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AI-OF-053-2020

Cartago, 27 de marzo del 2020

Señores(as): CONCEJO MUNICIPAL Presente Estimados (as) señores (as):

REFERENCIA: REMISIÓN INFORME DE LABORES DE AUDITORÍA INTERNA CORRESPONDIENTE AL PERÍODO 2019

De conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley

General de Control Interno Nro. 82921 y la Norma 2.6 “Informes del desempeño”

de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público2, este

Despacho remite para su conocimiento el Informe de Labores de la Auditoria

Interna correspondiente al periodo 2019.

Atentamente,

Lic. Alfredo Araya Leandro, MBA. AUDITOR INTERNO

AAL/jaa

Anexo: Sin anexos C: Copiador Archivo

1 Publicada en la Gaceta No.169 del 04de setiembre de 2002.

2 Publica en la Gaeta Nª 28 del 10 de febrero de 2010.

ALFREDO ARAYA

LEANDRO

(FIRMA)

Firmado digitalmente

por ALFREDO ARAYA

LEANDRO (FIRMA)

Fecha: 2020.03.27

17:12:15 -06'00'

http://www.muni-carta.go.cr/

MUNICIPALIDAD DE CARTAGO AUDITORÍA INTERNA

INFORME DE LABORES PERIODO 2019

INFORME DE LABORES

PERÍODO 2019



i

Tabla de Contenido 1 INTRODUCCIÒN ........................................................................................................... 1

2 ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA AUDITORIA INTERNA DURANTE EL AÑO 2019. ..................................................................................................................................... 2

2.1 Proceso Gerencial-Estratégico: ............................................................................... 2

2.1.1 Plan estratégico de la Auditoría Interna 2019 a 2023: .......................................... 2

2.1.2 Plan de Trabajo 2019: .......................................................................................... 2

2.1.3 Informe relativo a servicios de auditoria: .............................................................. 3

2.1.4 Plan Anual Operativo y Presupuesto: .................................................................. 3

2.1.5 Capacitación: ....................................................................................................... 3

2.1.6 Supervisión de Calidad: ....................................................................................... 4

2.1.7 Archivo Permanente y Archivos de Gestión: ........................................................ 4

2.1.8 Traslado de documentos de competencia administrativa: .................................... 5

2.2 Proceso de Fiscalización: ........................................................................................ 5

2.2.1 Servicios de Fiscalización .................................................................................... 5

2.2.1.1 Servicios de Auditoría: ......................................................................................... 5

2.2.1.2 Atención de Denuncias: ....................................................................................... 6

2.2.1.3 Elaboración de Relaciones de Hechos, denuncias penales (noticia criminis): ...... 6

2.2.1.4 Requerimientos de Entes Gubernamentales Superiores (Traslado de Denuncias y/o solicitudes de información): .......................................................................................... 6

2.2.1.4.1 Contraloría General de la República: ............................................................... 6

2.2.1.4.2 Procuraduría General de la República: ............................................................. 7

2.2.2 Servicios Preventivos ........................................................................................... 7

2.2.2.1 Servicios de Asesoría: ......................................................................................... 7

2.2.2.2 Servicios de Advertencias: ................................................................................... 8

2.2.2.3 Servicios de Legalización de Libros: .................................................................... 8

2.2.3 Servicios de Auditoria .......................................................................................... 9

2.2.4 Seguimiento de Recomendaciones ...................................................................... 9

2.3 Clases de riesgos en los que la Auditoría Interna coadyuvó mediante sus servicios y productos. ..................................................................................................................... 76

3 CONCLUSIÓN ................................................................................................... 76



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1 INTRODUCCIÒN El Informe de labores de la Auditoría Interna se presenta de conformidad al Artículo Nro. 22 inciso g) de la Ley General de Control Interno, el mismo atiende a la ejecución del Plan de Trabajo del año 2019 y, al estado de las recomendaciones emitidas por Auditoría Interna. De igual manera, las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las cuales indican en el punto 2.6 que la Auditoria Interna informa para conocimiento del jerarca de manera oportuna la gestión ejecutada durante el periodo y el estado de las recomendaciones.

Con base en lo anterior, este Despacho elaboró el siguiente informe, el cual presenta la labor ejecutada durante el año 2019 en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de ese período.

Los resultados presentan las actividades con el fin de informar sobre el cumplimiento de los siguientes apartados: actividades del proceso gerencial estratégico, actividades del proceso de fiscalización: servicios de auditoría, servicios preventivos: legalización de libros, advertencias, asesorías; seguimientos y estado de recomendaciones.

Las recomendaciones producto de los proyectos de auditoría, servicios preventivos de advertencias, asesorías y otras actividades, tienen como objetivo el mejoramiento del Sistema de Control Interno, la coadyuvancia en la Gestión de Riesgos municipales y elementos de Dirección como son la ética y Tecnologías de Información, en términos generales las recomendaciones han sido atendidas por la Administración.

El trabajo, las acciones y labores realizadas por la Auditoría Interna en el año 2019 se hicieron en apego a la normativa técnica aplicable y dentro del marco de su competencia como lo establece el artículo 22 de la Ley General de Control Interno.



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2 ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA AUDITORIA INTERNA DURANTE EL AÑO 2019.

2.1 Proceso Gerencial-Estratégico: Este contempla todas las labores que realiza la Auditoría Interna en el ámbito administrativo establecidas en la normativa atinente, entre ellas: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público, Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), así como, directrices y lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República. 2.1.1 Plan estratégico de la Auditoría Interna 2019 a 2023: Se elaboró el referido plan considerando los diferentes elementos que debe integrar, entre otros, ideas rectoras, análisis FODA, factores críticos de éxito, objetivos estratégicos de la Auditoría Interna, Universo Auditable, entre otros ítems; mismo que fue remitido al Jerarca Municipal mediante oficio AI-OF-038-2019 del 25 de marzo de 2019 y según consta en acuerdo municipal contenido en Acta N°236-2019 artículo XIII de sesión Ordinaria efectuada el 07 de mayo de 2019.

Estado: Actividad efectuada.

2.1.2 Plan de Trabajo 2019: Se realizó la programación de trabajo a desarrollar por la Auditoría Interna durante el período 2019 en concordancia con el Plan Estratégico de la Auditoría 2019-2023, el Universo Auditable, los objetivos institucionales y las regulaciones legales y técnicas que aplican en general a la gestión de la Auditoría Interna y se procedió a remitir al Jerarca Municipal mediante memorando AI-MEM-057-2018 de fecha 15 de noviembre de 2018 y oficio AI-OF-038-2019 del 25 de marzo de 2019, según requerimiento contenido en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la norma 2.2.3 de las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”.




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2.1.3 Informe relativo a servicios de auditoria: Se elaboró Informe relativo a los servicios de auditoría y seguimiento de recomendaciones y/o disposiciones correspondientes al periodo 2018, el cual se remitió al Concejo Municipal mediante oficio Nro. AI-OF-041-2019 fechado 28 de marzo de 2019, conforme lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno Nro. 82923 y la Norma 2.6 “Informes del desempeño” de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público4.


2.1.4 Plan Anual Operativo y Presupuesto: Se llevó a cabo la elaboración del Plan Anual Operativo y su respectivo presupuesto y se procedió a incorporados en el Sistema Delphos para que se asignen y tramiten los recursos necesarios a la Auditoría Interna. Aunado a lo anterior, se efectuaron las Evaluaciones Físicas Financieras del PAO/ Presupuesto 2019 trimestrales o evaluación de resultados al 31 de diciembre del 2019. (Ver cuadro N°9 Comparativo Presupuesto Total Asignado Vs Presupuesto Ejecutado Ejercicio Económico 2019, Imagen N° 1 Matriz de Cumplimiento de Metas Meta N°1: Plan Operativo Anual 2019, Imagen N° 2 Matriz de Cumplimiento de Metas Meta N°2: Plan Operativo Anual 2019 e Imagen N° 3 Matriz de Cumplimiento de Metas Meta N°3: Plan Operativo Anual 2019).


2.1.5 Capacitación: De conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014) Publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre, 2014, capítulo I. NORMAS PERSONALES: “El personal de auditoría debe mantener y perfeccionar sus capacidades y competencias profesionales mediante la participación en programas de educación y capacitación profesional continua”. Y en el capítulo II, NORMAS GENERALES RELATIVAS AL TRABAJO DE AUDITORÍA EN EL SECTOR PÚBLICO, se indica: “Establecer mecanismos oportunos de divulgación y capacitación de la normativa técnica y jurídica relacionada con la auditoría en el

3 Publicada en la Gaceta No.169 del 04de setiembre de 2002.

4 Publica en la Gaeta Nª 28 del 10 de febrero de 2010.



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sector público. Dicha capacitación debe ir dirigida a todo el personal que realiza labores de auditoría”. (Ver cuadro N°8 Participantes a cursos/talleres/seminarios de capacitación Periodo 2019)


2.1.6 Supervisión de Calidad: Supervisión, modificación y emisión de Informes. Se realizó como actividad permanente la gestión de calidad de los informes de denuncias, proyectos de auditoría, servicios preventivos, seguimiento, de conformidad con la normativa aplicable de disponer de revisiones internas de la calidad en los estudios de auditoría, como apoyo de la función en la revisión de redacción, control de calidad y plazos de los informes. En diferentes casos los estudios e informes fueron revisados por el propio Auditor Interno o quien este designe.

Asimismo, se emitió el informe número AI-INF-004-2019 que contiene los resultados obtenidos en “Autoevaluación Anual de calidad de la actividad de Auditoria Interna en la Municipalidad de Cartago”, cuyo alcance abarcó del 01 de junio de 2018 al 30 de junio de 2019, en el cual se evaluó la actividad de esta Unidad de Control y Fiscalización en lo relativo a "Valor agregado de la actividad de auditoría interna" y "Percepción por parte del Jerarca, Titulares Subordinados y funcionarios destacados en la auditoria”; y mediante memorando AI-MEM-069-2019 de fecha 13 de diciembre del 2019 se hace del conocimiento del Jerarca Institucional, sea el Concejo Municipal, el Plan de Mejora atinente a los años 2020-2021, mismo que, fortalecerá la gestión de la Auditoria Interna y por consiguiente, el aseguramiento de su calidad, según lo establece la norma 3.4.3. contenida en resolución R-CO-33-2008 referente a: “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público”.


2.1.7 Archivo Permanente y Archivos de Gestión: Se mantiene como actividad permanente la actualización y registro físico/digital de la documentación que sustenta la gestión diaria de la Auditoría Interna. De lo anterior se emitieron un total de doscientos treinta y siete (237) oficios y setenta (70) memorandos. Asimismo, se ha llevado a cabo la actualización de la



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Tabla de Plazos acorde a los requerimientos emitidos por la Dependencia de Archivo Central y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos.


2.1.8 Traslado de documentos de competencia administrativa: Se trasladan mediante oficios, los documentos recibidos en este Despacho, cuya pretensión no es competencia de esta autoridad resolver, sino que según sus objetivos, metas, misión y visión institucionales corresponden a la Administración Activa, acorde con el bloque de legalidad en vigor. De lo anterior, se realizó un total de doce (12) traslados administrativos, sobre los cuales se cursaron un total de diez (10) oficios de respuesta y/o atención hacia ciudadanos/entidades/proveedores y/o contribuyentes solicitantes.


2.2 Proceso de Fiscalización: El Proceso de Fiscalización está contextualizado por medio de dos subprocesos: Servicios de Auditoría que comprenden los diferentes tipos de auditorías (Financiera, Operativa, Carácter Especial, y Atención a denuncias) y los Servicios Preventivos que incluye: servicios de asesoría, advertencias y autorizaciones de libros.


2.2.1 Servicios de Fiscalización

2.2.1.1 Servicios de Auditoría: Revisión de estudios de auditoría y aprobación de Informes: Se realizó como actividad permanente la ejecución de estudios de auditoría y los informes de conformidad con la normativa aplicable, los cuales se supervisan por parte de la jefatura y el funcionario que se asigne. Se concluyeron cinco (5) estudios programados en el Plan Anual de Trabajo 2019, obteniéndose en total de once (11) productos de auditoría y se concluyeron los estudios de auditoria trasladados del Plan Anual de Trabajo de 2018, sea un (1) estudio de auditoria con cuatro (4) productos de auditoría. Así las cosas, para el año 2019, este Despacho emitió un



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total de quince (15) productos de auditoría resultantes de los estudios ejecutados. (Ver Cuadro N°7 Estudios de Auditoria Planificados Vrs Estudios de Auditoria Ejecutados Plan Anual de Trabajo 2019).


2.2.1.2 Atención de Denuncias: Como parte de los servicios que brinda esta Auditoría Interna, se encuentra cumplir con la ciudadanía en general en la atención de denuncias. En total durante el periodo 2019 se recibieron quince (15) denuncias, de las cuales cuatro (4) fueron concluidas con su respectivo producto de Auditoria y once (11) se encuentran en proceso de ejecución por parte de la Auditoría Interna.


2.2.1.3 Elaboración de Relaciones de Hechos, denuncias penales (noticia criminis):

Cuando la Auditoría Interna analiza las denuncias presentadas en caso de contar con evidencia que podría conducir a que se presenten eventualmente irregularidades, o sea que existen indicios procede a elaborar la respectiva Relación de Hechos, denuncia penal (noticia crimen). Durante el año 2019, se elaboraron cuatro (3) denuncias penales (noticias críminis) y cuatro (4) relaciones de hechos.


2.2.1.4 Requerimientos de Entes Gubernamentales Superiores (Traslado de Denuncias y/o solicitudes de información):

2.2.1.4.1 Contraloría General de la República: En este aparte se recibieron dos (2) denuncias trasladadas, de las cuales una (1) concluyó en un producto de auditoría y una (1) se mantiene en proceso de ejecución. En lo relativo a solicitudes de información, este Despacho emitió dos (2) oficios al Ente Contralor como respuesta al requerimiento.



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2.2.1.4.2 Procuraduría General de la República: En este aparte se recibieron dos (2) denuncias trasladadas, las cuales se mantienen en proceso de ejecución. En lo relativo a solicitudes de información, este Despacho emitió un (1) oficio al Ente Procurador como respuesta al requerimiento. Estado: Actividad efectuada.

2.2.2 Servicios Preventivos

2.2.2.1 Servicios de Asesoría: Según las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, publicada en La Gaceta N° 28 del 10/02/2010, define en el Glosario del Anexo No. 1 que la Asesoría:

“Es un servicio dirigido al jerarca y consiste en el

suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respecto a los temas que son competencia de la auditoría interna. También puede ser brindado a otras instancias institucionales, si la auditoría interna lo considera pertinente.”

Al respecto, esta Unidad de Control y Fiscalización emitió un total de tres (3) asesorías al Jerarca Institucional, que incluye al Concejo, Comisiones y Regidores Municipales.

En línea con lo anterior, en la normativa aplicable se establece la no participación del Auditor Interno a las sesiones del Concejo Municipal, solamente previa solicitud e información de los temas a tratar y que sean competencia de la Auditoría Interna, el hecho de asesorar sea en forma escrita o verbal no releva la responsabilidad de la toma de decisiones incorrectas, lo que se indica claramente por la CGR, División de Fiscalización Operativa y Evaluativa según DFOE-PG-330 (oficio No. 8438) del 02/09/2011, en el punto 6 de las Conclusiones lo siguiente:

“Ni la presencia del auditor en reuniones en que se traten asuntos que incumben a la administración, ni el silencio que guarde -que no emita opinión- sobre ellos, releva de responsabilidad a la administración activa sobre lo que decida



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y ejecute. Tampoco limitará en forma alguna la posibilidad del auditor de analizar el tema posteriormente en fiscalización (ejercicio de sus competencias de auditoría).”

