capacitación secretaría- actas y agendas 2012

Capacitación de

Secretarias de Iglesia

Secretaría

AGENDAS Y ACTAS DE IGLESIA

Capacitación de Secretaría

Secretaría

Agenda, Procedimient

o

El Secretario debe tener un calendario de juntas, el cual debe ser conocido por todos los Miembros de Junta. Y con al menos una semana de anticipación, debe preparar la Agenda:

1.El Secretario se dirige al Pastor para preguntarle por los puntos que va a incluir en la Junta.

2. El Secretario se dirige a los Ancianos para preguntarles por los puntos que van a incluir en la Junta.

3. El Secretario se dirige a los Directores de Departamentos para preguntarles por los puntos que van a incluir en la Junta de Iglesia.

Agenda, Preparació

n

1. El Secretario organiza la Agenda para la Junta de Iglesia y solicita la confirmacion con el Pastor distrital.

2. Si se estima pertinente se puede pedir informe a los Directores de Departamentos.

3. El primer punto que debe incluirse es la Acción Misionera de la Iglesia. Deben dedicarle todo el tiempo que sea necesario.

Citación

El Secretario es la persona responsable de citar a los miembros de la Junta de Iglesia. ¿Cuándo? (pág. 93 Manual de Iglesia)

•En el horario del Culto.•Boletin•Comunicación personal a cada uno.•Debe especificar: fecha, hora y lugar.

4. Luego se debe incluir todos los puntos administrativos.

5. Los puntos deben ser agrupados por temas.

6. No existe administrativamente la votación del acta anterior. Pero es una buena práctica, antes de comenzar la Junta, leer el acta anterior, para recordar los puntos votados.

Agenda, Preparació

n

Secretaría

Capacitación de Secretaría

Acta, Instrucciones

1. Se deben registrar todos los miembros presentes en la Junta, incluso los que llegan tarde.

2. En el acta se registra solamente los votos, y no los comentarios o discusión. El acta es la constancia oficial de lo acordado en la Junta.

3. Los votos deben estar redactados de tal manera que reflejen en forma exacta lo decidido por la Junta.

Acta, Instrucciones

4. Los votos deben ser claros, concisos y completos.

4. Escribir estrictamente lo necesario, pero que quede en forma comprensible, no dejando ninguna duda o idea vaga.

4. Tenemos que ponernos en el lugar de alguien que lo leerá e ignora lo que nosotros sabemos acerca de ese voto. Y lo debe entender claramente. Lo debe entender cualquier persona que lo lea en el presente o en el futuro.

Acta, Instrucciones

7. Los acuerdos deben registrar solamente lo que se votó, aún cuando informaciones posteriores lleguen a demostrar que lo decidido constituía un error.

7. El Secretario no está autorizado para modificar lo acordado por la junta. Si se demuestra que lo acordado fue un error, el Secretario colocará el tema en la agenda de la próxima Junta, la que tomará otro voto, si así lo considera, que modificará el voto anterior. Pero el voto “errado” debe quedar registrado.

Acta, Instrucciones

9. El Secretario es el responsable de verificar el quórum antes de iniciar cada Junta. El quórum debe ser votado en una Asamblea Administrativa.

9. No se deben aceptar votos enviados por mensaje o por representación. El miembro de Junta debe estar presente.

Acta, Instrucciones

• Cada acuerdo de Junta debe ser debidamente numerado: 2012-001

• Cada acta debe comenzar en una hoja nueva, impar. (esto, según indicación de cada Asociación/Misión)

• Cada página debe ser numerada en orden correlativo, iniciando en “1” cada año. (esto, según indicación de cada Asociación/Misión)

• Los Libros de Actas deben ser conservados por el Secretario a perpetuidad. Debe tener un lugar donde archivarlas y conservarlas en un lugar seguro.

• El Secretario debe tener siempre disponibles las Actas de la Iglesia.

ESTILO DE LOS ACUERDOS

DENOMINACIONALES:

• 1. TITULO• 2. ORDEN DE NUMERACIÓN• 3. CONTENIDO:

¿Qué?¿Cómo?¿Cuándo?¿Dónde?¿Con qué / quién?

Acta, Modelo

ACTA JUNTA DIRECTIVADE LA IGLESIA ___________________

Realizada el 5 de Marzo de 2006

MIEMBROS PRESENTES: Pr. Ramírez Pedro, Fuentes, Graciela; Ceballos, Alicia; González, María; Soto, Torres, Ana; Vargas, Leonor.

