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Consolidación de la Administración Escolar
Sistematizada
Presenta:
Mtro. Josué R. Rodríguez Urías
23 de noviembre de 2016
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Bienvenidos
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AGENDA
• El ITSON Universidad Autónoma
• Metáfora aplicable y necesaria
• Sistema de Información
• El papel de la Innovación
• Sistemas de Información Escolar
• Sistemas de Información Escolar en el ITSON
• Eliminar burocracia arrogante
• Ejercicio: tomar un proceso o servicio para sistematizar
• Conclusiones
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El ITSON Una Universidad Autónoma
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El ITSON en números
• 1955. Instituto Justo Sierra• 1956. Instituto Tecnológico del Noroeste• 1962. Instituto Tecnológico de Sonora • 1976. Autonomía Universitaria• 2016.
– 6 Campus en 4 ciudades del sur del estado de Sonora, siendo Ciudad Obregón quien alberga los campus principales.
– Ofrecemos 24 programas educativos de Licenciatura, 12 de Maestría y 4 de Doctorado
– Población de 16, 442 estudiantes 15,966 de pregrado y 476 de posgrado
– Planta académica de 1,191 profesores por asignatura y 259 profesores de tiempo completo
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Video Si buscas grandeza
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Metáfora
Aplicable y necesaria
Isaac Newton1643-1727
84 añosInglaterra
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Las leyes de la dinámica o Leyes de Newton
1. Ley de la inercia
Todo cuerpo permanecerá en su estado de reposo o movimiento uniforme y rectilíneo a no ser que sea obligado por fuerzas externas a cambiar su estado.
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Las leyes de la dinámica o Leyes de Newton
2. ley de la interacción y la fuerza
El cambio de movimiento es proporcional a la fuerza motriz externa y ocurre según la línea recta a lo largo de la cual aquella fuerza se imprime.
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Las leyes de la dinámica o Leyes de Newton
3. Principio de acción y reacción
Con toda acción ocurre siempre una reacción igual y contraria; las acciones mutuas de dos cuerpos siempre son iguales y dirigidas en sentidos opuestos.
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Sistemas de información
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¿Qué es un Sistema de Información?
Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Habitualmente el término "sistema de información" se usa como sinónimo de sistema informático (SI).
Para efectos de esta presentación, utilizaremos estos términos como sinónimos aunque no sea estrictamente correcto.
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Componentes de los SI
Los sistemas de información son una combinación de tres partes principales:
Las personas, los procesos del negocio y los equipos de tecnologías de la información.
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Componentes de los SI
De los elementos descritos con anterioridad
¿Cuál es el mas importante?
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Componentes de los SI
• Según Ralph Stair y Goerge Reynolds en su obra “Principios de los sistemas de información”, las personas son el componente mas importante de los sistemas de información.
• Entre el personal que interactúa con los SI, se encuentran todos los individuos que administran, operan, programan y mantienen el sistema.
• Los usuarios son los que utilizan los SI para obtener resultados, entre los cuales se encuentran los ejecutivos que toman decisiones, los coordinadores, los operadores que dan servicios, entre otros.
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Componentes de los SI
Effy Oz en su libro Administración de los Sistemas de Información, hace la siguiente declaración:
“Los profesionales exitosos deben saber cuáles SI están disponibles en sus organizaciones y cuáles SI pueden desarrollarse en el futuro”.
De nuevo, la mayor importancia recae en las personas como el componente más influyente en los SI.
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Recursos de los SI
Recursos Humanos Especialistas: analistas de sistemas, programadores, operadores.Usuarios finales: Personas que utilizan los SI.
Hardware Computadoras, servidores, impresoras, monitores de video, escáner, dispositivos de almacenamiento, entre otros.
Software Sistemas operativos, aplicaciones desarrolladas para los usuarios de las diferentes áreas de la organización.
Recursos de datos Bases de datos de inventarios, registros de clientes, descripciones de productos, archivos de empleados, entre otros.
Recursos de redes Medios de comunicaciones, acceso a redes (internet, intranet).
Productos de información
Informes gerenciales y documentos que utilizan texto, gráficos, audio/video, entre otros.
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El papel de la Innovación
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No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se
debe también hacer.Johann Wolfgang Goethe
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La Innovación
• No es un producto de la casualidad !!
