Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte I

El flujo de efectivo en un proyecto es de vital importancia para llevar acabo un proyecto.  Pero en algunas ocasiones el flujo de efectivo no es reflejado por el costo incurrido en cada tarea sino más bien por el compromiso adquirido con el contratista.

MS Office Project 2007 nos permite asignar costos fijos asociados a la tarea e indicar cuando se efectúa el desembolso.  Para ello tenemos 3 opciones, al comienzo, al final o prorrateado.

(Para ver la vista de costos, seleccione en la barra de menú de MS Office Project 2007 la opción Ver, Tabla:Costo).

Pero esta opción suele resolver ocasiones muy sencillas de un único pago al principio o al final o bien desembolsos iguales durante el periodo de duración de la tarea, y esto se convierte en algún baste teórico y poco probable.

Veamos un caso teórico solo con estas opciones:

Un pago único de 10,000 al principio por una tarea de montaje que demorará 45 días.  en la tabla de costos ingresamos la tarea Montaje en costo fijo agregamos el valor 10,000 y luego en la columna “Acumulación de costos fijos” seleccionamos “Comienzo”.  Podemos agregar una columna de duración para facilitar este ejemplo presionando el botón “Insert” sobre uno de los encabezados de las columnas y ubicando la columna Duración agregamos esta columna.  El resultado final es este:

Para observar la fecha del desembolso utilizamos el reporte de Flujo de Efectivo disponible en el menú de Informes haciendo lo siguiente:

Haga clic sobre la opción de Informe, luego Informes, luego seleccione costos y luego haga clic sobre el botón Seleccionar:

Luego seleccione Flujo de caja, luego presione el botón Modificar y luego seleccione en la casilla Columna 1, seleccione Meses y para finalizar presione el botón Aceptar

Ahora presione el botón Seleccionar y verá el reporte.

Si observamos el reporte nos mostrará que a pesar que la tarea dura 45 días que demora hasta Marzo su finalización el desembolso debe de hacerse en Enero.

Ahora vamos a cambiar la opción en la columna “Acumulación de costos fijos” por el valor “Fin”, como se muestra abajo:

Generamos nuevamente el reporte y observamos que el desembolso de efectivo debe de hacerse en Marzo.

Ahora vamos a seleccionar la opción prorrateado

y al revisar el reporte vemos que debemos de hacer pagos similares cada mes.

Pero estos casos realmente son muy poco probables, la realidad es mas complicada para ello debemos de hacer uso de los recursos y para casos aún mas complicados de tareas adicionales, pero esto lo vamos a ver en un siguiente artículo.

Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte II

En la primera parte (http://jmhogua.blogspot.com/2012/01/administrando-el-flujo-de-efectivo-en.html) explicamos sobre el manejo como a través de los costos fijos asociados a la tarea podemos iniciar en que momento se puede hacer el desembolso.  Pero también comentaba que esta opción por si solo es poco común que solo se debe de hacer un solo pago al principio, prorrateo o al final. 

En este artículo vamos a realizar algunos casos de ejemplos que se asemejan a situaciones mas reales que enfrentamos en el manejo de flujo de efectivo dentro de un proyecto.

Para manejar dos pagos sobre una misma tarea, necesitamos los recursos para aplicar el segundo pago, por eso dentro de MS Office Project 2007 vamos a seleccionar la vista de Hoja de Recursos y vamos continuar con el mismo ejemplo del artículo anterior.

La hoja de recursos nos permitirá crear el recurso tipo Costo que vamos aplicar para realizar el pago al final.  Para cambiar a la hoja de recursos seleccione en la barra de menú Ver y luego Hoja de recursos.

Dentro de la hoja de recursos modifique las siguientes columnas “Nombre del recurso”, “Tipo” y “Acumular”, con los siguiente valores respectivamente: “Costo al final”, “Costo” y “Fin”.

Ahora vamos a regresar a la vista de diagrama de Gantt a la tabla de costos.  Para ello en la barra de menú seleccione la opción “Ver” y luego “Diagrama de Gantt”, nuevamente seleccione “Ver”, luego “Tabla” y luego “Costo”. 

Verifique que la columna de “Acumulación de costos fijos” tenga el valor “Comienzo”.

Sobre la tarea “Montaje” presione el botón de “Asignar Recursos” .  Esto nos levantará una ventana de los recursos disponibles para asignar en la tarea.  Vamos a suponer que debemos de hacer un ultimo pago de 10,000.  Para ello seleccione el recurso “Costo al final” y en costo asigne el valor de 10,000 y luego presione el botón Asignar. 

Luego presione el botón cerrar y la tarea montaje debería de mostrar un costo total de 20,000.

Luego seleccionemos el informe de flujo de caja (Informe, Informes, Costos, Flujo de Caja, Seleccionar). 

Observaremos dos desembolsos uno en enero y el otro en Marzo, ya que la tarea demora 45 días y hemos indicado que un desembolso será al inicio por medio del costo fijo y luego el otro al final a través del recurso “Costo al final”.

Ahora vamos  a realizar un ultimo caso donde deberá realizarse un pago en febrero de 5,000.  Para ello vamos agregar una tarea llamada “Pago a proveedor” con duración cero y con fecha 27 de febrero y en la columna costo fijo 5000 y en la columna “Acumulación de costos fijos” el valor “Comienzo”.  Para ingresar la fecha deberemos agregar a la tabla de Costo, la columna “Comienzo”, como se muestra en la imagen de abajo:

Ahora observemos el reporte de flujo de caja, y veremos el nuevo pago en febrero.

Se preguntará porque agregar una tarea al proyecto solo por el pago al proveedor, bueno la importancia del flujo de efectivo en un proyecto da la justificación para realizarlo. 

Si agregamos los costos al diagrama de Gantt podremos ver el monto que representa cada tarea aunque no en el tiempo exacto que nos muestra el flujo de efectivo.

Para mostrar esa información presionamos el botón derecho del ratón, seleccionamos al asistente para Diagramar Gantt y en el paso que nos permite seleccionar la opción “Información personalizada” allí escogemos la posición (Derecha o Izquierda y seleccionamos el campo “Costo”).

En este segundo artículo vimos como definir los desembolsos de efectivo a través de la tabla de Costo, recursos y tareas.  Esto permitirá que desarrollemos no solo un cronograma de actividades sino también el desembolso necesario para cumplir con los compromisos dentro del proyecto y hagamos una programación adecuada del efectivo, que es tan importante dentro del proyecto para no atrasar las tareas por no manejar un adecuado control sobre el flujo de efectivo.