Considerando lo citado en el párrafo supra, el Titular de la Auditoria Interna a asistido a cuatro (4) sesiones del Concejo Municipal y una (1) sesión de la Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto, previa convocatoria en materia competencia de esta Unidad de Control y Fiscalización.


2.2.2.2 Servicios de Advertencias: Se realizó como actividad permanente la gestión de calidad de los informes de advertencias, de. conformidad con la normativa aplicable de disponer de revisiones internas de la calidad en los estudios de auditoría, como apoyo de la función en la revisión de redacción, control de calidad y plazos de los informes. Para el período 2019 se emitieron un total de once (11) advertencias dirigidas a la Administración Activa, sea Concejo y Alcalde Municipales, y a la Junta Directiva y Director Ejecutivo del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago. Asimismo, esta Unidad de Control y Fiscalización ha cursado un total de seis (6) oficios relacionados al seguimiento de dichos informes de advertencia.


2.2.2.3 Servicios de Legalización de Libros: Se atiende lo establecido según artículo Nro. 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno No.8292, “Autorizar mediante razón de apertura, los libros de actas y de contabilidad, así como los necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno”. Como parte de los servicios preventivos de la Auditoría Interna, también se considera la legalización o autorización de libros y considera la apertura y cierre de los mismos, los cuales se utilizan para efectos de control en la Municipalidad. Para el año 2019 se legalizaron treinta y siete (37) libros de actas, que incluyen los libros de: Concejo Municipal (20), Comisión de Tecnologías de Información y Comunicación (1), Contabilidad Municipal (2), Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago (2), Comisión Permanente de Asuntos Culturales (2), Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto (3), Comisión Permanente de Gobierno y Administración (3), Comisión Permanente de



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Seguridad (1), Comisión Permanente de Obras Públicas (2) y Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos (1). (Ver Cuadro N° 6 Registro de Autorización de Libros Periodo 2019)


2.2.3 Servicios de Auditoria

En el periodo 2019 la Auditoria Interna realizó el 75 % de los estudios propuestos en el Plan Anual de Trabajo correspondiente al 2019, además, se concluyó el 100% de los migrados del Plan Anual de Trabajo del periodo 2018. (Ver Gráfico N°6 Estudios de Auditoria, Cuadro N°7 Estudios de Auditoria Planificados Vrs Estudios de Auditoria Ejecutados Plan Anual de Trabajo 2019).

Estado: Actividad en proceso.

2.2.4 Seguimiento de Recomendaciones El cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría aceptadas y ordenadas por la Administración, cuyo establecimiento por ésta responde a una actividad de seguimiento regular, sistemática y debidamente sustentada, evidencia la confluencia de ambos componentes orgánicos del sistema de control interno, Administración Activa y Auditoría, en pro del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno en el que se apoya el cumplimiento de los objetivos de la Institución. Respecto al estado de dichas recomendaciones. Los siguientes cuadros muestran el seguimiento efectuado por la Auditoria Interna durante el año 2019, el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna y Externa:



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Cuadro N°1 Estado de cumplimiento de recomendaciones

Período 2018

No. de Informe Asunto

Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-005-2013/2014

El Proceso de Cuentas por

Cobrar, III Parcial: Sobre los

Resultados Obtenidos en el

Análisis del Procedimiento de

Cobro Extrajudicial, Cobro

Judicial y Estados Financieros –

Partida Cuentas por Cobrar

4.2.4 Cumplida

Recomendación: “…Realizar las gestiones necesarias para poder justificar la partida de balance de cuentas

por cobrar con su respectivo auxiliar contable, cumpliendo los principios o normas contables requeridos

para tal efecto.”

Comentario Administración:

Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-

2020, fechados 10 de febrero de 2020, suscrito por: Sr. Rolado Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal, Licda.

Jeannette Navarro Jiménez, Enc Área Adm Financiera y Sr. William Cerdas Garro, Contador Municipal.

“(…) -Partida de cuentas por cobrar: Sobre lo anterior me permito indicar que se han realizado grandes esfuerzos

para contar con la información financiera de manera oportuna y es por ello que en la actualidad de manera periódica

se generan archivos auxiliares de las cuentas por cobrar que se mantienen en la Bases de Datos y dichos auxiliares

son conciliados con el saldo contable. El nivel de detalle de dichos registros permite identificar cada cuenta y el

detalle de la deuda tanto en antigüedad como composición a nivel de partida contable (Tributos y Sub tributos).

Dichos registros a su vez, son la base para realizar el ajuste de la estimación por incobrables...”



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AI-INF-002-2015

Sobre Resultados Obtenidos en

Estudio de Auditoria

Operativa/Financiera

Departamento en Patentes y

Tarifas

4.1 y 4.3

Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0010-2019/AAF-OF-659-18 fechados 02 de enero 2019 y 21 de diciembre de 2018,

suscritos por: Licda. Jeannette Navarro Jiménez. Encargada Área Administrativa Financiera, Lic. José Luis Jiménez

Fernández, Jefe Cobro Administrativo a.i y Lic. Marvin Molina Cordero, Jefe de Patentes a.i.


4.1 “…En cuanto a esta recomendación cabe mencionar que el respectivo reglamento

fue terminado y enviado a la Alcaldía Municipal mediante oficio PT-OFI-1055-2018 del 17

de julio del 2018 y remitido al Consejo Municipal mediante oficio de la Alcaldía Municipal

AMIN-0175-2018 del 18 de julio del 2018, dicho proyecto de reglamento fue conocido por

el Consejo Municipal y remitido a la comisión de jurídicos donde se encuentra en

estos momentos y está a la espera de su aprobación para su posterior publicación en

el Diario Oficial la Gaceta, es importante mencionar que en este reglamento se realizó

una recopilación de varios reglamentos pequeños relacionados con diferentes actividades

del Departamento esto con el fin de que se unifique en un solo reglamento y proceder a

la revocatoria de los diferentes reglamentos que se están unificando...”

En proceso:

(Por Proceso de

corrección en el

Diario Oficial La

Gaceta, error en la

Segunda

Publicación).

Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020 / AAF-OF-050-2020 / CO-OF-002-2020 / CA-OF-

120-2020 / PT-OFI-181-2020.

4.3: “… (…) El módulo de patentes salió a producción a partir del 01 de julio del 2020

(sic)…permite la administración de todos los tipos de licencias, comerciales y dentro de

estas las temporales, especiales como ambulantes, estacionarias. También se

administran las patentes de licores, licencias de rótulos y sus modificaciones y la

administración de las cuentas por cobrar por concepto de impuesto, multa e intereses que

se generan por concepto de morosidad.../Cuenta con todo el historial de modificaciones,

notificaciones, inspecciones, modificaciones a las cuentas por cobrar por variaciones de

la actividad, o modificaciones hechas a solicitud de parte...todo se encuentra

automatizado, cuenta con un repositorio de modificaciones, en las que se registran los

traslados, traspasos, eliminaciones y todas las modificaciones que se le realicen a una

Cumplida



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cuenta en específico...se pueden visualizar todas las solicitudes de licencias temporales,

actividades masivas y el cobro de las licencias cuando así lo ameriten...se pueden

visualizar todas las actividades de espectáculo público, y el cobro de las misivas, así como

las de extracción de materiales y su respectivo cobro...comprende un repositorio de

inspecciones, fiscalización que permite ver el historial de las inspecciones...solicitud de

exoneraciones, control de las emisiones, infracciones, campañas de fiscalización. Aunado

a esto se cuenta con una serie de reportes que permiten controlar y administrar la

información del módulo general...permite visualizar toda la trazabilidad de las licencias y

la administración tanto de las cuentas por cobrar...incluyendo los movimientos a la cuenta

tributaria...hace toda la integración con los cierres, toda la integración con cajas y el Área

Administrativa Financiera...se encuentra vinculado con otros módulos de forma que la

trazabilidad y la comunicación interdepartamental quede registrada de forma

efectiva...genera tareas al departamento Comercial, Gis para la actualización de la capa

catastral, Urbanismo para la revisión técnica y los vistos buenos de todo el referente a la

publicidad exterior, Fiscalización Tributaria en caso de que se requiera la revisión de la

solicitud por ejercer la actividad antes de solicitar los permisos respectivos...”

MsC. Paulina Ramirez Portuguéz.

Enc. Área Recaudación Tributaria.

AI-INF-001-2017

Estudio de Auditoría de Carácter

Especial, sobre el Sistema de

Control Interno en el Comité

Cantonal de Deportes y

Recreación de Cartago.

4.3.4 y 4.3.5 Pendiente / No

Cumplida

Recomendación 4.3.4:

INFORME AI-INF-001-2017

“4.3.4 Revisar, actualizar y coordinar con el Departamento de Recursos Humanos de la

Municipalidad de Cartago, el “Manual Descriptivo de Puestos” aprobado en primera

instancia por el Cuerpo Colegiado de turno, alineándolo con el “Manual Institucional de

Clases” que impera en la Corporación Municipal, para ello se otorga un plazo de cuatro

meses, a partir de la fecha del presente informe.”

En Proceso



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Ultimo comentario Administración Activa:

“(…)4. Al día de hoy continuo a la espera de los indicados documentos, razón por la cual,

respetuosamente me permito reiterarle la solicitud de remisión de los documentos,

cuestionarios e insumos, que sirvieron de base para la elaboración de la propuesta de

Manual de puestos del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, que fuera

enviada al Concejo Municipal y que nos ocupa…/el 24 de setiembre del 2019 sostuve una

provechosa reunión con el señor Ricardo Valverde Campos, Director Ejecutivo del Comité

Cantonal …conversamos varios asuntos de interés del Comité Cantonal, entre ellos el

Manual de Puestos, las gestiones realizadas por esta Dependencia para apoyarles, así

como también le explique y justifique ampliamente los insumos requeridos en razón de

algunas situaciones asociadas a este tema…/… ha quedado debidamente demostrado,

que la Administración Activa ha sido sobradamente diligente en su actuar y que la falta

de resultados sustantivos, han estado al margen de las competencias de esta

Corporación… "

Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0147-2020 / RH-75-2020, fechado 24 Y 20 de enero de

2020.

Suscrito por: Sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal y Lic. Anabelle Silesky

Meneses (Jefe de Recursos Humanos).

Comentario Auditoria Interna:

Se desconoce el estado de cumplimiento de la recomendación 4.3.4 ya que la Junta

Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, no remitió la información

solicitada por la Auditoria Interna.

Recomendación 4.3.5.:


“4.3.5 Coordinar con la Dirección Ejecutiva, con la finalidad de realizar un análisis de las

cuentas presupuestarias empleadas en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de

Cartago, incluyendo los códigos de cuentas 6.02.02 y 6.02.99, referentes a “becas a

terceras personas” y “otras transferencias a personas”, tendientes a esclarecer el uso

razonable de dichos rubros. Lo anterior, en un plazo de tres meses contados a partir de

la fecha del presente informe de auditoría, todo de conformidad con el Clasificador por

Objeto del Gasto del Sector Público.”

En Proceso



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Comentario Auditoria Interna:



solicitada por la Auditoria Interna

AI-INF-003-2017

Auditoria de Carácter Especial

sobre la Aplicación de Recursos

Provenientes del Artículo N°5

Inciso b) de la Ley de

Simplificación y Eficiencia

Tributaria, Ley N°8114.

4.3,4.7 En Proceso

Comentarios Administración:

Fuente: Oficio Nro.AM-TCI-0015-2020/UTGV-OF-793-2018, fechado 07 de enero de 2020 y 03 de enero de 2020

y suscrito por: Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Ing. Dennis Aparicio Rivera, Director Unidad Técnica

de Gestión Vial; Jeannette Navarro Jiménez, Enc. Área Adm Financiera.

Recomendación 4.3: “(…) La conformación de los expedientes de proyectos se inició a

desarrollar a partir de lo que reza el instructivo 6I06 Gestión de proyectos de Inversión

Municipal, contenido en el Sistema de Gestión de Calidad de esta Corporación Municipal.

De esta manera, la conformación de los expedientes de los proyectos se formula

considerando lo indicado en la sección 2.4 del instructivo supra citado, estos expedientes

se empiezan a conformar con base a cada una de las fases en desarrollo, hasta finalizar

el mismo con el cierre o recepción de las obras.

Así las cosas, la Unidad Técnica ha implementado el mecanismo dispuesto por la

Administración Municipal desde su Sistema de Gestión de Calidad...”

En proceso

“(…) esta Unidad formulo desde el 11/03/2019 el oficio UTGV-OF-098-19, por medio del

cual se solicitó al Departamento de Recursos Humanos la colaboración para que se

llevara a cabo un estudio de la estructura departamental, por medio del cual se generara

una solución respecto a la recomendación 4.7 del informe de Auditoria que nos ocupa.

Sumando a lo anterior, el 24/07/19 por medio del oficio UTGV-OF-317-19, se emitió a su

Superioridad una recomendación, para dar continuidad a las acciones indicadas en el

UTGV-OF-098-19, considerando que nunca se obtuvo una respuesta a este oficio.

Por último, ...Considerando el marco legal y las competencias propias de la Gestión Vial,

formulo una propuesta técnica para la creación de una plaza profesional, que permita un

En Proceso



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mejoramiento en la estructura departamental de esta Dependencia. Esta propuesta

preliminar fue manifestado a través del oficio UTGV-OF-319-19...”

Comentario Adicional del Departamento de Recursos Humanos:

Fuente: AM-TCI-2280-2019/RH-755-2019, 25 de setiembre de 2019.

“(…) en razón de atender tal hallazgo, y aprovechar el ejercicio extendiéndolo a todas las Dependencias

Municipales, a mediados del mes de noviembre del 2018, gestionó la contratación de servicios profesionales para

el diseño y elaboración del Manual de Perfiles por Competencias y Procesos de la Municipalidad de Cartago, mismo

que abarcará los diferentes puestos que existe dentro de la estructura ocupacional institucional...mediante la

Contratación Directa N°2018CD-001164-Muniprov, a la empresa DIMERCA INVESTIGACIONES y ESTRATEGIAS

S.A...En el momento que se tengan los resultados de la información recabada, este Departamento de Recursos

humanos le comunicara sobre los hallazgos obtenidos de manera que la misma le sirva como base para la toma

de decisiones(...)”

Licda. Anabelle Silesky Meneses Jefe Depto. Recursos Humanos. Ultimo Comentario del Departamento de Recursos Humanos:

Fuente: AM-TCI-0486-2020/RH-356-2020, 28 de febrero de 2020.

“(…) según revisión que se hiciera del expediente de carrera profesional del Ing. Carlos Alberto Leiva Meza,

funcionario destacado bajo la supervisión del Ing. Dennis Aparicio Rivera, se le ha reconocido capacitación

que, a criterio de la suscrita, son herramientas que están estrechamente relacionadas con el requerimiento

que ha señalado la Auditoría Interna Municipal, según informe que nos ocupa. /… De conformidad con lo

anterior, se evidencia que el Ing. Dennis Aparicio Rivera diligentemente ha tomado medidas correctivas, en

concordancia con las observaciones realizadas por la Auditoría Municipal según informe N° AI-INF-003-

2017.”

Licda. Anabelle Silesky Meneses Jefe Depto. Recursos Humanos.



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Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-002-2019

Sistema de Control Interno aplicado al

Proceso de Contrataciones Directas

Nros: 2017CD-00898-MUNIPROV /

2018CD-00114-MUNIPROV

Alquiler de Camiones para

Recolección de Basura por Tonelada

Transportada

4.1 4.2 4.3 4.4

En Proceso

Comentarios de la Administración:

Fuente: AM-TCI-0001-2020/AAF-OF-436-2019, fechado 02 de enero de 2020 y 23 de diciembre de 2019

respectivamente; suscrito por: Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Jeannette Navarro Jiménez,

Enc. Área Adm Financiera.

