¡ disfruta lo nuevo de mekano en su nueva versión 8.0 ! · c i e r r e s 1. movimiento ......
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¡ Disfruta lo Nuevo de Mekano en su nueva versión 8.0 !
Con el fin de simplificar tu trabajo y mejorar tu experiencia con Nuestro Aplicativo, Apolosoft presenta las bondades que Mekano tiene para tí en su Módulo Contable.
Contenido
1. MOVIMIENTO AUTOMÁTICO
2. MOVIMIENTO MANUAL
3. ACTIVOS
4. DEPRECIACIONES
5. AMORTIZACIONES
6. ANÁLISIS COMPARATIVO
7. CIERRES
1. MOVIMIENTO AUTOMÁTICO Un cambio de gran importancia en el Módulo Contable es la validación previa que Mekano realiza a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual. Siempre al dar clic en el botón « Movimiento Automático» , el sistema validará que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se actualicen los datos.
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IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de forma automática ingresando al Menú « Configuración », opción « Impuestos » o « Retenciones », a través del botón « Procesos », Opción « Actualiza Histórico ». Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.
2. MOVIMIENTO MANUAL 2.1 BUSCAR
La novedad que se presenta al dar clic en el botón « Buscar » de esta opción, consiste en que se activa la ventana « Recolectar Contable » donde el sistema recolecta la información digitada a partir de los siguientes criterios de búsqueda:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Desde Corresponde a la fecha a partir de la cual se realiza la consulta.
Hasta Digite la fecha de corte para la generación de la consulta.
Tipo En este campo el sistema muestra por defecto el tipo de documento que se encuentre señalado en la ventana Documentos, pero si lo desea podrá realizar la consulta por todos los tipos de documento dejando este campo en blanco.
Prefijo Digite en este campo el código del prefijo relacionado con la consulta que desea realizar, si desea incluir todos los prefijos este campo debe quedar en blanco.
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Número Útil para realizar la búsqueda por un comprobante específico, digite en este campo el número del comprobante que desea visualizar. Para consultar todos los comprobantes de un mismo tipo de documento, podrá seleccionar el tipo de documento y dejar este campo en blanco.
Tercero Útil para realizar la búsqueda de comprobantes por tercero, digite o busque en este campo el código o nombre del tercero y oprima la tecla Enter para seleccionarlo.
A continuación de clic en el botón « Buscar » ubicado en la parte inferior y el sistema mostrará en pantalla la información relacionada con los criterios de búsqueda establecidos. NOTA: Al realizar una nueva búsqueda el sistema hereda los datos de la consulta anterior, de tal forma que para realizar una nueva búsqueda, solo se modifican los datos que sean necesarios. BUSCAR DESCUADRADOS A través del recolector contable se podrá realizar también la búsqueda de los comprobantes descuadrados que fueron digitados directamente en el módulo contable de Mekano. Para hacerlo de clic en el botón « Descuadrados » y aparecerá en pantalla el listado de todos ellos sin importar los criterios de búsqueda establecidos. Tenga en cuenta además que todos los comprobantes que son consultados a través de la opción « Buscar » ubicada en el Menú « Contable », tienen habilitado el Botón la vista previa.
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2.2 MENSAJE AL CONSULTAR COMPROBANTES BLOQUEADOS Y/O DE OTRO USUARIO.
Cuando se realiza la búsqueda desde el Menú « Contable » opción « Movimiento Manual » , de un comprobante que pertenece a otro usuario y se intenta desbloquear, el sistema genera el siguiente mensaje: Adicional es importante tener en cuenta que si el tipo de documento que desea desbloquear tiene inactivo el atributo « Compartir », el sistema genera el mismo mensaje incluso si es el usuario supervisor quien desea realizar la operación.
2.3 MOVIMIENTO MANUAL - CAMPOS ESCENARIO Y NOTA
Los campos « Escenario» y « Nota» que se encuentran en el encabezado de los comprobantes que se digitan de forma Manual , se podrán pre establecer, asignándolos a cada tipo de documento desde la opción « Valores por Defecto », por « Documento »:
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2.4 BORRAR Y/O EDITAR COMPROBANTES CON CARTERA ASOCIADA Cuando se elaboran documentos manejando cartera contable y se intenta borrar el documento primario, el sistema ya no deja borrar el comprobante porque esta cruzado ya con un documento secundario, mostrando el mensaje correspondiente.
