENTES.
EL PORTAFOLIO PRETENDE EQUILIBRAR LA RELACION RIESGO / RECOMPENSA
SE PRETENDE MAXIMIZAR EL VALOR DEL PORTAFOLIO , EVALUANDO LOS PROGRAMAS A SER INCLUIDOS Y LA EXCLUSION DE AQUELLOS QUE NO CUMPLEN CON LOS OBJETIVOS.
LOS ALTOS GERENTES SON QUIENES ASUMEN LA RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DEL PORTAFOLIO, PARA LA ORGANIZACIÓN.
EJEMPLO: ESTRATEGIA DE INNOVACION, INCLUYE PRODUCCION, MERCADEO, TI-SI, GESTION ETC.
LINEASESTRATEGICAS
MATRIZ DE OPORTUNIDAD - RIESGO
Alto
Bajo
Potencial Estratégico de Negocio
Oportunidad AltaRiesgo Bajo
Oportunidad AltaRiesgo Alto
Recompensa BajaRiesgo Bajo
Recompensa BajaRiesgo Alto
Bajo Alto
Riesgo
4. QUE ES UN PROGRAMA.4. QUE ES UN PROGRAMA.GRUPO DE PROYECTOS MULTIPLES , COORDINADOS Y RELACIONADOS, QUE SE PROLONGAN EN EL TIEMPO, OBEDECIENDO A UNA ESTRATEGIA DE LARGO PLAZO.
QUE ES UN PROYECTOQUE ES UN PROYECTO..
ES UN ESFUERZO PARA LOGRAR UN OBJETIVO ESPECIFICO MEDIANTE UNA SERIE DE ACTIVIDADES INTERRELACIONADAS Y LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS RECURSOS.
SEGÚN CLELAND Y KING “ES UN ESFUERZO COMPLEJO PARA ALCANZAR UN OBJETIVO ESPECIFICO QUE DEBE RESPETAR UN CALENDARIO Y UN PRESUPUESTO Y QUE ATRAVIEZA LAS FRONTERAS ORGANIZATIVAS, ES UNICO Y NO SE REPITE EN LA ORGANIZACIÓN.”
ES UN INTENTO POR LOGRAR UN OBJETIVO ESPECIFICO MEDIANTE UN JUEGO UNICO DE TAREAS INTERRELACIONADAS Y EL USO EFECTIVO DE LOS RECURSOS.
CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE GENERAN UN PRODUCTO, TIENEN UN COMIENZO Y UN FIN DEFINIDO, REQUIERE RECURSOS, TIENE UN OBJETIVO DETERMINADO Y NO ES REPETITIVO.
4. QUE ES UN PROYECTO4. QUE ES UN PROYECTO
ES UN ESFUERZO TEMPORAL QUE SE LLEVA A CABO PARA CREAR UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO.
TEMPORAL: QUE TIENE UN COMIENZO Y UN FINAL DEFINIDO. EL FINAL SE ALCANZA CUANDO SE LOGRAN LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, CUANDO QUEDA CLARO QUE NO SE PUEDEN ALCANZAR
, CUANDO LA NECESIDAD DEL PROYECTO YA NO EXISTE Y EL PROYECTO SE CANCELA.
LA TEMPORALIDAD DEL PROYECTO ES DIFERENTE A LA TEMPORALIDAD DEL PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO. ??? Explique
PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO:
EL PROYECTO CREA PRODUCTOS ENTREGABLES UNICOS, QUE PUEDE SER UN ELEMENTO TERMINADO O COMPONENTE, SERVICIO COMO CONSULTORIA, O UN RESULTADO COMO UN ESTUDIO DE MERCADO.
PROYECTO <> ( PROCESO, OPERACIÓN) ??? Explique.
QUE ES UN SUBPROYECTO QUE ES UN SUBPROYECTO COMPONENTE DE UN PROYECTO MAS FACIL DE GESTIONAR
4. ATRIBUTOS DE UN PROYECTO.4. ATRIBUTOS DE UN PROYECTO.
OBJETIVO Y UN RESULTADO FINAL CONCRETO. TIENE UN CLIENTE TIENE UN ENTORNO TIENE UN CICLO DE VIDA. Fases que conectan principio y fin
Ciclo de Vida de Proyecto <> Ciclo de vida de Producto??? SE CLASIFICA ( DUR-BLA, OP-TA-ES, CUMPL – EMER) TIENE DIMENSIONES TIENE UN ALCANCE. Trabajo a Realizar.
