competencias secretaria ejecutiva
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GESTION PROFESIONAL
MANEJO DE LA AGENDA SOPORTE AL EJECUTIVO MANEJO DE LA TECNOLOGA EN LA OFICINA PREPARACION Y COORDINACION DE
REUNIONES COMUNICACIN EFECTIVA Y EFICIENTE
ORGANIZACIN DE LA OFICINA RESOLUCION DE PROBLEMAS
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GESTION PROFESIONAL
IMAGEN Y COMPORTAMIENTOPROFESIONAL DESARROLLO PROFESIONAL ATENCIN A MLTIPLES DIRECTIVOS O
GERENTES GESTIN DE TAREAS Y PROYECTOS CON
SU RESPECTIVO SEGUIMIENTO
BUENA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
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ORGANIZACIN
Si atiende a ms de un gerente, puedetener un color diferente de carpetas paracada uno.
Utilice tambin el sistema anterior paraclasificar distintas categoras de archivos,por ejemplo, proveedores y clientes.
Coloque bandejas de entrada/salida dedocumentacin y controle regularmente
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ORGANIZACION
No permita que sobre su escritorio secoloquen cosas y papeles. Indique paraello las bandejas de entrada/salida.Otorgue prioridad, delegue y despache lostems segn sea necesario
Utilice el discado rpido de su telfono yhaga lo mismo para su asistido. Prepare
un listado de nombres y telfonos paravisualizar rpidamente.
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ORGANIZACION
Mantenga siempre organizado y prolijo suescritorio.
Coloque las cosas que ms utilice alalcance de su mano. Revise las tareas del da, priorice las
actividades y deje los tiles necesarios alalcance, guarde aquello que no se estutilizando.
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ORGANIZACIN TIPS A TENER EN CUENTA
Un escritorio desordenado indica falta defoco y control
No es lo mismo parecer ocupada queproductiva.
Saque ventaja siempre del tiempo y elespacio.
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MANEJO DE LA AGENDA
El manejo de la agenda es una delas actividades ms valoradas.
Muchos aspectos deben ser
tenidos en cuenta y todas lassecretarias deben conocerlos
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COORDINACION DE LA AGENDA
TODAS LASMAANAS
Conversa con tu jefesobre los asuntos del
da. Contacta a laspersonas afectadospor los cambios deltimo momento
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COORDINACION DE LA AGENDA
MENSUALMENTE
Compare losprximos tres mesesde su agenda con lade su jefe.Deje en
blanco algunas horasde esos das,semanas y mesespara que su jefetenga tiempo para lapreparacin ycoordinacin deeventos futuros.
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CLAVES MANEJO DE AGENDA
Conocer las preferencias de manejo deagenda de su jefe. Dejar en blanco espacios entre las citas
para que su jefe pueda devolver llamadosy atender temas urgentes. Evitar anotar reuniones justo despus del
almuerzo. Evitar anotar citas los lunes a primerahora y los viernes a ltima hora.
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CLAVES MANEJO DE AGENDA
Calcular los tiempos de viaje cuando lasreuniones se realicen fuera de la oficina.
Dejar en blanco algunos horarios por lamaana para que su jefe se organice y seinforme.
Dejar en blanco los horarios del fin del dapara que su jefe pueda concluir tranquiloy ambos se preparen para el siguiente da.
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LA REUNION
EN LA PRE REUNION:CHEQUEAR LAS NECESIDADES QUE PUEDAN
SURGIR A LTIMO MOMENTO; POREJEMPLO, ESTACIONAMIENTO, CAMBIOS
CLIMTICOS, DISTANCIA DE VIAJE DE LOSPARTICIPANTES, ETC.CHEQUEAR SI SE DEBE CONTRATAR
PERSONAL EVENTUAL, O SI NECESITARS
AYUDA DE ALGN COLEGA PARA QUEATIENDA EL TELFONO EN TU AUSENCIAEN CASO DE QUE PARTICIPES DICHAREUNIN
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LA REUNION
EN LA REUNION:
SI LLEGAN CORREOS DE ULTIMOMOMENTO Y LA REUNION HA COMENZADOCHEQUEE LA IMPORTANCIA DE LOSMISMOS Y SI ES DE RELEVANCIA, DEJE QUELLEGUE A MANOS DE SU JEFE.
