administracion en una pagina

1. Introducción

El tema que trata el libro ADMINISTRACIÓN EN UNA PAGINA es muy interesante y aplicable no sólo a nivel de empresa sino de la vida cotidiana. Este libro describe los principios y las técnicas de la administración en una página, por medio de la historia de Brian Scott, recientemente nombrado director general de Xcorp, una compañía manufacturera que se encuentra en dificultades. Al posesionarse Scott de su nuevo cargo, se encuentra sepultado en una multitud de informes provenientes de los diferentes departamentos de la empresa. Enterarse de que es lo que ha estado sucediendo se convierte en un reto de grandes proporciones. Finalmente gracias a la ayuda de un hombre misterioso llamado el Informan logra solucionar su problema y encaminar nuevamente a la empresa hacia el éxito, todo esto con la aplicación del sistema de administración en una página.En este trabajo se trata de resumir lo concerniente al sistema de Administración en una Página y su aplicación; confiamos en que de una u otra forma sea de gran utilidad para sus lectores.

2. Administración en una pagina

El Problema De La InformaciónXcorp, una importante compañía manufacturera de los Estados Unidos estaba en problemas e iva directo a fracaso, sus directivos se reunieron y eligieron como director general a Brian Scott, un ejecutivo que reunía todas las cualidades para darle un vuelco total a la empresa y encaminarla nuevamente hacia el éxito.Luego de ser elegido Scott pensaba en muchas soluciones y estrategias a corto y largo plazo, muchas ideas circulaban por su mente.Si usted no sabe que eslo que anda malno lo puede arreglar.Scott empieza por tratar de averiguar qué es lo que anda mal, para ir al fondo de problema, requería descubrir sus causas reales; con esta idea comienza a conocer las diferentes áreas de la empresa y a llamar a los directores de cada área para charlar con ellos y que le comentaran cual creían ellos que era la causa o causas de que la compañía se encontrara en dificultades; pero se encontró con la sorpresa que unos cada director defendía el trabajo de su área y culpaba a otra área de los problema, así por ejemplo el director de la parte financiera culpó del problema a la parte de producción y el de

producción a su vez culpó al de ventas y el de ventas le devolvió la culpa al de producción.Scott muy desconcertado por la actitud de sus subalternos y buscando enterase de lo que en realidad sucedía pidió informes a dichos directores cada uno de su área y a la vez solicitó a su secretaria que toda la correspondencia que llegara a la empresa tenía que pasar primero por su oficina. Casi de inmediato, su oficina comenzó a llenarse de correspondencia y cuando ella revisaba tratando de encontrar una respuesta o alguna información útil, encontró una carta muy corta que le llamó la atención y decía:Apreciado señor Scott:Yo puedo ayudarle a resolver su problema de información.Firmado: El Informan.

El Informan quiere decir hombre de la información.Al día siguiente, Scott llegó a su oficina ansioso por revisar los informes que había pedido a sus subalternos, pero sucedió algo que él no esperaba, su oficina comenzó a llenarse de información pues le llevaban cantidades de informes, carpetas y libros, esto lo sobresaltó porque se dio cuenta que no podría sacar nada en claro inclusive si lograba estudiar hasta el último papel.Trató de usar un computador que tenía en su oficina, pero se dio cuenta de que nada obtenía porque la información que allí se encontraba era la misma de las carpetas.Quería encontrar la información clave, pero no sabía cómo; continuó revisando la correspondencia de ese día y encontró una carta similar a la del día anterior, que decía:Apreciado señor Scott:No se dé por vencido, puedo resolver su problema de información.Firmado: El Informan.

A Scott le causó curiosidad y trató de averiguar quién era esta persona pero no le fue posible. Más tarde una persona que se hacía llamar El Informan solicitó una cita con el señor Scott; el día acordado se presentó a la oficina de Scott y luego de una corta conversación se adentraron en el problema. El punto de partida fue:Descubrir por ustedmismola verdad.Hay muchos gerente que confían en la información que les suministran, y a

veces no es la más veraz.El Informan notó que el problema de información era doble; primero, familiarizarse con la compañía y enterase de su funcionamiento y segundo, estar al corriente de lo que sucede. La solución estaba en conseguir un sistema de filtro de información; El Informan le indicó a Scott que la información se podía resumir en tres informes de una página.; Scott no lo creyó y se burló de la idea, cómo podría resumir todo eso en una página?, y estar seguro de que había extractado información suficiente y buena. El Informan le sugirió: usted necesita 3 informes de una página, así:

Informe 1:Informe De Enfoque: La información clave acerca de lo que va a hacer.El primer informe en una página le permite a usted concentrarse en la información clave que sea pertinente para usted y su trabajo. Este informe esta hecho a la medida par usted. Su informe en una página no tendrá sentido para nadie más en la compañía porque las funciones que usted desempeña no las desempeña nadie más.

Informe 2.Informe De Retroalimentación : Las buenas noticias y las malas noticias acerca de lo que usted hace.Este informe le proporciona a usted retroalimentación sobre su desempeño. Pone de relieve las buenas y las malas noticias de su primer informe. Es más corto que el primer informe, pues las noticias que no sean buenas ni malas, simplemente no aparecen.

