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CÓMO LOGRARENTREVISTAS EXITOSAS
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EVISTA MANUAL DE ENTRENAMIENTO PARA PORTAVOCES
34 ENTREVISTAS EN MOMENTOS DE CRISIS DE IMAGEN
32 DESPUÉS DE LA ENTREVISTA: la autoevaluación
20 CÓMO PROCEDER EN LAS ENTREVISTAS
Entrevistaspara latelevisión > pag 25
Entrevistaspara la radio > pag 30
Entrevistaspara mediosimpresos> pag 31
04 INTRODUCCIÓN
ÍNDICE38 FUENTES DE CONSULTA Y RECURSOS EN LÍNEA
12 PREPARÁNDOSE PARA UNA ENTREVISTA
Pasos inicialespara unaentrevista> pag 13
Desarrollandomensajes clavepara tu entrevista > pag 14
Algunas preguntas queayudan a prepararsepara una entrevista > pag 16
06 EL PORTAVOZ
Característicasdel portavoz> pag 09
¿Quién ejercela función deportavoz?> pag 10
34 ENTREVISTAS EN MOMENTOS DE CRISIS DE IMAGEN
32 DESPUÉS DE LA ENTREVISTA: la autoevaluación
20 CÓMO PROCEDER EN LAS ENTREVISTAS
04 INTRODUCCIÓN
ÍNDICE38 FUENTES DE CONSULTA Y RECURSOS EN LÍNEA
12 PREPARÁNDOSE PARA UNA ENTREVISTA
Otras preparacionesprevias> pag 18
06 EL PORTAVOZ
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INTRODUCCIÓN
L os medios de comunicación constituyen herramientas
poderosas para influir en la opinión pública y educar a diferentes públicos. Nos ofrecen la oportunidad de dirigirnos a grandes audiencias, fortalecer y explicar determinadas posiciones frente a temas importantes.
También pueden ser herramientas útiles para apoyar la recaudación de fondos, para motivar a nuestros partidarios o incluso persuadir a las personas encargadas de tomar decisiones, las cuales pueden producir un cambio social.
Sin embargo, cabe resaltar que cuando hablamos de medios de comunicación también debemos considerar a las personas que trabajan en ellos –periodistas, editores, entrevistadores, fotógrafos y camarógrafos– como parte del público al cual nuestra organización se quiere dirigir.
Proporcionar información confiable, datos actualizados, buenos informes y noticias ayudará a construir una relación duradera con los medios, la cual puede resultar mutuamente beneficiosa en el tiempo.
Proporcionar información confiable, datos actualizados, buenos informes y noticias ayudará a construir una relación duradera con los medios, la cual puede resultar mutuamente beneficiosa en el tiempo.
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Una relación profesional con los medios contribuirá a mantener la buena reputación de la organización y por lo tanto motivará a los periodistas a seguir trabajando con nosotros, lo que aumentará las posibilidades de dar a conocer nuestro mensaje. Esto es importante sobretodo para aquellas organizaciones que buscan promover cambios en las ideas y creencias de las personas para alcanzar el desarrollo sostenible y equitativo de la sociedad.
Un aspecto de esta relación profesional es la capacidad que deben tener los portavoces de las organizaciones para brindar a los medios informaciones y entrevistas que sean útiles y que a la vez ayuden a transmitir los mensajes de las entidades que representan.
El presente manual, basado en la experiencia de Oxfam y de otras organizaciones, ofrece múltiples sugerencias prácticas para que los portavoces comprendan un poco más sobre la dinámica de los medios de comunicación, y así puedan conceder entrevistas eficientes.
Un aspecto de esta relación profesional es la capacidad que
deben tener los portavoces de las organizaciones para brindar a los
medios informaciones yentrevistas que sean útiles y que a la vez ayuden a transmitir los mensajes
de las entidades que representan.
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S er portavoz es, sin lugar a dudas, una tarea difícil. Muchas personas simplemente no se sienten
cómodas al hablar con los medios y temen que siendo la “imagen” de la organización en la que trabajan algún error personal puede afectar la credibilidad de la institución. El riesgo es parte del trabajo, pero puede y debe ser minimizado con entrenamiento y una estrategia correcta.
La persona que ejerce la función de portavoz conoce a profundidad el tema sobre el cual va a hablar y tiene autoridad para hacerlo. Esta autoridad puede ser inherente a la posición de la persona en la organización o haber sido delegada a través de los canales formales de la institución.
