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ACTA No. 23-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día
25 de junio de 2014; con la asistencia del señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por
recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión quien
preside; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano
Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional; la señora
Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y
Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señora Andrea Torres Hernández, secretaria
del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausentes con
justificación las señoras Tamara Baum Gutiérrez, Presidente de la Comisión y la señora
Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados las señoras
Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de la Corporación Bananera Nacional (Corbana);
Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) de la Oficina Nacional de Semillas y Encargada del Archivo
Central de esa institución; el señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema
Fitosanitario del Estado (SFE); la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional
del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las
tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los Cised de
Corbana y la Oficina Nacional de Semillas; y la señorita Camila Carreras Herrero,
profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis
de la valoración parcial presentada por el Cised del SFE.-----------------------------------------
CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 22-2014.-----------------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 22-2014 del 18 de junio del
2014. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------------------------------
CAPÍTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA
SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL---------------------------------------------------------
ARTÍCULO 2. Análisis del Informe de Valoración IV-009-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Corporación Bananera Nacional
(Corbana). Convocada: la señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Corbana y
la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios
Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas por el Cised de Corbana. Hora: 8:45 a.m.
Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición
de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:45 horas ingresan las
señoras Sanz Rodríguez-Palermo, Sue Hellen Uriarte Orozco funcionaria de Corbana y
Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-009-2014-
TP sin destacarse ninguna consideración.-------------------------------------------------------------
ACUERDO 2. Comunicar a la Susana Sanz Rodríguez-Palmero, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Corporación
Bananera Nacional (Corbana); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de
valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese
Comité Institucional, mediante oficio N° UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de
2014, para el Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana), Subfondos: Asamblea
de Accionistas, Secretaría de Junta Directiva, Gerencia General y Auditoría Interna; y
declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: --------------------
Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana)------------------------------------------
Subfondo 1. Asamblea de Accionistas1. Funciones de la unidad: La Asamblea
General de Accionistas es el organismo superior de CORBANA S.A. Estará
constituida por los tenedores de acciones o sus representantes. Entre las funciones
destacan: Disolver prematuramente la sociedad, nombrar liquidadores. Fijar las
dietas de los directores y establecer la forma de trabajo de la Junta Directiva.
Discutir y aprobar los estatutos y demás atribuciones que por ley o por este pacto le
corresponde. Discutir, aprobar o improbar los resultados del ejercicio económico
que presente el Gerente General y tomar las medidas que juzgue oportuna.
Aprobar, improbar o modificar los reglamentos que se presenten a su conocimiento.
Conocer y resolver los demás asuntos incluidos en el orden del día. Aprobará,
improbará o modificará, el presupuesto para el año económico siguiente.----------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1. Expedientes de Actas de la Asamblea de
Accionistas2. Original sin copia. Contenido:
Sí, porque permiten conocer los
documentos que respaldan los
1La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor
Eduardo Gómez Bodden, jefe de la oficina productora. La tabla lleva el sello de la Corporación porque no existe sello de la Asamblea de Accionistas.------------------------------------------------------------------------------ 2 Se detecta que existen expedientes de años cuyas actas originales no existen. Asimismo borradores de
actas cuyo original tampoco existe.---------------------------------------------------------------------------------------------
Borradores de actas de la Asamblea de
Accionistas de las series nominativas A, B, C, D y
E de CORBANA, S.A., con anexos originales que
se presentan para cada sesión. Soporte papel y
electrónico. Cantidad: 3,8 metros, 798,59 MB
Fechas extremas: 1975-1976, 1978-1984, 1986-
2013. Vigencia administrativa-legal: 20 años en
la Oficina Productora y permanente en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
acuerdos tomados en las
asambleas de accionistas.
Conservar en soporte papel.-------
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---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
1.2. Libros legales de actas de la Asamblea de
Accionistas. Original sin copia. Contenido: Las
actas aprobadas y firmadas Soporte: papel.
Cantidad: 0,28 metros. Fechas extremas: 1976,
1979-1980, 1983-1984, 1986-2011. Vigencia
administrativa-legal: 20 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.
Sí, porque contienen los
acuerdos sobre las políticas que
rigen a la institución tomados por
los accionistas de CORBANA.---
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
1.3. Libros de registro de asistencia de
accionistas3. Original sin copia. Soporte: papel.
Cantidad: 0,04 metros. Fechas extremas: 1977-
1984, 1986-1992. Vigencia administrativa-legal:
20 años en la Oficina Productora y permanente
en el Archivo Central.-------------------------------------
Sí, porque permiten conocer
quienes fueron accionistas de la
corporación.----------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3 Documentación empastada. A partir del año 1993, los registros de asistencia de accionistas se incluyen
en los expedientes de Actas de Asamblea de Accionistas.---------------------------------------------------------------
Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 2: Secretaría de Junta Directiva4.
Funciones: Encargada de apoyar administrativamente el trabajo de la Junta Directiva
de CORBANA y subsidiarias. Organizar administrativamente las sesiones de Junta
Directiva, Asambleas y Comités. Transcribir las sesiones de Junta Directiva,
Asambleas de Accionistas y Comités. Recoger en forma constante las firmas de los
directivos que correspondan a los libros de actas. Realizar los trámites de
legalización de libros ante el Ministerio de Hacienda y Auditoría Interna. Comunicar
los acuerdos tomados a los funcionarios correspondientes. Ordenar y remitir la
documentación para Junta Directiva a los señores miembros. Verificar que los
documentos que se remitirán a sesión, sean presentados con análisis de la Gerencia
General o la Subgerencia General.-------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.1. Libros legales de actas de Junta Directiva de
Corbana5. Original sin copia. Contenido: Se
refiere a las actas aprobadas y firmadas.
Soporte: papel. Cantidad: 3.786 metros (1 -81
libros). Fechas extremas: 1972-2013. Vigencia
administrativa-legal: 20 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.
Sí. Conservar porque informan
sobre las políticas y directrices
que rigen al sector productivo
bananero nacional.-------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
4 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor
Eduardo Gómez Bodden, jefe de la oficina productora.------------------------------------------------------------------ 5 Declarados con valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo:
Junta Directiva, serie Libros de actas, original, fechas extremas 1972-1995. Se indica que se empastan las actas con los anexos que se analizan en la sesión, cantidad 14 metros.---------------------------------------- 6 La señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero mediante correo electrónico de 26 de junio del 2014 que
la cantidad correcta es 3,78 metros y no 4,1 metros como se consignó en la tabla de plazos.-----------------
2.2. Expedientes de actas de la Junta Directiva.
Original y copia. Copia: Subgerencia General,
Auditoria Interna, Asesor Legal externo,
Directores de Junta Directiva. Contenido: Las
actas con los anexos originales de cada sesión.
Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 27,1
metros, 811,4 MB7. Fechas extremas: 1972-
2013. Vigencia administrativa-legal: 20 años en
la Oficina Productora y permanente en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí, porque constituyen
información de respaldo de los
acuerdos tomados en las
sesiones de Junta Directiva.
Conservar en soporte papel.-------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 3. Gerencia General8. Funciones: Presentar a la asamblea ordinaria de
accionistas el informe de labores sobre las actividades y resultados alcanzados cada
año. Presentar a la asamblea ordinaria de accionistas el informe anual sobre los
resultados del ejercicio económico de cada año. Presentar, en conjunto con los
miembros de la Comisión Administrativa de Presupuesto el anteproyecto del
presupuesto anual para la conocimientos (sic) de la Comisión de Revisión de
7 La señora Susana Sanz Rodríguez-Palmero mediante correo electrónico de 26 de junio del 2014 que
la cantidad correcta es 27,1 metros y no 0,28 metros como se consignó en la tabla de plazos.-------------- 8 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y jefe de
la unidad productora. Para el subfondo Gerencia, en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996, se emitió declaratoria de valor científico-cultural para las series: 1. avalúos de terrenos, 2 presupuestos de compañías bananeras, 3. Proyectos institucionales, 4. diagnósticos de la producción bananera, todos con fechas extremas 1990-1995. Con relación a las series mencionadas, mediante el oficio UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de 2014, se indican los subfondos en donde se encuentran en la actualidad. A saber: 1. Avalúos de terrenos en el subfondo Departamento de Proveeduría; 2 Presupuestos de compañías bananeras en los expedientes de Asamblea de Accionistas 3. Proyectos institucionales en los distintos departamentos del subfondo Dirección de Investigaciones, 4. Diagnósticos de la producción bananera, generados por el Departamento Estadística de Estudios Económicos, en el actual subfondo Estadística.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Presupuesto y la luego a la Junta Directiva. Elaborar el plan anual estratégico de la
institución. Indicar a la Secretaria Ejecutivo de la Junta Directiva cuáles serán los
temas de agenda y para las sesiones de Junta Directiva. Representar a Corbana en
los eventos que tengan relación con el sector bananero costarricense nacional e
internacional. Ejecutar o encargar la ejecución de los acuerdos adoptados por la
Junta Directiva. Ejecutar el sistema de control interno establecidos por la Junta
Directiva y realizar las propuestas para su mejoramiento.--------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
3.5. Informe anual de labores de CORBANA
Original. Copia Subgerencia General, Secretaría
Junta Directiva. Contenido: Refleja las
actividades y resultados alcanzados por cada
departamento de la corporación. Soporte: papel
y electrónico. Cantidad: 0.16 metros, 353 MB.
