conozca a su empresa

Conozca su empresaDiplomado ASOFORQ

Generalidades

•Este es un programa que está totalmente adaptado a la realidad guatemalteca, por lo que permite que las personas se den cuenta de su rol de administradores y empresarios es tan importante como los productos y su capacidad de ventas.

temas1. LOS EMPRESARIOS, SU

ENTORNO Y SU EMPRESAa. Mi Empresa y su entorno

2. LOS CLIENTES Y EL MERCADEOa. Preciob. Ventas a crédito y su cobranza

3. COMPRASa. El proceso de comprab. Manejar bien el inventario

4. EL PROCESO PRODUCTIVOa. Uso eficiente de los recursos

5. COSTOSa. Costos y gastos

6. REGISTROSa. Presupuesto de cajab. Estado de Resultados

Los empresarios, su entorno y su empresa1

¿Qué es el éxito?

1

¿Que características personales me permiten alcanzar el éxito en mi empresa?

A.Mi experiencia en el áreaB.Mi ojo para los negociosC.Mi capacidad para resolver problemasD.Mi perseveranciaE. Mi claridad para fijar metasF. Mi deseo por ser empresarioG.Mi preocupación por tener todo bajo control

en mi empresa

Para ser empresario se necesita

• Esta motivado: tener deseos, proyectos, ideales• Tener una actitud positiva y voluntad para

hacer las cosas• Tener conocimientos y habilidades• Tener objetivos y trabajar por alcanzarlos• Saber cómo se hacen las cosas

Adicional, tenemos que conocer las herramientas administrativas y saber cuando utilizarlas, así lograremos una administración exitosa

Mi empresa y su entorno

Geográfico y social Dinero Político

Las influencias económicas que recibe mi empresa, son diversas y provienen de muchos lugares, a veces de muy lejos.

Las influencias que recibe mi empresa de su entorno afectan su resultado.

•¿Qué factores del entorno influyen más en el éxito de mi empresa?

•De los factores que mencioné anteriormente ¿Cuáles son los Económicos?

2

¿En donde impactan las decisiones de política económica?

a. Aumento de precios (inflación)b. Nuevos productos en el mercadoc. Impuestosd. Costo de los jornales (sueldos)e. Costo de los insumos

(materiales)f. Leyes sanitariasg. Intereses por préstamo

Acción en el entorno1. Ofrece productos

2. Compra

3. Es fuente de trabajo

4. Actúa en la comunidad

5. Saca provecho de sus recursos

Para Alcanzar el éxito no sólo hay que quererlo. Es necesario saber que hacer y estar preparado para esta tarea.

Algunas conductas y actividades que ayudan a lo anterior• Estar informado• Participar en pláticas, congresos, networking• Participar en asociaciones de desarrollo y estar al pendiente de la información que ellos nos brinden• Estar atentos a la leyes que tengan que ver con el cuidado de la naturaleza y con la actividad de mi empresa

Los clientes y el

mercadeo2

Seguramente usted tiene un conocimiento bastante completo de sus clientes.

• ¿Quiénes son?• ¿Cuánto compran?• ¿Qué productos prefieren?• ¿Cuándo compran?

• ¿Para qué usan su producto?• ¿Dónde viven o trabajan?• ¿Por qué compran?

3 4

Resulta peligroso para la empresa sentirme satisfecho con mi actual número de clientes. Debo buscar la forma de que mis clientes aumenten.

Resulta peligros para la empresa sentirme satisfecho con mi actual número de clientes.Debo buscar la forma de que mis clientes aumenten.5

a) PrecioLos elementos más importantes que debo tomar en cuenta para determinar el precio de venta de mi producto son:

• Cubrir los costos• Permitir una ganancia adecuada• Tomar en cuenta los precios de la competencia

• Cubrir los costos:El precio debe cubrir todos los costos, tanto los que están relacionados directamente con la elaboración del producto, así como los gastos que se relacionan con la operación de la empresa

• Adecuada ganancia

El precio debe incluir una ganancia que permita que la empresa crezca y se desarrolle.

