administración ii alejandra ríos ramírez · 2015-02-24 · misión ... análisis foda/swot ......
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Administración II
Alejandra Ríos Ramírez
Índice: Administración II ................................................................................................................................. 1
Importancia de la planeación .......................................................................................................... 1
Pasos en el proceso de toma de decisiones .................................................................................... 1
Tipo de decisiones ........................................................................................................................... 1
¿Cómo las empresas responden a la incertidumbre? ..................................................................... 2
Estrategias ....................................................................................................................................... 2
Objetivos ......................................................................................................................................... 3
Políticas ........................................................................................................................................... 3
Misión .............................................................................................................................................. 3
Visión ............................................................................................................................................... 4
Análisis FODA/SWOT ....................................................................................................................... 4
Proceso administrativo ....................................................................................................................... 5
Planeación ....................................................................................................................................... 5
Organización .................................................................................................................................... 5
Dirección ......................................................................................................................................... 5
Control ............................................................................................................................................. 5
Planeación ........................................................................................................................................... 6
Marketing ........................................................................................................................................ 6
Niveles jerárquicos .......................................................................................................................... 7
Planes y ciclo de la organización ..................................................................................................... 7
Fases del Proceso Creativo .............................................................................................................. 8
Técnicas para mejorar la creatividad .............................................................................................. 8
5 fuerzas de Michael Porter ............................................................................................................ 9
Organización ...................................................................................................................................... 10
¿Qué es una estructura organizacional? ....................................................................................... 10
Elementos y definiciones .............................................................................................................. 10
Poder ............................................................................................................................................. 11
Empowerment ............................................................................................................................... 11
División organizacional .................................................................................................................. 11
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Administración II
Importancia de la planeación
Prevenir contingencias
Adaptarse a los cambios
Prevalecer en el mercado
Crecimiento y posicionamiento
Reducir niveles de incertidumbre
Toma de decisiones (acertadas)
La Planeación: Aspectos Generales
Peter Drucker propone que el desempeño de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio
de la eficacia – la habilidad para hacer las cosas "correctas" – y la eficiencia – la habilidad para
hacerlas "correctamente" . De estos dos criterios, Drucker sugiere que ; la efectividad es más
importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección
errónea de metas.
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor
utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar
un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
"Un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es
importante, la eficacia es aún más decisiva".
No hay nada más inútil que hacer muy bien algo que no tiene valor.
Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas
‘correctas" y después elegir los medios "correctos" para alcanzar dichas metas.
Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo.
Pasos en el proceso de toma de decisiones
Tipo de decisiones
Decisiones programadas
Decisiones no programadas
Identificar y analizar el problema
Generar soluciones
alternativas
Evaluar y escoger las posibles soluciones
alternativas
Implementar y monitorear la
solución elegida
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¿Cómo las empresas responden a la incertidumbre?
Defensa (de acuerdo al mercado)
Kodak (cámaras digitales)
Prospecto (innovación)
Fedex (Frederick Smith) correo en menos de 20 días
Youtube (Chad Hurley) video por e-mail (sitios para compartir videos)
Analítico (mejora continua)
Apple
Reacción (crisis)
PEMEX (desastres ecológicos, pérdidas humanas y animales)
Ventaja competitiva: todo lo que una empresa hace algo que las empresas rivales no hacen, o
tiene algo que sus rivales desean, eso representa una ventaja competitiva.
VC-> éxito o fracaso de la empresa (no es la misma para siempre).
Ventaja competitiva sostenida:
Adaptación continua a los cambios en tendencias y sucesos externos, capacidades
y recursos internos (FE y FI).
Formulación, implementación y evaluación eficaces de estrategias que saquen
provecho de factores internos y externos de la empresa.
Estrategias
Medios por los cuales se logran los objetivos a largo plazo.
Las estrategias son acciones que requieren de decisiones por parte de altos directivos y de grandes
cantidades de recursos de la empresa.
Afectan la prosperidad a largo plazo de la organización.
Tienen consecuencias multifuncionales o multidivisionales y requieren que se consideren factores
internos y factores externos de la empresa.
Estrategias empresariales incluyen:
Expansión geográfica
Diversificación
Adquisición
Desarrollo de productos
Penetración en el mercado
Reducción de gastos
Retiro de inversiones
Liquidación
Empresas conjuntas
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Objetivos
Resultados específicos que una organización busca alcanzar al perseguir su misión básica.
