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FUNDACIÓN C.I.D.E.C.
Diplomatura Superior en Logística Organizativa, Imagen y Ceremonial – UNIDAD 2.
UNIDAD TEMATICA 2.
LOGÍSTICA ORGANIZATIVA
GENERAL.
“NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES”
NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR.
I. FINALIDAD.
En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cuál es la finalidad de la reunión, acto, ceremonia o recepción que debe organizar.
Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que éstos le comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institución o repartición sobre sus invitados y la opinión pública.
Al delimitar claramente el objetivo del acto o recepción, el organizador puede establecer con precisión el tipo de exigencias, instalaciones especiales, programas y demás elementos que su organización requiere.
Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto, recepción o ceremonia que organiza no habrá de obtener otro resultado que el más rotundo de los fracasos.
En nuestra actividad profesional, hemos llegado a distinguir hasta cinco tipos diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de encargar la organización de un acto, ceremonia o recepción.
Dichas finalidades son las siguientes: conmemorar, homenajear, celebrar, atraer y simular.
a) CONMEMORACION. El acto, ceremonia o recepción se organiza para celebrar una fecha patria o un hecho de trascendental importancia en la vida de la institución o repartición .
b) HOMENAJE. El acto, ceremonia o recepción se organiza para homenejear a un directivo o funcionario de la institución o la repartición, vivo o muerto, o una personalidad de la vida política, social, científica o artística del país o del extranjero.
c) CELEBRACION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para dar mayor realce a la incorporación de un directivo a la repartición o institución, o para solemnizar la firma de un acuerdo, un convenio, la concesión o la finalización de una obra, etc.
d) ATRACCION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para presentar un nuevo programa de gobierno, un candidato político, etc.; con el de exaltar características personales, profesionales o técnicas, y para convencer acerca de beneficios financieros o políticos.
e) SIMULACION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para ocultar una bancarrota, disimular un revés político o financiero, el fracaso de un programa lanzado con un gran operativo de atracción, o el disgusto causado por la renuncia de un funcionario exitoso captado hábilmente por la oposición o una línea partidaria distinta a la del titular de la repartición.
II . INVITADOS.
Una vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores, el funcionario de Ceremonial debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto, recepción o ceremonia que organiza.
Nuestra experiencia profesional y la práctica que hemos observado en algunos colegas extranjeros, nos permiten aconsejar la confección de hasta cuatro listas distintas de invitados.
A estas cuatro Listas le hemos dado los nombres siguientes: Lista de Invitados Naturales , Lista de Invitados Ocasionales, Lista de Invitados Generales y Lista de Invitados de Reserva .
a) LISTA DE INVITADOS NATURALES: En ella deberán ubicarse a todos aquellos directivos o funcionarios de la institución o repartición anfitriona que deben obligatoriamente concurrir al acto, ceremonia o recepción que se organiza.
En estas listas habrán de anotarse los nombres de la plana mayor y de los mandos intermedios e inferiores de la institución o repartición; es decir, los de aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones públicas de estas últimas.
b) LISTA DE INVITADOS OCASIONALES: En ella deben ubicarse a todas aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que hacen la razón o esencia de este último. Por ejemplo, si se firma un convenio entre instituciones o reparticiones de otra área, los invitados ocasionales habrán de ser los directivos y funcionarios de la repartición o institución con la que la anfitriona celebra dicho convenio.
c) LISTA DE INVITADOS GENERALES: En ella se ubican las personalidades de la vida política, cultural, científica o diplomática cuya concurrencia no hace a la esencia del acto. Vale decir, que son aquellas personas que son invitadas por cortesía o para dar mayor repercución o realce al acto, recepción o ceremonia que se organiza.
d) LISTA DE INVITADOS DE RESERVA: En ella deben colocarse a aquellos empleados de la repartición o institución que el funcionario de Ceremonial habrá de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos, tarimas, mesas, etc. ; tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas, como por ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas anteriores.
En esta lista deben consignarse los nombres de todos los empleados de cierta jerarquía o cultura ( o cercanos al funcionario de Ceremonial ) que se encontrarán dispuestos y libres el día de la recepción o acto que se organiza, y que por su relación de dependencia subordinada al Cuerpo Directivo, no pueden negarse a concurrir al ser convocados por el organizador.
También pueden ser considerados como “ invitados de reserva ” (o “ de relleno” ) a todos aquellos funcionarios de menor jerarquía a los que el organizador se ve obligado a in vitar para compensar la ausencia de otros de jerarquía mayor. Debe recurrirse a invitados de reserva de cierto rango cuando el lugar que debe cubrirse es demasiado cercano a la presidencia del acto; ya que la presencia de un subordinado en dicho sitio puede provocar la queja de alguno de los funcionarios de jerarquía mayor.
Por ejemplo, cuando falla uno de varios secretarios de estado, su lugar debe cubrirse con otro secretario, subsecretario o director, pero nunca con un empleado administrativo; ya que su presencia entre invitados de tal jerarquía sería notada de inmediato.
Una vez que ha preparado los cuatro repertorios, el funcionario de Ceremonial deberá reunir a todos los invitados en un listado único, estableciendo entre ellos una correlativa ordenación de precedencias, de acuerdo a su jerarquía política, empresaria o institucional.
Cuando los invitados ya fueron reunidos en una lista única y de acuerdo a su orden de precedencia, el funcionario de Ceremonial debe consultar, o en su defecto decidir de acuerdo a la finalidad o magnitud de la ceremonia, si aquéllos deben concurrir con o sin la compañía de sus cónyuges.
En caso afirmativo, el organizador deberá confeccionar paralelamente a la lista de caballeros invitados, otra lista en la que habrán de consignarse los nombres de todas las esposas de aquéllos, a los efectos de asignarles el orden de precedencia que les corresponde de acuerdo a la jerarquía de sus maridos.
Finalizado el ordenamiento de damas y caballeros invitados el funcionario de Ceremonial deberá chequear toda la lista a los efectos de detectar lo que nosotros hemos dado en llamar “ focos conflictivos ” .
Llamamos “ focos conflictivos ” a aquellos lugares en los que, en virtud de la aplicación estricta de un orden de precedencia, nos quedan ubicadas dos o más personas con características políticas, raciales, religiosas o sociales que resultan antagónicas.
De resultar así, es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias, a los efectos de distanciarlas en su futura ubicación.
Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares características culturales, religiosas o gastronómicas.
Entre los múltiples beneficios que produce la detección de particularidades idiosincrásicas, debemos destacar los siguientes:
- Nos permite fijar una fecha para nuestra recepción o ceremonia que no coincida con fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomático extranjeros.
- Nos evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armonía intercultural que debe reinar entre todos los invitados.
III. FECHA Y HORARIOS.
Si la elección de la fecha y del horario definitivos del acto, ceremonia o recepción se encuentra dentro de sus facultades, el funcionario de Ceremonial debe buscar en el calendario el día más apto para que aquéllos se lleven a cabo.
El método para proceder a la elección de la fecha de un acto o ceremonia es el siguiente:
1. El día no debe coincidir con ninguna celebración religiosa de los invitados, ya que éstos sin duda optarán por cumplir con sus deberes místicos.
2. El día no debe coincidir con ninguna fecha patria extranjera; pues nuestra experiencia nos dice que los invitados a dos recepciones, terminan decidiéndose por la diplomática.
3. El día no debe coincidir con ninguna fecha patria local, ya que resulta sumamente difícil solucionar contratiempos en días feriados. En efecto, el organizador debe tener en cuenta que muchos proveedores no trabajarán ese día, que los hospitales sólo mantienen una guardia mínima, etc.
4. El día no debe coincidir tampoco con vísperas de feriado, ya que muchos de nuestros invitados optarán por mantener sus planes miniturísticos de fin de semana largo. Si en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepción que organizamos y, en consecuencia, a deshacer sus proyectos de esparcimiento, nuestra experiencia nos dice que dichos invitados asisten sumamente contrariados.
5. Por último, el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un horario que resulte a la totalidad, o al menos a la mayor parte, de sus invitados.
El horario que, por lo general, resulta más apropiado y exitoso para llevar a cabo cualquier manifestación pública de carácter social, es aquél que corre a partir de las 17 horas, es decir, la hora en que la mayoría de los ejecutivos, funcionarios y personalidades suelen abandonar sus tareas habituales.
Sin embargo, si el organizador quiere o debe dar a su recepción una cierta repercución y brillantez, debe permitir a sus invitados que vuelvan a sus casas para asearse y cambiarse la ropa que llevaron durante todo el día, mudándola por algo más apropiado a la ocasión.
Un funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, si estos intermedios temporales entre actividades son “ aconsejables ” para cualquier ceremonia o recepción; resultan “ obligatorios ” cuandola manifestación que se organiza se encuentra conformada por una serie de actos concatenados.
Por ejemplo, si se organiza la clausura de un seminario, no puede programarse una recepción luego de una jornada de labor académica de seis o siete horas, más una sesión plenaria final de una hora u hora y media, seguida de una recepción de otras dos horas.
Nuestra experiencia profesional nos dice que, quienes desean conocer las conclusiones académicas finales no concurren luego a la recepción y por lo contrario, quienes asisten a esta última, no estuvieron presentes en la sesión de clausura para poder asearse y cambiar sus ropas de diario por otras más acordes con el horario de la comida.
En estos casos, conviene reducir el turno académico vespertino e incluir en él una sesión final breve, separada con un intervalo mínimo de dos horas de la recepción de clausura.
IV. SALON ADECUADO.
La elección de un salón adecuado para llevar a cabo una reunión, acto o ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestión que se limita a una valoración de tipo meramente estético.
Muchas veces, un ámbito es elegido por lo bonito de su decoración, el lujo de sus luminarias, el dorado a la hoja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y gobelinos.
Nada más errado que ello. La elección de un salón para llevar a cabo cualquier tipo de reunión debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades básicas de comodidad física, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuación.
Comodidad física. Esta característica se refiere a la necesidad de que nuestros invitados se encuentren cómodos, que no tratemos de reunir a 250 personas en un salón de actos en el que sólo entran 100. Para hacer los cálculos de capacidad y comodidad física de un salón, debemos recurrir al auxilio de conocimientos de Arquitectura o bien, preguntar la cuestión a un arquitecto, quien hará buen uso –seguramente- de sus conocimientos de Ergonomía.
Funcionalidad protocolar. Que sea accesible, que no se encuentre plagado de aberturas que dificulten la obtención de fotografías, que permita la instalación del equipo de reproducción de sonido, de cabinas de interpretación, que cuente con varias entradas (una para el público, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.) y sobre todo, que permita a las personas de áreas técnicas de apoyo moverse con comodidad.
Facilidad de evacuación. No elegir salones de actos o reunión en pisos altos sin salida rápida al exterior o sin salida de emergencia. Lo ideal es que dichos salones se encuentren en la planta más cercana a la planta baja o en la planta baja misma. Además,
debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de evacuación y –además- con matafuegos y cualquier otro tipo de elemento necesario para sofocar incendios. Debemos estudiar las vías de evacuación, porque seremos los encargados de la organización, quienes –llegado el momento- deberemos ser los guías de las personas que deben abandonar el ámbito por vía más segura.
V. INVITACIONES .
Acerca de la confección, texto y concepción gráfica de la invitación habremos de referirnos más adelante, en el Capítulo correspondiente a la “ Comunicación Ejecutiva y Protocolar ” .
En éste, en cambio, hemos de consignar algunas consideraciones técnicas referentes a los plazos y vías de emisión y contestación de invitaciones en el ámbito oficial e institucional.
a) PLAZOS DE EMISION Y CONTESTACION. Las invitaciones a cualquier tipo de ceremonia o recepción, tanto en el ámbito oficial como en el institucional, deben emitirse con una antelación ideal de treinta o sesenta días corridos; ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dicha anticipación.
Al cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones serán siempre las primeras en llegar; y por ello, difícilmente rechazadas con motivo de “ compromisos anteriores ”
Bajo ningún concepto deben cursarse invitaciones con una anticipación menor a los quince días, ya que ello denota improvisación en la organización, o que el organizador remedia un olvido o invita por relleno o descarte.
En cuanto al plazo de contestación, diremos que los invitados deben comunicar su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata.
No contestar las invitaciones o hacerlo sobre o en la fecha de la recepción o ceremonia, demuestra no sólo un absoluto desconocimiento de las reglas más elementales de la urbanidad; sino que además, denota una profunda desconsideración hacia la deferencia del invitante y hacia el esfuerzo y tensión que entraña toda organización protocolar.
El funcionario de Ceremonial deberá evitar cualquier tipo de invitación telefónica. Esta última sólo se reserva para el ámbito social y para reuniones íntimas o celebradas entre personas de cierta confianza.
De todos modos, si debe invitarse a una reunión o acto organizado con urgencia, es decir, sin que medie tiempo para invitaciones formales, puede recurrirse a la invitación telefónica, aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la reunión o acto por medio de un fax, esquela o tarjeta recordatoria enviada en mano.
Dicha tarjeta o esquela recordatoria, que algunos colegas de la vieja escuela protocolar como “ invitación pour mémoire ”, debe contener todas las especificaciones de una invitación formal, aunque sin los teléfonos y el ruego de contestación, que deben omitirse o tacharse por cuanto la asistencia ha sido convenida de antemano.
b) VIAS DE EMISION Y CONTESTACION. Existen tres vias de emisión de invitaciones: Correo Oficial, Correo Privado y Personal Dependiente.
El funcionario de Ceremonial deberá elegir la vía de emisión teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la utilización de los sistemas enunciados.
Nuestra experiencia profesional nos hace inclinar por la vía que llamamos del “ Personal Dependiente ” . Esta resulta más segura por cuanto los mensajeros, que tienen relación de dependencia laboral directa con la institución o repartición invitante, tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepción, so pena de sanción disciplinaria.
En cuanto a la vía más apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la telefónica. Para ello se recurre a consignar en uno de los ángulos inferiores de la invitación o esquela, el número de teléfono de la oficina de Protocolo, Relaciones Públicas o Secretaría Privada de la institución o repartición invitante.
VI. PROGRAMACION DE UN ACTO O REUNION.
El ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tratar de efectuar la programación de su acto, ceremonia o recepción, tratando de malgamar todos aquellos elementos y secuencias que tiendan a la consecución del fin pretendido por el cuerpo directivo de la institución o repartición.
Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar cualquier manifestación protocolar, es la de discernir claramente los ámbitos, funciones, acciones y elementos que habrán de configurarla, de acuerdo a una planificación gradual de organización, seguimiento y chequeo.
a) PRIMER PASO: El primero de los pasos de dicha planificación, consiste en delimitar los distintos ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos de una manifestación protocolar.
Básicamente, todo acto, recepción o ceremonia se desarrolla en tres ámbitos o fases claramente diferenciados:
1. Fase Exterior ( o de entrada ) .....Recepción de Exterior.
2. Fase Interior ( o de permanencia )..Recepción de Interior.
..Atención de Interior.
..Despedida de Interior.
3. Fase Exterior ( o de salida )............Despedida de Exterior.
En la primera de las fases exteriores ( FeI ) , el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta atención de todos los asistentes al acto; es decir, desde el arribo y estacionamiento de sus automóviles, hasta la trasposición de la puerta de entrada al edificio donde habrá de desarrollarse la manifestación protocolar que se organiza.
En la Fase Interior ( Fi ) , el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta recepción, atención y despedida de los asistentes al acto. Es decir, que esta fase abarca desde la recepción del invitado por parte del personal de recepción de interior que solicita y chequea las tarjetas de invitación, hasta el momento de la devolución de los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la recepción o ceremonia.
En la segunda Fase Exterior ( FeII ) , el organizador habrá de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta despedida exterior de los asistentes en el acto, recepción o ceremonia; es decir, desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio hacia el exterior, hasta la partida de aquéllos en sus automóviles.
b) SEGUNDO PASO: El segundo de los pasos de la planificación consiste en asignar las funciones al personal que habrá de actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas.
