ADMINISTRACION UNIDAD 3 “ LA DIRECCION Y EL CONTROL COMO FASES DE

EJECUCION EN EL PROCESO”INTEGRANTES:

Edwin Jovanny Hernández MolinaGustavo Reséndiz Torres

Jaime Gerardo Balli HerreraJazziel Rodríguez Vargas

Milton Aldaír Bustos SaldañaJuan Carlos Servín Hernández

AULA: 107 GRUPO: 6K5 TURNO: MATUTINOPROFESORA: C.P ENEDINA VILLARREAL CHAPA

Concepto Esta etapa del proceso administrativo,

llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.

Elemento del concepto Ejecución de los planes

de acuerdo con la estructura organizacional.

Motivación Guía de los esfuerzos de

los subordinados. Comunicación Supervisión Alcanzar las metas de la

organizacional.

Dirección “La ejecución de los

planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, al comunicación y la supervisión”.

Importancia a) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos

durante la planeación y la organización.b) A través de ella se logran las formas de conducta

mas deseables en los miembros de la estructura organizacional.

c) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

d) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

e) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios De la armonía del objetivo o coordinación de

intereses: La dirección será eficiente en tanto se

encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Impersonalidad de mando: Puntualiza la importancia de impersonalizar

las ordenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad.

Principios De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que

debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de planes.

De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los

canales de comunicación establecidos por la organización formal.

Principios De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los

problemas que surjan durante la gestión administrativa.

Aprovechamiento del conflicto: Aconseja el análisis de los conflictos y su

aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.

Etapas de dirección Funciones básicas de la

ejecución es la de allegarse de

los recursos necesarios para

poner en marcha lo planeado y organizado.

Direccion

Toma de decisiones

Integracion

Motivacion

Comunicación

Supervision

Toma de decisiones Una decisión es la elección de un curso

de acción entre varias alternativas. Con frecuencia se dice que las

decisiones son algo si como “el motor de los negocios”; y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en parte el éxito de cualquier organización.

Al tomar decisiones es necesario: Definir el problema: definir el problema que hay que

resolver y no confundirlos con los colaterales. Analizar el problema: desglosar sus componentes y

determinar posibles alternativas de solución. Evaluar las alternativas: es determinar el mayor

numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas, factibilidad de su implementación y recursos necesarios para llevarlos a un acuerdo con el marco.

Elegir entre alternativas: elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y al que reditué máximos beneficios.

Aplicar la decisión: consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

3.4.2. Integración La integración comprende la función a

través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Etapas Reclutamiento: obtención de los candidatos para

ocupar los puestos de la empresa. Selección: Mediante la utilización de ciertas técnicas,

elegir entre los diversos candidatos al mas idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.

Introducción o inducción: Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

Capacitación y desarrollo: Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

3.4.3. Motivación La motivación es un término de deseos e

impulsos que una persona siente para realizar una actividad o cumplir un objetivo, es una combinación de procesos que nos llevan a actuar de una manera determinada.

Teorías de contenido Teorías de aprendizaje o del enfoque

externo

Teoría del contenido 1.- La Teoría de la Jerarquización de las Necesidades de Maslow

El modelo de la jerarquía de las necesidades propuesto por Abraham Maslow supone que las necesidades de la persona dependen de lo que ya tiene. Las necesidades humanas, ordenadas jerárquicamente por orden de importancia, son:

1. Fisiológicas: la necesidad de alimento, bebida, resguardo y alivio del dolor (salud).

2. De seguridad: la necesidad de estar libre de amenazas; es decir, la seguridad de estar fuera del alcance de sucesos o entornos amenazantes.

3. De pertenencia, socialización y amor: la necesidad de amistad, afiliación, interacción y amor.

4. De estima: la necesidad de autoestima y estima de los demás. 5. De autorrealización: la necesidad de realizarse al maximizar la

utilización de las capacidades, habilidades y potencial

Teoría del contenido 2.- La Teoría de los Dos Factores de Herzberg

El psicólogo y asesor de dirección Frederick Herzberg desarrolló la teoría de la motivación de dos factores. Los dos factores son los insatisfactorias - satisfactores, o motivadores de higiene, o los extrínsecos - intrínsecos, según quien exponga la teoría.

Estas incluyen: · El salario (el sueldo). · La seguridad en el empleo. · Las condiciones laborales. · El prestigio. · Los procedimientos de la empresa. · La calidad de la supervisión. · La calidad de las relaciones interpersonales entre iguales, con los

supervisores y con los subordinados.

Teorías de aprendizaje o del enfoque externo Son llamadas también teorías de la conducta

organizacional, se identifica con la teoría “X” y “Y”, de McGregor parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar los estilos de administración.