3. ACTIVOS 3.1 CAMPO TIPO -ACTIVOS El campo « Tipo», ubicado en la ventana « Activos » incluye nuevas opciones que son: Biológico, Intangible y NA (No Aplica), con el fin de clasificar los diferentes activos en la empresa y determinar correctamente el tipo de proceso para calcular y contabilizar el desgaste automático de Activos y/o la amortización automática de cuentas. Con lo anterior, el tipo de documento donde se registrarán las depreciaciones de los activos que tengan asignado el tipo “ Diferido ” será AM - AMORTIZACIÓN AUTOMÁTICA DE CUENTAS , para los activos Fijos, Biológicos e intangibles el sistema utiliza el tipo de documento: DP DESGASTE AUTOMÁTICO DE ACTIVOS , los activos con el tipo NA , no serán incluídos en ningún proceso automático.
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3.2 CLASIFICACIÓN FISCAL Para dar cumplimiento a los cambios que la ley 1819 efectuó con relación a las depreciaciones contables y fiscales que se calculan sobre los nuevos activos que se adquieran a partir de enero 1 de 2017, Mekano incluye en la opción « Activos », la columna « Clasificación Fiscal », en ella podrá seleccionar la clase que corresponde a cada activo para aplicar los porcentajes de depreciación anual según corresponda, los cuales vienen predefinidos desde el Menú « Depreciaciones » opción « % Fiscales ». 3.3 COSTO HISTÓRICO NIIF Estando ubicado en la ventana «Activos» observará también la nueva columna «Costo Histórico NIIF» útil para digitar la valorización que se asigna a cada activo al momento de su creación. Al diligenciar este campo ya no es necesario elaborar la nota de ajuste para ingresar el activo bajo NIIF. Ver punto 2.1.2.
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3.4 VALOR DE SALVAMENTO
Otra columna que encontrará en esta ventana en la región sombreada con verde (Información cálculos Norma Local) es « Valor Salvamento » en ella se asigna al activo su valor recuperable al finalizar su vida útil, de esta forma al generar las depreciaciones automáticas bajo Norma Local y finalizada la vida útil del mismo, dicho valor será el saldo del activo. Funciona sólo para los activos que se crean en Mekano a partir de esta nueva versión.
3.5 VIDA ÚTIL EN UNIDADES
El campo « Vida útil unidades» está ligado al método de Depreciación « Unidades Producidas» , en este campo se podrá establecer el total de unidades que producirá el activo durante su vida útil, controlando que no se deprecien cantidades distintas a las presupuestadas.
3.6 UNIDADES PRODUCIDAS Al ingresar a la ventana « Activos » en el modo Ficha, pestaña « Unidades Producidas » se configuran los datos para realizar la depreciación mensual de los activos bajo el método Unidades Producidas, de esta forma Mekano valida la vida útil en unidades digitada directamente en la ficha del activo con las unidades producidas mes a mes, para controlar que el valor total no sea superado.
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3.7 FICHA ACTIVO AUXILIAR NIIF Para visualizar el movimiento auxiliar (Movimiento Débito y Crédito) de los documentos generados bajo NIIF que afectan las cuentas relacionadas con cada activo, debe seleccionarlo desde la opción « Activos », luego de clic en la opción « Ficha Activo » y en la parte inferior de la ventana seleccione la pestaña « Auxiliar » a continuación ubíquese en la primera columna es decir, campo “ NIIF ” y de clic en el icono Filtro y seleccione la opción [ S ], de esta forma Mekano activa automáticamente sólo los registros que se generaron como Depreciaciones NIIF, discriminando cada transacción en los campos: Fecha, Tipo, Prefijo, Número, Cuenta, Centro, Tercero, Débito, Crédito, Saldo, Saldo NIIF, Nombre Cuenta, Nombre Centro, Nombre Tercero y Nota. 3.8 FICHA ACTIVO AUXILIAR SALDO NIIF La columna «Saldo NIIF» en esta opción del programa No muestra el saldo de la cuenta, su valor cambia temporalmente al sumar la columna débito, pero al restar la columna crédito el saldo queda igual al valor inicial.
