2019 revista latina de comunicación social, rlcs, # 74, 2019 · 2018. 9. 12. · author:...
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Comunicación y música: mensajes, manifestaciones y negocios Universidad de La Laguna, diciembre de 2018
DOI (individual):10.4185/cil2018-032
ISBN-13: 978-84-16458-93-6/ D.L.: TF-799-2018 / DOI del libro: 10.4185/cac144 Página | 143
Libro colectivo enlínea: http://www.revistalatinacs.org/18SLCS/libro-colectivo-2018.html
Pautas generales de seguridad a
implementar en los eventos en los que
concurren personas que debido al cargo
que ocupan pueden generar expectativas de
riesgo
General safety guidelines to be implemented in the events in which people attend that, due to the position
they occupy, can generate risk expectations
José Ignacio Andrés Prieto- Universidad de Alicante- jiapriet@gmail.com- y
Begoña Bueno Fernández- Universidad Pontificia de Salamanca-
bbuenofe.chs@upsa.es-
Resumen: Cuando hablamos de eventos hablamos de acciones de relaciones
públicas organizacionales con gran capacidad de convocatoria y difusión. Los actos
posibilitan el contacto directo de las organizaciones con sus públicos en un marco
idóneo para consolidar las relaciones interpersonales. Sirven por tanto para crear
puntos de encuentro entre la organización y sus públicos en los que poder confluir y
compartir intereses comunes, al margen de que se produzca su difusión informativa.
Al mismo tiempo, el protocolo es un elemento rector de los actos que, además
de definir las normas, usos, costumbres y tradiciones que los regulan, se ocupa
de coordinar, ordenar y articular las diversas partes en que aquéllos se
estructuran y de determinar el orden jerárquico de sus participantes.La
capacidad estratégica de las anteriores herramientas comunicativas no podrá
desarrollarse exitosamente si no existen pautas generales de seguridad a
implementar en los eventos en los que concurren personas que debido al cargo
que ocupan generan expectativas de riesgo.
Comunicación y música: mensajes, manifestaciones y negocios Universidad de La Laguna, diciembre de 2018
ISBN-13: 978-84-16458-93-6/ D.L.: TF-799-2018 / DOI del libro: 10.4185/cac141 Página | 144
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En esta comunicación se pretenden pautar medidas generales de actuación y
comportamiento en materia de seguridad, para poder llevar a buen término un
evento donde asisten personalidades que confluyen con un grupo abierto de
individuos que interactúan en un acto social.
Los procedimientos a tener presente se desarrollan desde la fase previa con
una correcta elaboración de inteligencia corporativa hasta la conclusión del
acto. Siempre con la única pretensión de que los eventos programados se
desarrollen dentro de una normalidad aceptable, ocasionando las menores de
las injerencias en el desarrollo de los actos.
Abstract
When we talk about events, we talk about organizational public relations actions
with great capacity to call and disseminate. The acts enable direct contact
between organizations and their publics in an ideal framework to consolidate
interpersonal relationships. They serve, therefore, to create points of contact
between the organization and its public in which they can converge and share
common interests, regardless of whether their dissemination occurs.
At the same time, the protocol is a guiding element of the acts that, in addition
to defining the norms, customs, and traditions that regulate them, is responsible
for coordinating, ordering and articulating the various parts in which they are
structured and determining the hierarchical order of its participants.
The strategic capacity of the previous communicative tools will not be able to
develop successfully if there are no general security guidelines to be
implemented in the events in which there are people who due to the position
they occupy generate risk expectations.
This communication is intended to set out general measures of behavior and
behavior in terms of security, in order to bring to an end an event attended by
personalities that converge with an open group of individuals that interact in a
social act.
The procedures to keep in mind are developed from the previous phase with a
correct elaboration of corporate intelligence until the conclusion of the act.
Always with the only pretension that the programmed events are developed
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within an acceptable normality, causing minor interference in the development
of the acts.
Palabras- clave: Seguridad; procedimientos; eventos; protocolo; riesgos;
estrategia.
Keywords: Security; procedures; events; protocol; risks; strategy.