Teoría Y (estilo basado en las concepciones modernas frente al comportamiento humano

Teoría X (un estilo basado en la teoría tradicional, excesivamente mecanicista y pragmática)

3.4.4. Comunicación La comunicación se puede definir como la transferencia de información y

entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados.

La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas es de vital importancia para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones, etc., de la misma manera que se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda:

Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa. Desarrollar planes para lograr dichos propósitos. Organizar los recursos humanos en forma efectiva. Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa. Originar un clima de amplia participación. Controlar el desempeño de los miembros. Influir en la motivación de nuestros trabajadores.

3.4.4. Comunicación El proceso de la comunicación

Para llevar a cabo una comunicación eficaz, es necesario que en el flujo de la transmisión de ideas, intervengan varios elementos, los que se describen a continuación:

1. Emisor (codificador): fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje.

2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor.

La decodificación es la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Uno de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad de escuchar.

3.4.4. Comunicación 3. Mensaje: es la información codificada que el transmisor envía al

receptor. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor.

4. Canales: es el medio de comunicación entre el transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel para las letras.

5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y comprendió.

6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos.

CONTROLCONCEPTO La utilidad concreta y tangible del

control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares

Elementos del concepto1) Relación con lo no planeado.- el control

existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen el planeación

2) Medición.- para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados

3) Detectar desviaciones.- una de las funciones inherentes al control es detectar las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación

4) Establecer medidas correctivas.- el objetivo es prever y corregir los errores

Importancia Establece medidas para corregir las actividades Se aplica a todo Determina y analiza las causas que pueden generar

desviaciones para que no se vuelvan a presentar Localiza a los sectores responsables de la

administración Proporciona información vital acerca de los

ejecución de los planes Reduce costos y ahorra tiempo en errores Su aplicación incide en el logro de la productividad

de todos los recursos de la empresa

Principios EQUILIBRIO. Debe de haber equilibrio entre la delegación y el control

De los objetivos.Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

De la oportunidad.El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De las desviaciones.Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad.Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.

De excepción.El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.

De la función controlada.La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar

Etapas de controlControl

Establecimiento

De estándares

Medición deresultadosCorrección

Retroalimentación

Establecimiento de estándares. Un estándar puede se definido como una unidad de medida que

sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización.

Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa.

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los limites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de estándares. Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación

varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementen:

Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa competidoras.

Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.

Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución la ejecución y los

resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas mas difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiada y fluida.

Corrección La utilidad concreta y tangible del control esta en

la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

RetroalimentaciónEs básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.Implantación de un sistema de controlPor ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de control se requiere:1. Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.2. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación

con los objetivos.4. Evaluar la efectividad de los controles:

Eliminando aquellos que no sirven.Simplificándolos.Combinándolos para perfeccionarlos.

Características Puesto que el control es un factor imprescindible para

el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción.

Oportunidad Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de

interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

Ubicación estratégica

Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

3.9 Características Reflejar la naturaleza de la estructura organizacionalUn sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y su eficacia.

OportunidadUn buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. AccesibilidadTodo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidas. Ubicación EstratégicaResulta imposible e inconstante implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas con criterios de valor estratégico.

3.10 Factores que comprenden él control Cantidad: Carácter cuantitativo.Se aplica en actividades en las que él volumen es importante (producción). estipula las unidades indispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programación de la producción. Tiempo: Carácter cuantitativo.A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas (fecha de entrega). Es un factor importante, ya que de la oportuna fecha de entrega dependerá él que la producción cumpla sus objetivos. Costo: Carácter cuantitativo.Él costo es utilizado como indicador de la eficacia administrativa. Se comparan cotizaciones de precios de diversos proveedores y eligiendo él mejor. Calidad: Carácter cualitativo.Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. Especifica las cualidades del material, haciendo referencia a las propiedades que debe reunir él material en aspectos tales como: composición, volumen, estructura, peso y otros datos.

3.11 Él control y su periodicidad Control preliminar.Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades. Control concurrente.Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como proceso continuo. Control posterior.Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar información para comprar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.3.12 Control por áreas funcionalesÉl control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subsunciones. Se estudiarán las mas usuales.

3.12.1 Control de producción❏ Control de calidadSe utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en él producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etcetéra.

❏ Control de inventariosSu objetivo primordial es determinar él nivel más económico de inventarios en cuanto a sus materiales, productos en proceso productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite:. Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.. Evitar pérdidas considerables en las ventas.. Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado.