Fechas extremas: 2004-20129. Vigencia
administrativa-legal: 3 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.
Sí10, porque permite conocer los
logros del sector bananero, sobre
todo porque el banano es uno de
los principales productos
agrícolas de exportación para
Costa Rica.-----------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.6. Correspondencia interna y externa. Original
y copia. Copia todas las oficinas. Contenido:
Sí,11 porque informa sobre la
ejecución de acuerdos y políticas
9 Se conservan las versiones electrónicas en la red y en CDS se encuentran todos los años a la fecha,
excepto el año 2006, que se ha extraviado. Mediante oficio UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero de 2014 se indica que “los informes anuales de labores en Gerencia General se conservan desde el año 2004…. Anterior a esa fecha se custodian en los expedientes de Actas de Asamblea de Accionistas”.----- 10
Declaratoria de valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo: Gerencia, serie Informes anuales de labores, original, fechas extremas 1990-1995.--------------------------- 11
Declaratoria de valor científico-cultural en sesión CNSED 1-96 de 24 de enero de 1996. Subfondo: Gerencia, serie Correspondencia interna y externa, original y copia, fechas extremas 1990-1995.-------
Reflejan la ejecución de acuerdos y políticas
aprobadas por la Junta Directiva y objetivos de la
Corporación. Documentación de entidades
Públicas, Privadas y Financiera. Soporte: papel
Cantidad: 1.20 metros. Fechas extremas: 1985-
1988, 1990-2001, 2003-2004, 2007-2013.
Vigencia administrativa-legal: 3 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.---
aprobadas por la Junta Directiva,
así como de los objetivos de la
Corporación.---------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.7. Programa de comunicación interna. Original
sin copia. Contenido: Proyectar la imagen del
sector bananero nacional. Soporte: papel.
Cantidad: 0.21 metros. Fechas extremas: 2007-
2013. Vigencia administrativa-legal: 4 años en la
Oficina Productora y permanente en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí, porque permite conocer la
estrategia de comunicación que
Corbana realiza a lo interno de la
corporación como proyección de
su imagen institucional.------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.8. Programas de comunicación externa.
Original sin copia. Contenido: Proyectar la
imagen del sector bananero internacionalmente.
Soporte: papel. Cantidad: 0.21 metros. Fechas
extremas: 2007-2013. Vigencia administrativa-
legal: 4 años en la Oficina Productora y
permanente en el Archivo Central.--------------------
Sí, porque permite conocer la
estrategia de comunicación que
Corbana realiza a lo externo de
la corporación como proyección
de su imagen institucional.--------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.15. Planeamiento estratégico. Original sin Sí, porque es importante para
copia. Contenido: Documentos relacionados con
el fortalecimiento de Corbana (estrategias,
posicionamiento en el mercado, visión, misión.
Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 0.23
metros, 23 MB. Fechas extremas: 2011-2013.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.---
conocer las proyecciones
estratégicas del sector bananero.
Conservar en soporte papel.-------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.17. Congreso Internacional Bananero. Original
sin copia. Contenido: Documentación sobre la
organización del evento del congreso del año
2012 y preorganización del Congreso para el año
2014. Soporte: papel y electrónico. Cantidad:
0.09 metros, 365 MB. Fechas extremas: 2012-
2013. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la
Oficina Productora y 0 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí, porque permite conocer las
actividades de actualización que
Corbana realiza en el sector
bananero internacional.
Conservar la memoria editada de
este tipo de eventos en soporte
papel.------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.19. Informes de Auditoría Externa y estados de
recomendaciones de informes de la Auditoría
Externa. Original múltiple. Original Subgerencia
General. Copia Auditoría Interna, Control Interno,
Contabilidad. Contenido: Copias que manda la
Auditoría Externa de estados financieros de
Corbana, subsidiarias y fondos del gobierno.
Sí, porque evidencian las
recomendaciones y criterios
finales de los expertos
contratados con respecto a la
fiscalización del uso de los
recursos y el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Seguimiento de recomendaciones de carta de
Gerencia, informes tributarios, tecnología e
información y control interno. Soporte: papel.
Cantidad: 0.8 metros. Fechas extremas: 2008-
2013. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la
Oficina Productora y 5 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Conservar en soporte papel los
informes auditados que hayan
tenido alta incidencia en el
desarrollo de la entidad, a criterio
del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) y el Jefe de
la Oficina Productora.----------------
Subfondo: Auditoría Interna12. Funciones: (Ley General de Control Interno).
Artículo 32_Deberes. El auditor interno, el subauditor interno y los demás
funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes obligaciones: a) Cumplir
las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y
otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización
legalmente atribuidas. d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los
recursos del proceso del que sea responsable. e) No revelar a terceros que no
tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre
las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni
información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos
sujetos a esta Ley. f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la
que tengan acceso. g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la
12
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Jorge Sauma Aguilar, Presidente del CISED y el señor Carlos Palavicini, jefe de la unidad productora.-----------------------------------------------------------------------------
Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría
interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. h) Facilitar y entregar
la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las
atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y
colaborar con dicha información. i) Cumplir los otros deberes atinentes a su
competencia.------------------------------------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
4.4. Informes de Auditoría Interna. Copia.
Original Gerencia General. Copia: Subgerencia
General, Control Interno, Contabilidad,
funcionarios interesados e involucrados,
subsidiarias. Contenido: Resultado de los
estudios de Auditoría. Soporte: papel y
electrónico13. Cantidad: 1.38 metros, 3.356 GB.
Fechas extremas: 1988-2013. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.---
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Sí, porque reflejan la fiscalización
del uso de los diferentes recursos
de la institución. Además, son
una fuente para el análisis de
situaciones anómalas y sirven
para valorar el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
Conservar en soporte papel los
informes de auditoría, de carácter
sustantivo, a criterio del Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised) y el Jefe de la Oficina
Productora.-----------------------------
13
Años 2012-2013 se realiza únicamente en formato electrónico.------------------------------------------------------
La serie documental “Correspondencia interna y externa” del subfondo Secretaría de
Junta Directiva no se declara con valor científico cultural, dado que la señora Sanz
Rodríguez-Palmero indica en esta sesión, que esa correspondencia es de carácter
administrativo o facilitativo y no sustantivo.------------------------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° UAI-CISED-002-2014 de 20 de febrero
de 2014, para el Fondo: Corporación Bananera Nacional (Corbana), Subfondos:
Asamblea de Accionistas, Secretaría de Junta Directiva, Gerencia General y Auditoría
Interna; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden
ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Corbana, de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.----
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200914, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Sanz Rodríguez-Palmero si tiene algún
comentario, consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde
que no.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a los señores Eduardo Gómez Bodden, Asamblea de
Accionistas y Junta Directiva; Jorge Sauma Aguilar, Gerencia General; Carlos
Palavicini, Auditoría Interna, dependencias de la Corporación Bananera Nacional
(Corbana); y al expediente de valoración documental de Corbana que esta Comisión
Nacional mantiene.-------------------------------------------------------------------------------------------
14
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV-023-2014-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Oficina Nacional de Semillas.
