Administración Electrónica en la Universidad de Córdoba

Servicio de Informática Abril de 2012 

1. Introducción

El uso de la tecnología está ampliamente difundido en la administración pero con la uni­versalización de internet, surgieron nuevas necesidades que no es posible atender con los recursos informáticos tradicionales. Se busca una mayor interactividad con el ciuda­dano permitiendo un alto nivel de transparencia en los procedimientos y la capacidad de ejercitar los deberes y derechos a través de los nuevos medios puestos al alcance  por la tecnología.

La entrada en vigor de la Ley 11/2007, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos  y los  diferentes regla­mentos que la desarrollan, como el Esquema Nacional de Segu­ridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad, suponen la generación de derechos para nuestros ciudadanos y un reto para todas las administraciones.

Ya no se trata de ofrecer información web institucional o de incluir formularios más o menos completos. La Ley es muy clara respecto a las exigencias que plantea permitiendo no sólo la solicitud telemática sino también el acceso al expediente en cualquier momen­to, todo ello con garantías de seguridad jurídica nunca antes alcanzadas gracias a las técnicas de firma electrónica.

La tecnología que hay detrás es muy compleja. Ha supuesto años de continuo desarrollo y la necesidad de un alto grado de especialización de los técnicos que trabajan con ella. Jurídica y organizativamente,  también supone un reto para cualquier administración poner en marcha los servicios de administración electrónica.

Desde la Universidad de Córdoba hemos apostado por implantar un completo sistema de Administración Electrónica que ofrezca a nuestros usuarios una amplio abanico de posi­bilidades permitiéndonos dar un salto significativo en cuanto a la calidad de los servicios ofrecidos.

La puesta en producción en Noviembre de 2008 del Portal de Administración Electrónica significó para nuestra universidad el paso definitivo a un entorno de uso real de estas tecnologías que hoy en día son utilizadas tanto para agilizar sus procesos internos como para ofrecer un número creciente de servicios que mejoren su relación con la sociedad.

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2. Arquitectura de Administración Electrónica en la Universidad de Córdoba

La Universidad de Córdoba dispone de una completa infraestructura de Administración Electrónica, implantada y desarrollada en el marco de un proceso de modernización que responde al compromiso estratégico de mejora en la calidad de los servicios, para el cual la innovación en el uso de la tecnología constituye una herramienta básica.

El sistema de Administración Electrónica de la Universidad de Córdoba está constituido por diferentes herramientas orientadas a su utilización en la gestión de procesos inter­nos por parte de su personal, como es el caso del sistema de comunicaciones internas electrónicas eCO, el sistema de gestión de expedientes de contratación G3 o el sistema de firma electrónica Port@firmas. Pero también cuenta con un Portal de Administración Electrónica, accesible a través de http://e­administracion.uco.es, publicado en noviembre de 2008, pionero en incorporar un sistema completo de tramitación electrónica adaptado a la Ley 11/2007, a través del cual se ofrece a los ciudadanos un catálogo de procedi­mientos telemático en continuo incremento.

Las herramientas de Administración Electrónica de la Universidad de Córdoba se fun­damentan en un software de soporte desarrollado por la Junta de Andalucía en el marco del proyecto W@ndA, cuyo principal objetivo es la creación de un entorno homogéneo para la tramitación de expedientes en toda administración andaluza, en base al cual se propone el desarrollo e implantación de las infraestructuras tecnologías necesarias que sustenten la tramitación de expedientes de forma automatizada, con la característica de que en el desarrollo de dichas herramientas se adapta a la problemática especial con la que cuentan las Administraciones Públicas en materia de tramitación.

El software desarrollado por la Junta de Andalucía en el marco del Proyecto W@ndA se cede a los organismos públicos que lo soliciten y firmen los acuerdos de cesión de softwa­re propuestos por la Junta de Andalucía. También se encuentra disponible para empre­sas integradoras de proyectos para las administraciones. En este software destacan los elementos habilitantes, representados por aquellas plataformas tecnológicas que apor­tan legalidad a la relación electrónica entre la ciudadanía y la administración, entre las cuales destacan la plataforma de autenticación y firma electrónica @firma, el registro te­lemático @ries y la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA).

La arquitectura de la Administración Electrónica en la Universidad de Córdoba se re­presenta en el siguiente gráfico.

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Este esquema se encuentra replicado, existiendo un entorno de desarrollo y un entorno de producción, que se diferencian principalmente en la potencia y capacidad de las má­quinas asignadas, y en la accesibilidad a las mismas por parte de los usuarios.

