A lo largo de tu unidad has revisado los conceptos más importantes del Proceso Administrativo en las Organizaciones. En la unidad anterior estableciste el tipo y tamaño de empresa que quieres implementar. Ahora, una vez más, tendrás que ponerte el chaleco de empresario y determinar el proceso administrativo de tu empresa.

Para deberás desarrollar cuidadosamente los siguientes puntos.

Determina la misión, visión, premisas, propósitos, objetivos (generales, tácticos y operacionales), estrategias, políticas (generales, tácticos y operacionales), reglas, programas, presupuesto y procedimiento principal.

Misión: “Ofrecer recubrimientos y servicios que satisfagan las expectativas del cliente para mejorar las condiciones profesionales y económicas de todas las personas que integramos la organización en un medio ambiente seguro y en un ambiente laboral positivo”

Visión: “Ser la empresa líder en recubrimientos con un crecimiento constante y rentable”

Premisas

Internas: 1.- Una alta rotación de personal2.- Conflictos Interdepartamentales3.- Mala Comunicación4.- Accidentes ó Siniestros

Externas: 1) De carácter político- Sistema de gobierno- Relaciones Internacionales- Estabilidad política de un país- Apertura Comercial2) De carácter legala) Tendencias Fiscales:- Impuestos sobre ciertos artículos o servicios- Formas de pago de impuestos- Extensiones de impuestos- Requisitos fiscalesb) Tendencias en la legislación- Cambios en la ley federal del trabajo

Y aunque todas y cada una de las premisas anteriores tendrían que estar presentes en mi empresa las principales a mi criterio serían:

Calidad Atención al cliente

Servicio de asistencia Preocupación del medio ambiente

Propósitos

o Brindar un servicio de primera calidad, satisfaciendo las necesidades de cada cliente, brindándoles asesorías técnicas especializadas.

o Aumento de producción y la introducción de productos nuevos, brindado a nuestros clientes variedad, calidad, buenos precios, servicio al cliente pero sobre todo una excelente confianza.

Objetivos

Generales*Ser líderes en los mercados donde participamos*Representar la mejor opción en cuanto a productos, servicio y precio*Satisfacer las necesidades de los clientes superando sus expectativas*Generar rendimientos atractivos a nuestros accionistas

Operacionales*Triplicar el número de instalaciones y servicios el primer año*Duplicar el personal operativo en el primer año*Elevar la calidad en el servicio cada año*Recuperar la inversión inicial en los primeros dos años

Tácticos*Aumentar mes a mes el número de ventas*Disminuir el tiempo utilizado en cada producción semanalmente*Aumentar el número de instalaciones y productos cada mes

Estrategias.

Mantener un crecimiento constante buscando nuevos mercados y canales de distribución.

Fomentar en nuestro capital humano la capacitación y el desarrollo integral. Buscar permanentemente proveedores con mejores estándares de calidad. Lograr un crecimiento exponencial de nuestros clientes siendo nuestro trabajo y

nuestros productos la principal carta de recomendación. Crear una fuerte presencia en nuestra localidad ubicando nuestra imagen en

puntos estratégicos de la plaza.

Políticas

Generales * Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.

* Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes. * Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en toda actividad. * Fomentar en todo momento los valores de la empresa: * Puntualidad * Cortesía * Tolerancia * Honestidad * La NO discriminación. * La buena comunicación * La fidelidad a la empresa. * La dedicación al trabajo.

Tácticas * Impulsar el desarrollo personal mediante la participación en sesiones periódicas de capacitación. * Colaborar en las evaluaciones periódicas y permanentes dirigidas a la revisión de los procesos de la organización. * Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos.

Operativas * Evitar al máximo los accidentes laborales, para lo cual se deben observar las medidas de seguridad necesarias para su prevención.

Reglas

* El trabajador deberá prestar sus servicios con el cuidado y esmero apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos. * No se deberá leer periódicos, revistas, libros, etc., durante las horas de trabajo. * Está prohibido ingerir alimentos o bebidas en lugares de trabajo. * Se deberá asistir con puntualidad a los cursos de capacitación o formación a los que la empresa lo haya asignado. * El trabajador deberá utilizar durante la jornada de trabajo los uniformes e identificación de la empresa en forma permanente y obligatoria.