La persona que ejerce la función de portavoz conoce a profundidad el tema sobre el cual va a hablar y tiene autoridad para hacerlo.
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Normalmente, un grupo reducido de personas tiene autoridad formal para hablar con los medios en nombre de la institución. Esto es fundamental para garantizar que los mensajes y los puntos de vista institucionales tengan unidad y coherencia frente a los medios y reflejen la posición de la institución y no el punto de vista personal del entrevistado.
El portavoz debe recibir entrenamiento de los responsables del área de comunicación y buscar apoyo cada vez que reciba un pedido de entrevista.
Una vez definida la línea pública del mensaje que se quiera transmitir por medio de la entrevista, el portavoz tiene la responsabilidad de atenerse a ésta y no especular o incluir su punto de vista personal al momento de hablar.
El portavoz debe recibir entrenamiento de los
responsables del área de comunicación y buscar
apoyo cada vez que reciba un pedido de entrevista.
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EL PORTAVOZ
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Estas son algunas de las características típicas de un portavoz institucional:
Tiene el reconocimiento interno de la institución que representa para hablar a nombre de ella.
Tiene suficiente conocimiento técnico y/o político del tema y de la institución que representa.
Proyecta de manera convincente los mensajes que quiere transmitir.
Tiene rapidez mental y es capaz de adaptarse rápidamente a situaciones inesperadas.
Tiene capacidad de manejar los mensajes clave de la institución con buena dicción y correcto manejo del idioma.
Es capaz de adecuar su lenguaje a los distintos públicos a los cuales el mensaje se destina.
Tiene autocontrol frente a situaciones adversas.
Domina su lenguaje corporal y no verbal.
Genera empatía en el público al cual dirige el mensaje.
Evidentemente, los portavoces no siempre contarán con todas las características descritas líneas arriba. Algunas, como la 1 y la 2, son imprescindibles. Otras, como la 3 y 4, son innatas. Sin embargo, con entrenamiento y práctica, todas las características mencionadas pueden ser desarrolladas y/o mejoradas.
Características del portavoz
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La mayoría de las veces esta función recaerá en manos de la persona responsable de la dirección ejecutiva de la organización, pues tiene responsabilidad jurídica y responde legalmente por la entidad.
No obstante, algunas veces esta persona no tiene la capacidad técnica, credibilidad o disponibilidad para ejercer la función de portavoz. En ese caso, la organización tiene que encontrar canales institucionales para garantizar que otra persona de menor rango asuma esta responsabilidad; por ejemplo, un coordinador de área o de proyecto que maneje los datos técnicos de la organización.
Es muy importante que las personas de la organización que tengan contacto directo con el público –recepcionistas, porteros, etc.– estén informados y conozcan los canales de enlace con los portavoces (teléfonos de emergencia, correos electrónicos, etc.).
Es muy importante que las personas de la
organización que tengan contacto directo con el
público estén informados y conozcan los canales de
enlace con los portavoces...
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¿Quién ejerce la función de portavoz
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Disponibilidad
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El portavoz debe estar preparado para ejercer su función las 24 horas del día. Nunca se sabe cuándo podría surgir una emergencia que requiera una declaración oficial de la entidad.
Esto significa que el portavoz debe tener la capacidad y la disponibilidad de dar entrevistas o hablar públicamente cuando sea necesario, y por ello debe tener canales de comunicación de emergencia establecidos (celular, teléfono residencial etc.).
Si el portavoz oficial no está disponible (por vacaciones o enfermedad), un sustituto debe remplazarlo inmediatamente. La sustitución debe ser comunicada a todas las áreas clave de la organización.
El portavoz debe estar preparado para ejercer su función las 24 horas del día.
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L a persona que ejerce la función de portavoz debe evitar dar entrevistas a los medios sin estar correctamente
preparada. Improvisar las respuestas por falta de preparación daña no solamente la credibilidad personal, sino también la imagen de la organización.
Identifica los objetivos específicos que deseas promover con la entrevista.
Identifica y analiza el público al que buscas llegar a través de la entrevista.
Identifica previamente los temas que el periodista desea plantear en la entrevista y aquellos que puedan surgir a lo largo de la misma. Esto se puede averiguar preguntando directamente al periodista sobre los tópicos de la entrevista e identificando qué aspectos de la organización han despertado su interés.