• Ser competitivo

El precio debe ser atractivo para el cliente, y tiene que estar de acuerdo con la calidad del producto

Establezcamos el precio de venta del producto

6

Costos directos:Madera Q. 1,0 0 0 .0 0 Sueldos 80 0 .0 0 Tela 50 0 .0 0 Clavos / tornillos 10 0 .0 0 Pegamento 150 .0 0 otros 30 0 .0 0 a) subtotal Q. 2,850 .0 0 Costos indirectos:Gastos de operación 30 0 .0 0 Gastos comerciales 80 0 .0 0 b) sub total Q. 1,10 0 .0 0 Costo total (a + b) Q. 3,950 .0 0

Para no perder dinero, debo tener en consideración los siguientes costos para un período de producción de un S illon al calcular el precio mínimo en que necesito vender mi producto

Cantidad producida: 10Costo unitario = Costo total Q. 3,950 .0 0

Cant. Producida 10Costo unitario = Q. 395.0 0 ¿A qué precio debe vender cada sillon, si quiero ganar aproxiadamente Q. 2,40 0 .0 0

Ganancia por sillón = ganancia total Q. 2,40 0 .0 0 cant. Producida 10

Ganancia por sillon = Q. 240 .0 0

Precio de venta = Costo Unitario + Ganancia por sillónPrecio de venta = 395.0 0Q + 240 .0 0Q

Precio de venta = 635.0 0Q

b) Ventas al crédito y su cobranza

Muchas personas piensan que la mejor forma de incrementar sus ventas, es vendiendo al crédito.Esto es efectivo sil as venta son cobradas el día establecido.

Como llevamos el registro de nuestras ventas al crédito

• Nombre completo• teléfono• Dirección• Correo electrónico• monto de la deuda• cantidad de pagos pactados• monto del crédito• Fecha de venta• Días de crédito / frecuencia

de pago

Un Aspecto de vital importancia cuando se hacen ventas al crédito, consiste en llevar un buen registro de las cuentas por cobrar.

Compras3

Saber Comprar

Cuando me preocupo por saber comprar bien, no cometo errores que dañan las ventas, las utilidades y la posibilidad de alcanzar el éxito de mi empresa

Los clientes cuentan a otras personas cuando un producto no los satisface.

No vuelven a comprar u aconsejan a otras personas que no compren mi producto.7

Corro un riesgo cuando ofrezco algo sin saber si va a satisfacer a mis clientes.Muchas veces se fracasa porque no se toma en cuenta lo que el cliente piensa que es importante.

8

La calidad, el precio y las condiciones de compra ayudan a realizar una buena compra. Sin embargo, lo más importante es saber que los insumos comprados me ayudan a producir buenos productos.

a) Proceso de compras

El proceso de compra son los pasos que llevan a tomar la mejor decisión posible.

Constantemente estoy comprando, pero, ¿Elijo siempre lo que más me conviene y obtengo las mejores condiciones?

¿Cuáles son los pasos que sigo para comprar?

A. Establezco con claridad las condiciones de la compra antes de realizarla. Pido descuentos, negocio.

B. Localizo a los proveedores, me pregunto si me convienen y pido referencias a otros empresarios.

C. Al recibir la mercadería, verifico si lo que me entregan corresponde a lo que pedí (calidad, precio, cantidad).

D. Solicito precios con distintas condiciones de pago.E. Si no estoy conforme, reclamo de inmediato al proveedor.F. Examino mis necesidades. Respondo cuánto y cuándo, de qué calidad y qué precio puedo pagar.

¿Cuáles son los pasos que sigo para comprar?

9

b) Manejo de inventarioQuien maneja el inventario, siempre tiene una idea de cuánto existe en bodega. Sin embargo, esta idea puede fallar si el trabajo aumenta y se maneja con desorden.

El desorden y la falta de registros son la principal causa de no saber dónde están las cosas, en qué estado se encuentran y cuántas tengo.

Registrar y almacenar correctamente los insumos es la forma más adecuada y eficiente de evitar las comparas innecesarias, el vencimiento e incluso el robo.