Las funciones que deben asignarse en toda manifestación protocolar son las siguientes: 1- de Dirección o Conducción; 2- Operativas; y 3- Auxiliares.
b.1- Función de Dirección o Conducción: Llamamos “ Función de Dirección o Conducción” a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que concibe, planifica y organiza el acto, recepción o ceremonia.
Esta Conducción o Dirección debe ser única y centralizada, evitándose en todo momento la intromisión de otros funcionarios de Ceremonial en la programación del acto o la asignación de tareas o sitios de los asistentes.
Es muy común, sobre todo en la vida oficial, que un funcionario de Ceremonial que acompaña a un directivo invitado, apele la ubicación de este último, y hasta discuta con los demás funcionarios protocolares presentes, hasta el punto de modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de Ceremonial de la repatición anfitriona.
Las intromisiones y discusiones de último momento sobre precedencias y ubicaciones, no hacen más que provocar caos y deslucimiento organizativo.
b.2- Función Operativa: Llamamos Función Operativa a la que desarrolla el personal que secunda y acompaña habitualmente al funcionario o ejecutivo de Ceremonial en la organización de todos los actos, ceremonias y recepciones que tienen lugar en su institución o repartición.
Los asistentes operativos son, por ejemplo, las secretarias privadas, las secretarias protocolares, los coordinadores de Protocolo o Relaciones Públicas, etc.; que trabajan en el área de Ceremonial y conocen los criterios y exigencias de su titular.
La función de los asistentes operativos consiste en ejercer, por delegación del funcionario de Ceremonial, la supervisión de los distintos aspectos de las tareas organizativas y el seguimiento del personal auxiliar, proveedores y contratistas que intervienen en la organización o desarrollo del acto o recepción que se programa.
b.3- Función Auxiliar: Llamamos funciones auxiliares a las que desarrollan todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompañamiento, aseo, alimentación, sanidad y acomodación de todos los asistentes al acto, recepción o ceremonia.
Cabe señalar que, a los efectos de la organización protocolar, incluimos dentro de esta categoría tanto al personal auxiliar dependiente de la repartición o institución organizadora, como al que estas últimas contratan como proveedores habituales u ocasionales.
c) TERCER PASO: Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos, es recurriendo a la confección de una planificación logística estándar, es decir, una LISTA DE CHEQUEO Y SEGUIMIENTO DE ACTO, que permita realizar el seguimiento paulatino y el chequeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.
La Lista de Chequeo y seguimiento de Acto consiste en una relación detallada de todos los elementos, actos y personas que son generalmente necesarios para la organización de cualquier acto, recepción o ceremonia.
En la primera columna se consignan todos los elementos, actos y personas referidas en el párrafo anterior. En la segunda, se asienta el nombre del asistente operativo que se hará responsable de cada uno de los pasos organizativos. En la tercera, se deja asentado si la tarea fue derivada a personal auxiliar o contratada a terceros, y en caso afirmativo, el nombre de la persona o empresa que se hará cargo del servicio, y en lo posible con sus direcciones y teléfonos. En la cuarta, se consignará si la tarea fue concluída en la etapa organizativa. En la quinta, se asentará la verificación por parte del funcionario de Ceremonial de cada uno de los elementos que fueron consignados como realizados o concluídos por los asistentes operativos.
No debemos olvidar que el responsable de la organización general del acto, recepción o ceremonia, ante los invitados y el cuerpo directivo de la institución o repartición, es el funcionario de Ceremonial, por lo que la verificación o chequeo final en forma personal se impone como una obligación ineludible de su función.
VII. ORADORES.
El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer, o procurar que un asistente operativo responsable visite y conozca, a cada uno de los oradores que habrán de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza.
Ello tiene por objeto :
a) Instruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepción o ceremonia.
b) Instruírse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o disertación, para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o ceremonia, y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados.
c) Instruir al orador acerca del tiempo con que contará para pronunciar su conferencia o discurso.
d) Solicitarle una copia de su curriculum vitae, o al menos, una breve descripción de su desempeño académico y profesional, a los efectos de su correcta presentación al auditorio.
Sobre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones.
En primer lugar, debemos procurar que el discurso no dure más de diez minutos. Los estudiosos de la comunicación oral aconsejan que ningún discurso exeda dicha duración, con el objeto de no fatigar al auditorio. El organizador debe tener en
cuenta aquí que la duración de los discursos debe regularse en base a la cantidad de oradores que habrán de hacer uso de la palabra.
Lo mismo habrá de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto académico deba pronunciarse más de una conferencia. Aquí también los estudiosos de la comunicación oral y la didáctica coinciden en afirmar que ningún orador o catedrático consigne captar la atención de su auditorio por más de 45 minutos. Piense el lector que 45 minutos es la duración establecida comúnmente para la hora – cátedra.
Otro de los temas que debemos tratar aquí es el del curriculum vitae del orador. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que los intelectuales y académicos son muy celosos de su curriculum, conseguido con mucha dedicación y esfuerzo, y muchas veces jalonado con numerosas menciones honoríficas internacionales.
En los casos en que debe presentarse a intelectuales o académicos a un auditorio, el encargado del Ceremonial habrá de instruir al asistente operativo encargado de confeccionar las presentaciones, que trate de respetar lo más fielmente posible la relación curricular de los oradores; aunque cuidando que lectura de dichos antecedentes no sea demasiado larga y tediosa para el público.
En los casos en que el encargado del Ceremonial observe disparidad entre el curriculum de un orador y otro, deberá optar por llevar todas las relaciones curriculares a la expresión o medida de la menor. Esto quiere decir, que los oradores deberán ser presentados diciéndose por ejemplo: que son “ tal cosa, que pertenecen a numerosas instituciones nacionales y extranjeras, que son autores de numerosos trabajos, etc.” ; sin hacerse la mención pormenorizada de tales cargos, instituciones, escritos, libros, etc.
Ello es así, para no herir la susceptibilidad del orador cuyo curriculum es inferior, y dejándolo en evidencia frente al auditorio y a los demás oradores.
Si por el contrario, deben presentarse personajes públicos sin curriculum vitae o con un curriculum ínfimo, el funcionario de Ceremonial debe optar por presentar a los oradores haciendo tan sólo la mención de su nombre y cargo.
En la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto debe consignarse también el teléfono de los oradores y el nombre de sus secretarias, con el objeto de comunicar cualquier cambio en el programa de la manifestación que organiza o modificaciones de último momento en los términos pactados.
Dentro de este rubro colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adaptar el recinto elegido para el acto o recepción, cuando este último carece naturalmente de aquellos.
Consideramos instalaciones especiales, por ejemplo, a las tarimas, estrados, amplificación, microfonía, iluminación complementaria, etc.
a) ESTRADOS Y TARIMAS. Respecto de los estrados y tarimas diremos que si el acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebración de una conferencia, la pronunciación de discursos, la entrega de premios o algún número de carácter artístico, debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura como mínimo, ya que con ello se logra reforzar la atención del auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstracción de la altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila.
En todos los casos, el entarimado o estrado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento. Ello no sólo obedece a una razón estética, sino que además coaduva a elevar la jerarquía del foco de atención y a disimular la vejez, suciedad o roturas de la madera.
Asimismo, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletón o “ molleton ” de paño o terciopelo, con el objeto de evitarle al auditorio la antiestética visión de los pies de los conferenciantes; los cuales, humenos al fin, suelen quitarse el calzado y hasta jugar con él de una manera escandalosa.
b) MICROFONIA: Respecto de la Microfonía, diremos que el funcionario de Ceremonial debe prever al menos dos micrófonos por estrado. Esto es así, ya que debe evitarse aquello tan común en muchos de los estrados que nos h tocado ver, y que consiste en la existencia de un solo micrófono para cuatro, cinco, seis o más conferenciantes, con la consiguiente molestia para estos últimos, que deben pasarse contínuamente el micrófono, tratando de que el cable del mismo no tire las copas,
tarjetas, anteojos y lapiceras, o que no se enganche en el arreglo floral que suele ornamentar el centro de la mesa.
En consecuencia, aconsejamos la utilización de al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado, y el otro vaya al centro desde la izquierda.
Por la misma razón, cuando el acto incluye preguntas de los asistentes, nuestra experiencia nos aconseja prever al menos dos micrófonos ambulantes por auditorio, uno que deberá correr de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Con ello se evitan las típicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos pasando sobre las cabezas o enroscándose en el cuello de los asistentes.
De hecho, si el auditorio cuenta además con un pasillo central, lo ideal es que sean utilizados cuatro micrófonos, es decir, dos para cada ala: de izquierda, derecha y centro a medio de la sillería.
Por último, diremos que, si el presupuesto lo permite o si éste sólo alcanza para dos micrófonos ambulantes, debe tenderse a utilizar instalaciones microfónicas inalámbricas.
c) ILUMINACION: En cuanto a la iluminación del ámbito del acto, diremos que debe procurarse que este último se encuentre perfectamente alumbrado, sin zonas de oscuridad o penumbra. Ello facilita, no sólo la visión del acto por el público, sino además el trabajo de camarógrafos y reporteros gráficos, que no deberán conectar sus equipos complementarios, evitándose así la consiguiente molestia para el público, la conexión de cableados extras, y la sobrecarga de la instalación eléctrica que ha llegado a provocar algunos apagones en más de una recepción o conferencia
De todos modos, habrá de tenerse en cuenta que, si bien el ámbito del acto debe hallarse perfectamente iluminado, el organizador debe procurar que las luces no se encuentren dirigidas a los asistentes o a los conferenciantes en forma directa, al estilo de los reflectores teatrales.
El funcionario de Ceremonial debe reparar muy especialmente respecto de este asunto, ya que la exposición prolongada de los ojos a la luz directa, acarrea una sensación de ceguera, dolor de cabeza y náuseas, que terminan generalmente por perturbar el carácter tanto de los oradores como del público, con el consiguiente peligro para el éxito final del acto.
Asimismo, deberá preverse un equipo generador de emergencia en caso de que se corte la electricidad, o que la ceremonia organizada sea victima de un boicot o de un atentado. Este equipo generador de emergencia, no sólo permite continuar con el acto si es preciso, sino que además facilita el retiro de los invitados del recinto en caso de alguna eventualidad que requiera su urgente evacuacón.
d) AMPLIFICACION: Otro de los aspectos que debe prever el funcionario de Ceremonial, es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificación de sonido.
Lo ideal es que previo a iniciarse el acto, el funcionario de Ceremonial o uno de sus auxiliares, se asegure en forma personal de la emisión del sonido proveniente de los micrófonos o de los equipos de reproducción musical.
De esta manera, se evita el tan difundido “ 1, 2, 3 ; probando” que suele decirse al momento de iniciarse muchas ceremonias, y que no sólo provoca la hilaridad de los asistentes, sino que además denota una manifiesta imprevisión por parte de los organizadores.
e) PODIOS: El “ Podio” es una instalación especial de uso común en grandes banquetes, seminarios, actos académicos y políticos, discursos, etc.
El funcionario de Ceremonial deberá elegir el modelo de podio, de acuerdo al tipo de acto que organiza, a su programa y a la jerarquía de los personajes que habrán de utilizarlo.
Básicamente hay tres tipos de podios: 1) Independiente; 2) Incorporado; 3) Móvil.
1) Podio Independiente. Este es el tipo de podio más difundido. Se coloca, como ya hemos dicho cuando estudiamos los auditoros, a la derecha del estrado o de la mesa presidencial del acto, recepción o ceremonia. Puede colocarse al ras del piso o bien sobreelevarlo algunos centímetros sobre una tarima.
Por cuanto el podio tiene la función de apoyo del conferenciante, habrá de tenerse en cuenta que sea lo suficientemente ancho como para que aquél no sólo pueda ubicar las páginas del discurso, sino además un vaso de agua, o un par de anteojos.
No debe colocarse jamás el podio del orador detrás de la mesa principal de un acto o comida, como tan comúnmente sucede en nuestro medio. Esta disposición del podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den permanentemente la espalda al disertante.
2) Podio Incorporado. Este tipo de podio es muy corriente en los grandes banquetes empresarios que se celebran en los Estados Unidos de Norteamérica.
Se trata de un podio fijo que se coloca en el centro métrico de la mesa principal. En este tipo de mesa, el anfitrión se coloca a la derecha del podio, dándole a su vez la derecha a su primer invitado de honor ( I1 ). De haber un segundo invitado de honor
( I2 ), éste toma asiento a la izquierda del podio.
El podio fijo tiene un inconveniente: si bien presenta ciertas ventajas en aquellos actos que requieren intervenciones sucesivas de los asistentes con mínimos desplazamientos de estos últimos; sin embargo establecen una especie de gran muralla que divide en dos la mesa presidencial, e impide el contacto entre las autoridades que se encuentran a uno y a otro lado de la mesa.
Un tipo especial de podio incorporado es el que podemos observar en algunos parlamentos extranjeros, y sobre todo en el gran salón de la Asamblea General de la Organización de las Naciones Unidas, en Nueva York
Es el tipo de podio que se encuentra en el centro métrico del estrado presidencial, pero en un nivel inferior al que se encuentra el sitio del presidente.
De esta manera, el presidente de la reunión no sólo ve lo que ocurre en el auditorio, sino que además puede controlar la conducta y los tiempos en la intervención de los oradores.
3) Podio Móvil. Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarquía de los invitados es tal, que no puede exigírseles que se desplacen hasta un podio fijo.
Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrófono donde se encuentren sentados.
También se utiliza cuando se reunen a comer en una recepción de gala varios jefes de estado, y a los postres todos deben pronunciar discursos. De esta manera, no se hace desplazar a los comensales, sino que lo que va trasladándose es el podio, de un jefe de estado al otro.
VIII. TARJETEO.
Acerca de la confección, texto y concepción gráfica de la tarjeta de ubicación, habremos de referirnos más adelante, en el capítulo correspondiente a la “ Cominucación Ejecutiva y Protocolar ”.
En éste, en cambio, hemos de formular algunas reglas de carácter técnico referentes al modo de colocar y controlar las tarjetas de ubicación de una mesa, palco o estrado; y a la forma más eficaz de disimular una ausencia en una sillería tarjeteada.
En primer, lugar diremos que el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, la organización de todo acto protocolar, conlleva inevitablemente el tarjeteo del estrado y de todos los sitios del auditorio que deben ser ocupados por aquellos asistentes que han sido especialmente invitados.
Nuestra experiencia nos dice que jamás debe librarse la ocupación de los asientos al azar, a la buena educación o al sentido común de los asistentes. De no tarjetear, habrán de producirse desagradables incidentes entre funcionarios por disputas protocolares, o entre los invitados comunes por la posesión de una mejor ubicación.
Por ello, el funcionario de Ceremonial no sólo debe prever la confección y colocación de tarjetas, sino además su permanente control una vez que aquéllas han sido ubicadas en su sitio. Esto se aconseja por cuanto no resulta extraño que alguno de los comensales o invitados cambie de lugar su tarjeta para conseguir una mejor ubicación.
El tarjeteo de estrados, mesas y auditorios conlleva la necesaria disposición de asistentes operativos o auxiliares dentro del ámbito en el que se desarrolle el acto, recepción o ceremonia. Cada uno de dichos asistentes deberá tener en su poder una copia del plano general del dispositivo de ubicación de los invitados, con el objeto de que puedan acompañar a estos últimos hasta su sitio, o bien, orientarlos si han olvidado o no se encuentran seguros del número de su asiento, o del área donde este último se localiza.
Por el mismo motivo, el funcionario de Ceremonial debe destacar un asistente operativo en el estrado o mesa principal del recinto, el cual habrá de encargarse, en forma exclusiva, de acompañar a las autoridades presidenciales del acto hasta el estrado. Este asistente será también el encargado de ubicar a dichas autoridades de manera indubitable, y de asistirlas y complacerlas ante cualquier tipo de requerimiento especial.
En todos los casos, el asistente protocolar de estrado debe ser un agente operativo de cortesía y cultura sobresalientes, y que debe dominar uno o más idiomas extranjeros. Tales requisitos son necesarios, ya que aquél debe estar en contacto permanente con personalidades y altas autoridades nacionales y extranjeras; y por lo tanto, debe encargarse dicha misión a la persona más afable, servicial y cultivada que forme parte del equipo protocolar de la repartición o institución anfitriona.