INVITADO: Rubén CastroHIMNO: 234ORACION: Hno. Pedro Ramírez

2012 – 001 INVITADO - VOZ Y VOTO - CONCEDER

ACORDADO, conceder voz y voto al hermano Rubén Castro, invitado a esta Junta.

2012 – 002 BAUTISMO – CANDIDATOS - PROPONER

ACORDADO, recomendar el nombre de Graciela Ramírez para ser incluido como miembro de iglesia previo bautismo que se realizará el 13 de mayo 2012.

Otras formas verbales

• APROBAR

• AUTORIZAR

• ACEPTAR

• CONCEDER ó RECOMENDAR

• REGISTRAR

• SOLICITAR

2012 – 003 MChP – “USO DE JOYAS” – REGISTRAR

ACORDADO registrar Voto 2011 - 322 de la MChP, que dice

CONSIDERANDO que se evidencia un aumento del uso de joyas entre los miembros de nuestra Iglesia,CONSIDERANDO que a pesar que la IASD tiene una postura oficial al respecto.CONSIDERANDO que ha habido descuido en cuanto a impartir enseñanza sobre el tema del arreglo personal entre los miembros de nuestra Iglesia, fue

ACORDADO aprobar el siguiente documento “arreglo personal” propuesto por la Comisión Ministerial de la Unión Chilena, para que sea ampliamente difundido en todas las iglesias en instituciones de la Unión Chilena, reafirmando los principios bíblicos sobre la presentación personal:

Acta, Modelo

ARREGLO PERSONALReafirmando los principios de la presentación personal desde una perspectiva Bíblica y del Espíritu de Profecía.

IntroducciónLas buenas nuevas de salvación a través de la fe en Cristo Jesús es el tema más relevante de las Sagradas Escrituras. Es dentro de este contexto del evangelio que deberíamos tratar la norma bíblica sobre el arreglo personal….

2012 – 004 PARRA, SALOMÓN – RECEPCIÓN POR PROFESIÓN DE FE – RECOMENDACIÓN

CONSIDERANDO que el hermano Salomón Parra, proveniente de Ecuador, ha sido borrado de la iglesia a la cual pertenece, por Paradero Desconocido, y siendoque el hermano Parra ha permanecido fiel a su compromiso cristiano,

ACORDADO proponer el nombre del hermano Salomón Parra para que sea recibido como miembro de Iglesia por Profesión de Fe.

Acta, Modelo

Acta, Modelo

2012 – 005 TESORERIA – INFORME - APROBAR

ACORDADO, aprobar el informe de Tesorería presentado porFernando Cáceres, dando gracias a Dios porque se ha podido financiar los gastosde los arreglos del Templo de la Iglesia.

2012 – 006 ROSALEA, ALBERTO -DISCIPLINA ECLESIASTICA - PROPONER

ACORDADO, proponer a la asamblea de iglesia para que en la próxima reunión administrativa sea tratado el caso del hermano John Rosales para quién se recomienda el desglose de la iglesia.

HIMNO: 165

ORACION: Pr. Pedro Ramírez

GRACIELA FUENTES PEDRO RAMIREZ

SECRETARIA PASTOR

Posterior a la Junta Directiva

• Elaborar el Acta, informar o proponer a la Asamblea de Iglesia según corresponda.

– ¿Qué se informa?

• Acuerdos de actividades

• Cambios de Horarios

• Invitaciones

– ¿Qué se propone?

• Acuerdos de nombramientos

• Cartas de traslado

• Acuerdos de Disciplina(Asamblea cerrada, previa citación)

Secretaría

Capacitación de Secretaría

Redacción -

Ejercicio

• La Secretaria de Iglesia lee el acta anterior antes de comenzar la junta. ¿cómo debe ser el voto?

No se vota de nuevo el acta anterior.

Redacción - Ejercicio

• La Junta da la bienvenida a la hermana Nancy Vera, invitada especial y le otorga voz y voto. ¿cómo debe ser el voto?

INVITADO – VOZ Y VOTO – CONCEDER

ACORDADO, otorgar voz y voto a Nancy Vera, invitada a esta Junta.

Redacción - Ejercicio

• El Primer Anciano se dirige a la Junta para expresar que es la 3º vez que el Tesorero no llega a tiempo a la Junta y por lo tanto, nuevamente, no tendrán informe de Tesorería. ¿cómo debe ser el voto?

Es un comentario. No se registra en los votos.

