1. conceptos bÁsicos

InstructivoGestión de Requerimientos de Compra - Intranet

Código: IT-LOG-01 | Versión: 04 | Fecha: 25/10/2021

Contenido

El presente documento busca brindar a los/las colaboradores/as una guía para el registro, asignación, seguimiento y

aprobación del proceso de requerimientos de compra a través del Intranet ManpowerGroup. En esta guía encontrarás:

Conceptos Básicos

Condiciones de Compra

Proceso de Requerimientos de Compra

Soporte y Consultas

3.1 Proceso de Requerimiento de Compra

3.2 Seguimiento de Requerimiento de Compra

3.3 Aprobación de Requerimiento de Compra

3.4 Conformidad del Servicio

3.5 Asignar Proyectos

1. CONCEPTOS BÁSICOS

Conceptos Básicos

Usuario/a Requerimiento:

▪ Usuario único para generar requerimientos de compra.

▪ Posterior al ingreso a sistema, debe seleccionar su nombre para generar los requerimientos de compra.

Hoja de demanda:

▪ Documento (virtual) donde se registra el bien o servicios que se necesite adquirir.

Producto:

▪ Ítems inventariables.

▪ Se consideran a los equipos de protección personal (EPP) y uniformes.

Cuenta:

▪ Ítems no inventariables.

▪ Se consideran todos los bienes y servicios comprados a excepción de los EPP y uniformes.

2. CONDICIONES DE COMPRA

Costo de Estructura

Solicitante Comprador/a

Responsable

de Proyecto• Gerente/a de Cuenta

• Jefe/a de Cuenta

Dirección de

FinanzasDirección General

Responsable de aprobar

montos mayores a:

S/. 50,000.01

Responsable de generar

requerimiento

Responsable de verificar

proveedor precalificado y

valorizar requerimiento

Responsable de revisar y

aprobar requerimiento

Desde S/. 0.00

Hasta S/. 15,000.00

aprobar montos:

Desde S/. 15,000.01

Hasta S/. 50,000.00

▪ Son compras consideradas dentro de la estructura del costo inicial del proyecto.

Facturable

SolicitanteJefe/a de

LogísticaComprador/a

Responsable

Dirección de

Finanzas

Desde S/. 5,000.01

Hasta S/. 10,000.00

montos mayores a:

S/. 10,000.01

requerimiento

Responsable de revisar

conformidad y sustentos por

parte del cliente

proveedor precalificado,

valorizar requerimiento y

aprobar

Desde S/. 0.00

Hasta S/. 5,000.00

▪ Son compras facturadas al cliente. Al solicitar el requerimiento, se debe adjuntar el sustento de la aprobación de la compra por parte

del cliente. Se exceptúan de esta aprobación los requerimientos de productos o servicios que estén incluidos en la estructura de

costos inicial como facturables.

Gastos de Sucursal

SolicitanteJefe/a de

LogísticaComprador/a

Dirección de

aprobar montos:

Desde S/. 0.00

Hasta S/. 15,000.00

montos mayores a:

S/. 15,000.01

requerimiento

Responsable de revisar

conformidad y sustentos por

parte del cliente

▪ Son gastos administrativos y de ventas asumidos por ManpowerGroup Perú. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá

indicar el motivo de la compra. En caso de compras por concepto extraordinarios como: cursos, premios, talleres, adjuntar correo de

aprobación de Jefe/a inmediato/a.

Costo No Facturable

Responsable

Dirección de

aprobar montos:

Desde S/. 0.00

Hasta S/. 10,000.00

montos mayores a:

S/. 10,000.01

requerimiento

▪ Son compras no consideradas inicialmente dentro del costo de estructura y que serán asumidas por el centro de costos del

proyecto. Al momento de solicitar el requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.

Costo de Estructura Adicional

Responsable

Dirección de

montos mayores a:

S/. 20,000.01

requerimiento

Desde S/. 0.00

Hasta S/. 5,000.00

aprobar montos:

Desde S/. 5,000.01

Hasta S/. 20,000.00

▪ Son compras adicionales a la estructura inicial por ampliación del servicio a solicitud del cliente. Al momento de solicitar el

requerimiento se deberá indicar el motivo de la compra.