1. Introducción: Los eventos como estrategia comunicativa.
Los actos, eventos o acontecimientos especiales son el canal a través del cual
una organización contacta con la comunidad. A través de estos: Comunica,
lanza mensajes, transmite su identidad. Los eventos se celebran para transmitir
un mensaje siempre en consonancia con los rasgos que identifican a la imagen
de toda institución, pública o privada.
Estos acontecimientos por tanto van mucho más allá de la clasificación
establecida en el artículo 3 del Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el
que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, para
los actos solemnes:
a) Actos de carácter general, que son todos aquellos que se
organicen por la Corona, Gobierno o la Administración del Estado,
Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales, con ocasión de
conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías,
provinciales o locales.
b) Actos de carácter especial, que son los organizados por
determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión
de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito
específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.
Las instituciones son entes abstractos, intangibles, materializados por las
personas que las representan, generándose una abundante información
vinculada a la actitud y actividades de los individuos. La institución, en la
mayoría de los casos, sólo existe ante la sociedad como imagen virtual, es
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decir, como realidad conformada a través de su presencia en los medios de
comunicación y, en el mundo actual, éstos son los elementos más eficaces
para esculpir esa imagen en el acervo de una sociedad, Marín (1997).
Gran parte de los eventos que se organizan tienen como objetivo una positiva
repercusión mediática. Y es a través de los medios de comunicación como
consiguen llegar a su principal receptor: el público objetivo.
De ahí que la comunicación en vivo de los eventos suponga un factor
fundamental a tener en cuenta por el organizador. Por ello, la planificación de
todas sus fases es imprescindible y necesaria: nunca debemos de improvisar
en materia de comunicación y mucho menos en temas sobre la seguridad de
los mismos, para actuar de forma rápida y efectiva en caso de ser necesario.
Los procedimientos a tener presente se desarrollan desde la fase previa, con
una correcta elaboración de inteligencia corporativa, hasta la conclusión del
acto. Siempre con la única pretensión de que los eventos programados se
desarrollen dentro de una normalidad aceptable, ocasionando las menores de
las injerencias en el desarrollo de los actos.
2. El protocolo: Las reglas de la comunicación.
La producción, la creatividad, las tecnologías, la seguridad son elementos que
se han ido sumando a la visión primigenia de la organización de actos, que se
sostenía sobre el protocolo.
El protocolo constituye el soporte sobre el que dotar los actos y proporciona a
los profesionales una sistemática general a partir de la cual realizar un
planteamiento teórico previo a la celebración de los eventos y por la que han
de regirse estratégicamente las personas y entidades que conforman en cada
ocasión los públicos organizacionales.
El protocolo hoy día ya no puede reducirse a la imagen del poder político, pues
también lo hace con el económico y los cambios sociales. Así, en la relación
con los medios, las instituciones tanto públicas como privadas han de aunar
esfuerzos siempre en favor de su reputación e imagen corporativa.
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Tomando palabras de Fuente (2018) , hoy en día hacer protocolo va incluso
más allá de comunicar, además de aplicar normas y tradiciones, puesto que
hoy en día también es “empatizar”, generar empatías, es decir, conseguir que
con tu evento “conectas” con tu público y éste contigo, que hay sintonía mutua.
El ejercicio de protocolo, incluso en los más altos eventos de Estado, tiene que
concebirse la organización con una finalidad de llegar a los ciudadanos y
clientes y lograr el “feeling” necesario para ganar en credibilidad y romper
barreras. De ahí los amplios cambios que en los últimos diez años se están
produciendo en el ámbito de la organización y en el protocolo severo de
Estado.
El profesional de protocolo debe conseguir ambientes propicios para la
negociación y toma de decisiones y escenarios en los que la diversidad tenga
cabida, utilizando herramientas, actitudes y estrategias que eliminen o
minimicen las posibles barreras que puedan generar la diversidad y diferencias.
En este sentido el profesional en protocolo debe trabajar en la línea de la
consecución de este objetivo, haciendo posible que su evento se convierta en
algo más que en noticia, ofreciendo una difusión clara y concisa de los
mensajes.