Convocadas: la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Oficina Nacional de Semillas y
Encargada del Archivo Central de esa institución y la señora María del Carmen Retana
Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el
análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por el
Cised de la Oficina Nacional de Semillas. Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que
durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la
Comisión para su consulta. Al ser las 9:45 horas ingresa la señora Solano Chaves. La
señora Retana Ureña procede con la lectura del informe de valoración No. IV-023-
2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: ------------------------------------------------
“/…/ 3.4. Según se indica en el oficio ONS 049-2014 DA-AC de 04 de abril de 2014, en
relación con las fechas extremas de las tablas de plazos: “Debemos aclarar que las
fechas extremas que se contemplan en las Tablas no abarcan los años que tiene la
Oficina por motivo de que en el pasado la documentación se guardaba en una bodega
sin las condiciones necesarias para su conservación. El polvo, la humedad y la
filtración de agua por lluvia, promovieron la destrucción de algunos documentos, esto
para salvaguardar la salud del funcionario a cargo en ese momento”. 3.5. Mediante
Memorando DSAE-192-2014 de 15 de abril de 2014, se traslada la solicitud de
valoración documental para su revisión, análisis y preparación del informe de
valoración respectivo, en atención al acuerdo 14 tomado por la CNSED en sesión 12-
2014 del 09 de abril del 2014, que indica: “ACUERDO 14. Trasladar a la señora Ivannia
Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio
ONS-049-2017-DA-AC de 04 de abril del 2014 recibido el 08 de abril del 2014; suscrito
por la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos de la Oficina Nacional de Semillas; por medio del cual
presenta 5 tablas de plazos de conservación de documentos con 87 series
documentales; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y
preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado
ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión
51-2012 del 08 de noviembre del 2012. Enviar copia de este acuerdo a la señora Vilma
Solano Chaves, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos de la Oficina Nacional de Semillas. ACUERDO FIRME.” 3.6. En fecha 02
de junio de 2014 se hizo visita de valoración a la sede de la Oficina Nacional de
Semillas, situada de la esquina sureste de la Corte en San José, 100 m al este. La
señora Vilma Solano Chaves, quien funge como Asistente Administrativa de la Junta
Directiva y Encargada del Archivo Central, facilitó los documentos y la información
requerida. Además, la señora Solano Chaves ha laborado por más de 26 años en la
entidad y conoce en detalle su gestión documental. 3.7. La Oficina Nacional de
Semillas usa indistintamente las siglas OSN y OFINASE.”----------------------------------------
ACUERDO 3. Comunicar a señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Oficina Nacional
de Semillas; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de
plazos de conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional,
mediante oficio N° ONS-049-2014-DA-AC de 04 de abril de 2014, para el Fondo:
Oficina Nacional de Semillas (Ofinase), Subfondos: Junta Directiva, Auditoría Interna,
Dirección Ejecutiva, Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico; y
declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: ---------------------
Fondo: Oficina Nacional de Semillas (Ofinase)------------------------------------------------
Subfondo 1. Junta Directiva15. Funciones de la unidad: Atender los diversos
asuntos que para su estudio son sometidos por el Director Ejecutivo para el buen
desarrollo de la Institución.------------------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
1.1. Actas de Junta Directiva. Original sin copia.
Contenido: Se incluyen los antecedentes y
comentarios de los asuntos que se conocen. En
ellas se consignan las decisiones trascendentales
para la Institución. Las actas se encuentran
empastadas, en orden cronológico y por número
de sesión. Soporte: papel. Cantidad: 3.6 metros.
Fechas extremas: 1979-2014. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.
Sí, porque informan sobre las
políticas y directrices que rigen a
Ofinase en el sector
agropecuario en materia de
semillas.---------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
--------------------------------------------
1.5. Documentación de Junta Directiva
(Expedientes de actas de sesiones). Original y
Sí, porque constituyen
información de respaldo de los
15
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Walter Quirós Ortega, Secretario de la Junta Directiva y la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.-----------------------------------------------------------------
copia. Contenido: Corresponde a la
documentación que se conoce en Junta Directiva
y que forma parte del acta. Se incluye el orden
del día, correspondencia e informes vistos en
sesión. Los documentos anteriores al 2002 se
encuentran empastados con la correspondiente
acta16. Soporte: papel. Cantidad: 0,66 metros.
Fechas extremas: 2002-2013. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.
acuerdos tomados en las
sesiones de Junta Directiva.
Conservar en soporte papel.-------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 2. Auditoria Interna17. Funciones: Asesorar y fiscalizar las actividades
que desarrolla la Oficina Nacional de Semillas.----------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
2.6. Papeles de trabajo. Original sin copia.
Contenido: Respaldos documentales de cada
estudio desarrollado por la unidad. Soporte:
papel. Cantidad: 1 metro. Fechas extremas:
2006-2014. Vigencia administrativa-legal: 2 años
en la Oficina Productora y 48 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí. Conservar los respaldos de
aquellos informes de auditoría
que se consideren sustantivos, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
16
Las actas de los años 2008-2014 se colocan en ampos. Se recomienda empastarlas para evitar su deterioro y el riesgo de extravío. Se aclaró en sesión que no son las actas sino los expedientes de sesión. La señora Solano Chaves indica en la sesión No. 23-2014 que esta documentación no son las actas.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------- 17
. La tabla de plazos aparece firmada por la señora Karen Pérez Rojas, Auditora Interna y la señora
Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.--------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------ (Cised).----------------------------------
Subfondo 3. Dirección Ejecutiva18. Funciones: Es el administrador general de la
Institución y vigila el correcto desarrollo de las políticas señaladas por la Junta
Directiva, así como resolver asuntos no reservados a la Junta Directiva dentro de las
actividades de la Oficina.--------------------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
3.1. Correspondencia. Original y copia. Original
y copia unidades administrativas de la institución,
instituciones púbicas, empresas privadas,
particulares, internacionales. Contenido: Cartas
enviadas y recibidas relacionadas con las
actividades del Departamento. Soporte: papel.
Cantidad: 0.48 metros19. Fechas extremas:
2009-2014. Vigencia administrativa-legal: 2 años
en la Oficina Productora y 5 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
Sí, porque informa sobre la
ejecución de acuerdos y políticas
aprobadas por la Junta Directiva,
así como de los objetivos de
Ofinase.---------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.6. Contratos. Original sin copia. Contenido:
Relacionados con objetivos principales de la
Oficina en los que se asegura el trato entre la
Oficina y las personas físicas y jurídicas para la
ejecución de obras, compra de bienes y servicios.
Sí, porque permiten conocer
tanto las obligaciones como los
derechos de las partes
negociadoras. Se deben
conservar los contratos que
18
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Walter Quirós Ortega, Director Ejecutivo y la señora
Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.-------------------------------------------------------------------------------- 19
En fecha 02 de junio de 2014 se constató en la oficina productora que la cantidad correcta es 0.48 metros y no 0.048 metros como se consigna en la tabla.-----------------------------------------------------------------
Cantidad: 0.02 metros. Fechas extremas: 2009-
2013. Vigencia administrativa-legal: en la Oficina
Productora mientras esté vigente y 3 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
reflejan las funciones sustantivas
de la entidad.--------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.7. Convenios20. Original sin copia. Contenido:
Convenios con diferentes instituciones y
empresas privadas para la ejecución de acciones
y actividades. Soporte: papel. Cantidad:
0,02metros. Fechas extremas: 1994-2013.
Vigencia administrativa-legal: en la Oficina
Productora mientras esté vigente y 3 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí, porque permiten conocer la
cooperación interinstitucional, la
coordinación, colaboración y
asistencia técnica para el
desarrollo de programas
específicos, entre otros.
Conservar los convenios que
favorecen el desarrollo de
proyectos relevantes en la
función sustantiva de la
institución.------------------------------
3.9. Memorias anuales. Original múltiple.
Originales impresos en Departamento
Administrativo Financiero (3.2.10). Contenido:
Logros y aspectos relevantes de la actividad
institucional durante el año. Soporte: papel y
digital. Cantidad: 0.26 metros, 9 MB. Fechas
extremas: 1979-2012. A partir del año 2006 se
Sí, ya que resumen las
principales actividades realizadas
y logros alcanzados por la
entidad en un año. Conservar en
soporte papel.-------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
20
Según manifestó la señora Solano Chaves, la OFINASE excepcionalmente realiza convenios. Existe
uno con una compañía para que esta realice el registro de importación y exportación de semillas.----------
mantiene también en formato digital y se difunde
por la web institucional. Vigencia administrativa-
legal: 3 años en la Oficina Productora y
permanente en el Archivo Central en soporte
papel; permanente en la Oficina Productora y 0
años en el Archivo Central en soporte digital.------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.11. Plan Estratégico Institucional 2014-2021.
