base teórica de los indicadores de gestión
Post on 02-Jun-2015
3.684 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BASE TEÓRICA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
LILIA PAOLA CASTRILLÓN RAMÍREZ
1. ¿Qué son los indicadores de gestión?
Los indicadores de gestión o indicadores de Los indicadores de gestión o indicadores de calidad son una relación de variable cualitativa calidad son una relación de variable cualitativa y/o variable cuantitativa acerca de una y/o variable cuantitativa acerca de una situación observada, para saber si se situación observada, para saber si se alcanzarán los objetivos y metas previstas.alcanzarán los objetivos y metas previstas.
2. ¿Para qué sirve los indicadores de calidad?
• Medir resultados en los procesos.• Son un medio no un fin.• Sistema de Gestión de Calidad da
cumplimiento al 8.2.3 de la ISO 9001:2008.• Aportan al Sistema de Información de la
plataforma estratégica de la empresa.
3. ¿Qué ventajas ofrece los indicadores de gestión?
Motivan a los miembros del equipo para alcanzar metas retadoras y generar un proceso de mantenimiento continuo.
Estimulan y promueven el trabajo en equipo.
Impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades del negocio
Identifican oportunidades de mejoramiento en actividades que se requieren reforzar o reorientar
Son una herramienta de información para el logro de objetivos y metas propuestas.
Reorientan políticas y estrategias, con respecto a la gestión de la organización
Reducen la incertidumbre, la angustia y la subjetividad con el consecuente incremento de la efectividad y bienestar de los trabajadores.
4. ¿Cómo se establecen?
METODOLOGIA PARA HACER INDICADORES
OBJETIVOSOBJETIVOS Y ESTRATEGIASY ESTRATEGIASOBJETIVOSOBJETIVOS Y ESTRATEGIASY ESTRATEGIAS
FACTORESFACTORESCRITICOS DECRITICOS DEEXITOEXITO
FACTORESFACTORESCRITICOS DECRITICOS DEEXITOEXITO
DEFINIR DEFINIR INDICADORES INDICADORES PARA F.C.E.PARA F.C.E.
DEFINIR DEFINIR INDICADORES INDICADORES PARA F.C.E.PARA F.C.E.
STANDARIZARSTANDARIZARYYFORMALIZARFORMALIZAR
STANDARIZARSTANDARIZARYYFORMALIZARFORMALIZAR
MEDIR YMEDIR YAJUSTARAJUSTARMEDIR YMEDIR YAJUSTARAJUSTAR
DETERMINAR Y DETERMINAR Y ASIGNARASIGNARRECURSOSRECURSOS
DETERMINAR Y DETERMINAR Y ASIGNARASIGNARRECURSOSRECURSOS
DISEÑAR DISEÑAR MEDICIÓNMEDICIÓNDISEÑAR DISEÑAR MEDICIÓNMEDICIÓN
ESTATUSESTATUSUMBRALUMBRALRANGO DE RANGO DE GESTIONGESTION
ESTATUSESTATUSUMBRALUMBRALRANGO DE RANGO DE GESTIONGESTION
MANTENERMANTENERYYMEJORARMEJORARCONTINUAMENTECONTINUAMENTE
MANTENERMANTENERYYMEJORARMEJORARCONTINUAMENTECONTINUAMENTE
9999
8888
7777
6666
5555 4444
3333
2222
1111
METODOLOGIA PARA DEFINIR INDICADORES DE GESTION
ES FUNDAMENTAL ES FUNDAMENTAL CONTAR CON: CONTAR CON: ES FUNDAMENTAL ES FUNDAMENTAL CONTAR CON: CONTAR CON:
TENER TENER ESTABLECIDAS ESTABLECIDAS ESTRATEGIASESTRATEGIAS
TENER TENER ESTABLECIDAS ESTABLECIDAS ESTRATEGIASESTRATEGIAS
OBJETIVOSOBJETIVOSCUANTIFICABLESCUANTIFICABLESOBJETIVOSOBJETIVOSCUANTIFICABLESCUANTIFICABLES
OBJETIVOS OBJETIVOS PRECISOSPRECISOSOBJETIVOS OBJETIVOS PRECISOSPRECISOS
OBJETIVOSOBJETIVOSCLAROSCLAROSOBJETIVOSOBJETIVOSCLAROSCLAROS
.- CONTAR CON OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS 1. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
CUANTIFICAR UNOBJETIVO
Se Hace por medio de Patrones:
• Atributo : Identifica la meta.