Identifica uno, dos o máximo tres mensajes clave sobre cada tema que quieres reforzar en la entrevista.
Prepara una hoja detallada de preguntas y respuestas, incluyendo las preguntas más “duras” que el periodista podría hacer.
Identifica cómo incluir los mensajes institucionales que deseas impulsar con tus respuestas.
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Pasos iniciales para una entrevista
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Desarrollando mensajes clave para tu entrevista
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Para dar una buena entrevista es necesario definir por anticipado los mensajes que quieres transmitir y/o reforzar. Definir estas ideas clave ayudará a mantenerte dentro de los límites que determines.
Recuerda:
No tengas más de tres mensajes que desees reforzar en la entrevista. Un número mayor genera confusión y dispersa la atención del tema principal.
Todos los mensajes deben apoyar y reforzar los objetivos principales de la organización.
Los mensajes deben ser simples de comunicar; son ideas que pueden ser explicadas de manera sencilla y objetiva.
Los mensajes pueden ser reforzados con declaraciones breves, frases elocuentes, estadísticas y anécdotas.
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PREPARÁNDOSEPARA UNA ENTREVISTA
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No tengas más de tres mensajes que desees reforzar en la entrevista. Un número mayor genera confusión y dispersa la atención del tema principal.
Para que los mensajes tengan impacto, deben ser repetidos una y otra vez y ser constantes en el tiempo.
Los mensajes pueden ser adaptados para públicos específicos, pero siempre mantienen su esencia.
Todos tus esfuerzos de comunicación –no sólo los dirigidos a los medios– deben reforzar los mensajes.
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Algunas preguntas que ayudan a prepararse para una entrevista
Hay varias preguntas cuyas respuestas serán importantes conocer antes de aceptar una entrevista:
¿Sobre qué es la entrevista?
¿Cuál es el rol de tu organización en el espacio propuesto?
¿Serás el invitado central o sólo un actor secundario?
¿A quién más estarán entrevistando?
¿Para qué medio es? ¿Es para uno que llega a uno de tus públicos objetivos?
¿Cuál es el formato del medio? ¿Periódico? ¿Televisión?
Si se trata de un medio que no conoces, pregunta sobre su formato: ¿Es un semanario, un diario, un talk-show?
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PREPARÁNDOSEPARA UNA ENTREVISTA
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¿Cuál es el estilo de la entrevista? ¿Es de persona a persona? ¿Eres parte de un panel?
¿Es una emisión en vivo o pregrabada? ¿Es por teléfono?
¿Qué duración tendrá la entrevista?
Si es para un medio escrito o internet, ¿necesitan una foto?
Si te sientes satisfecho con tus respuestas y crees que la entrevista te brindará una buena oportunidad para difundir los mensajes de tu organización, acéptala.
Si la entrevista no es de tu interés ni va a reforzar ningún mensaje que deseas difundir, evalúe no aceptarla.
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Si la entrevista no es de tu interés ni va a reforzar ningún
mensaje que deseas difundir, es recomendable no aceptarla.
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PREPARÁNDOSEPARA UNA ENTREVISTA
Otras preparaciones previas
No hay duda de que las palabras que utilizas en una entrevista tienen efecto sobre el periodista y sobre los otros públicos a los cuales estás tratando de llegar.
Sin embargo, igualmente importantes son los significados transmitidos a través de la comunicación no verbal.
Esto significa que una entrevista exitosa no sólo implica conocer bien el tema sobre el cual hablarás, sino también tener conocimiento y control de tus emociones.
Una entrevista exitosa no sólo implica conocer bien el tema
sobre el cual hablarás, sino también tener conocimiento y
control de tus emociones.
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Algunas sugerencias paramantener el control de la situación:
Conoce con quién estás hablando cuando estás siendo entrevistado.
Recuerda que en realidad tú estarás comunicándote con el público que lee la historia, la ve en televisión o la escucha en la radio.
Nunca dispares sin apuntar. Si un reportero llama a tu oficina y solicita un “comentario rápido”, no aceptes la llamada de inmediato.
Pregunta cuál es el tema. Di que estás por acabar una reunión y que le devolverás la llamada. Respira profundamente, escribe unas anotaciones rápidas sobre los puntos que quieres establecer y luego devuelve la llamada.