“(…) Al respecto me permito informar que, de acuerdo a las recomendaciones establecidas…las mismas serán

atendidas…de acuerdo a su responsabilidad, las recomendaciones 4.2 y 4.3 por el Lic. Miguel Sánchez Leandro

Control Interno, Lic. Christian Corrales, Proveedor Municipal, Licda. Gabriela Redondo, Sub Proveedora y la

suscrita. La recomendación 4.4 por los funcionarios Ing. José Miguel Villalobos y Ing. Jorge Araya Serrano, Enc.

Área Operaciones...”

Fuente: AM-OF-0067-2020/AAF-OF-025-2020 / PROV-OF-0033-2020, fechados 22 de enero de 2020; suscrito

por: Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Jeannette Navarro Jiménez, Enc. Área Adm Financiera.

PROV-OF-0033-2020

“(…) Es importante indicar que para lograr el objetivo planteado de tener una reglamentación acorde a las

condiciones actuales se tiene que hacer una reforma amplia y profunda, ya que de lo contrario tendríamos unos

procesos actualizados y otros desalineados, lo que conllevaría a un riesgo de procesos, precisamente por no estar

debidamente definidas las responsabilidades de las áreas involucradas en el flujo de compras y contrataciones.

Este tema ha sido visto ya con el área de Control Interno...

Lic. Christian Corrales Jiménez.

Proveedor Municipal.

AAF-OF-025-2020



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“(...) criterio el cual tanto Control Interno como el Área Administrativa Financiera comparten por lo que se estarán

solicitando los recursos económicos vía presupuesto para atender lo correspondiente y cumplir con los objetivos

para el 2020...”

Licda. Jeannette Navarro Jiménez.

Enc. Área Adm Financiera


Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-001-2018

Auditoría Financiera sobre: Proceso

de Transferencias Corrientes a

Entidades Privadas sin Fines de

Lucro, periodo 2014-2017

“Marco Normativo y Requisitos Previos”

(4.1) a, b, c, d En Proceso


Fuente: AM-TCI-0015-2020/AAF-OF-004-2020, fechado 06 y 03 enero de 2020 respectivamente; suscrito por:

Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Jeannette Navarro Jiménez, Encargada Área Administrativa

Financiera.

A. “…Se actualizo la normativa interna revisando y ajustando el reglamento y los procedimientos que regulan

la materia de transferencias a sujetos privados, considerando la normativa emitida al respecto por la

Contraloría General de la Republica; la misma se presentó ante la Alcaldía Municipal y esta a su vez al

Concejo Municipal. Dicho reglamento fue aprobado por el Concejo y se encuentra en etapa de publicación

para su respectiva implementación...”.

B. “(…) Se crea una herramienta llamada Formulario Único Digital, que contiene un resumen de todo el

proceso completo desde la solicitud de los recursos por parte del sujeto privado, permite guiar los requisitos

previos, el giro y la presentación de liquidaciones tanto financieras como de los planes de trabajo. Con esto

se puede ejecutar el seguimiento respectivo para verificar que la Administración Municipal y los sujetos de

Derecho Privado, observan en marco teórico y legal...”

C. “(…) El personal administrativo municipal responsable de efectuar cualquier trámite o actividad sobre

transferencias por subvenciones a sujetos privados, ha participado activamente de la actualización de la

normativa y la elaboración de las herramientas, por lo que se encuentra debidamente capacitado para



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manejar el proceso tanto, en la presentación de requisitos previos, como su revisión y control, que permita

obtener una seguridad razonable del cumplimiento del marco técnico y legal...”

D. “(…) Una vez que se actualizo la normativa y se creó la herramienta antes mencionada, se convocó a los

sujetos privados interesados y beneficiados a recibir las transferencias para capacitarlos. De esta forma se

garantiza la correcta implementación de los controles administrativos y se exige la correcta presentación

de los requisitos previos por parte de dichos entes...”

Licda. Jeannette Navarro Jiménez. Encargada, Área Administrativa Financiera.


Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-003-2018


sobre el manejo de recursos

provenientes del Patrocinio de

Mutual Cartago de Ahorro y

Préstamo (MUCAP) para el

Campeonato Femenino de

Baloncesto, año 2015

4.2; 4.3; 4.4; 4.5

En Proceso

Ultimo comentario por parte del Concejo Municipal:

"(...)se acuerda por unanimidad aprobar el dictamen, por lo tanto, se acoge el informe AI-INF-003-2018. Se aceptan

las recomendaciones emitidas por el Auditor Interno en el informe citado. Se le indica a la Junta Directiva el Comité

Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago que cuenta con un plazo de un mes calendario para el cumplimiento

de las mismas. Notifíquese este acuerdo con acuse y fecha de recibo a la Junta Directiva del Comité Cantonal de

Deportes y Recreación de Cartago, al Lic. Alfredo Araya Leandro Auditor Interno y al Alcalde Municipal. Acuerdo

definitivamente aprobado."

Comentario de la Auditoria Interna:

Se remite oficio Nro. AI-OF-012-2020 fechado 27 de enero del 2020 al Concejo Municipal, este Despacho a

la fecha no recibe respuesta alguna por parte del Jerarca Municipal, por lo que se desconoce el estado

actual de la implementación de las recomendaciones emitidas en el supra informe.



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Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-004-2018

Auditoría Financiera sobre:

Proceso de Transferencias

Corrientes a Entidades Privadas

sin Fines de Lucro, periodo 2014-

2017

“Asignación de Recursos y Presupuestación de los Recursos

Asignados”

(4.1) a, b, c, d En proceso




Financiera.

a. “(…) Según el reglamento actualizado en esta materia, establece que las áreas o departamentos

involucrados en el proceso de transferencias por subvenciones a sujetos privados de interés público, serán

los responsables de las recomendaciones técnicas y el seguimiento de los proyectos, con la finalidad de

que se implementes las recomendaciones de la b) a la d) de informe AI-INF-004-2018...”

b. “(…) Se tiene programada una capacitación con los encargados de los diferentes departamentos

municipales responsables de efectuar cualquier trámite o actividad sobre la asignación de recursos, así

como, su presupuestación, con la finalidad de garantizar el cumplimiento del marco técnico y legal que rige

la materia. Esta capacitación se realizará en el mes de enero de 2020...”

c. “(…) Tanto la actualización del reglamento, así como la herramienta de seguimiento, garantizan la

implementación de los controles administrativos, que permitan razonablemente la asignación de recursos

y su presupuestación por parte de las áreas y/o dependencias involucradas en las transferencias a sujetos

privados...”

d. “(…) En si el Formulario Único Digital se convierte en la guía para el levantamiento del expediente

administrativo para verificar que contengan la información de los sujetos privados sin fines de lucro,

requerida en la normativa interna y externa aplicable al proceso de transferencias...”



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Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-005-2018

Auditoría Financiera sobre:

Proceso de Transferencias

Corrientes a Entidades Privadas

sin Fines de Lucro, periodo 2014-

2017

“Giro de Recursos y Liquidación de Cuentas”

(4.1) a, b, c, d En proceso




Financiera.

a. “(…) Según el reglamento actualizado en esta materia, establece que las áreas o departamentos

involucrados en el proceso de transferencias por subvenciones a sujetos privados de interés público, serán

los responsables de las recomendaciones técnicas y el seguimiento de los proyectos, con la finalidad de

que se implementen las recomendaciones de la b) a la d) de informe AI-INF-005-2018...”

b. “(…) Se tiene programada una capacitación con los encargados de los diferentes departamentos

municipales responsables de efectuar cualquier trámite o actividad tanto en el giro como en la liquidación

de cuentas, para que se garantice el cumplimiento del marco técnico y legal. Esta capacitación se realizará

en el mes de enero 2020…”

c. “(…) Tanto la actualización del reglamento, así como la herramienta de seguimiento, garantizan la

implementación de los controles administrativos, específicamente en lo atinente al giro de recursos y la

liquidación de cuentas, para garantizar un correcto desembolso de los dineros y su uso efectivo, eficiente

y pertinente...”

d. “(…) Tanto la actualización del reglamento, así como la herramienta de seguimiento, garantizan una

adecuada revisión y subsanación de las liquidaciones de recursos que presentaron los sujetos privados, y

en los casos que corresponda, gestionar la recuperación de los fondos públicos no liquidados en fondo y

forma conforme al marco técnico - jurídico aplicable...”



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SEGUIMIENTO A OTRAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS

“MATRIZ DE APLICACIÓN DE NICSP Y SEGUIMIENTO DE TRANSITORIOS Plan de Acción de Transitorios

NICSP 6-Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años-2018-2020)

Año Procedimiento Meta Actividad Fecha

Cumplimiento

Estado de

Cumplimiento

2018 Implementación del catálogo contable de Contabilidad Nacional a la contabilidad de comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago y Establecimiento de políticas y procedimientos contables

Consolidar los estados financieros del Comte Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago

Brindar los instrumentos e información necesaria para la adopción de las NICSP

31/12/2018 No cumplido

2019 Aplicación y emisión de EEFF en base a NICSP

Consolidar los estados financieros del Comité Cantonal de Deportes y recreación de Cartago

Revisar Saldos de Estados Financieros. Revisar formatos de E.F

31/12/2019 No cumplido


1- Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020, suscrito por el sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Licda. Jeannette Navarro Jiménez, Encargada Área Administrativa Financiera; MAF. Paulina Ramirez Portuguéz, Encargada Área Tributaria, CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal.

“(…) Actualmente la Municipalidad debe consolidar sus estados financieros con el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, es por ello que, de acuerdo al plan establecido por la institución, se procedió a Implementación del catálogo contable de Contabilidad Nacional a la contabilidad de Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, el establecimiento de políticas y procedimientos contables para posterior iniciar con la aplicación en todos sus registros; Con Corte al 31 de diciembre del 2019 nos encontramos aplicando las NIC SP en los estados financieros del comité...”

2- Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0590-2020/CO-OF-007-2020, suscrito por el sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal y CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal.

“(…) lo anterior ha sido en forma verbal, puesto que nos encontramos en el plazo de los transitorios.”



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NICSP 17 Propiedad, Planta y Equipo (5años 2018-2022) 2018 Levantamiento de activos

(Mobiliario de oficina), reconocimiento y revaluaciones

Inventariar, controlar y automatizar

Reconocimiento de activos fijos, plaqueo de activos, establecimiento de características, revaluaciones

31/12/2018 En proceso

2019 Levantamiento de activos (Mobiliario de oficina), reconocimiento y revaluaciones

Inventariar, controlar y automatizar

Reconocimiento de activos fijos, plaqueo de activos, establecimiento de características, revaluaciones

31/12/2019 En Proceso

Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020, suscrito por el sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Licda. Jeannette Navarro Jiménez, Encargada Área Administrativa Financiera; MAF. Paulina Ramirez Portuguéz, Encargada Área Tributaria, CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. (…) Con respecto a las tareas descritas en dicho plan, me permito indicar con corte al 31 de diciembre del año 2019, que se han realizado grandes esfuerzos para cumplir a cabalidad con las metas establecidas, logrando con ello el mayor avance en la implementación de la norma en mención. A la fecha ya se cuenta con el levantamiento y plaqueo de todos los activos del municipio, quedando pendiente realizar la actualización de los activos del palacio municipal, centros de adulto mayor y Parque Ambiental Rio Loro, lo anterior con respecto a re-plaqueos, cambio de ubicaciones, cambio de custodio o bien deterioros normales de algunos activos por su uso normal, acciones que son de las funciones cotidianas de la unidad de activos fijos...”

NIC 23- Ingreso de Transacciones sin Contraprestación (impuestos) (5 años 2018-2022) 2018 Implementación del Core

Tributario Depuración de cuentas por cobrar

Implementación de sistema

31/12/2018 Cumplida

2019 Conciliación de auxiliares de Cuentas por cobrar

Revisión detallada de cada una de las cuentas por cobrar que mantiene el municipio

Revisión general de las cuentas por cobrar


Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020, suscrito por el sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Licda. Jeannette Navarro Jiménez, Encargada Área Administrativa Financiera; MAF. Paulina Ramirez Portuguez, Encargada Área Tributaria, CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. “(…) Con la implementación del CORE TRIBUTARIO, logra tener el control y registros detallados de todas las cuentas por cobrar que mantiene la institución con sus debidos auxiliares, generando información fidedigna y razonable para proceder con los registros contables, mediante dicho sistema de información se cumplen con las especificaciones solicitados en la norma. Es importante indicar que actualmente nos encontramos en un proceso de integración con los sistemas financieros, lo anterior para contar con la información primaria y con mayor detalle...”



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NICSP 25- Beneficios a los Empleados (2 años-2018-2019) 2018 Registro auxiliar detallado

por empleado, conteniendo salarios reportados los últimos seis meses y años de laborar para el municipio

Calculo de la provisión por cesantía

Levantamiento de requerimientos de información


2019 Registro y control de la provisión por cesantía por pago de prestaciones a empleados

Calculo de la provisión por cesantía

Calculo y registro de provisión en los EEFF


Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020, suscrito por el sr. Rolando Rodríguez Brenes, Alcalde Municipal; Licda. Jeannette Navarro Jiménez, Encargada Área Administrativa Financiera; MAF. Paulina Ramirez Portuguez, Encargada Área Tributaria, CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. “(…) Como parte de la implementación de las NICSP, la Contabilidad Municipal ha ido estableciendo las provisiones para los empleados correspondientes a vacaciones, salario escolar, aguinaldo y cesantía, estando todas las provisiones registradas en los estados financieros, dando por concluida e implementada satisfactoriamente la norma en cuestión...”

OFICIO REFERENCIA ESTADO DE CUMPLIMIENTO ACTUAL

AI-OF-159-2019

ANALISIS FINANCIERO A LOS PARTICIPANTES EN PROCESOS DE CONTRATACION ADMNISTRATIVA

EN PROCESO

Acción Administrativa determinada: “…acciones administrativas…incorporar dicho procedimiento a los instrumentos municipales…” Comentario de la Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-2108-2019/AAF-OF-308-2019 fechados el 05 de setiembre 2019, suscritos por: Sr. Rolando Rodríguez Brenes. Alcalde Municipal, Licda Jeannette Navarro, Encargada Área Administrativa y Lic. Miguel Sánchez Rodríguez, Sub Director Área Administrativa Financiera. “(…) en apego a la legislación que nos rige la administración solicita información financiera con el fin de evaluar la idoneidad de posibles oferentes en casos puntuales, en donde se ponga en riesgo la operacionalidad de algún servicio sensible…/ No omitimos manifestar que los casos se analizan de forma conjunta entre la Proveeduría Municipal y la Dirección Financiera…” Ultimo Comentario de la Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020 fechado 10 de febrero de 2020, suscritos por: Sr. Rolando Rodríguez Brenes. Alcalde Municipal, Licda Jeannette Navarro, Encargada Área Administrativa, MAF Paulina Ramirez Portuguez, Encargada Área Tributaria y CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. “(…) En el momento que se actualicen los instrumentos financieros quedara incorporado y reflejado en el procedimiento respectivo…”



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AI-OF-222-2019

TRASLADO ADMINISTRATIVO PAGO PENDIENTE AL PROVEEDOR: CARROCERÍAS LEIVA INDEPENDIENTE S.A, ORDEN DE COMPRA NRO. 4000 ATINENTE A MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE AUTOMÓVILES (KIA 2700 DE LA UNIDAD TÉCNICA DE GESTIÓN VIAL).