• Escala : Unidades de medida en que se especificará la meta.
• Status : Valor actual de la escala. Punto de partida.
• Umbral : Valor de la escala que se desea alcanzar.
• Horizonte : Referencia al periodo en el cual se espera alcanzar el umbral.
• Fecha Iniciación: Cuando se inicia el horizonte.
• Fecha Terminación : Finalización del lapso programado para el logro de la meta.
• Responsable : Persona a cargo de la ejecución de la estrategia.
CUANTIFICAR UN OBJETIVO 1. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD
CALIDAD
SATISFACCION DEL CLIENTE
RESULTADO
TIEMPOS DE PROCESO
DESPERDICIOS
COSTOS OPERATIVOS
FACTORES CLAVES DE ÉXITO :
Signos vitales de la Organización 2. FACTORES CLAVES DE EXITO
EFICACIA : se relaciona con el cumplimiento de los objetivos, cumplimiento de los requisitos del cliente, la satisfacción del cliente a través del servicio, la calidad del mismo y el precio
EFICIENCIA : se refiere al grado de aprovechamiento de los recursos que se emplearon para la prestación del servicio, al tiempo de los procesos y a minimizar el tiempo ocioso de la organización (Desperdicio).
EFECTIVIDAD : se refiere al logro de los objetivos a través del mejor método y el más económico. Es lograr la satisfacción de los clientes con la óptima utilización de los recursos.
DEFINICIONES DE LOS
FACTORES CLAVES DE EXITO 2. FACTORES CLAVES DE EXITO
EFICACIA
E F I C I E N C I A
II
I IV
III
MEJORAMIENTO CONTINUO
Altos niveles de eficaciaBajos niveles de eficiencia
Bajos niveles de eficacia
Bajos niveles de eficiencia
Bajos niveles de eficacia
Altos niveles de eficiencia
COMPETITIVIDAD
E F E C T I V I D A D
Altos niveles de eficacia
Altos niveles de eficiencia
3.- ESTABLECER INDICADORES
PARA CADA F.C.E.
PARA CADA FCEPARA CADA FCESE DEBE:SE DEBE:PARA CADA FCEPARA CADA FCESE DEBE:SE DEBE:
DEFINIR DEFINIR INDICADORES INDICADORES PRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDAD
DEFINIR DEFINIR INDICADORES INDICADORES PRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDAD
TENER TENER ESTABLECIDA LA ESTABLECIDA LA CAPACIDAD DE CAPACIDAD DE GESTION Y GESTION Y RECURSOS RECURSOS DISPONIBLESDISPONIBLES
TENER TENER ESTABLECIDA LA ESTABLECIDA LA CAPACIDAD DE CAPACIDAD DE GESTION Y GESTION Y RECURSOS RECURSOS DISPONIBLESDISPONIBLES
DEFINIR DEFINIR INDICADORES DE INDICADORES DE EFICACIAEFICACIA
DEFINIR DEFINIR INDICADORES DE INDICADORES DE EFICACIAEFICACIA
DEFINIR DEFINIR INDICADORES DE INDICADORES DE EFICIENCIA EFICIENCIA
DEFINIR DEFINIR INDICADORES DE INDICADORES DE EFICIENCIA EFICIENCIA
3. DEFINIR INDICADORES PARA LOS FACTORES CLAVES DE EXITO
ESTADO : Corresponde al valor inicial o actual del indicador. En el caso de que no exista información para el valor inicial o actual del indicador o no se tengan registros sobre el comportamiento de las variables que conforman el indicador se recomienda colocar NA
UMBRAL : Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener. También llamado meta.
RANGO : Es el espacio comprendido entre los valores mínimos y máximos que el indicador puede tomar. Es importante establecer para cada indicador un rango de comportamiento que nos permita hacerle el seguimiento, teniendo en cuenta el hecho de que es muy difícil que una variable se comporte de manera idéntica.
