capacitacion en materia de transparencia … · lineamientos generales para la gestioin de archivos...
Post on 14-Oct-2018
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Presentación
Unidad de Información
• El objetivo particular de este curso se centraen sensibilizar a todas las personal queparticipa, en la importancia que revisten losarchivos públicos en el ejercicio del derechode acceso a la información pública, latransparencia, la protección de datospersonales y la rendición de cuentas
• Por lo expuesto, es de vital importancia quelos documentos generados por los servidorespúblicos se encuentren organizados,conservados y preservados en un archivo, paraasí hacer efectivo el derecho a saber.
Unidad de Información
INTRODUCIÓN
Hoy en día los archivos han tomado relevancia porsu relación con los temas más sensibles de lasociedad actual como son:• La transparencia, el acceso a la información• La rendición de cuentas• La protección de datos personales• El gobierno abierto• El gobierno digital, etc
Unidad de Información
• Se consideran a los archivos centros deinformación, donde se concentran losdocumentos de manera organizada, paracoadyuvar con la gestión administrativa. Y almismo tiempo se conciben como lospreservadores de la memoria corporativa ysocial.
Unidad de Información
De esta manera, los archivos son la base de unmodelo de transparencia, acceso a lainformación y rendición de cuentas.
Unidad de Información
Temática
Unidad de Información
o Conocimiento de la normatividad en materia de transparencia y archivo
o Protección de datos personales y solicitudes de información o Estructura de archivo o Actualización del cuadro general de clasificación archivísticao Ciclo vital del documentoo Integración de expedienteo Depuración/ expurgoo Transferencia primaria
Herramientas de Apoyo
http://www.slpsalud.gob.mx/ui/
Unidad de Información
Normatividad:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
– Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado.
– Ley de Archivos.
Unidad de Información
Constitución Política
• Reforma al artículo 6° constitucional queestablece el acceso a la información públicacomo un derecho fundamental de losmexicanos.
Unidad de Información
Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública
• Información Pública de Oficio.
• Solicitudes de Información.
• Protección de Datos Personales
Unidad de Información
Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí
• Publicada 20 de Octubre de 2012
Unidad de Información
¿Qué son los archivos?
• Tradicionalmente se han propuesto, al menos, tres formas de definir a los archivos:
El edifício que alberga documentos administrativos o históricos
El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología desarrollada por la ciencia archivística
La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo General de la Nación o un Archivo General de un Estado.
Unidad de Información
Centros de información y casa de la
memoria histórica
Unidad de Información
• Controlan la inmensa masa de documentospara la eficacia y eficiencia de lasadministraciones.
• Mientras que como casa de la memoria, losarchivos resguardan el patrimonio documentalde la sociedad y coadyuvan a sustentar laidentidad de un pueblo.
• En esta perspectiva, los archivos administrativos y los históricos forman un proceso continuo que da como resultado una visión integral de la archivística.
• Es decir, desde que nacen hasta su destino final se les asigna un valor de utilidad social y con base en ello se conservan como históricos, en trámite o se eliminan.
Unidad de Información
TIPOS DE ARCHIVO
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTORICO
Unidad de Información
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
1-2
AÑOS
ARCHIVO TRAMITE
FASE ACTIVA
3-5
AÑOS
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
FASE SEMIACTIVA
INDEFINIDAMENTE
ARCHIVO HISTORICO
CONSULTA
Unidad de Información
• Los archivos se organizan de acuerdo a un esquema lógico.
• Los archivos son reflejo de las funciones y atribuciones, así como de las decisiones que se toman en las instituciones gubernamentales.
Unidad de Información
• Los documentos que poseen las instituciones públicas se agrupan y ordenan dando como resultado un expediente. Y al conjunto de expedientes de las áreas Administrativas de éstas instituciones se les conoce como series documentales.
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
• A su vez, estas series son producidas y relacionadas con unidades administrativas (secciones), que son quienes las generan en apego a sus funciones establecidas por alguna normatividad vigente.
Unidad de Información
• Al conjunto de documentos producidos y organizados por una dependencia, se le conoce como fondo documental y se conserva en un archivo
Unidad de Información
• De esta manera, se van identificando las series con una nomenclatura fija y oficial, dando como resultado un cuadro general de clasificación archivística , que es una guía segura y confiable para ir estructurando un sistema de información.
Unidad de Información
Cuadro de General de Clasificación
Archivística
• Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
C.G.C.A
Unidad de Información
INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIOIN DEARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ
ARTICULO 9
• Los documentos de archivo deben integrarse y obrar enexpedientes, o unidades de documentación compuesta,constituidos por uno o varios documentos de archivo,ordenados lógica y cronológicamente y relacionadospor un mismo asunto, materia, actividad o tramite.
