achivos y sistemas de archivos

Instituciones de Archivo. Tipos. Funciones

generales. Sistemas de Archivo y Sistema

Nacionales de Archivos.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Instituciones de Archivo. Tipos. Funciones

generales.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

La palabra Archivo. Origen• Proviene del griego “archeion” :

–Arca para conservar documentos.

–Lugar donde se redactaban y conservaban los documentos.

–Magistratura que estaba a cargo de lo anterior.

• Luego, el latín la retomó como “archivum”.

Acepciones de ArchivoSegún retoma Fuster (1999)

1. Contenido documental (en alusión al conjunto de documentos).

2. Institución.

3. Continente o lugar (depósito) de conservación de los documentos.

Definiciones de Archivo (1)Como Contenido Documental

Según DTA (1995)

1. Conjunto orgánico de documentos

producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.

Ejemplo de conjunto orgánico de documentos

Ejemplo de conjunto orgánico de documentos

Ejemplo de conjunto orgánico de documentos

Ejemplo de conjunto orgánico de documentos

Definición de Archivo (2)Como Institución

Según DTA (1995)

2. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura (servicio de archivo).

Instituciones de Archivo

Archivo General de la Nación México

Instituciones de Archivo

Archivo Nacional de la República de Cuba

Instituciones de Archivo

Archives Nationales, París

Instituciones de Archivo

Archives Nationales du Mali

Instituciones de Archivo

Archivo Histórico Nacional, Madrid

Instituciones de Archivo

Archivo General de la AdministraciónAlcalá de Henares, España

Definición de Archivo (3)

Como Depósito

Según DTA (1995)

3. Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Depósito. Ejemplo 1

Depósito. Ejemplo 2

Depósito. Ejemplo 3

Depósito. Ejemplo 4

Depósito. Ejemplo 5

Lo que NO es un Archivo

Lo que NO es un Archivo

Lo que NO es un Archivo

Lo que NO es un Archivo

Lo que NO es un Archivo

Otros elementos definitorios• Personales: los profesionales

archiveros y sus colaboradores técnicos y especialistas en conservación y difusión documental.

• Científicos y técnicos: la gestión archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

UNA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Requisitos para ser un Archivo

TENER…

UN CONTENIDO

UN CONTINENTE

UN PERSONAL

UN SERVICIO DOCUMENTAL

Explicación de los requisitos• Un contenido: el conjunto orgánico

de documentos producidos por una institución.

• Un continente: los depósitos documentales.

• Un personal: profesionales capacitados científica y técnicamente para las tareas archivísticas.

Explicación de los requisitos• Una gestión archivística: recogida,

organización y conservación de los documentos.

• Servicio documental: la utilización de los documentos.

Otra forma de verlo• El Qué conservar y utilizar: los fondos

documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas.

• El Dónde conservar y utilizar: en los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios.

Otra forma de verlo• El Quién: los archiveros, profesionales con

bases técnicas y científicas de la Archivística y de las ciencias auxiliares, a parte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general.

• El Cómo conservar y utilizar los documentos: empleando los principios y metodología de la Archivística como ciencia.

Finalmente, para Fuster (1999)Archivo es la institución donde se reúnen uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales.

Tipos de Archivos• Por el ciclo vital de los documentos según

su edad:

–Archivos de Gestión o de Oficina.

–Archivos Centrales.

–Archivos Intermedios.

–Archivos Históricos.

• Por su sujeto productor:

–Públicos.

–Privados.

Tipos de Archivos• Por la jurisdicción del productor:

–Generales.

–Regionales.

–Provinciales.

–Locales.

• Por su finalidad:

–Administrativos.

–Históricos

Funciones de los Archivos

• Etapa prearchivística:

–Recogida de los documentos.

• Etapa archivística:

–Conservación de documentos.

–Servir los documentos.

Etapa prearchivística: Recogida de documentos

• Recibir los documentos de manera programada y normalizada.

• Garantizar la normalización de la tipología documental en la génesis documental para facilitar la entrada de los fondos en el Archivo de manera sistemática y periódica.

Etapa prearchivística: Recogida de documentos (2)

• Promover las distintas formas de entrada de documentos al Archivo:

– Por trasferencias regulares.

– Por compra, donaciones, herencias, legados, expropiación o depósitos, incluidos los forzosos

– Por entrada de bienes del Patrimonio Histórico.

– Otros regulados por la ley.

Etapa prearchivística: Recogida de documentos (3)

• Realizar la inscripción de los fondos o documentos que entren al Archivo en el Registro General de Entrada de Fondos y en el Registro de Transferencias por Unidades Administrativas.

• Diseñar otros mecanismos necesarios para el control de los documentos recibidos.

Etapa archivística: Conservación de documentos

• Disponer de un edificio con buenas condiciones y disposición.

• Seleccionar el equipamiento y unidades de instalación más acordes.

• Vigilar en los depósitos, las condiciones ambientales e higiénicas para la conservación.

Etapa archivística: Servir los documentos

• Asegurar el servicio del Archivo a las Administraciones y a los ciudadanos en general, lo cual implica:

– Clasificar los fondos por su procedencia.

– Ordenar los documentos según el principio del orden original.

– Aplicar técnicas de valoración para seleccionar los documentos de valor permanente y destruir el resto.