ESTADO,UMBRAL Y RANGO4. DEFINIR ESTADO , UMBRAL , RANGO
4.- Determinar, para cada indicador,
ESTADO,UMBRAL Y RANGO
METODOS PARAMETODOS PARADEFINIR : DEFINIR : ESTADOESTADOUMBRALUMBRALRANGORANGO
METODOS PARAMETODOS PARADEFINIR : DEFINIR : ESTADOESTADOUMBRALUMBRALRANGORANGO
DEFINIR EL VALOR DEL DEFINIR EL VALOR DEL INDICADOR (VALOR INDICADOR (VALOR CUANTITATIVO)CUANTITATIVO)
MAXIMOMAXIMOACEPTABLEACEPTABLESATISFACTORIOSATISFACTORIOSOBRESALIENTESOBRESALIENTEMINIMOMINIMO
DEFINIR EL VALOR DEL DEFINIR EL VALOR DEL INDICADOR (VALOR INDICADOR (VALOR CUANTITATIVO)CUANTITATIVO)
MAXIMOMAXIMOACEPTABLEACEPTABLESATISFACTORIOSATISFACTORIOSOBRESALIENTESOBRESALIENTEMINIMOMINIMO
DEFINIR RANGO PARA DEFINIR RANGO PARA SABER EL ESTADO SABER EL ESTADO
MAXIMOMAXIMOACEPTABLEACEPTABLESATISFACTORIOSATISFACTORIOSOBRESALIENTESOBRESALIENTEMINIMOMINIMO
DEFINIR RANGO PARA DEFINIR RANGO PARA SABER EL ESTADO SABER EL ESTADO
MAXIMOMAXIMOACEPTABLEACEPTABLESATISFACTORIOSATISFACTORIOSOBRESALIENTESOBRESALIENTEMINIMOMINIMO
DEFINIR EL CONCEPTO DEFINIR EL CONCEPTO DE ALARMA.DE ALARMA.
ACEPTABLE ACEPTABLE MINIMOMINIMO
DEFINIR EL CONCEPTO DEFINIR EL CONCEPTO DE ALARMA.DE ALARMA.
ACEPTABLE ACEPTABLE MINIMOMINIMO
4. DEFINIR ESTADO , UMBRAL , RANGO
5.- DISEÑAR LA MEDICIÓN
TABULACIONTABULACIONTABULACIONTABULACION
DISEÑAR LA DISEÑAR LA MEDICIÓNMEDICIÓNCONSISTE EN :CONSISTE EN :
DISEÑAR LA DISEÑAR LA MEDICIÓNMEDICIÓNCONSISTE EN :CONSISTE EN :
DETERMINARDETERMINARFUENTES DEFUENTES DEINFORMACIÓNINFORMACIÓN
DETERMINARDETERMINARFUENTES DEFUENTES DEINFORMACIÓNINFORMACIÓN
FRECUENCIA DE LA FRECUENCIA DE LA MEDICIONMEDICIONFRECUENCIA DE LA FRECUENCIA DE LA MEDICIONMEDICION
ASIGNACION ASIGNACION DE LOS DE LOS RESPONSABLES RESPONSABLES DE LA DE LA RECOLECCIONRECOLECCION
ASIGNACION ASIGNACION DE LOS DE LOS RESPONSABLES RESPONSABLES DE LA DE LA RECOLECCIONRECOLECCION
PRESENTACION PRESENTACION DE LADE LAINFORMACION INFORMACION
PRESENTACION PRESENTACION DE LADE LAINFORMACION INFORMACION
ANALISISANALISISANALISISANALISIS
5. DISEÑAR MEDICION
DISEÑAR LA MEDICIÓN
Al diseñar la medición se debe tener en cuenta:
• Que una vez definidos los indicadores se determine claramente la fuente que proveerá la información para su cálculo.
• La fuente deberá ser lo más especifica posible ya que al momento de hacer un seguimiento al indicador se esté en la posibilidad de obtener los datos de manera ágil y totalmente confiable.
• Es de vital importancia , la frecuencia con que se recogerá la información. La frecuencia de la medición debe ser adecuada en términos de poder tomar decisiones activas y a tiempo.
• El número de mediciones debe ser razonable y debe agregar valor.
•Buscar eficientemente el número de indicadores.
