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CONTABILIDAD ANALÍTICA EN LAS UNIVERSIDADES
Una solución integral
Inmaculada Martí Forés y Raúl Fernández Fernández
23 de noviembre de 2012
www.ocu.es
• Presentación general del proyecto de implantación de Contabilidad Analítica en universidades, Inmaculada Martí Forés: – Alcance de la propuesta de implantación ofrecida por OCU – Criterios básicos del software de Contabilidad Analítica de
UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO – Propuesta de implantación de Contabilidad Analítica
• Demo del componente Contabilidad Analítica de UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO, Raúl Fernández Fernández
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• Las circunstancias han ido cambiando: – Las universidades disponen ya de eficientes sistemas
de gestión en funcionamiento – La voluntad política se decanta claramente, por
convicción y por necesidad – Se desea y se necesita un sistema de control interno – Los poderes públicos han tomado la iniciativa desde el
Ministerio de Educación y quieren un sistema de conocimiento de costes homogéneo para todas las universidades
– Las universidades han participado en la redacción del documento básico del Ministerio
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Es el momento adecuado para implantar costes (I)
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• OCU formó conjuntamente con la Universidad de Málaga un grupo de expertos, que ha aportado sus conocimientos funcionales y experiencia para el desarrollo y adaptación del modelo en cada universidad con los siguientes resultados: – Libro Blanco de los costes en las universidades – UNIVERSITAS XXI – CONTABILIDAD ANALÍTICA
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Es el momento adecuado para implantar costes (II)
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• La implantación de un sistema de costes es un proyecto hacia la transparencia, el conocimiento, el control y la visibilidad de lo que hace la universidad hacia dentro y hacia fuera
• Es imprescindible llevar a cabo un análisis previo de viabilidad
• Contar con el respaldo político máximo de las autoridades universitarias: es un proyecto institucional
• Contar con un equipo humano preparado y competente
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Criterios generales (I)
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• Asignar los recursos personales, técnicos y económicos que consumirá la implantación del sistema
• Socializar adecuadamente el proyecto y priorizarlo
• Revisar los sistemas de gestión para analizar qué pueden darnos y qué no, en relación con los costes
• Enfocarse a los sistemas para automatizar la información.
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Criterios generales (II)
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• La información de costes entrará a formar parte de la inteligencia institucional de las universidades
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Costes como parte de la estrategia
Informes generales
Informes personali-
zados
Indicadores Cuadro de mando
Seguimien-to del plan estratégico
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• Ofrecer una solución integral conjugando: – La personalización del modelo contable – con la aplicación informática
• Que considere los problemas de la Universidad y ofrezca soluciones
• Que sea posibilista y escalable • Que se mantenga “vivo” en el tiempo
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Objetivos
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• Un sistema de costes tiene una fuerte dependencia de otros sistemas de información. Requisitos: – Flexibilidad: suficientemente abierto como para
permitir su uso aun cuando no se conocieran los sistemas origen
– Independencia de otros sistemas: debe ser operativo, desde un punto de vista técnico, por sí mismo
– Integración automatizada: entre él mismo y los sistemas orígenes de la información
– Análisis de información: grandes capacidades de consulta sobre todos los datos que en él residan, desde lo más general hasta el más mínimo detalle
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Qué se le exige a un sistema de costes
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• Personalización • Implantación de UNIVERSITAS XXI – CONTABILIDAD ANALÍTICA:
– Instalación – Carga de datos:
• Estructuras de coste • Estructuras de información origen • Mapa de proceso y criterios de reparto • Equivalencias • Generación de documentos de coste e ingreso
– Proceso de cálculo y reparto • Verificación y análisis
– Puesta en explotación: • Automatización cargas • Usuarios y permisos • Apoyo in situ
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Proceso de implantación
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El componente y sus relaciones
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STES
GESTIÓN
ECONÓMICA
GESTIÓN RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN ACADÉMICA
GESTIÓN INVESTIGACIÓN
OTROS
Módulo de costes
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Fases a ejecutar para la obtención de costes
Sistema de costes
1. Definición de las entidades origen
2. Obtención de los datos de los sistemas origen
3. Definición del modelo de costes
4. Validación itera-tiva del modelo construido + los datos obtenidos
5. Carga de datos + modelo en el sistema de costes
6. Realizar el proceso de reparto
7. Obtención de informes por fases
8. Cuadro de mando
Actualización periódica
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• Distribución del volumen de entidades origen necesarias:
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Definición de las entidades de origen
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Carga de datos en el sistema de costes (I)
ENTIDADES DE DATO
S ORIGEN
· Colectivos · Unidades · Subunidades · Departamentos · Secciones departamentales · Cargos · Gastos personal · ………..