Otro de los temas referentes al tarjeteo que debemos mencionar, es el modo en que debe solucionarse y disimularse la ausencia imprevista de un funcionario que debía tomar asiento en un estrado.
De acuerdo a las rígidas normas del Protocolo clásico, ante la ausencia de un invitado en un estrado, deben retirarse todas las tarjetas, quitar la tarjeta y la silla del ausente, y volver a retarjetear la totalidad de los asientos, de acuerdo a las reglas de derecha y proximidad.
Sin embargo, nuestra experiencia nos dice que este sistema puede utilizarse siempre y cuando tengamos aviso de la inasistencia del funcionario con cierto tiempo de anticipación.
De lo contrario, si el funcionario confirmó previamente su asistencia y a último momento avisa que no puede llegar al acto que se organiza, el retarjeteo debe realizarse a la vista del público que ya ha comenzado a ocupar sus asientos.
Retarjetear a la vista del público ya sentado, no sólo denota la imprevisión de los organizadores, sino que los asistentes pueden pensar que aquel alto funcionario ausente ha quitado su respaldo a la repartición organizadora o a su titular; o bien que el acto no es tan importante como para merecer su presencia.
¿ Qué hacer entonces ?.
Nuestra experiencia profesional nos dice que debemos tarjetear el estrado de la forma clásica ( Derecha y Proximidad ) ; pero que ante la ausencia imprevista de un
funcionario, debemos quitar la tarjeta de éste, y correr luego toda el ala de tarjetas un lugar, hasta cubrir el sitio del ausente.
Es decir, que si tenemos tarjeteado un estrado de la siguiente forma:
5 3 1 A 2 4 6
------------------------ x -----------------------
cm cm: centro métrico
y el funcionario nro. 1 avisa que no puede llegar al acto, debemos sacar su tarjeta y correr las restantes de tal modo y con tal rapidez, que el público no alcance a notar la ausencia de aquél.
Por ejemplo:
5 3 A 2 4 6
---------------------- x ---------------------
cm cm: centro métrico
Como vemos, el Anfitrión ( A ) se ha desplazado, pero recibe la derecha del invitado nro. 2, con el que comparte el centro métrico.
De este modo, el Anfitrión conserva su derecha, comparte por cortesía y por emergencia el centro métrico con su primer subalterno; y además se logra una disposición armónica de todas las personalidades del estrado.
IX. SEGURIDAD.
La Seguridad es uno de los ingredientes más importantes de un acto protocolar; sobre todo, de aquéllos que se organizan en el ámbito oficial.
En efecto, el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que organice un acto, recepción o ceremonia, a los que deban concurrir autoridades públicas nacionales o extranjeras, debe ofrecer a sus invitados las máximas garantías de seguridad.
Para ello debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad, que pueden ser tanto de la Policía de su zona, como de empresa privada o de la propia repartición.
Por lo general, cualquier acto al que asisten altas autoridades nacionales, recibe protección de la seccional o destacamento policial de la zona en la que aquél tenga lugar. Por ello, el funcionario de Ceremonial debe incluir este tema en su Lista de Chequeo, por cuanto debe comunicar a la autoridad policial el motivo, el lugar, la fecha y el horario del acto que se organiza.
No obstante, cuando los invitados al acto revisten una jerarquía menor, y su presencia no justifica el desplazamiento de efectivos policiales, el funcionario de Ceremonial debe contratar los servicios de una empresa privada de seguridad; ya que, pese a no pertenecer al ámbito oficial, los asistentes - grandes empresarios, por ejemplo - no pueden quedar expuestos a atentados, asaltos, secuestros o sus automóviles o enseres personales a su sustracción o deterioro.
Ahora bien, sea oficial o privada, la seguridad especialmente requerida para el acontecimiento debe ser puesta en contacto con el personal de seguridad permanente de la repartición – si lo hay -, o bien, con el mayordomo del edificio, con el objeto de estudiar todas las entradas, salidas y caminos que permitan el control absoluto del ámbito del acto, y la más rápida evacuación del recinto en caso de producirse alguna emergencia.
De todo ello, el funcionario de Ceremonial debe estar al corriente, y por lo tanto, debe exigir ser impuesto del plan general de seguridad y evacuación. De este modo, él podrá instruir a sus asistentes operativos y auxiliares acerca de los procedimientos que prevee dicho plan para los casos de emergencia.
Desde el punto de vista protocolar, los lugares que deben ser obligatoriamente cubiertos por personal de seguridad son los siguientes: el recinto del acto, el guardarropas y el estacionamiento.
X. VEHICULOS.
Otros de los ítems que debe consignar el funcionario de Ceremonial en su Lista de Chequeo y Seguimiento es el referido al estacionamiento, cuidado y desplazamiento de los vehículos con que llegan y se retiran los invitados al acto, recepción o ceremonia.
Como regla general diremos que el organizador debe asegurar el establecimiento vehicular para la totalidad de los automóviles de los funcionarios y personalidades de primer nivel que hayan sido invitados.
La mejor forma de lograrlo, es organizando dicho estacionamiento de la siguiente forma:
1) Al igual que se disponen asientos para los funcionarios y personalidades, debe reservarse un lugar en el estacionamiento para todos los automóviles de cada uno de ellos.
La reserva se realiza mediante la asignación de un sitio para el automóvil, el que habrá de ser visiblemente demarcado.
El estacionamiento puede ser dispuesto, sobre la explanada de acceso, dentro del parking de la repartición, en espacios reservados de la vía pública, o en estacionamientos o garages privados cercanos especialmente contratados para la ocasión.
El sitio de cada vehículo se señala con números o letras, y debe ser asignado de acuerdo a la jerarquía de su propietario; teniéndose siempre en cuenta que los lugares más cercanos a la entrada y salida del garage, deben ser asignados a los invitados de rango protocolar mayor.
Esto debe hacerse de ese modo, por cuanto el funcionario de mayor jerarquía no puede permanecer en la puerta del edificio donde acaba de asistir a un acto, a merced de cualquier eventualidad, mientras espera su vehículo que se encuentra encajonado entre los automóviles de los invitados que llegaron retrasados a la ceremonia.
2) El dispositivo de ubicación de automóviles debe ser puesto en conocimiento de los asistentes. Para ello, puede remitirse al funcionario invitado un tarjetón en el que se encuentre graficada la ubicación del estacionamiento, sus accesos ( uno directo y otro alternativo ), su entrada, su salida y el lugar que ha sido asignado a su automóvil.
Asimismo, debe remitirse un tarjetón en el que se encuentre visiblemente impreso el número o letra de ubicación, con el objeto de ser colocado en el parabrisas delantero y facilitar, por ejemplo, el rápido armado de cortejos o desplazamientos de los vehículos, de acuerdo al rango protocolar de sus ocupantes.
Si por falta de garage propio o cercano, el establecimiento debe llevarse a cabo en la vía pública, deben gestionarse y remitirse a los invitados los correspondientes permisos de libre tránsito y estacionamiento.
3) El garage o zona de establecimiento de los invitados debe hallarse necesariamente bajo custodia policial, sea ésta privada u oficial, con el objeto de evitar la sustracción o deterioro de los vehículos.
4) Asimismo, tanto la explanada como el garage o zona de estacionamiento, deben contar con personal auxiliar de playa. Las tareas de dicho personal consisten en
llevar y traer los automóviles hacia o desde su lugar de estacionamiento, sobre todo en aquellos casos en que los invitados arriban conduciendo.
5) El desplazamiento de los automóviles de los invitados, tanto dentro del garage como frente al edificio anfitrión, debe realizarse de manera veloz, y por lo tanto, sus vías de entrada, salida y circulación deben hallarse en todo momento libres de obstáculos y embotellamientos.
6) De ser posible, no debe preverse uno sino varios garages o zonas de estacionamiento. Dicha multiplicidad permite dividir la lista de los invitados, formar grupos por identidad jerárquica, y luego asignar cada rango protocolar a un garage distinto.
7) El funcionario de Ceremonial debe procurar que el personal auxiliar de garage, de la explanada, de la puerta de acceso a la repartición y del recinto del acto, se encuentren en permanente comunicación ( p. Ej. con transmisores ).
Por intermedio de sus aparatos de intercomunicación, el personal auxiliar de playa comunica a los asistentes operativos que se encuentran dentro del edificio, el momento en que arriban las principales autoridades del acto, permitiéndole al funcionario de Ceremonial acudir al encuentro de las mismas en forma personal.
De todos modos, por más sincronizado, complejo o sostificado que sea el dispositivo de estacionamiento, siempre será mejor restringir a su mínima expresión la cantidad de vehículos que deben ir hacia la puerta de la repartición en busca de sus pasajeros; reservándose tal beneficio sólo para los funcionarios de mayor jerarquía.
Los restantes invitados deben desplazarse hacia los garages correspondientes, o bien, aborda sus automóviles en puntos de desconcetración alternativos.
8) El tema del estacionamiento requiere un minucioso estudio previo por parte del funcionario de Ceremonial, su equipo y los funcionarios de seguridad involucrados; sobre todo, cuando se organizan concurrencias oficiales de varios centenares de invitados. En estos casos, más que en ningún ptro, deben preverse itinerarios de arribo y partida generales y alternativos, horarios escalonados de llegada
de los automóviles, y contratación de microbuses que lleven y traigan a los invitados hacia y desde las zonas de estacionamiento.
9)Por último, diremos que en la organización del estacionamiento, el funcionario de Ceremonial debe trabajar en estrecha colaboración con los agentes de seguridad y con las autoridades municipales de tránsito; ya que sin el concurso armónico y permanente de estas últimas, resulta imposible estacionar y movilizar centenares de vehículos que convergen hacia ( o parten desde ) un mismo punto y al mismo tiempo.
XI. ASEO.
En lo personal, creemos que la limpieza es una de las expresiones más exquisitas de la cortesía; y por lo tanto, uno de los requisitos indispensables de todo acto protocolar.
De allí, que nosotros consideramos el aseo de los ámbitos protocolares, como una responsabilidad ineludible del funcionario de Ceremonial.
No pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del ámbito y servicios de una ceremonia es una actividad menor; y en consecuencia, la derivan al mayordomo de la repartición o se confían en los servicio habituales de maestranza.
Por el contrario, entendemos que el funcionario de Ceremonial debe supervisar en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que habrán de ser utilizados en el acto, recepción o ceremonia que se organiza.
En más de una oportunidad, una recepción se ha visto malograda por falta de aseo. En lo personal, ha ocurrido que hemos sido invitados a ceremonias de muy alto nivel protocolar, ornamental y gastronómico, pero los baños y pasillos cercanos al salón en las que aquéllas tenían lugar, se encontraban en un estado de abandono y suciedad francamente lamentables.
De nada sirve, pues, que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baños están inundados, las escaleras de honor no están enceradas o las alfombras de los pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos. De tanta suciedad, no hay sino un solo responsable: el funcionario de Ceremonial.
Respecto de los baños, diremos que, no sólo deben estar limpios, con todos sus servicios en perfecto estado de funcionamiento.
Además, deben contar con aquellos elementos de tocador, de costura y de lustrado que puedan llegar a necesitar los invitados ante cualquier contingencia.
En efecto, en el baño de hombres debe destacarse un señor y en el de mujeres una señora, quienes, en una mesa y prolijamente dispuestos, habrán de tener todos y cada uno de aquellos elementos: analgésicos, antidiarreicos, algodón, gasa hidrófila, papel higiénico, jabones, toallas, talco, quitamanchas, agujas, hilo de varios colores, pomada para zapatos, cepillos, peines, y un largo etcétera.
XII. ASCENSORES.
Cuando el recinto en el que debe llevarse a cabo una ceremonia se encuentra en uno de los pisos superiores de la repartición, el funcionario de Ceremonial debe prever que uno de los ascensores sea destinado exclusivamente al ascenso y descenso de las principales personalidades invitadas.
La necesidad de reservar un ascensor es fundamental en dos premisas protocolares básicas:
1) Las principales autoridades no deben aguardar el ascensor en la fila común de los asistentes, por cuanto no pueden ser expuestas al asedio de sus admiradores, ni a las agresiones de sus detractores.
2) En segundo lugar, tampoco deben ser invitadas a “ colarse” por el funcionario de Ceremonial, ya que ello las expone a los agravios de quienes van a abordar el ascensor mansamente enfilados.
Del mismo modo, el funcionario de Ceremonial debe procurar que una vez que las principales autoridades se encuentren en el piso del salón de actos, el ascensor permanezca en este último. Ello obedece a dos razones, una de orden práctico y otra de seguridad.
La razón de orden práctico es que el ascensor debe encontrarse preparado por si alguna de las personalidades presidenciales debe abandonar intempestivamente la ceremonia.
La de seguridad radica en que, de producirse algún motivo de alarma, el ascensor debe hallarse listo para permitir el urgente descenso de las autoridades.
XIII. ORNAMENTACION.
Dentro de este rubro, colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse cualquier manifestación protocolar; como asimismo, todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer la atención de un auditorio hacia el área presidencial de un acto, recepción o ceremonia.
Por lo general, los principales elementos de ornamentación protocolar son los siguientes: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.
a) ARREGLOS FLORALES: El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que en el ámbito protocolar los arreglos florales deben ser sencillos y moderados, y sobre todo armónicos; es decir, que no sean tan pequeños que parezcan salpicaduras de colores, ni tan grandes que confieran al recinto el aspecto de un funeral de ministro. Debe pensarse, como antes lo decíamos de las luces, en que el exceso de flores - por su aroma y por su polen - suele acarrear a los invitados alérgicos no pocos trastornos; y que ello acaba por malograr toda la brillantez protocolar pretendida por los organizadores. Lo ideal es que se recurra a los arreglos florales con extremada moderación, y sólo en aquellos casos en que, por la opacidad del recinto, se hagan absolutamente necesarios. De todos modos, sean de la medida y en la cantidad que sean, debe procurarse que tales arreglos sean confeccionados con flores absolutamente inodoras, o – al menos- tratadas químicamente para neutralizar su perfume. Otra de las premisas que debe tenerse en cuenta es que los arreglos deben ser naturales, evitándose la utilización de flores artificiales. Sobre el particular hemos de destacar que la utilización de flores artificiales, tanto de plástico como papel o similar, se encuntra especialmente vedada, no sólo por las reglas organizativas del Protocolo oficial, sino además, por los principios más elementales del buen tono social. Tampoco deben utilizarse flores teñidas de una tonalidad original, y menos aún de los colores nacionales del país del que proviene nuestro invitado de honor. Debemos tener en cuenta que las flores teñidas no sólo adquieren un sospechoso aspecto de artificialidad, sino que además, por haber sido intoxicadas, duran mucho menos que las flores conservadas en su estado natural. Por último, diremos que en ningún caso debe recurrirse a la ornamentación con guías, cataratas o guirnaldas de flores; ya que ello no sólo no es correcto desde el punto de vista protocolar, sino que además denota en el organizador ena excentricidad y una cursilería francamente lamentables.
b) CENTROS DE MESA: Sobre las características de los centros florales en las recepciones, habremos de tratar más adelante, cuando estudiemos el servicio y el arreglo de las mesas protocolares. En este punto, en cambio, diremos algunas palabras acerca de los centros florales de los estrados y las mesas de trabajo. En primer lugar diremos que, como regla general, no es protocolarmente correcto colocar centros florales sobre los estrados, las mesas de trabajo y los escritorios de juramentos o firma de documentos. En estos casos, debe ornamentarse con elementos más acordes con la ocasión y
que son adorno habitual de los escritorios. Alguno de los elementos a los que puede recurrirse son : los tinteros antiguos, los pequeños bustos, las escribanías completas en plata o bronce y otros objetos similares. Los estrados, las mesas de trabajo y los escritorios de juramento o firma, no deben ser decorados con candelabros. Recordamos aquí que en caso de tratarse de estrados, la mesa presidencial del mismo debe ser recubierta por un paño o tela similar, con el objeto de ocultar las piernas y los pies de los disertantes. Por último, y aunque nosotros en particular no lo aconsejamos, pueden colocarse sobre tales mesas o estrados las banderas representativas de cada firmante o disertante en tamaño de escritorio. Decimos que no somos partidarios de ellas, pues no sólo consideramos que privan a las mesas y estrados de trabajo de toda elegancia; sino que además, adscribimos a la teoría que prohíbe ornamentar con símbolos nacionales de cualquier tipo. Sin embargo, no podemos dejar de reconocer que el uso de las banderas de escritorio es bastante común en congresos, reuniones, simposios o encuentros de carácter internacional. En estos casos, y haciendo abstracción de su contextura simbológica, tales banderitas resultan de cierta utilidad, ya que permiten identificar la ubicación de las diferentes delegaciones en un estrado o conjunto de mesas.