Original. Copia diferentes unidades de la
Institución (3.2.12). Contenido: Alinear los
diferentes departamentos para lograr los
objetivos para los que la ONS fue creada en
satisfacción de los clientes. Soporte: papel y
digital. Cantidad: 0,01 metros, 139 MB. Fechas
extremas: 2009-2014. Vigencia administrativa-
legal: en la Oficina Productora mientras esté
vigente y 3 años en el Archivo Central.---------------
Sí, porque es importante para
conocer las proyecciones
estratégicas del sector
agropecuario en el control,
producción y comercialización de
semillas. Conservar en soporte
papel.------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 3.1. Departamento Administrativo-Financiero21. Funciones: Establecer,
implementar y controlar el apoyo logístico necesario en el campo administrativo y
financiero para el cumplimiento de los objetivos institucionales en cada una de sus
estructuras y en atención a las leyes 6289 y 8631.-----------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
21
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Emilio Fournier Castro, jefe del Departamento
Administrativo Financiero y la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.------------------------------
3.1.7. Estados Financieros22. Copia. Original
Ministerio de. Hacienda y Contraloría. Contenido:
Refleja los resultados financieros anuales de la
Institución. Soporte: papel. Cantidad: 0.13
metros. Fechas extremas: 2005-2014. Vigencia
administrativa-legal: 2 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.---
Sí, porque permiten conocer las
inversiones y gastos de la
entidad. Conservar los estados
financieros del cuarto trimestre o
anuales.---------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.1.11. Expedientes de Personal. Original sin
copia. Contenido: Se consigna información
referente al historial de un funcionario de la
institución. Soporte: papel. Cantidad: 0.20
metros. Fechas extremas: 1979-2014. Vigencia
administrativa-legal: 50 años en el Archivo
Central. El plazo corre a partir de que el
funcionario deja de laborar para la institución.-----
Sí. Conservar una muestra
máxima de 5% de expedientes
de los funcionarios, que se han
destacado por su influencia en el
desarrollo institucional o por la
jerarquía de los puestos que
ocuparon.-------------------------------
---------------------------------------------
3.1.16. Informes de Ejecución Presupuestaria.
Copia. Copia Junta Directiva. Original: Entes
Sí, porque permiten conocer la
ejecución presupuestaria,
22Incluyen estados de resultado, balances generales y balances de comprobación. Mediante correo
electrónico de 05 de junio de 2014, la señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED de la Oficina Nacional de Semillas, comunica en relación con los estados financieros: “desde su fundación 1978, la Contabilidad de la Institución se manejó propiamente como un control presupuestario. A partir de 1989, se contrató un Auditor Externo que verificó los movimientos de ingresos y egresos. En sus informes, en algunas ocasiones acompañaba de un Balance de Comprobación y un Balance de Situación. A partir de junio de 2004 por solicitud de la Contabilidad Nacional se comenzaron a entregar en su formato, los estados financieros de la institución. A partir del año 2006 se contrató un Profesional para ejecutar funciones de Contabilidad, al mismo tiempo que se introdujo la figura de la Auditoría Interna, eliminándose la Auditoría Externa. Desde ese año 2004 y a la fecha los Estados Financieros se entregan trimestralmente de la forma que indica la Contabilidad Nacional”.-----------------------------------------
fiscalizadores. Contenido: Documentos que
reflejan el manejo presupuestario por trimestre.
Soporte: papel. Cantidad: 0,17 metros. Fechas
extremas: 2003-2014. Vigencia administrativa-
legal: 4 años en la Oficina Productora y
permanente en el Archivo Central.--------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
valorando cuantitativa y
cualitativamente el cumplimiento
de los objetivos, metas y los
resultados alcanzados en el
ejercicio presupuestario.
Conservar los informes de
ejecución presupuestaria del IV
trimestre, ya que reflejan el uso
óptimo de los recursos asignados
a la institución.-------------------------
3.1.18. Licitaciones. Original sin copia.
Contenido: Relativa a la compra de bienes y
servicios por la vía de licitación debido al monto.
Soporte: papel. Cantidad: 0.13 metros. Fechas
extremas: 2009-2013. Vigencia administrativa-
legal: 2 años en la Oficina Productora y 5 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Sí. Conservar las licitaciones
públicas adjudicadas
relacionadas con proyectos
relevantes para el desarrollo de
la Oficina Nacional de Semillas, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y el Comité
Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos
(Cised).----------------------------------
3.1.20. Modificaciones Presupuestarias. Copia.
Copia Junta Directiva, Original Secretaría
Técnica de la Autoridad Presupuestaria.
Sí, ya que reflejan el
comportamiento financiero de la
Oficina Nacional de Semillas y
Contenido: Variaciones al Presupuesto Ordinario
y Extraordinario de la Institución. Soporte: papel.
Cantidad: 0,52 metros. Fechas extremas: 1994-
2013. Vigencia administrativa-legal: 10 años en
la Oficina Productora y permanente en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
sirven como insumo para el
estudio del cumplimiento de
metas institucionales,
comparables a través del
tiempo.-----------------------------------
---------------------------------------------
3.1.26. Presupuesto Ordinario .Copia. Copia:
Junta Directiva, Original: Secretaría Técnica de la
Autoridad Presupuestaria y Contraloría General
de la República. Contenido: Ordenamiento
presupuestario establecido de acuerdo a
lineamientos para ser ejecutado en un periodo
dado. Soporte papel. Cantidad: 0.39 metros.
Fechas extremas: 1993-2014. Vigencia
administrativa-legal: 2 años en la Oficina
Productora y permanente en el Archivo Central.---
Sí, ya que refleja el plan de
inversión anual de los recursos
económicos de la institución.
Conservar el presupuesto
aprobado del año.--------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.1.27. Proyectos. Copia. Contenido:
Expediente que reúne los documentos de cada
uno de los proyectos realizados en la Oficina.
Soporte papel. Cantidad: 0.08 metros. Fechas
extremas: 2008-2013. Vigencia administrativa-
legal: 4 años en la Oficina Productora y 3 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
Sí, porque inciden en el
fortalecimiento de la agricultura
nacional. Conservar los
proyectos finales que hayan sido
sustantivos para el desarrollo
institucional.----------------------------
---------------------------------------------
Subfondo 3.2. Departamento Técnico23. Funciones: Realizar labores de control de
calidad, certificación24, registro de variedades, desde la fase de producción en campo
hasta pos cosecha. Incluye la inspección de campos, el muestreo y la inspección de
empresas de semillas.------------------------------------------------------------------------------------
Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------
3.2.14. Programa Certificación de Semilla de
Arroz (Inspección de campos y actas de
inspección)25. Original. Copia: Usuario que
Sí, por la importancia que reviste
el fortalecimiento del sector
arrocero y en el aumento de la
23
La tabla de plazos aparece firmada por el señor Orlando Carrillo Araya, jefe Departamento Técnico y la
señora Vilma Solano Chaves, Secretaria del CISED.---------------------------------------------------------------------- 24
La Oficina Nacional de Semillas como ente certificador, establece las normas y procedimientos de control necesarios para la reproducción, beneficio y comercio de semillas, con el fin garantizar una semilla de calidad reconocida. Para ello, se establecen las normas correspondientes de aplicación tanto, a nivel de inspección de campo como en los análisis de laboratorio. Las normas de calidad y los respectivos procedimientos, conforman los reglamentos técnicos específicos para cultivos en los que se ha establecido esta modalidad de control externo de calidad. En los inicios de operación de la Oficina (1979), se inicia formalmente el Programa de Certificación de semilla de arroz y posteriormente el de frijol. Con el transcurrir de los años y, conforme fueron surgiendo necesidades en otros cultivos, se fueron estructurando y poniendo en ejecución nuevos programas de certificación de semillas. Actualmente, se tiene en operación este sistema integral de control oficial de calidad en la producción de semilla de los cultivos de: arroz, frijol, maíz, papa, café, palma aceitera y especies forestales. En general, los programas de certificación de semillas han hecho posible el mantenimiento, producción y distribución de semillas de variedades mejoradas, generadas por la investigación; contribuyendo al abastecimiento interno con semilla de calidad y, a su exportación. Tomado de http://www.ofinase.go.cr/ consultado: 26 de mayo de 2014.------------------------------------------------------------------------------------------------ 25
La certificación de semillas se identifican como programas de las distintas variedades, por ejemplo, arroz, cacao y café. Por cada plantación de las distintas clases de semillas, cada ingeniero designado lleva un expediente por empresa que consigna las visitas realizadas a las plantaciones y en donde consta todo el proceso de siembra hasta la cosecha. La inspección a los campos inscritos son periódicas, con énfasis en el inicio de la época de polinización, durante el período de cosecha y procesamiento de las semillas. En cada visita se dejan por escrito las observaciones y recomendaciones con las que el inspector oficial confecciona el acta de inspección de campo. Esta acta debe ser firmada por el productor y por el inspector, quienes se dejan una copia de la inspección y el documento original se archiva en las oficinas centrales de la ONS, en donde cada productor tiene su correspondiente expediente. Para los programas de certificación de semillas se utiliza una base de datos SQL y se denomina Base de Certificación. El Programa de Certificación de Semilla de Arroz ha tenido un efecto notable en el fortalecimiento del sector arrocero y en el aumento de la producción que ha experimentado el cultivo, todo esto a través del esfuerzo continuo de la Oficina, para que llegue a manos del agricultor