Informe 3.Informe De Administración: Las buenas noticias y las malas noticias de lo que hace su personal.Este informe le presenta a usted un cuadro de lo que sucede por debajo suyo, descendiendo por los diferentes estratos de la organización.A Scott le gustó la idea, pero quería delegarle esta función a un subalterno y el informan tuvo que hacerle entender que era él y sus ejecutivos quienes deberían definir la información que necesitaban.Scott debía supervisar personalmente el trabajo para evitar que sus subalternos lo pospusieran y todo terminara en nada.

El Informan empezó a indicarle a Scott como definir los factores claves de éxito y se concretó en cuatro pasos.

Paso 1: Identificar Las Relaciones Importantes.Estas relaciones se componen del empleador de cada persona, de su jefe, de las personas que le suministran bienes y servicios y de los que reciben los resultados o rendimientos del trabajo de la persona puede llamarse cliente o usuario. Los clientes pueden ser internos o externos.

El empleador paga el salario, el jefe se encarga de la supervisión cotidiana, los proveedores suministran el material con que se trabaja y los clientes reciben los frutos del trabajo del ejecutivo.Es necesario identificar estas relaciones porque en un ambiente de grupo se espera que los ejecutivos las satisfagan. Es necesario que sepan a quien están satisfaciendo y porque y a que no están satisfaciendo y porque. Los jefes pueden estar interesados en que se haga el trabajo sin pérdida de tiempo, mientras que los usuarios se interesan en la calidad y en las entregas oportunas. En su caso los accionistas están interesados en que usted cumpla su promesa de darle un vuelco a esta compañía. El empleador quiere que el empleado economice y produzca suficiente para justificar su salario.

Paso 2: Definir Las Áreas De Éxito Desde Diferentes Puntos De Vista.Las personas definen el éxito según su punto de vista, e igualmente según el punto de vista de sus clientes, sus proveedores, sus empleadores y sus jefes. Si estos no tienen los mismos puntos de vista, la persona termina con varias áreas de éxito.

Paso 3: Identificar Los Factores Claves De Éxito Para Cada Área De Éxito.Esto implica hacer la pregunta de Cómo sé que he tenido éxito? Esto conduce a la persona a identificar una lista de factores de éxito para cada área de éxito. La persona debe ponerse de acuerdo con su jefe para elegir los más importantes que abarque todas sus relaciones, el resultado será una lista de factores de éxito en un ambiente de grupo

Paso 4: Determinar Dónde Encontrar El Status De Cada Factor Clave De Éxito.Implica estudiar los datos disponibles para determinar la forma de encontrar información acerca de los factores claves de éxito ya definidos. Es status se obtiene analizando la buena información es decir que sea exacta y venga al caso, es decir referenciada en informes y que sea real. El status quiere decir lo que se tiene actualmente, en el momento; si no se tiene información, esta se debe estimar.

El Informe de enfoque para Scott fue el siguiente:El Éxito Definido Para Brian Scott.Área De Éxito: Darle un vuelco a Xcorp.

Factores clave de éxito Status Meta

Precio por acción US$20 US$35

Participación de Mercado 10% 20%

Relación pasivo - capital 0.9 0.5

Partes: 1, 23. Administración en una página.

Establecer el sistema de filtro que sacará del mar de información , solo la buena información que la persona necesita y desechará el resto. La sugerencia hecha es que dicho sistema le diera a cada persona tres informes de una página que contuvieran solo lo que ella necesita, la información correcta y necesaria.Aspectos específicos de los tres informes de una página.1. Informe de Enfoque:Factores claves de éxito que encajan en el informe de una página.El Éxito Del Negocio Definido Para Brian ScottÁrea de éxito: reestructuración financiera de XCORP

Precio por acción $20 $35

Relación pasivo capital 0.9 0.5

Razón corriente 1.2 2.5

Retorno sobre el capital 10.1 15

Identificación de líneas de producto antieconómicas

Planeación Marzo 1

Reducción de personal Planeación Marzo 1

Reducción de costos Planeación Marzo 1

Área de éxito 2: reestructuración del mercado de XCORP

Posición en la industria 5 1

% de participación en el mercado 10% 20%

Plan de reorganización Hecho Marzo1

Area de éxito 3: viabilidad financiera a largo plazo

Incremento en el valor agregado ($ Mil)

-0.5 15

% de crecimiento en la base de clientes

1 5

% de crecimiento en activos productivos

4.2 8.0

Área de éxito 4: viabilidad del mercado a largo plazo

% obsolescencia del producto 50 10

Formar alianzas externas para comercialización

Planeación Julio 1

En este cuadro se observa el status de sus factores claves de éxito y la distancia a que se encuentran de sus metas.El primer nivel de meta es el límite mínimo, el segundo es el objetivo satisfactorio y el tercero es el objetivo sobresaliente.