Las instituciones y empresas no son organizaciones aisladas, sino que están
sujetas a las influencias y los mensajes del entorno. A su vez, proyectan sobre
éste una imagen que es percibida por todos sus públicos y que no es otra cosa
que el concepto que los destinatarios tienen sobre ellos después de recibir los
mensajes. Por ello, el desarrollo de una correcta política de comunicación
implicará importantes beneficios añadidos a las distintas entidades que la
lleven a cabo con diligencia y profesionalidad.
3. La comunicación estratégica
Los directivos de las organizaciones son cada día más conscientes de que la
comunicación ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad
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ineludible. Una política acertada de comunicación puede ser la que diferencie a
una empresa destacada de otra mediocre.
Las transformaciones sociales, políticas y económicas confieren especial
importancia a la comunicación organizacional (Túñez-López, 2012). A día de
hoy, la supervivencia de las empresas está influida por la imagen y credibilidad
que logren generar. Para gestionar profesionalmente procesos de
comunicación institucional es necesario conocer profundamente la institución
(Tréspidi, 2005). Según Míguez (2007), las organizaciones se consideran como
sistemas que interactúan con otros sistemas de su entorno para mantener una
situación de equilibrio. Se considera que la comunicación institucional es la
herramienta adecuada para esa interacción.
4. Concienciación en la cultura de seguridad:
En este apartado, se pretende abordar de manera global y sin entrar en
detalles, en la ardua tarea de establecer pautas de seguridad en un evento
bajo el punto de vista del organizador. La seguridad ha sido un tema poco
permeable, debido a que ha estado siempre en manos de unos pocos y ha sido
celosamente guardada, cosa muy lógica visto los resultados exitosos que se
producen a diario en esta callada y discreta labor.
El profesional de protocolo como encargado del diseño, la preparación y la
ejecución de cualquier evento, no puede pasar por alto durante más tiempo los
aspectos relacionados con la seguridad. En nuestra sociedad, el concepto de
protección es sinónimo de seguridad, en el sentido de poder realizar todas
nuestras actividades libremente y sin ninguna traba o impedimento.
La seguridad es una necesidad básica y ancestral de las personas, que figura
entre sus instintos primarios, como un componente muy importante del instinto
de conservación, podemos definir seguridad global como la suma de cada una
de las seguridades individuales, de hecho la experiencia nos demuestra que su
ausencia genera inacción ya sea por desconocimiento a la hora de actuar,
miedo generado o precaución.
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Debemos ampliar el concepto de seguridad hasta alcanzar el de las
seguridades sociales ya sean ofertadas desde entidades públicas (jurídica,
laboral, social, familiar...) o las autogestionadas, ya sean a nivel privado
(seguridad privada, sistemas de alarmas...) o a nivel personal con unas normas
básicas de autoprotección (no generando expectativas de riesgos). Todas ellas
siempre bajo el mismo concepto, hacer que la seguridad sea cosa de todos y
no de unos pocos profesionales.
El ser humano extiende esa necesidad también a los bienes y seres de los que
se siente responsable, por lo que podríamos hablar de una noción de
seguridad referida a personas incluidas sus actividades diarias y otra a bienes
o cosas.
Podemos definir la protección de personas y bienes como el conjunto de
acciones dirigidas a preservarlas en su estado original, es decir, evitar daños a
las personas y que en las cosas no se vea menoscabada su funcionalidad, si
bien es preciso indicar que la seguridad total no existe, por lo que las medidas
de protección que se implementen han de ser efectivas, útiles y acotadas en
espacio y tiempo.
La seguridad debe de ser objetiva, ponderada y ajustada a cada momento y
situación a la que nos vayamos a enfrentar, huyendo siempre de la seguridad
mágica, apoyada en la superstición o suerte. No se debe dar pie a
improvisaciones, son muy socorridos los procedimientos operacionales frente a
los riesgos más probables y peligrosos (lo desarrollaremos en el siguiente
punto) aunque tampoco se debe buscar apuntalar cada uno de los
comportamientos operantes a cada una de las circunstancias de riesgo que
pueden acaecer en este tipo de eventos.
5. Cuestiones valorativas previas en la seguridad de los eventos
Cuando se recibe el encargo de organizar un evento, el espacio a ocupar y el
tiempo que va a emplearse en su desarrollo es de crucial importancia. Entre
otras destacaremos las siguientes cuestiones valorativas previas:
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1º.- Si se trata de un espacio cerrado o abierto (por las condiciones
meteorológicas), si el espacio donde se va a desarrollar es público o privado,
para comunicar o recabar los permisos necesarios acorde a la normativa
vigente que regule esos actos.
2º.- La ubicación y el medio de transporte con el que los asistentes van a
acceder, en los que valorar si se solicitan ayudas externas para poder controlar
ubicaciones adyacentes o viales de acceso.
3º.- El aforo, implementando medios para su control (aforadores y medidas de
seguridad en las entradas), para el manejo de evacuación y control del pánico
(personal entrenado y formado para esta crucial misión). Cabe indicar que el
10-25 % de las personas permanecen unidas y en calma, estudian un plan de
accion y posibilidades, el 75 % manifiesta conducta desordenada, desconcierto
y el 10-25 % muestran confusion, ansiedad, paralización, gritos histericos y
panico.
4º.- El horario: Vinculado, el horario diurno, al mundo laboral más formal, y el
nocturno, al ocio, donde las pautas de comportamiento se relajan.
5º.- El colectivo al que va dirigido el acto, con riesgos añadidos como la edad,
venta de alcohol, presencia de grupos hostiles, entre otros.
6º La asistencia de personas que requieren medidas de seguridad especiales
(V.I.P.s). Podemos encontrarnos con toda probabilidad que días antes se
persone una "avanzada", para recabar la información necesaria, conocer el
entorno y solicitar las medidas especiales que va a requerir su servicio de
seguridad.
7º.- La seguridad que se va a implementar. Si el acceso es libre, o si está
vinculado a superar algún tipo de control (bajo invitación o pago de una
entrada) o si se van a implementar medidas adicionales de seguridad sobre los
asistentes y los objetos que puedan portar, por parte del personal de
seguridad, pública o privada, implicando mayores molestias para los asistentes
y gasto económico para la organización.
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Para dar una respuesta a cada uno de los puntos indicados y otros que por su
especial relevancia se puedan originar, entra en juego la inteligencia
corporativa, su especial importancia se basa en la recoleccion y el analisis de
informacion que facilitara la toma de decisiones, ya sea para anticiparse a un
hecho futuro o para aportar soluciones a un determinado problema o situacion
de conflicto que devenga.
6. Antes del comienzo, actuaciones previas en seguridad, la seguridad
activa
Sin seguridad no hay nada. Si tenemos sospecha que nuestra vida o integridad
física o moral puede peligrar en un determinado sitio, iríamos inmediatamente
hacia el lado contrario. En un evento los asistentes no deben de tener
recurrencias a ese estado de ánimo.
Las acciones "tipo" que pueden poner en peligro que un acto se desarrolle con
las debidas formalidades se pueden clasificar en dos grandes tipos, las más
probables y las más peligrosas. La herramienta principal para que no
prosperen es la formación práctica en el puesto de trabajo y la información
exacta y oportuna que ha de emanar de fuentes fiables.
Eliminar esos riesgos "tipo" es casi imposible pero si es posible reducirlos a
niveles aceptables, implementando medidas de seguridad basadas en la
perfecta conjunción de medios humanos, materiales y cumplimiento de las
órdenes o instrucciones de cada uno de los puestos.
El Plan de Seguridad y autoprotección debe de contemplar -a grandes rasgos
señalaremos los más habituales y la operativa para reducirlos, apoyados
siempre por el olvidado mapa de riesgos- los sectores donde puede ser más
probable que ocurran y parcelas donde se hayan de aplicar más medidas
disuasorias.
A) Riesgos "tipo" más probables que podemos encontrar:
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- Riesgos derivados de la naturaleza: Debido a condiciones adversas pueden
poner en peligro el acto por inundaciones, fuertes vientos, mareas vivas....Para
estar precavidos, habrá que tener en cuenta los avisos meteorológicos de
fuentes oficiales.
- Riesgos antisociales como son: Riñas/altercados, robo/hurto o lesiones.
Deberán existir carteles indicadores de los servicios asistenciales indicando
forma de poder trasmitir las incidencias.
El personal de seguridad llevará en horario nocturno ropa de alta visibilidad,
como medida identificativa / disuasoria y el personal organizador acreditaciones
jerarquizadas en evitación de accesos no autorizados a zonas sensibles, en
evitación de sabotajes.
Existirá especial precaución en líneas de recibimiento y accesos a zonas como
atriles o escenarios en evitación de mal funcionamiento o actos reivindicativos.
El acceso sin autorización mediante entradas sospechosas o listas de
personas "non gratas" con acceso no permitido, se resolverán en privado,
fuera de la vista del resto de asistentes.
- Riesgos propios derivados de la actividad: Suelen ser accidentes que con
medios propios contratados (una U.V.I medicalizada), se solucionan en la
mayoría de casos.
B) Como riesgos más peligrosos:
- Incendio: Revisar los medios materiales, asegurarnos que el personal tiene la
debida formación práctica en su uso, aplicar medios especiales a los elementos
que soporten elevadas cargas térmicas (depósitos de gasoil), realizar
comunicación a los servicios de extinción de incendios de la demarcación para
su conocimiento.
- Amenaza de bomba: Efectuar reconocimientos preventivos periódicos de
lugares que den cobertura como baños y papeleras. El personal de limpieza,
jardineros y personal de mantenimiento han de estar formados.
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- Atentado terrorista, acciones amok: Tener actitud expectante sobre personas
en actitud sospechosa en sus acciones o en su indumentaria. Si se produce,
alejar de la zona a los asistentes y neutralizar al tirador para evitar que pueda
continuar su acción.
7. “Se levanta el telón”. Actuaciones de mantenimiento. La Seguridad
Pasiva.
Una vez que comienza el acto, las medidas de seguridad se han de establecer
bajo las premisas de "continuación", colaborando en todo momento con las
premisas que se apliquen por parte del servicio de seguridad, que puedan estar
relacionadas con: vados para vehículos usados como medio de evacuación,
colocación de líneas de recibimiento o reserva de espacios como "cuartos de
seguridad". Estas medidas de seguridad raramente producen injerencia en el
resto por ser casi siempre autónomas y colaboradoras.
La idea es establecer círculos concéntricos sectorizando de la más externa,
como zona de influencia, a la más inmediata o crítica, en la que se establecen
qué medios humanos, organizativos y materiales se han de aplicar para
conseguir la máxima eficacia.
8. Conclusiones
La capacidad estratégica de las herramientas comunicativas no podrá
desarrollarse exitosamente si no existen pautas generales de seguridad a
implementar en los eventos en los que concurren personas que debido al cargo
que ocupan generan expectativas de riesgo.
La seguridad de un evento ha de estar diseñada y supervisada por especialista
habilitado es decir por un Director o por un Jefe de Seguridad. Diseñar un plan
de emergencias donde plasmar las medidas de seguridad acordes al evento, y
establecer procedimientos operacionales frente a los riesgos más probables y
peligrosos, han de estar pautados bajo mando único.
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Además, la máxima responsabilidad de este mando único se encuentra en la
dificultad de evaluar el riesgo y destinar los medios necesarios para reducirlo o
anularlo. Todo ello, bajo las premisas de congruencia (necesidad o no de
llevarla a cabo), oportunidad (hacer uso del medio/s más idóneo) y
proporcionalidad (ajustar la intensidad de uso).
Y es que, como ya hemos podido comprobar, sin seguridad, no hay nada.
9. Referencias Bibliográficas
Carlos Fuente Lafuente (2018): Recuperado de http://carlosfuente.es/
Fundación Borredá al Servicio de la Seguridad (2018). Recuperado de
https://www.fundacionborreda.org/
Marín, F. (1997). Fundamentos del protocolo en la comunicación institucional.
Madrid: Editorial Síntesis.
Míguez, M.I.(2007). Análisis del uso de los conceptos de público, “stakeholder”
y “constituent” en el marco teórico de las relaciones públicas. Zer-Revista de
estudios de comunicación, (23).
Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el
Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Recuperado de
https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1983-21534
Seguritecnia (2018). Recuperado de http://www.seguritecnia.es/
Tréspidi, M.A. (2005). Reflexiones acerca de la gestión profesional de la
comunicación institucional en instituciones universitarias. Questión, (7), 1.
Túñez-López, M. (2012). La gestión de la comunicación en las organizaciones.
Zamora: Comunicación Social.
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