solicita el servicio. Contenido: Se consigna datos
e información de los campos de reproducción
para la certificación de semilla de arroz. Soporte:
papel. Cantidad: 14.12 metros26. Fechas
extremas: 2009-2012. Vigencia administrativa-
legal: 2 años en la Oficina Productora y 3 años en
el Archivo Central.-----------------------------------------
producción que ha
experimentado el cultivo.-----------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.15. Programa Certificación de Semilla de
Café27 (Inscripción de campos y actas de
inspección). Copia. Copia Usuario que solicita el
servicio. Contenido: Se consigna datos e
información de los campos de reproducción para
la certificación de semilla de café. Soporte:
Sí, dada la importancia
comercializadora que implica
incrementar la calidad del café.---
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
una semilla de alta calidad, que se convierta en un respaldo de la inversión y genere confianza para continuar en la actividad. La semilla certificada de arroz de Costa Rica, cumple con altos estándares a nivel internacional, lo cual la hace un producto de calidad similar a la semilla producida en países de un amplio desarrollo en esta actividad, como por ejemplo Colombia, Estados Unidos y Uruguay. Otra fortaleza que ha distinguido a la semilla certificada de arroz es la alta aceptación entre los agricultores, pues la tasa de utilización ha sido superior al 80% históricamente; llegando en ciertos años al 93% inclusive.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26
La señora Vilma Solano Chavez, mediante correo electrónico de 25 de junio del 2014 indicó que “… para el período 2014 se encuentran inscritos a la fecha 86 campos de semilla (un expediente por campo). Debo aclarar que ese número dependen de los campos inscritos y pueden aumentar o disminuir de un año a otro. Región Chorotega: 75, Huetar Norte: 1, Huetar Atlántico: 5, Pacífico Central: 0, Brunca: 5.”-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
El incremento de la demanda del café, es proporcional al incremento de la calidad. El desafío del siglo para países productores de café como Costa Rica, es la promoción de los cafés especiales, por lo que su comercialización debe estar regulada en función principalmente, por una normativa de calidad. El futuro del café en Costa Rica debe estar basado en la estrategia de calidad y no en cantidad, incrementar el posicionamiento en mercados potenciales y mantener esfuerzos promociónales, dar valor agregado al producto y estimular el pago por calidad. De ahí, la importancia de la selección de lotes para la obtención de semilla, la cual garantice la identidad y pureza variedad, permitiendo asegurar al productor un buen rendimiento, y al torrefactor una alta calidad de taza.---------------------------------------------
papel. Cantidad: 0.03 metros. Fechas extremas:
2006-2014. Vigencia administrativa-legal: 5 años
en la Oficina Productora y 0 años en el Archivo
Central.-------------------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.16. Programa Certificación de Semilla de
Especies Forestales (Inscripción e inspección
fuentes semilleras)28. Original. Copia usuario que
solicita el servicio. Contenido: Se consigna datos
e información de los campos de reproducción
para la certificación de semilla de Especies
Forestales. Soporte: papel. Cantidad: 0.16
metros. Fechas extremas: 2010-2014. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 0 años en el Archivo Central.---------
Sí, dada la importancia que
reviste para el país el uso de
especies forestales de alta
calidad y crecimiento controlado
en pro de mantener la
biodiversidad.--------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.17. Programa Certificación de Semilla de
Cacao (Inscripción e inspección de jardines
clonales). Original: Copia usuario que solicita el
servicio. Contenido: Se consigna datos e
información de los campos de reproducción para
Sí, dada la importancia que
reviste para el país la
certificación de las semillas de
cacao.------------------------------------
---------------------------------------------
28
Dentro de los objetivos de este programa tenemos: producir semilla de especies forestales de alta calidad, que contribuye a mejorar la forma, diámetro y crecimiento de los árboles en las plantaciones; fomentar el manejo eficiente y el establecimiento de nuevas fuentes semilleras para abastecer la creciente demanda local e internacional; aplicar los controles de campo y análisis de laboratorio necesarios para garantizar la calidad de la semilla que recibe el consumidor. Por ejemplo, el personal técnico de la Oficina Nacional de Semillas tramita la inscripción y evaluación de las fuentes semilleras para la producción de semilla de Teca y Melina, de los productores de semilla debidamente inscritos en la Oficina Nacional de Semillas.--------------------------------------------------------------------------------------------------
la certificación de semilla. Esta actividad dio inicio
a partir del año 2013. Soporte: papel. Cantidad:
0.02 metros. Fechas extremas: 2013-2014.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 0 años en el Archivo Central.----------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
--------------------------------------------
3.2.18. Programa Certificación de Semilla de
Frijol (Inscripción e inspección de campos).
Original. Copia usuario que solicita el servicio.
Contenido: Se consigna datos e información de
los campos de reproducción para la certificación
de semilla. Soporte: papel. Cantidad: 0,15
metros. Fechas extremas: 2009-2014. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 0 años en el Archivo Central.---------
Sí, dada la importancia que
reviste para el país la
certificación de las semillas de
frijol.--------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.19. Programa de Hortalizas (Muestreos,
seguimientos y validaciones agronómicas).
Original. Copia usuario que solicita el servicio.
Contenido: Documentación por empresa
relacionada con la actividad de semilla de
Hortalizas. Soporte: papel. Cantidad: 0.15
metros. Fechas extremas: 2012-2014. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 0 años en el Archivo Central.---------
Sí, dada la importancia que
reviste para el país la
certificación de las semillas de
hortalizas.-------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
---------------------------------------------
3.2.22. Registro de variedades comerciales29.
Original sin copia. Contenido: Expedientes por
variedad. Se registran todas las variedades de
semillas autorizadas para su comercialización en
el país. Esta inscripción rige por un período de
cinco años a partir de la fecha de aprobación.
Soporte: papel y electrónico. Cantidad: 2,85
metros, 5,310 MB. Fechas extremas: 2004-2013.
Vigencia administrativa-legal: 5 años en la Oficina
Productora y 0 años en el Archivo Central.---------
Sí, porque permite conocer las
variedades de semillas
autorizadas para su
comercialización en el país. Es
importante para realizar estudios
agronómicos sobre variedades y
cultivos. Conservar en soporte
papel.------------------------------------
---------------------------------------------
--------------------------------------------
29 Se registran a partir del año 2004. (Decreto No. 31736-MAG). Se otorga un certificado al solicitante.
Las variedades desarrolladas por los sectores público y privado, nacional o extranjero, para fines de certificación y comercialización a nivel nacional, deben ser inscritas en el Registro de Variedades Comerciales, que para tales efectos, lleva la Oficina Nacional de Semillas. La variedades de aquellos cultivos, en los que se ha establecido este sistema de registro, y, se quieran comercializar en el país, deben estar inscritas; para ello, se debe presentar una solicitud formal, adjuntándose un informe técnico que justifique y respalde el valor agronómico o de utilización a nivel nacional; también se debe adjuntar una descripción lo más detallada posible de la variedad. Se inscriben en el RVC, aquellas variedades que reúnan las condiciones técnicas de ser distintas, homogéneas y estables, posean un valor agronómico y, cuenten con una denominación adecuada. Posterior al análisis y aceptación de la solicitud, la variedad pasa a formar parte de la lista de variedades autorizadas para su comercialización en el país. El registro de variedades comerciales es un requisito para certificar y/o comercializar semillas en el país. Pretende establecer una base de datos con toda la información técnica sobre las Variedades Vegetales aceptadas para la comercialización en Costa Rica. Los requisitos exigidos para que una variedad sea inscrita es que sea distinta, homogénea y estable; y de valor agronómico comprobado para nuestras condiciones. Esta inscripción rige por un período de cinco años a partir de la fecha de aprobación. Al cabo de este período la empresa interesada debe tramitar su renovación. Fuente: http://www.ofinase.go.cr (Consultado por Internet, 09-06-2014). Se analizó un expediente y aporta la siguiente información: 1. La solicitud trae el historial de cada cultivo, como por ejemplo tomate, cebolla, melón, brócoli etc. 1.1 Historial del proceso de evaluación y selección, para variedades nuevas. 1.2 Informe de los resultados de validación agronómica. 1.2 Descripción de variedad (destacan aquellas características relevantes que la distingue de otras variedades), 1.4 Informes del evento de transformación (si la variedad es transgénica). 1.5 Resumen del manejo cultural para producción comercial. Destacar variaciones al manejo tradicional y las zonas recomendadas en Costa Rica. 1.5 Informes complementarios (fotos digitales y brochures). 1.7 La información debe presentarse por escrito y en un medio electrónico incluyendo fotos digitales.-----------------------------------------------------------------------