EN PROCESO

Comentario Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0270-2020/ AAF-OF-045-2020/ UCI-OF-04-2020, fechado el 11 y 08 de febrero del 2020 respectivamente. “De los documentos de respaldo se tiene por comprobado que la Municipalidad de Cartago, recibió a satisfacción el servicio solicitado, por tanto, se recomienda:

a. Se proceda por parte de la TTFV la emisión del pedido

b. La Proveeduría proceda a confeccionar la orden de compra respectiva

c. Se proceda al proceso de pago, previa consulta, que la partida a utilizar contenga el presupuesto

respectivo...”

Ultimo comentario de la Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020 fechado 10 de febrero de 2020, suscritos por: Sr. Rolando Rodríguez Brenes. Alcalde Municipal, Licda Jeannette Navarro, Encargada Área Administrativa, MAF Paulina Ramirez Portuguez, Encargada Área Tributaria y CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. “(…) Se atendió con oficio AAF-OF-045-2020/UNI-OF-04-2020.”


AM-TCI-2704-2019/AAF-OF-381-2019

Proyecto de Reglamento para recepción de donaciones a la

Municipalidad de Cartago En Proceso

Comentario de la Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-2704-2019 / AAF-OF-381-2019 “(…) se presenta a solicitud del Concejo Municipal de Cartago el Proyecto de Reglamento para recepción de donaciones para la Municipalidad de Cartago, según Articulo XXI de la sesión ordinaria celebrada el día 02 de julio de 2019, Acta N°248-2019; a fin de que sea conocido y aprobado por el Concejo Municipal para su respectiva publicación …” Ultima Comentario de la Administración: Fuente: Oficio Nro. AM-TCI-0260-2020/AAF-OF-050-2020/CO-OF-002-2020/CA-OF-120-2020/PT-OFI-181-2020 fechado 10 de febrero de 2020, suscritos por: Sr. Rolando Rodríguez Brenes. Alcalde



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Municipal, Licda Jeannette Navarro, Encargada Área Administrativa, MAF Paulina Ramirez Portuguez, Encargada Área Tributaria y CPI William Cerdas Garro, Contador Municipal. “(…) Al respecto se informa que mediante acuerdo del Concejo Municipal de fecha 21 de enero 2020, en articulo N° XV “Dictamen CPAJ-124-2020 remisión informe sobre advertencia respecto al ingreso de donaciones o patrocinios en la Municipalidad de Cartago”, acta N°291-2020, se aprobó el proyecto de reglamento para recepción de donaciones a la Municipalidad de Cartago. En este momento informa el departamento de la Secretaria Municipal que se encuentra para tramite de publicación…”


AI-OF-064-2018

INFORME SOBRE EL ESTADO DEL ARCHIVO DE GESTION DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACION DE CARTAGO

En Proceso

Ultimo Comentario de la Administración: Fuente: Correos electrónicos cursados el 18 y 19 de febrero del 2020 entre el Jefe Gestión Documentos y Registros y la Dirección Ejecutiva del CCDRC. “…Le propongo el viernes 28 de febrero de 9 a 12 medio día para que un funcionario del Archivo Central, capacite a la colaboradora Ana para iniciar el proceso de transferencias de documentos del Comité al Archivo Central. Y el 06 de marzo de 9 a 11:30 am, en la oficina de Archivo Central, reunión para elaborar la propuesta de cuadro de clasificación de documentos…” Licda. Cristina Mata Castillo Jefe Gestión Documentos y Registros “…confirmamos por este medio las fechas señaladas (28 de febrero de 9 a.m. a 12 m.d. y 6 de marzo de 9 a.m. a 11:30 a.m.) para recibir las capacitaciones correspondientes.” Ricardo Valverde Campos. Dirección Ejecutiva CCDRC.



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Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento actual

AI-INF-005-2013/2014

El Proceso de Cuentas por Cobrar,

III Parcial: Sobre los Resultados

Obtenidos en el Análisis del

Procedimiento de Cobro

Extrajudicial, Cobro Judicial y

Estados Financieros – Partida

Cuentas por Cobrar

4.2.4 En Proceso





La Administración no hace referencia a dicha recomendación en el citado oficio.

AI-INF-002-2015

Sobre Resultados Obtenidos en

Estudio de Auditoria

Operativa/Financiera

Departamento en Patentes y

Tarifas

4.1, 4.2 y 4.3





4.1 “…En cuanto a esta recomendación cabe mencionar que el respectivo reglamento fue

terminado y enviado a la Alcaldía Municipal mediante oficio PT-OFI-1055-2018 del 17 de

julio del 2018 y remitido al Consejo Municipal mediante oficio de la Alcaldía Municipal

AMIN-0175-2018 del 18 de julio del 2018, dicho proyecto de reglamento fue conocido por

el Consejo Municipal y remitido a la comisión de jurídicos donde se encuentra en estos

momentos y está a la espera de su aprobación para su posterior publicación en el Diario

Oficial la Gaceta, es importante mencionar que en este reglamento se realizó una

recopilación de varios reglamentos pequeños relacionados con diferentes actividades del

Cumplida:

Administración

En proceso:

Informe Comisión

de Jurídicos.



Página 27 de 76

Departamento esto con el fin de que se unifique en un solo reglamento y proceder a la

revocatoria de los diferentes reglamentos que se están unificando...”

4.2: "…/En estos momentos ya se encuentra incorporado al Sistema de Gestión de Calidad

la última versión del procedimiento de Licencias Comerciales procedimiento que se

denomina 8P19 y que se encuentra ubicado en MUNIRED..."

Cumplida

4.3: “…"Con la Implementación del CORE Tributario se daría cumplimiento total a esta

recomendación de la Auditoria Interna/…El Sistema Tributario Municipal denominado

CORE Tributario, se encuentra en etapa de producción en la plataforma CRM Dynamics,

del cual ya se ha puesto en marcha los módulos de Plataforma de Servicios, Registro de

Contribuyente, Permisos de Construcción, Cajas, Conectividad, en el caso de Patentes se

encuentra en una etapa de pruebas y paralelamente en la depuración de datos vara la

migración de los mismos al nuevo sistema, siendo esta la primera fase para la salida

incremental del sistema en cuestión.../la salida en producción del módulo de Patentes se

estima que se realizara durante el I semestre del 2019, en vista de la configuración modular

del sistema y la salida en producción escalonada que la misma implica..."

En Proceso

AI-INF-001-2017

Estudio de Auditoría de Carácter

Especial, sobre el Sistema de

Control Interno en el Comité

Cantonal de Deportes y

Recreación de Cartago.

4.3.4 y 4.3.5








Recomendación:


En Proceso



Página 28 de 76

“4.3.4 Revisar, actualizar y coordinar con el Departamento de Recursos Humanos de la

Municipalidad de Cartago, el “Manual Descriptivo de Puestos” aprobado en primera

instancia por el Cuerpo Colegiado de turno, alineándolo con el “Manual Institucional de

Clases” que impera en la Corporación Municipal, para ello se otorga un plazo de cuatro

meses, a partir de la fecha del presente informe.”




Recomendación:


“4.3.5 Coordinar con la Dirección Ejecutiva, con la finalidad de realizar un análisis de las

cuentas presupuestarias empleadas en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de

Cartago, incluyendo los códigos de cuentas 6.02.02 y 6.02.99, referentes a "becas a

terceras personas" y "otras transferencias a personas", tendientes a esclarecer el uso

razonable de dichos rubros. Lo anterior, en un plazo de tres meses contados a partir de la

fecha del presente informe de auditoría, todo de conformidad con el Clasificador por Objeto

del Gasto del Sector Público.”

En Proceso

AI-INF-003-2017


sobre la Aplicación de Recursos

Provenientes del Artículo N°5

Inciso b) de la Ley de

Simplificación y Eficiencia

Tributaria, Ley N°8114.

4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6,

4.7

Fuente: Oficio Nro.AM-TCI-0033-2019/UTGV-OF-793-2018 de fechas 09 de enero de 2019 y 19 de diciembre de

2018 y suscrito por el Ing. Dennis Aparicio Rivera, en calidad de Encargado de la Unidad Técnica de Gestión Vial.


Recomendación 4.2: "Los procesos de formulación de proyectos de inversión de obra vial

con recursos provenientes de la legislación objeto de estudio, esta Unidad durante el

periodo presupuestario, gestiona los procesos de levantamiento de necesidades en

campo, análisis de situación actual y valoración de posibles escenarios de intervención.

Una vez obtenida y procesada dicha información, se procede con la elaboración de los

Cumplida



Página 29 de 76

documentos asociados a fichas técnicas, etc con el fin de ser elevados a la Junta Vial

Cantonal para conocimiento y aprobación de dicho Cuerpo Colegiado. De manera tal que,

una vez se cuente con el aval respectivo se procede con la continuidad del proceso hasta

obtener la materialización de las obras. Debemos indicar que toda documentación

generada es consecuente con los formularios incorporados dentro del Sistema de Gestión

de Calidad de esta Corporación, además que esta información se incorporada en los

expedientes de proyectos. Por lo cual consideramos que esta recomendación se ha sido

asumida, gestionada e implementada por esta Unidad"...

Recomendación 4.3: "los expedientes de los proyectos ejecutados por esta Unidad son

recopilados y formulados considerando las observaciones y/o condiciones emitidas por el

Ministerio de Obras y Transportes, quien es el ente rector en el material vial a nivel

nacional. Lo anterior considerando los términos legales de los cuerpos normativos que nos

rigen. Además, dentro de los expedientes administrativos de cada uno de los proyectos se

incluyen tanto los aspectos especificados por el Ministerio para la formulación de

expedientes de proyectos viales, así como todos los formularios que se han ido

implementando como parte del desarrollo y robustecimiento del Sistema de Gestión de

Calidad de esta Organización.”

En proceso

Recomendación 4.4: "…los procesos de fortalecimiento de actividades de planificación,

ejecución, control y evaluación, orientados hacia una mejor ejecución y divulgación de los

proyectos, de igual manera han sido implementos durante el presente periodo.

Como medidas de acción para el fortalecimiento que se menciona en este apartado,

podemos indicar que se han realizado acciones que van desde la coordinación con el

departamento de Prensa para la divulgación de las obras previo, y durante la ejecución;

así como visitas "puerta a puerta" en las zonas a intervenir dando a conocer las

generalidades de las obras por ejecutar a todos los beneficiarios, y como último aspecto

de peso y relevancia, en algunos proyectos a modo de plan experimental, se han iniciado

aplicar encuestas a la población, que nos permitan medir de manera cuantificable la

satisfacción de los beneficiarios directos e indirectos. Debemos indicar además que,

durante los últimos meses, como parte de las actividades de mejora continua ejecutadas

por esta Unidad, se incorporaron herramientas (formularios) al Sistema de Gestión de

Calidad, contando con más insumos para un mejor control y seguimiento de los procesos

constructivos desarrollados por esta Unidad.”

Cumplida



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Recomendación 4.5: "…la gestión para el aseguramiento de la calidad en las obras de

inversión siempre ha sido prioritario para esta Dependencia, tanto asi, que es cultura de

esta oficina, incluir en todos los carteles de las licitaciones con fuerte componente en

atención a esta materia, condicionando a los proveedores a cumplir con un estricto plan de

auto control de calidad. Ahora bien, en atención a las recomendaciones emitidas tanto por

la Auditoria Interna (informe AI-INF-003-2017) y Auditoría Externa de Calidad, nos hemos

dado la tarea de formular un plan para la verificación de la calidad en obras de

infraestructura vial, dicho plan actualmente se encuentra incorporado dentro del Sistema

de Gestión de Calidad, mismo que se observa en el apartado del proceso 8P08. Sumado

a lo anterior, debemos rescatar que, desde los dos últimos periodos, se han gestionado

procesos de contratación administrativa para adquirir servicios profesionales para la

ejecución de ensayos y pruebas de calidad en los diferentes proyectos viales..."

Cumplida

Recomendación 4.6: "…la rendición de cuentas realizada por esta Unidad se realiza

acorde a lo establecido en el decreto ejecutivo número 40137-MOPT, siendo una única vez

al año la ejecución de esta disposición. En este sentido, esta Unidad estará considerando

las recomendaciones del apartado 4.6 del informe de rendición de cuentas del periodo

2018, el cual se encuentra en desarrollo, para ser presentado el próximo mes de enero

según lo dispuesto en el decreto supra..."

En proceso

Recomendación 4.7: "…el estudio orientado a fortalecer la estructura departamental de

esta Unidad, ha sido un pendiente por ejecutar dentro de las recomendaciones del informe

de auditoría, lo anterior debido a que como carga adicional a las funciones y actividades

que por rol nos corresponden, hemos tenido que dedicar además gran parte del tiempo, en

la formulación, gestión e implementación de las mejoras a nuestro proceso, cumpliendo

con lo dispuesto por la Administración en el sentido de crear una cultura de mejora continua

para el robustamiento de nuestro Sistema de Gestión de Calidad, así como las expuestas

en el informe AI-INF-003-2017. No obstante, debido al impacto e importancia de la

recomendación del informe para el mejoramiento de esta Unidad, nos permitimos indicar

que estaremos retomando las acciones para gestionar dicha recomendación durante las

primeras semanas del periodo 2019."

En Proceso

Fuente: Registros de la Unidad Auditoria Interna.



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Como se puede apreciar en el gráfico anterior, así como, en los registros de la Auditoría Interna, desde el año 2014 a la fecha existen un porcentaje de 0% de las recomendaciones en estado pendiente, un 67% de las recomendaciones fueron cumplidas y un 33% parcialmente cumplidas o en proceso.

Estado de Cumplimiento

de Recomendaciones2014 Valor relativo 2015 Valor relativo 2016 Valor relativo 2017 Valor relativo 2018 Valor relativo 2019 Valor relativo Acumulado Valor relativo

Cumplidas 21 100% 15 100% 5 100% 15 71% 1 5% 0 0% 57 67%

En Proceso 0 0% 0 0% 0 0% 6 29% 18 95% 4 100% 28 33%

Pendiente 0 0,00% 0 0,00% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0%

TOTAL 21 100% 15 100% 5 100% 21,00 100% 19 100% 4 100% 85 100%

Cuadro Comparativo, Grado de Cumplimiento de Recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna



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Cuadro N°2

Estado de cumplimiento de recomendaciones de Auditoría Externa Periodo 2018

Seguimiento de las Recomendaciones emitidas por la Auditoría Externa, Cartas de Gerencia correspondiente al periodo 2018

CARTA DE GERENCIA 1-2018

Hallazgo Recomendación Comentarios Administración5

Estado según la Auditoria Externa HALLAZGO 1: DEBILIDAD EN EL REGISTRO DEL CONSECUTIVO DE CHEQUES.

Evaluar el sistema de control interno establecido por la Municipalidad de Cartago para el registro de los cheques, con el fin de realizar los registros contables de manera cronológica.

La Administración Municipal mantiene estrictos controles en el manejo de los recursos públicos que administra, en el caso de los cheques el uso de los mismos se ha disminuido considerablemente a casos en donde por razones extraordinarias no sea posible realizar una transferencia bancaria, se mantiene un preciso control del consecutivo de los cheques, tanto los que se realizan como de los cheques en blanco que se tenemos en custodia. En el caso específico de este hallazgo es importante aclarar que la diferencia cronológica se da únicamente con los cheques para realizar el reintegro de caja chica a nombre de “Renan Olivares Cordero” encargado de la caja chica, la diferencia en el registro de la fecha se debe a que el sistema imprime el cheque con la fecha en que el encargado hace la solicitud del reintegro, pudiendo transcurrir un día o dos mientras se realiza la confección del cheque, siendo normal que en ese lapso de dos días se realicen otros cheques para otros compromisos municipales. Hemos tomado las medidas del caso y ya se realizaron los ajustes del sistema para que la fecha del cheque sea la del día que se está imprimiendo y no la del día que se realiza la solicitud del reintegro de caja chica.