Programas

o Programa de capacitaciónLa capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de

todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

o Programa de motivaciónEl objetivo principal de un programa de motivación es encaminar las actividades de cada empleado para obtener los resultados satisfactorios, así como cubrir las necesidades que el recurso humano manifieste, haciendo cada una de sus áreas productivas, este documento será de gran importancia, ya que orientará la metodología para que influya en el nivel de la motivación de los empleados logrando el clima organizacional adecuado para que determine la eficiencia y eficacia del personal y de la empresa.

Presupuesto

1. Para la evaluación de costos iniciales y el monto de capital de inversión se tomaría en cuenta los costos que no son recurrentes de tal manera que la partida estaría formada por los bienes raíces, muebles, accesorios y demás equipos considerando los precios de compra, la forma de pago y demás costos por instalación y transportación. De igual forma se aplicaría para las mejoras, remodelaciones y decoración, en los cuales se destinarían por depósitos, rentas, honorarios y permisos. Otra parte de esta evaluación consistiría en gastos por mercadeo, promoción y otros.

Procedimiento Inicial

Objetivo

Diseñar, planificar, organizar y establecer el programa de formación preventiva de la empresa, integrándolo dentro del programa formativo general de la empresa.

Alcance

El programa formativo abarcará a todo el personal de la empresa, incluyendo directivos, técnicos, mandos intermedios y demás empleados.

Metodología

Formación preventiva inicial

Toda persona que se incorpore a la empresa y en un periodo máximo de 15 días, después de su incorporación, recibirá una formación inicial en materia preventiva que contendrá los siguientes aspectos:

Política preventiva, Manual General de Prevención y procedimientos de actuación. Normas generales de prevención en la empresa. Plan de emergencia.

Esta formación estará integrada dentro de la formación general de acogida de la empresa.

Formación preventiva específica del puesto de trabajo

En la formación específica del puesto, que imparten los mandos intermedios a los trabajadores a su cargo, se incorporarán los aspectos de seguridad y prevención necesarios para ejecutar de forma segura los trabajos y operaciones críticas propias de cada puesto de trabajo. Para ello se utilizarán como base los procedimientos e instrucciones de trabajo de cada sección. El mando intermedio de cada ámbito de trabajo, con la colaboración del monitor asignado a cada nuevo trabajador, cumplimentará el formulario que registra que el trabajador ha adquirido los conocimientos y destrezas necesarias, habilitándolo para poder trabajar en su puesto de trabajo, sabiendo superado el proceso tutorizado de formación.

Elabora el organigrama y determina el número de empleados por puesto.

En cuanto a la etapa de dirección determina las estrategias de motivación a emplear, tipos de comunicación, descripción del tipo de autoridad y estilo de gerencia.

Estrategias de Motivación

* Crea un ambiente libre, donde la comunicación fluya. Para esto debes establecer un cronograma de reuniones periódicas en las que todos los trabajadores compartan sus problemas, experiencias y conocimientos.

* Incentiva la participación en la toma de decisiones. Esto tiene que ver con aspectos relacionados con su trabajo y temas para los cuales están capacitados.

* Establece mecanismos de participación directa.Así te entregarán sugerencias, opiniones y contribuirán en la mejora de la gestión y el desarrollo de ideas.

* Evalúa el desempeño. Intenta felicitar al trabajador cuando realice una buena gestión o explica qué medidas correctivas debe asumir cuando no se alcanzan los objetivos.

* Haz programas de rotación laboral.De esta forma, el trabajador se familiarizará con otras áreas de la empresa y orientará su desarrollo profesional y personal dentro de la misma.

* Fomenta que los trabajadores participen.Desarrolla actividades que complementen el desarrollo profesional y personal en cursos y talleres.

* Intenta que los horarios no duren ocho horas.Si es necesario entrega un día libre y paga horas extras.