Nivel mínimo: Es el límite entre lo satisfactorio y lo inaceptable. Es importante que la gente sepa cuando se considera que su status es inaceptable. Podemos considerar el 82 al 85% el nivel mínimo.

Nivel de meta satisfactorio: Considerándolo hasta el 92%. Es un nivel satisfactorio porque produce una tranquilidad de lograr casi el total de las metas sin ser aun idealmente el mejor.

Nivel de meta sobresaliente: Es el objetivo viable pero desafiante que en la mayoría de los casos se logra en un periodo de tiempo prolongado, consideramos el 98% un nivel de meta sobresaliente. Por regla general se logra mediante un nivel de pasos satisfactorios. Las metas difíciles se pueden lograr gradualmente, esta es la razón por la cual se recomiendan los tres niveles de meta.

El nivel de meta sobresaliente es la máxima meta viable, el de meta satisfactoria es el siguiente a la meta viable, si no la logra significa que no la ha definido como para que sea suficientemente desafiante. El nivel mínimo de desempeño, es el desempeño dudoso.Primer Informe De Una Pagina Para Brian ScottÁrea De Éxito 1: Reestructuración Financiera De Xcorp

Precio por acción $20 25 30 35

Relación pasivo capital 0.9 0.7 0.6 0.5

Razón corriente 1.2 1.7 2.0 2.5.

Retorno sobre el capital 10.1 10 12 15


Planeación Mayo 15 Mayo 1 Marzo 1

Reducción de personal Planeación Mayo 1 Abril 1 Marzo 1

Reducción de costos Planeación Mayo 1 Abril Marzo 1


Posición en la industria 5 5 2 1

% de participación en el mercado 10% 12 15% 20

Plan de reorganización Hecho Abril 1 Marzo30 Marzo 1

Área de éxito 3: viabilidad financiera a largo plazo


-0.5 5 10 15

% de crecimiento en la base de clientes 1 1 3 5


4.2 4.0 6.0 8..0

Area de éxito 4:viiabilidad del mercado a largo plazo

% obsolescencia del producto 45 50 30 10


Planeac. Sep. 1 Ago. 1 Julio 1

Todo buen rendimiento comienza con metas claras. La fijación de metas es un factor importante para darle un rumbo fijo a sus ideales, es decir encaminarlos correctamente.

Tendencia en los datos:En el camino al éxito es necesario saber si uno va en la dirección correcta. Esta información se puede transferir al informe de enfoque anotando una B para buena tendencia y una M parra mala tendencia o desempeño

decreciente, con una columna a continuación de cada factor clave de éxito.Área de éxito 1: reestructuración financiera de XCORP

Precio por acción $20 25 30 35 M

Relación pasivo capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M

Razón corriente 1.2 1.7 2.0 2.5. M

Retorno sobre el capital 10.1 10 12 15 M


Planeación Mayo 15

Mayo 1 Mar 1

Reducción de personal Planeación Mayo 1 Abril 1 Mar 1

Reducción de costos Planeación Mayo 1 Abril Mar 1


Posición en la industria 5 5 2 1 -

% de participación en el mercado 10% 12 15% 20 M

Plan de reorganización Hecho Abril 1 Marzo30 Marzo 1

Área De Éxito 3: Viabilidad Financiera A Largo Plazo


-0.5 5 10 15 M

% de crecimiento en la base de clientes 1 1 3 5 M


4.2 4.0 6.0 8..0 M

Área De Éxito 4: Viabilidad Del Mercado A Largo Plazo

% obsolescencia del producto 45 50 30 10 -


Planeac. Sep. 1 Ago. 1 Julio 1

Los factores claves de éxito irán en la primera columna y deben cubrir todas las áreas de responsabilidad y para cada persona serán únicas y aplicables para sí misma.La segunda columna tendrá el status de los factores claves de éxito con la buena información sacada del mar de información.La tercera, cuarta y quinta columna, ubicará sus metas propias yLa sexta columna contiene la tendencia, basada en gráficas históricas de ese factor clave de éxito.Hacer las cosas quese deben haceres más importante quehacer las cosas bien.Consideremos los beneficios de la administración en una página desde el punto de vista de la información de la administración.Los factores claves de éxito en los informes de cada persona deben referirse únicamente a esa persona y el informe del jefe no debe ser una simple repetición de los informes de sus colaboradores. Aunque quien lleve la batuta es quien manda, usted y cada quien es libre de pensar y autónomo, claro está en relación con el grupo.Sus factores claves de éxito deben reflejar el éxito en los esfuerzos y ejecución de proyectos. Se necesita mucha creatividad para determinar los factores personales; deben estar relacionados con la productividad y la eficacia en un plan global y general a un nivel empresarial.Necesita un método o plan para continuar mejorando, por lo cual debe elegir niveles de meta que sobrepasen su status actual y sean factibles a corto plazo y otra característica es que su nivel de meta sobresaliente sea difícil, debe serlo para que garantice normas de excelencia altas y que conduzcan al rediseño de sus procesos principales.

Si está superando sus metas, debe elegir unas más altas, si no puede definir factores claves de éxito únicos para su propio cargo, entonces su cargo no es necesario.