5 Fuente: Carta de Gerencia CG 1-2018, confeccionado Por Despacho Carvajal & Colegiados, Contadores Públicos Autorizados.



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Hallazgo Recomendación Comentario Administración HALLAZGO 2: EXISTEN CUENTAS POR PAGAR CON ANTIGÜEDAD CONSIDERABLE MAYOR A UN AÑO

Realizar un análisis exhaustivo de las cuentas por pagar que presentan una antigüedad considerable para la determinación de aquellas que por sus características específicas no se cancelan oportunamente.

La Administración Municipal realiza

constantes revisiones sobre los saldos de

las cuentas por pagar, tanto de las de

corto plazo como de las de largo plazo, en

su mayoría estas cuentas corresponden a

proyectos que por su naturaleza o que por

algún aspecto técnico o legal aún se

encuentran en proceso de ejecución.

A partir del segundo semestre de 2018

hemos implementados la política de

realizar dos revisiones anuales de las

cuentas por pagar, una revisión en cada

semestre, lo anterior para verificar el

estado de cada proyecto y tomar las

medidas correspondientes para

ejecutarlos de la forma correcta. Hallazgo Recomendación Comentarios Administración

HALLAZGO 3: LA PROVISIÓN PARA CESANTÍA SOLO CUBRE LOS EMPLEADOS A PENSIONARSE DURANTE EL AÑO SIGUIENTE.

Realizar los registros

contables atinentes

al cumplimiento del

artículo 8 de la

Convención

Colectiva de Trabajo

y así cumplir con las

obligaciones

presentes, por medio

del reconocimiento

correspondiente de

la provisión de

cesantía. Lo anterior

requiere la

respectiva

actualización

periódica del saldo

en cada cierre

contable.

En relación con las Prestaciones Legales,

NICSP 25, Beneficios a Empleados, me

permito indicar que, en reuniones

sostenidas en varias ocasiones con la

Contabilidad Nacional, se planteó que se

hará el registro para las provisiones de

las prestaciones legales de los

funcionarios que se pensionaran al año

siguiente. Lo anterior en cuanto se

terminen de realizar todas las gestiones

correspondientes y las aclaraciones por

parte de la Contabilidad Nacional en

donde se pueda cumplir con el registro

del 100% de las provisiones. Me permito

indicar que al 31 de julio del 2019, ya se

encuentran totalmente registrada en los

Estados Financieros la provisión de

prestaciones legales del 100% de los

funcionarios municipales, cumpliendo

con lo establecido por el Código de

Trabajo y las políticas actuales.



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Hallazgo Recomendación Comentarios Administración HALLAZGO 4: DEFICIENCIA EN EL CONTROL DE LAS VACACIONES PENDIENTES POR DISFRUTAR.

Cumplir a cabalidad con las regulaciones administrativas con el fin de evitar que los empleados acumulen vacaciones, así mismo, se debe establecer un plan para el goce de las vacaciones de aquellas personas que tienen gran cantidad de días acumulados con el fin de cumplir con los lineamientos establecidos.

Con relación a las vacaciones me permito

indicar que para nuestros efectos estamos

al 100% con lo establecido en la NICSP

25 de acuerdo a la información

suministrada por el Departamento de

Recursos Humanos.

Además según consta en oficios y

acciones de personal la Alcaldía

Municipal en conjunto con el

departamento de RRHH ejecutó durante

el 2019 un plan de vacaciones para

funcionarios con vacaciones acumuladas.



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Seguimiento de hallazgos de Carta de Gerencia de años anteriores de las recomendaciones dirigidas a distintas áreas usuarias de la Municipalidad de Cartago

CG 1-2017

Hallazgo Recomendación Comentarios6

Administración

Estado de cumplimiento,

según la Auditoria Externa .

HALLAZGO 1: Debilidad En El Registro De La Nueva Cuenta Bancaria Y En El Registro Del Consecutivo De Cheques.

En nuestra visita a la Municipalidad de Cartago y durante la revisión de auditoría determinamos que para el mes de diciembre se apertura la cuenta del Banco de Costa Rica 001-0448625-0, sin embargo, no se realizó el registro del depósito del Patronato Nacional de la Infancia durante el periodo 2017, sino hasta el mes de febrero del 2018. Para efectos del estado financiero auditado se aplicó el ajuste al cierre del periodo. El cual se detalla en el estado de cuenta bancario:

También en el momento de revisar el consecutivo de cheques detectamos que los registros de cheques determinamos que no se encuentran registrados cronológicamente, como se muestra en seguida:

Al no registrar oportunamente el depósito en los estados financieros, se está reflejando una situación alejada de la realidad actual en la cuenta de efectivo e ingresos.

Corregido

Actualizado:

Se actualiza en

el hallazgo No.

1 de carta de

gerencia 2018.

HALLAZGO 2: DEFICIENCIAS DE PROPIEDADES INCLUIDAS EN EL REGISTRO

Realizamos consulta en el registro público confrontándolo con el registro auxiliar de Municipalidad. Mediante

De acuerdo a lo indicado por la administración están trabajando en el levantamiento, para lo cual se apegaron al

Pendiente

6 Fuente: Carta de Gerencia CG 1-2018, confeccionado Por Despacho Carvajal & Colegiados, Contadores Públicos Autorizados.



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AUXILIAR DE LA MUNICIPALIDAD

este procedimiento pudimos notar lo siguiente: 1. Existen propiedades a nombre de otros Propietarios. 2.Existen propiedades que no fueron localizadas por el número de finca que se encuentra en los registros auxiliares, únicamente por medio del número de plano catastro, al momento de hacer la consulta en el registro.

transitorio de los cinco años que indicó Contabilidad Nacional.

HALLAZGO 3: CUENTAS POR PAGAR CON ANTIGÜEDAD SUPERIOR A 6 MESES.

Al 31 de diciembre del 2016, los estados financieros de la Municipalidad de Cartago, incluyen cuentas por pagar que con corte a esa fecha ascendían a un monto de ¢5.730.010.532, de las cuales el ¢712.865.525 superaba los 6 meses y al 18 de diciembre del 2017 por ¢433.678.537.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración continúa con la depuración de las cuentas por pagar.

Este hallazgo se

actualiza para el

periodo 2018,

hallazgo No. 2

HALLAZGO 4: NO SE REALIZA UNA PROVISIÓN PARA LA CUENTA DE CESANTÍA.

Al efectuar nuestras pruebas de auditoría determinamos que no se presenta un registro contable de la provisión de cesantía, por los siguientes conceptos al 31 de diciembre del 2016, correspondiente al beneficio que disfruta el trabajador y contablemente no están reflejando en los estados de financieros, en la sección de pasivo la cuenta de cesantía.

Se realiza el registro contable de la provisión de cesantía, considerando los empleados que se van a pensionar el siguiente año.

Este hallazgo se

actualiza para el

periodo 2018,

en el hallazgo

No.4.




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Como se puede apreciar en el gráfico siguiente desde el periodo 2016 a la fecha existe un porcentaje de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoria Externa, a través de las Cartas de Gerencia de: 7% como Pendientes, 20% como cumplidas y 27% en Proceso. El 47% restante corresponde a los hallazgos que actualizan en las Cartas de Gerencia de periodo en periodo.




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Cuadro N°3

Estado de cumplimiento de recomendaciones de Auditoría Interna de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Periodo 2019


Recomendaciones

en Proceso de

Cumplimiento

Estado de

cumplimiento

actual según

Auditoria

AI-INF-002-2018

Informe de Auditoria de Tecnología de

Información y Comunicaciones sobre: el

Software relacionado al Proceso de

Compras

2.1

En Proceso

Recomendación: Establecer un cronograma de trabajo para la implementación del proyecto: “SISTEMA

ELECTRÓNICO DE COMPRAS PÚBLICAS SICOP”, dónde se establezcan entre otras cosas:

a. Desarrollar y aplicar un marco metodológico que guíe los procesos de implementación y considere la definición

de requerimientos (técnicos, operativos y jurídicos), plazos establecidos, así como, la elaboración y programación

de pruebas, la conversión de datos y puesta en producción.

b. Establecer controles y asignar funciones, responsabilidades y permisos de acceso al personal a cargo de las

labores de implementación.

c. Garantizar la participación activa de las unidades o áreas usuarias, las cuales deben tener una asignación clara

de responsabilidades; además de aprobar formalmente las implementaciones realizadas.

d. Instaurar líderes de proyecto, con una asignación clara, detallada y documentada de su autoridad y

responsabilidad.

Fuente: Oficio Nro. PROV-OF-2624-20219 y PROV-OF-2665-2019 fechados 24 de octubre de 2019 y 30 de octubre

de 2019, suscrito por: Licda. Jeannette Navarro Jiménez. Encargada Área Administrativa Financiera y Lic. Christian

Corrales Jiménez, jefe de Proveeduría Municipal a.i.


Sobre este punto ya en oficio AAF-OF112-2019 se había detallado un cronograma inicial de trabajo para la

implementación en cual tenía responsables y actividades. Debido a la complejidad resultó necesario sincronizar a

tres instituciones (Municipalidades-Racsa-Optec) y dos sistemas informáticos que están en lenguajes de

programación completamente diferentes, por lo que ha sido necesario extender en tiempo la puesta en marcha en

un 100% en sistema de compras SICOP.



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La administración siendo consciente de la importancia que tiene el poner en marcha la totalidad del sistema;

implemento una comisión permanente que se reúne todos los jueves para darles seguimiento al tema SICOP, para

lo cual se aportan las minutas de las reuniones efectuadas y los avances que cada área involucrada reporta.

Es importante indicar que este proceso ha permitido que diferentes áreas puedan adaptarse al nuevo sistema de

una manera más adecuada e integrada, ya que se han procesado una serie de contrataciones directas en SICOP.

Así también en materia de Licitaciones tanto abreviadas como públicas se ha dejado el papel atrás y los procesos

de más cuantía para la municipalidad ya se han realizado a través del sistema, permitiendo que los expedientes

puedan ser consultados en tiempo real, según los parámetros definidos en la plataforma electrónica.

Este tiempo ha permitido volver a repasar con el personal de las áreas usuarias los temas vistos en las

capacitaciones iniciales, solo que esta vez ya con compras reales en la cuales ellos se pueden empoderar del

proceso, del cual verán el resultado cuando su necesidad este satisfecha.

Criterio Auditoria

Según lo indicado en los oficios enviados por la administración, se procedió a solicitar una reunión para ampliar lo

referente a la evidencia de cada recomendación, se enviaron dos correos a la Licda. Jeannette Navarro J.,

solicitando una reunión sobre el seguimiento de recomendaciones, a lo cual, no se obtuvo respuesta para dicha

reunión, por lo tanto, la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la

recomendación.

AI-INF-002-2018




Compras.

2.2

Proceso

Recomendación: Gestionar las acciones necesarias para depurar los datos almacenados en la base de datos de

Wizdom, referentes a “proveedores”, así como, el establecimiento de validaciones para asegurar que la información

que se almacena, sea integra y confiable.


de 2019, suscrito por: Licda. Jeannette Navarro Jiménez. Encargada Área Administrativa Financiera y Lic Christian

Corrales Jiménez, jefe de Proveeduría Municipal a.i

Comentario Administración: Sobre esta recomendación se informa que actualmente todos los procesos de

adquisición de bienes y servicios, se realizan con la base del registro de proveedores que tiene SICOP. Sean estos

llevados a cabo por la plataforma de SICOP o bien los realizados fuera de este.



Página 40 de 76

Criterio Auditoria




reunión, ya que a la fecha del seguimiento, el sistema de Wizdom todavía se utiliza para realizar los trámites de

compras, por lo tanto, la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la

recomendación.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

Proceso

Recomendación: Gestionar y documentar la actualización de la lista de funcionarios “Supervisores y Suplentes”

del sistema Wizdom, de manera que se cumpla lo establecido en la normativa en vigor.



Corrales Jiménez, Jefe de Proveeduría Municipal a.i

Comentario Administración: En relación a la inconsistencia aquí mencionada, se ha de informar que desde la

recepción del documento en mención se realizaron las acciones necesarias para vigilar el cumplimiento de la

norma a través de los funcionarios con el rol de Supervisores y Suplentes.

Criterio Auditoria




reunión, adicional se extrajo información de la base de datos del SIAF referente a “Supervisores y Suplentes”, se

evidencia que a la fecha del seguimiento, todavía existen algunas inconsistencias por el ejemplo los caos de

VIRYAM CALVO ORTEGA y MARTA EUGENIA SALGADO SOLANO dos exfuncionarias de la Institución, por lo

tanto, la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la recomendación.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

Proceso

Recomendación: Valorar la inclusión, en las solicitudes de compras que son impresas, los siguientes datos:



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a- Inclusión del código y nombre del autorizador por parte del departamento de Proveeduría Municipal.

b- En las solicitudes que son anuladas incluirles el funcionario que realizó dicha anulación y la justificación

respectiva.




Comentario Administración: Según la información suministrada por Licda. Jeannette Navarro Jiménez., Encargada

del área administrativa Financiera, mediante oficio PROV-OF-2665-2019 del 30 de octubre del 2019, en atención al

oficio AI-OF-191-2019, referido a INFORMACION SOBRE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

CONTENIDAS DE AUDITORIA INTERNA, me permito detallar los siguientes datos al respecto.

“En relación a la inconsistencia aquí mencionada, se ha de informar que desde la recepción del documento en

mención se realizaron las acciones necesarias para vigilar el cumplimiento de la norma a través de los funcionarios

con el rol de Supervisores y Suplentes.”

Oficio AAF-OF-058-2019 del 15 de marzo del 2019,

“En el caso de la recomendación N°5 se procederá a solicitarle a la empresa OPTEC que realice las modificaciones

necesarias para los campos Observación y especificaciones, sean completado obligatorio al momento de

confeccionar los pedidos”

Criterio Auditoria





recomendación.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

Proceso

Recomendación: Gestionar ante el Área de Tecnología de Información y Comunicaciones, que los campos de las

siguientes tablas, sean requeridos y no puedan ser nulos.

a- En las Solicitudes de compras, el campo de “Observación”.

b- En el detalle de solicitudes de compra, el campo de “Especificaciones”.



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Comentario Administración: Según la información suministrada por Licda. Jeannette Navarro Jiménez., Encargada

del área administrativa Financiera, mediante oficio PROV-OF-2665-2019 del 30 de octubre del 2019, en atención al

oficio AI-OF-191-2019, referido a INFORMACION SOBRE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

CONTENIDAS DE AUDITORIA INTERNA, me permito detallar los siguientes datos al respecto.

“En relación a la inconsistencia aquí mencionada, se ha de informar que desde la recepción del documento en

mención se realizaron las acciones necesarias para vigilar el cumplimiento de la norma a través de los funcionarios

con el rol de Supervisores y Suplentes.”

Oficio AAF-OF-058-2019 del 15 de marzo del 2019,

“En el caso de la recomendación N°5 se procederá a solicitarle a la empresa OPTEC que realice las modificaciones

necesarias para los campos Observación y especificaciones, sean completado obligatorio al momento de

confeccionar los pedidos”

Criterio Auditoria





recomendación.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

Concluida

Recomendación: Establecer mecanismos de control dentro del Departamento de Proveeduría Municipal que

permitan garantizar que, un mismo funcionario de un Área/Departamento o Unidad, no pueda realizar y aprobar sus

mismas solicitudes de compra. En caso de excepciones, dejar la respectiva justificación, según caso fortuito.