LP + de 1 año
Deben ser SMART:
S (Specific) --> Específicos
M (Measurable) --> Medibles
A (Achievable) --> Alcanzables
R (Realistic) --> Realistas
T (Time) --> Tiempo determinado
Objetivos anuales: son logros a corto plazo que las organizaciones deben alcanzar para poder
cumplir sus objetivos a largo plazo.
Políticas
Medios que permiten alcanzar los objetivos anuales, son guías para la toma de decisiones y para
manejar situaciones repetitivas o recurrentes.
Misión
Razón de ser de la empresa.
Asociada con el comportamiento y presente.
Componentes de una Misión:
1. Clientes: quiénes son los clientes de la empresa.
2. Productos y servicios: cuáles son los productos y servicios más importantes de la empresa.
3. Mercados: en dónde compite la empresa geográficamente.
4. Tecnología: la empresa está actualizada tecnológicamente.
5. Preocupación por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad: la empresa está
comprometida con la solidez financiera y crecimiento económico de la sociedad.
6. Filosofía: cuáles son las creencias básicas, valores, aspiraciones y prioridades éticas de la
empresa.
7. Concepto que tiene la empresa de sí misma: cuál es su cualidad distintiva o su mayor
ventaja competitiva.
8. Preocupación por su imagen pública: la empresa sabe responder a las preocupaciones
ambientales, sociales y comunitarias.
9. Preocupación por los empleados: los empleados son valiosos para la empresa
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Visión
¿Qué queremos llegar a ser? Asociada con el futuro posible.
Alcance de la empresa en términos de producto y mercado.
Valores y prioridades de la organización.
Traza el futuro de la empresa.
Análisis FODA/SWOT
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Proceso administrativo
Planeación
Actividades administrativas relacionadas con la preparación del futuro. Lo que va a hacer.
Tareas específicas incluyen:
Pronósticos
Establecimiento de objetivos
Creación de estrategias
Desarrollo de políticas y procedimientos
Establecimiento de metas
determinación de presupuestos
Organización
Actividades administrativas que desembocan en una estructura de tareas y relaciones de
autoridad.
Las áreas específicas incluyen:
Diseño organizacional
Especialización y descripción de puestos
Especificaciones de puestos
Grado de control
Unidad de mando
Coordinación, diseño y análisis de puestos (asignación de funciones)
Dirección
Incluye los esfuerzos encauzados a la conformación del comportamiento humano.
Los temas específicos incluyen:
Liderazgo
Comunicación
Grupos de trabajo
Modificación de la conducta
Delegación de autoridad
Enriquecimiento del trabajo
Satisfacción laboral y de las necesidades
Cambio organizacional y moral de los empleados
Control
Actividades administrativas centradas en asegurar que los obtenidos sean congruentes con los
proyectados.
Las áreas clave implicadas son:
Control de calidad
Control financiero
Control de ventas
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Control de inventarios
Control de gastos
Análisis de varianzas
Evaluaciones de desempeño (recompensas y sanciones)
Planeación
Puente entre presente y futuro.
Permite evaluar si el esfuerzo, costos e implicaciones asociados con el logro de objetivos deseados
están justificados.
Piedra angular para formular una estrategia eficaz y su implementación.
Permite:
Identificar y aprovechar oportunidades externas.
Minimizar amenazas externas.
Adaptarse a cambios en la globalización.
Minimizar puntos débiles de la organización.
Potenciar las ventajas competitivas con que cuenta.
Marketing
Proceso de definir, anticipar, crear y satisfacer las necesidades y deseos de productos y servicios
de los clientes.
7 Funciones básicas de marketing:
1. Análisis de clientes
o Evaluación de necesidades y deseos, encuestas a consumidores, perfil de
consumidores, estrategias de posicionamiento en el mercado
2. Venta de productos y servicios
o Publicidad, promoción de ventas, difusión de información, relaciones con clientes
y distribuidores.
3. Planeación de productos y servicios
o Marketing de prueba, posicionamiento de marca y producto, empaque,
características, calidad, etc. FOCUS GROUP.
4. Fijación de precios
o En base a consumidores, gobierno, proveedores, distribuidores y competidores.
o Condiciones de crédito o de venta.
5. Distribución
o Almacenamiento, canales y cobertura de distribución, puntos de venta al
menudeo, inventario, transportistas, mayoristas, minoristas, intermediarios,
distribuidores y /o proveedores.
6. Investigación de mercados
o Recopilación, registro y análisis sistemático de datos relacionados con la
comercialización de bienes y servicios.