5. DISEÑAR MEDICION
RECURSOS PARA RECURSOS PARA LA REALIZACION LA REALIZACION DE MEDICIONESDE MEDICIONES
RECURSOS PARA RECURSOS PARA LA REALIZACION LA REALIZACION DE MEDICIONESDE MEDICIONES
CUANDO NO SE TIENE LA CUANDO NO SE TIENE LA CULTURA DE LA CULTURA DE LA MEDICION MEDICION PRIMERO SE DEBE PRIMERO SE DEBE IMPLEMENTAR LA IMPLEMENTAR LA DISCIPLINAY LUEGO LA DISCIPLINAY LUEGO LA CULTURA.CULTURA.
CUANDO NO SE TIENE LA CUANDO NO SE TIENE LA CULTURA DE LA CULTURA DE LA MEDICION MEDICION PRIMERO SE DEBE PRIMERO SE DEBE IMPLEMENTAR LA IMPLEMENTAR LA DISCIPLINAY LUEGO LA DISCIPLINAY LUEGO LA CULTURA.CULTURA.
EL ACOMPAÑAMIENTO EL ACOMPAÑAMIENTO DEBE SER TEMPORAL.DEBE SER TEMPORAL.ELLO APOYA LA CREACION ELLO APOYA LA CREACION DE LA CULTURA DE LA DE LA CULTURA DE LA MEDICION Y ELMEDICION Y ELAUTOCONTROLAUTOCONTROL
EL ACOMPAÑAMIENTO EL ACOMPAÑAMIENTO DEBE SER TEMPORAL.DEBE SER TEMPORAL.ELLO APOYA LA CREACION ELLO APOYA LA CREACION DE LA CULTURA DE LA DE LA CULTURA DE LA MEDICION Y ELMEDICION Y ELAUTOCONTROLAUTOCONTROL
6.- DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS
LOS RECURSOSLOS RECURSOS EMPLEADOS EN LA EMPLEADOS EN LA MEDICION MEDICION DEBENDEBEN SER PARTE DE LOS SER PARTE DE LOS RECURSOS QUE RECURSOS QUE SE EMPLEAN SE EMPLEAN EN EL DESARROLLOEN EL DESARROLLO DEL PROCESO.DEL PROCESO.
6. RECURSOS PARA LA MEDICION
MEDIR,MEDIR,PROBAR ,PROBAR ,AJUSTARAJUSTAR EL EL SISTEMA DE SISTEMA DE INDICADORESINDICADORES
MEDIR,MEDIR,PROBAR ,PROBAR ,AJUSTARAJUSTAR EL EL SISTEMA DE SISTEMA DE INDICADORESINDICADORES
LA PROBABILIDADLA PROBABILIDADDE ÉXITO EN LA PRECISION DE ÉXITO EN LA PRECISION ADECUADA DEL SISTEMA DE ADECUADA DEL SISTEMA DE INDICADORES SE LOGRA EN INDICADORES SE LOGRA EN LA CUARTA O QUINTA LA CUARTA O QUINTA MEDICIONMEDICION
LA PROBABILIDADLA PROBABILIDADDE ÉXITO EN LA PRECISION DE ÉXITO EN LA PRECISION ADECUADA DEL SISTEMA DE ADECUADA DEL SISTEMA DE INDICADORES SE LOGRA EN INDICADORES SE LOGRA EN LA CUARTA O QUINTA LA CUARTA O QUINTA MEDICIONMEDICION
LA PRIMERA VEZ QUE LA PRIMERA VEZ QUE REALIZAMOS MEDICIONES REALIZAMOS MEDICIONES SURGIRAN FACTORES QUE SURGIRAN FACTORES QUE HAY QUE AJUSTARHAY QUE AJUSTAR
LA PRIMERA VEZ QUE LA PRIMERA VEZ QUE REALIZAMOS MEDICIONES REALIZAMOS MEDICIONES SURGIRAN FACTORES QUE SURGIRAN FACTORES QUE HAY QUE AJUSTARHAY QUE AJUSTAR
SE AJUSTAN :SE AJUSTAN :• PERTINENCIA DEL INDICADORPERTINENCIA DEL INDICADOR• VALORES Y RANGOS ESTABLECIDOSVALORES Y RANGOS ESTABLECIDOS• FUENTES DE INFORMACIONFUENTES DE INFORMACION• PRESENTACION DE LA INFORMACIONPRESENTACION DE LA INFORMACION• FRECUENCIAEN LA TOMA DE LA FRECUENCIAEN LA TOMA DE LA INFORMACIONINFORMACION• DESTINATARIO DE LA INFORMACIONDESTINATARIO DE LA INFORMACION