Alcance de Proyecto <> Alcance de producto ???. ExpliqueEj : Nuevo sistema Pensional en el País.
ES MULTIDISCIPLINARIO. ES UNICO. Explique??? EXIGE RECURSOS (LIMITADOS) Y DE DIF. ORIGENES. TIENE UN GRADO DE INCERTIDUMBRE. (Riesgo). TIENE ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DEL TRABAJO(EDT). PROYECTO => PRODUCTOS DE ENTREGA => SUBPRODUCTOS => PAQUETES DE TRABAJO
4. ENFOQUE DEL PROYECTO.4. ENFOQUE DEL PROYECTO.
DEFINE ESCENARIO, MISION, Y RESULTADO FINAL CONCRETO PARA EL CLIENTE.
EJEMPLO TALLER. PROYECTOROBOT HUMANO, NUEVO PRODUCTO, NUEVO SISTEMA DE INFORMACION, NUEVO PROCESO DE NEGOCIO.PLANEAR UNA BODA, PREPARAR UNA CONFERENCIA, MODERNIZAR UNA FABRICA, FUSIONAR DOS EMPRESAS, CONSTRUIR UNA VIVIENDA, DISEÑAR UN PROGRAMA, CAMBIAR DE TECNOLOGIAS, OTROS ETC
Lista de Verificación
1. OBJETIVO
2. PRODUCTOS ENTREGABLES
3. MOMENTOS IMPORTANTES
4. REQUERIMIENTOS ( DIFERENTES TIPOS)
5. LIMITES Y EXCLUSIONES
6. REVISIONES CON EL CLIENTE
4. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO (FCE).4. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO (FCE).
RESPALDO DE ALTA DIRECCION. ( Patrocinio). UN GERENTE DE PROYECTOS COMPETENTE. COMO EVALUO ??? UN EQUIPO COMPETENTE. COMO EVALUO ??? MISION Y METAS CLARAMENTE DEFINIDAS. RECURSOS SUFICIENTES. CUALES ???? METODOLOGIA APROPIADA. PARTICIPACION Y CONSULTAS CLIENTE - CONSUMIDOR BUENA COMUNICACIÓN. SUPERVISION Y RETROALIMENTACION PERMANENTES. CAMBIOS CONTROLADOS. TECNOLOGIA APROPIADA. Otros Cuales ???
PROYECTO ÉXITOSO SI FINALIZA:PROYECTO ÉXITOSO SI FINALIZA:
CUMPLE CON OBJETIVO, TIEMPO, ALCANCE, PRESUPUESTO Y CALIDAD. SATISFACCION DE LAS PARTES. (Nuevas Oportunidades). MÍNIMO DE CAMBIOS ACEPTADOS. APRENDIZAJE PARA TODOS.
4. PROBLEMÁTICA DE PROYECTOS4. PROBLEMÁTICA DE PROYECTOS
ENTORNO PERMANENTEMENTE CAMBIANTE. EQUIPOS VIRTUALES DISPERSOS. PERMANENTE RELACION ESTRATEGICA CON NEGOCIOS. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROYECTOS Y PRIORIDADES. FORMACION DE EQUIPOS, GERENTES Y LIDERES DE PROYECTOS CORTOS TIEMPOS DE ENTREGA CADA VEZ MAS MULTICULTURALES. SATISFACCION DE TODOS LOS INTERESADOS Otras Cuales ???
5. ADMINISTRACION DE PROYECTOS
FASES
SELECCIÓN PLANEACION EJECUCION TERMINACION
PRE SELECCIÓNANALISIS DE FACTIBILIDADMETASTAREASESPECIFICACIONESRESPONSABLES
GERENTEEQUIPOCALENDARIOPRESUPUESTOACTIVIDADESRECURSOSRIESGOS
DIRECCIONCOORDINACIONSUPERVISIONCONTROL AVANCEGESTION CAMBIOASEG DE CALIDADPRONOSTICOS
CAPACIT.CLIENTELIBERACION RRLECCIONESNORMALANORMAL
5. FASES DE UN PROYECTO
CALIDAD, DOCUMENTACION, APRENDIZAJE, USO DE RECURSOS
Cada fase tiene productos entregables verificables.Las fases normalmente toman el nombre de los productos entregables.Se debe revisar el final de Fase y obtener aprobación de inicio de la siguiente.