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3.9 FICHA ACTIVO SALDOS NIIF Para visualizar el saldo de un activo luego de generar movimientos bajo NIIF, seleccione el activo y de forma similar a la consulta anterior, de clic en el modo ficha activo y seleccione en la parte inferior la pestaña « Saldos » , a continuación ubíquese en el campo “ NIIF ”, de clic en el icono Filtro y seleccione la opción [ S ], de esta forma Mekano activa automáticamente la información relacionada con la cuenta depreciación acumulada asignada al activo, a través de los campos: Fecha, Tipo, Prefijo, Número, Cuenta, Centro, Tercero, Débito, Crédito, Saldo, Saldo NIIF, Nombre Cuenta, Nombre Centro, Nombre Tercero y Nota. 3.10 FICHA ACTIVO PESTAÑAS AUXILIAR / SALDOS Al ingresar a estas opciones se observa que el valor digitado directamente en la ventana « Activos », en la columna « Costo Histórico NIIF » será el saldo inicial que Mekano tendrá en cuenta para NIIF. (Cuando este valor no se asigna en este campo es necesario valorizar el activo a partir del ESFA o del comprobante donde se registra la compra). Como novedad en ambas ventanas (Auxiliar y Saldos), se incluye la columna « Saldo NIIF », en ella el sistema discrimina el saldo final de la cuenta relacionada con cada activo luego de restarle el valor de la columna “Crédito” que corresponde a la depreciación. De esta manera encontraremos que los saldos del activo según COLGAAP y NIIF se discriminan en los columnas de color verde y azul respectivamente.
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4. DEPRECIACIONES En esta opción del programa se observan varios cambios que facilitan la generación de las depreciaciones bajo norma local y bajo norma internacional, así mismo se incluyen nuevos botones para dar cumplimiento a los cambios establecidos en la ley 1819 de 2016 con relación a la depreciación de activos fijos a partir del año 2017.
4.1 NORMA LOCAL Al ingresar a la opción « Depreciaciones » encontrará que el proceso se ha dividido, de tal forma que para elaborar depreciaciones automáticas bajo norma local debe dar clic en el botón « Norma Local».
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A continuación de clic en el botón « Nuevo » y automáticamente aparecerá un nuevo registro con los siguientes datos:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Tipo Campo automático donde el sistema inserta el código del tipo de documento [ DP ] utilizado para la generación de las depreciaciones bajo norma local. Este campo no podrá ser editado.
Prefijo Campo automático donde el sistema inserta el código del prefijo (-) asignado al tipo de documento utilizado en la generación de las depreciaciones. Este campo no podrá ser editado.
Número Campo automático donde el sistema inserta el número consecutivo de la depreciación, este número a diferencia de otras versiones está precedido de varios ceros y no podrá ser editado.
Fecha En este campo Mekano asigna de forma automática la fecha de ejecución del proceso tomando como base la fecha de la última depreciación procesada o si es el primer registro, asignará el último día del mes siguiente a la fecha actual.
Nota Digite en este campo la descripción detallada del proceso a realizar.
Procesado Campo automático que se activa al dar clic en el botón « Ejecutar » y realizar correctamente el proceso.
Usuario Campo automático donde el sistema asigna el código del usuario que ejecuta el proceso.
4.2 NORMA NIIF La generación de las depreciaciones de acuerdo a las Normas Internacionales, se realiza de forma similar a las depreciaciones según la norma Local, para su ejecución de clic en el botón « NIIF », luego en el botón « Nuevo », por defecto el sistema asigna el tipo de documento [ DP-NI ]; configure la nota y finalmente de clic en el botón « Ejecutar ». NOTA: Para generar una nueva depreciación es necesario haber ejecutado la depreciación anterior, en caso contrario el sistema genera el siguiente mensaje de advertencia:
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4.3 PORCENTAJES FISCALES
Este nuevo botón permite acceder a la tabla donde se asignan los porcentajes de depreciación fiscal de acuerdo a la normatividad vigente. Al realizar la actualización, encontrará la tabla que se observa en la imagen, para insertar un nuevo registro, oprima la tecla flecha abajo y configure los campos:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Clasificación Fiscal Digite en este campo el concepto o la clase de bien a depreciar.