Comentario Administración: Sobre la asignación de roles del personal de la Proveeduría y sobre la

recomendación de que las solicitudes de compra de este departamento sean tramitadas y aprobadas por



Página 43 de 76

funcionarios distintos, este aspecto fue atendido desde el inicio y fue comunicado en el oficio AAF-OF-058-2019

pagina 7, por lo tanto los perfiles permanecen ajustados a dicha recomendación, así, también se puede verificar en

el sistema que los pedidos son tramitados por un funcionario y aprobado por la jefatura del departamento de la

Proveeduría que es el caso que nos atañe.

En relación a las justificaciones se han mantenido una revisión detallada de las solicitudes y en los casos en que

se visto necesario se le ha pedido a unidad que realiza el pedido que una ampliación de los argumentos de

contratación, por lo general lo realizan con una nota adicional al pedido, así mismo se han anulado pedidos por falta

de justificación. Se adjuntan muestras de los correos enviados.

Criterio Auditoria

Según la información extraída de la base de datos del SIAF, referente a las solicitudes de compra del departamento

de Proveeduría Municipal entre los meses de marzo a noviembre del 2019, no se evidencia que un mismo

funcionario del departamento de proveeduría haga la solicitud y el mismo se la apruebe, por lo cual, la

recomendación se encuentra implementada.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

En Proceso

Recomendación: Establecer mecanismos de control dentro del Departamento de Proveeduría Municipal que

permitan garantizar que, las solicitudes internas del departamento, sean aprobadas, por un funcionario y autorizadas

por otro. En caso de excepciones, dejar la respectiva justificación del caso.





Según la información suministrada por Lic. Chistian Corrales Jiménez, a través del correo electrónico institucional

el día:

Jueves, 31 de octubre de 2019 09:26, asunto, RV: respuesta al oficio AM-TCI-2509-2019 el cual está relacionado

al oficio AIOF-191-2019, se indica,

“Buenas tardes don Alfredo

En atención al oficio AM-TCI-2509-2019 el cual está relacionado al oficio AI-OF-191-2019, me permito remitir el

oficio PROV-OF-2665-2019 en el cual se brinda la información solicitada.

En el segundo archivo es evidencia de lo expuesto en el oficio.



Página 44 de 76

Sobre la asignación de roles del personal de la Proveeduría y sobre la recomendación de que las solicitudes de

compra de este departamento sean tramitadas y aprobadas por funcionarios distintos, este aspecto fue atendido

desde el inicio y fue comunicado en el oficio AAF-OF-058-2019 página 7, por lo tanto los perfiles permanecen

ajustados a dicha recomendación, así, también se puede verificar en el sistema que los pedidos son tramitados por

un funcionario y aprobado por la jefatura del departamento de la Proveeduría que es el caso que nos atañe.”

Martes, 19 de noviembre de 2019 09:31, asunto, Seguimiento de recomendaciones.

“Buenas don Ricardo

En atención a su correo y a nuestra conversación del día sábado pasado, me permito remitirle las evidencias del

cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoria Interna externadas en el oficio AI-OF-191-2019.

Se adjunta el oficio AAF-033-2019, en el cual se aportan los pantallazos de los perfiles del personal de la

Proveeduría en la cual se evidencia que solo los que tenemos el rol de “Encargado de Compras” podemos aprobar

pedidos, en este caso solo la Licda. Gabriela Redondo y mi persona, el resto del personal solo puede hacer pedidos,

pero no aprobarlos.

En relación a la revisión sobre las justificaciones de los pedidos, le remito muestra los correos donde se han anulado

pedidos producto de esa revisión que se le aplica.

En sin más por el momento;”

Criterio Auditoria

Según la información extraída de la base de datos del SIAF, referente a las solicitudes de compra del departamento

de Proveeduría Municipal entre los meses de marzo a noviembre del 2019, se logró evidenciar que existen 124

registros que fueron aprobados y autorizados por un mismo funcionario “CHRISTIAN CORRALES JIMENEZ”, por

lo cual, la recomendación se encuentra implementada.

AI-INF-002-2018




Compras

2.3

Concluida

Recomendación: Establecer mecanismos de control dentro del Departamento de Proveeduría Municipal, que

permitan garantizar que las solicitudes de compra, contengan la justificación y especificaciones correspondientes.






Página 45 de 76


Según la información suministrada por Lic. Christian Corrales Jiménez, a través del correo electrónico institucional

el día:

Jueves, 31 de octubre de 2019 09:26, asunto, RV: respuesta al oficio AM-TCI-2509-2019 el cual está relacionado

al oficio AIOF-191-2019, se indica,

“Buenas tardes don Alfredo

En atención al oficio AM-TCI-2509-2019 el cual está relacionado al oficio AI-OF-191-2019, me permito remitir el

oficio PROV-OF-2665-2019 en el cual se brinda la información solicitada.

En el segundo archivo es evidencia de lo expuesto en el oficio.

Sobre la asignación de roles del personal de la Proveeduría y sobre la recomendación de que las solicitudes de

compra de este departamento sean tramitadas y aprobadas por funcionarios distintos, este aspecto fue atendido

desde el inicio y fue comunicado en el oficio AAF-OF-058-2019 página 7, por lo tanto los perfiles permanecen

ajustados a dicha recomendación, así, también se puede verificar en el sistema que los pedidos son tramitados por

un funcionario y aprobado por la jefatura del departamento de la Proveeduría que es el caso que nos atañe.”

Martes, 19 de noviembre de 2019 09:31, asunto, Seguimiento de recomendaciones.

“Buenas don Ricardo

En atención a su correo y a nuestra conversación del día sábado pasado, me permito remitirle las evidencias del

cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoria Interna externadas en el oficio AI-OF-191-2019.

Se adjunta el oficio AAF-033-2019, en el cual se aportan los pantallazos de los perfiles del personal de la

Proveeduría en la cual se evidencia que solo los que tenemos el rol de “Encargado de Compras” podemos aprobar

pedidos, en este caso solo la Licda. Gabriela Redondo y mi persona, el resto del personal solo puede hacer pedidos,

pero no aprobarlos.

En relación a la revisión sobre las justificaciones de los pedidos, le remito muestra los correos donde se han anulado

pedidos producto de esa revisión que se le aplica.

En sin más por el momento;”

Criterio Auditoria

Según la información extraída de la base de datos del SIAF, referente a las solicitudes de compra entre los meses

de marzo a noviembre del 2019, se logró evidenciar que las solicitudes que no cuentan con su debida justificación

se encuentran anuladas, por lo cual, la recomendación se encuentra implementada.



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AI-INF-002-2018




Compras

2.4

En Proceso

Recomendación: Realizar una revisión de los roles asociados a los perfiles del sistema Wizdom, documentando

el resultado de la revisión y procediendo a realizar los cambios y/o ajustes necesarios para asegurar la

información, esto de conformidad con el principio de necesidad de saber o menor privilegio.





Según la información suministrada por Licda. Jeannette Navarro Jiménez., Encargada del Área Administrativa

Financiera, mediante oficio PROV-OF-2665-2019 del 30 de octubre del 2019, en atención al oficio AI-OF-191-2019,

referido a INFORMACION SOBRE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES CONTENIDAS DE AUDITORIA

INTERNA, me permito detallar los siguientes datos al respecto.

“1.4 Inconsistencia en exfuncionarios activos en el sistema de Wizdom

En relación a las inconsistencias en exfuncionarios activos en el sistema Wizdom, se ha realizado una revisión de

los roles de las personas que se encuentran registradas y se realizaron las acciones correctivas para quitar los roles

y funciones de dichas personas. Se adjunta un ejemplo de una exfuncionaria a la que se actualizó el perfil y se

eliminaron los roles de compra.”

Criterio Auditoria




reunión, por lo que se solicita información al departamento de Tecnología de Información y Comunicaciones,

referente a los funcionarios que se encuentran activos en el sistema de Wizdom, se logra evidenciar que a la fecha

del seguimiento todavía existen funcionarios con roles incompatibles a sus funciones. “Listado usuarios con roles

20191204”, por lo tanto, la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la

recomendación.



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AI-INF-002-2018




Compras

2.4

Proceso

Recomendación: Realizar una revisión de los perfiles del sistema Wizdom, asignados a los funcionarios,

documentando el resultado de la revisión y procediendo a realizar los cambios necesarios para asegurar una debida

segregación de funciones, conforme a la normativa en vigor.














Criterio Auditoria






del seguimiento todavía existen funcionarios con roles incompatibles a sus funciones. “Listado usuarios con roles

20191204”, por lo tanto, la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la

recomendación.



Página 48 de 76

AI-INF-002-2018




Compras

2.4

Proceso

Recomendación: Realizar una revisión de los usuarios genéricos que tienen asignados perfiles del sistema

Wizdom, documentando el resultado de la revisión y procediendo a realizar los cambios necesarios, justificando la

necesidad de tenerlos, así como el responsable de la cuenta.














Criterio Auditoria






del seguimiento todavía existen usuarios genéricos activos. “Listado usuarios registrados 20191204”, por lo tanto,

la evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la recomendación.



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AI-INF-002-2018




Compras

2.5

Proceso

Recomendación: Fortalecer el control de monitoreo de cuentas de usuarios, ejecutándolo con más periodicidad

al año, a fin de inhabilitar los exfuncionarios que se encuentran activos en el sistema, o que son traslados a otros

departamentos y que no requieran de dicho acceso.




Comentario Administración: En relación a las inconsistencias en exfuncionarios activos en el sistema Wizdom,

se ha realizado una revisión de los roles de las personas que se encuentran registradas y se realizaron las acciones

correctivas para quitar los roles y funciones de dichas personas. Se adjunta un ejemplo de una exfuncionaria a la

que se actualizo el perfil y se eliminaron los roles de compra.

Criterio Auditoria





referente a los funcionarios que se encuentran activos en el sistema de Wizdom se logra evidenciar que a la fecha

del seguimiento todavía existen exfuncionarios activos. “Listado usuarios registrados 20191204”, por lo tanto, la

evidencia suministrada no cumple a satisfacción con la implementación de la recomendación.



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Como se puede apreciar en el gráfico anterior, así como, en los registros de la Auditoría Interna, del periodo 2019 a la fecha existen un porcentaje de 0% de las recomendaciones en estado No cumplido, un 17% de las recomendaciones fueron cumplidas y un 83% parcialmente cumplidas o en proceso.



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Cuadro N°4

Estado de cumplimiento de recomendaciones de Auditoría Externa de TI, Periodo 2019

Nro. de Informe Asunto

Recomendaciones en Proceso

de Cumplimiento

Estado de cumplimiento actual

2015

HALLAZGO 01: AUSENCIA DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN FORMAL PARA LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA DE INFORMÁTICA.

Implementada

Recomendación: Al Área de Recursos Humanos en coordinación con el Área de Informática:

1. Crear un plan formal de capacitación para el personal del Área de Informática, el mismo debe contemplar al

menos los siguientes aspectos:

a. Alineación estratégica

b. Objetivos del plan de capacitación.

c. Temas o áreas de conocimiento que se desean abordar.

d. Priorización de los temas o áreas de conocimiento que se desea abordar.

e. Cantidad de personal y personal al que va dirigido la capacitación.

f. Fechas de ejecución de las capacitaciones.

g. Costos asociados (capacitación, material, entre otros).

Fuente: Oficio Nro AI-OF-192-2019, fechado 16 de octubre de 2019, sobre

INFORMACIÓN SOBRE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES CONTENIDAS EN CARTAS DE GERENCIA

T.I 1-2017, INCLUYENDO CARTAS DE PERIODOS ANTERIORES.

Fuente: Carta Gerencia 2019, página 34

Se comprueba la existencia de un plan de capacitación formal para los funcionarios del área informática. Este plan

es elaborado por el Área de TIC´s se conforma de las necesidades de capacitaciones requeridas para el personal

de TI en la Municipalidad. Además , se cuenta con evidencia de los certificados de participación de los respectivos

colaboradores que participaron en las capacitaciones


“Del área de TIC.

Se realizan las reuniones respectivas con el funcionario Eduardo Rivera Arce recursos humanos, donde se

establece los lineamientos para el plan formal de capacitaciones de los funcionarios de TIC.



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2016

HALLAZGO 01: AUSENCIA DE UNA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE

PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Proceso

Recomendación: Desarrollar una metodología para la gestión de proyectos de tecnologías de información que

abarque el ciclo de vida del proyecto (inicio, planeación, ejecución, control y cierre), y que contemple como mínimo

aspectos como:

a. Análisis de factibilidad, viabilidad o bien análisis de las posibles alternativas para el desarrollo de un proyecto. b.

Alcance del proyecto. c. Roles y responsabilidades d. Costos y recursos requeridos (incluyendo recurso humano).

e. Riesgos. f. Cronograma. g. Gestión de la calidad. h. Monitoreo y mecanismos de control.


Se comprueba que, para diciembre 2018, se creó una metodología para la gestión de proyectos tecnológicos del

área de TIC. Está metodología está aprobada únicamente por el área de TIC y se espera su aprobación en el CTIC.

Además, según comentarios de la dirección, durante el periodo 2018 no se realizaron proyectos complejos que

ameritaran gestionarlos por medio la metodología documentada, por lo se gestionaron con la metodología enfocada

en brindar mantenimiento o mejoras, la cual se está tramitando con el área de gestión de la calidad, para la

incorporación de este documento en las normas institucionales.


Del área de TIC

Se creó el documento con la metodología para la gestión de proyectos, este se revisó a aprobó por los funcionarios

y director del área de TIC, se modificó el procedimiento 7PO4 en el apartado Adquisición de herramientas

informáticas (3.1.5) y se envió a los encargados del sistema de gestión de calidad para que lo incluyan dentro del

sistema, con lo quedará como documento de uso oficial.

En la última sección ordinaria N#3-2019 del martes 15 de octubre de la CTIC fue aprobada la metodología, a partir

de este momento se deben de capacitar a los funcionarios en la utilización del mismo, por recomendación de la

auditoria externa se debía de aprobar antes de implementarlo por esta.

2016

HALLAZGO 08: AUSENCIA DE UN PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

DE T.I.

Proceso

Recomendación: Al Área de Informática:

1. Gestionar la definición, aprobación y divulgación de un procedimiento para gestionar la Calidad, con el fin de

detallar cómo se llevará a cabo todo el proceso de mejora continua de los servicios y productos que ofrece el Área

de Informática. El proceso de gestión de calidad de TI se puede enfocar en los siguientes puntos: a. Se debe definir

un proceso de planeación el cual de contemplar las siguientes actividades:



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i. Definir los servicios y productos de TI que se van medir. ii. Definir las métricas e indicadores que van a dar apoyo

al proceso de medición. iii. Elaborar encuestas de satisfacción a los usuarios de la Municipalidad para medir la

percepción en la calidad de los servicios. iv. Definir un cronograma y programa de trabajo que indique los pasos a

seguir para realizar las mediciones. b. Ejecutar el programa de trabajo y documentar los resultados y mejoras

obtenidos. c. Verificar y dar seguimiento al proceso de ejecución y resultados de las mediciones, para ello se debe

considerar lo siguiente: i. Verificar e identificar desviaciones entre los resultados obtenidos contra las métricas e

indicadores definidos inicialmente. ii. Verificar las encuestas de satisfacción de los usuarios y determinar cuáles son

los puntos que más requieren atención, según la percepción de estos. d. Desarrollar una estrategia de mejora

contemplando lo siguiente: i. Definir y ejecutar planes de acción correctivo para las debilidades identificadas. ii.

Documentar los resultados obtenidos y presentarlos ante el Comité de TI para su respectivo conocimiento.