5.1 SELECCION ENTRADAS.• PLANEACION GERENCIAL.• POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN.• FACTORES EXTERNOS.
PROCESO.PROCESO.• CRITERIOS DE SELECCIÓN (Financieros y No Financieros).
FINANCIEROS : VPN, TIR, B/CNO FINANCIEROS : BARRERAS DE ENTRADA, AMPLIAR LINEA DE PD-SV, IMAGEN, POSICION ETICA, PATROCIONIO, REDUCIR DEPENDENCIA DE PROVEEDORES, OTROS
• VALORACION DE CRITERIOS
• RIESGOS DEL PROYECTO
5.1 SELECCION ALCANCE DE PROYECTO Plan Preliminar PLANIFICACION
DEFINICION
EDT
VERIFICACION
CONTROL
Plan detallado
Subdivisión del Proyecto ( Desglose Trabajo).
Aceptación de entregables
Control de Cambios de Alcance
CONTENIDO DEL PLAN
JUSTIFICACION - DESCRIPCION DEL PRODUCTO DESCRIPCION ENTREGABLES – OBJETIVOS DEL PYREQUERIMEINTOS – RIESGOS – MECANISMOS DE CONTROL
5.1 SELECCION
CRITERIOS ESTRATEGICO
CUBRIMIENTO
REDUCCION DEFECTOS
MEJORA SERVICIO
MAYOR LEALTAD
TOTAL
PESO 3.0 5.0 5.0 5.0 5.0
PY 1 2 2 2 4 2 56
PY 2 1 1 4 4 4 68
PY 3 2 3 3 5 61
MATRIZ DE SELECCION
RESULTADO.RESULTADO.
• PORTAFOLIO DE PYs, ALINEADO Y JERARQUIZADO.• SELECCIÓN OBEDECE A MEDICION ESTRATEGICA (E-T-O) • JERARQUIA OBEDECE A CRITERIOS• EQUILIBRIO DE RIESGOS ENTRE TODOS LOS PYs• ELIMINACION DE PYs SOPORTADA.• MEJORA EN LA COMUNICACION
5.1 SELECCION
EMPRESA PROYECTOS CONTRATOS.
ANUNCIOSCONVOCATORIAS.INVITACIONES LICITACIONES
KN DE CLIENTES
PROCESO CONSTANTE DE EMPRESAS CONTRATISTAS
DETECTAR UNAOPORTUNIDAD.
FUNCION COMERCIAL
5.1 SELECCIONCONCURSO.
PRESUPUESTO
CONTRATACION
PREPARA PLIEGO
PUBLICIDAD PLIEGO
RECEPCION PROPUESTAS
EVALUACION
SELECCIÓN O NO.
NEGOCIACION Y ADJUDICACION
HAY VIABILIDAD ENRELACION A RECURSOS
OFERTAMOS. PARTE TECNICA PARTE GESTION PARTE ECONOMICA
HACEMOS ALIANZA.
ENTREGAMOS OFERTA.
DECISION DE OFERTAR COMO EMPRESA.
5.2 PLANEACION• GESTION DE TIEMPOS
DEFINICION ACTIVIDADES
SECUENCIA
ESTIMACION Rs y DURACION
PROGRAMACION DEL PY
CONTROL CAMBIOS
Identificar
Dependencia entre ellas
Tiempos para completarlas
Principio y Fin Total de Py
Reajuste
Hito : Puntos Identificables que resumen la conclusión de un conjunto deTareas relacionadas. Cronograma de Hitos.
Planeado Realizado
5.2 PLANEACION• GESTION DEL COSTO
ESTIMACION DE COSTOS
PRESUPUESTO DE COSTOS
CONTROL DE COSTOS
Calcular costos de cada recurso. Mano de ObraMateriales, equipos, consultores, viaticos, Reservas de contingencia, intereses.
Distribucion del Costo Total a Cada Tarea
Control de Cambios
Diagrama de estimación de Costos de Cada Paquete de Trabajo del PY
5.2 PLANEACION• GESTION DE LA CALIDAD
PLANIFICACION DE Q
ASEGURAMIENTO Q
CONTROL DE Q
Cuales son los estandares del py y como sonSatisfechos. Política de Q de la empresa.La calidad del pd es una parte de la Calidad py
Evalua en forma periodica el avance, validandoLa satisfacción de estandares. Se hacebenchmarking, auditorias, pruebas.