NO PERMITA QUE ENTREN LLAMADOS QUE
PUEDAN DISTRAER A SU JEFE Y BAJAR ELRENDIMIENTO Y PRODUCTIVIDAD DE LAREUNION
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LA REUNION
EN LA POST REUNIN:
CHEQUEE SI SE DEFINIERON PLAZOSO NUEVAS REUNIONES, REGISTRELOY HAGA EL SEGUIMIENTOCORRESPONDIENTE. POR FAVOR,JAMS OLVIDE HACER ELSEGUIMIENTO!!
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ATENCION AL CLIENTE
EL CLIENTE
El xito de una empresa dependefundamentalmente de la demanda de susclientes. Ellos son los protagonistas
principales y el factor ms importante queinterviene en el juego de los negocios.
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ATENCION AL CLIENTE
Un cliente: Es la persona ms importante de nuestro
negocio. No depende de nosotros, nosotros
dependemos de l. Nos est comprando un producto o
servicio y no hacindonos un favor. Es el propsito de nuestro trabajo, no una
interrupcin al mismo.
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ATENCION AL CLIENTE
Es merecedor del trato ms cordial yatento que le podemos brindar.
Es alguien a quien debemos complacer yno alguien con quien discutir o confrontar. Es la fuente de vida del negocio en el que
Ud. se encuentra y de cualquier otro encualquier parte del mundo.
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Por qu se pierden clientes?
1 % Porque se mueren 3 % Porque se mudan a otra parte 5 % Porque se hacen amigos de otros 9 % Por los precios bajos de la competencia
14 % Por la mala calidad de losproductos/servicios 68 % Por la indiferencia y la mala atencin
del personal de ventas y servicio,
vendedores, supervisores, gerentes,telefonistas, secretarias, despachantes,repartidores, cobradores y otros en contactocon clientes.
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La buena atencin al pblico implica:
CORTESA ATENCIN RPIDA
CONFIABILIDAD ATENCION PERSONALIZADA PERSONAL BIEN INFORMADO
SIMPATA EMPATA
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ATENCION TELEFNICACOMUNICACIN VERBAL
TONO DE VOZ: Suave y Delicado. Saludar correctamente al interlocutor
Dar el nombre de la empresa y cargo Decir su nombre claramente Ofrecer ayuda
Buena predisposicin para hablar y mejorpara escuchar, en las primeras frases estel anticipo de la ltima.
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TIPS DE LA ATENCION TELEFONICA
Comprender todas las funciones deltelfono
Contestarlo inmediatamente
Evitar ruidos innecesarios Mientras se habla no masticar ni beber Se debe esperar el consentimiento del
cliente antes de hacerlo esperar Debemos evaluar no solamente lo que
decimos sino como lo decimos
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TIPS DE LA ATENCION TELEFONICA
Se debe utilizar el HOLD cuando se haceesperar a un cliente. Eliminar frases como..Ud. tendr que
o no puedo ayudarlo con Derivar las llamadas correspondientes sin
dar detalles innecesarios.
Evitar la frase Usted debera Usar la empata y tratar de ayudar
siempre a un cliente ante una dificultad.
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COMUNICACIN EFECTIVA
Desarrolle su capacidad de escucha. Nosolo con los odos sino tambin con lavista. Observe el lenguaje corporal.
Siempre esperar que una persona finalicede hablar antes de emitir una respuesta. Desarrolle su capacidad de repreguntar, a
veces las personas tienen dificultadespara expresarse. Formule preguntasabiertas o cerradas especficas.
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COMUNICACIN NO VERBAL
55 % DEL IMPACTO DE TRANSMICINSE CONCRETA POR LENGUAJECORPORAL Y LOS GESTOS.
38 % MEDIANTE EL TONO DE VOZ. 7 % CONTENIDO Y SIGNIFICADO DE
LAS PALABRAS.
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COMUNICACIN NO VERBAL
CUIDE SU SONRISA POSTURA SIEMPRE ERGUIDA
CUIDE SUS MODALES CUIDE QUE SUS MOVIMIENTOS SEANSUAVES Y GRCILES
CUIDE SU TONO DE VOZ YMODULACIN CUIDE LA EXPRESION DE SU ROSTRO
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