3.2.24. Registro de variedades protegidas30.
Original sin copia. Contenido: Otorgamiento de
un derecho de propiedad intelectual a los
obtentores de nuevas variedades. Soporte:
papel. Cantidad: 0,10 metros. Fechas extremas:
2012-2013. Vigencia administrativa-legal: 20
años en la Oficina Productora y 5 años en el
Archivo Central.---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Sí, porque permite conocer sobre
resultados de investigaciones
agronómicas realizadas en el
país. Es importante por las
implicaciones de los derechos de
propiedad intelectual sobre el
desarrollo en general y en
particular en el caso de la
biodiversidad y seguridad
alimentaria.-----------------------------
3.2.25. Reglamentos técnicos de certificación de
semillas31. Original sin copia. Contenido:
Normativas técnicas que aplica para la
Sí, porque contienen normas
específicas, establecidas para la
producción de semillas
30 El Registro de Variedades protegidas da inicio a partir del 2012 con la aprobación de la Ley 8631
Protección de Obtenciones Vegetales. Se otorga a los autores un título de Protección de la Variedad por 10 años, que otorga al investigador el usufructo de la variedad y pasado ese tiempo es de uso libre. La Oficina Nacional de Semillas es el órgano competente de recibir, tramitar y resolver las solicitudes para la concesión de los certificados de obtentor de variedades vegetales y su inscripción en el Registro de Variedades Protegidas que se crea para tal efecto; asimismo, se encargará de regular lo que se establece en la Ley y su Reglamento. La Ley tiene por objeto establecer el régimen jurídico para la protección de los derechos de los obtentores de variedades vegetales, que impulse el mejoramiento genético y lo haga rentable, de manera que se creen nuevas y mejores variedades a un ritmo mayor para el beneficio de los agricultores. La finalidad del Registro de Variedades Protegidas es promover el desarrollo de nuevas variedades vegetales, a través del otorgamiento de un derecho de propiedad intelectual a los obtentores de nuevas variedades. Se objeta que las semillas protegidas con derechos de propiedad intelectual como los que da la Ley de Obtenciones Vegetales y UPOV-91, no pueden ser sembradas por quienes no paguen ese derecho de propiedad. Para poder obtener la protección, las variedades vegetales deben cumplir con ciertos requisitos que deberán ser examinados por la Oficina Nacional de Semillas encargada de administrar el RVP. Estos requisitos son: Novedad comercial, distinción respecto a variedades existentes y notoriamente conocidas, suficientemente homogéneas, estables y contar con una denominación apropiada.----------------------------------------------------------------------- 31
Existe el reglamento de la Oficina Nacional de Semillas en el cual se estipula las regulaciones técnicas.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
certificación de semilla de los diferentes cultivos.
Define los requisitos y procedimientos y
estándares de calidad para la producción de
semilla certificada. Soporte: papel. Cantidad:
0,02 metros. Fechas extremas: 1979-2014.
Vigencia administrativa-legal: en la Oficina
Productora mientras esté vigente y permanente
en el Archivo Central.-------------------------------------
certificadas según cultivo. Los
reglamentos técnicos son
importantes porque demuestran
la rigurosidad aplicada en la
obtención de diferentes
categorías de semillas
cosechadas.----------------------------
---------------------------------------------
La serie documental “Informes de Auditoría” del subfondo Auditoría Interna no se
declara con valor científico cultural, dado que según manifestó la señora Solano
Chaves, Secretaria de la Junta Directiva de Ofinase, en los libros de actas de las
sesiones de ese órgano colegiado y en los expedientes de actas se encuentran los
informes de Auditoría más relevantes para la institución.------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio N° ONS-049-2014-DA-AC de 04 de abril
de 2014, para el Fondo: Oficina Nacional de Semillas (Ofinase), Subfondos: Junta
Directiva, Auditoría Interna, Dirección Ejecutiva, Departamento Administrativo
Financiero, Departamento Técnico; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor
científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y
legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) de Ofinase, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136
del Reglamento a la Ley No 7202.-----------------------------------------------------------------------
En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------
Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200932, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
32
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
Asimismo, se le consulta a la señora Solano Chaves si tiene algún comentario, consulta
o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---------------------
Enviar copia de este acuerdo a los señores Walter Quirós Ortega, Secretario de Junta
Directiva y Director Ejecutivo; Emilio Fournier Castro, Jefe Departamento Administrativo
Financiero; Orlando Carrillo Araya, Jefe Departamento Técnico; a la señora Karen
Pérez Rojas, Auditora Interna; dependencias de la Oficina Nacional de Semillas; y al
expediente de valoración documental de Ofinase que esta Comisión Nacional
mantiene.-------------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-016-2014-VP. Asunto: Valoración
parcial. Fondo: Servicio Fitosanitario del Estado (SFE). Convocado: el señor Henry
Vega Vega, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (Cised) del SFE y la señorita Camila Carreras Herrero, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la
valoración parcial presentada por el Cised del SFE. Hora: 10:15 a.m. Se deja
constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los
miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:45 horas ingresan la señora
Gladys Rodríguez López, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación
de Documentos del Servicio Fitosanitario del Estado y Encargada del Archivo Central
de esa institución y la señorita Carreras Herrero quien procede con la lectura del
informe de valoración No. IV-016-2014-VP y destaca las siguientes consideraciones: ---
“/…/ 3.4. Se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un
grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período
de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se
pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Lo anterior, de acuerdo con el
Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual especifica en el
artículo 131 inciso b), lo siguiente: “Cuando no existan éstas [tablas de plazos], se
harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han
perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos
documentales tiene valor científico-cultural.”33 Asimismo, el artículo 135 indica: “Cada
autorización para eliminar documentos emanada de la Comisión comprenderá única y
exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.”
Además, en el punto 12 del “Instructivo para la elaboración de “Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos y/o Valoraciones Parciales”, apartado “Requisitos de
Forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de
documentos” (Resolución CNSED-01-2013 publicada en el diario oficial La Gaceta N°
179 del miércoles 28 de setiembre del 2013” se indica: “12. En la valoración parcial sólo
se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.” Por
lo expuesto anteriormente, en las solicitudes de valoración parcial presentadas, no se
podrán eliminar las siguientes series documentales: N°5 Actas de visita fitosanitaria.
Contenido: es un libro de actas que se entrega al Exportador cuando se encuentra
inscrito para registrar las visitas fitosanitarias y lo devuelve una vez que se ha
33
El texto en corchetes no corresponde al original.-------------------------------------------------------------------------
cancelado el registro. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años. Cantidad: 1.3 m. Fechas
extremas: 1987-2009. No se puede eliminar ya que las actas del período 2006-2009
todavía están vigentes y el documento es un libro. N° Expediente de Registro de
Exportador. Contenido: solicitudes de inscripción en la base de datos de
exportadores. Contiene: solicitud de inscripción, resolución de inscripción, copia del
certificado fitosanitario de operación, croquis, copia celeste de recibo de dinero por
concepto de anualidad, anotaciones marginales, envíos de muestras al laboratorio,
reportes de laboratorio, cartas recibidas, inspección in situ, actas de visita fitosanitaria,
solicitudes de certificación de tratamiento o inspección fitosanitaria, resolución de
cancelación del registro, resolución de renovación. Vigencia Administrativa y Legal: 8
años. Cantidad: 4.875 m. Fechas extremas: 1981-2010. No se pueden eliminar los
documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. Expediente de
Registro de Embalaje. Contenido: contiene la solicitud de inscripción en la base de
datos de Proveedores de Embalaje de Madera. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años.
Cantidad: 0.1 m. Fechas extremas: 2003-2008. No se pueden eliminar los documentos
del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes. 3.5. El resto de documentos
presentados en esta valoración parcial ya perdieron su vigencia administrativa y legal.