Informe de enfoque para Tom BrownCategoría 1 -- calidad y servicio

% Despachos que exceden normas de calidad, exactitud y entrega

45 60 80 100 M

`% de plantas con < 1% de devoluciones de los clientes

65 60 80 100 M

Categoría 2 -- Costo De Producción

% De plantas que sobrepasan el costo unitario del principal competidor

0 60 80 90 M

% De variación contra presupuesto de austeridad

4 10 5 0 m

Proyecto de automatización fase 1

Hecho May. 1 Abr. 15 Abr. 1

`Proyecto de automatización fase 2

Pend. Ago. 1 Jul 1 Jul 15

Reingeniería de desarrollo de producto

Pend Oct. 1 Sep. 1 Jul. 1 -

Categoría 3 -- Niveles De Inventario

% de plantas operando justo a tiempo

55 50 80 90 B

% de plantas con <1% de reajustes de inventario

65 60 80 100 M

Liquidación inventarios obsoleto

Planeac. May. 1 Abr. 1 Mar 1 -

Categoría 4 -- Capacidad De Los Colaboradores

% siguientes dos niveles de directores con optimo desempeño

50 60 80 100 -

Iniciativa para aumentar la capacidad de los siguientes dos niveles

Planeac. Jun. 1 May. 1 Abr. 1 -

Las personas de niveles inferiores deben manejar con eficiencia, eficacia y rectitud las operaciones actuales, los factores de éxito de estas están relacionadas con esas operaciones y de ellas depende también el éxito de la compañía; a medida que se hacienda en las organizaciones debe orientarse hacia el futuro de la compañía. En los niveles altos el tiempo que gasta en las operaciones debe disminuir, mientras que aumentan los esfuerzos para sentar las bases para el futuro y lograr ser cada día mejor.

El informe de retroalimentación . Este informe contestara muchas dudas pues permite ver si los empleados siguen el proceso propuesto y cumplen globalmente los objetivos. Este informe le ayuda a vigilar el proceso de progreso hacia el éxito.Vigilando El Progreso Hacia El Éxito Para Tom BrownSemana que termina el 24 de febreroUsted Logro Su Meta Felicitaciones

Factores claves de éxito Status Meta satisfactoria

% de variación contra presupuesto de 4 5

austeridad

Proyecto de automatización fase1 Adelantado Abril. 15

Tiene Problemas -- Piense En Soluciones Creativas

Factores claves de éxito Status Nivel mínimo

% despachos que exceden normas de calidad, exactitud y entrega

45 60

% de plantas que sobrepasan el costo unitario del principal competidor

0 60

% siguientes dos niveles de directores con optimo desempeño

50 60

Considerando un aspecto importante dos fichas que le demuestren información de la trayectoria de desempeño. Debe saber durante cuantos periodos consecutivos a sido positivo su desempeño y necesita información correcta con relación al factor de éxito. Es importante entender que el camino hacia el éxito debe tener información precisa, concisa y completa acerca de su desempeño.Un punto positivo es que todos y cada uno de los empleados se fije factores claves de éxito y metas significativas en sus informes de enfoque. Una vez que los factores de éxito y las metas estén bien definidas, tendrá todos los elementos necesarios para concatenarlos generara el tercer informe de unas página.

Existen metodologías para definirlos correctamente.Enfoque de arriba hacia abajo: En este usted define los factores claves de éxito para su gente, usando elementos muy generales, globalizando todas las dependencias de su compañía.Proceso enfocado a cada uno, es personal y sus empleados definen sus propios factores de éxito según sus necesidades. Recomendaría que los más

correcto es una combinación de los dos enfoques.Un factor muy importante de éxito es la fijación de metas claras que tengan un medio de resolver problemas en un tiempo muy prolongado y que cumplan sus expectativas; el otro factor es la trayectoria de desempeño.

4. La concatenación de los informes de una pagina

SCOTT se empezaba a dar cuenta de que la eficacia de la Administración en una página radicaba en la manera en que el informe de Retroalimentación les ayudaba a los ejecutivos a darse cuenta de lo que merecía llamar la atención y el efecto que estos informes ejercían en el personal.Scott declaro al informan los beneficios que obtenían con los informes de una página además de la experiencia que había tenido con su personal mediante esta, pues este informe había cambiado la vida de Lucy Lake quien era subalterna de Brown, empleada de verificación de calidad y jefa corriente del departamento, no resolvía problemas graves de calidad en la planta. Pero ahora su planta se clasifica en primer lugar tomándose como referencia el volumen de productos que devuelven los clientes. Administración en una página le ayudo a ejercer control en su trabajo mediante el segundo informe, mantenía fija la atención de resultados positivos y negativos, ideaba maneras de resolver problemas en ese informe, con planes eficaces y feliz de encontrar un factor positivo. Mejoro su vida personal, ya que, la administración en una página le permitió ejercer control en el rendimiento de su trabajo lo que también podría ayudarle con sus metas personales. Definió su informe de enfoque personal donde incluía factores clave de éxito (salud, dieta, ejercicio y asuntos financieros) registro en una agenda la información de cada factor. Elaboro semanalmente los dos primeros informes y en tres meses alcanzo el nivel de meta satisfactoria en todas las áreas sin tener negativos. Ajusto sus metas y continuo mejorando Brown la ascendió a directora de planta.Esta es una introducción natural para el siguiente tema que quería discutir el informan; donde SCOTT se había enterado de la historia de Lucy en una reunión revisando el programa de administración en una página Brown menciono su nombre.

