¿cuáles son las herramientas para evaluar la gestión?

¿Cuáles son las herramientas para evaluar la gestión?

¡LOS INDICADORES!

“Medimos lo que valoramos y valoramos lo que medimos”

Son factores para establecer el logro y el

cumplimiento de la misión, visión, objetivos y metas de

un determinado proceso.

  Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer los condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de

las actividades.

INDICADORES DE GESTIÓN

¿Cómo estamos Hoy?¿Cuál es nuestra situación?

Una relación expresada numéricamente o en forma de concepto,  sobre el grado de eficiencia o eficacia de las

operaciones de la entidad, un proceso, una dependencia, un

área o un cargo

El indicador compara dos cifras o datos contra metas propuestas.

Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los

aspectos en los que se presume desviaciones.

El indicador facilita el monitoreo, el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de

decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos,

oportunidad y productividad.

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¿Qué hace un indicador de gestión?

INDICADORES DE GESTIÓN

GESTIÓN BASADA EN HECHOS Y DATOS

Decisiones

Hechos Datos

Información

3. Sistema integral de medición

Propósitos de la Medición

• Basar la gestión organizacional en datos y hechos.

• Crear una cultura de medición y mejoramiento.

• Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la institución.

• Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.

• Establecer criterios de comparación con el mejor.

• Analizar el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

• Brindar información para analizar la eficacia, la eficiencia y efectividad.

Preguntas claves antes de iniciar un proceso de medición

• ¿Qué debemos medir?• ¿Dónde es conveniente medir?• ¿Cuándo hay que medir? • ¿En qué momento o con que frecuencia?• ¿Quién debe medir?• ¿Cómo se debe medir?• ¿Cómo se van a difundir los resultados?• ¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de

obtención de datos?

¿Qué debemos medir?

Capital intangible (Talento humano, cultura

y conocimiento) que impacte en la

Productividad de los Procesos.

Genera valor

Actividades claves de los Procesos que siendo

eficientes y eficaces (productividad)

Influyan en incrementode la fidealización y

Satisfacción del Beneficiario

Agrega valor

ResultadosFinancieros que apoyados

en la productividad y Satisfacción del

beneficiarioInfluyan en la Sostenibilidad Empresarial.

Crea valor

Estratégicos

Tácticos

Operativos

Visión – ObjetivosPlaneación Estratégica

Redes de Procesos

Controles Operativos

Unidades Estratégicas de Negocio

Gestión de las personas

LP

MP

CP

NIVELES DE MEDICION

EL NIVEL TACTICO

PROVEEDOR

Otros procesosinternosDel SGC

ENTRADAS

InformaciónDocumentos Registros RecursosMateriales

PROCESO

TRANSFORMACIÓN

(Actividades)

SALIDAS

Resultados del Proceso

Productos

CLIENTE

Proceso Usuariodel resultado

Se debe definir la forma de hacer seguimiento y medición (indicadores) al proceso mediante mediciones de desempeño que deben ser coherentes con

el propósito definido para cada proceso

1. Identificar el producto del proceso; factores claves del proceso para alcanzar el producto

PROCESO

(Transformación)

SA

LID

AS

EN

TRA

DA

S

5M’s

Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método, Medición

El producto es lo que realmente sale de un proceso

2. Contar con objetivos y estrategias

Un objetivo bien formulado es aquel que permite identificar de manera precisa el resultado que se pretende alcanzar, eliminando al máximo la posibilidad de interpretaciones subjetivas.

Un objetivo bien planteado se escribe en infinitivo:

1. ACCIÓN = VERBO EN INFINITIVO ESPECIFICOComo característica cada verbo debe tener una representación verbal que permita su operacionalización

Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso

Descripción del Objetivo

Siempre debe estar en verbo y debe reflejar una intención o propósito.

Producto del Proceso

P

Indicador del procesoIf(O)

Objetivo del

Proceso

Of(P)

• Defina los productos/servicios de su proceso• Defina qué esperan los clientes de ese producto/servicio (atributos de calidad)• Describa el objetivo de su proceso y proponga un indicador

PRODUCTO/SERVICIO ATRIBUTOS DE CALIDAD

OBJETIVO DEL PROCESO

INDICADOR

Personal Competente Incrementar oMantener las competencias del personal

Evaluación de desempeño

Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso

3. Establecer Indicadores para cada factor crítico de éxito

• Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo de la gestión en todas sus etapas.

• Se recomienda no tener más de dos indicadores por objetivo.

4. Estado, meta y rango de gestión

• Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador, cuando no se conoce este valor no Aplica

• Meta: El valor del indicador al que se quiere llegar o mantener

• Rango de gestión: Son los valores mínimos y máximos que puede tomar el indicador

RANGOS DE GESTIÓN

Designan el espacio comprendido entre los valores máximo y mínimo que el indicador puede tomar

D E CRÍTICO - MAXIMOS ¡ALARMA! E ACEPTABLEM SATISFACTORIOP EXCELENTE EÑO T I E M P O

Cuando lo conveniente es que el valor del

indicador se reduzca o sea cada vez menor

D E EXCELENTES SATISFACTORIOE ACEPTABLEM ¡ ALARMA!P CRÍTICO - MINIMOEÑO T I E M P O

Cuando lo conveniente es que el valor del

indicador se incremente o sea cada vez mayor

Rojo : niveles graves del indicador. Señal de aplicar correctivos urgentes - Crítico.

Amarillo: niveles preocupantes del indicador. Revisión de políticas – Aceptable.

Verde: se ha alcanzado el estándar del indicador o se está muy cerca de hacerlo. Señal de cumplimiento – Satisfactorio.