La utilización de las herramientas de uso interno (eCO, G3, Agenda de tramitación y Port@firmas) se encuentra restringida al personal de la Universidad de Córdoba. El ac­ceso a ellas, así como a la Oficina Virtual por parte de los ciudadanos, se realiza a través de un balanceador de carga (POUND).

La disponibilidad de los servicios se controla a través de un sistema de monitorización basado en Pandora FMS (http://pandorafms.org/).

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2.1. Descripción de las aplicaciones y la infraestructura de soporte

• El sistema de comunicaciones internas electrónicas eCO permite el intercambio de in­formación entre las diferentes Unidades Organizativas de la Universidad de Córdoba en base a un modelo sin papeles, que ofrece notables garantías de seguridad frente al uso del correo electrónico. 

Las características del proceso de traslado de documentación se gestionan mediante el establecimiento de diferentes tipos de expedientes, que permiten la simple transmisión de documentos, el envío de documentos firmados, la gestión de Notas de Régimen Inte­rior, etc. 

El control de los usuarios autorizados a la emisión y recepción de documentación, así como a la firma de documentos, se realiza en base a un sistema fundamentado en Uni­dades  Organizativas,  puestos  de   trabajo  y  perfiles,   cuya  definición se  establece  en Trew@, que se utiliza además como motor de tramitación de los expedientes electróni­cos.

eCO se encuentra desplegado en un servidor de aplicaciones Apache Tomcat, que fun­ciona sobre una máquina virtual Linux Debian. La autenticación de usuarios se efec­túa mediante la plataforma @firma4. La firma de los documentos trasladados, en aque­llos casos en que así se requiera, se realiza mediante el envío de peticiones a Port@fir­mas.

La  información sobre  el  proyecto  eCO se  encuentra disponible  para su consulta  en http://www.juntadeandalucia.es/repositorio/usuario/listado/fichacompleta.jsf?link=1&idProyecto=667.

• El sistema de gestión de expedientes de contratación  G3  (Gestión Global del Gasto) permite cumplir con todos los requisitos de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Pú­blico y modificaciones posteriores.

La herramienta maneja diferentes tipos de expedientes, cuya definición y tramitación se controla en base al motor Trew@.

G3 está  desplegado en un servidor de aplicaciones Apache Tomcat instalado en una máquina virtual Linux Debian. La autenticación de los usuarios se realiza mediante @firma5, y establece comunicación con Port@firmas para la firma electrónica de los do­cumentos asociados a los expedientes. 

La   información   pública   sobre   el   proyecto   G3   puede   obtenerse   a   través   de http://www.juntadeandalucia.es/repositorio/usuario/listado/fichacompleta.jsf?idProyecto=680.

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• El Port@firmas electrónico se utiliza para la firma electrónica de los documentos co­rrespondientes a los expedientes manejados por eCO, G3 y la Agenda de Tramitación.

El uso de esta herramienta se encuentra restringido a los firmantes definidos en la Universidad de Córdoba, cuya administración se efectúa a través de un módulo inclui­do en la propia aplicación.

Port@firmas se despliega sobre un servidor de aplicaciones Apache Tomcat, que funcio­na sobre  una máquina virtual  Linux Debian.  La autenticación de  los  usuarios,  así como la firma electrónica de los documentos, utiliza como soporte el componente @fir­ma5.

La dirección a través de la cual se encuentra accesible la información sobre esta herra­mienta es https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/portfirmas.

• La Agenda de Tramitación permite al personal de la Universidad de Córdoba la ges­tión de los diferentes expedientes abiertos por el ciudadano a través de la Oficina Vir­tual. Los tramitadores se autentican frente a la aplicación a través de @firma5, y fir­man los documentos electrónicos a entregar a los interesados mediante Port@firmas.

El acceso a los expedientes se controla en base a la asignación a los mismos de un de­terminado Organismo responsable de la tramitación, en el cual existen usuarios que desempeñan diferentes puestos de trabajo y presentan distintos perfiles, según la na­turaleza de las tareas a desarrollar. La gestión del proceso de tramitación se funda­menta en Trew@.

El despliegue de la aplicación se encuentra también en un servidor Apache Tomcat ins­talado en una máquina virtual Linux Debian.

• La  Oficina Virtual  (http://e­administracion.uco.es)  ofrece al  ciudadano un catálogo creciente de procedimientos telemáticos, organizados en base a diferentes categorías establecidas en función de su temática y del colectivo del usuario específico al que se dirigen. La plataforma permite el seguimiento por parte de los interesados del estado de tramitación de sus expedientes, así como la consulta de la documentación relativa a los mismos, ofreciendo notables ventajas y asegurando la validez jurídica de las actua­ciones.