Monitoreando los resultados. El control cuesta.Se controla por inspección, muestreo, tools.Se grafica por diagrama de Control de rangos, Causa – efecto, Pareto.
5.2 PLANEACION• GESTION DEL RIESGO – Tormenta de Ideas, Delphy, expertos
PLANEACION RG
IDENTIFICACION RG
ANALISIS QL Y QN
Como se planifica la Admon del Rg
Evalua impacto, la probabilidad se simula y Documenta.
Opciones para reducir las amenazas, se asignan responsables.
PLAN DE RESPUESTA
CONTROL Y MONITOREO
Cuales pueden presentarse y se documentan.Legales, Laborales, internos, externos
Seguimiento de cada riesgo identificado eIdentificación de nuevos posibles. Plan de Contingencias
5.2 PLANEACION• GESTION DE ADQUISICIONES (AD)
PLANEACION AD
PLANIFICAR LA CONTRATACION
BUSCAR Y SELECCIONARPROVEEDORES
Que se requiere, en que medida.Hacer o comprar.
Criterios de selección y evaluación. Matriz.
Anticipos, Pagos, retenciones, multas, premios,Cumplimientos, Calidad entregas, cambios, Garantias, seguros, Actas y otros
ADMINISTRAR CONTRATOS
CIERRE DE CONTRATO
Contrato de precio fijo, de rembolso del costo.Contrato por tiempos y Materiales
Cierre formal.
5.2 PLANEACION• PROBLEMAS DE PLANEACION.
DEMASIADO OPTIMISTA.(Todos los Aspectos).PRESION EXCESIVA. ( CONTRATOS, LEYES, IMPUESTOS, NAVIDAD).ESTIMACION EQUIVOCADACONFORMACION DE EQUIPO DE PROYECTO.ENTORNOS PRODUCTIVOS.ENTORNOS PRODUCTIVOS.GESTION DEL RIESGO.GESTION DEL RIESGO.
• METODOLOGIA DEL PROYECTO. CUAL?REUTILIZAR EXISTENTE. GENERAR UNA NUEVA METODOLOGIA.ACOMODAR UNA METODOLOGIA.CONTRATAR UNA METOLOGIA.
IMPACTO DE LA PRESIONIMPACTO DE LA PRESION
CALIDAD. NO HAY TIEMPO DE REVISION. CALCULAR AL AZAR. EQUIVOCARSE REAL. MOTIVACION. NO HAY CREDIBILIDAD CREATIVIDAD. REQUIERE TIEMPO PARA PENSAR AGOTAMIENTO. ABUSO DE HORAS LIBRES. ROTACION DE PERSONAL. PERSONAS COMPETENTES RELACIONES DE EQUIPO CON SU GERENTE. STRESS
5.2 PLANEACION
ESTIMACIONESTIMACION
ALGUNOS ESTIMAN CUIDADOSAMENTE, OTROS LO HACEN AL OJO.
LA ESTIMACION PERFECTA NO ES SUFICIENTE, SI NO ES ACEPTADA.
LA ESTIMACION SE PRECISA CONFORME AVANZA EL PROYECTO, POR ESO SE REPLANEA EN LA MARCHA.
QUE SE ESTIMAQUE SE ESTIMA
• TAMAÑO TOTAL DEL PRODUCTO• TAMAÑO TOTAL DEL ESFUERZO Persona/mes• TAMAÑO TOTAL EN EL TIEMPO.• TAMAÑO TOTAL DEL COSTO.• TAMAÑO TOTAL DE RECURSOS.
ESTIME : POR SU EXPERIENCIA, DE TERCEROS, CON TECNOLOGIAS DE APOYO. NO IMPROVISE
5.2 PLANEACION
INTERESADOS INTERESADOS EN EL PROYECTOEN EL PROYECTO
5.2 PLANEACION
EMPRESA EJECUTA
OFICINA DE PMO
EQUIPO DE PY CLIENTES
INFLUYENTES
CONTRATISTAS
EQUIPO DIRECTIVO
GERENTE DE PY
GOBIERNO
CIUDADANIA
FAMILIAS EQUIPO
PATROCINADOR
EQUIPOS DE PROYECTOEQUIPOS DE PROYECTO.EQUIPO DIFERENTE A GRUPO y A CONJUNTO.