Procura que el personal de tu oficina esté capacitado para responder a las llamadas de los medios. Asegúrate de que el personal que responde el teléfono conozca las siguientes reglas:
1) Sólo los portavoces designados por la institución pueden dar información a los medios.
2) Si el portavoz no está disponible para responder la llamada de un medio, la persona que contesta debe recoger los datos de contacto: nombre del periodista, medio al cual pertenece, número de teléfono directo y tiempo límite para responder.
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Sólo los portavoces designados por la institución pueden dar
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Recuerda siempre que la entrevista comienza en el momento que pronuncias tu primera palabra. Asegúrate de que todo lo que digas –desde el “hola” hasta el “adiós”– sirva para fortalecer tu mensaje.
Mantén el contacto visual con el reportero al contestar sus preguntas. Eso aumentará tu credibilidad y te permitirá reconocer las reacciones del periodista.
Trata de contestar primero a la interrogante del periodista. No evadas las preguntas intentando desviar el tema, porque parecerás una persona evasiva y poco confiable.
Asegúrate de corregir las ideas erróneas. Aunque hayas enviado materiales con anticipación, no esperes que el periodista los haya leído totalmente o que sepa de qué se trata tu organización y el tema que quieres impulsar o aclarar.
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Mantén el contacto visual con el reportero al contestar sus preguntas. Eso aumentará tu credibilidad y te permitirá reconocer las reacciones del periodista.
Refuerza tus mensajes. Usa anécdotas, estadísticas, frases cortas y llamativas. Ten a la mano una hoja con estas informaciones básicas, como datos y/o frases que por su fuerza pueden incluso transformarse en la llamada principal de la noticia que quieres divulgar.
No debes de confiar exclusivamente en tu memoria. Si tienes que lidiar con números, datos estadísticos, etc., lo mejor es tenerlos a la mano. Lleva un cuaderno de notas con los datos básicos de tu organización y el tema que estás tratando.
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CÓMO PROCEDEREN LAS ENTREVISTAS
Intenta que tus respuestas tengan una duración máxima de 20 a 30 segundos para encajar en los tiempos promedios usados en televisión y radio. Los periodistas buscarán citas concisas para explicar tu historia.
Evita el uso de jerga. Habla de manera fácil y comprensible, no utilices un lenguaje técnico.
Mantente relajado, respetuoso y diplomático, incluso en el caso de una provocación extrema por parte del reportero.
No hables demasiado. Una vez que hayas dado las respuestas que deseas, simplemente deja de hablar. Normalmente, en estos casos es donde se cometen los mayores errores, ya que algunas personas insisten en seguir hablando de manera impulsiva, incluso después de haber contestado la pregunta.
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Evita el uso de jerga. Habla de manera fácil y comprensible, no utilices un lenguaje técnico.
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Sigue tu propia agenda y contesta a cada pregunta con una declaración directa y efectiva, seguida por un mensaje relevante.
¡Di lo que piensas! Si un entrevistador dice algo equivocado o da un dato erróneo, aclara la información y no permanezcas callado.
Nunca digas “sin comentarios”. Te hará sonar arrogante, poco confiable y culpable. Si no puedes comentar sobre determinado tema, sé objetivo, honesto y explica las razones para no contestar.
Conoce los puntos de vista de tus oponentes y ten argumentos preparados. Asume que los medios también llamarán a las personas en tu contra, así que asegúrate de desmantelar sus argumentos con tus principales planteamientos.
Recuerda la lección más importante sobre los medios de comunicación: no hagas declaraciones “extraoficiales” ni confidencias que no te gustaría ver en el noticiero de la noche.
No hagas conjeturas en una respuesta. Si no conoces la respuesta, entonces admítelo y, si es posible, aprovecha para resaltar un punto relevante de tu mensaje.
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...no hagas declaraciones “extraoficiales” ni confidencias que no te gustaría ver en el noticiero de la noche.
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Si es posible, graba las entrevistas que concedas a la prensa. De esta forma, si surge algún problema, tendrás un registro de tus declaraciones...
CÓMO PROCEDEREN LAS ENTREVISTAS
No saltes de un punto a otro en una entrevista sólo porque el entrevistador lo hace. Si te interrumpen o te ametrallan con preguntas rápidas, mantén la calma, termina tus oraciones, espera hasta que el entrevistador tome aliento entre sus preguntas y elige una a la cual responder.