c) ARBOLES Y PLANTAS ORNAMENTALES: Los árboles y plantas resultan de gran utilidad para la ornamnetación de cualquier tipo de acto, recepción o ceremonia de carácter protocolar. En efecto, algún detalle de decoración verde permite aminorar la adultez de la que comúnmente adolecen los salones auditorios de las reparticiones públicas. Al igual que los arreglos y centros florales, también los árboles y plantas ornamentales deben ser armónicamente concebidos son sencillez y moderación. En lo posible, estos arreglos deben ser naturales; aunque hoy en día pueden adquirirse o alquilarse excelentes conjuntos ornamentales de vegetación artificial. Sean naturales o artificiales, debe tenerse en cuenta que los arreglos vegetales ornamentales para uso protocolar, deben ser muy sencillos y moderados, de proporciones armónicas, y ubicados en aquellos lugares del ámbito en los que no entorpezcan el paso o asientos de los invitados. También pueden ser ubicados enmarcando el estrado presidencial o jalonando los peldaños de una escalera de honor. En todos los casos, se desaconsejan específicamente las cataratas vegetales que suelen pender algunas veces de las galerías superiores de algunos salones de fiesta, como así también las plantas colgantes de cualquier tipo; ya que, tal como suele decir un colega nuestro, dichos arreglos confieren a los recintos protocolares el aspecto de un invernadero tropical alergénicos y chabacano.
d) ALFOMBRAS: Como primera regla general, diremos que existen tres maneras de ornamentar con alfombras un acto protocolar. 1) Disposición de camino exterior ( o perpendicular ) : En este caso, la alfombra se coloca desde el punto de desembarco del avión o descenso del automóvil hasta la puerta de la aeroestación o de la repartición. 2) Disposición de camino interior: En este otro caso, la alfombra se coloca desde la puerta de la repartición hasta la entrada del salón donde se realice el acto, recepción o ceremonia. 3) Disposición de fachada o estrado: En este último caso, la alfombra se coloca: 3.1.) En disposición paralela a la fachada del edificio de la repartición, con el objeto de que sobre ella esperen las autoridades para entrar todas juntas a la ceremonia o bien, 3.2.) Cubriendo toda la superficie de un estrado, palco o tarima, con el objeto de que sobre ella sean dispuestos los asientos de las autoridades presidenciales del acto. Como segunda regla general, diremos que las alfombras protocolares deben ser perfectamente de color rojo, ya que este último ha sido siempre representativo de la autoridad. En efecto, ya los antiguos emperadores romanos solían cubrirse con mantos teñidos de color púrpura, sustancia ésta que se obtenía costosamente de un rarísimo molusco bivalvo del Mar Rojo. Desde entonces, el púrpura primero, y el rojo después, fueron los colores característicos de los mantos y tocados de emperadores, reyes y cardenales. Recordemos aquí a la llamada “ púrpura cardenalícia ” . De todos modos, el alfombrado protocolar debe reservarse para aquellas manifestaciones ceremoniales a las que asistan únicamente el Presidente de la Nación o los Gobernadores de provincia. Debe tenerse en cuenta que el camino alfombrado tenía por objeto que el monarca no pisara el suelo, tal como lo hacían los simples súbditos. De allí, que carece de todo objeto protocolar el alfombrar caminos o recintos de reparticiones menores en las que presiden sus titulares, funcionarios de jerarquía sumamente lejana a la de la jefatura del estado.
e) TAPICES: Los tapices son los elementos ornamentales por excelencia de todo acto protocolar del más alto nivel; ya que confiere a la decoración una terminación de gran elegancia y sobriedad. Suelen ser utilizados de dos maneras: 1) Colgados sobre el centro métrico de la pares principal del salón, detrás de las autoridades presidenciales del acto. 2) Colgados de la varanda del balcón desde donde ha de presidir una manifestación protocolar el Presidente de la Nación o el gobernador de una Provincia. Este uso, todavía poco común en nuestro país, ya ha sido practicamente adoptado por casi todos los países europeos, tanto republicanos como monárquicos. En ambos casos, los tapices pueden representar un motivo artístico o bien el escudo nacional del país anfitrión o cualquier otro diseño heráldico. Este último tipo de tapiz el que comúnmente se conoce como “ tapiz repostero” .
f) PIEZAS DE ARTE: También las piezas de arte pueden ser utilizadas para ornamentar el recinto de una ceremonia protocolar. Como regla general, diremos que deben ser de tamaño moderado y de motivos que no resulten ofensivos al auditorio, o lesivos a la jerarquía o solemnidad del acto. Las piezas de arte resultan de gran utilidad para realzar la presidencia de una ceremonia. Por ejemplo, el sitio de la autoridad presidencial puede ser dispuesto entre dos columnas, dos estatuas, dos ánforas, o debajo de un gran óleo o de un busto alegórico.
XIV. SANIDAD. Otro de los aspectos organizativos que no debe descuidar jamás el funcionario de Ceremonial, es la cobertura sanitaria del acto, recepción o ceremonia que organiza.
El hacinamiento, el cansancio, las esperas y las tensiones que conlleva toda manifestación protocolar, suelen acarrear a algunos asistentes una serie de malestares típicos de las concurrencias públicas, destacándose entre ellos las lipotimias y los ahoguíos, por ser los más comunes.
En consecuencia, todo acto protocolar debe contar con la presencia de un médico, cuya función será la de asistir cualquier percance de salud que pueda sufrir alguno de los invitados o de las autoridades presidenciales. Algunos colegas suelen sostener que para ellos resulta suficiente contar con la presencia de una enfermera, ya que éstas poseen todos los conocimientos profesionales para encarar una rápida asistencia de primeros auxilios.
Por el contrario, nosotros somos partidarios de la contratación de un médico, ya que hay malestares que pueden ir más allá de una lipotimia o de un ahoguío, y por lo tanto, la primera atención médica de aquéllos puede exceder los conocimientos de una enfermera.
Pensemos que, si cualquier fallecimiento o infarto, por ejemplo, es lamentable; el fallecimiento o infarto de un alto funcionario nacional resulta - además de lamentable - políticamente comprometedor.
El ejecutivo o funcionario de Ceremonial - único responsable de la organización general de un acto - no puede ser culpable de la falta de atención médica de uno de tales personajes. No existe otra manera de eludir dicha responsabilidad que no
sea contando en el ámbito de la ceremonia con la presencia permanente de un médico; ya que será este último quien - llegado el momento - habrá de hacerse profesionalmente responsable de la asistencia, traslado o defunción del funcionario.
Asimismo, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe contar en su poder con una nómina de direcciones y teléfonos de los hospitales más cercanos y de los centros de urgencia especializados ( quemados, intoxicaciones, etc. ). En dicho listado, no deben faltar tampoco los números telefónicos de empresas de ambulancias que cuenten con unidades coronarias y con unidades de asistencia intensiva compleja.
Por último, tal como ya lo hemos dicho al referirnos al equipamiento de los baños, el funcionario de Ceremonial debe procurarse todos aquellos medicamentos de venta libre y de uso corriente para el tratamiento de malestares y accidentes menores, tales como analgésicos, antidiarreicos, gasas hidrófila, etc.
XV. INCENDIOS Y EXPLOSIVOS. Una de las primeras actitudes que debe adoptar el funcionario de Ceremonial ni bien se hace cargo de sus funciones, es la de recorrer personalmente la reparticón con el objeto de estudiar todas las vías de entrada, salida y evacuación de su edificio.
Tal recorrida tiene por objeto el trazar los distintos tipos de itenerarios que deben ser previstos en todo acto protocolar para llevar a cabo la evacuación inmediata de su ámbito ante cualquier principio de incendio o ante la amenaza de detonación de un artefacto explosivo.
Para tener controlado este tipo de contingencias, es preciso afectar a la realización del acto no una, sino varias entradas , destinando cada una de ellas a un espectro jerárquico en particular.
Por ejemplo, el funcionario de Ceremonial puede dividir la lista de invitados en segmentos de cantidades iguales de personas. Luego asignar a cada uno de dichos segmentos una letra en particular; de manera tal que la personas del segmento “ A” evacúen el salón por la puerta “ A”, los del “ B” por la puerta “ B ”, y así sucesivamente.
Lo dicho, tiene por objeto evitar los peligrosos amontonamientos que suelen producirse en las manifestaciones públicas al declararse un incendio o al anunciarse la inminencia de la detonación de un artefacto explosivo.
Lo ideal, es que el funcionario de Ceremonial se sesore previamente por personal de bomberos y explosivos, con el objeto de que pueda estudiar los recorridos desde una perspectiva técnica; ya que ello permitirá que, de producirse una emergencia, sus criterios de evacuación resulten compatibes y complementarios con los aplicados por los bomberos y los agentes de la brigada de explosivos. Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe efectuar la periódica supervisión de los extinguidores y demás elementos con que cuenta la repartición para combatir las llamas, ya que aquéllos pueden tener distintas fechas de vencimientos, o necesidad de efectuarles algún recambio o recarga.
También resulta conveniente que tanto el funcionario de Ceremonial como los miembros de su equipo, realicen algún tipo de curso, o al menos se asesoren, acerca de las técnicas de control y evacuación de auditorios para los casos de incendio y explosión. Por último, diremos que el funcionario de Ceremonial no debe olvidar de incluir en su direccionario de urgencia, los números telefónicos del departamento de bomberos de su zona y de la brigada de explosivos más cercana a la repartición.
XVI. PRENSA Por lo general, la Prensa suele ser uno de los ingredientes más conflictivos de cualquier manifestación protocolar. En efecto. Más pendientes de las posibles primicias que de las cuestiones protocolares, los periodistas y fotógrafos suelen no respetar ni los vallados ni los sitios que especialmente se les reserva. Por el contrario, se desbandan, se cuelgan de los palcos, se suben a los estrados, invaden los alfombrados, se escabullen a los salones V. I. P., obtaculizan el desplazamiento de caravanas y cortejos; y sobre todo - e invariablemente - acusan de autoritario y antidemocrático al funcionario de Ceremonial que intenta - en vano - reencausarlo hacia su vallado o tarima reservada.
¿ Cómo solucionar este problema?. Por el momento, en nuestro país resulta imposible trabajar con cronista o fotógrafo oficial, tal como lo hacen los Protocolos más antiguos y afianzados. En muchos países sólo se permite la entrada a los actos protocolares de cronistas y fotógrafos de los departamentos de Prensa o Comunicación de sus gobiernos.
Con ello, los funcionarios de Ceremonial se aseguran el orden dentro de los recintos, la obediencia funcional de fotógrafos y cronistas, así como también el acatamiento de estos últimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia. Recordemos aquí que en muchas naciones del mundo se conserva todavía la vestimenta de gran gala para los actos protocolares, y no se permite la entrada de ningún periodista que asista vestido de sport.
De acuerdo a este sistema, los cronistas y fotógrafos oficiales hacen su trabajo durante toda la ceremonia, lo procesan o revelan, y luego el departamento de Prensa o Cominucaciones reparte el material a los medios y agencias noticiosas. Esto tiene excelente resultado en aquellos países, porque el periodismo entiende que la noche de la ceremonia o de la gala no es para las primicias, sino para agasajar o celebrar a alguna personalidad o fasto nacional desde una perspectiva absolutamente formal y protocolar.
Gracias al sistema de cronistas y fotógrafos oficiales, países como España o Francia organizan actos protocolares pulquérrimos, en los que las autoridades no son agredidas a golpe de micrófono, o asediadas a preguntas en aquellos momentos en los que sólo deben pensar en las secuencias protocolares que deben cumplir, y las que trataron de memorizar concienzudamente durante varias de las horas previas a la ceremonia. Quienes se manifiestan contrarios a este sistema, sostienen que éste atenta contra la libertad de trabajo de la prensa, y se coarta la posibilidad de obtener alguna primicia periodística.
Pero a aquéllos les decimos lo siguiente: ¿Qué primicia periodística puede descubrirse en una función pública estatal que se celebra de la misma manera, todos los años, desde la época de los virreyes?.
Ninguna, ciertamente; ya que las mismas autoridades salen del mismo sitio, caminan por la misma calle, realizando las mismas acciones, y llegando al mismo lugar, tal como lo vienen haciendo desde doscientos años.
Ahora bien. Si no puede trabajarse en nuestro medio con cronistas y fotógrafos oficiales, ¿de qué manera puede encausarse a la prensa sin padecer sus ineluctables acusaciones de autoritarismo?.
Desde el punto de vista de nuestra experiencia, hemos llegado a formular una suerte de hexálogo, a través de cuyo respeto, hemos alcanzado algunos logros en el plano del mejoramiento de las difíciles relaciones entre el Protocolo y prensa.
1) RELACIONES PERMANENTES CON LA PRENSA. El funcionario de Ceremonial debe comprender que no debe recurrir a la prensa sólo cuando necesita de ella. Muchos de nuestros colegas se acuerdan de aquel periodista que conocieron alguna vez en alguna ceremonia, y comienzan a fingirle aprecio y a molestarlo telefónicamente o a enviarle gacetillas desde el mismo momento en que principian la organización de una ceremonia. Este ardid, tan común por desgracia, es siempre descubierto y por lo general la cobertura periodística no se logra. Otras veces, cuando el acto que se organiza tiene - de suyo – ingredientes sumamente atractivos para la prensa, el funcionario de Ceremonial consigue la concurrencia masiva de periodistas y fotógrafos, pero al no conocerlos ni entenderlos, no les brinda ni siquiera las mismas facilidades para que puedan trabajar con comodidad.
De allí, que nuestra primera norma sea la siguiente: El departamento de Ceremonial debe mantener relaciones constantes con la prensa. Antes, durante y después de cada acto, y aún en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y ceremonia. Tanto como el periodista debe entender que no existe primicia en el protocolo; el funcionario de Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia consigue la debida difusión y brillantez sin el concurso de la prensa.
Ceremonial, seguridad y prensa son los tres ingredientes inescindibles de toda manifestación protocolar en el seno de la Administracón Pública. Antes de cada acto, mucho tiempo antes, y aún en el tiempo entre- actos, el funcionario de Ceremonial debe reunirse con el departamento de prensa de la repartición -si existe-, o bien con los periodistas o medios acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los lineamientos generales de trabajo de su departamento de Protocolo, de las características y secuencias de los actos oficiales consuetudinarios y de las normas básicas del Protocolo oficial y del respeto formal debido a las máximas autoridades estatales que presiden o asisten a una ceremonia.
Nadie es necio de por sí, ni irremediablemente necio. Quienes sostienen que la prensa no entiende razones, y que encara su labor con prepotencia, se equivocan. Nosotros creemos que cuando la prensa se desbanda y arremete contra custodios, vallados y cortejos, es porque no han sido debidamente impuestos de sus límites, o
bien no han tenido las suficientes instrucciones previas como para asegurarse de que tal o cual funcionario no hará declaraciones en un acto protocolar, ni aún amenazado a punta de micrófono.
Repetimos: la solución es mantener relaciones permanentes con la prensa, especializando a algún miembro del equipo protocolar en tales relaciones. ¿ Qué debe entenderse por “especializar”?. Puede hacerle estudiar redacción informativa, técnicas de acreditación y de organización de salas, conferencias y visitas de prensa, entre otras técnicas aplicadas a las relaciones periodístico – protocolares.