Redacción - Ejercicio

• La Directora de Escuela Sabática, solicita un nuevo maestro para la clase Nº 3, ya que el actual presentó su renuncia. Luego de diversos comentarios y sugerencias, se propone a José Rojas. ¿cómo debe ser el voto?

ACORDADO, aprobar el nombre de José Rojas como maestro de la Escuela Sabática para el período 2012.

Redacción - Ejercicio

• Los Conquistadores solicitan la fecha del 13 de junio, para una salida por el día a Caburga. La directora de Escuela Sabática y el Director Misionero no están de acuerdo, ya que hay un bautismo ese día. Luego de discutirlo, autorizan la salida, porque ya tienen todo comprado y los arreglos hechos en el lugar de salida. Pero se advierte que es la última vez que saldrán cuando haya otra actividad en la iglesia. ¿cómo debe ser el voto?

ACORDADO, aprobar la salida del Club de Conquistadores a Caburga para el 13 de junio DEL 2012.

Redacción - Ejercicio

• El pastor presenta la elección de un nuevo anciano. Se proponen los nombres de Juan Romero, Pedro Valdés y Carlos Sepúlveda. Luego de todas las observaciones, se elige a Carlos Sepúlveda con 12 votos, seguido de Juan Romero con 9 votos y Pedro Valdés, con 6 votos. ¿cómo debe ser el voto?

ACORDADO, nombrar como Anciano de Iglesia a Carlos Sepúlveda para el período 2012.

Redacción - Ejercicio

• Hay ocasiones en que es necesario ampliar la información de un voto. En ese caso, se deben agregar: “Considerandos” Por ejemplo: Recomendar a la Iglesia la recepción de un miembro por Profesión de Fe.

Redacción - Ejercicio

2012 – 013 PARRA, SALOMÓN – RECEPCIÓN POR PROFESIÓN DE FE -RECOMENDACIÓN

CONSIDERANDO, que el hermano Salomón Parra, proveniente de Ecuador, ha sido borrado de la iglesia a la cual pertenece, por paradero desconocido, y

CONSIDERANDO, que el hermano Parra ha permanecido fiel a su compromiso cristiano,

ACORDADO, proponer el nombre del hermano Salomón Parra para que sea recibido como miembro de Iglesia por Profesión de Fe.

Secretaría

Capacitación de Secretaría

Comunicación de votos

1. El Secretario es el responsable de notificar los acuerdos de la Junta de Iglesia. El Secretario es la fuente de Información para la Iglesia, de lo acordado en las Juntas.

Las comunicaciones pueden ser telefónicas, vía correo electrónico, a través del boletín de iglesia. Si hay un voto que afecte específicamente a una persona, debe ser comunicado por el Secretario, por escrito.

2. El Pastor (presidente) puede delegar a otra persona para que notifique si lo estima conveniente.

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Capacitación de Secretaría

Seguimiento de votos

El Secretario es el responsable de velar porque se cumpla lo votado en la Junta Directiva de la Iglesia.

Debe corroborar que el accionar de la Iglesia esté de acuerdo con la decisión de la Junta.

Si comprueba que hay actividades, métodos, gastos, etc. que no siguen exactamente lo votado. Debe informarlo a la Junta, previo comentario al pastor.

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Capacitación de Secretaría

Lealtad - Sumisión

1. El Secretario, en primer lugar, debe lealtad a las decisiones de la Junta, transmitiendo únicamente lo votado, reservándose las discusiones que se realizaron antes de llegar al voto. Aún cuando no esté totalmente de acuerdo con lo votado.

2. Todos los miembros de junta tienen el deber de aceptar las decisiones de la Junta de Iglesia con espíritu de sumisión.

Secretaría

Capacitación de Secretaría

INFORMES

Del Secretario de Iglesia Local depende todas las informaciones estadísticas que se manejan a nivel mundial:

1.El Secretario de Iglesia Local envía su informe a la Asociación/Misión, quien junta los informes de todas las iglesias y arma un solo informe que envía a la Unión.

2.La Unión junta los informes de todas las Asociaciones y Misiones y envía un informe a la División.

3.La División junta los informes de todas las Uniones y envía un informe a la Asociación General, quien distribuye, imprime y archiva toda la información.

FinRevisión y Adapatacion: Pr Israel Jaramillo. Secretario MChP

Diseño: Rolando Valdebenito, Dir. de Comunicaciones, Iglesia Las Maravillas.

r.j.valdebenito@gmail.com

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