El informan comento que con el tercer informe tendría conocimiento directo constante del personal que se destaque por su eficiencia. En qué forma? CONCATENANDO LOS INFORMES DE UNA PAGINA. De los ejecutivos, ya que, los dos primeros informes tienen información de los factores clave de éxito, más no el de los niveles inferiores al suyo y si se reciben copias del primero y segundo informe de los colaboradores inmediatos se acaba con sobrecarga de información.El tercer informe le proporciona las buenas y malas noticias de rendimiento personal de los niveles inferiores y problemas que reclamen su atención sin que nada se quede en el tintero, ya que, en esa hoja de papel se encuentra solo lo que se interesa esto sucede al concatenar los informes de retroalimentación por medio del tercer informe de una página "INFORME DE ADMINISTRACIÓN" en este están las personas que depende de usted directamente, en las excepciones positivas y negativas que aparezca en los informes de retroalimentación son exactamente la información que usted vería al LADO DERECHO del tercer informe; POSITIVAS parte superior de la página y NEGATIVAS en la inferior. En el lado izquierdo va la característica más exclusiva y emocionante de la administración en una página, se destacan las personas seccionales, ya que, si una persona de un nivel superior realiza un excelente quien se descuenta y a quien le dan crédito es al jefe de ella, eso es lo que estimula a los directores a demorar el ascenso de sus trabajadores de cualidades sobresalientes y cuando este llega ya están demasiado viejos o cansados. Todo esto se le puede llamar seguridad de puesto por parte del director es lo que sucede en muchas compañías. El cambio de esto es lo más estimulante y original de la administración en una página.El sistema hace que el desempeño sea transparente a niveles superiores sucesivos, permite que cada individuo reciba el crédito de su excelente labor y el jefe lo reciba por su labor de administración. Para esto es necesario darse cuenta de las personas que están en los distintos niveles al de usted. Lo mismo es aplicable a los negativos, sin que los niveles directivos se involucren en un problema que debe manejar el jefe inmediato ya que, es el director general o presidente quien decide el momento en que quiere que se conozca

los problemas a niveles superiores sucesivos concediéndole al empleado y a su jefe tiempo para resolverlos. En consecuencia lo que aparezca en la parte superior izquierda es lo que ha sido negativo o positivo durante un tiempo suficiente para exigir la atención de usted. Al concatenar los informes el informe de retroalimentación gana una nueva columna donde le dice a la persona a quien va dirigida cuales son las buenas o malas noticias comunicadas a los niveles superiores. Así el personal se sentirá motivado si sabe que el director está enterado de sus factores positivos.

Estructura del informe de administraciónEste informe es perfecto si se satisfacen dos condiciones:

Cada uno de los ejecutivos define con precisión todos sus factores clave de éxito.

Fijar las metas de cada uno correctamente.

Este informe identifica toda condición que este "fuera del alcance" negativos o positivos, que reclamen la atención de usted en niveles inferiores.Si se cumplen las dos condiciones podrá estar seguro de que no a quedado nada en el tintero esto es lo esencial para continuar teniendo éxito.El contenido de este informe les permite a los ejecutivos ejercer un liderazgo más eficaz al mejorar las comunicaciones con sus subalternos. Fortalece el concepto de "administración ambulante" al proporcionarles a los ejecutivos algo mas y especifico de que hablar en el contrato personal.Este informe derriba barreras que impiden la comunicación y ayuda a darle al personal el trato que merece. SCOTT sabía que su personal merecía que lo trataran bien, y la clave era la información, pero también tendrá que dotar a sus ejecutivos de las habilidades humanas necesarias para tratar bien el personal.Cuando se produzcan los tres informes de una página el trabajo de preparación termina y es cuando empieza el reto administrativo. Había que capacitar a los ejecutivos para que se interesen en el éxito de sus colaboradores, se comuniquen, resuelvan problemas y sorprendan al personal haciendo bien las cosas cuando todos pongan en práctica estas

habilidades, descubrirán que sus informes de una página son magníficas herramientas de administración.Para preparar el tercer informe en una compañía grande como Xcorp, se debe utilizar el computador ya que puede conectarlo a todas las fuentes de informe en forma manual o automatizada, este canaliza los datos y adapta los informes específicamente para sus ejecutivos. Puede agregarle capacidad al programa del computador y permitir que los ejecutivos pidan información que no sea parte del contenido de sus informes de una página.Cuando sus ejecutivos confíen en los informes de una página dependerán cada vez menos de esa sobrecarga de información.También puede dejar de producir muchos informes que nadie utiliza, pedir a dos ejecutivos que discutan en reuniones de equipo buenas y malas noticias de segundos primeros informes. Reunión de un doctor con sus colaboradores inmediatos, cada director asiste a dos reuniones semanales una coordinación del líder del equipo y otra como miembro del así se convierten en un vehículo de comunicación eficaz. La meta principal de Scott es darle un vuelco a Xcorp "creo que puede hacerlo" dijo él informan y marchó.