EQUIPO TIENE UNA RESPONSABILIDAD PROFESIONAL ANTE SUS INTERESADOS.
LOS MIEMBROS DEL PMI, ACATAN UN CODIGO DE ETICA Y RESPONSABILIDAD.
EQUIPO “PERSONAS CON ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS, COMPROMETIDAS EN UN PROPOSITO, OBJETIVOS DE RENDIMIENTO Y CON UN ENFOQUE COMÚN, EN EL QUE TODOS SON RESPONSABLES ANTE TODOS.” Katzenbach. The Wisdom of Teams.
CONFIGURAR EQUIPOS DENTRO DE UNA CULTURA A LARGO PLAZO:
LA ADOPCION DE “DIRECCION POR PROYECTOS” REQUIERE DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL
5.2 PLANEACION
DE DONDE PROVIENE:
• Filosofía de los Fundadores• Filosofía de los Propietarios• Criterios de Selección• Proceso de Socialización y aprendizaje de los empleados• Proceso de Desarrollo, Reconocimiento y compensación
QUE OCURRE SI ES GERENTE DE MULTINACIONAL???COMO SE APRENDE UNA CULTURA ???COMO AFECTA LA CULTURA A LOS GERENTES ???ALGUNOS ASPECTOS DE LA CULTURA DE SU EMPRESA ???
Cultura :Sistema de Normas, Valores, Creencias y suposiciones colectivas que une a las personas y da lugar a significados compartidos.
Cultura Región Global, País, Zona, Organización, Familia, Propia.
5.2 PLANEACION - LA CULTURA ORGANIZACIONAL
EQUIPOS DE PROYECTO.EQUIPOS DE PROYECTO.CREACION DE UN EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO:
CONOCIMIENTOS EN DIRECCION DE PROYECTOS, NORMAS, REGULACION, ENTORNO Y HABILIDADES INTERPERSONALES ALTA VISION, OBJETIVOS COMPARTIDOS E IDENTIDAD. ESTRUCTURA DIRIGIDA POR RESULTADOS. MIEMBROS COMPETENTES, PRODUCTIVOS Y COMPROMETIDOS. CONFIANZA E INTERDEPENDENCIA. LIDERAZGO Y COMUNICACIÓN EFECTIVA. NIVEL DE AUTONOMIA. ALTO NIVEL DE DISFRUTE. MEZCLA DE PERFILES. Coordinador, Creador, Monitor, Investigador, Documentador, Negociador, Conciliador etc.
5.2 PLANEACION
TIPOS Y ESTRUCTURA DE EQUIPOSTIPOS Y ESTRUCTURA DE EQUIPOS
Tipos de Equipos.• Solución de Problemas.• Creatividad.• Negociación.• Ejecución Táctica.• En la Sombra.• Investigación• Especiales y Otros.• SWAT.Experiencia con Herramientas Avanzadas• Deportivos, Teatro, Rock.
5.2 PLANEACION
Estructuras de Equipos.
Organización Funcional.Organización Por ProyectoOrganización Matricial.
MOTIVACION DE EQUIPOS • REALIZACION.• RECONOCIMIENTO• TRABAJO PROPIO• ASCENSO• SALARIO• PREMIOS• VIDA PERSONAL.
DESMOTIVACION.• ECONOMICA.• FACTORES DE HIGIENE• MANIPULACION• PRESION EXCESIVA• BARRERAS DE PRODUCTIVIDAD.• DIRECTIVOS - COLABORADORES SIN PREPARACION.
5.2 PLANEACION
Qué me motiva ??Qué me desmotiva??
Qué motiva al equipo ??Qué lo desmotiva ??
Qué motiva al individuo ??Qué lo desmotiva ??
5.3 FASE DE EJECUCION.EJECUCION SEGUIMIENTO Y SUPERVISION. (Ger).EJECUCION SEGUIMIENTO Y SUPERVISION. (Ger).
• COMPARAR LOS RESULTADOS VS • LO PLANEADO• LO ESTIMADO• LO REAL.
• COMPARAR RESULTADOS.• DESARROLLAR ESTANDARES.• ESTABLECER SISTEMAS DE SUPERVISION• MEDIR LOS RESULTADOS.