Tipos de comunicación

La buena comunicación debe conseguir mejorar la actitud de los trabajadores de la empresa. Primero que todo, cabe cuestionarse si las empresas tienen clara la idea de qué es comunicación y de qué manera la empresa transmite la información a toda la organización.

¿Se comunica? Es curioso observar como organizaciones de cierta entidad carecen de un sistema básico de comunicación, vehículo de transmisión de la información. Para poder comunicar debe haberse establecido un sistema de comunicación ya sea formal o informal. Y el establecimiento de este sistema es una de las funciones y responsabilidades de la Dirección de la empresa.

¿Qué tipo de información se comunica? La información a comunicar tiene que ser información relevante y oportuna para toda la organización, que sea de interés y utilidad.

¿Es valiosa? La información ha de ser valiosa, preciada, sustanciosa y sustancial. En la medida que la comunicación sea de relleno, insustancial y vacía de contenido devaluará irreversiblemente el sistema de comunicación de la empresa.

¿Existe la comunicación bidireccional? Para que un sistema de comunicación empresarial sea valorado por los miembros de la empresa debe ser un sistema lo suficientemente honrado como para permitir los flujos de información de arriba-abajo como los de abajo-arriba. La empresa, en la apuesta de conseguir la máxima implicación de sus colaboradores, debe escuchar con atención las propuestas e inquietudes de éstos.

La respuesta a estas cuestiones, hecha de una manera sincera por los estamentos responsables de la implantación de un sistema de comunicación dentro de la empresa, representa el primer paso, el inicial, de un sistema de comunicación adecuado.

¿Y ahora qué? Una vez determinado el marco en que se inscribe un sistema de comunicación cabe plantearse si la buena comunicación dentro de la empresa persigue mejorar la actitud de los trabajadores. Creo que la mejora de la actitud de los trabajadores ha de ser uno de los objetivos principales de cualquier sistema de comunicación. Ahora bien, esta mejora se conseguirá si el trabajador percibe que este sistema de comunicación es Proactivo, Honrado, Oportuno y Proporcuinado.Proactivo - No hay peor información que la que viene del murmuro, la suposición, los malentendidos y la desidia. La información, manteniendo la bidireccionalidad, debe anticiparse a cualquier posible suposición. No debe surgir como respuesta a un clamor sobre el ¿qué pasa?

Honrado - La información debe ser tratada honradamente. Hay que comunicar sin tendenciosidad y sin buscar la manipulación. Las cosas son como son y, de una forma u otra, todos estamos implicados en ellas.Oportuno - El dominio del tiempo en que la comunicación debe fluir. Una comunicación inoportuna puede traernos funestas consecuencias. La oportunidad en la transmisión de la información es casi tan importante como la información misma.Proporcionado - Tan mala es la carencia de información como el exceso de ésta. Huyamos de la información sobredimensionada. Busquemos aquella información destilada, que corresponda a cada momento y a la dimensión adecuada.

Como conclusión, una buena comunicación, que cumpla lo comentado en las líneas precedentes, por supuesto persigue mejorar la actitud de los trabajadores así como sincronizar y ampliar la capacidad de grupo. Y no solo esto, sino que representa una de las piedras angulares de la gestión del bien más preciado del que tiene el lujo de disponer la empresa: Las personas.

Tipos de Autoridad

Autoridad en la Empresa

a) ¿Qué es la Autoridad?