¿Cuál es la cantidad ideal de inventario que debo mantener permanentemente?No existe una respuesta general, hay que considerar que:

1.El Exceso de Inventarios:• Inmoviliza dinero que podría

destinarse a otros usos• Provoca un mayor riesgo de

deterioro, daño, robo o incendio

• Utiliza más espacio y requiere esfuerzo para almacenaje.

2. La fatal de inventarios:• Detiene el proceso productivo• Disminuye las ventas• Obliga a asumir el costo de

tener a los empleados desocupados. Sin embargo, igual se pagan los jornales o el crédito que pudo haberse pedido para financiar el negocio.

Registro de movimientos en inventarios

Tipo de artículo : breve descripción Fecha: día mes en que ingresan o salen insumos Precio: precios de las unidades físicas que ingresan y

salen de bodega Entrada: Cantidades adquiridas que ingresan en

bodega. Salida: Cantidades que salen de bodega en el

momento de utilizarlas. Saldo: Las entradas menos las salidas. Permite saber

exactamente cuánto hay en bodega.10

Para saber cuánto comprar no solo hay que determinar las necesidades de producción. También hay que estar informado de los insumos disponibles en bodega que pueden utilizarse.

Los registros de inventarios sirven para tener la información, pues en ellos hay que seleccionar los artículos o grupo de artículos, así como la unidad de medida que conviene registrar.

Puede ser conveniente separar y/o agrupar los productos de acuerdo con su marca, tamaño, etc.

Información para la toma de decisiones: No falten y tampoco

sobren Cuando las necesite,

estén siempre disponibles

Tengan un precio que permita a la empresa obtener ganancias con sus productos en el mercado

El Proceso Productivo4

El Proceso Productivo

Es la transformación creadora que permite lograr productos de calidad.

11

Actividades que agregan valor

Son aquellas actividades que se traducen en una transformación física del producto y aumentan su valor ante los ojos del cliente.

Respondamos estas preguntas¿Qué aspectos del proceso productivo que agregan valor a mi producto me faltó considerar en las actividades anteriores?

¿Hay tiempos de espera entre una actividad y otra?, y ¿por qué?

¿Pueden ser eliminadas o reducidas las actividades que no agregan valor?

¿Qué factores limitan mi capacidad productiva?

• El orden y la limpieza en el negocio• El tamaño del local•Disponibilidad y experiencia de los trabajadores• Calidad y disponibilidad de los insumos• Variaciones climáticas• Cantidad de herramientas y equipo disponible• Existencia y capacidad de la maquinaria

a. Uso eficiente de los recursos

¿Cómo puedo mejorar mi proceso productivo?Disponibilidad oportuna de insumosBuena coordinación de las actividades productivasUna preocupación permanente por corregir las

diferencias entre lo que deseo hacer y lo que hago.Tener información sobre el costo de producciónEl tiempo de producciónLa cantidad que es posible producir en un área

determinadaLa calidad y el cumplimiento de las normas definidas.

• Los desperdicios son todos aquellos recursos utilizados que no agregan valor al producto.

• Cuando todo funciona bien, el equipo se utiliza adecuadamente y los trabajadores están ocupados y hacen las cosas correctas en el momento oportuno.12

• Una mejor comunicación, buena motivación, la presencia de un jefe que sea líder y la capacitación de las personas son áreas en las cuales es posible actuar.

• Es importante tener presente que los desperdicios siempre producen un aumento en los costos de producción.

Los pasos innecesarios en el proceso productivo, como los insumos inadecuados, no mejoran la calidad del producto.

Disminuyen la producción total y aumentan los costos

Costos y Gastos5

El costo es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio)

13

Costos y gastos• Son las salidas de dinero necesarias para producir y vender los productos•No todas las salidas constituyen un costo para la empresa• Las diferencia entre costos y gastos consiste en que los costos son siempre de producción, mientras que los gastos son siempre de administración y ventas.• Es fácil conocer los costos directamente relacionados a un producto, pero al más complejo es determinar qué parte de los gastos están relacionados con el producto.

Un buen registro de costos debe:

• Ser exacto en sus datos• Permitir un cálculo rápido de los costos• Tener una rápida comprensión• Estar siempre al día• Contener sólo la información necesaria

Costos Variables y Costos Fijos• Variables: estos aumentan o disminuyen, dependiendo

del volumen de producción y de ventas de la empresa. La semilla constituye un ejemplo de costos variable.