3.6. Para la valoración de los documentos del Departamento de Control Fitosanitario y
de las Estaciones de control fitosanitario, se debe tomar en cuenta que en sesión N° 5-
99 de 09 de junio de 1999, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos (CNSED) conoció y aprobó la “Tabla de Plazos del Expediente de
Cuarentena” del Departamento de Cuarentena de la Dirección de Salud Animal de la
Dirección de Servicios de Protección Fitosanitaria del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, según la información presentada en el Informe de Selección 15-99. En
dicha ocasión se indicó lo siguiente: Tipo documental: Expediente de Cuarentena.
Integrado por distintos tipos documentales que corresponden a los trámites para
obtener permisos de importación y exportación de productos del orden vegetal y animal
de acuerdo con la Ley de Sanidad Vegetal y Animal. Los productos son analizados
para determinar que estén en buen estado y que sean aptos para el consumo y para
evitar el contagio y transmisión de plagas y enfermedades. Trámites de importación:
1.1 Permiso de importación. Autorización legal por parte de Cuarentena Vegetal o
Animal, donde consta el producto, nombre, origen, cantidad, fecha y firma. Ley de
Sanidad Vegetal. Vigencia administrativa-legal: 4 años. 1.2 Certificado fitosanitario.
Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.3 Autorización de desalmacenaje. Documento
que emite Ventanilla Única de PROCOMER para el control de inspección de aduanas.
Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.4 Constancias de inspección de producto
vegetal. Es una verificación por parte del puesto cuarentenario de que el producto, está
en buen estado y cumple con las normas establecidas, peso, valor, cliente. Vigencia
administrativa-legal: 3 años. 1.5 Constancias de inspección de producto animal.
Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.6 Póliza. Vigencia administrativa-legal: 3 años.
1.7 Redestinos. Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.7 Guías de tránsito. Vigencia
administrativa-legal: 3 años. 1.8 Manifiesto de carga. Vigencia administrativa-legal: 3
años. 1.9 Constancia de inspección de barcos. Constancia que firma el capitán del
barco, por inspección del mismo. Vigencia administrativa-legal: 3 años. Trámites de
exportación: 1.10 Certificado fitosanitario. Requisito que solicita el país de destino de
la carga, con los requisitos solicitados para la exportación. Vigencia administrativa-
legal: 3 años. 1.11 Póliza de exportación. Vigencia administrativa-legal: 3 años. 1.12
Boleta de intersección. Vigencia administrativa-legal: 2 años. 1.13 Permiso de Tránsito.
Vigencia administrativa-legal: Pendiente. Valor científico-cultural: No. Se puede
eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal. Quedan estadísticas
mensuales basadas en cada expediente, realizadas por el Departamento de
Cuarentena. Además el Banco Central y el Ministerio de Economía y la Promotora
de Comercio Exterior llevan estadísticas generales de la importación y
exportación del país. También, para esta valoración es importante tomar en cuenta
que en sesión N° 1-2000 de 08 de marzo del 2000, la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos (CNSED) conoció y aprobó la solicitud de tablas de
plazos de conservación de documentos de varias unidades administrativas de la
Dirección Nacional de Fitoprotección Sanitaria, según la información presentada en el
Informe de Selección 36-99. Al respecto cabe destacar: Del Departamento Defensa
Agrícola: se declararon con valor científico-cultural los tipos documentales: 31.
Expedientes plagas que afectan a productos. 32. Informes sobre plagas regionales. 42.
Informe anual de labores en materia de agricultura orgánica. Del Departamento de
Insumos Agrícolas: se declararon con valor científico-cultural: 46. Correspondencia.
47. Informes técnicos. 48. Expedientes por producto denunciado y analizado. Del
Departamento Fitosanitario de Exportación: no se declaró ninguna serie con valor
científico cultural: 49. Certificados de cumplimiento con requisitos de exportación.
Vigencia administrativa-legal: 3 años. 50. Constancias. Vigencia administrativa-legal: 4
años. 51. Fórmula de viáticos. Vigencia administrativa-legal: 1 año. 52. Fórmula
solicitar servicios. Vigencia administrativa-legal: 1 año. 53. Facturas caja chica.
Vigencia administrativa-legal: 1 año. 54. Correspondencia. Vigencia administrativa-
legal: 3 años. 55. Cartas enviadas en orden consecutivo. Vigencia administrativa-legal:
5 años. 56. Solicitudes de: materiales, vacaciones, tarjetas de ruedo. Vigencia
administrativa-legal: 2 años. 57. Control de combustible. Vigencia administrativa-legal:
2 años. 58. Expediente de exportadores. Vigencia administrativa-legal: 3 años
después de inactivo. 59. Informes técnicos. Vigencia administrativa-legal: 3 años.
60. Actas fitosanitarias: destrucción de productos, retención, reacondicionamiento.
Vigencia administrativa-legal: 12 años. Del Departamento de Cuarentena Vegetal:
61. Correspondencia. Vigencia administrativa-legal: 2 años. 62. Oficios. Vigencia
administrativa-legal: 5 años. 63. Permisos de importación. Contiene los requisitos y
otros datos para emitir los permisos de importación. Vigencia administrativa-legal: 3
años. 64. Expediente de personal. Vigencia administrativa-legal: Permanente oficina.
65. Requisitos fitosanitarios de importación. Contiene todos los requisitos necesarios
para la importación, tanto por país como por producto. Vigencia administrativa-legal:
Permanente oficina. 66. Solicitudes de: vacaciones, combustible, compra de
materiales. 67. Informes de estaciones y puestos cuarentenarios. Observaciones: El
tipo documental 1.63 (63. Permisos de importación) fue valorado en el Informe de
Selección N° 15-99 y se resolvió que se puede eliminar cuando caduque su vigencia
administrativa legal. Se consideran de valor científico-cultural y deberán conservarse
permanentemente el tipo documental 67 Informes de estaciones y puestos
cuarentenarios. Del Departamento Laboratorio de Control y Residuos de Insumos
Agrícolas: se declararon con valor científico-cultural las “Actas de materia ingresada
al laboratorio”. Del Departamento de Registro: se detallan observaciones: mediante
el informe de selección N° 40-94 sobre tipos documentales relacionados con
plaguicidas importados, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos conoció y aprobó en sesión 13-94 de 13 de octubre de 1994 la
conservación permanente de los siguientes tipos documentales de la Dirección General
de Sanidad Vegetal (Dirección de Servicios de Protección Fitosanitaria), Departamento
de Abonos y Plaguicidas, sección Registro de Plaguicidas. 1-Expedientes de Registros
de Plaguicidas y Expedientes de Importadores. 2-Bases de datos que se deriven de
las autorizaciones de desalmacenaje de agroquímicos. Se consideran de valor
científico-cultural y deberán conservarse permanentemente los tipos documentales 78.
Expediente registro de productos. 79. Expedientes de productos registrados
cancelados. 80. Permisos de importación de plaguicidas y fertilizantes.”---------------------
ACUERDO 4. Comunicar al señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio
Fitosanitario del Estado (SFE); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de
valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio N°
CISEDSFE-02-2014 de 11 de marzo de 2014, para el Fondo: Servicio Fitosanitario del
Estado (SFE), Subfondo: Departamento de Certificación Fitosanitaria; e informa que
NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor
científico cultural y en consecuencia pueden ser eliminadas cuando venza su vigencia
administrativa y legal de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del
Reglamento a la Ley No 7202. Asimismo, se le consulta a la señora Gladys Rodríguez
López, Secretaria del Cised del SFE, quien participó en esta sesión, si tiene algún
comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.
Enviar copia de este acuerdo a la señora Gina Monteverde Castro, Jefe del
Departamento Certificación Fitosanitaria del Servicio Fitosanitario del Estado; y al
expediente de valoración documental del SFE que esta Comisión Nacional mantiene.---
ACUERDO 5. Comunicar al señor Henry Vega Vega, Presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio
Fitosanitario del Estado (SFE); que en el informe de valoración IV-016-2014-VP
conocido por esta Comisión Nacional en esta sesión 23-2014 como insumo para la
solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio
N° CISEDSFE-02-2014 de 11 de marzo de 2014, Fondo: Servicio Fitosanitario del
Estado (SFE), Subfondo: Departamento de Certificación Fitosanitaria; y cuya copia de
ese informe de valoración fue entregada a la señora Gladys Rodríguez López,
Secretaria del Cised del SFE y Encargada del Archivo Central de esa institución; se
indicó lo siguiente en la consideración previa 3.4.:--------------------------------------------------
“/…/ 3.4. Se debe tomar en cuenta que una valoración parcial se utiliza sólo para un
grupo de documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal, en un período
de tiempo específico. Por esta razón, los documentos que todavía están vigentes no se
pueden eliminar y deben someterse nuevamente a consideración de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Lo anterior, de acuerdo con el
Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual especifica en el
artículo 131 inciso b), lo siguiente: “Cuando no existan éstas [tablas de plazos], se
harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han
perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinará cuáles tipos
documentales tiene valor científico-cultural.”34 Asimismo, el artículo 135 indica: “Cada
autorización para eliminar documentos emanada de la Comisión comprenderá única y
exclusivamente los tipos documentales que expresamente se señalan en ella.”
