claves para reducir los plazos de pago de clientes
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Claves para reducir los plazos de pago de clientes
Agustín Badano Director Comercial Intiza
INDICE
I ¿Cómo gestionan las empresas sus cobranzas?
II Causas de demora en las cobranzas
III Claves para reducir los plazos de pago de clientes
III Resumen
¿Cómo gestionan las empresas sus Cobranzas?
I
Las empresas gestionan cobranzas con planillas Excel
¿Cuánto le cuesta a tu empresa financiar a sus clientes morosos?
Monto vencido
Tasa Costo
clientes morosos
$100.000 20% anual $20.000 anuales
Causas de demora en las Cobranzas
II
El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
Proveedores críticos
Proveedores no críticos
Pobre gestión de cobranzas
Buena gestión de cobranzas
1°
2° 3°
2°
¿A quién pagan primero los clientes?
El cliente no tiene presente el pago
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura
Realiza pago
La factura se pierde en el circuito de pagos del cliente
El cliente presentó una disputa a la factura
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura
Realiza pago
Presenta una disputa y queda a la espera de una respuesta
El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura
Realiza pago
El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Se otorga un mal crédito
Recibe la factura
Realiza pago
Se envía a incobrables o se realizan acciones legales
Las 5 causas de demora en los cobros
• El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
• El cliente no tiene presente el pago
• El cliente presentó una disputa a la factura
• El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
• El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Artículo: Las 5 causas de demora en las Cobranzas
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
III
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar
Composición de las ventas por cobrar
Ventas que aún no han vencido
Ventas que han vencido
Total ventas por
cobrar
Analizar a quién se le otorga crédito comercial
Excelente gestión de cobranzas
Malos clientes Malas cobranzas
Tener una comunicación clara con el cliente
• Especificar condiciones comerciales en cotizaciones y contratos.
• Que el cliente entienda qué se le está facturando – Detallar los conceptos facturados
– Comunicar la fecha de vencimiento
– Incluir información para el pago
– Agregar información relevante (orden de pago, tipo de cambio, etc.)
• Que el cliente pueda acceder en cualquier momento al estado de su cuenta y las facturas.
Tener procesos definidos y cumplirlos
Grandes clientes
Clientes pequeños
Gestión personalizada
Gestión personalizada
(Mail)
Notificación nueva factura
(Mail) Aviso
próximo vencimiento
(Mail)
Aviso vencimiento
(Mail) 1er
reclamo
(Mail) 2do
reclamo
(Tarea)
Llamarlo
(Mail) 1er
reclamo
(Mail) 2do
reclamo
(Tarea)
Llamarlo
(Mail) 3er
reclamo
Cuidar el recurso más escaso: El tiempo del equipo de cobranzas
Gestiones de alto valor agregado
Gestiones de bajo valor agregado
Clientes no críticos
Clientes críticos
PERSONALIZADO SEMI
AUTOMATICO
AUTOMATICO AUTOMATICO
¿Qué gestiones debieran automatizarse?
• Envío de mails o mensajes de texto a clientes
– Notificar nuevas facturas
– Aviso próximo vencimiento
– Reclamos por facturas vencidas
• Derivar clientes
– Otras áreas de la empresa
– Agencias externas de cobranzas
• Envío de cartas documento
• Definir responsables para darle rápida resolución
• Identificar causas
• Corregir para que no se repitan
Dar rápido tratamiento a las disputas
Artículo: ¿Cómo tratar las disputas de facturas por parte de tus clientes?
Optimizar los procesos internos de cobranzas
• Analizar a quién se le otorga crédito comercial
• Tener una comunicación clara con el cliente
• Tener procesos definidos y cumplirlos
• Automatizar gestiones de bajo valor agregado
• Dar rápido tratamiento a las disputas
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar
Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar
Cliente 1
• Deuda $10.000
• Venció hace 5 días
• Se había comprometido
a pagar ayer
Cliente 2
• Deuda $7.000
• Venció hace 45 días
• Nadie habló con él por su
deuda
Intiza – Fórmula para priorizar clientes a gestionar
Monto de la deuda
(35%)
Antigüedad de la deuda
(25%)
Días desde última gestión
(20%)
Tareas pendientes
(20%)
Darles rápido acceso a la información de un cliente
Detalle de las facturas pendientes
Historial de gestiones realizadas y mails intercambiados
Datos de contacto
Tareas a realizar
Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios
Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas
• Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar
• Darles rápido acceso a la información de cada cliente
• Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar
Métricas de Cobranzas
• Principales métricas: – Plazo Promedio de Cobranza
– Antigüedad promedio de la deuda
• Otras métricas: – % deuda vencida
– % incobrables
– Días promedio de mora
• Poder ver las métricas a distintos niveles: empresa, cliente, vendedor, etc.
Analizar la evolución de las métricas
Evolución de la deuda de clientes
Clientes con gestiones realizadas
Resumen
IV
RESUMEN
• Una parte de la deuda de clientes se debe a que la gestión de cobranzas no es eficiente.
• Si realizan una buena gestión lograrán cobrar más rápido.
• Claves para una gestión eficiente: – Optimizar los procesos internos de cobranzas
– Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas
– Medir y mejorar
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Preguntas
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