• Fijos: no cambian con el nivel de producción de la empresa. Los gastos de transporte y los de arrendamiento son algunos ejemplos de costos fijos.

Costo total = Costos Variables + Costos Fijos

14

Hagamos un ejercicio

En base a la siguiente información, y utilizando el formato que se indica, calcular el costo variable de un repollo.

Repollos cultivados por media manzana de terreno:10,000 unidadesUnidad de costo: un repolloJornales por período de cultivo: Q.600.00

Insumo Unidad de Compra

Costo por Unidad

Unidades Utilizadas

Costo por Insumo

Semilla Libra Q. 750.00 0.30 Q. 225.00Fertilizante Quintal Q. 80.00 7 Q. 560.00Insecticida Litro Q. 12.00 12 Q. 144.00Fungicidas Libra Q. 18.00 9 Q. 162.00

Total Q. 1,091.00

Lista de insumos:

Cálculo del costo variable por unidad.Costo porJornales Q. 600.00

a) Jornales por unidad = Q. 600.00 = Q. 0.0610,000

Costos por insumos Q. 1,091.00

b) Insumos por unidad Q. 1,091.00 = Q. 0.11 10,000

Costo variable por unidad = a + b = Q. 0.17

¿Cuál será el costo variable de un repollo si los costos varían de la siguiente forma?Costo porJornales Q. 1,000.00

a) Jornales por unidad = =

Costos por insumos Q. 1,400.00

b) Insumos por unidad = Costo variable por unidad = a + b = Q.

Los costos fijos son relativamente independientes del nivel de actividad de la empresa.Este tipo de costos se distribuye en función de la cantidad total de productos que efectivamente se producen y venden.

15

Registros6

•Una empresa que no mantiene su información debidamente registrada es igual a un explorador sin un mapa.

Llevar un registro de la caja de la empresa es fundamental para saber cuánto dinero ha entrado por diferentes razones y en qué ha sido usado.En este registro se deben anotar todas las entradas y salidas de dinero en efectivo.

Registro de caja

Ejemplo de registro de cajaFecha Descripción Entradas Salidas Saldo

• permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo.• Permite que la empresa sepa en que meses es necesario un mayor esfuerzo de cobros• Permite que la empresa lleve control sobre sus gastos fijos• Permite que la empresa sepa sobre la disponibilidad de efectivo que tendrá para cierto período de tiempo.

a) Presupuesto de caja

Instrucciones para hacer un presupuesto de caja• Entradas:• Del registro de caja obtengo la cantidad en efectivo con

la que cuento• Del registro de ventas obtengo la cantidad que se

cancelaran al contado y al crédito• Del registro de cuentas por cobrar obtengo las

cantidades que actualmente le deben a la empresa y se registran en los meses en que ellas debieran ser canceladas• Si espero que ingrese dinero a la empresa por otras

razones

Instrucciones para hacer un presupuesto de caja• Salidas:• Del registro de compras se obtiene el % de las

compras que se realizaran al contado y al crédito• Del registro de cuentas por pagar se obtiene las

cifras que actualmente deben los proveedores y el registro en lo que recibiremos el pago• Los costos y gastos que se van realizando mes a mes

de la empresa• Los retiros que hacen los dueños de la empresa• Si se espera gastar dinero por otros conceptos.

16

b) Estado de resultadosEn el estado de resultados se registran los ingresos obtenidos, durante un determinado período de tiempo como resultados de las ventas de mi empresa y los costos y gastos realizados en ese mismo período.

El estado de resultados es otra de las herramientas que me ayudará a responder, por ejemplo, cuánto vale la empresa y si algún banco estará dispuesto a otorgar un crédito.

17

Al poder tener el control y saber que compone mi presupuesto de caja y el Estado de Resultado de mi empresa, puede ayudarme a tomar decisiones adecuadas en la administración de mi empresa.

Gracias por su

atención

Formas de contacto

www.altaestrategia.com

www.vanessacaballeros.com

vanecaballeros@altaestrategia.com

Vanessa Caballeros

@vanecaballeros