5. El poder de la administración en una pagina

Se convirtió en el estilo de vida de Xcorp, donde los ejecutivos aplicaban en su trabajo y otros en su vida personal. Sus éxitos fortalecerán el deseo de seguir mejorando Xcorp computarizo la administración en una página, lo que permitió que la compañía reestructurara el flujo de información personal. Para suplementar los tres informes de una página, los ejecutivos tenía acceso a bibliotecas de información donde se guardaban todos los informes de Xcorp. El tiempo que les ahorraba el computador le dedicaban a actividades orientadas hacia el futuro, incluyendo capitación, prevención de problemas y planeación.Seis meses después de que los informes de una página se convirtieran en un estilo de vida en Xcorp, Scott recibió su informe de administración, Pág. 130, donde se dio de cuenta más tarde de su rendimiento y había utilizado sus principios para ayudar a Xcorp con ahorros sustanciales mediante la reducción de desperdicios.

Los esfuerzos de Turner estaban comenzando a fructificar, se centra imponiendo al saber que el Dr. General lo había llamado. Se daba cuenta que su constancia valía la pena. Se había convertido en un funcionario excelente al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en solución de problemas. Discutieron muchos problemas los dos de la carrera.

RESUMEN LIBRO: ADMINISTRACION EN UNA PÁGINA

INTRODUCCION GENERAL

Esta corta, pero poderosa herramienta contada en forma de parábola empresarial nos presenta una estructura para la realización de informes que permite a los gerentes de todo tipo de organizaciones y cualquier nivel de gerencia tener acceso y entender la información que necesitan en tan solo tres páginas de informes.

El propósito del libro es contribuir a que nosotros como gerentes reduzcamos la sobrecarga de información enfocándonos en los datos claves que marquen una diferencia en nuestras organizaciones. El principio para tal premisa está en el enfoque de factores de éxito medible, definido de manera única para cada persona. Con el fin de ayudarnos con la definición de los factores que son relevantes desde nuestro punto de vista presentándose en el mismo una metodología de autodefinición.

Sostiene el texto que si los factores se encuentran bien definidos para todos los funcionarios, entonces el conjunto de informes de una página, apoyado por un método único para efectuar los informes de toda la organización hacia niveles superiores, servirá como un instrumento suficiente para mantener a los gerentes centrados del desempeño con respecto a resultados así como de las desviaciones en factores de control interno que puedan ocurrir en transcurso de la implantación de dicho método.

Administración en una página enfatiza la importancia y necesidad de tener información precisa, oportuna e importante en todos los niveles de la organización. Ya que si no se tienen estos controles puede resultar en la

quiebra inminente y problemas legales que se prolonguen por mucho tiempo.

INFORME EJECUTIVO DEL LIBRO

Al tratar de redactar un informe ejecutivo del libro Administración en una Página salta a la vista que lo que sucede en XCorp es un problema de información que se profundiza por los resultados mediocres que ha estado proyectando en los últimos seis periodos donde se perfila la bancarrota. Por lo cual los directivos de la misma deciden seleccionar un Presidente y Gerente General con fama de haber cambiado y/o transformado varias compañías con problemas similares y a su vez implementar soluciones efectivas para sacar a XCorp de la situación donde se encontraba. La persona seleccionada Brian Scott, al cual se le otorgaron dos años para hacer los cambios de lugar.

A la llegada de Scott a la empresa lo primero que hizo fue revisar los informes financieros de XCorp y al darse cuenta que las cosas estaban muy mal fue llamar a cada uno de los directores de los diferentes departamentos: finanzas, producción, ventas, informática y recursos humanos donde casi todos se culpaban entre sí o al sucesor de Scott, salvando honrosas excepciones todos estaban sumergidos en sus propios problemas desmoralizados y sin un sentido de grupo.

Mandado a buscar con el gerente de informática toda la información relacionada con el desempeño de XCorp, se dio cuenta que tanta información era demasiada para ser procesada de forma que pudiese ser entendida. Con el escritorio lleno de papeles en su segundo día de trabajo se encontraba tan decepcionado que lo único interesante fue la recepción de dos cortas cartas que llegaron a su escritorio donde un personaje llamado El Informan le escribió que le podría ayudar con su problema de infamación.

El Informan le sugirió a Scott que este necesitaba un sistema de filtrado para toda la información que producía XCorp, esos tres informes de una página eran:

Informe 1 – Informe de Enfoque: La información clave acerca de lo que usted hace.Informe 2 – Informe de Retroalimentación: Las buenas y malas noticias

acerca de lo que usted hace.Informe 3 – Informe de Gerencia: Las buenas y malas noticias acerca de lo que su gente hace.