SE AJUSTAN :SE AJUSTAN :• PERTINENCIA DEL INDICADORPERTINENCIA DEL INDICADOR• VALORES Y RANGOS ESTABLECIDOSVALORES Y RANGOS ESTABLECIDOS• FUENTES DE INFORMACIONFUENTES DE INFORMACION• PRESENTACION DE LA INFORMACIONPRESENTACION DE LA INFORMACION• FRECUENCIAEN LA TOMA DE LA FRECUENCIAEN LA TOMA DE LA INFORMACIONINFORMACION• DESTINATARIO DE LA INFORMACIONDESTINATARIO DE LA INFORMACION
7.- MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR SISTEMA DE INDICADORES
7. MEDIR Y AJUSTAR
9.- MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE
MANTENER MANTENER YYMEJORARMEJORARCONTINUAMENTECONTINUAMENTE
MANTENER MANTENER YYMEJORARMEJORARCONTINUAMENTECONTINUAMENTE
ANTE EL DINAMISMO DE ANTE EL DINAMISMO DE LOS SECTORES, LOS SECTORES, EL SISTEMA DE EL SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION INDICADORES DE GESTION DEBE SER REVISADO DEBE SER REVISADO CONSTANTEMENTE CONSTANTEMENTE A LA PAR CON LOS A LA PAR CON LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y PROCESOS DE LA EMPRESAPROCESOS DE LA EMPRESA
ANTE EL DINAMISMO DE ANTE EL DINAMISMO DE LOS SECTORES, LOS SECTORES, EL SISTEMA DE EL SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION INDICADORES DE GESTION DEBE SER REVISADO DEBE SER REVISADO CONSTANTEMENTE CONSTANTEMENTE A LA PAR CON LOS A LA PAR CON LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y PROCESOS DE LA EMPRESAPROCESOS DE LA EMPRESA
HACER MONITOREOHACER MONITOREOAL SISTEMA DE AL SISTEMA DE INDICADORES, ES DARLE INDICADORES, ES DARLE CONTINUIDAD OPERATIVA CONTINUIDAD OPERATIVA Y EFECTUAR AJUSTES AL Y EFECTUAR AJUSTES AL MISMO.MISMO.
HACER MONITOREOHACER MONITOREOAL SISTEMA DE AL SISTEMA DE INDICADORES, ES DARLE INDICADORES, ES DARLE CONTINUIDAD OPERATIVA CONTINUIDAD OPERATIVA Y EFECTUAR AJUSTES AL Y EFECTUAR AJUSTES AL MISMO.MISMO.
MEJORAR MEJORAR CONTINUAMENTE CONTINUAMENTE SIGNIFICA HACER CADA SIGNIFICA HACER CADA VEZ MAS PRECISO, AGIL, VEZ MAS PRECISO, AGIL, OPORTUNO, CONFIABLE Y OPORTUNO, CONFIABLE Y SENCILLO EL SISTEMA DE SENCILLO EL SISTEMA DE INDICADORESINDICADORES
MEJORAR MEJORAR CONTINUAMENTE CONTINUAMENTE SIGNIFICA HACER CADA SIGNIFICA HACER CADA VEZ MAS PRECISO, AGIL, VEZ MAS PRECISO, AGIL, OPORTUNO, CONFIABLE Y OPORTUNO, CONFIABLE Y SENCILLO EL SISTEMA DE SENCILLO EL SISTEMA DE INDICADORESINDICADORES
MANTENER Y MEJORAR
1. De dónde saco tiempo para los Indicadores ?2. ¿ Cómo puedo hacer para que las personas acepten o utilicen los indicadores?3. ¿ Cómo implemento indicadores a un área de la Organización?4. ¿ Cuántas personas se requieren para implementar un sistema de indicadores?
•¿ Existe un directorio de Indicadores ?•¿ Puedo colocar Indicadores para todo ?•¿ Cuál es la metodología para establecer indicadores?•¿ Es necesario ser genio para entender los indicadores?
top related