2. Garantizar que el procedimiento se alinee a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad definidos por la

Municipalidad.

3. Presentar el procedimiento ante el Comité de TI para su respectiva aprobación

Fuente:


Se comprueba la existencia de un procedimiento para la gestión de la calidad de los servicios de TI, este

procedimiento se comenzó a implementar en mayo 2019, y como parte del procedimiento se espera realizar

encuentras mensuales a los colaboradores de la Municipalidad, midiendo aspectos como calidad del servicio,

satisfacción del servicio, grado de atención recibida, entre otros.

Sin embargo, este procedimiento aún no cuenta con la aprobación formal de la CTIC, ni se evidencia su mención

dentro del procedimiento 7P04 Gestión de TI. Adicionalmente, este procedimiento no cuenta con número de

indicador ni los responsables inmediatos de su ejecución. Cabe destacar que se están informe mensual con los

resultados de cada solicitud o incidente presentado, sin embargo, dentro del procedimiento presentado, se

menciona la creación de un plan de acción que según recomendaciones debe tener aspectos como estrategia de

mejora, puntos de atención, etc. Que no se logran evidenciar dentro del plan de acción "SNC0119" que fue

suministrado. Además de que según el procedimiento se debe realizar un informe aprobado por el área de TIC y

ser llevado al CTIC para su conocimiento, él cual no se ha podido presentar.


Del área de TIC

Ya se encuentra formalizado el procedimiento de gestión de calidad de servicios del área de TI, la CTIC en la sesión

ordinaria N# 3-15-2019 del martes 15 de octubre aprobó este documento.



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2016

HALLAZGO 09: AUSENCIA DE UN PLAN FORMAL PARA LA GESTIÓN DE LA CAPACIDAD Y DESEMPEÑO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE LA MUNICIPALIDAD DE CARTAGO.

Proceso

Recomendación: 1. Generar un modelo de monitoreo como parte del procedimiento existente para la plataforma

tecnológica considerando al menos los siguientes aspectos: a. Periodicidad del monitoreo. b. Indicadores de

rendimiento. c. Herramienta utilizada para el monitoreo (parámetros de configuración). d. Umbrales de monitoreo

(gestión de alertas). e. Reportes periódicos (mensuales o según la periodicidad que se defina) de los siguientes

aspectos: i. Reportes de disponibilidad. ii. Reportes de capacidad. iii. Reportes de excepciones (situaciones

esporádicas que pueden levantar una alerta sobre capacidad o disponibilidad).

2. Generar un plan de capacidad y desempeño incluyendo un análisis del comportamiento en el consumo de

recursos. En el mismo se debe realizar una proyección de los recursos para determinar cuál va a ser el consumo

futuro por parte de la Municipalidad y así generar una estrategia para sustentar los recursos que se van a requerir

a futuro. Además, se debe incluir un plan de trabajo incluyendo los aspectos a realizar durante el periodo, entre

ellos: a. Componentes que se deben actualizar en el proceso de monitoreo (nuevo equipo, retiro de ítems de

configuración). b. Implementación de nuevas herramientas o nuevas configuraciones. c. Identificación de

parámetros a monitorear. d. Gestión de acuerdos de nivel de servicio o acuerdos de nivel operativo (en caso de que

existan). e. Entre otros aspectos.

Fuentes: Carta Gerencia 2019, página 28

El hallazgo se encuentra en proceso, debido a que el procedimiento aún se encuentra pendiente de aprobación por

parte del Comité de Tecnología de Información y Comunicaciones.


Del área de TIC

Se formuló el plan para la gestión de la capacidad y desempeño de la plataforma tecnológica de la municipalidad

de Cartago se envían los formularios al área de planeamiento 7F80 - 7F79 y fueron incluidos en el sistema de

Gestión de Calidad en el procedimiento 7P04.

Se implementó la herramienta Microsoft System Center Operation Manager para apoyar la gestión de ña plataforma

tecnológica en reporte, actualizaciones, umbrales y monitoreo.

Los sistemas operativos están estandarizados. Se ha renovado la plataforma base tecnológica. Se ha

implementada servicese en nube. Las necesidades tecnológicas han cambiado y ya no se maneja todo onpremise

ahora la tendencia es el modelo de nube el cual se está implementando.



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2016

HALLAZGO 12: AUSENCIA DE BITÁCORAS PARA EL MÓDULO DE

ACTIVOS FIJOS Y FALTA DE REVISIÓN DE LAS BITÁCORAS PARA EL SISTEMA

WIZDOM

Proceso

Recomendación: 1. Efectuar una valoración de los sistemas de información actuales que no poseen pistas de

auditoría con el fin de determinar la factibilidad de implementar dicho control en ellos.

2. Para aquellos módulos que no poseen pistas de auditoría, implementar las bitácoras respectivas considerando

al menos: a. Identidad del usuario del sistema. b. Recursos solicitados. c. Acciones privilegiadas solicitadas. d.

Identificador de la terminal. e. Hora de inicio y finalización. f. Número de intentos de conexión.

3. Definir formalmente los responsables de revisar las pistas de auditoría de los sistemas de información de la

Municipalidad. Además, se debe definir la periodicidad de las mismas.

4. Revisar y dar seguimiento a las pistas de auditoría de cada uno de los distintos sistemas de información de la

Municipalidad. Para ello se debe: a. Elaborar un cronograma para planificar de forma periódica la revisión de pistas

de auditoría. b. Generar informes de los resultados de la revisión para comunicarlos a las respectivas direcciones.

c. Generar planes de acción de los casos que presenten inconsistencias en las pistas de auditoría.

Fuentes: Carta Gerencia 2019, página 28

La implementación de bitácoras del módulo de activos fijos y en general del sistema WIZDOM, se encuentra en

estado de análisis, desarrollo y pruebas técnicas. Además, para el mes de julio del año 2019 se espera trasladar

dicha implementación de bitácoras al ambiente de producción.


Del área de TIC

En referencia a este hallazgo del módulo de bitácoras activos fijos los mismos fueron completados al 100% en la

migración y actualización de los Wizdom a su nueva versión y base de datos pasando de 2008 r2 a 2016.

2016

HALLAZGO 14: NO SE CUENTA CON UN DOCUMENTO INTEGRAL QUE CENTRALICE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Proceso

Recomendación: Al Comité de Tecnologías de Información y Comunicaciones en coordinación con el Área de

Informática:

1. Valorar la consolidación de los lineamientos de seguridad de la información con el fin de evitar la duplicidad de

lineamientos y tener un mejor control del versionamiento de documentos. 2. Definir lineamientos en complemento

con la política de seguridad de la información para los siguientes aspectos: a. Gestión de activos de TI: Definir

políticas para la clasificación de activos según su criticidad y nivel de seguridad requerido. Además, se debe incluir

lineamientos para el uso de dispositivos removibles (por ejemplo, llaves USB, HDD portables, etc.). b. Lineamientos



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de seguridad para el mantenimiento de sistemas e implementación de software. c. Lineamientos para la gestión de

aquellos incidentes que comprometan la seguridad de la información. 3. Integrar el proceso de seguridad de la

información con el proceso de continuidad de TI, en el cual se identifique cuales aspectos mínimos se deben

considerar durante la ejecución del plan de continuidad.

4. Efectuar las gestiones para que la política de seguridad de información se revise y apruebe por parte de la

instancia correspondiente, considerando el visto bueno de las áreas usuarias. 5. Capacitar a las áreas usuarias en

la implementación de medidas de seguridad de la información y dar seguimientos a los casos que poseen un mayor

riesgo.

Al Área de Informática en coordinación con la Auditoría Interna

6. Realizar seguimientos periódicos al cumplimiento de la política de seguridad de la información y documentar los

resultados de la revisión.


Se ha realizado revisiones y modificaciones del documento Políticas de Seguridad de la Información por parte de

los involucrados del Área de Tecnología de Información y Comunicaciones, se registra la revisión por parte del

encargado de área en la fecha 13 de mayo del 2019. Sin embargo, se encuentra a la espera de la aprobación por

parte de la Comisión de Tecnología de Información y Comunicaciones.

Comentario de Administración

Del área de TIC

Se cuenta con el documento que centraliza la gestión de la seguridad de la información en mismo fue aprobado en

la sección ordinaria de la CTIC N#3-2019 del martes 15 de octubre.

2016 HALLAZGO 07: AUSENCIA DE UN MODELO INTEGRAL DE ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN.

Concluida

Recomendación: A la Comisión de Tecnologías de Información en coordinación con el Área de Informática:

1. Efectuar las gestiones para que las distintas áreas de la Municipalidad coordinen entre ellas y definan un modelo

de arquitectura de la información el cual refleje la relación y comunicación de datos entre los procesos de la

Municipalidad. Para ello se debe considerar los siguientes componentes:

a. Procesos de negocio.

b. Gestión de la información.

c. Procesos y servicios de TI.

d. Sistemas de información

e. Personal involucrado en la manipulación de datos.

f. Datos municipales.



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2. Revisar el modelo de arquitectura de información al menos una vez al año, con el fin de mantenerlo actualizado

de acuerdo con cambios en la infraestructura, personal o procesos de la Municipalidad.

Fuente:


Se cuenta con el documento del modelo integral de la arquitectura de la información el mismo fue aprobado en la

sección ordinaria de la CTIC N#3-2019 del martes 15 de octubre.

2016

HALLAZGO 14: NO SE CUENTA CON UN DOCUMENTO INTEGRAL QUE CENTRALICE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Proceso

Recomendación:

Al Comité de Tecnologías de Información y Comunicaciones en coordinación con el Área de Informática:

1. Valorar la consolidación de los lineamientos de seguridad de la información con el fin de evitar la duplicidad de

lineamientos y tener un mejor control del versionamiento de documentos. 2. Definir lineamientos en complemento

con la política de seguridad de la información para los siguientes aspectos: a. Gestión de activos de TI: Definir

políticas para la clasificación de activos según su criticidad y nivel de seguridad requerido. Además, se debe incluir

lineamientos para el uso de dispositivos removibles (por ejemplo, llaves USB, HDD portables, etc.). b. Lineamientos

de seguridad para el mantenimiento de sistemas e implementación de software. c. Lineamientos para la gestión de

aquellos incidentes que comprometan la seguridad de la información. 3. Integrar el proceso de seguridad de la

información con el proceso de continuidad de TI, en el cual se identifique cuales aspectos mínimos se deben

considerar durante la ejecución del plan de continuidad.

4. Efectuar las gestiones para que la política de seguridad de información se revise y apruebe por parte de la

instancia correspondiente, considerando el visto bueno de las áreas usuarias. 5. Capacitar a las áreas usuarias en

la implementación de medidas de seguridad de la información y dar seguimientos a los casos que poseen un mayor

riesgo.

Al Área de Informática en coordinación con la Auditoría Interna

6. Realizar seguimientos periódicos al cumplimiento de la política de seguridad de la información y documentar los

resultados de la revisión.


Se ha realizado revisiones y modificaciones del documento Política de Seguridad de la Información por parte de los

involucrados del Área de Tecnología de Información y Comunicaciones, se registra la revisión por parte del

encargado de área en la fecha 13 de mayo del año 2019. Sin embargo, se encuentra a la espera de la aprobación

por parte de la Comisión de Tecnología de Información y comunicación.



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Del Área de TIC

Se cuenta con el documento del modelo integral de la arquitectura de la información el mismo fue aprobado en la

sección ordinaria de la CTIC N#3-2019 del martes 15 de octubre.

2017 HALLAZGO 02: AUSENCIA DE UNA PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROBLEMAS

Proceso

Recomendación:

Al Área de Informática:

1. Diseñar e implementar un procedimiento para la administración de problemas informáticos, el mismo se puede

incluir como una actualización del documento 7P04 Gestión de TI V.05 en el apartado 3.2.2 Atención de incidencias

informáticas, de tal forma que se le pueda dar seguimiento a los incidentes recurrentes y poder encontrar una

solución final a los mismos, evitando que afecten la disponibilidad de los servicios informáticos, especialmente los

que son críticos para la municipalidad. Dentro del procedimiento se debe considerar como mínimo lo siguiente. a.

Identificación de problemas mediante incidentes repetitivos o conocidos. b. Clasificación de problemas según

categoría, impacto, urgencia y prioridad. c. Determinar la causa raíz del problema. d. Definir un plan de acción para

la resolución de problemas. e. Definir el proceso de cierre del problema.

2. Se recomienda tomar en cuenta las buenas prácticas de ITIL V3 2011, para realizar el procedimiento de

administración de problemas, el cual se ubica en la Fase de Operación, en el proceso de Gestión de Problemas,

además tomar en cuenta Gestión de Solicitudes y Gestión de Incidentes, de tal modo que se considere las

diferencias entre estos procedimientos.


En la sección Atención de incidentes del procedimiento 7P04 Gestión de TI, se realiza una aclaración de qué es

considerado un problema. Sin embrago, no se define una gestión de problema como tal, por lo que se considera

que no se ha atendido a las recomendaciones brindadas, debido a esto el estado del hallazgo queda pendiente.


Del Área de TIC

Ya se encuentra implementado el sistema de gestión de incidentes, incluido dentro de la intranet municipal -

MUNIRED y el área de planeamiento y control interno ya lo integraron en el como parte del procedimiento 7P04

gestión de TIC.



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Fuente: Registros de la Unidad Auditoria Interna Como se puede apreciar en el gráfico siguiente al periodo 2019 existe un porcentaje de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoria Externa, a través de las Cartas de Gerencia de: 0% como No Cumplidas, 22% como Cumplidas y un 78% en Proceso.



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CUADRO N°5

DETALLE DE ACTIVIDADES EJECUTADAS PERÍODO 2019

Plan Estratégico de la Auditoría Interna y sus modificaciones 1

Presupuesto de la Auditoría Interna y sus modificaciones 2

Plan Anual de Trabajo 2

Plan Anual de Capacitación 1

Presentación del Plan Anual de Trabajo al Concejo Municipal 1

Elaboración de oficios (correspondencia enviada) 237

Elaboración de memorandos (correspondencia enviada) 70

Archivo y gestión documental de la Auditoría Interna 1

Asistencia a reuniones y convocatorias varias 9

Asistencia al Concejo Municipal y sus Comisiones 5

Legalización de libros (trámite de apertura y cierre) 37

Emisión de advertencias 11

Atención de Asesorías solicitadas (verbales y escritas) 3

DETALLE DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS

SERVICIOS PREVENTIVOS

Cantidad / Ejecutadas



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Estudios de admisibilidad de denuncias y/o solicitudes de investigación 14

Traslado de documentos de competencia administrativa 12

Relaciones de Hechos y Denuncias Penales 7

Informes de Auditoría 6

Atención a requerimientos de la Contraloría y Procuraduría General de laRepublica, Asamblea Legislativa y otros entes externos

3

Denuncias trasladadas por la Contraloría General de la Republica 2

Denuncias trasladadas por la Procuraduría General de la República 2

Seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y laAuditoría Externa, así como las disposiciones de la Contraloría General de laRepublica e informe estado de recomendaciones

19

Seguimiento a Relaciones de Hechos y Denuncias Penales 3

Total, de actividades realizadas por la auditoría interna 448

Fuente: Informe de Labores (Auditoría Interna Municipalidad de Cartago)

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

DETALLE DE ACTIVIDADES

SERVICIOS DE AUDITORÍA

REQUERIMIENTOS DE ENTES GUBERNAMENTALES SUPERIORES

Cantidad / Ejecutadas



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Cuadro N° 6

Registro de Autorización (Apertura y Cierre) de Libros Periodo 2019

Nro. Libro

Fecha Cierre/

Apertura Nro. Folios

Nombre Responsable del custodio

Dependencia Asiento/ Folios

89 31/01/2019 Apertura 400 Secretaria del Concejo Municipal y Secretaría

Concejo Municipal 154

99 y 100


Concejo Municipal 155 100

86 04/03/2019 Cierre 400 Secretaria del Concejo Municipal y Secretaría






3 05/03/2019 Apertura 400 Secretario (a) de la Comisión

Comisión Permanente de Gobierno y Administración

001 2

7 18/03/2019 Cierre 400 Secretario (a) de la Comisión

Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto

113 189






Comisión de Tecnologías de Información y Comunicaciones

117 193


Comisión Permanente de Asuntos Culturales

003 3



3 y 4



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Nro. Libro

Fecha Cierre/





Comisión Permanente de Asuntos Culturales

115 191



2 28/05/2019 Apertura 200 Contador Municipal Contabilidad Municipal 005

4 y 5

7 25/06/2019 Apertura 250 Secretario de Junta Directiva

Junta Directiva, Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago

007 5 y 6





008 6

1 30/07/2019 Cierre 200 Contador Municipal Contabilidad Municipal 118

194 y 195





195 y 196



7 y 8



196 y 197





Página 64 de 76

Fuente: Registros de Libro de Actas N° 1 “Apertura y Cierre” de la Auditoria Interna, Libro de Actas N° 002 para la Legalización de Libros de la Municipalidad de Cartago, específicamente para su Apertura y Libro de Actas N° 003 para la Legalización de Libros de la Municipalidad de Cartago, específicamente para su Cierre.