Etapa archivística: Servir los documentos

– Describir la documentación para hacer más fácilmente accesible la información.

– Confeccionar instrumentos de búsqueda y recuperación de documentos.

– Propiciar la formación permanente de los profesionales de Archivo en todas las ramas del saber que le sean inherentes.

Etapa archivística: Servir los documentos

– Fomentar la visibilidad y difusión del Archivo en todos los ámbitos de la sociedad.

– Elaborar un reglamento de usuarios.

– Clasificar los fondos según el principio de procedencia.

Acceso y consulta de los documentos:

• El acceso y consulta a los documentos de las Administraciones Públicas es un derecho de los ciudadanos.

• Es recomendable una norma nacional (ley) que respalde el derecho anterior.

Comprobación:

• ¿Cuántas acepciones o definiciones puede tener la palabra Archivo? ¿Cuáles son?

• En cuántas etapas pueden englobarse o agruparse las funciones de los Archivos? ¿Cuáles son?

• Puede decir cuáles son las funciones generales de los Archivos y en cuál de ellas le gustaría más trabajar en un futuro.

Sistemas de Archivo y Sistema Nacionales de

Archivos.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Sistemas de Archivo:

SISTEMAS DE ARCHIVOS

LOCALES REGIONALES NACIONALES

Nota importante: En un determinado Sistema, puede haber uno o varios

Subsistemas de Archivos

Sistema de Archivos Locales:

INSTITUCIÓN

ARCHIVO ARCHIVO

UNIVERSIDAD

ARCHIVO

EMPRESA

Sistemas que se corresponden con los archivos de instituciones únicas, sin otros que se le subordinen aunque ellos luego

pueden formar parte de un sistema mayor.

Archivo Vice-Rectoría Docente

Ejemplo: UNIVERSIDAD

Archivo Vice-Rectoría Postgrado e

Investigación

Archivo Vice-Rectoría Economía y Administración

Archivo Facultad 1Archivo Facultad 2Archivo Facultad X

Archivo Rectoría

Ejemplo:

Archivo general (intermedio e histórico)

Archivos de gestión u oficinas

http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/servicios/SISTEMAARCHIVISTICO

Sistema Archivístico de la Universidad de Almería, España

Ejemplo de Sistema de una Región: Cienfuegos. Cuba

Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos

Archivo Histórico Municipal de Aguada

Archivo Histórico Municipal de Rodas

Archivo Histórico Municipal de Abreus

Archivo Histórico Municipal de Palmira

Archivo Histórico Municipal de Lajas

Archivo Histórico Municipal de Cruces

Archivo Histórico Municipal de Cumanayagua

Archivo Histórico Municipal de Cienfuegos

Ejemplo de Sistema. España

• Ministerio de Cultura: Subdirección de Archivos Estatales.– Archivos de la Administración Central: Archivos

Generales, Regionales, de Distritos; Histórico-

Provinciales, de Ministerios, de Delegaciones de

Hacienda, de las Audiencias Territoriales, de los

Gobiernos Civiles y de la Administración Periférica

– Archivos de la Administración Autonómica:

• Archivos Generales de las Comunidades Autónomas.

• Archivos Centrales de las Consejerías.

– Archivos de la Administración Local:

• (…)

Ejemplo de Sistema• Sistema Archivístico de la Defensa.

– Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural.

– Junta de Archivos Militares.

– Comisión Calificadora de Documentos.

– Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra.

– Subsistema Archivístico de la Armada.

– Subsistema Archivístico del Ejército del Aire.

– Subsistema Archivístico del Órgano Central.

Fuente: http://www.portalcultura.mde.es/cultural/archivos/

Ejemplo de Sistema• Sistema Archivístico de Andalucía.

–Archivos Históricos Provinciales:

– Archivo de la Real Chancillería de Granada.

– Archivo General de Andalucía.

– Archivo del Patronato de la Alhambra y el Generalife.

•Almería.•Cádiz.•Córdoba.•Granada.

•Huelva.•Jaén.•Málaga.•Sevilla.

Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/portal_archivos.html

Ejemplo de Sistema• Sistema Archivístico de Andalucía.

Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia

Ejemplo: Sistema Nacional

ARCHIVO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE CUBA14 ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES

1 ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL ESPECIAL

160 ARCHIVOS HISTÓRICOS MUNICIPALES

Comprobación1. ¿Cuántos tipos de Sistemas de

Archivos hemos estudiado en clase?

2. Se le ocurre a usted algún tipo de sistema de archivo que se pudiera crear en algún área de trabajo que conozca.

Conclusiones finales1. La definición de Archivo pasa por

concebirlo como un conjunto documental, una institución y un depósito de documentos.

2. Sin embargo, no se debe confundir la definición de Archivo con el ideal para un Archivo de excelencia aunque esto último sea la aspiración fundamental.

Conclusiones finales3. Entre los requisitos para considerar

un Archivo como tal están el de tener un contenido, un continente, un personal, una gestión archivística y un servicio documental.

4. Lo anterior se identifica respondiendo las preguntas Qué, Dónde, Quién y Cómo.

Conclusiones finales5. Las funciones de archivo se

engloban en la recogida, la custodia y en servir los documentos.

6. El derecho al acceso y a la consulta de los documentos debe ser ley.

7. Los Sistemas de Archivo, son estructuras muy complejas pero que persiguen la mejora del servicio archivístico en general.