Scott inmediatamente se dio cuenta que las dos palabras claves eran éxito e información. Pasando a definir los cuatro pasos simples para definir factores críticos del éxito: Conozca sus relaciones importantes, Defina las áreas de éxito para usted mismo desde diferentes puntos de vista, Identifique los factores críticos de éxito para cada área de éxito y por último Determine como encontrar el estado actual de cada factor crítico de éxito.

Luego de varios borradores y correcciones hechas por el Informan y después del primer informe de enfoque, Scott le dijo que quería empezar a mostrarles a sus demás colegas las bondades de este sistema y decidió empezar con el Gerente de Producción Tom Brown, el cual al principio se mostró renuente hasta que su esposa lo convenció.

El proceso en que Brown junto con su equipo de colaboradores elaboraron su Informe de Enfoque fue bastante fluido. Donde todos participaron y luego de terminado este todos estaban muy entusiasmados con la idea de la administración de una página.

Concluida esta fase se reúnen Brown, el Informan y Scott para proceder a construir el segundo informe de retroalimentación. La cual consistía en dividir en dos una página donde en la parte superior se encontraban los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y luego elegir los que no llegaban a la meta mínima y colocarlos abajo. Así podrían darse cuenta cuales puntos estaban alineados con sus parámetros y de esta forma celebrar, y los que no lo estaban para dedicarles más atención y poner la creatividad a funcionar.

Por aproximadamente tres meses Scott y Brown implementaron la administración en una página, donde ellos hicieron informes de enfoque para sus colaboradores y luego que sus colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Demostrando que los factores claves e importantes para ellos eran los mismos y en cierta forma similares para el futuro mejoramiento de la empresa.

Al regresar el Informan, Scott sumamente complacido por los buenos y muchos resultados positivos que había tenido el sistema implantado contó la historia de una colaboradora de nombre Lucy Lake, encargada de control de calidad y que gracias a los informes de retroalimentación su área mejoro bastante con respecto a productos que los clientes devolvían, es decir esta área se tomó como ejemplo a seguir. Inclusive Lucy, que pertenecía al departamento regenteado por Brown, fue promovida. Aplicando también la administración en una página a su vida personal perdiendo peso considerablemente.

El Informan le pregunto a Scott que como se había enterado de esa historia, procediendo Scott a contarle que fue en una reunión en algún momento. El Informan le propuso que es posible enterarse de todas las grandes mejoras de cualquier colaborador de la empresa mediante el tercer informe de una página, el informe de administración, procediendo a explicarle de que se trataba.

Este informe consiste en una hoja dividida en cuatro zonas son sus propios fines comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinación directa de la empresa, así cuando un tema sea de mucha importancia o necesite atención se ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su estado y que tanta atención necesite puede subir más niveles.

Terminada la explicación el Informan se despidió, explicándole a Scott que de tener problemas con el sistema en el futuro se pondría en contacto nuevamente con ellos deseándole buena suerte en su viaje hacia el éxito.

Este estilo de administración en una página se había vuelto un habito adquirido por XCorp, ya habían transcurrido seis meses que la empresa estaba bajo el nuevo esquema cuando por primera vez apareció en la esquina superior izquierda del informe de administración el nombre de un colaborador de la fábrica de alambres en Kansas, Arnold Turner, el cual Scott decidió felicitar personalmente.

Llego a su cita con Turner el cual le explico todo lo que había hecho a partir de la administración de una página, este colaborador le había ahorrado millones a la compañía bajando los porcentajes de desperdicio. Turner se

había vuelto un campeón en la administración de una página y crecido mucho como ejecutivo y como persona.

Un tiempo después llego el segundo aniversario de la llegada de Scott a XCorp. Donde era palpable que las metas se habían cumplido y rebasado. Queriendo Scott agradecer en ese instante al Informan por lo valiosos consejos y haberle ensenado tan maravilloso sistema, el de Administración en una Página.

IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL DEL LIBRO: ADMINISTRACION EN UNA PÁGINA.

El termino Desarrollo Organizacional implica una estrategia normativa, de reeducación, cuyo propósito es influir en los sistemas de creencias, valores y actitudes dentro de la organización para que se adapte mejor al ritmo acelerado de cambio en la tecnología, en nuestro ambiente industrial y en la sociedad en general. También abarca la restructuración organizacional formal que con frecuencia se inicia, facilita y refuerza con los cambios normativos y de comportamiento.

Por ello los cinco elementos básicos del sistema del libro Administración en una página son: asignación de responsabilidades, información, retroalimentación, reconocimiento y entrenamiento.

El Desarrollo Organizacional es un proceso que genera el cambio en un sistema social, lo cual plantea la cuestión del agente de cambio. En el caso que nos ocupa y aplicándolo al texto de Administración en una Página podemos observar que el agente de cambio vino desde fuera, es decir del exterior de la compañía XCorp. Scott con la ayuda del Informan pudo determinar cuáles eran las áreas que requerían su ayuda, pero para esto primero hubo que implementar un sistema que fuese capaz de filtrar toda aquella vasta e interminable acumulación de informaciones que producía XCorp, con la ayuda de la Administración en una Página. Pero no solo fue Scott como individuo capaz de impregnar entusiasmo a los demás colaboradores: sino que directores, gerentes, encargados, supervisores, empleados, conserjes, etc., tuvieron que emplearse a fondo para que el nuevo programa descrito por el Informan de administración y cambio de

paradigma de cómo realizar las tareas no cayeran en saco roto y que no se convirtiera con el tiempo en otro programa obsoleto. Convirtiendo al grupo en un catalizador del cambio.