Nro. Libro

Fecha Cierre/






122 198




Comisión Permanente de Obras Públicas

012 8 y 9



123 199 y 200


Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos

013 9






Comisión Permanente de Obras Públicas

001 2



015 10 y 11


Comisión Permanente de Seguridad

016 11





4 y 5

5 04/11/2019 Cierre 250 Secretario de Junta Directiva

Junta Directiva, Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago

004 5 y 6



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En el grafico siguiente se detalla el servicio Legalización de Libros, específicamente su cierre y apertura, brindado por la Auditoria Interna para el periodo 2019.

Fuente: Registros de Libro de Actas N° 1 “Apertura y Cierre” de la Auditoria Interna, Libro de Actas N° 002 para la Legalización de Libros de la Municipalidad de Cartago, específicamente para su Apertura y Libro de Actas N° 003 para la Legalización de Libros de la Municipalidad de Cartago, específicamente para su Cierre.



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Cuadro N°7

Estudios de Auditoria Planificados Vrs Estudios de Auditoria Ejecutados

Plan Anual de Trabajo 2019

PATEstudios de auditoria

PlaneadosEstudios de auditoria

EjecutadosProductos de Auditoría Terminados En Proceso Pendientes

1.Auditoria Financiera sobre elproceso de Transferenciascorrientes a entidades privadassin fines lucro "MarcoNormativo y RequisitosPrevios"

AI-INF-001-2018

2.Auditoria Financiera sobre elproceso de Transferenciascorrientes a entidades privadassin fines lucro "Asignación deRecursos y Presupuestaciónde los Recursos Asignados"

AI-INF-004-2018

3.Auditoria Financiera sobre elproceso de Transferenciascorrientes a entidades privadassin fines lucro "Giro de losrecursos y Liquidación deCuentas"

AI-INF-005-2018

4. Remisión del informe FinalNro. AI-INF-001-2019 AuditoriaFinanciera sobre el proceso detransferencias corrientes aentidades privadas sin fines delucro informe sobrerazonabilidad de saldos periodo2014-2017

AI-INF-001-2019

2018Proceso de Transferencias

de Capital31



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Relación de Hechos N° AI-RH-002-2018 sobre “EventualManejo Irregular y Desvio deMezcla Asfáltica, destinada aProyectos Municipales, Año2018

AI-RH-002-2018 1

Resultados del Estudioefectuado por la AuditoriaInterna sobre presunto faltantede dinero en el CCDRC duranteel 2015 - Expediente N°17-002385-0058-PE

AI-OF-152-2019

Remisión de cronología deactividades administrativassobre diferenciación de jornadaordinaria continua de trabajo yhorario de trabajo de losfuncionarios de laMunicipalidad de Cartago

AI-OF-201-2019

Remisión informe cronología deactividades administrativassobre contratación directa pordemanda N°2018CD-000357-MUNIPROV y modificaciónunilateral artículo N°208 delReglamento de la Ley deContratación Administrativa

AI-OF-207-2019 2

Remisión informe final N° AI-INF-002-2019 Auditoria deCarácter especial sobre elSistema de Control Interno delproceso de contratacionesdirectas: Alquiler de camionespara recolección de basura portonelada transportada,contrataciones directasnúmeros 2017CD-000898-MUNIPROV y 2018CD-000114-MUNIPROV

AI-INF-002-2019 2

Respuesta a correo electrónicocronología de actividades decontrol y fiscalización:ampliación noticia críminis

AI-OF-215-2019

Traslado de gestión: NoticiaCríminis N°AI-NC-001-2019

AI-NC-001-2019

2019

Trámite de Denuncias,procesos Legales yJudiciales- Estudiosfrecuentes o continuosServicios Preventivos

1



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Remisión Relación de HechosN° AI-RH-001-2019 sobreeventual pago irregular aentrenadores de disciplinasdeportivas de Atletismo yVoleibol en el CCDRC, año2019

AI-RH-001-2019

Remisión Relación de HechosN° AI-RH-002-2019 sobreeventual ejecución irregular delos términos cartelarios ycontractuales en el CCDRC,año 2019

AI-RH-002-2019

Remisión Relación de HechosN°AI-RH-003-2019 sobreeventual adjudicación y pagoirregular de uniformes parajuegos deportivos nacionalesen el Comité Cantonal deDeportes y Recreación deCartago, año 2019"

AI-RH-003-2019

2019

Seguridad de laInformación en el Area deTICs

Remisión informe final N° AI-INF-003-2019 Auditoria deTecnología de Información yComunicaciones sobre Gestiónde Seguridad de la Información

AI-INF-003-2019 1

2019

Aplicación de recursosmunicipales en la red vialcantonal / RequerimientosLegales, según vigencia yviabilidad.

Nota 1. (AI-RH-002-2018) 1

2019Proceso ContrataciónAdministrativa

Nota 2. (AI-OF-207-2019 / AI-INF-002-2019)

1

2019

Planificación Urbana /Proceso Permiso del Usodel Suelo

1

2019

Transferencias Ley dePartidas Específicas N°7755 / Transferencias porPartidas Específicas 1

8 15 6 0 2

Notas:

3. En el período 2019 se continuaron los estudios que quedaron en proceso del Plan Anual de Trabajo 2018.

Fuente: Registros de la Unidad Auditoria Interna

2019Contratación Administrativa en el CCDRC

1

TOTALES PLAN ANUAL

1.Con la emisión de la Relación de Hechos AI-RH-002-2018, esta Auditoria Interna abarca lo programado en el Plan Anual de Trabajo para el

año 2019 respecto a "Aplicación de recursos municipales en la red vial cantonal" / "Requerimientos Legales, según vigencia y viabilidad".

2.Con la emisión de la Cronología de Actividades contenida en oficio AI-OF-207-2019 y el informe AI-INF-002-2019, esta Auditoria Interna

abarca lo programado en el Plan Anual de Trabajo para el año 2019 respecto a " Proceso de Contratación Administrativa "



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Cuadro N°8

MUNICIPALIDAD DE CARTAGO AUDITORIA INTERNA

CUADRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES (TALLERES, CURSOS, SEMINARIOS) PERIODO 2019

NOMBRE CAPACITACION RECIBIDA Fecha del curso Horas

efectivas

Araya Leandro Alfredo AUDITOR INTERNO

Unidades Compradoras /Proveedurías (SICOP)7.

Del 1 al 12 de abril, 2019

30 hrs

Total de horas 30 hrs Alfaro Peña Lester

ASISTENTE AUDITORIA Valoración Interal (sic) del

proceso de auditora. Del 27 al 30 de

mayo, 2019

32 hrs

Total de horas 32 hrs Arce Arroyo Yessi

ASISTENTE AUDITORIA 1 Unidades Compradoras

/Proveedurías (SICOP). Valoración Interal (sic) del

proceso de auditora.

Del 1 al 12 de abril, 2019.

Del 27 al 30 de mayo de 2019

30 hrs

32 hrs

Total de horas 62 hrs Chaves Rodríguez Ricardo

ASISTENTE DE AUDITORIA

INFORMÁTICO

Unidades Compradoras /Proveedurías (SICOP).

Del 18 al 29 de marzo, 2019

30 hrs

Total de horas 30 hrs Ramirez Coto Sergio




Del 1 al 12 de abril, 2019.


30 hrs

32 hrs

Total de horas 62 hrs Vega Redondo Dennis




Del 18 al 29 de marzo, 2019


30 hrs

32 hrs

Total de horas 62 hrs Fuente: Registros de la Unidad Auditoria Interna

7 Aprobado según consta en acuerdo municipal del Acta N° 227-2019, artículo VI de sesión Ordinaria efectuada el 26 de marzo de 2019.



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Imagen N° 1 Matriz de Cumplimiento de Metas

Meta N°1: Plan Operativo Anual 2019

Fuente: Captura de pantalla del Sistema Delphos.



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Imagen N° 2

Matriz de Cumplimiento de Metas Meta N°2: Plan Operativo Anual 2019




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Imagen N° 3

Matriz de Cumplimiento de Metas Meta N°3: Plan Operativo Anual 2019




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Cuadro N°9

Comparativo Presupuesto Total Asignado Vs Presupuesto Ejecutado

Ejercicio Económico 2019

Fuente: Reporte de Presupuesto de Egresos – Planificación Plan Anual Operativo 2019- diciembre-

DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO

SOLICITADO 2019 PRESUPUESTO APROBADO 2019

PRESUPUESTO EJECUTADO 2019

% EJECUCIÓN PRESUPUESTO

Actividades de capacitación ₡4 000 000,00 ₡1 000 000,00 ₡1 000 000,00 100,00%

Servicios en ciencias económicas y sociales ₡3 750 000,00 ₡3 600 000,00 ₡3 598 230,45 99,95%

Servicios jurídicos ₡11 000 000,00 ₡2 000 000,00 ₡1 996 500,00 99,83%

Tintas, pinturas y diluyentes ₡300 000,00 ₡300 000,00 ₡298 044,56 99,35%

Remuneraciones ₡0,00 ₡161 538 437,80 ₡156 201 683,02 96,70%

Mantenimiento y reparación de equipos y mobiliario de oficina

₡500 000,00 ₡125 000,00 ₡120 000,00 96,00%

Impresión, encuadernación y otros ₡150 000,00 ₡75 000,00 ₡66 500,00 88,67%

Seguros ₡0,00 ₡1 636 197,25 ₡1 282 165,74 78,36%

Equipo y mobiliario de oficina ₡1 500 000,00 ₡900 000,00 ₡680 000,00 75,56%

Servicios generales ₡0,00 ₡150 000,00 ₡110 000,00 73,33%

Equipo de cómputo ₡0,00 ₡800 000,00 ₡577 600,00 72,20%

Útiles y materiales de oficina y cómputo ₡100 000,00 ₡25 000,00 ₡0,00 0,00%

Productos de papel, cartón e impresos ₡80 000,00 ₡80 000,00 ₡0,00 0,00%

Útiles y materiales de limpieza ₡50 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

Otros útiles, materiales y suministros diversos ₡50 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

Viáticos dentro del país ₡250 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

Servicios de tecnologías de información ₡2 400 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

Servicios de ingeniería ₡8 000 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

Otros servicios de gestión y apoyo ₡2 000 000,00 ₡0,00 ₡0,00 0,00%

TOTALES ₡34 130 000,00 ₡172 229 635,05 ₡165 930 723,77 96,34%



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Observaciones al Presupuesto: 1. En el mes de agosto de 2019, mediante oficio número AI-OF-147-2019 con referencia “SOLICITUD DE AJUSTE Y/O RECURSOS EXTRAORDINARIO PAO/PRESUPUESTO EJERCICIO ECONÓMICO AÑO 2019 AUDITORIA INTERNA”; la Auditoría Interna gestionó la “SOLICITUD DE RECURSOS ADICIONALES” mediante formulario 6F15, con el objetivo de reforzar las partidas presupuestarias de “Actividades de Capacitación”, “Servicios Jurídicos” y “Servicios en ciencias económicas y sociales” por montos de ¢1,500,000.00, ¢2,850,000.00 y ¢2,850,000.00 respectivamente. Cabe indicar que dicha solicitud fue gestionada por la Administración, a lo cual indicaron mediante oficio número AAF-OF-306-20198 de fecha 05 de setiembre de 2019 suscrito por la Encargada del Área Administrativa Financiera, que: “ (…) Me permito informarle que la Municipalidad de Cartago no dispone en este momento de recursos económicos para atender dicha solicitud, no obstante, si en alguno (sic) momento se dispone de recursos económicos esta será considerada” 2. En la partida “Equipo y Mobiliario de Oficina” se adquiere una unidad de aire acondicionado. 3. En lo concerniente a “Útiles, Suministros y materiales de oficina y limpieza, la Administración Municipal provee a la Auditoria Interna los materiales a través del Almacén Municipal y Servicios Generales. 4. Los recursos solicitados para “Servicios de tecnologías de información” correspondientes a licencias del Sistema MasterLex, no se utilizaron, ya que se realizan las consultas en SINALEVI. 5. El monto asignado a viáticos y transporte dentro del país no fue requerido dado que, la Administración Municipal facilito a través del Departamento de Transportes Municipal el traslado de los funcionarios de la Auditoria Interna a gestiones varias (capacitaciones, reuniones, entrega de documentos, entre otros). 8 Oficio adjunto al memorando AM-TCI-2118-2019 de fecha 06 de setiembre de 2019, suscrito por el Alcalde Municipal.



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2.3 Clases de riesgos en los que la Auditoría Interna coadyuvó mediante sus servicios y productos.

Algunos de los tipos o clases de riesgos que la Auditoría Interna coadyuvó con la Administración Municipal mediante sus productos y servicios se detallan seguidamente:

Riesgos legales Riesgos de fraude Riesgos presupuestarios Riesgos de Tecnologías de

Información Riesgos Financieros

Riesgos del Recurso Humano Riesgos de error Riesgos de Métodos de trabajo Riesgos de Procesos, Procedimientos y Sistemas Entre otros.

3 CONCLUSIÓN En resumen, la Auditoría Interna del Gobierno Local de Cartago, ha realizado un gran esfuerzo por contar y cumplir con lo posible, de conformidad con los recursos que le han sido asignados, según lo normado para el ejercicio de sus funciones por el Órgano Rector; sin embargo, hace falta apoyar más la labor de auditoría proporcionándole mayores recursos, más personal profesional competente, recursos para la contratación de servicios de profesionales, puesto que existe una demanda significativa en los servicio de atención y tramite de denuncias a esta Auditoría Interna, así como tener que cumplir con la normativa técnica y jurídica referente al gerenciamiento administrativo que le corresponde. En virtud de lo descrito es poco viable realizar al menos los proyectos de auditoría de riesgo alto, en lo que compete a su gestión de fiscalización y control para coadyuvar más a la Administración Municipal y que se note en la ejecución de su rol de actividades sustantivas, así como atender oportunamente todas las denuncias presentadas ante la Auditoria Interna o remitidas por otros órganos e instituciones, aunado a requerimientos internos y externos de otra naturaleza.

ai-of-053-2020 · archivo 1 publicada en la gaceta no.169 del 04de setiembre de 2002. 2 publica en...

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