No hagas juicios respecto a citas de terceros y evita generar controversia innecesaria.
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Si la pregunta es muy ambigua y no te queda claro cuál es la respuesta adecuada, pide delicadamente al reportero que te la explique y contéstala de manera objetiva para no dar la impresión de que quieres evadirla.
Si es posible, graba las entrevistas que concedas a la prensa. De esta forma, si surge algún problema, tendrás un registro de tus declaraciones para una posible corrección, revisar la entrevista y mejorar tu desempeño en el futuro. Asegúrate de que el o la periodista sepa que estás grabando.
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> Antes de la entrevista:
Trata de informarte sobre el contexto en que se dará la entrevista: quién es el entrevistador, cuál es su punto de vista político y del medio donde trabaja, si habrá otros entrevistados y quiénes son ellos, si la entrevista será en vivo o grabada y la hora en que se exhibirá. Toda esta información es importante para que llegues preparado.
Si la entrevista es en un sitio distinto a tu local de trabajo, trata de llegar con anticipación - por lo menos 30 minutos antes de la hora pactada. Eso te ayudará a ”ambientarte” al local de la entrevista, repasar con calma los temas y mensajes que quieres destacar y ponerte más cómodo con el ambiente.
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Si la entrevista es en un sitio distinto a tu local de
trabajo, trata de llegar con anticipación - por lo
menos 30 minutos antes de la hora pactada.
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CÓMO PROCEDEREN LAS ENTREVISTAS
No rehúses si te piden ser maquillado para la entrevista, pues en televisión ayuda a que tu piel luzca mejor frente a las cámaras, sobre todo por el calor generado por los reflectores.
Si la entrevista es al aire libre, coordina con el productor o el camarógrafo para determinar el lugar más adecuado para contestar las preguntas. Procura colocarte en un sitio confortable, especialmente si estás de pie.
Busca un lugar donde el sol no te moleste. Evita usar lentes de sol.
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Cuando ya estés en presencia del periodista, ya sea en un estudio o en un lugar abierto, considera que la cámara puede estar prendida y captando todas tus reacciones y palabras. Así que evita hablar de otros temas que no estén relacionados con la entrevista. No hagas comentarios indiscretos, sobretodo los de índole política, religiosa, de género, etc. Evita hacer o reír de bromas y chistes.
Mantén una postura profesional y apaga tu celular o ponlo en vibrador –si te es necesario contestar alguna llamada, aléjate de la cámara y del periodista. Todo lo que dices, así como tus reacciones pueden ser captadas y eventualmente usadas en tu contra.
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...evita hablar de otros temas que no estén relacionados con la entrevista.
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Quítate cualquier joya o accesorio que
parezca ostentoso.
> Durante la entrevista:
Recuerda que la cámara de televisión capta hasta el más mínimo detalle. De modo que lo que la gente perciba de tu mensaje no dependerá sólo de lo que digas, sino también de cómo lo dices, cómo mires y cómo actúes.
Usa un traje apropiado y de colores neutrales para la entrevista. El traje normalmente está asociado al tipo de trabajo y la función que uno desempeña. Un traje demasiado formal para una entrevista de campo o en plena acción humanitaria suena incoherente.
Quítate cualquier joya o accesorio que parezca ostentoso.
Nunca uses chaquetas, camisas o blusas muy llamativas o a cuadritos; éstas crean un efecto desfavorable en la pantalla.
Mantén en todo momento el contacto visual con el entrevistador o la entrevistadora. No mires directamente a la cámara.
Trata de conocer y controlar tus tics, ya que algunos pueden causar una mala impresión, como por ejemplo pasar tu lengua sobre los labios, entrecerrar o girar los ojos y parpadear en exceso. Todos estos movimientos te hacen parecer enojado a los ojos del espectador.
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Trata de hablar con un volumen normal. Y asegúrate de variar el tono y el ritmo como lo harías en una conversación normal.
No hables hasta tener algo que decir y evita ocupar el silencio con ruidos innecesarios o movimientos bruscos de las manos.
Trata de no moverte demasiado y limita al máximo el movimiento de tus manos o de tus piernas.
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Trata de hablar conun volumen normal.Y asegúrate de variar el tono y el ritmo como lo harias en una conversación normal
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CÓMO PROCEDEREN LAS ENTREVISTAS
Al sentarte alrededor de una mesa de entrevistas, usa una postura adecuada. Trata de inclinar levemente el cuerpo hacia adelante, poner tus antebrazos sobre la mesa y entrelazar tus manos. Cuando sea necesario, gesticula con moderación.