El encargado de prensa del área protocolar debe examinar diarios y semanarios, así como reunirse permanentemente con los medios y con los periodistas a título personal; todo ello, con el objeto de conocer la impresión que causa en tales medios y profesionales el accionar técnico que lleva adelante el departamento de Ceremonial. Con ello, podrán descubrirse errores, desprolijidades, desbordes y faltas de coordinación entre las distintas áreas que interactúan en toda ceremonia protocolar.
También resultan necesarias las periódicas reuniones de trabajo con fotógrafos y técnicos televisivos, con el objeto de conocer sus necesidades profesionales y requisitos técnicos que requiere su labor.
De estas charlas deben salir precisiones acerca de cuáles son los mejores ángulos de fotografía o filmación de una ceremonia, sobre todo aquéllas que se repiten periódicamente en la Administración. De esta manera, ubicados en el lugar que les resulta más cómodo para trabajar, difícilmente los fotógrafos y camarógrafos entorpecerán una ceremonia.
Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial reserva para los reporteros y camarógrafos un lugar distante del foco presidencial del acto, o ubicado detrás del público, o dispuesto frente a la luz directa del sol, no puede quejarse luego si aquellos camarógrafos o fotógrafos no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el ámbito de la ceremonia, hormigueando desordenadamente entre los funcionarios o el público asistente.
La prensa acreditada en una ceremonia debe ser provista inevitablemente del programa de la misma, de planos de ubicación y de orientación, en los que figuren los sitios y vías de desplazamiento reservados a cronistas y fotógrafos por el departamento de Ceremonial.
Si es necesario, el departamento de Protocolo debe distribuir entre la prensa acreditada alguna suerte de folleto que contenga un repertorio elemental de normas protocolares y de tratamientos con todo tipo de autoridades nacionales y extranjeras. Este pequeño folleto ahorraría no pocos dolores de cabeza a los funcionarios de Ceremonial, quienes por lo general se violentan cuando un periodista se dirige a un funcionario de manera impropia, sin comprender o no queriendo asumir que es su propio departamento de protocolo el que ha descuidado sus relaciones con la prensa.
El Protocolo es imagen, y el funcionario de Ceremonial debe entender que no existe otro modo de proyectar esa imagen a la opinión pública que no sea a través de los medios masivos de comunicación.
2) GACETILLA DE PRENSA. El segundo de los tema que contiene nuestro hexálogo es el referido a las gacetillas de prensa.
El funcionario de Ceremonial debe tener muy en claro que la gacetilla es, específicamente, un informe objetivo, claro y escueto en el que se participa del objeto y programa de una ceremonia, ni más ni menos que eso.
Quienes redactan gacetillas de prensa de varias páginas, relatando de manera pormenorizada todos los detalles del acto que organizan, no pueden quejarse luego si la misma aparece en los periódicos ostensiblemente mutilada, o lo que es peor, si lisa y llanamente no resulta publicada.
El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que una gacetilla de prensa se publica sin cargo, y gracias a la buena voluntad o amistad de un periodista, en aquellos espacios que quedan libres de publicidad o que el diario o revista destinan a las misceláneas locales.
El funcionario de Ceremonial, pues, no puede pretender que la gacetilla de cualquier acto menor sea respetada íntegramente, como si se tratase de una publicidad paga o de algún fasto de alcance nacional.
Para que una gacetilla no fracase, entonces, debe radactársela respetándose las siguientes características:
a) Como ya hemos dicho al introducir el tema, una gacetilla de prensa debe ser escrita con precisión y exactitud, utilizándose un lenguaje llano y sencillo sin giros literarios ni tecnicismo.
b) Debe ser visualmente atractiva, es decir, que su presentación debe ser prolija, bien mecanografiada y plasmada sobre un papel de excelente calidad.
c) La gacetilla de prensa debe contener respuesta clara y directa a cinco interrogantes básico: ¿quién?, ¿qué?, ¿por qué?, ¿dónde? y ¿cuándo?.
d) Como su texto es escueto, debe ser escrita en una sola carilla, a dos espacios y dejando un margen lo bastante ancho como para que un jefe de redacción pueda mecanografiar las instrucciones de publicación al impresor.
e) En cuanto al modo de hacer llegar las gacetillas a semanarios y periódicos, diremos que nunca será por correo, siendo lo ideal apersonarse en las redacciones, para entregarla en mano de una persona perfectamente individualizada y con la que podamos efectuar las posteriores confirmaciones de publicación.
Por último, y acerca de la mejor manera de redactar y presentar las gacetillas, diremos que sería conveniente que el encargado de prensa del equipo protocolar tome clases de redacción informativa. En su defecto, un buen entrenamiento para que una persona del staff protocolar aprenda a escribir para la prensa, es leer las coberturas que hacen los periódicos y semanarios de los distintos actos que se celebran en nuestro medio, con el objeto de analizar el modo en que fueron escritas dichas noticias, y las características de aquellos actos que suelen ser remarcadas por resultar de mayor interés para los lectores.
3) CONFERENCIA DE PRENSA. Si bien una conferencia de prensa no es un asunto propio del Ceremonial, el concurso en ella del departamento de Protocolo resulta siempre de un valor inestimable.
Ello quiere decir que el funcionario de Ceremonial no decide acerca de la necesidad u oportunidad de una conferencia de prensa, ni delimita su temario, ni establece los mecanismos de preguntas y respuestas.
La función del Ceremonial en estos casos, consiste en procurar que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía, y que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos suplementarios que les permitan desarrollar su labor con absoluta comodidad.
El departamento de Protocolo interviene, por ejemplo, en los siguientes aspectos organizativos de una conferencia de prensa:
a) INVITACIONES. Supervisa la redacción y se encarga del envío y posterior chequeo de las invitaciones que el departamento de prensa desee cursar a los medios de comunicación.
b) SALON ADECUADO. El departamento de Protocolo debe procurar que la conferencia de prensa se lleve a cabo en el salón más cómodo, amplio, claro y acogedor de la repartición; ya que es de suponer que dicho departamento tiene estudiada y debedamente fichada la capacidad y la posibilidad de cada uno de los salones públicos del edificio. Recordemos que la elección del salón adecuado de cualquier acto, recepción o ceremonia es responsabilidad y tarea exclusiva del funcionario de Ceremonial.
c) ELEMENTOS SUPLEMENTARIOS. El departamento de Protocolo debe procurar que el salón elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables para los cronistas, podio para los conferencistas, interpretación, teléfonos, fax, etc.
d) LUNCH. También compete al departamento de Protocolo la organización y servicio de lunch que aconsejamos siempre ofrecer luego de toda conferencia de prensa. Recordemos que los periodistas son personajes muy ocupados, que salen de sus casas a la madrugada, y que no suelen volver a ellas hasta bien entrada la noche, luego de entregar el material del día en sus redacciones. Ello hace que a veces no coman nada en toda la jornada.
Si servimos un lunch luego de una conferencia de prensa, demostraremos hacia esos atareados y siempre apurados personajes, un respeto y comprensión que siempre habrá de ser bien recordado y apreciado.
De este modo, cronistas y fotógrafos sabrán que siempre que nuestra repartición ofrezca una conferencia de prensa, podrán sentarse tranquila y confortablemente a reponer fuerzas.
e) ENTREGA DEL MATERIAL. El departamento de Protocolo también puede participar en la entrega de material informativo complementario a los medios de prensa.
Por material informativo complementario entendemos por ejemplo: folletos explicativos, planos, croquis, resúmenes de los temas que habrán de tocarse, curriculum del conferenciante, material fotográfico, desgrabación de la conferencia, etc.
Para finalizar, diremos una palabras acerca del horario más conveniente para ofrecer una conferencia de prensa.
El funcionario de Ceremonial debe concertar con el de prensa la realización de la conferencia en un horario que no coincida con la hora de cierre que tengan la mayoría de los medios invitados.
De esta manera la conferencia de prensa habrá de contar con la presencia de -si no todos- al menos de la mayor parte de los cronistas y fotógrafos que han sido convocados.
4) VISITAS DE PRENSA.
Otra de las formas de estrechar las relaciones de la repartición con los medios de comunicación es a través de una visita de prensa.
Por ejemplo, una institución u organismo inaugura instalaciones, o alguna obra de interés público, y desea participar de ello a la comunidad por medio de la prensa.
En este caso, quizáa más que en ningún otro, el concurso del departamento de Protocolo resulta imprescindible.
En la organización, desarrollo y atención de una visita de prensa, el funcionario de Ceremonial debe ser consultado ineludiblemente en los siguientes temas:
a) ELECCION DE LA FECHA. Ya hemos visto que este es un asunto que atañe específicamente al Ceremonial. En este caso debe chequearse que el día o serie de días elegidos para la visita no coincidan con un hecho periodístico que resulte de mayor interés para la prensa que el organizado por nuestra repartición.
Asimismo, debe tenerse en cuenta el flujo y reflujo de las tareas en las redacciones de revistas semanales o mensuales para no invitar a los periodistas en aquellos días cercanos al cierre de una edición.
b) LUGAR DE REUNION. En este tipo de desplazamiento, sobre todo si la visita tiene lugar en algún sitio lejano a las ciudades donde los medios tienen sus sedes, es conveniente que los cronistas y fotógrafos sean convocados en un punto de reunión común, en el que el servicio de Protocolo habrá de chequear sus credenciales, entregarle el material que haya sido publicado para circulación y del número de asiento que le corresponde a cada pasajero en el autocar que sea dispuesto para un posible transporte conjunto.
c) INVITADOS. El servicio de Protocolo también participa en la confección de las listas de invitados, de las invitaciones, y del posterior envío y chequeo de estas últimas. El departamento de Protocolo debe procurar que en la invitación figuren algunos detalles sobre la visita de prensa que se organiza, con el objeto de despertar el interés del invitado y asegurarse gracias a ello, la asistencia de la mayor cantidad posible de medios.
Resulta ideal que al recibir la confirmación de las asistencias, el departamento de Protocolo remita al invitado un programa completo de la jornada o jornadas de la visita de prensa, las reservas de asientos, las cartulinas de libre tránsito y de identificación para el automóvil, y cualquier otro dato preciso que pueda resultar de utilidad para los asistentes.
d) DISCURSOS, CONFERENCIAS Y CHARLAS. Como ya hemos dicho, compete al funcionario de Ceremonial el asesorar a los conferenciantes acerca del temario, duración, orientación, etc, de su conferencia o discurso.
Debe tenerse en cuenta que una visita de prensa se organiza para causar la mejor de las impresiones a los asistentes. Por ello, el funcionario de Ceremonial – encargado de la imagen formal de la repartición- debe orientar al conferencista para que al preparar su conferencia o discurso trate de imaginar las preguntas que pueden surgir en el auditorio, con el objeto de que se encuentre preparado para contestarlas sin titubeos y con absoluta solvencia, ya que de lo contrario se malogra el objetivo pensado por el departamento de prensa para la visita, y lo que es peor, la imagen general de la organización de la visita y de la repartición misma.
e) TRANSPORTE. Cuando la visita de prensa debe llevarse a cabo fuera de la ciudad en la que se encuentra la sede de la repartición, compete al departamento de Protocolo la reserva de pasajes y la posterior asignación de lugares para cada uno de los invitados, siempre y cuando no se haya contratado un microbús para efectuar el traslado.
También compete al departamento de Protocolo el chequeo del aprovisionamiento del refrigerio que debe servirse en viaje, sobre todo si este último es de larga o media distancia; como así también el estudio de las vías más rápidas de desplazamiento, con el objeto de que puedan cumplirse los horarios fijados para cada una de las actividades de la visita.
Diremos que también sería conveniente contar en el transporte a utilizarse con un guía que pueda señalar los lugares más notables del trayecto; sobre todo si se atraviesan lugares de gran interés histórico, cultural o económico, ya que tales precisiones pueden servir a los cronistas invitados para armar una o varias crónicas complementarias, que sirvan para dar mayor realce o contorno a la cobertura periodística de la visita que se organiza.
f) DISTINTIVOS Y CREDENCIALES. También compete al departamento de Protocolo la confección y distribución tanto de las credenciales para cronistas y fotógrafos, como de los distintivos para el personal de la repartición que habrá de colaborar en la atención de los invitados.
Debe tenerse en cuenta, que siempre es conveniente que las credenciales de los invitados sean diferentes a las de los asistentes operativos y auxiliares de la repartición. Esto tiene por objeto que los invitados puedan distinguir facil y rápidamente a los miembros de la organización, y dirigirse a ellos cuando necesiten alguna cosa o deseen expresar alguna inquietud particular.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que tanto las credenciales como los distintivos tienen que ser de tamaño razonable, para que los nombres de invitados y asistentes puedan leerse con absoluta comodidad.
g) ALOJAMIENTO. Cuando una visita se organiza lejos de la ciudad donde la repartición tiene su sede y los invitados deben pasar una o varias noches en la localidad de la reunión, la elección, reserva y supervisión del alojamiento corresponde al departamento de Protocolo.
En estos casos, debe tenerse especialmente en cuenta no sólo la cantidad de habitaciones que serán necesarias, sino además los servicios extraordinarios que requiere el tipo especial de huésped que serán nuestros invitados. Por ejemplo, resulta indispensable que el alojamiento cuente con teléfono en cada uno de los cuartos, y por lo menos con un servicio de fax en conserjería, para que los cronistas y fotógrafos se encuentren permanentemente comunicados con sus redacciones.
h) OBSEQUIOS. También compete al departamento de Protocolo la elección y entrega de obsequios para los invitados. El obsequio puede consistir -por ejemplo- en algún producto o elemento típico de la región en la que se celebra la visita. Resulta siempre de buen gusto obsequiar algo para que los invitados puedan llevar a sus esposas.
5) ACREDITACION.
En los actos protocolares deben actuar tan sólo aquellos cronistas y fotógrafos que hayan sido previamente acreditados ante el departamento de Protocolo.
En efecto, no cualquier individuo que exhiba una credencial de prensa puede acceder al ámbito de una ceremonia, o a un palco reservado a los medios.
Muchas veces sucede que el personal de seguridad, al serle exhibida una credencial de prensa, y por temor a ocasionar fricciones con los medios de comunicación, dejan pasar a sus portadores con el consiguiente perjuicio para la organización general del acto.
Debido a ello, resulta que en un lugar en el que cabe, y en el que sólo puede trabajar con comodidad, una cantidad limitada de periodistas, termina haciéndolo un número incalculable e incontrolable de cronistas y fotógrafos que acaban por diseminarse anómicamente por todo el ámbito de la ceremonia, entorpeciendo su desarrollo e importunando a sus invitados y autoridades.
Debe hacerse entender al personal de seguridad y de Protocolo que no es lo mismo la credencial de prensa que la credencial de acreditación.
La primera es la constancia de la pertenencia de un periodista a un medio de comunicación determinado. La segunda, es decir de la de acreditación, es el comprobante de que dicho periodista ha sido destacado por el medio de comunicación en el que presta tareas para realizar la cobertura periodística específica del acto protocolar que organiza la repartición.
La credencial de acreditación de prensa puede ser entregada a su beneficiario de dos maneras:
a) La credencial puede hacerse llegar con anticipación, una vez que el medio de comunicación ha hecho saber el nombre de la persona que ha decidido destacar en el acto que se organiza. En este caso, la credencial puede enviarse acompañada de material informativo sobre los motivos, características y programa de la ceremonia.
b) O bien, la credencial puede ser entregada minutos antes de comenzar el acto, en una oficina especialmente destinada al efecto, y contra exhibición de la correspondiente credencial de prensa del periodista que ha sido acreditado. Debe tenerse en cuenta aquí que la nota de acreditación ya fue recibida por el departamento de prensa o Protocolo con anticipación. En este caso en particular, los organizadores deben cuidarse de que el apuro y los nervios previos a toda ceremonia no les lleve a extender credenciales de acreditación contra la sola exhibición del carnet de periodista.
6) SALA DE PRENSA.
Otra de las maneras de encausar y mejorar las relaciones protocolares de la repartición con los medios de comunicación, es a través del arreglo de una sala de prensa dentro del edificio de aquélla.