La Autoridad se define como una potestad o facultad para realizar algo. También es el poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada. Y finalmente significan una o más personas revestidas de algún poder o mando. La autoridad dentro una empresa se mide desde el punto de vista del rango o título que poseen dentro de la organización. En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el título o cargo que la persona tiene dentro de la empresa y no con sus características o atributos personales. Cuando una posición de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada

b) Origen de la Autoridad

La Autoridad surgió en los grupos humanos cuando se hizo necesario establecer reglas que permitieran afrontar contratiempos dentro de un medio hostil. Inicialmente consistía en el derecho de un superior a que sus subordinados cumplieran exactamente sus propias obligaciones y deberes. La Autoridad en esos tiempos se desarrollaba en la cima y bajaba a través de toda la comunidad. Era una situación impuesta, sobre la cual la persona que no la tenía debía aceptarla de parte de otra a quien se le había conferido. Actualmente sucede todo lo contrario. La Autoridad es aceptada, no impuesta. Emana de abajo hacia arriba. Son los subordinados quienes deciden voluntariamente que una persona la posea y la utilice para bien de todo el grupo.El siguiente ejemplo ilustra los conceptos anteriores: Un nuevo gerente de producción es integrado en la planilla de la empresa; como es obvio, desde el momento de su nombramiento adquiere la autoridad que el cargo tiene asignada. Esa autoridad tendrá la efectividad necesaria, siempre que los subordinados la acepten como tal.

c) Requisitos de aceptación de la Autoridad

El subordinado debe ser capaz de entender la comunicación. Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organización. Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios éticos y morales. Debe poseer la capacidad física y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior

d) Tipos de Autoridad

Autoridad de línea: Es la que posee un nivel jerárquico o jefatura para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo y a la que se denomina “cadena de mando”. Por ejemplo, en una panadería que cuenta con varias sucursales, el propietario posee autoridad de línea sobre el encargado de administrar las sucursales y éste sobre el personal de cada una de ellas.

Autoridad de personal: Es la que se delega progresivamente en terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de tratar de manejarlo todo, el propietario de la panadería delega ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de materias primas y suministros. A su vez, éste se limita a ejercer únicamente la autoridad que se le ha delegado.

Autoridad funcional: Es la autoridad que tendría el administrador de la panadería sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada “cadena de mando”.

Tipo de Gerencia

La gerencia es una actividad realizada por seres humanos, y como tal, influenciada por sus características personales, como elementos determinantes de lo que se ha dado en llamar el estilo gerencial.

Aspectos tales como liderazgo y capacidad para negociar y armonizar, son parte de la personalidad y a su vez definen el estilo del gerente y sus posibilidades para obtener resultados con un alto nivel de desempeño. Cada tipo de comportamiento gerencial genera un conjunto de relaciones y consecuencias que afectan la estructura, las prioridades y la calidad de la respuesta de una

organización, cuyas características se constituyen en la contrapartida del estilo gerencial. El estilo personal tiene influencia en el estilo gerencial.

El mejor estilo gerencial es aquel que logra los mejores resultados, pues su estilo coincide más frecuentemente con las situaciones a las que se enfrenta, y tiene la facilidad de adaptarse en los casos restantes. Y así en general, se pueden perfilar estilos de personalidad, los cuales tienen diferentes efectos sobre los resultados. Cada tipo de personalidad tiene un tipo de trabajo para el cual sus aptitudes/actitudes son las adecuadas.

Parte importante del rol de la gerencia consiste en la jerarquización y prioritización de cada aspecto de la actividad de un negocio. El no saber asignar la criticidad adecuada a cada necesidad, distorsiona las relaciones y en general lleva a una innecesaria conflictividad (stress) y eventualmente al fracaso.

La brecha que existe entre las demandas del tipo de trabajo y las características del gerente son el indicador de propensión al resultado de una empresa. Si el estilo coincide con el requerimiento, las condiciones están dadas para que haya resultados satisfactorios. En caso contrario, o sea cuando la brecha es grande, el gerente debe modificar su estilo, redefinir los elementos del trabajo, cambiar el sistema de organización o inclusive renunciar al trabajo.

El mejor estilo es el que funciona, y en tiempos de transformación como los que vive nuestra empresa, se convierte en importante identificar la combinación de estilos gerenciales que puedan dar como resultado el éxito. El administrador efectivo debe ser humano, benevolente y justo (Confucio).

