cierres anuales cartilla i - software contable 2014 · 1. realizar copia de seguridad de la empresa...

SIIGO WINDOWS

Cierres Anuales

Cartilla

I

Tabla de Contenido

1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3

2. Cierres Anuales ……..…………………………………………………………………………………………… 4

Presentación El presente documento explica la funcionalidad y como realizar los cierres contables que se pueden ejecutar en el software.

CIERRES ANUALES

¿Qué son cierres? Cierre es el proceso mediante el cual SIIGO, traslada información (parámetros y/o saldos) al siguiente año fiscal.

¿Cuáles son los tipos de cierres que se pueden ejecutar en el

programa?

Dentro de SIIGO existen dos tipos de cierres:

1. Cierres Parciales: Esta opción el programa permite pasar los saldos existentes en un balance de prueba (cuentas de balance y cuentas de resultados) como saldos iníciales del año siguiente, con el fin de comenzar a registrar información contable en el año siguiente, esto se hace sin cerrar cuentas de resultado.

Este cierre se puede ejecutar cuantas veces sea necesario para realizar la actualización de saldos de cuentas.

2. Cierres Definitivos: En esta opción el programa realiza el cierre de cuentas de

resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y cancela el saldo de las cuentas de impuestos a nivel de tercero. Este proceso se debe ejecutar después de haber realizado todas la causaciones y ajustes correspondientes del periodo contable que se quiere cerrar. Este cierre se realiza solo una vez.

Importante:

Si este proceso de cierre no se ejecuta el programa no permitirá ingresar

información en el año siguiente

Importante:

Después de realizado el cierre definitivo no se deben hacer modificaciones a la información contable del año ya cerrado.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta antes de realizar un

proceso de cierre? Los aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar un proceso de cierre son:

1. Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso 2. Mientras se ejecuta el proceso de cierre ningún usuario o administrador puede

estar trabajando en el sistema o tratar de ingresar 3. Para realizar el proceso de cierre se debe ingresar al programa con clave de

administrador

¿Cuál es la ruta para realizar el proceso de cierre? La ruta para realizar el proceso de cierre es: Administración – Procesos – Procesos Administrativos – Cierre Anual

¿Cuáles son los datos que el sistema solicita al momento de

ejecutar el proceso de cierre?

Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Importante:

El proceso de cierre siempre compra los parámetros del año actual con

el año siguiente al cual se está ejecutando el proceso.

Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar el sistema trae por defecto al año al cual se está ingresando.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente

En caso de que se presenten inconsistencias en las cuentas contables el programa

generará la siguiente pantalla:

Y al dar aceptar se generar un informe en el que se relacionaran las inconsistencias.

Importante:

En caso de presentar inconsistencias se deben corregir y volver a iniciar el proceso de cierre. .

Al continuar con el proceso se habilitara la siguiente ventana:

Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre parcial esta opción se debe omitir presionando, en caso contrario es decir al seleccionar la casilla se efectuará el cierre definitivo.

CIERRE PARCIAL

Al no seleccionar la casilla anteriormente descrita el sistema presentara la siguiente pantalla donde informa el tipo de cierre a realizar.

Importante:

Para ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.

Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:

Cuentas a Pasar:

a. Todas: El programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el

usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO

b. Utilizadas: El programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario.

A continuación el programa ejecutará el proceso de cierre

Este finalizará de forma automática. El proceso de cierre termina cuando se cierran las ventanas correspondientes y deja el cursor en el Menú Principal.

Importante:

Se aclara que los catálogos como terceros, cuentas, productos, activos se trasladan de un año a otro solo la primera vez que se

ejecuta el proceso. Si se realizan algún cambio en el año de cierre como dirección, teléfono etc., el programa no traslada estos cambios al año siguiente. Es recomendable que todos estos cambios se realicen en el año siguiente para que quede actualizado

CIERRE DEFINITIVO

Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Al seleccionar la casilla el

sistema presentara la siguiente pantalla donde informa el tipo de cierre a realizar.

Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:

Importante:

Para ejecutar el cierre definitivo se sugiere estar ubicado en el mes 13

día 31.

Cerrar Cuentas de Terceros:

Las cuentas que se deben cancelar a nivel de terceros son las de impuestos, estas serán:

1355150000 Retención en la fuente (Anticipo) 1355170000 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo) 1355180000 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365??0000 Retención en la Fuente (Por Pagar)

2367??0000 Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368??0000 Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408??0000 Impuesto a las Ventas Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde solicita asignar el documento Tipo L, definido previamente para realizar esta contabilización

Importante:

Esta opción permite trasladar el saldo de los diferentes Nit o terceros de una cuenta determinada a uno solo NIT, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia mas el saldo por

terceros se deja acumulado en uno solo.

Continuar con enter y luego se debe digitar la información correspondiente a la cuenta

que se está cerrando:

Comprobante: El sistema trae por defecto esta información de la selección realizada en el parámetro anterior.

Cuenta a Cerrar: Se debe digitar el código de la cuenta a la que se le va a ejecutar el proceso de cierre o se puede realizar la búsqueda con las teclas de función o los iconos correspondientes.

NIT de Cruce: Para las cuentas de tercero se recomienda que el Nit de cruce sea es de la DIAN, se puede digitar el Nit o realizar la búsqueda con las teclas de función o los iconos correspondientes.

Centro de Costo: Digitar el centro de costo principal.

Subcentro de Costos: Solo se habilitara dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costo asignado en la casilla anterior esta marcado que maneje subcentro.

Cierra Centros de Costos: Se debe marcar esta opción para que la cuenta

seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo.

Actualización Correcta: Se marca esta casilla solo si la información registrada anteriormente es correcta para que el programa ejecute el cierre y contabilización.

Escoger Otra Cuenta: Esta opción debe ser marcada, para que el programa

solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas de tercero, esta opción se debe pasar presionando la tecla enter para que el programa continúe con el

proceso de cierre de año en el que mostrará la siguiente pantalla:

Importante:

No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de

costo, este es de carácter informativo.

Cerrar Cuentas de Resultados: Seleccionar Para determinar el resultado del

ejercicio se debe marcar esta opción.

Maneja Centros de Costos en la cuenta Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Luego el sistema solicita el documento Tipo L, para realizar la contabilización de las cuentas de resultado el cual debe estar previamente creado.

Importante:

Para conocer los resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin necesidad de tener

que marcar esta opción.

A continuación se habilitara la siguiente pantalla:

Comprobante: El sistema trae por defecto el documento Tipo L seleccionado

en la pantalla anterior

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable de

Utilidad 3605050000 o de Perdida 3610050000, en caso que el usuario ya conozca el resultado.

NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa. Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el

centro de costo principal. Subcentro de Costo: Este campo se habilitara dependiendo del tipo de SIIGO

y si el centro de costos asignado esta marcado que maneja sub centro Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se

desea efectuar el cierre de año.

Importante:

En caso de no conocer el resultado del ejercicio se debe digitar la

cuenta contable 5905050000 para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Contabilidad – Informes y Consultas – Cuentas Contables - Movimiento General Cuentas. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar nuevamente un cierre

parcia para actualizar la información al siguiente año.

Actualización correcta: Al marcar esta opción el sistema inicia a realizar la validación de la información

Una vez el programa ha revisado estos datos, el sistema ejecutará un proceso automático en el que se contabilizaran los comprobantes de cierre.

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para finalizar el proceso de cierre definitivo.

Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:

Cuentas a Pasar:

a. Todas: El programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el

usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO

b. Utilizadas: El programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario.

Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.

Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.