Ello permite el contacto cotidiano del departamento de Protocolo con los cronistas y fotógrafos acreditados en la repartición, pudiendo instruir a aquéllos sobre las modalidades de trabajo del departamento de Protocolo, y manteniendo ese tipo de reuniones permanentes de la que hablábamos al referirnos a las relaciones con la prensa.
Debe tenerse especialmente en cuenta que la sala de periodistas cuente con una sala de conferencia de prensa perfectamente equipada, y en la que los funcionarios puedan ser interrogados en forma ordenada.
Desde el punto de vista protocolar, una sala de conferencias de prensa debe ser dispuesta de la siguiente forma:
a) El foco de atención, es decir, el sitio en el que habrá de tomar asiento el funcionario entrevistado, debe disponerse sobreelevado. La sobreelevación se aconseja para que dicho foco pueda ser visualizado con comodidad por todos los periodistas presentes, sin importar el sitio del salón en el que se encuentren.
b) Debemos recordar aquí que el foco de atención debe situarse siempre contrapuesto a las entradas de luz natural del salón. Ello debe ser así, para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el foco de atención quede naturalmente iluminado sin efectos de contraluz.
Si tenemos en cuenta esta sencilla prescripción al organizar una sala de conferencia de prensa, los fotógrafos habrán de mantener el sitio asignado por el Protocolo, sin dispersarse por todo el salón, so pretexto de la molestia del sol sobre las lentes de sus cámaras.
c) El estrado del entrevistado debe situarse a una cierta distancia de la primera hilera de asientos del auditorio, con el objeto de que ningún periodista ni fotógrafo se acerque demasiado al funcionario. Debemos destacar que la reserva de dicha distancia
nada tiene que ver con una supuesta frialdad, lejanía, altanería o menosprecio del funcionario respecto de los hombres de prensa.
Por el contrario, la distancia entre el funcionario y los periodistas no sólo confiere mayor realce a la conferencia de prensa, sino que además, permite un desarrollo más organizado de la misma y un cuidado mayor de la imagen del funcionario.
No puede ser que hasta las más altas autoridades nacionales sean golpeadas por micrófonos, grabadores o teléfonos celulares, ni asfixiadas, ni interrumpidas permanentemente por los hombres de prensa. No sólo va en ello una cuestión de estética o de organización protocolar sino que en estos casos debe tenerse especialmente en cuenta el factor seguridad.
La confusión que trae aparejada la excesiva cercanía entre el funcionario y el público -sean o no periodistas- facilita la agresión directa de detractores y magnicidas. Muchos son los ejemplos que nos da la Historia de grandes dignatarios que fueron asesinados por haberse conducido descuidadamente ante los tumultos. Desde Bruto al asesino de Indra Gandhi, pasando por Ravaillac y Gavrilo Prinzip, se observa el mismo fenómeno: la excesiva y confusa cercanía entre el agredido y el agresor.
d) En toda sala de conferencia deben preverse dos tipos de podio: uno individual y uno colectivo.
El podio individual debe utilizarse siempre. El funcionario debe hablar a la prensa desde atrás de un podio. El podio tiene por objeto que el funcionario pueda contar con un apoyo tanto para sus manos y brazos, como para el ayudamemoria y demás papeles de los que pueda hacer uso en una conferencia de prensa.
También debe contarse con un podio colectivo, es decir una especie de estrado, para aquellos casos en que el funcionario debe enfrentarse al interrogatorio de la prensa asistido por sus colaboradores.
Los estrados de los funcionarios públicos deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal, o bien el logo o escudo de la institución o repartición anfitriona o el de aquélla a la cual pertenecen.
Nunca, absolutamente nunca, un funcionario público debe ofrecer una conferencia o pronunciar un discurso desde un podio que lleva a su frente el logotipo de una empresa o del hotel en el que se lleva a cabo la ceremonia.
Cuando un funcionario se dirige a un auditorio desde un podio que ostenta un logotipo empresario u hotelero, no hace más que comprometer su imagen con la del hotel o empresa, y a su vez, facilita la publicidad institucional de los mismos a través de todos los medios de prensa oficiales y privados que se ven obligados a efectuar la cobertura gráfica del acontecimiento.
El departamento de Protocolo debe transportar el podio oficial del funcionario, allí donde este último deba conferenciar o pronunciar su discurso.
e) Una sala de conferencias de prensa debe contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o películas.
f) Asimismo, debe contarse con un podio para el locutor de la conferencia y otro para el jefe del departamento de prensa que la conduce.
g) El entrevistado debe hallarse preferentemente solo, en el centro y los restantes podios en uno de los costados del salón. El entrevistado no debe compartir el foco de atención con un funcionario de rango menor. Sólo se admite la posibilidad de disponer podios contiguos en aquellos casos en que presiden la conferencia de prensa dos funcionarios de rango similar. Por ejemplo, el Presidente de la Nación ofrece una conferencia de prensa junto a un jefe de estado visitante.
h) Por último, diremos que una sala de conferencia de prensa debe contar con los elementos de grabación necesarios para poder luego desgrabar y publicar la versión completa del interrogatorio y sus respuestas.
XVII. PERSONAL AUXILIAR.
Cuando hablamos del primero de los pasos que debían cumplirse al comenzar la organización de cualquier tipo de acto, decíamos que aquél consistía en delimitar los distintos ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos de una manifestación protocolar. Y decíamos entonces que, básicamente, todo acto, recepción o ceremonia se desarrolla en tres ámbitos o fases claramente diferenciados.
Tales ámbitos o fases eran los siguientes:
Una primera fase, que llamábamos de exterior o de entrada, en la que se desarrollan todas las acciones propias de la recepción de exterior.
Una segunda fase, que llamábamos de interior permanencia, en la que tienen lugar las acciones propias de la recepción, la atención y la despedida de interior.
Y por último, una tercera fase, que llamábamos segunda exterior o de salida, en la que se desarrollan todas las acciones propias de la despedida de exterior.
Luego decíamos que el segundo de los pasos organizativos de toda manifestación protocolar consistía en asignar funciones al personal que debe actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas. Y decíamos también -por último- que los tres tipos de funciones que debían asignarse en la organización y desarrollo de toda manifestación protocolar eran las siguientes: de dirección ( o conducción ), operativas y auxiliares.
Ahora bien, teniendo en cuenta la discriminación de fases y funciones que hemos hecho, vamos a analizar en este punto en particular, los requerimientos específicos de personal que son necesarios en cada una de las fases del desarrollo de cualquier tipo de manifestación protocolar; como así también, las múltiples y necesarias relaciones de colaboración y subordinación del personal auxiliar respecto de los asistentes operativos del funcionario de Ceremonial.
En primer lugar, habremos de recordar al lector que consideramos como personal auxiliar a todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompañamiento, aseo, alimentación, sanidad y acomodación de todos los asistentes a un acto, recepción o ceremonia.
En segundo lugar, habremos de aclarar que el tipo y cantidades de auxiliares necesarios en cada fase responde a los cánone que nosotros llamamos “de máxima”. Es decir, que según el tipo de acto que se organiza y los recursos económicos de los organizadores, podrán reducirse o eliminarse aquellas categorías que resulten superfluas o demasiado costosas.
1- PRIMERA FASE EXTERIOR O RECEPCION.
Para nosotros, la Primera Fase Exterior (P. F. E. ) de un acto protocolar bien organizado, debe asemejarse al dispositivo de recepción de un hotel de gran categoría.
En efecto, cuando el funcionario de Ceremonial deba organizar un dispositivo de recepción eficiente, debe pararse frente a la puerta de un gran hotel internacional y observar de qué manera se dispone la recepción y atención de explanada de un pasajero.
Recomendamos basarse en un dispositivo de recepción de este tipo, porque es precisamente en los grandes hoteles donde más y mejor se tiende a atender y a agasajar al visitante, con el objeto de causarle una buena impresión y de que aquél regrese al mismo hotel en su próximo viaje.
El lector habrá observado que, al momento de ingresar en la explanada el automóvil que trae un nuevo húesped, el auxiliar que se encuentra en la puerta de entrada ( portero ) abandona lentamente el umbral y se encamina hacia el cordón de la vereda de la explanada.
Una vez que el automóvil se detiene frente a él, y sin esperar que descienda el chofer, el portero abre la puerta trasera derecha del vehículo dando la bienvenida al pasajero.
Mientras el portero hace esto, el chofer ( que ha sido relevado de la obligación de correr a abrir la puerta ) se dirige al baúl del automóvil, lo abre, y saca de él el equipaje para colocarlo en la vereda de la explanada. Finalizado el descenso del pasaje y del equipaje, el portero toma este último y lo lleva hacia el lado de adentro de la puerta de entrada, donde se lo pasa a un auxiliar de interior del hotel, al que comúnmente se lo denomina “botones”.
Las ventajas de este dispositivo se advierten con mayor claridad aún, cuando en la explanada del hotel se reciben varios huéspedes en forma simultánea, por ejemplo, cuando arriba la caravana de una delegación.
Como puede observarse, en este tipo de dispositivo de recepción de exterior, se verifican dos características esenciales de toda recepción protocolar bien organizada: la celeridad y la coordinación. Y lo que es mejor aún, la celeridad por la coordinación.
Tal como vemos, el pasajero llega a la puerta del hotel y , en cuestión de segundos, se encuentra frente al conserje efectivizando su registración.
Cuánto más necesaria resulta, pues, la implementación de este tipo de dispositivo en el ámbito protocolar oficial e institucional, donde se hallan en juego valores tanto más trascendentes que los beneficios puramente dinerarios que justifican la cortesía hotelera.
Teniendo como base el llamado “dispositivo de hotel” , el dispositivo de recepción tipo de un acto protocolar debe ser organizado de la siguiente manera:
a) SEGURIDAD Y RECONOCIMIENTO DE EXPLANADA:
En el ingreso de la explanada de descenso deben ser cubiertas dos tipos de funciones: seguridad y reconocimiento.
La tarea específica de dichas funciones consiste en chequear el ingreso de los automóviles a la explanada, cuidando que ingresen a la misma sólo aquéllos que se encuentren especialmente autorizados a ello. Para que el personal de seguridad y reconocimiento de explanada pueda cumplir con su cometido con toda eficiencia, el funcionario de Ceremonial debe cumplir con el requisito organizativo protocolar de enviar a cada uno de los invitados que tengan acceso a la explanada, un tarjetón de dimensión y color especial que deberá ir dispuesto en un lugar visible del parabrisas delantero del vehículo. De este modo, el reconocimiento del automóvil se realiza con absoluta claridad y rapidez.
El personal de seguridad y reconocimiento de esplanada debe contar no sólo con un listado de los automóviles autorizados, sino que además deben tener en su poder un listado con los estacionamientos asignados a todos los invitados, ya que también deben servir para orientar a los funcionarios que no traigan en su vehículo el tarjetón indicativo.
b) PERSONAL AUXILIAR DE ORIENTACION DE EXPLANADA.
Cuando entre las puertas de ingreso a la explanada y la de ingreso al edificio en el que tiene lugar el acto protocolar media demasiada distancia, y los automóviles de los invitados tienen que recorrer un largo camino sin que pueda visualizarse claramente la fachada de dicho edificio o cuando en el predio existen varios pabellones similares, debe destacarse Personal Auxiliar de Orientación ( P. A. O. ), cuya función consiste en indicar a los choferes la vía correcta hacia el ingreso a la repartición o institución.
Debe tomarse la precaución de disponerse también el Personal Auxiliar de Orientación en los cruces y bifurcaciones del camino y en la vía que corre de la puerta de la repartición o institución hasta el estacionamiento, para evitar cualquier confusión en los choferes.
c) PERSONAL DE ORIENTACION Y SEGURIDAD DE ESTACIONAMIENTO
En el estacionamiento V. I. P. del predio de la repartición debe destacarse también Personal Auxiliar de Orientación ( P. A. O. ) .
La función del Personal de Orientación de Estacionamiento en particular, consiste en indicar a los choferes el lugar en que deben ubicar sus automóviles. Debe tenerse en cuenta que dichos lugares deben ser protocolarmente asignados de acuerdo a la jerarquía del pasajero del vehículo, observando que los sitios de mayor jerarquía sean los máa cercanos a la salida del estacionamiento.
La función del Personal de Seguridad de Estacionamiento, consiste en preservar los automóviles estacionados de posibles daños, atentados o robos.
d) PERSONAL DE PUERTA.
En la puerta del edificio en el que se lleva a cabo el acto protocolar, deben cubrirse cuatro funciones: apertura de puertas, recepción y chequeo, seguridad y acompañamiento de interior.
La función de abrir las puertas de los vehículos para evitarle al chofer la tarea de hacerlo, y lograr así una mayor agilidad en los descensos, debe confiarse al personal auxiliar habitual de portería.
Una vez que el invitado desciende del automóvil, debe ser recibido en la puerta del edificio por personal de recepción y chequeo protocolar. La función de dicho personal consiste en dar la bienvenida al invitado en nombre del departamento de Protocolo y recibir o chequear la tarjeta de intación -si no lo hace otro personal distinto adentro del edificio-, para evitar que alguien que haya podido sortear el control de explanada pueda penetrar al edificio sin haber sido invitado.
El Personal de Recepción y Chequeo Protocolar ( P. R. C. P. ) debe hallarse asistido por personal auxiliar de seguridad, ya que este último es el encargado de despachar a quien no fuere invitado, mientras el agente de recepción se dedica a dar la bienvenida a quien desciende del próximo automóvil.
Por último, debe destacarse en la puerta del edificio a Personal Auxiliar de Acompañamiento de Interior ( P. A. D. A. I. ) . Su función consiste en acompañar a los invitados hasta el salón de actos, sobre todo en aquellos casos en que entre dicho salón y la puerta de entrada media una cierta distancia o varios pisos por ascensor o escalera.
Debemos aclarar aquí que la función de acompañamiento de interior debe ser desarrollada por varios auxiliares. En efecto, esta función -cuando sea necesaria- no debe ser llevada a cabo por un solo auxiliar sino por varios, para lograr de este modo que vayan y vengan en forma contínua, evitandose así colas o aglomeraciones de invitados que esperan en la puerta ser acompañados.
2. FASE INTERIOR O DE ATENCION.
Las funciones operativas u auxiliares de atención que deben ser cubiertas en la Fase de Interior o Atención de todo acto protocolar son las siguientes:
Acompañamiento de Interior.
Orientación de Interior.
Acomodadores de Estrado.
Auxiliares de Micrófonos.
Auxiliares de Guardarropas.
Traductores.
Intérpretes.
Taquígrafos.
Dactilógrafos.
Ordenanzas y Mucamas.
Mozos.
Calígrafos.
Locutores.
a) PERSONAL DE ACOMPAÑAMIENTO DE INTERIOR.
Ya nos hemos referido a él cuando tratamos acerca de las funciones conjuntas del Personal de Puerta.
b) PERSONAL DE ORIENTACION DE INTERIOR.
La función del Personal de Orientación de Interior (P. O. D. I. ) consiste en recibir las invitaciones de los invitados y canjearlas -cuando corresponda- por las tarjetas de ubicación en mesas o auditorios. Esta función tiene mayor importancia aún, cuando no se cuenta con Personal de Acompañamiento de Interior, ya que el Personal de Orientación debe indicar las vías de acceso al salón de actos y evacuar cualquier consulta sobre horarios, programas, instalaciones, etc.
c) ACOMODADORES DE AUDITORIO.
La función de este tipo de personal consiste en orientar o ubicar dentro del salón de actos a los invitados acerca del lugar o asiento que deben ocupar en el auditorio. Para cumplir con esta tarea, los acomodadores de auditorio deben contar en su poder y en forma permanente con un plano del salón y las ubicaciones de todos los invitados en el auditorio o, si se trata de una recepción formal, de los números de mesa y asiento que les corresponden.
d) ACOMODADORES DE ESTRADO .