Periodo Corresponde al año en el cual se aplicará el porcentaje de depreciación fiscal para cada clase de activo.
Porcentaje Depreciación Fiscal
Corresponde a la tasa de depreciación Fiscal Anual fijada por la administración según la clase del activo.
4.4 IMPACTO FISCAL
El botón impacto fiscal da acceso a una tabla comparativa entre las Depreciaciones locales Vs Depreciaciones NIIF, realizadas en un periodo o año determinado.
Al dar clic en este botón, se observa en la parte inferior de la pantalla el campo año y el botón calcular, seleccione el periodo que desea analizar y de clic en dicho botón.
Con lo anterior y según el año seleccionado el sistema genera la información comparativa (color verde norma local, color azul NIIF) a través de los siguientes campos:
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CAMPO DESCRIPCIÓN
Año En este campo se observa el año o período el cual se registró la información.
Activo Corresponde al código del activo afectado según la norma local y NIIF.
Nombre Activo Corresponde al Nombre que fue asignado al activo desde la ventana « Activos ».
Clasificación Fiscal Corresponde a la clase a la cual pertenece el activo, establecida desde la opción % Fiscales.
Valor Local Es el valor o costo local del activo a la fecha del cálculo.
Valor NIIF Es el valor NIIF del activo a la fecha del cálculo.
Depreciación Local En este campo aparece el saldo acumulado de las depreciaciones bajo norma local de cada activo.
Depreciación NIIF En este campo aparece el saldo acumulado de las depreciaciones bajo Internacional de cada activo.
Porcentaje Fiscal En este campo el sistema muestra el porcentaje de depreciación fiscal asignado para cada activo según la tabla.
Porcentaje Local En este campo el sistema indica en porcentaje cuánto del valor total del activo ha sido depreciado bajo norma local.
Porcentaje NIIF En este campo el sistema indica en porcentaje cuánto del valor total del activo ha sido depreciado bajo norma Internacional.
Diferencia Local En este campo se indica la diferencia entre la columna porcentaje fiscal y porcentaje local.
Diferencia NIIF En este campo se indica la diferencia entre la columna porcentaje fiscal y porcentaje NIIF.
4.5 BORRAR DEPRECIACIONES
A partir de esta versión la forma de borrar una depreciación cambia, para hacerlo debe dar clic directamente en el botón « Borrar » teniendo en cuenta que sólo se puede borrar el último registro o depreciación.
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4.6 ANULACIÓN DE INSERCIÓN CON FLECHA ABAJO
En versiones anteriores para insertar un nuevo registro el sistema permite utilizar la tecla [ Flecha abajo ], a partir de la versión 8.0, la inserción de un nuevo registro sólo se realizará sólo a través del botón « Nuevo ». 4.7 INSERCIÓN AUTOMÁTICA DE FECHA (Último día del mes siguiente) Al crear una nueva depreciación el sistema inserta automáticamente en el campo « Fecha» , la fecha correspondiente al último día del mes siguiente a la última depreciación procesada.
4.8 PERMITE YA BORRAR EL REGISTRO TERMINADO SIN EJECUCIÓN En versiones anteriores Mekano solo permite eliminar las depreciaciones que ya están procesadas, a partir de esta versión podrá eliminar el registro antes de ejecutarlo sin ningún inconveniente.
5. AMORTIZACIONES
5.1 NORMA LOCAL Al ingresar a la opción « Amortizaciones » encontrará que el proceso se ha dividido, de tal forma que para elaborar amortizaciones automáticas bajo norma local debe dar clic en el botón « Norma Local» . A continuación de clic en el botón « Nuevo » y automáticamente aparecerá un nuevo registro con los siguientes datos:
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CAMPO DESCRIPCIÓN
Tipo Campo automático donde el sistema inserta el código del tipo de documento [ AM ] utilizado para la generación de las depreciaciones bajo norma local. Este campo no podrá ser editado.
Prefijo Campo automático donde el sistema inserta el código del prefijo (-) asignado al tipo de documento utilizado en la generación de las amortizaciones. Este campo no podrá ser editado.
Número Campo automático donde el sistema inserta el número consecutivo de la amortización, este número a diferencia de otras versiones está precedido de varios ceros y no podrá ser editado.
Fecha En este campo Mekano asigna de forma automática la fecha de ejecución del proceso tomando como base la fecha de la última amortización procesada o si es el primer registro, asignará el último día del mes siguiente a la fecha actual.
Nota Digite en este campo la descripción detallada del proceso a realizar.
Procesado Campo automático que se activa al dar clic en el botón « Ejecutar » y realizar correctamente el proceso.
Usuario Campo automático donde el sistema asigna el código del usuario que ejecuta el proceso.
5.2 NORMA NIIF La generación de las amortizaciones de acuerdo a las Normas Internacionales, se realiza de forma similar a las amortizaciones según la norma Local, para su ejecución de clic en el botón « NIIF », luego en el botón « Nuevo », el sistema asigna por defecto el tipo de documento [ AM-NI ]; configure la nota y finalmente de clic en el botón « Ejecutar ». Nota: Para generar una nueva Amortización es necesario haber ejecutado la Amortización anterior, en caso contrario el sistema genera el siguiente mensaje de advertencia:
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5.3 BORRAR AMORTIZACIONES A partir de esta versión la forma de borrar una amortización cambia, para hacerlo debe dar clic directamente en el botón « Borrar » teniendo en cuenta que sólo se puede borrar el último registro o amortización. 5.4 INSERCIÓN AUTOMÁTICA DE FECHA (Último día del mes siguiente) Al crear una nueva Amortización el sistema inserta automáticamente en el campo « Fecha» , la fecha correspondiente al último día del mes siguiente a la última amortización procesada.
5.5 ANULACIÓN DE INSERCIÓN CON FLECHA ABAJO En versiones anteriores para insertar un nuevo registro el sistema permite utilizar la tecla [ Flecha abajo ], a partir de la versión 8.0 la inserción de un nuevo registro sólo se realizará sólo a través del botón « Nuevo ».
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6. ANÁLISIS COMPARATIVO
6.1 BOTÓN REFRESCAR
La novedad que encontrará en esta ventana corresponde al botón “ Refrescar ”, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, útil para actualizar los saldos de las cuentas que se modifican desde otras ventanas sin necesidad de cerrar y volver a ingresar para actualizar los datos.
NOTA: Recuerde que la información relacionada con los saldos de las cuentas que se generan desde las diferentes opciones del programa, dependerá si se tienen o no Cierres ejecutados y si éstos tienen activado o inactivado el campo “ Incluir en Estados ”.
7. CIERRES
7.1 GENERAR CIERRES
A partir de la versión 8.0 de Mekano, las empresas que han implementado las NIIF o se encuentran en dicho proceso deben tener en cuenta que además de la generación del cierre de cuentas tradicional a través del tipo de documento [ CC ], deben generar otros dos cierres a partir de los tipos de documento [ CC-EX ] y [ CC-NI ]; al actualizar el programa ambos tipos de documentos se crean de forma automática con los atributos necesarios para generar correctamente cada proceso. Al momento de crear un nuevo cierre, Mekano permite seleccionar el tipo de documento de acuerdo al cierre que se va realizar, seleccionandolo en la columna tipo al oprimir la tecla [ F4 ].
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Los cierres que se deben generar en las empresas que han implementado las NIIF o que se encuentran en dicho proceso, se realizan en el siguiente orden:
1. CIERRE LOCAL (Tipo Documento CC): Este proceso neutraliza las cuentas utilizadas en transacciones COLGAAP, realizando un movimiento contrario a la naturaleza de cada cuenta para dejar su saldo en cero, excepto aquellos valores en documentos que tienen activo el atributo « Excluir NIIF ». Ver Cierres
2. CIERRE AUTOMÁTICO EXCLUIDOS NIIF (Tipo Documento CC-EX): Este proceso neutraliza las cuentas
utilizadas en transacciones COLGAAP, realizando un movimiento contrario a la naturaleza de cada cuenta para dejar su saldo en cero, de aquellos valores en documentos que tienen activo el atributo « Excluir NIIF » Para generar el cierre de estas cuentas seleccione en el campo Tipo, el documento CC-EX , configure los campos correspondientes y ejecute el proceso. Este tipo de documento debe tener activo el atributo « Excluir NIIF ».