CARACTERIZAR EL MODELO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Los modelos de desarrollo organizacional descritos en el texto son ideas importantes en la teoría y en la práctica por ello su importancia. Si bien en la práctica hay muchas variaciones de estos tres modelos, es imperativo concentrarse en elementos básicos organizacionales. Un elemento clave del éxito es el acceso a la información vital, pero en una época en que nos vemos inundados de información, el ejecutivo puede llegar a verse diariamente ahogado en un mar de datos innecesarios. ¿Cómo detectar cuáles son importantes? El texto presenta una forma sencilla y eficaz de lograr un óptimo desempeño mediante una organización de la información clave, única en su género.

El modelo consta de tres informes de una página:

El Informe de Enfoque –que es la información clave acerca de lo que uno hace.El Informe de Retroalimentación – que son las buenas y malas noticias acerca de lo que uno hace.El Informe de Gerencia – que son las buenas y malas noticias acerca de lo que nuestros colaboradores hacen.

Los cuales le permitirán tener un panorama total, dándole sólo la información que necesita. Este sistema es de ayuda para el ejecutivo sobrecargado de trabajo y otorga una clave para lograr una alta producción y alcanzar las metas propuestas. La Administración en una Página es un sistema que involucra a la organización desde la cúspide hasta las raíces. Permite que el cambio se efectúe ya que consta con la aprobación de los ejecutivos y en la información corporativa.

ANALISIS REFLEXIVO SOBRE EL MODELO Y SU EFECTIVIDAD EN LA REALIDAD CONCRETA APARTIR DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA PLANTEADOS POR EL

LIBRO DEL TEXTO USADO EN CLASE.

Si tomamos en cuenta que el Desarrollo Organizacional tiene que ver con lo que ocurre en nuestras organizaciones y su entorno, que es una estrategia de re educación, cuyo propósito es influir en los sistemas de creencias, valores y actitudes dentro de la organización para que se adapte mejor al ritmo acelerado de los cambios en la tecnología, ambiente industrial y en la sociedad en general. Así como la restructuración organizacional formal que facilita y refuerza los cambios normativos y de comportamiento de las organizaciones, pero sobre todo sobre el personal que actúa y se desenvuelve en el día a día de la misma.

Tomando en cuenta estos elementos puedo decir que muchos factores inciden para que las organizaciones de hoy en día no den los resultados como se esperan, es por ello que los gerentes y directores deben estar conscientes de las situaciones que se dan en sus organizaciones y deben saber manejar el problema de información que cada día es mayor y más abundante para saber que los distintos departamentos estén enfocados en lo que tienen que estar o lo que es importante para la organización. En el caso que nos ocupa era: la mala comunicación, la cantidad de desechos, las malas relaciones entre los departamentos, la falta de motivación y el no reconocimiento de las buenas acciones crearon un ambiente de individualismo donde el concepto de trabajo en equipo no existía.

Lo importante es que los gerentes debemos de tratar de no olvidar la razón por la cual nos esforzamos en una organización no olvidar las claves del éxito. Tener claras nuestras metas a corto, mediano y largo plazo y que los principales elementos o claves del éxito están en la motivación, reconocimiento, organización, proceso de cambio y la armonía entre los grupos y equipos de trabajo en la organización.

CONCLUSIONES

La administración en una página es un sistema sencillo y poderoso de manejo de información que permite organizar cualquier compañía. Es un filtro de información muy útil que a nuestros ojos debería ser adoptado por todas las compañías a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber

usan un formato distinto a los convencionales en libros de administración y logra atraer la atención de personas que no necesariamente son administradores.

El texto de Administración en una página nos enseña a nosotros como gerentes de cualquier institución que estemos pendientes de las situaciones que generan un déficit de calidad en los productos que comercializamos, la producción, las ventas y en sentido general la rentabilidad, para de esta forma saber dónde debemos concentrarnos y poner todo nuestro esfuerzo. Regularmente cuando este ocurre habrá voces dentro de la organización que se resistirán al cambio, mas sin embargo no debemos desenfocarnos en la meta final que es la concesión del logro de las metas y el éxito de la organización y por ende el nuestro propio.

En la empresa utilizada como ejemplo los problemas relacionados con la baja productividad, la disminución de la rentabilidad, la caída en las ventas eran producto de la no planificación y de la ausencia de una comunicación efectiva. La Administración en una página les permitió identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participación y el compromiso real de todos y cada uno de los integrantes de la organización. Todos recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos la implementaron llegando a convertirse en una de las organizaciones más exitosas en su ramo.

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