Al sentarte en un sofá o silla, mantén las piernas cruzadas sobre las rodillas, inclina levemente el cuerpo hacia adelante, entrelaza tus manos y deja tus brazos descansados sobre tus piernas. Si utilizas falda, debes prestar mucha atención a tu postura.
Al estar de pie, procura mantener una distancia promedio de 20 centímetros entre tus pies, coloca una pierna levemente delante de la otra y deja que ambos brazos caigan a los lados.
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Revisa la entrevista con ojo crítico para detectar
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Deja que tu cabeza se mueva naturalmente al ritmo de lo que hablas. Como resultado lograrás algunos movimientos naturales, como asentir o negar con la cabeza y elevar o fruncir las cejas para acentuar un punto. Esto dará vida a tu presentación.
Trata de evitar el uso de muletillas como “o sea” , “este...” etc.
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> Después de la entrevista:
Revisa la entrevista con ojo crítico para detectar errores y aciertos.
Envía una nota de agradecimiento al reportero y al productor por la oportunidad, y ponte a disposición para futuras entrevistas y brindar información adicional.
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Entrevistas para la radio
Como en la televisión, considera que la cinta siempre está grabándote. Concéntrate en lo que tienes que decir y trata de evitar comentarios, digresiones o chistes mientras estás cerca al micrófono.
Habla con un volumen normal de voz, permitiéndote variar naturalmente el tono y el ritmo para dar énfasis a puntos clave.
Cuando des una entrevista en un estudio, mantén una distancia constante del micrófono y no dejes que tu cuerpo se balancee ni muevas tu cabeza hacia adelante y hacia atrás o de un lado a otro.
Si participas de un programa donde hay otras entrevistas y se genera un debate, trata de enfocarte en tus mensajes y no te dejes llevar por provocaciones.
Si tomas conocimiento de un informe radial cuyo punto de vista sobre tu organización o tema de trabajo esté sesgado o presenta datos incorrectos, trata de contactarte inmediatamente con la estación de radio. Muchas veces es posible corregir o dar tu posición sobre el tema casi inmediatamente.
Al igual que en la televisión, no te olvides de enviar una nota de agradecimiento al reportero y al productor por la oportunidad, y ponte a disposición para futuras entrevistas y brindar información adicional.
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CÓMO PROCEDEREN LAS ENTREVISTAS
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Entrevistas para medios impresos
Si es posible, busca un sitio reservado, donde se pueda entablar una conversación tranquila y libre de interrupciones.
Trata de grabar la entrevista para que puedas revisar después tus respuestas. Eso sirve tanto para una autoevaluación como para comprobar cualquier mal uso de tus respuestas.
Ten a la mano información clave sobre el tema de la entrevista (datos estadísticos, explicación de datos técnicos etc.).
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Ten a la mano información clave sobre el tema de la entrevista (datos estadísticos, explicación de datos técnicos etc.).
Si es posible, facilita fotos de alta resolución que puedan ser usadas por los medios.
Comprueba si el reportero está entendiendo correctamente los conceptos que estás elaborando, sobretodo si involucran temas técnicos. Tómate el tiempo para aclarar cualquier incomprensión.
Ofrece la posibilidad de dar información adicional y asegúrate de intercambiar con el periodista datos de contacto.
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T erminada la entrevista es importante tomar un tiempo para autoevaluarte. Pregúntate cuáles fueron tus
fortalezas y debilidades y si lograste transmitir el mensaje.
Una lista de puntos a evaluar son los siguientes:
¿Has logrado comunicar tus mensajes?
¿Has mantenido el control de tus emociones?
¿Has evitado un lenguaje negativo, uso de jergas etc.?
¿Has hablado de manera concisa y objetiva?
¿Has usado anécdotas, historias personales o datos relevantes para fortalecer tu mensaje?
¿Has evitado dar opinión personal?
¿Has mantenido contacto visual con el reportero y sonreído apropiadamente?
¿Has demostrado entusiasmo y compromiso con el tema de la entrevista?
¿Has usado lenguaje corporal efectivo, natural y apropiado?
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Pregúntate cuáles fueron tus fortalezas y debilidades y si lograste transmitir el mensaje.