Requerimiento de Equipos Tecnológicos

▪ Los requerimientos de equipos informáticos deben tener la

conformidad vía correo electrónico de la Gerencia de

Tecnología y Transformación, la misma que debe estar

adjunta al requerimiento de compra.

Recuerda:

3. PROCESO DE REQUERIMIENTO

DE COMPRAS

Proceso de Requerimiento de Compras

Genera Requerimiento

de Compra

Revisa requerimiento y

selecciona proveedor

Valoriza requerimiento

Revisión y aprobación de Requerimiento

Generación de pedido de compra

Conformidad servicio o

recepción prod. en almacén

Presentación de factura

Responsable:

Usuario/a Solicitante

Responsable:

Comprador/aResponsable:

Comprador/a

Responsable:

Aprobadores/as(Jefaturas,

Gerencias, etc.)

Responsable:

Aprobadores/as(Jefaturas,

Gerencias, etc.)

Responsable Servicio:

Responsable:

Proveedor

Responsable Producto:

Almacenero/a

3.1 REGISTRO DE REQUERIMIENTO

DE COMPRAS

Intranet

Registro de RQ de Compra

Accede a la intranet ManpowerGroup ingresando tu usuario y contraseña.

Responsable:

Dirígete al menú de opciones (ícono ) y selecciona la opción “NAV”.

Intranet

Registro de RQ de Compra Responsable:

Intranet

Para generar tu requerimiento selecciona la opción “Requerimientos de Compras”.3

Intranet

Dirígete al botón inferior “Nuevo Requerimiento de Compra”.4

Intranet

Nota: Una vez completada la sección “Datos

Generales”, se autocompletarán los campos de

la sección “Detalle de la Línea” como:

Sucursal, Departamento Código, Ceco Código,

Línea Código, División Código, Marca Código.

Si tienes alguna consulta o la información no

es la correcta, comunícate con el equipo de

Completa la sección “Datos Generales”.5

Revisa la siguiente lámina

para completar los campos

resaltados.

Intranet

COMPAÑÍA

▪Perú

▪Professional

▪Right

CONDICIÓN

▪Costo de Estructura

▪Costos de Estructura Adicional *

▪Facturable

▪Gasto de Sucursal

▪No Facturable

PROYECTO

▪Aparecerá el(los) número(s) de proyecto(s) del requerimiento de compra que registrarás.

▪Cuenta

▪Producto

Campos a completar:

* Esta condición está disponible

para las compañías Perú y

Professional.

Si quieres conocer más sobre la

definición de las condiciones de

compra, ve a los slides del 6 al 10.

En caso no se encuentre el N° de

Proyecto, deberás de comunicarte con

tu Responsable de Cuenta.

CLIC AQUÍ para ir a

Intranet

En la sección “Detalle de la Línea” deberás completar los siguientes campos.6

Intranet

Para guardar la información de tu requerimiento, da clic en el botón “Agregar Línea”.7

Intranet

Posterior a ello, dirígete a la sección inferior y selecciona el botón “Editar” para que continues con el registro de tu requerimiento.8

Intranet

Dirígete al botón “Seleccionar archivo” para adjuntar los respectivos sustentos de tu compra, los cuáles pueden ser:9

▪Cotización del producto o servicio.

▪Correo de aprobación de tu jefe directo o

del cliente para la compra.

Recuerda que durante el

registro de tu requerimiento,

deberás adjuntar algún

sustento de la compra.

Intranet

Luego da clic en el botón “Agregar Adjunto” para que tu(s) archivo(s) puedan guardarse.10

Intranet

Para finalizar con el registro de tu requerimiento, selecciona el botón “Genera Requerimiento NAV”.11

Intranet

Para verificar que tu requerimiento se ha registrado con éxito, te aparecerá en la parte superior un mensaje de “Se generó el

requerimiento en “NAV”.

Intranet

Recuerda que el número de requerimiento generado en NAV, lo podrás visualizar en las líneas del requerimiento de intranet. Deberás

de revisar este dato para que puedas hacerle el seguimiento correspondiente con este número.

El requerimiento de intranet

puede generar uno o más

requerimientos en NAV,

pues puede abrirse si las

líneas se dividen en

distintos compradores.

Si el requerimiento tuviera algún error, el/la comprador/a o el/la

aprobador/a procederá a rechazarlo desde el NAV para que lo

vuelvas a registrar desde Intranet porque ya no existirá la

opción de apertura de requerimiento para su modificación.

Cuando el requerimiento sea rechazado, te llegará una

notificación indicándote el motivo del rechazo.

Intranet

Recuerda:

3.2 SEGUIMIENTO DE

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

Intranet

Seguimiento de RQ de Compra Responsable:

Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Consulta Requerimientos NAV”.1

Intranet

Selecciona la compañía.2

Intranet

Selecciona el tipo de requerimiento de compra.3

Recuerda que el

seguimiento solo se podrá

hacer en los requerimientos

que aún no tienen orden de

compra, seleccionando la

opción “Sin Orden de

Compra”.

Intranet

Busca tu requerimiento de compra.4

En la opción de búsqueda

realiza la consulta de tu

requerimiento por el N° de

pedido de compra.

Intranet

Comprueba la información registrada en el requerimiento de compra haciendo clic en la opción “Detalle”.5

Intranet

Y te aparecerá una pantalla así con el detalle de tu requerimiento:6

Intranet

Para visualizar el estado de tu requerimiento selecciona la opción “Seguimiento”.7

Intranet

En esta sección aparecerá la lista de aprobadores asignados y el status de su respuesta.8

3.3 APROBACIÓN DE

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

Sistema NAV - Versión Escritorio

Aprobación de RQ de compra Responsable:

Comprador(a) / Aprobador(a)

Ingresa a la sección “Aprobaciones Pendientes Manpower”. Recuerda que el NAV en versión escritorio no pide credenciales, pues

se conecta a través de las credenciales de inicio de sesión de Windows.

Si requiere ver el detalle de los requerimientos deberá hacer clic en “Documento”. Si el requerimiento es conforme, dar clic en

“Aprobar” y por último clic en “Si”.

Podrás aprobar requerimientos masivos haciendo clic en “Editar” y marcar (check) todos los requerimientos de compra que se

vayan a aprobar u observar.

Podrás aprobar o rechazar los requerimientos de compra seleccionando el botón “Aprobar” o “Rechazar”.4

Los requerimientos de

compra a partir de ahora

podrán ser aprobados o

rechazados. La opción

“Observar” quedará

deshabilitada.

3.4 CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Intranet

Conformidad del Servicio Responsable:

Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Consulta de Pedidos de Compra NAV”.1

Intranet

Selecciona la compañía en la que generaste el requerimiento de compra.2

Intranet

Busca tu requerimiento de compra pendientes de recibir. Recuerda que estarán señalados de color amarillo.3

Intranet

Clic en “Detalle”.4

Intranet

Registra la cantidad a recibir.5

Intranet

Finaliza la recepción dando clic en el botón “Registrar Recepción”.6

3.5 ASIGNAR PROYECTOS

Intranet

Asignar Proyectos

Dirígete al menú lateral y selecciona la opción “Asigna Proyecto”.1

Responsable:

Responsable de Proyecto

Intranet

Asignar Proyectos

Selecciona la compañía donde se encuentra inscrito el proyecto a asignar.2

Responsable:

Intranet

Asignar Proyectos

Selecciona el botón “Asignar Proyecto”.3

Responsable:

Intranet

Asignar Proyectos

Completa los campos a continuación:4

Responsable:

COMPAÑÍA

▪Perú

▪Professional

▪Right

PROYECTO

▪Aparecerá el(los) número(s) de proyecto(s) del requerimiento de compra que registrarás.

TIPO TRABAJADOR

▪Staff

▪Staffing

TRABAJADOR

▪Aparecerá el nombre del/la trabajador/a al que asignarás el proyecto.

Intranet

Asignar Proyectos

Completa los campos a continuación:

Responsable:

En caso no se encuentre el N° de

Proyecto, deberás de comunicarte con

tu Responsable de Cuenta.

Intranet

Asignar Proyectos

Completa los campos a continuación:5

Responsable:

SISTEMA NAV

▪ Contacto: Yuly Reynoso

▪ Correo: yuly.reynoso@manpowergroup.pe

Soporte y Consultas

INTRANET

▪ Contacto: Fabio Munarriz

▪ Correo: fabio.munarriz@manpowergroup.pe

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