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Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)
Análisis y Proyecciónde Carga de Trabajo (ACT)
Guía del Componente Metodológico
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● Ante el crecimiento del negocio, se contrata personal siguiendo estimaciones intuitivas sin aplicar metodologías que sustenten y precisen el dimensionamiento.
● Se percibe que algunos puestos tienen sobrecarga de trabajo, mientras que otros podrían tener cargas de trabajo menores a sus capacidades, sin embargo no se tiene evidencias al respecto.
● Se prevé cambios en los volúmenes de operaciones y no se tiene manera de proyectar el impacto en las carga de trabajo en los puestos. Tampoco se tiene definido cuales serán los puestos afectados.
Algunos problemas a enfrentar
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
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Las Actividades que realiza un Puesto ó Rol son parte de uno o más Procesos
Puesto 4
Puesto 1 Puesto 2 Puesto 3 Puesto 5
Valor para el Cliente
Valor para el Dueño / Valor Social
Necesidades del Mercado
Materias Primas y Componentes de Terceros
El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.
El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.
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● En procesos de manufactura repetitivos se aplican técnicas estimación de carga de trabajo y de balance de línea basados en el análisis de tiempos y movimientos.
● Una vez documentadas las actividades de cada puesto se realizan varias mediciones de los tiempos que toma su ejecución.
● Se requieren menos estimaciones cuando más uniformes sean las actividades pues presentarán poca variación entre unas y otras.
Actividades muy estructuradas y repetitivas
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● Para tareas que no producen componentes físicos de una manera regular. Es poco viable aplicar la toma de tiempos que se emplea en procesos de manufactura.
● La complejidad del problema exige enfoques que combinen:
►Rigurosidad: P.e. Identificar las variables asociadas al volumen de Carga de Trabajo y emplear data histórica para estimarla.
►Criterio: P.e. Involucrar a los Jefes para que aplicando su experiencia validen las estimaciones.
Actividades poco estructuradas o dinámicas
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● 1) Grado de complejidad de los Procesos y las Funciones de los puestos.
● 2) Tiempo dedicado de los encargados de cada Puesto al autoanálisis.
● 3) Data histórica disponible para estimar la Carga de Trabajo de las Actividades
Factores de Riesgo en las Estimaciones
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● 1) Guía para Carga de Datos
● 3) Presentación grupal a involucrados
● 4) Sesiones de Asesoría Individual
● 5) Seguimiento continuo a cada Puesto
● 6) Control de Calidad de Consultores
● 7) Control de Calidad de las jefaturas
● 8) Definir las Actividades con adecuado nivel de Detalle
● 9) Rapidez en el Control de Calidad y Feedback a cada Puesto
Atenuadores de los Riesgos
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● 1: 0 - 80%: Baja Carga de Trabajo, aún aplicando un Margen de Error en contra)
● 2: >80 - 100%: Carga de Trabajo dentro de límites usuales)
● 3: >100% - 112%: Sobre Carga de Trabajo dentro de límites no deseables, aunque usuales)
● 4: >112% - 151%: Sobre Carga de Trabajo con Riesgo de Impacto en Calidad y Productividad. Podría implicar trabajo realizado en casa)
● 5: >151%: Información con probables errores de concepto o de data y/o alto nivel de trabajo realizado en casa)
Cinco Rangos para Análisis de la Carga de Trabajo - Carga Total / Disponibilidad (%)
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
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Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión Básica
ACT - E - MAR / CRES.xlsACT - E - MAR / CRES.xls
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Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión con Carga de Trabajo
ACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xlsACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xls
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Parámetros de Carga de Trabajo
ACT - E - MAR / Parámetros.xlsACT - E - MAR / Parámetros.xls
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Reporte de Análisis: Procesos vs Estructura (PEST)
ACT - E - MAR / PEST.xls ACT - E - MAR / PEST.xls
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Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión Básica
MPN - E - MAR / CPUE.xlsMPN - E - MAR / CPUE.xls
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Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Carga de Trabajo
ACT - E - MAR / CPUE.xls ACT - E - MAR / CPUE.xls
Ficha de Puesto - Versión con Carga de Trabajo
18ACT - E - Ficha de Puesto.xlsACT - E - Ficha de Puesto.xls
Las Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo.
Las Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo.
Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades.
Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades.
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Resultados a Nivel Global (1/3)
ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls
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Resultados a Nivel Global (2/3)
ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls
21
Resultados a Nivel Global (3/3)
ACT - E - Resultados a nivel Global.xlsACT - E - Resultados a nivel Global.xls
22
Catálogo de Responsabilidades - Versión con Simulador
ACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xlsACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xls
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Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Simulador
ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls
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Parámetros de Carga de Trabajo - Versión con Simulador
ACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls ACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls
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Organigrama
ACT - E - Organigrama.ppt ACT - E - Organigrama.ppt
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
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Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos (MISP)
MPN - E - MISP.ppt MPN - E - MISP.ppt
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Manual de Organización y Funciones
29
Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
Diagrama de Fases: Evaluar Funciones y Cargas de Trabajo
Inicio del Proyecto• Diseño del Proyecto y
Metodología General.
PÑ/MR
A
dd/mm0 %
Mapeo de Procesos• Mapa de Procesos.
PÑ/MR
B
dd/mm0%
Balance de Actividades• Balance de Actividades.• Catálogo de Actividades
con Carga de Trabajo.
PÑ/MR
D
dd/mm0%
Elaborar Fichas de Puesto• Fichas de Puesto
Preliminares.
PÑ/MR
E
dd/mm0%
Estabilización de Resultados• Informe Final.
PÑ/MR
H
dd/mm0%Empezado
Probable Retraso
Retrasado
No empezado
Concluido
Análisis de Resultados• Resultados a nivel grupo
funcional.• Resultados a nivel global.
PÑ/MR
G
dd/mm0%
Control de Calidad de Fichas de Puesto• Fichas de Puesto
Mejoradas.
PÑ/MR
F
dd/mm0%
Definición de Actividades• Catálogo de Actividades
PÑ/MR
C
dd/mm0%
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● El Control de Calidad realizado por los Consultores a cada Ficha de Puesto, debe generar solicitudes de mejoras a la persona que informó.
● Contrastar la información registrada en las Fichas de Puesto, sobretodo de la Carga de Trabajo, con estadísticas e indicadores de desempeño de proceso.
● Imprimir las Fichas de Puesto finales para distribuirlas a las jefaturas a fin de solicitar su firma como constancia del Control de Calidad realizado
Actividades Clave
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
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Roles: Los genéricos para Proyecto de Cambio
ADC - R - Funciones… xlsADC - R - Funciones… xls
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Roles: Los específicos para este Componente Metodológico
DRP - R - Funciones… xls”. DRP - R - Funciones… xls”.
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Contenido
2.0 Entregables
1.0 Conceptos
4.0 Actividades
3.0 Insumos
5.0 Roles
Anexos
36
La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (1)
¿Se necesita más detalle?
La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (2)
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Más detalle…. en el MOF
38
● Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. http://www.chilecalifica.cl/prc/n-0-complab1.pdf.
● GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, 2002. Cap. 5.
● HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. http://www.haygroup.com/downloads/co/WP_Principios_Básicos_para_el_Diseño_de_una_Org._efectiva.pdf.
● KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008.
● RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers. 1995.
Bibliografía
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