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T oda organización debe estar preparada para una posible crisis de imagen. Esta preparación debe darse con anticipación para evitar
aplicar soluciones improvisadas.
Un proceso de preparación supone como mínimo tener un acuerdo interno sobre la forma en que la organización responderá frente a situaciones de crisis. Normalmente, este acuerdo se registra en un protocolo interno, que deberá conocer previamente la plana directiva de la entidad.
Como mínimo el protocolo debe de incluir decisiones sobre:
Definición de la crisis: es importante definir qué constituye efectivamente una crisis de imagen de acuerdo a los niveles de gravedad, y cuál será el tipo de respuesta para cada nivel.
Anticipación de posibles escenarios de crisis: es importante tener un mapeo previo del contexto interno y externo de la organización que podría generar crisis de imagen.
Conformación de un “comité de crisis” que se responsabilice por el manejo comunicativo de la crisis, poniendo énfasis en la implementación de líneas de comunicación interna.
Designación formal de voceros.
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...es importante tener un mapeo previo del contexto
interno y externo de la organización que podría generar crisis de imagen.
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ENTREVISTAS ENMOMENTOS DE CRISIS DE IMAGEN
Ten claro qué es lo que se quiere decir y, a la vez, lo que no deseas transmitir a tu interlocutor.
Esté disponible y de ser posible proporcione detalles que ayuden a reducir la apariencia de estar acorralado.Garantiza que la información que puedes compartir esté disponible lo antes posible.
Da una justificación razonable que explique por qué no puedes brindar determinado tipo de información (“está en investigación”, “no tengo los hechos en este momento”, etc.).
Si siguen presionándote, explica calmadamente por qué no puedes brindar más detalles.
Evita basarte en especulaciones. Habla solamente sobre hechos concretos.
Mantén la calma.
Busca la manera de convertir las malas noticias en un hecho que refleje la buena imagen de tu organización.
Si los periodistas están llamando para cubrir o aclarar noticias negativas sobre tu organización, trata de reducir inmediatamente la tensión:
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Da una justificación razonable que explique
por qué no puedes brindar determinado tipo de información...
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Por otro lado, si están circulando noticias negativas sobre tu organización y los periodistas NO están llamando para pedir aclaraciones, podrás seguir los siguientes pasos:
Decide si es necesario modificar la percepción que la noticia está generando.
Si es así, actúa rápidamente. Ten lista una nota de prensa o algún tipo de respuesta lo más pronto posible, de preferencia el mismo día en que aparece la noticia.
Enfoca tu acción en aclarar los puntos negativos y abre la posibilidad para generar una mayor comunicación con los medios.
Aprovecha la oportunidad para aumentar el nivel de conocimiento sobre tu organización.
Asegúrate de que el material que distribuyas para los medios o público en general tenga información básica sobre tu entidad.
Trata de contactarte directamente con el medio que ha publicado la noticia para ofrecer tu versión.
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Enfoca tu acción en aclarar los puntos negativos y abre la posibilidad para generar una mayor comunicación con los medios.
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> Guidelines for Broadcast Interviews: Documento interno de Oxfam GB.
> Red de la Iniciativa de Comunicación: http://www.comminit.com
> RRPPnet (Portal de Relaciones Públicas): http://www.rrppnet.com.ar
> Green Media Toolshed: http://www.greenmediatoolshed.org/.
> Bernstein Crisis Management (BCM):http://www.bernsteincrisismanagement.com/articles.html.
> Mí espacio: http://www.miespacio.org/
> Ed Shiller Communications – PR Notes: http://www.edshiller.com/notesindex.asp
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ISTA © Oxfam GB 2008Elaboración y Organización: Renato Guimarães
Oxfam GB is a member of Oxfam International – Registered Charity no. 202918
Revisión y edición: LZC Imagen y Comunicación S.A.C / Diseño Gráfico: LZC Imagen y Comunicación S.A.C
CÓMO LOGRAR ENTREVISTAS EXITOSAS: MANUAL DE ENTRENAMIENTO PARA PORTAVOCES
Oxfam GB es una organización independiente que trabaja con organizaciones,comunidades y poblaciones en más de 80 países, con el objetivo de encontrar
soluciones definitivas a la pobreza y aliviar el sufrimiento ocasionado porsituaciones de crisis humanitarias.
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