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7. Análisis de oportunidades
o Evaluación de costos, beneficios y riesgos asociados con las decisiones de
marketing.
o Calcular costos totales
o Estimar beneficios de la decisión
o Comparar costos total con beneficios, (si el beneficio es mayor, la decisión es una
oportunidad atractiva.)
Niveles jerárquicos
Estrategias, habilidades, planeación, objetivos y decisiones según el nivel jerárquico.
Planes y ciclo de la organización
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Fases del Proceso Creativo
Técnicas para mejorar la creatividad
• New insight is achieved.
9
5 fuerzas de Michael Porter
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Organización
Identificar y clasificar actividades requeridas
Agrupación de actividades para alcanzar objetivos
Asignación de autoridad
Coordinación horizontal (mismo nivel jerárquico)
Coordinación vertical (sedes corporativas, divisiones y departamentos)
Estructura intencional y formalizada de funciones o puestos
¿Qué es una estructura organizacional?
Es el marco de una organización, según su grado de complejidad, formalización y centralización.
Elementos y definiciones
Unidad de mando: principio de que un subordinado debería de tener sólo un superior ante quien
es directamente responsable.
Evita generar conflicto entre jefes.
No permite que haya flexibilidad afectando el desempeño de la organización.
Autoridad: se refiere a los derechos inherentes a una posición administrativa para dar órdenes y
para que los demás obedezcan. Es un poder legítimo.
Se relaciona con la posición en una organización e ignora las características personales del
administrador individual.
Responsabilidad: obligación de desempeñar actividades asignadas.
Cuando se delega autoridad se asigna responsabilidad, para evitar situaciones de abuso u omisión.
Autoridad lineal: permite al administrador dirigir el trabajo de un empleado.
Es la relación de la autoridad del empleador-empleado que se extiende del nivel superior hasta el
escalón más bajo siguiendo lo que se denomina cadena de mando.
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Cadena de mando: flujo de autoridad del nivel superior al inferior de una organización.
Autoridad lineal contribuye al logro de los objetivos organizacionales.
Autoridad de staff : autoridad que apoya y asesora a los que cuentan con autoridad lineal. Pe:
Director de Recursos Humanos, contadores o asistentes ejecutivos.
A medida que crecen las empresas, los administradores lineales se dan cuenta de que no tienen
tiempo, experiencia o recursos para desempeñar su trabajo de forma eficiente. En respuesta crean
las funciones de autoridad de staff para reducir carga de trabajo.
Tramo de control: número de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficiente
y eficaz. Es importante porque determina el número de niveles y administradores que tiene una
organización. Mientras más extenso o grande sea el tramo, será más eficiente el diseño de la
organización.
Poder
Capacidad de influir en las decisiones.
Tipos de poder
1) Coercitivo: que depende del miedo.
2) Recompensa: basado en la habilidad de distribuir cualquier cosa que otros puedan valorar.
3) Legitimidad: basado en la posición ocupada en la jerarquía formal.
4) Experto: basado en la experiencia, una habilidad especial o conocimiento.
5) Referencia: basado en la identificación con una persona que tiene recursos o tratos
personales deseados.
Empowerment
Enriquecimiento laboral y participación de trabajadores.
Poder tomar decisiones sin tener el consentimiento de un superior.
Tener competencia necesaria.
Responder a necesidades, demandas y expectativas de clientes.
Superiores deben compartir autoridad y poder con los subordinados.
Se basa en la confianza mutua.
División organizacional
Departamento: área, división o sucursal definida de una organización sobre la cual un
administrador tiene autoridad con respecto al desempeño de actividades específicas.
Tipos de departamentalización:
1) Funciones de trabajo desempeñadas
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2) Producto o servicio que se ofrece
3) Territorio geográfico a cubrir
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4) Consumidor o cliente objetivo
Organización matricial: asigna especialistas de los departamentos funcionales para trabajar en
uno o más proyectos dirigidos por un administrador de proyecto.
Unidades estratégicas de negocios (UEN)
Son pequeños negocios establecidos como unidades en una compañía mayor con la finalidad de
garantizar que un producto, línea específica de producto sea promovido, desarrollado,
comercializado y administrado como si fuera un negocio independiente.
Criterios de UEN:
1. Tener su propia misión
2. Grupos definidos de competidores
3. Propios planes integradores
4. Administrar sus propios recursos
Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional:
Estrategia empresarial
Tamaño de la empresa
Tecnología
Entorno
Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional:
Estrategia empresarial
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Tamaño de la empresa
Tecnología
Entorno
Ejemplo de UEN:
Grupo Empresarial Ángeles
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General Electric
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