• Es una Prioridad
• Es algo emocionante y no estresante
• Es una necesidad del cliente que es descubierta y vendida
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Es el proceso de creación, transformación y/o integración de conocimientos científicos y tecnológicos aplicados a la solución de problemas de los ámbitos social, económico y/o ambiental.
Innovación
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Video:“A day made of glass”
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Michael Porter, se muestra rotundo:
"La competitividad de una nación depende de la capacidad de su
industria para innovar y mejorar”
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Para innovar
• Permitir el error
• No criticar las ideas
• Generar los espacios y tiempo para habilitar a los equipos y personas
• Promover ser y pensar diferente
• Practicar constantemente
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Sistemas de Información Escolar en el ITSON
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SI Escolar en el ITSON
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Sistemas de Información Escolar
• Nosotros le hemos apostado a ofrecer servicios en línea para la comunidad universitaria.
• Creemos que el autoservicio es una respuesta positiva que el cliente espera. Tanto para estudiantes, como para profesores y comunidad en general.
• En el año 2006 inició un proyecto de reingeniería de la administración escolar.
• A partir del año 2008 se implementó un nuevo sistema de para la administración escolar.
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Sistemas de Información Escolar
Poner a disposición de los usuarios el acceso a los trámites y
servicios a través de Internet.
• Funciona 24 horas al día
• Configuración en línea
• Incorporación dinámica de
trámites
• Fomentar el autoservicio
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Sistemas de Información Escolar
Centro de Información Académica (CIA)
• www.itson.mx/admisiones
• www.itson.mx/cia
• Inscripciones en línea (el 80% de los estudiantes realiza la selección de carga académica fuera de las instalaciones de la universidad)
• Los profesores pueden hacer el “pase de lista” de sus alumnos y calificaciones por internet
• Los profesores registran su asistencia a clasesdesde la computadora en el aula a través del CIA
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Sistemas de Información Escolar
Cajeros Automáticos de Documentación Escolar
Reducir los tiempos de entrega con relación a los trámites y servicios que se ofrece a la comunidad universitaria.
• Simplificar trámites
• Disminuir el tiempo de respuesta
• Optimizar uso de los recursos
• Elevar grado de satisfacción del alumno
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Cajeros Automáticos de Documentación Escolar
Video de funcionamiento del cajero
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Cajeros Automáticos de Documentación Escolar
2015 2016Mes Constancias Mes Constancias IngresoEnero 835 $54,275.00 Enero 1151 $74,815.00Febrero 710 $46,150.00 Febrero 1113 $72,345.00Marzo 745 $48,425.00 Marzo 802 $52,130.00Abril 337 $21,905.00 Abril 507 $32,955.00Mayo 361 $23,465.00 Mayo 597 $38,805.00Junio 288 $18,720.00 Junio 351 $22,815.00Julio 159 $10,335.00 Julio 210 $13,650.00Agosto 1134 $73,710.00 Agosto 1096 $71,240.00Septiembre 1361 $88,465.00 Septiembre 1767 $114,855.00Octubre 855 $55,575.00 Octubre 599 $38,935.00Noviembre 566 $36,790.00 Noviembre 353 $22,945.00Diciembre 292 $18,980.00 Diciembre
7643 $496,795.00 8546 $555,490.00
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Mesa de ayuda en línea
• www.itson.mx/mesadeayuda
• Atención por WhatsApp :
– 6441-951077 o 6444-207351
• Atención telefónica en 01-800-01-ITSON
• Comunicados vía SMS
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Sistemas de Información Escolar
• Proyecto de Trayectorias Escolares
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Atención presencial
• No podemos (hasta ahora) eliminar la atención personal presencial.
• Sin embargo, tenemos un recibidor de usuarios para ventanilla que genera turnos según el servicio a solicitar.
• Los usuarios también desean interactuar con alguna persona :P
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Eliminar burocracia arrogante
• Empoderar y transferir autoridad
• Eliminar pasos innecesarios
• Guardar la evidencia mínima necesaria
• Anécdota en las oficinas de “La Secretaría”
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Ejercicio: tomar un proceso o servicio para sistematizar y/o
automatizar
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Conclusiones
• Es un ciclo que no acaba siempre hay algo que mejorar, sistematizar y/o automatizar
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Datos de contacto
• Mtro. Josué R. Rodríguez Urías
• josue.rodriguez@itson.edu.mx• Tel. Oficina: (644)410-90-00 ext: 1436
• Twitter: @josue_rguez
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Fin del documento
Gracias
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