La función de este personal consiste en acompañar y ubicar en el estrado a las autoridades presidenciales del acto. Asimismo, deben quedarse siempre cerca del estrado para evacuar cualquier consulta o necesidad de dichas personalidades, las cuales deben ser satisfechas de inmediato y en cualquier momento.
e) AUXILIARES DE MICROFONOS
En los actos que conlleven repreguntas del auditorio -por ejemplo conferencias de prensa, simposios, etc.- deben ser destacados auxiliares de auditorio especialmente encargados de alcanzar el micrófono a los asistentes que deseen formular preguntas a los conferenciantes u oradores.
Lo ideal es que sean dispuestos uno o dos auxiliares por cada una de las alas del auditorio, para evitar las consecuentes molestias que suele ocasionar el desplazamiento de los cables sobre las cabezas del público.
f) AUXILIARES DE GUARDARROPAS.
En todo acto protocolar debe disponerse necesariamente un guardarropas, y en este último, una cantidad suficiente de auxiliares, con el objeto de que la recepción y entrega de las prendas se realice con la mayor agilidad posible.
El funcionario de Ceremonial debe prever la disposición de un guardarropas especial para las autoridades presidenciales del acto. Esto se aconseja así, porque
dichas personalidades deben poder entregar y retirar su abrigo sin espera alguna, a la vez que deben tener la seguridad de que sus abrigos sean especialmente cuidados.
De todos modos, tanto en el guardarropas común como en el V. I. P. debe destacarse personal de seguridad; sobre todo en época invernal cuando en dichos guardarropas se deposita una fortuna en tapados de piel.
g) TRADUCTORES.
En todo acto, recepción o ceremonia con una presencia importante de invitados extranjeros, es necesario traducir previamente todos los programas, conferencias y discursos al idioma de dichos invitados, o al menos a un idioma que hable la mayoría de ellos. Esto debe hacerse de tal modo ya que no puede someterse a ningún invitado a presenciar una o dos horas de acciones y discursos que no comprende, o a una sucesión de actos que no conoce de antemano.
h) INTERPRETES.
Cuando no se ha podido traducir previamente los programas, conferencias o discursos, debe recurrirse a la utilización de los servicios de Personal Auxiliar de Interpretación ( P. A. D. I. ) .
Cuando debe interpretarse una conferencia o discurso de una de las autoridades presidenciales del acto que no habla el idioma del auditorio, puede utilizarse cualquiera de los sistemas de interpretación siguiente:
h.1.) Interpretación simultánea. Es la que se realiza a través de unos aparatos de recepción cuyos audífonos se colocan los asistentes en forma permanente, y a través de los intérpretes transmiten lo que el orador va diciendo en forma simultánea.
Este sistema tiene la ventaja de que no prolonga el acto con las sucesivas interrupciones de otros sistemas de interpretación, pero tiene el inconveniente de que suele resultar muy costoso, debido a las instalaciones especiales que requiere.
h.2.) Interpretación diferida. Este sistema consiste en destacar un intérprete que va traduciendo lo que dice el orador de manera diferida; es decir, cada vez que el orador pronuncia algunos párrafos de su discurso o conferencia, hace silencio y espera que el intérprete traduzca dichos párrafos al auditorio.
Este sistema tiene la ventaja que es más económico, pero tiene el inconveniente de que hace durar el discurso o conferencia el doble del tiempo previsto. En efecto, este tipo de interpretción hace, por ejemplo, que si un discurso o conferencia dura una hora, debido a las interrupciones sucesivas del intérprete que traduce el mismo texto al idioma del auditorio, dicho discurso o conferencia termina durando ya no una, sino dos horas, con el consecuente retraso en los horarios inicialmente previstos.
h.3.) Interpretación “a párrafos” . Este sistema consiste en traducir previamente el discurso o conferencia a pronunciarse, y reunirse luego con el orador extranjero con el objeto de dividir el texto en párrafos, separando estos últimos con marca en los puntos aparte. Luego, ya en el acto protocolar, el orador leerá su texto descansando en los puntos aparte, mientras que un auxiliar que tiene la copia de dichos texto también marcada, leerá el párrafo previamente traducido que corresponda, luego de cada punto aparte en el que descansa el orador.
Para que quede más claro aún, daremos a continuación un ejemplo práctico de este sistema:
ORADOR: lee su texto original. AUXILIAR DE INTERPRETACION:
En cada punto aparte lee la traducción al auditorio
“The legend tells us that a
Chirstian stonecutter, a certain
Marino had escaped in the 4 th.
Century A.D. from the Dalmation
Island Arbe to flee the persecutions
By the Emperor Diocletian, and had
Chosen Mt. Titano as hiding place.”
“ La leyenda nos cuenta que en el
siglo IV d.c. un tallador de piedras
cristiano de nombre Marino, venido de la isla dalmática de Arbe, se estableció sobre el Monte Titano, para escapar de las persecuciones del Emperador Diocleciano.”
“Shortly after, attracted by
the fame of the Holy Man,
other monks came to Mount
Titano creating there a first
Christian Community.”
“Poco tiempo después, atraídos
por la fama del Santo, otros monjes se reunieron con él en el Monte Titano, creando allí la primera comunidad cristiana.”
-----etc...------------------------------/
/-----etc...------------------------------/
Este sistema tiene ventajas: es el más económico de todos, ya que consiguiendo una traducción del discurso o conferencia y dividiendo previamente su texto en párrafos, cualquier auxiliar puede traducir al público cualquier idioma.
Sin embargo, tiene un inconveniente ineludible: este sistema no sirve cuando en el acto que se organiza puede darse lugar a repreguntas del auditorio. Recordemos que este sistema no requiere que el auxiliar de interpretación conozca el idioma del disertante, ya que la traducción fue realizada de antemano.
i) TAQUIGRAFOS Y DACTILOGRAFOS.
Cuando por el tenor de lo que pueda decirse en un acto protocolar pueda necesitarse dejar constancia de cada una de las intervenciones de los disertantes, el funcionario de Ceremonial debe prever la disposición en el salón de uno o varios taquígrafos que dejen constancia de todos los discursos o intervenciones que se están produciendo en el salón. Sobre todo, los taquígrafos son necesarios en aquellos actos en los que no se cuenta con un equipo de grabación en sala.
Debemos tener en cuenta, sobre todo en ámbitos protocolares oficiales, que algún funcionario que se siente injuriado o calumniado por las palabras de otro puede llegar a solicitarnos una trascripción de todo lo dicho para querellarlo ante la Justicia.
Del mismo modo, todas las desgrabaciones y los apuntes que se toman en una reunión protocolarmente organizada, deben pasarse luego en limpio, por lo que se hace necesario que el funcionario de Ceremonial cuente con una serie de dactilógrafos a su disposición, una vez finalizado cada acto.
j) ORDENANZAS Y MUCAMAS.
Todo acto protocolar necesita indefectiblemente de Ordenanzas y Mucamas, ya que existen una serie de actividades que deben ser desarrolladas por ellos, tales como la atención de la limpieza del salón, provisión de ceniceros, colocación de la ornamentación y de los Símbolos Nacionales, arreglo general de la sillería, provisión del agua del estrado, y un largo etc.
Por lo general, se minimiza la importancia de este tipo específico de personal auxiliar, y se derivan sus tareas al personal operativo del departamento de Ceremonial. Esto es incorrecto, ya que un acto protocolar requiere del concurso de la mayor cantidad de personal disponible, y los asistentes operativos no deben subsumir tareas que bien puede llevar a cabo el personal de maestranza bien capacitado.
Por experiencia propia, nos consta que un auxiliar de maestranza bien capacitado, lega a ser uno de los más eficientes colaboradores del funcionario de Ceremonial. Si por el contrario, el personal de maestranza no es capacitado y sólo recibe encargos menores, que no pasan de preparar mal y pronto el café de la repartición, esto no hace más que hablar del abandono en que el funcionario de Ceremonial tiene a este tipo de personal y de su falta de vocación por la capacitación y la coordinación general de su área.
k) MOZOS.
Sobre este tipo específico de personal auxiliar hablaremos más adelante, cuando tratemos acerca del servicio de las recepciones y comidas protocolares.
L) CALIGRAFOS.
Cuando en el acto protocolar que se organiza deban entregarse invitaciones, diplomas o certificados, el funcionario de Ceremonial debe prever el servicio de calígrafos, o al menos, de auxiliares de su área con buena caligrafía. Ello debe ser así, ya que las invitaciones, diplomas y certificados en el ámbito protocolar no deben ser llenados a máquina sino a mano.
Cuántas veces hemos recibido invitaciones escritas a mano y en las que no entendíamos ni nuestro nombre, ni el acto al que nos invitaban, ni el lugar al que debíamos concurrir, ni el día o la hora en que debíamos hacerlo. Lo mismo suele suceder con los diplomas, en los que muchas veces el nombre del graduado o del participante, o el del encuentro al que éstos han concurrido resultan ilegibles.
M) LOCUTORES.
Por último, diremos que todo acto protocolar bien organizado debe contar con la presencia de un locutor o, al menos, con la de un agente de la repartición o institución que tenga dotes para hacerlo.
La presencia de un locutor profesional tiene la ventaja de que el mismo ha estudiado, en primer lugar, todas las técnicas para serlo. Es decir, conoce pronunciación, modulación, impostación, etc. Además, ha aprendido fonética y trasliteración de idiomas extranjeros aún sin conocerlos, es decir, que un locutor profesional que ha estudiado como se pronuncian los fonemas de varios idiomas, al presentar a “Shakespeare” nunca dirá “Chaquespeare”, sino “Shécspiia”.
Asimismo, un locutor profesional sabe como sortear imprevistos, presentar correctamente autoridades, anunciar la presencia de funcionarios que han llegado tarde sin que tal retraso sea evidente, eliminar a los ausentes de los listados de autoridades, etc.
3. SEGUNDA ETAPA EXTERIOR O DE DESPEDIDA .
En esta etapa se requieren los mismos servicios de personal auxiliar que hemos estudiado en la Primera Etapa Exterior o de Recepción, ya que las acciones no son más que las mismas que tienen lugar en esta última, pero en sentido inverso.
XVIII. DESGRABACION DE DISCURSOS Y CONFERENCIAS.
El funcionario de Ceremonial debe procurar la grabación de todos los discursos y conferencias que se ofrezcan en cualquier acto, recepción o ceremonia que organice.
Las manifestaciones protocolares suelen contar con la presencia de numerosas personalidades de los más diversos ámbitos, religiones e ideologías políticas. Por ello, no resulta extraño que alguna de aquellas personalidades se sienta agraviada por los términos de la conferencia o discurso que pronuncia alguno de los disertantes; y un día o dos después de la ceremonia se comunique con el departamento de Protocolo para pedir una copia de la grabación del discurso o conferencia que le resulta agraviante.
De allí que si nuestra recomendación resulta de utilidad para cualquier tipo de acto, adquiere una relevancia vital en todas aquellas manifestaciones protocolares que se desarrollan en el ámbito de una administración pública, debido a la trascendencia jurídica y política que revisten los agravios.
Previendo tales pedidos, y no pudiendo saberse de antemano cuándo una disertación habrá de resultar agraviante para algún invitado en particular, el funcionario de Ceremonial debe tomarse la costumbre de hacer grabar, y luego desgrabar, todas las conferencias y discursos que sean pronunciados en cualquier acto que organice.
Tales desgrabaciones deben ser prolijamente transcriptas en papel y luego multicopiadas, con el objeto de tenerlas listas para ser entregadas a quien las solicite.
XIX. MUSICALIZACION.
Hay dos maneras de musicalizar un acto protocolar: ambiental o complementariamente.
a) MUSICA AMBIENTAL . Este tipo de musicalización es el generalmente empleado en recepciones y banquetes. Su función es precisamente, la de crear un “ambiente” acogedor, y de cubrir ligeramente los pequeños golpeteos de los cubiertos y la vajilla sobre la mesa.
La música ambiental no debe entorpecer la conversación de los comensales, por lo que su volumen debe ser muy suave y los temas a escucharse deben ser absolutamente pacíficos e instrumentales.
Deben ser pacíficos por cuanto no debe perturbarse con innecesarias estridencias el sosiego y la serenidad que deben reinar en toda manifestación protocolar. Y deben ser instrumentales, por cuanto la interrelación de los comensales no puede ser afectada por la necesidad de prestar atención a la letra de canción alguna.
La música ambiental puede ser de dos tipos: grabada o presencial. Como su nombre lo indica, llamamos música ambiental grabada a aquella que proviene de una consola musical operada por un discjockey desde una cabina de transmisión. Por otra parte, llamamos música ambiental presencial, a aquella que proviene de un pianista, cuarteto, sexteto u orquesta de cámara dispuestos en uno de los ángulos del salón y que tocan en forma permanente durante todo el tiempo de la recepción.
El tipo de música ambiental que aconsejamos para las recepciones protocolares es la grabada.
Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la presencia de músicos en el mismo ámbito en el que se realiza el banquete perturba el normal desarrollo del mismo, ya que los comensales por no faltar el respeto a aquéllos descuidan la conversación para dirigir la vista hacia la tarima en donde se encuentran los ejecutantes.
Absoluta y especialmente desaconsejado queda el disponer un pianista tocando tristes melodías en alguno de los rincones del salón comedor. Este sistema, muy utilizado en hoteles y restaurantes, no sólo no inspira la conversación, sino que además confiere a la recepción un aspecto de pobreza y melancolía que atenta contra la brillantez y el alborozo que deben reinar en toda manifestación protocolar bien organizada.
b) MUSICA COMPLEMENTARIA. Llamamos música complementaria aquel tipo de musicalización que se instrumenta disponiendo un concierto o espectáculo artístico como complementarios del programa de un acto, recepción o ceremonia protocolar.
En primer lugar diemos que, por las mismas razones que tornan desaconsejable la música ambiental presencial, la música complementaria no debe ser simultánea.
Por el contrario, siempre decimos que en las recepciones y banquetes la música debe ser como un aperitivo o un digestivo, es decir que debe ofrecerse antes o después, pero jamás durante.
Todos sabemos que no importa la calidad, ni el interés, ni la melomanía de los comensales. Ante la diyuntiva de disfrutar de la comida o disfrutar del espectáculo, aquéllos eligen inevitablemente el primero de los placeres, y los músicos y bailarines terminan ejecutando o bailando para sí mismos, ya que el auditorio se encuentra enfrascado y reconcentrado sobre sus platos.
Tampoco debe ofrecerse un concierto o espectáculo en el período entre-platos, ya que torna muy prolongado el espacio que media entre comida y comida, y ello atenta en particular contra la temperatura o punto justo de los manjares, y en general contra la imagen total de la organización, que parecerá demasiado lenta a los comensales.
El concierto o espectáculo complementarios deben ofrecerse antes o después de la recepción o banquete. Ahora bien, ¿dónde debe ofrecerse?.
El tablado, escenario o tarima puede disponerse de dos formas: dentro o fuera del salón comedor.
b.1) DENTRO DEL SALON COMEDOR. Nada obsta a que el tablado, tarima o escenario se disponga dentro del salón comedor, ya que de todos modos no habrá ni concierto ni espectáculo alguno durante la comida. Cuando hablamos de espectáculo, incluímos también las entregas de premios, plaquetas, medallas, etc., que generalmente suelen llevarse a cabo durante una comida. Cuando ello ocurre, los comensales no saben si deben aplaudir al premiado, mirar hacia el escenario, hablar con su vecino de mesa o dar cuenta del manjar que tienen frente a sí para que no se enfríe.
Si el espectáculo ha de ofrecerse dentro del salón comedor, debe tenerse en cuenta que la disposición de las mesas debe ser radial e intercaladas; es decir, que deben situarse alrededor del escenario, en hileras intercaladas para que los comensales de una mesa anterior no entorpezcan la visión de los de una mesa posterior.
b.2.) FUERA DEL SALON COMEDOR. Cuando el espectáculo se ofrece en un salón contiguo, los comensales pueden ser ubicados en sillas (tipo auditorio) o en mesas.
Disponer a los comensales en pequeñas mesas redondas, facilita ofrecerles un champagne ( si el espectáculo es pre-banquete), o un café y licores ( si el espectáculo es post-banquete). Pero atención: en estos casos los mozos deben servir el champagne o el café antes de comenzar el espectáculo o concierto, jamás durante, para no desviar la atención ni entorpecer la visión de los comensales.
