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Comité de compras

Comité de compras

El comité de compras es el encargado de aplicar la política de compra de la institución.

1. Política de compras

Criterios:

Relación a largo plazo con los

proveedores. Responsabilidad. Tiempo. Modalidad de la compra

1. Política de compras

Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al listado básico de la institución.

Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico .

Manejo de donaciones.

2. Funciones del comité • Verificar las cotizaciones • Solicitar al director técnico del

servicio farmacéutico el concepto técnico para la adquisición de los medicamentos.• Evaluar el plan de compras y

sugerir cualquier modificación.• Realizar la adquisición Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos.

3. Modalidades de compra

Los concursos de proveedores.

Las compras directas. Las entregas contratadas.

Modalidades de compra

Se escoge teniendo en cuenta : La legislación vigente. Costo. Gasto en el proceso. Servicios del proveedor , Control del proceso.

Manejo adecuado de las donaciones

Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben.

Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.

No debe haber discriminación en la calidad de los productos.

Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante y el beneficiario.

Gestión de proveedores

Un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.

Tipos de proveedores

Proveedores de bienes.Proveedores de servicios. Proveedores de recursos .

La gestión de proveedores

Objetivo De la relación con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador

Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.

El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.

El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.

El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma de pago.

El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos.

Las partes deben acordar los medios de evaluación.

Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.

Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.

Es necesario contar con un listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución o quien haga sus veces.

REGISTRO Identificación del proveedor.

Productos, condiciones de distribución.

Documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, financieras y técnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un puntaje total sobre 100.

La condición técnica

• Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos.

• Protocolos de calidad para lotes.• Formas de entrega.• Recepción técnica y documentos para

pedido y entrega.• Garantías de calidad.• Políticas de devoluciones.• Fichas técnicas.

2. Valoración de proveedores

Se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la prestación del servicio, llevando un registro de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan.

Se deben tener en cuenta:

Oportunidad en la entrega. Pedido completo. Informe oportuno de la situación del pedido. Atención al servicio. Sostenimiento de las ofertas. Política en el manejo de devoluciones. Cumplimiento de las especificaciones administrativas.

Programación y método de estimación de necesidades

• Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.

• Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos médicos.

• Programar las cantidades a.

Programación y método de estimación de necesidad

• Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible.

• Definir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de adquisición y el flujo de caja de la institución.

2. Método de estimación de necesidades

Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y protocolos de tratamiento.

Consumo históricos el registro de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente (semanalmente, mensualmente).

Método de estimación de necesidades

Consumo ajustado

Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información.

Priorización, ejecución y evaluación de la compra

Cuando la institución o establecimiento no dispone del recurso económico para realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una forma apropiada de priorización

Vitales (V)

Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida.

Compromete la atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.

Esenciales o menos vitales(E)

La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o limitantes algunas veces.

La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.

No esenciales(N)

La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante.

Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.

La clasificación ABC o Ley de Pareto.

Grupo A:

Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido de los medicamentos representa, en términos generales, una proporción significativa de los costos totales del presupuesto.

Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.

La clasificación ABC o Ley de Pareto

Grupo B:

Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.

La clasificación ABC o Ley de Pareto

Grupo C:

Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.

2. Ejecución de la compra

En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta: documentación, servicio, precio y producto.

Ejecución de la compra

Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos a los proveedores seleccionados se realizarán las siguientes actividades:

Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra.

Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores.

Actualización del kardex de proveedores. Recepción técnica por parte del servicio

farmacéutico de los insumos adquiridos.

3. Evaluación de las compras

Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.

El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.

No. total de medicamentos adquiridos según el plan de compras x 100No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.

Evaluación de las compras

Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivas claras identificando la causa.

Para este caso pueden darse las siguientes causas:

Que las compras de la institución no correspondan a lo solicitado, o que no se presenten cotizaciones por parte de los proveedores.