Algunos razgos del administrador efectivo:

La experiencia me muestra que cada vez que veo un caso exitoso, tiene detrás un administrador preocupado principalmente por la gente, asegurándose de que en los niveles más bajos haya otros gerentes, que se preocupen también por la gente. A continuación presento algunas características del administrador exitoso:

-Enfatiza en las políticas y procedimientos-Mantiene su independencia-Evita métodos autoritarios-Enfatiza la competitividad-Favorece el desarrollo personal-Alienta la participación en la planificación-Establece objetivos desafiantes-Promueve las iniciativas personales

-Favorece nuevas ideas e innovaciones-Ofrece incentivos económicos prácticos-Se asegura un adecuado coaching-Alienta el pensamiento no estructurado -Establece los límites en las relaciones internas-Favorece el debate interno-Mantiene el equilibrio entre la autoridad y el debate-Estructura equipos ad hoc-Promueve el compromiso con el trabajo y con la empresa-Favorece a los más participativos y contributivos-Mide el resultado más y el esfuerzo.-Favorece al que usa intensivamente los recursos tecnológicos a su alcance-Establece con claridad los resultados esperados y los medios para alcanzarlo.-Incentiva la comunicación en todos los sentidos-Evalúa en forma independiente el desempeño de los equipos del de sus integrantes-Negocia y enseña a negociar-Desalienta el juego político en favor de la relación cara a cara-Corrige cuando se equivoca y lo considera parte del trabajo-Evalúa basado en el pasado, el presente y el futuro con igual peso-Establece reglas en bases individuales-Reconoce la orientación al sí y los tiempos de respuesta dinámicos-Establece estándares basados en desempeño posible-Vincula cada asignación con el desempeño global del negocio-Valora la conciencia de costos y gastos, pero favorece la rentabilidad-Establece un buen sistema de reportes e información-Gerencia el cambio-Delega, delega y delega.

De la etapa de control define los controles a utilizar y las técnicas de control a emplear.

Etapas de Control

Para una mejor comprensión de la etapa de control, debemos de partir del concepto general de la palabra control, misma responde al arquetipo o modelo estatuido por la norma de la dual concepción del ser y del deber ser.

Es decir, que como seres humanos realizan un examen de conciencia que es la autocrítica, donde compara las experiencias vividas con las normas que los rigen, con el objetivo de eliminar los comportamientos malos y cambiarlos por comportamientos buenos. Este acto de comparación se llama control.

En ese entendido y visto desde el enfoque administrativo definimos al control como:

El Control, es la quinta etapa del proceso administrativo y en ella se identifican los resultados obtenidos, para compararlos con un modelo establecido a fin de corregir y formular nuevos planes, para lograr el objetivo y metas establecidos en la etapa de la planificación.

Esta etapa se basa y responde a principios, que son motivo de estudio del presente curso como son:

·Principio de Establecimiento de Estándares. Este principio nos señala que el estándar es la expectativa razonable de alcanzar un objetivo en un proceso, operación, actividad, etc.

·Principio de Importancia y Necesidad de control. Este principio nos señala que un control deberá realizarse si en el trabajo, se han reportado, falencias, errores y gastos fuera de lo normal, que ameriten ser justificados o señalados.

·Principio de la Excepción. Este principio nos señala que el control administrativo para ser más eficaz, debe de concentrarse en las aéreas en que no se logró los objetivos previstos.

·Principio del Carácter Administrativo de control. Este principio nos señala que es necesario distinguir Las Operaciones de Controles con la Función del Control.

Para una mejor comprensión de este principio daremos seis ejemplos en ambos casos para realizar esta distinción entre Las Operaciones de Controles con la Función del Control.

Operaciones de Control:

1. Son las formas, medios específicos o técnicas, mediante las cuales se practica el control.2. Los controles pueden ser muchos.3. Se refieren a la medición de información.4. Se relacionan con los medios.5. Tratan con hechos ocurridos.6. Son analíticos y se interesan en lo que es.

Función de Control:

1. Es una función del proceso administrativo.2. El control consiste en un proceso.3. Se refiere a la dirección.4. Se relaciona con el fin.5. se ocupa de la expectativa o sea del futuro.6. El control es normativo y se interesa en lo que debe ser.