• ACTUALIZACION PERMANENTE.• DETECTAR QUE NO SE ESTA SIGUIENDO DEL PLAN.• RECONOCER LOS PROBLEMAS TEMPRANO.
5.3 FASE DE EJECUCION.
PROBLEMAS DE EJECUCIONPROBLEMAS DE EJECUCION
ORGANIZACIÓN. Es la Estructura de eq. Apropiada?? PRECISION DE ACTIVIDADES ?? COMPETENCIAS. Habilidad Equipo ??, Que Hacer ?? RESPONSABILIDAD. NO HAY PLAN DE CONTINGENCIAS. MALA COMUNICACIÓN. MALA DIRECCION. CAMBIOS INESPERADOS .
5.3 FASE DE EJECUCION.EJECUCION SEGUIMIENTO Y SUPERVISION. (Ger).
ACCIONES CORRECTIVAS.
REVISION DE AVANCE DEL PLAN. REPLANIFICACION DE ALGUNAS ACTIVIDADES. REDUCIR – MODIFICAR EL ALCANCE. ALARGAR – RETRAZAR EL CALENDARIO.
ACORDAR COMPROMISOS CON PERSONAL
INTENSIDAD HORARIA. PREMIOS, INCENTIVOS, AJUSTES Y CASTIGOS
NEGOCIACION PERMANENTE
RECUPERACION DE PROYECTOS.
PROYECTOS CON PROBLEMAS POR FALTA DE CONTROL. ¿CUANDO ESTOY FUERA DE CONTROL?
ALGUNOS SINTOMAS
NO SE SABE CUANDO ACABA. PRODUCTOS DEFECTUOSOS. COSTOS EXCEDIDOS. EQUIPO TRABAJA MUCHO SIN RESULTADOS. CLIENTE PERDIO LA CONFIANZA CONFLICTO INTERNO, EQUIPO Y CONTEXTO PROYECTO CON PERFIL DE CANCELARSE. MOTIVACION EN EL PISO.
5.3 FASE DE EJECUCION.
Ejemplo de proyecto caido???
INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD • ADQUISICION DE NUEVAS TECNOLOGIAS.• CONTRATACION DE NUEVOS INTEGRANTES.!!• TRABAJAR MÁS INTELIGENTEMENTE. Creatividad.• INCREMENTAR HORARIO LABORALES. • OTORGAR DESCANSOS INESPERADOS.• OTORGAR BENEFICIOS INESPERADOS.• GENERAR ENTORNOS PRODUCTIVOS.• MOTIVAR AL EQUIPO. AYUDA EXTERNA.
5.3 FASE DE EJECUCION.
5.4 FASE DE TERMINACIONTERMINACION NORMAL. SE ENTREGAN TODOS LOS RESULTADOS (tesa) Y LA DOCUMENTACION. CLIENTE ESTA SATISFECHO. INFORME PRIVADO DEL GERENTE DE PROYECTO. DESINTEGRACION DE EQUIPOS. ENTREGA DE INSTALACIONES. ACTA FINAL Y CELEBRACION. REVISION DE TODOS LOS COBROS Y PAGOS. GESTION DEL CONOCIMIENTO EN LA ORGANIZACIÓN.
TERMINACION ANORMAL. DESINTEGRACION DE EQUIPO. DESPIDOS. DEMANDAS INFORME PRIVADO DE GERENTE. SE RECOPILA TODA LA DOCUMENTACION. SE GENERA EL CONFLICTO. SE PREPARA EL LITIGIO
6. GERENCIA DE PROYECTOS IMPACTO EN LA ORGANIZACIÓN
6. GESTION DEL CAMBIO.
“EL PROYECTO TRANSFORMA ESTRUCTURAS, PERSONAS, LA ORGANIZACIÓN, LA CULTURA, PROCESOS, FORMA DE HACER LAS COSAS Y ESE CAMBIO REPERCUTE EN SU ENTORNO”. COMPETITIVIDAD.
SE DEBE:PREPARAR LA ORGANIZACIÓN. PLAN DE CAMBIO.IDENTIFICAR PARTICIPANTES.