· Act. Económicas · Centros · Asignaturas · Planes estudio · Act. Docentes · Dedicaciones · Ingresos de Gestión Académica · ………..
· Orgánicas · Funcionales · Económicas · Conceptos · Proyectos · Ejec. Financiera . Dependencias organizativas ……….. · Departamentos · Conc. gasto · Conc. ingreso · Proyectos · Gastos · Ingresos · Dedicaciones · ………..
· Centros externos · Actividades externas · Elementos de coste externos · Documentos de gasto / ingreso externo
R E Q U E R I M I E N TO S
· Elementos de coste · Centros de coste · Actividades de coste · Elementos de ingreso · Mapas de proceso · Criterios de reparto / · Criterios de reparto indicadores de gestión y valores asociados por fase
SIST
EMAS
DE
GEST
IÓN
Recursos Humanos
Académico
Económico
Investigación
Otros
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• OCU ha optado por utilizar la tecnología data warehouse en el sistema de costes. Ventajas: – Los sistemas fuente no tienen que preocuparse de entregar la
información según las estructuras de costes – Después de los procesos de reparto, se construyen estrellas de
información para el análisis e informes
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Carga de datos en el sistema de costes (II)
SiStemaS fuente CoSteS (analiSiS)CoSteS (RepaRto)
Sistema Fuente Repartidor
ETL deAprovisionamiento
Modelo de
repartos
Modelo de Discoverer
ETL deAnálisis
DISCOVERER
E / R E / R E / R
E / R: Modelo de datos estructurado ETL: Proceso de Extracción transformación y carga
E / R
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• Funcionalmente: basado en el Libro Blanco de los Costes en las universidades y adaptado a la normativa del Ministerio de Educación
• Técnicamente, la arquitectura tecnológica planteada para su desarrollo ha hecho posible un mínimo nivel de intrusismo en los sistemas origen y una flexibilidad e integración máxima
• No es una herramienta genérica de mercado sino un sistema completo
• Ya está construido, disponible y en implantación • Evolución, soporte, tiempos de respuesta e integración
con otros módulos de UNIVERSITAS XXI y resto de sistemas externos
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Ventajas del sistema de OCU frente otras soluciones
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• BASE DE DATOS: ORACLE 11gR2
• SERVIDOR DE APLICACIONES: ORACLE IAS 10gR2
• HERRAMIENTA DE EXTRACCIÓN: ORACLE W.H. BUILDER 11gR2
• EXPLOTACIÓN DE INFORMACIÓN: ORACLE DISCOVERER 10gR2
• FRAME-WORK DESARROLLO: ORACLE ADF - STRUTS 10gR2
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Consideraciones tecnológicas
En 2013 migración a OBIEE y OAS11g
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Universidades usuarias
• UNIVERSITAS XXI – CONTABILIDAD ANALÍTICA ADAPTADO A LOS REQUERIMIENTOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
• 18 UNIVERSIDADES HAN APOSTADO POR NUESTRA SOLUCIÓN:
Universidad de Castilla – La Mancha Universidad Carlos III de Madrid Universidad Rey Juan Carlos Universidad de León
Universidad de Alcalá Universidad de Extremadura
Universidade da Coruña
Universidad Nacional de Educación a Distancia Universidad de La Laguna
Universidad Autónoma de Madrid
Universidad Pública de Navarra
Universidad de Oviedo Universidad de Cantabria Universidad de Jaén Universidad de Granada Universidad de Salamanca
Universidad de Valladolid
Universidad del País Vasco
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Implantación FASE MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12 MES 13 MES 14 MES 15
Arranque del proyecto y planificación
Identificación servicios
Catalogación centros
Análisis actividades
Estudio elementos coste
Equivalencias y fijación de criterios de reparto
Estudio elementos ingreso
Definición outputs
Validación del modelo
Configuración del entorno tecnológico
Carga del modelo en la aplicación
Aprovisionamiento, incorporación y proceso de reparto
Definición de salidas de información
Formación
Apoyo in situ y parametrización actualizaciones
Seguimiento de la implantación
PERSONALIZACIÓN DEL MODELO DE COSTES
IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA
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• Que no puede avanzar sola
• Que completa el ERP universitario
• Que va a generar valor añadido a la información
• Que requiere un esfuerzo tecnológico previo OCU dispone de un modelo integrado que
minimiza el esfuerzo para alcanzar el objetivo…
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Costes es una pieza del sistema
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