3. CIERRE AUTOMÁTICO NIIF (Tipo Documento CC-NI): Este proceso neutraliza las cuentas utilizadas en
transacciones NIIF, realizando un movimiento contrario a la naturaleza de cada cuenta para dejar su saldo en cero.
7.2 INCLUYE EN ESTADOS AUTOMÁTICAMENTE AL GENERAR EL CIERRE Después de ejecutar el proceso de cierre, Mekano activa automáticamente el campo « Incluir en Estados », de tal forma que al generar reportes o informes donde se muestra el saldo final de las cuentas que se cerraron, estos mostrarán su valor en ceros.
7.3. FECHA DE PROCESO
La ejecución del cierre incluye además la « Fecha de proceso » indicando: Día, Mes, Año, Hora, Minutos y segundos exactos del momento de ejecución del proceso, con el fin de que Mekano guarde la huella del proceso realizado.
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7.4 HEREDA INFORMACIÓN DEL RENGLÓN DONDE SE ENCUENTRE AL DAR CLIC EN NUEVO
Estando ubicados en la ventana « Cierres » al dar clic en el botón « Nuevo », Mekano crea el nuevo registro con los datos del cierre seleccionado previamente. En la imagen se observa que el nuevo cierre, es decir el número 000005, ha copiado la información de los campos: cuenta inicial, cuenta final, cuenta con centro y cuenta sin centro, que fueron digitados en el cierre número 000002. En el campo hasta, Mekano inserta automáticamente la fecha actual. 7.5 DESBLOQUEAR CIERRES
A partir de esta versión si se requiere modificar un cierre que está procesado, basta con seleccionarlo y dar clic en el botón « Desbloquear », Mekano genera el siguiente mensaje: Este es un proceso de alto Nivel ya que borra completamente el comprobante de cierre, es decir que al consultarlo desde Movimiento Manual ya no estará disponible, por está razón al seleccionar el botón “ Yes ” Mekano solicitará la clave Maestra. Después de realizar los cambios que requiera podrá generar nuevamente el cierre dando clic en el botón « Ejecutar ».
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7.6 COLUMNA NIIF VALIDANDO EL TIPO DE CIERRE En la ventana Cierres encontrará la columna “ NIIF ”, este campo es de asignación automática, al estar activado indica que el tipo de documento utilizado en la generación del cierre maneja el atributo “ Ajuste NIIF ”.
7.7 COLUMNA EXCLUIR NIIF MUESTRA SI EL DOC EXCLUYE LAS NIIF
En la ventana Cierres encontrará la columna “ EXCLUIR NIIF ”, este campo es de asignación automática, al estar activado indica que el tipo de documento utilizado en la generación del cierre maneja el atributo “ EXCLUIR NIIF ”. 7.8 IR A CONTABLE
En la parte superior de la pantalla encontrará el botón “ Ir a Contable ”, útil para acceder directamente desde esta ventana, a la ventana Movimiento Manual donde quedó guardado el cierre. Seleccione el cierre que desea visualizar y de clic en este botón.
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7.9 INSERCIÓN CAMPO NÚMERO CON LOS CEROS A LA IZQUIERDA VISUAL EN LA TABLA COMPROBANTES El número que el sistema asigna de forma automática a cada cierre esta precedido por ceros, esta misma condición se conserva al consultar el comprobante desde movimiento manual. Ventana Comprobantes 7.10 DETALLES INFORMATIVOS DEL CIERRE EN LA PARTE INFERIOR En la parte inferior de la ventana Mekano nuestra la descripción o nombre que corresponde a los items « Tipo », « Centro », « Cuenta Inicial », « Cuenta Final », « Cuenta Resultado con Centro » y « Cuenta Resultado sin Centro », de acuerdo al registro seleccionado, esto permite tener la información más clara de cada cierre en la misma ventana.
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