INNOVADORES. (10%) MOTIVARTRADICIONALISTAS. (80%) CONVENCERREACCIONARIOS. (10%). ENFRENTAR
TIPOS DE CAMBIONATURAL. SE DA POR EL TRASCURRIR DEL TIEMPO.PASO A PASO. NIVELES DE ESTABILIDAD.RADICAL. CAMBIO TOTAL. INMEDIATOPLANEADO. PROGRAMADO Y DIRIGIDO.FORZADO. POR FUERZAS EXTERNAS.
IMPLANTAR LOS CAMBIOS.EVALUAR LOS CAMBIOS. Qué Cambios generará el Py y donde??
• Arquitectura empresarial
• Asociación con proveedores
• Integradores de sistemas
• Subcontratación
• Propiedad
• Diseño
• Procesos a través de la empresa
• Procesos interempresariales
• Lideres del cambio
• Controles laxos y rígidos
• Respaldo y apoyo ejecutivo
• Alineación de condiciones de satisfacción
• Selección de tecnología
• Apoyo tecnológico
• Requerimientos de instalación
• Control del cambio
• Administración de la implantación
• Procesos de apoyo
•Retención
• Capacitación Reclutamiento
• Transferencia de conocimiento
Tecnología Procesos Personas
Nivel de dificultad/tiempo para resolver Alto
Niv
el d
e d
ificu
ltad
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mp
o p
ara
re
solv
er
A
lto
6. ADMINISTRACION DEL CAMBIO
AJUSTAR , MEJORAR Y FUENTES
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ETICA
RESPONSABILIDAD SOCIAL:RESPONSABILIDAD SOCIAL:
Intención de un negocio, mas allá de sus obligaciones legales y económicasPara hacer las cosas correctas y actuar de modo que beneficie a la sociedad
OBLIGACIÓN SOCIAL:OBLIGACIÓN SOCIAL:
Compromiso de una empresa con acciones sociales , derivados de su obligación de satisfacer ciertas responsabilidades económicas y legales.
VISION CLASICAVISION CLASICAVISION SOCIOECONOMICA.VISION SOCIOECONOMICA.
ADMINISTRACION VERDE:ADMINISTRACION VERDE:
Forma en la que los gerentes consideran el efecto de su organización sobre el medio ambiente. Van desde poco ( Lo legal), hasta mucha sensibilidad.
(Activistas).
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ETICA
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ETICA
ACCIONES DE UNA ADMINISTRACION VERDE:
ISO – 9000 ADMINISTRACION DE LA CALIDADISO – 14000 ADMINITRACION AMBIENTALISO – 26000 RESPONSABILIDAD SOCIAL
Empresas publican informes sobre su desempeño ambiental, con pautas desarrolladas por el GRI ( Global Reporting Initiative).
www.globalreporting.org
www.global100.org – Lista de las 100 empresas , más sustentables del mundo.
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ETICAETICA : PRINCIPIOS, VALORES Y CREENCIAS QUE DEFINEN QUE ES UN COMPORTAMIENTO CORRECTO E INCORRECTO
FOMENTO DEL COMPORTAMIENTO ETICO
SELECCIÓN DE EMPLEADOS. FUTUROS MIEMBROS DE EQUIPOS PY.CODIGO DE ETICA. Declaración formal de valores y reglas éticas de una
organización que se espera sigan los empleados.LIDERAZGO DE LA ALTA GERENCIACAPACITACION EN ETICAMECANISMOS DE PROTECCION, Sin temor a reprimendas.
GERENTESEA UN BUEN MODELOSIEMPRE DIGA LA VERDADRECONOZCA SUS ERRORESCOMPARTA SUS VALORES PERSONALESUTILICE UN SISTEMA DE RECONOCIMIENTO.FOMENTE EL ESPIRITU EMPRESARIAL SOCIAL.
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
PREPARESE PÈRMANENTEMENTE. CONOZCA SU PROYECTO. ASESORESE EN TODOS LOS CAMPOS. IDENTIFIQUE TODAS SUS RESPONSABILIDADES COMPRENDA QUE ES GERENCIAR UN PY. CORRIJA LOS PROBLEMAS A TIEMPO. CONOZCA LOS PROCESOS DE CONTRATACION. APOYESE EN METODOLOGIAS, TECNOLOGIAS Y
HERRAMIENTAS EXISTENTES. GERENCIE CON LIDERAZGO.
BIENVENIDO A LOS NUEVOS MODULOS.
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