Además, en el punto 12 del “Instructivo para la elaboración de “Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos y/o Valoraciones Parciales”, apartado “Requisitos de
Forma que se deben cumplir para la presentación de valoraciones parciales de
documentos” (Resolución CNSED-01-2013 publicada en el diario oficial La Gaceta N°
179 del miércoles 28 de setiembre del 2013” se indica: “12. En la valoración parcial sólo
se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal.” Por
lo expuesto anteriormente, en las solicitudes de valoración parcial presentadas, no se
podrán eliminar las siguientes series documentales:N°5 Actas de visita fitosanitaria.
Contenido: es un libro de actas que se entrega al Exportador cuando se encuentra
inscrito para registrar las visitas fitosanitarias y lo devuelve una vez que se ha
cancelado el registro. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años. Cantidad: 1.3 m. Fechas
extremas: 1987-2009. No se puede eliminar ya que las actas del período 2006-2009
todavía están vigentes y el documento es un libro. N° Expediente de Registro de
Exportador. Contenido: solicitudes de inscripción en la base de datos de
exportadores. Contiene: solicitud de inscripción, resolución de inscripción, copia del
certificado fitosanitario de operación, croquis, copia celeste de recibo de dinero por
concepto de anualidad, anotaciones marginales, envíos de muestras al laboratorio,
reportes de laboratorio, cartas recibidas, inspección in situ, actas de visita fitosanitaria,
34
El texto en corchetes no corresponde al original.-------------------------------------------------------------------------
solicitudes de certificación de tratamiento o inspección fitosanitaria, resolución de
cancelación del registro, resolución de renovación. Vigencia Administrativa y Legal: 8
años. Cantidad: 4.875 m. Fechas extremas: 1981-2010. No se pueden eliminar los
documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. Expediente de
Registro de Embalaje. Contenido: contiene la solicitud de inscripción en la base de
datos de Proveedores de Embalaje de Madera. Vigencia Administrativa y Legal: 8 años.
Cantidad: 0.1 m. Fechas extremas: 2003-2008. No se pueden eliminar los documentos
del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes.”--------------------------------------------
Por lo tanto: 1. La serie documental “Actas de visita fitosanitaria” no se puede eliminar,
ya que las actas del período 2006-2009 todavía están vigentes y el documento es un
libro. 2. En la serie documental “Expediente de Registro de Exportador” no se pueden
eliminar los documentos del período 2007-2010 ya que todavía están vigentes. 3. En la
serie documental “Expediente de Registro de Embalaje” no se pueden eliminar los
documentos del período 2007-2008 ya que todavía están vigentes. Enviar copia de
este acuerdo a la señora Gina Monteverde Castro, Jefe del Departamento Certificación
Fitosanitaria del Servicio Fitosanitario del Estado; y al expediente de valoración
documental del SFE que esta Comisión Nacional mantiene.-------------------------------------
CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA-----------------------------------------------------------------
ARTICULO 5. Copia del oficio DSAE-367-2014 de 27 de mayo del 2014 recibido el 18
de junio del 2014, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Natalia
Cantillano Mora, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y
Coordinadora de Rescate y Rectoría de ese departamento respectivamente mediante
el cual comunican a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General aspectos
relevantes relacionados con el modelo de tabla de plazos de conservación de
documentos municipales. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------------------
ARTICULO 6. Oficio INSURANCE-02870-2014 de 19 de junio del 2014 recibido por
medio de correo electrónico de fecha 20 de junio del 2014, suscrito por el señor Juan
Carlos García y la señora Dunia Zamora, funcionarios de Insurance Servicios, mediante
el cual solicitan ampliación de información del oficio CNSED-128-2014 de 31 de marzo
del 2014, oficio por medio del cual se devolvieron sin tramitar las tablas de plazos de
conservación de documentos presentadas con el oficio INSURANCE-08942-2013 de 23
de diciembre del 2013; por cuanto se incumplía con la Resolución 01-2013 publicada
en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013, con la Guía de Trámites y
Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional para el Servicio de Valoración
Documental publicada en La Gaceta Digital mencionada; y específicamente los
requisitos 2, 3, 8, 9 y 10 de los “Requisitos de forma que se deben cumplir para la
presentación de tablas de plazos de conservación de documentos” establecidos en el
“Instructivo para la elaboración de Tablas de plazos de conservación de documentos
y/o valoraciones parciales”---------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar al señor Juan Carlos García y a la señora Dunia Zamora,
funcionarios de Insurance Servicios que esta Comisión Nación conoció el oficio
INSURANCE-02870-2014 de 19 de junio del 2014 recibido por medio de correo
electrónico de fecha 20 de junio del 2014, mediante el cual solicitan ampliación de
información al oficio CNSED-128-2014 de 31 de marzo del 2014, oficio por medio del
cual se devolvieron sin tramitar las tablas de plazos de conservación de documentos
presentadas con el oficio INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013; a
continuación se le informa lo siguiente:-----------------------------------------------------------------
1. El requisito No. 2 de forma que se debe cumplir para la presentación de tablas de
plazos de conservación de documentos establecido en el “Instructivo para la
elaboración de Tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones
parciales” referenciado en con la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección
General del Archivo Nacional para el Servicio de Valoración Documental publicada
en La Gaceta Digital No. 179 del 18 de setiembre del 2013 indica “Las tablas de
plazos deben remitirse con un oficio de solicitud dirigido a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, suscrito por el presidente o secretario del
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos respectivo, el cual
debe contener la conformación actualizada del Comité que aprobó el trámite
(miembros que lo conforman, cargo y representación que ostentan). Además, debe
indicarse el número de sesión y fecha en que este órgano colegiado aprobó dichas
tablas.” El oficio original No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013
se recibió en el Archivo Nacional el día 3 de febrero del 2014, y a pesar de que en
ese oficio se indica la conformación del Cised y el número de minuta en que se
autorizó el trámite, no se indica la fecha de la sesión del Cised y el oficio no
contiene ningún sello del Cised.---------------------------------------------------------------------
2. El requisito No. 3 del instructivo mencionado en el apartado anterior indica “Las
tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,
debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente.” A pesar de
que en el oficio No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del 2013 se
indicó el enlace donde localizar el organigrama, este documento no se adjuntó, por
lo tanto, se incumplió con el requisito.--------------------------------------------------------------
3. El requisito No. 8 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica “Debe
contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta
unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. En el caso de
tablas de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas, estos
instrumentos deben ser firmados por el superior jerárquico de las unidades
homólogas productoras de los documentos o en su defecto el superior jerárquico de
la entidad.” Es importante indicar que la mayoría de las tablas de plazos
presentadas con el oficio No. INSURANCE-08942-2013 de 23 de diciembre del
2013 no cuentan con el sello de la oficina productora y en caso de que esas oficinas
no cuenten con el sello correspondiente se debió indicar en el oficio de
presentación. Por otro lado, ninguna de las tablas de plazos presentadas cuentan
con el nombre del jefe de la Oficina Productora. Este dato es importante, por
cuanto esta Comisión Nacional remite copia a esas jefaturas de los acuerdos que
correspondan a sus dependencias, además es evidencia de que la tabla de plazos
contiene el visto bueno de la oficina productora respectiva.----------------------------------
4. El requisito No. 9 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica “Debe
contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de
este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos”. Si bien es cierto
que se cuenta con firmas en las tablas de plazos presentadas, para ese órgano
colegiado es imposible determinar a qué persona corresponde cada firma por
cuanto solamente la firma del señor “Juan Carlos García M.” fue posible determinar.
5. El requisito No. 10 del instructivo mencionado en el apartado 1 anterior indica
“Numerar las páginas de la tabla”. En este caso particular se le informa que por
error se consignó como un requisito incumplido.------------------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de Insurance
Servicios S.A. que esta Comisión Nacional mantiene.----------------------------------------------
A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
Javier Gómez Jiménez Virginia Chacón Arias
Vice Presidente Directora Ejecutiva
No firma por no haber estado presente
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