CONTROL DE LA GESTIÓN

Los rangos de tolerancia:

Las señales de alarma permiten monitorear la gestión y determinar cuando hay variación frente al rango de tolerancia. Esto conlleva a:• Analizar las variaciones• Implementar medidas correctivas

Se definen utilizando la metáfora del semáforo:

Calificación del Rango Cumplimiento de la Meta Observación

Satisfactorio >95% Ok Esta bien

Alarma >90 y <95 Acción Preventiva

Crítico <90 Acción Correctiva

Cuando es conveniente que el valor del indicador se incremente o sea cada vez mayor

Ejemplo: Grado de cumplimiento de los requisitos en el proceso de matrícula

5. Diseñar la medición

• Determinar las fuentes de información, frecuencias de medición, presentación de la información, asignar responsable de la recolección, tabulación análisis y presentación.

Características de los indicadores

a. Nombre del indicadorNombre completo del indicador

b. Tipo de IndicadorEstratégicos, Tácticos, Operativos, Frontera o Compartidos.

c. Definición del indicadorEs la explicación breve de lo qué mide el indicador y cual es su propósito.

d. Unidad de medida del indicadorHace referencia a las unidades en que se mide el indicador en el sistema Internacional; puede tratarse de Metros, Pies Cúbicos, entre otros.

e. Definición de las variables del indicadorSe describe cada una de las variables que incide directamente en el valor del indicador y que están incluidas en la fórmula del indicador.

g. Fuente de los datos Nombre de entidades encargadas de la producción de información que puede ser empleada como insumo para la construcción del indicador

h. Periodicidad de los datosFrecuencia con que la que se obtiene la información sea esta anual, semestral, mensual, entre otros.

Características de los indicadoresf. Fórmula para su cálculo

Es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. Esta fórmula deberá contener las variables que inciden directamente en el resultado del indicador.

j. Forma de presentación de los resultadosSe detalla como es la forma y datos mínimos que deben presentarse y la instancia de presentación.

m. Actividades Mínimas para el cumplimiento de la meta relacionada con el indicadorPresenta las actividades mínimas que se deben desarrollar para alcanzar la meta del indicador. Se pueden considerar como etapas en el marco de un proceso.

Características de los indicadoresi Responsable del indicador

Se definen los responsables para: Establecer la meta, gestionar la meta, reportar datos y consolidar y procesar la información.

Ejemplo Hoja de vida del indicador

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Objetivo

Nombre del indicador

Variables del indicador

Método de cálculo

Meta

Unidad

Frecuencia

Fuente de datos

Responsable de medir

6.Determinar y Asignar Recursos

• Lo ideal es que se cree la cultura de la medición por quien ejecuta el trabajo y estos sean los primeros beneficiarios de la información recolectada.

• Al principio se aconseja de un acompañamiento para crear la cultura de la medición y autocontrol

7.Medir probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión

Un sistema de indicadores de gestión por lo general no se logra en laprimera vez sino después de una serie de cambios como son:

• Poseer datos de uno o varios periodos• Evaluar la eficacia del indicador• Revisar valores y rangos• Confiabilidad de las fuentes de información• Proceso de toma y presentación de la información• Frecuencia de la toma de la información• Destinatario de la información• Análisis de los datos y registro de acciones tomadas

• Gráficos lineales, barras y pie, Gráficos de control, gráficos radar.• Gráficos de mejoramiento (vida media)• Gráfica de tendencias (valores acumulados, promedio móvil)• Gráficas de índices ( manejo de gaps, lo que me falta para llegar a la meta)

Presentación de los Indicadores

Presentación de los Indicadores

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8. Estandarizar y formalizarProceso de especificación completa, documentación y divulgación. Es cuando

se desarrolla y queda en limpio la hoja de vida, cartillas o manuales de indicadores de gestión de la organización.

9. Mantener y mejorar continuamente

• Como los sectores del negocio son dinámicos, las organizaciones deben tener presente que los indicadores deben ser revisados a la par con los objetivos, estrategias y los procesos de la empresa, para mantenerlos vigentes.

1. Estimulan y promueven el trabajo en equipo2. Motivan a metas retadoras a los miembros del equipo3. Contribuyen al desarrollo y crecimiento personal y del equipo4. Generan un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario5. Impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los

negocios6. Disponen de una herramienta de información que permita establecer prioridades 7. Establecen una gerencia basada en datos y hechos8. Evalúan y visualizan periódicamente el comportamiento de las actividades clave9. Reorientan políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización10. Identifican oportunidades de mejoramiento

Decálogo de los indicadores de gestión

Ejemplo indicadorHOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Objetivo Disminuir los costos de producción

Nombre del indicador Costos de Producción

Variables del indicador

• Costos de producción del periodo actual• Costos de producción del periodo anterior

Método de cálculo [ (Costos del Periodo Anterior - Costos del Periodo Actual) / (Costos del Periodo Actual) ] *100

Meta Disminuir en un 2%

Unidad Porcentaje

Frecuencia Bimensual

Fuente de datos Costos de materias primas, gastos de personal, gastos indirectos de fabricación, infraestructura y equipos, etc.

Responsable de medir

Coordinador Financiero

Objetivos más utilizados para plantear indicadores

Objetivo Fuente de Medición

Mantener un talento humano competente y alineado con los valores organizacionales

Evaluación de desempeño

Cumplir con los tiempos de prestación de servicio establecidos

Sistemas de ordenes de pedido y entrega

Incrementar las ventas de la compañía Cumplimiento de planes de mercadeo y ventas