Unidad de Información
EL SANDWICH • TAPA
• RELLENO
• TAPA 2
• Inicio del asunto
• Desarrollo del asunto
• Fin del asunto
ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o tramite.
Unidad de Información
¿ De que se integra los expediente?
DOCUMENTO
• Es aquel que sin importar su formato o medioha sido creado, recibido, manejado y usadopor un individuo u organización encumplimiento de obligaciones legales y en elejercicio de su actividad, es decir, sonproducidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.
Unidad de Información
CARACTERÍSTICAS
1. Documentos identificados con alguna codificación del CuadroGeneral de Clasificación Archivística de la dependencia.
2. Testimonio y garantía documental del acto administrativo, esdocumentación única.
3. Son o pueden ser patrimonio documental.
4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo deConcentración para su conservación precautoria o se tramita su baja.
5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID
Unidad de Información
DEPURACIÓN
• Importancia del documento según su valor.
• Se determina si la documentación es materiade expurgo o sigue el proceso del ciclodocumental. Doc.
Comprobación admon.
Inmediata
Apoyo informativo
Unidad de Información
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
• Está constituido por ejemplares múltiplesde origen y características diversas cuyautilidad en las unidades responsablesreside en la información que contienepara apoyo de las tareas asignadas
Unidad de Información
CARACTERISTICAS
•Generalmente son ejemplares múltiples queproporciona información, no son originales.
• No se transfiere al Archivo de Concentración.
• Carecen de conceptos tales como vigencias o valoresadministrativos.
• Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad.
Unidad de Información
DOCUMENTOS DE COMPROBACION
ADMINISTATIVA INMEDIATA
• Son creados o recibidos por una institución oindividuos en el curso de trámitesadministrativos o ejecutivos y amparan larealización de un acto administrativoinmediato.
Unidad de Información
CARACTERISTICAS
• Son producidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.
• Son comprobantes de la realización de un actoadministrativo inmediato.
• No son documentos estructurados con relación aun asunto.
Unidad de Información
CARACTERISTICAS
• No se clasifican conforme al Cuadro General deClasificación Archivística.
• No son transferidos al Archivo de Concentración.
• Su baja debe darse de manera inmediata al terminó desu utilidad o una vez concluida su vigencia,eliminándose bajo supervisión y levantamiento de unacta administrativa.
• Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses.
Unidad de Información
ESPECIFICACIONES PARA EL EXPURGO
Los documentos deben estar debidamente
relacionados.
Sin carpetas ledfort, clip, grapas, post-it, broches
Baco
Almacenados en las cajas que deberán estar
identificadas
Relacionados caja con inventario de expurgo
Separados de documentos de Comprobación
Administrativa Inmediata de los de Apoyo
Informativo
Unidad de Información
Foliación
• Los expedientes deberán foliarse para laintegridad de la información que contienen ytambién deberá evitarse incorporar en ellos,en lo posible, elementos que dañen o lastimenlos documentos.
Unidad de Información
TRANSFERENCIA PRIMARIA
• LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ
ART. 2• TANSFERENCIA PRIMARIA: EL PROCESO DE TRASLADO
CONTROLADO Y SISTEMATICO DE EXPEDIENTES DE CONSULTAESPORÁDICA DE UN ARCHIVO DE TRÁMITE A UN ARCHIVO DECONCENTRACIÓN
Unidad de Información
ELEMENTOS PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA
LINEAMIENTOS PARALA GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL ESTADODE SAN LUIS POTOSÍ
ART 38.
Los entes obligados deberán contar con los inventarios dedescripción básica de los expedientes y series que se encuentrandepositados en los diversos archivos de la institución, en los quedeberán registrarse la información que permita la plenaidentificación, descripción y localización de los expedientes yseries que se incluyan en los propios inventarios.
Unidad de Información
TRANSFERENCIA PRIMARIA
• VALIDACIÓN PREVIA
• TRANFERENCIA VÍA OFICIAL Dirigido al Director de Planeación, Evaluación y Proyectos Especiales
Numero de cajas
Anexar formato
Unidad de Información
Fuente:
• El ABC de los Archivos. COMAIP
• El ABC de los Datos Personales. COMAIP
Unidad de Información
Subdirección Informática y Estadística en salud
Unidad de Información
L.M.I Isaac Moreno Flores
ui.ssslp@hotmail.com
Coordinación de Archivos
L.A Y. Adilene Piña Castillossa.archivos@gmail.com
Información publica de Oficio
Cristina Esquivel Reboyosossa.informacionpublica@gmail.com
Solicitudes de InformaciónL.D. Blanca Estela Parra
Barbosassa.solicitudes@gmail.com
(444) 834-1100 Ext. 21352 y 21293
top related