❏ Clases de inventarios. Materias primas: Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en él mismo.Materiales en proceso: Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso..Productos terminados: Son los productos terminados que estan listos para su almacenamiento..Partes de la maquinaria y/o herramientas: No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para

3.12.1 Control de producción Control de producción

Él objetivo fundamental de este control, es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar él modo, tiempo, y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.Un sistema de control de producción reporta los siguientes beneficios:.Disminución de tiempos ociosos..Reducción de costos..Evita demoras en la producción..Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes..Incrementa la productividad

CONTROL DE COMPRAS Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el

cumplimiento de actividades tales como:

* Selección adecuada de los proveedores.* Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia y evita entre otras:

* Compras innecesarias.* Materiales de baja calidad* Retraso en el programa de producción.

3.12.2. CONTROL DE MERCADOTECNIA.Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto del consumidor; esto es de vital importancia para el control de la empresa.

CONTROL DE VENTAS.

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas.

3.12.3. CONTROL DE FINANZAS.

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar perdidas o costos innecesarios

CONTROL PRESUPUESTAL.

Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son control financiero, al permitir comprar los resultados reales del producto.

CONTROL CONTABLE.

Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.Su objetivo primordial del control consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras.

COSTOS.

Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada uno de los elementos.

AUDITORIA.

Tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos.

3.12.4. CONTROL DE RECURSOS HUMANOS.Su función es la evaluación de la efectividad en la implantacióny ejecución de todos y cada uno de los programas del personal.

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS.

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir diferencias.

EVALUACION DE LA ACTUACION.

Mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores como: rotación, ausentismo, entre otros.

EVALUACION DE RECLUTAMIENTO Y DE SELECCION.

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos.

EVALUACION DE CAPACITACION Y DESARROLLO.

Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero también necesaria.

ELUACION DE LA MOTIVACION.

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal.

EVALUACION DE SUELDOS Y SALARIOS.

Responde a la pregunta ¿Son los salarios de la empresa equitativos y justos?

EVALUACION SOBRE HIGIENE Y SEGURIDAD, Y SERVICIOS Y PRESTACIONES.

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de requisitos y estadísticas relativas

3.13 TECNICAS DE CONTROL (CONTROLES)

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.Muchas de las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son mas que sistemas de información.

3.13.1. sistemas de informaciónLos sistemas de información comprenden todos aquellos medios atreves de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de contabilidad, de oportunidad y el objetivo, a fin de que realmente reditué beneficios su utilización.

3.13.2. REPORTES E INFORMESExisten mutiles tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en: . Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. . Reportes de información que presentan datos mas extensas a fin de que la gerencia pueda formular planes.

TIPOS DE INFORMES DE LAS OPERACIONES

INFORMES DE CONTROL: Usados para el control directo de las operaciones.

INFORMES DE CONTROL CORRIENTE:; Para señalar las desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las perdidas.

RESUMEN DE INFORMES DE CONTROL: Para resumir las desviaciones de la realización planeada durante un periodo, como una comprobación de los informes de control corriente y como una indicación de la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables.

REPORTES DE INFORMACION: Utilizados para planeación y determinación de normas. Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o de años. Informes analíticos, basados en comparaciones horizontales o de sección transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.

INFORMES DE ACTIVIDAD INDIVIDUAL: coincidiendo bajo responsabilidad conjunta.

INFORMES DE ACTIVIDAD CONJUNTA: Renglones bajo responsabilidad conjunta.

INFORMES ESTADISTICOS: Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada.

INFORMES DINAMICOS

INFORMES DE CONTROL FINANCIERO: Miden la condición financiera real contra la condición planeada.

MEDICIONES DE LA EFECTIVIDAD DEL USO DE FONDOS: Basadas en la relación entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos.

INFORMES DE CAMBIOS Y DE CONDICION FINACNCIERA: Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

UNIDAD DEL TEMA : Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

CONCENTRACION SOBRE LAS EXPRESIONES: Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes mas que situaciones comunes.

CLARIDAD Y CONCISION: Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe.

COMPLEMENTARSE CON PRESENTACIONES GRAFICAS, AUTOVISUALES Y VERBALES: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información.

EQUILIBRIO ENTRE LA UNIFORMIDAD Y LA VARIEDAD: La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia.

FRECUENCIA DE LOS REPORTES: El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.

EVALUCION DE LA INFORMACION: Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo.

3.13.3. FORMASLas formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registros de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.

Las formas facilitan la transmisión a la vez que sirve para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formad es convincente observar los siguientes lineamientos:

• Aprovechamiento adecuado de los espacios• Claridad y concisión.• Uniformidad de diseños.• Diseñar un diagrama de control de formas.• Diseñar un control de formas.• Diseñar solo las necesarias • Asegurar de que los asuntos y actividades importantes se registren

adecuadamente, y mantener mínimo las formas innecesarias y rutinarias.• Que el costo de su implantación se justifique.

3.13.4. CONTROL INTERNOSe refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:

A) La obtención de información correcta y segura B) La protección de los activos de la empresa. C) La promoción de la eficiencia en la operación.

Tradicionalmente se hay considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas