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IV ENCUENTROS Red UGIUniversidad de Extremadura
Taller de Trabajo
FISCALIZACIÓN en la INVESTIGACIÓN
1 de abril de 2009
Helena Montiel
Universitat de Girona
2
La universidad de Girona (UdG) se crea en Diciembre de 1991GIRONA Y ZONA METROPOLITANA: 80.000 habitantesPROVÍNCIA DE GIRONA: 400.000 habitantes
UNIVERSITAT DE GIRONA: 15.000 Estudiantes 1.500 Profesores Estudios de grado y postgrado 8 Áreas de Estudio (EPS, Ciencias, Derecho, Empresariales,
Letras, Educación,Turismo y Medicina) 105 Grupos de Investigación 20 Departamentos 9 Institutos Propios de Investigación 12 Cátedras de Investigación
DATOS DE INTERÉS (1)
3
La Oficina de Investigación y Transferencia Tecnológica (OITT) se crea en 1993 como una unidad administrativa y técnica, cuyo objetivo es prestar servicio a la comunidad
universitaria investigadora y emprendedora
Formada por 27 personas, técnicas y administrativas
DATOS DE INTERÉS (2)
ORGANIZACIÓN DE LA OITT:
Unidad de ProyectosUnidad de Transferencia TecnológicaUnidad de Gestión Económica de la
InvestigaciónUnidad de Tratamiento de la InformaciónUnidad de Divulgación Científica
4
Evolución de la Investigación Principios básicos Compromisos
¿LA FISCALIZACIÓN EN LA INVESTIGACIÓN?
El punto de partida:
La ejecución:
Los resultados:
¿Cómo?¿Dónde?¿Cuándo?
Evaluación y reflexión estratégica
5
Aumento del volumen de investigación en las universidades
Aumento de la competitividad y la complejidad para conseguir proyectos
Aumento de la complejidad en la ejecución y justificación de proyectos
Aumento de la fiscalización y rendición de cuentas de los organismos financiadores
EVOLUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:
PUNTO DE PARTIDA (1)
6
PUNTO DE PARTIDA (2)
Principios Básicos:
Posicionar a la UGI en la estrategia de investigación de las universidades a través de sus Planes Estratégicos.
Asegurar el apoyo del Equipo de Dirección de la universidad, en especial vicerrectores de investigación, política científica, etc.
Asegurar el apoyo del Equipo de Gerencia de la universidad.
7
PUNTO DE PARTIDA (3)
COMPROMISOS:
Gestión eficaz y eficiente Cumplimiento de normativas y directrices Control y seguimiento Agilidad y cumplimiento en los plazos
Confianza Interlocución clara (ventanilla única) Difusión y comunicación clara de información
PROFESIONALIZACIÓN
8
LA FISCALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (1)
¿DÓNDE?En proyectos
En recursos humanosEn contratos
¿QUIÉN?
Los Servicios Centrales
La UGI
Los Departamentos
¿CUÁNDO?
En la convocatoria
En el ingreso
En la ejecución del gasto
9
PROCESO:
PR2.1
Buscar, identificar y
clasificar convocatorias
Documentos convocatorias
PR2.3
Difusión y promoción de convocatorias
PR2.4
Asesorar clientes
PR2.5
Tramitar y seguir
solicitudes convocatorias
Traspaso de expediente
PR2.7
Tramitación resolución
convocatoria
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (1)
10
Control de solicitudes
Interlocución única con organismos financiadores
Fiscalización activa
ASESORAMIENTO
TRAMITACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES
En la elaboración de presupuestos (gastos elegibles, distribución de partidas)
Fiscalización pasiva
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (2)
11
PROCESO:
PR1.1
Apertura e incorporación
del crédito
Concesión de una ayuda a la investigación
PR1.2
Ejecución del gasto
PR1.3
Justificación y cierre de la
ayuda
PR1.4
Auditoría Expediente cerrado
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (1)
12
APERTURA E INCORPORACIÓN DEL CRÉDITO
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (2)
Control de ayudas Distribución del presupuesto
Elaboración de guías de gestión
CRÉDITO
SERVICIOS CENTRALES UGI
Control de ingresos
Dotación de crédito
DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS
13
EJECUCIÓN DEL GASTO
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (3)
Disponibilidad de fondos
Elegibilidad del gastosegún instrucciones
organismos financiadores y gerencia
Contabilización del gastosegún instrucciones OITT
Control de contabilizacióny ejecución
GASTO
DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS SERVICIOS CENTRALES
UGI
14
JUSTIFICACIÓN Y CIERRE DE LA AYUDA
DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS UGI
Plantilla de justificaciónComprobación de datos
y elegibilidad
Regularización de datos según las BEP
Cierre de la justificación
JUSTIFICACIÓN
Bloqueo unidad de la ayuda
Devolución ingresos indebidos
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (4)
15
AUDITORÍAS
Recopilación de documentación
Coordinación con administrativose investigadores
Preparación de expedientes
AUDITORIA
Atender auditoría y completar el procedimiento administrativo
DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS UGI
LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (5)
16
REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (1)
La fiscalización…
Es necesaria para una ejecución eficaz y eficiente de las ayudas a la investigación
Exige una especialización cada vez mayor
Es más llevadera con unas buenas herramientas informáticas
Pero también…
Deja a las UGIs en una posición vulnerable
Hace patente que la imagen sí cuenta
17
La visión …
REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (2)
Del investigador:
Fiscalización de “mis” gastosSiempre me dicen “no”
Del administrativo:
Demasiados proyectos y demasiadas convocatoriasNecesito instrucciones claras y sencillas
18
La visión de la UGI…..
REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (3)
¡RECURSOS HUMANOS NO
CONTESTA!
¡EL INVESTIGADOR ESPERA RESPUESTA!
¡EL SERVICIO DE ECONOMÍA NO LO
APRUEBA!
¡VAMOS A TENER QUE BUSCAR UNA
SOLUCIÓN!
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Imprescindible:Definición clara de los procesosEjecución de acuerdo con los procesosCumplimiento de objetivosAutoevaluaciónPlan de comunicación
El futuro…
REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (4)
20
Nuevas ideas:Plan de Formación para administrativosPlan de Información para investigadoresEquipo de técnicos móvilesEquipo de gestores administrativos móvilesReferentes de proyectos (técnicos y
administrativos)
REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (5)
El futuro…
21
Helena Montiel
www.portalderecerca.edu
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