Por último hemos de decir que la calidad el espectáculo o concierto debe ser acorde con la calidad de la ceremonia o del banquete, porque de lo contrario estos últimos resultan malogrados por aquéllos. Ello quiere decir que si ofrece un espectáculo de bodevil, bailantero o protagonizado por un grupo de cantantes o bailarines que, ligeros de ropa, intentan una mala mímica sobre una cinta de playback. Siempre es preferible un buen concierto de cámara, un tenor o soprano solista, una orquesta, o bien un ensemble folclórico de gran renombre.
De todos modos, sea cual fuere el tipo de espectáculo elegido, lo cierto es que no debe tener una duración mayor a los treinta minutos; ya que de lo contrario hemos visto que termina por aburrir al auditorio, no siempre mayoritariamente afecto a las más brillantes y delicadas expresiones artísticas.
XX. TRASLADOS.
Lo habitual es que cada una de las autoridades invitadas asista al acto que organizamos en un automóvil de su propia repartición. Pero si alguna de ellas no cuenta con movilidad propia, es obligación protocolar de la institución o repartición anfitriona el enviar un vehículo para procurar su traslado.
Asimismo, es obligación protocolar de la instutución o repartición anfitriona contar con uno o varios automóviles de reserva, afectados especialmente a la recepción que se organiza. Tales automóviles deben preverse para la eventualidad de que el vehículo de alguno de los invitados sufra algún percance mecánico o no asista con puntualidad a retirar a su pasajero cuando finalice la ceremonia. El funcionario de Ceremonial no puede permitir que un alto funcionario estatal invitado permanezca en el hall de entrada de la repartición esperando que pasen a buscarlo, tal como si se tratase de un escolar olvidado por sus padres a la salida del colegio.
Otro de los traslados que corren por cuenta de la institución o repartición invitante es el del invitado desde y hacia el aeropuerto ( o terminal de transportes ) por el que aquél llegue o se vaya de la ciudad en la que se desarrolle el acto protocolar que se organiza.
Ello debe ser así, por cuanto no puede librarse al invitado a merced de ladrones de equipaje o de transportistas o remiseros inescrupulosos; más aún cuando nuestro huésped es extranjero o proviene de ciudades muy alejadas. Tengamos en cuenta que si nuestro invitado sufre el hurto de su equipaje o la estafa de un remisero al llegar a nuestra ciudad, queda mal predispuesto para concurrir al acto para el cual ha viajado; y si por el contrario, tales percances suceden a su partida, éstos habrán de convertirse en el recuerdo más importante de su viaje, a despecho de la brillantez o la perfección organizativa de nuestro acto.
El funcionario de Ceremonial debe programar el traslado de su huésped de manera tal, que al menos un directivo intermedio de la repartición o institución concurra a la terminal o aeropuerto para acompañar al invitado. Si la jerarquía protocolar del invitado no justifica el desplazamiento de uno de sus directivos, la repartición o institución anfritiona debe -al menos- procurar que el invitado sea acompañado por un asistente operativo del área protocolar.
Cuando la jerarquía política o el nivel económico del pasajero de honor lo justifiquen, el funcionario de Ceremonial debe destacar un agente de seguridad en el automóvil del traslado.
También por razones de seguridad debe instruirse a los choferes de la institución anfitriona para que lleven siempre en todos los automóviles afectados al área protocolar el correspondiente botiquín de primeros auxilios.
Por último, debe insistirse a los choferes en que traten por todos los medios de lograr que el invitado de honor ocupe el lugar que efectivamente le corresponde, es decir el asiento trasero junto a la ventanilla derecha. Insistimos en este punto, por cuanto es común que los funcionarios y altas personalidades se obstienen en viajar en el asiento delantero junto al chofer.
Cuando el pasajero de honor llega a la explanada de nuestra institución o repartición en el lugar incorrecto, no hace más que malograr el dispositivo de descenso preparado por el departamento de Ceremonial, con los consiguientes trastornos en el avance de la caravana de vehículos que traen a los restantes invitados.
La personalidad invitada, el chofer y el funcionario de Ceremonial deben tener en cuenta que el personal auxiliar de explanada no tiene obligación de conocer fisonómicamente a todos los invitados; y que por ello mismo, si no respetan las reglas internacionales de ubicación de pasajeros en un automóvil, el personal de explanada puede incurrir en la desgraciada gaffe protocolar de abrir la puerta trasera del vehículo, saludar y dar la bienvenida en nombre del departamento de Protocolo, a una secretaria o asistente del invitado de honor, que venían sentados incorrectamente en el lugar de honor.
Aquellos funcionarios y altas personalidades que acostumbran a viajar junto al chofer suelen hacerlo generalmente motivados por un mal entendido espíritu democrático, ya que piensan que es ofensivo, demasiado rancio y hasta fuera de moda el viajar en el asiento trasero.
Pero a despecho de esa muy generalizada creencia, el funcionario que viaja junto al chofer no es más democrático que aquél que lo hace donde le corresponde.
Por el contrario, el funcionario desubicado no sólo descoloca e incomoda al chofer bien educado y conocedor de su profesión, sino que además no hace sino demostrar un profundo desconocimiento de las reglas protocolares más elementales y un desdén lamentable por el esfuerzo organizativo del departamento de Ceremonial.
También existen funcionarios y altas personalidades que dicen viajar junto al chofer por razones de seguridad. Tampoco sirve esta excusa.
En efecto, los magnicidas actuales tienen dos características comunes indiscutibles: Estudio de la víctima y efectividad.
¿Qué queremos decir con ello?.
Tras haber estudiado numerosos atentados desde el punto de vista protocolar, hemos llegado a distinguir esas dos características en todos ellos.
En todos los atentados se ha comprobado que los magnicidas han hecho un estudio previo de su víctima, tanto fotográfico como en sus hábitos y gustos. De alli que, jamás han confundido al chofer con el funcionario que deseaban eliminar.
Y en segundo lugar, hoy en día los atentados son sumamente efectivos. Es decir que los magnicidas, procurando asegurar el éxito de su acción, ultiman por igual a todos los ocupantes del vehículo sin excepción, sin tener en cuenta el sitio en el que se encuentran sentados.
XXI. SIMBOLOS LAICOS Y RELIGIOSOS NACIONALES Y EXTRANJEROS.
Dentro de este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto el funcionario de Ceremonial debe consignar -entre otros- los siguientes símbolos: Banderas, Escudos, Himnos, Bendición, Crucifijos y Biblias.
a) BANDERAS Y ESCUDOS. Deben colocarse siempre que se realice un acto protocolar en ámbitos oficiales nacionales, provinciales y municipales, y en toda ceremonia multinacional de carácter oficial.
Si la empresa, repartición o institución anfitriona no cuenta con ellos, el funcionario de Ceremonial debe ponerse en contacto con las reparticiones, instituciones o embajadas involucradas para que proporcionen sus escudos o banderas. Respecto de este tema el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta lo siguiente: cuando organiza una manifestación protocolar que demanda la disposición de más de una bandera o escudo nacionales, u uno de estos símbolos no llega a tiempo o no puede ser proporcionado por la embajada que los había prometido debido a que no les fueron devueltos luego de un acto anterior, es obligación protocolar del organizador el retirar todos los símbolos del salón dejando únicamente los del anfitrión, es decir los de nuestro país.
Si por el contario, el funcionario de Ceremonial pasa por alto la ausencia del símbolo no enviado y deja los escudos o banderas de aquellas instituciones o embajadas que han cumplido en tiempo y forma su solicitud, no habrá más que dejar innecesariamente en evidencia al incumplidor, y dicha actitud, por ser en un todo descortés, repugna los principios protocolares más elementales. Después de todo, el embajador, funcionario o personalidad presente en el acto no tiene la culpa de un incumplimiento de un tercero, y no puede ser ofendido y castigado haciendo notar la ausencia de su escudo o bandera.
En definitiva se colocan las banderas y escudos de TODOS los países extranjeros, o provincias o instituciones participantes, o se colocan solamente los nacionales o los de la institución o repartición anfitriona.
b) HIMNOS. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que en el ámbito protocolar existen dos tipos de himnos: los Nacionales y los institucionales y patrióticos.
b.1.) Himnos Nacionales. Estos himnos son los simbólicos propiamente dichos, es decir, la representación musical de un país. Su orden de ejecución es el siguiente:
Si deben ejecutarse dos himnos, el Nacional se toca en primer lugar y luego el extranjero.
Si los himnos nacionales que deben ejecutarse son más de dos, en primer lugar habrá de escucharse el nacional anfitrión, y el orden de los restantes habrá de ser dispuesto de acuerdo al orden alfabético del nombre del país que aquéllos representan.
Ahora bien, ¿en qué momento de la ceremonia deben ser ejecutados los himnos?.
Por lo general los himnos suelen ejecutarse al comienzo de los actos protocolares.
Sin embargo debemos señalar aquí que muchos países monárquicos no tienen un himno nacional propiamente dicho sino un himno regio o una marcha real.
En estos casos el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que tales himnos o marchas tienen internacionalmente reconocida la calidad de canción nacional, y por lo tanto, deben recibir los mismos honores de los himnos nacionales propiamente dichos, es decir, ponerse de pie, llevar las banderas de ceremonia a la cuja y aplaudir al final de la ejecución.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que tales himnos regios o marchas a veces se ejecutan al principio y al final de las ceremonias protocolares, ya que se utilizan para indicar el arribo y la partida del monarca.
En lo que respecta a nuestro Himno Nacional, y en virtud de la regla de la analogía, sus honores deben rendirse de acuerdo a lo prescripto en el Ceremonial educativo.
En efecto las disposiciones a tener en cuenta son las siguientes:
- Sólo debe entonarse el Himno Nacional en aquellos actos que sean presididos por la Bandera Nacional.
- El Himno Nacional debe ser entonado por la totalidad de los asistentes e invitados especiales al acto, sin excepción alguna. Salvedad hecha de los extranjeros, claro está.
- Durante la ejecución del Himno Nacional todos los asistentes deben permanecer de pie y en posición de firmes. Es decir, con las manos a los costados del cuerpo. Las manos no deben colocarse tomadas por delante del cuerpo a la altura de la ingle, ni tampoco deben tomarse por atrás del cuerpo.
- Al término de la ejecución del Himno Nacional todos los asistentes deberán aplaudir, con la excepción del abanderado y los escoltas.
- Durante la ejecución del Himno Nacional la Bandera Nacional debe ser llevada y mantenida en la cuja del tahalí.
- Sólo deben entonarse Himnos de países extranjeros en aquellos actos que sean presididos por la Bandera Nacional de ceremonia y por la del país al que pertenezca el himno.
- Del ceremonial educativo se desprenden las normas nacionales de homenaje y ejecución de los himnos extranjeros:
Durante la ejecución del himno nacional extranjero todos los asistentes al acto deben permanecer de pie y en posición de firmes. Asimismo, durante su ejecución la Bandera Nacional y la extranjera deben ser levadas y mantenidas en la cuja. También los himnos extranjeros deben ser aplaudidos al terminar su ejecución.
b.2.) Himnos Institucionales y patrióticos. Llamamos himnos institucionales a aquellos que representan a una institución política, militar, académica o religiosa determinada. Son himnos institucionales, por ejemplo, los de los partidos políticos, los de las fuerzas armadas y de seguridad, los de las universidades, los de los colegios, etc.
Llamamos himnos patrióticos a aquéllos que han sido compuesto en homenaje de un procer determinado. Son himnos patrióticos, por ejemplo, los dedicados a D. José de San Martín, a D. Domingo Faustino Sarmiento, a D. José M. Estrada, etc.
Los himnos institucionales y patrióticos son de rango protocolar menor respecto de los himnos nacionales propiamente dichos, en consecuencia, debemos tener en cuenta que al ser entonados la bandera de ceremonia no debe ser llevada a la cuja, sino que debe ser mantenida por el abanderado apoyada en el piso.
c) SIMBOLOS RELIGIOSOS. Dentro de este rubro ubicamos a la Bendición, el Crucufijo y la Santa Biblia o todo Libro Sagrado de cualquier Religión, que suelen ser necesarios - sobre todo - en inauguraciones de obras y asunciones de funcionarios y magistrados.
Salvo que alguno de los directivos de la repartición o institución tengan cierta amistad o parentesco con algún sacerdote en particular, es obligación protocolar del funcionario de Ceremonial el cursar por escrito la invitación al prelado zonal o elegido para que concurra a efectuarse la Bendición.
Si dicho prelado reviste una alta jerarquía eclesiástica, corresponderá entonces solicitar una audiencia con el mismo para formularle personalmente la invitación, entregándole la correspondiente nota formal.
Tanto en la nota como en la entravista, debe explicarse al prelado el tipo de obra a bendecir, el ámbito en que se desarrollará la Bendición, el ambiente político o social que habrá de hallarse presente, etc, con el objeto de que el dignatario eclesiástico pueda confirmar su presencia con toda seguridad, y a sabiendas de que su alto servicio es sinceramente requerido y que será piadosamente valorado al menos por la mayoría de los invitados presentes.
Del mismo modo, y con el mismo sentido, debe estudiarse la necesidad de disponer de un Crucifijo o una Biblia -o cualquier Libro Sagrado- sobre el estrado o escritorio de jura en la ceremonia de asunción de un funcionario o de un magistrado.
Por lo general, el Estrado - al ser laico- ha dejado de proveer de Crucifijos a sus funcionarios, y por lo tanto, si el funcionario entrante desea uno, seguramente deberá comprárselo en una santería. Debe tenerse en cuenta aquí que, para el caso específico de las juras, debe recurrirse al clásico Crucifijo de escritorio, es decir, aquél que se dispone perpendicularmente apoyando la base de la Cruz sobre un pie de metal, madera o mármol.
En cuanto a los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, diremos que son siempre necesarios cuando la fórmula de juramento del funcionario entrante los invoca.
Es decir, que sólo habrán de diponerse los Santos Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado- cuando dicho funcionario elige la fórmula por la que presta juramento sobre aquéllos. Esta distinción debe hacerse, puesto que en la actualidad ya no se exige jurar sobre los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, y se deja librada la elección de la fórmula del juramento a la libre conciencia del funcionario.
Repetimos: si el funcionario manifiesta jurar “sobre estos Santos Evangelios...” , es responsabilidad del funcionario de Ceremonial el conseguirlos y disponerlos puntualmente sobre el estrado al momento de comenzar la ceremonia.
El interés en que dicho concepto quede absolutamente en claro, se debe a que recordamos que en cierta oportunidad nos ha tocado presenciar un juramento en el que el funcionario o magistrado invocaba los Santos Evangelios en la fórmula de su jura, y luego lanzaba su estertóreo “SI, JURO” con la mano extendida sobre el escritorio, ya que alguien no había chequeado el envío de la Biblia.
Por último diremos que cuando deben recibirse varios juramentos, y uno de los funcionarios entrantes no jura sobre los Santos Evangelios, estos últimos deben ser retirados del escritorio o al menos, alejados de aquél.
XXII. OBSERVACIONES.
En este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto habrá de escribirse todos aquellos requerimientos especiales que demande la ceremonia que se organiza o los de algún invitado en particular.
Por ejemplo, en el rubro “Observaciones” puede consignarse que tal o cual invitado es diabético o celíaco, o de una religión en particular, o de alguna ideología muy extremista, o que proviene de un país que se encuentra en guerra con el de otro invitado que debe ser sentado muy cerca de aquél, etc.
Asimismo, en este rubro deben consignarse los requerimientos especiales de la ceremonia que se organiza: por ejemplo, un toldo de tal medida y de tales características, o un tipo determinado de flores, o resaltar que habrá de necesitarse un intérprete de un idioma sumamente exótico, o que la decoración del salón debe ser de un color determinado, o que debe controlarse o acompañarse a tal invitado en particular, o que debe preverse una rampa para que pueda sortear las escaleras un invitado que se movilice en silla de ruedas, etc.
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