Las solicitudes presentadas por los ciudadanos a través de la Oficina Virtual, así como la documentación adjunta a las mismas, se registra electrónicamente a través de @ries, y se firma haciendo uso de la plataforma @firma5.

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La Oficina Virtual se encuentra desplegada sobre un servidor de aplicaciones Apache Tomcat, que funciona en una máquina virtual Linux Debian.

• El registro electrónico @ries permite el sellado de entrada de los documentos aporta­dos por los ciudadanos a través de la Oficina Virtual, asignándosele a los mismos un número oficial, así como un sello de tiempo generado automáticamente a través de la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) de la Junta de Andalucía.

El registro electrónico funciona sobre un servidor de aplicaciones JBoss instalado en una máquina virtual Linux Debian.

La   documentación   relativa   al   proyecto   @ries   puede   consultarse   en   la   dirección https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/aries.

• Las plataformas @firma4 y @firma5 permiten incorporar a las aplicaciones los proce­sos de autenticación y firmado electrónico de documentos.

@firma5 utiliza un cliente de firma que actúa en forma de applet de Java integrado en una página web mediante JavaScript, y que se ejecuta en la máquina cliente.

La Universidad de Córdoba dispone de un despliegue de ambas plataformas en su pro­pio entorno operativo, utilizándose para ello el servidor de aplicaciones JBoss, instala­do en máquinas virtuales Linux Debian.

En   la   dirección  https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/afirma puede consultarse la información relativa al componente de autenticación y firma elec­trónica.

2.2. Administración por parte del Servicio de Informática

El desempeño del puesto de operador en el Servicio de Informática de la Universidad de Córdoba requiere tener conocimientos sobre los diferentes componentes anteriormente mencionados, así como sobre el motor de tramitación Trew@, desarrollado por la Junta de Andalucía, y utilizado como base para el control de la evolución de los expedientes electrónicos gestionados por las herramientas de Administración Electrónica previamen­te descritas, así como para la administración de los usuarios correspondientes a las mis­mas. La información relativa a este motor de tramitación se encuentra disponible para su consulta en https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/trewa.

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El motor de tramitación Trew@ se engloba en el marco del proyecto W@ndA, del cual re­sulta importante conocer tanto el dominio semántico como los criterios de modelado y ra­cionalización de procedimientos administrativos que establece.

El conocimiento de la herramienta Model@, utilizada para el modelado de los procedi­mientos electrónicos que rigen el flujo de tramitación de los expedientes, también es re­levante.   La   información   relativa   a   la   misma   se   encuentra   disponible   en   el   enlace https://ws024.juntadeandalucia.es/ae/adminelec/areatecnica/modela.

En relación a eCO, es imprescindible conocer su funcionamiento a nivel de usuario, y te­ner capacidad de gestionar su módulo de administración. También se requieren conoci­mientos sobre el mecanismo de despliegue de la aplicación, así como sobre el procedi­miento de subida de versiones.

Con respecto a Port@firmas, es necesario tener nociones sobre el manejo de la aplicación a nivel de usuario, y dominar el componente de administración.

Por otro lado, se considera conveniente estar familiarizado con el cliente de firma elec­trónica utilizado por la plataforma @firma, especialmente en lo referente a su implanta­ción en los equipos de los usuarios, así como a la resolución de incidencias que pudieran surgir, y a la detección de incompatibilidades entre el mismo y las diferentes versiones de sistemas operativos, navegadores y versiones de la máquina virtual de Java existen­tes en el mercado.

Asimismo, resulta importante disponer de conocimientos sobre los servidores de aplica­ciones Apache Tomcat y JBoss, utilizados para el despliegue de las herramientas y de la infraestructura de soporte. La documentación sobre los mismos puede consultarse, res­pectivamente, en http://tomcat.apache.org/ y http://www.jboss.org/.

El Sistema de Gestión de Bases de Datos Oracle 11g es el que se utiliza para el manteni­miento de los datos manejados por las diferentes aplicaciones, por lo que también resul­ta fundamental disponer de conocimientos sobre el mismo. La información de interés se encuentra disponible en http://www.oracle.com/pls/db111/homepage.

3. Impacto de la Administración Electrónica en la Universidad de Córdoba

A pesar del indudable beneficio que ha supuesto el correo electrónico para la agilización de muchos procesos, su naturaleza no es adecuada para formalizar procesos internos que requieran cierto grado de seguridad jurídica. El uso indiscriminado del correo para tras­ladar documentos crea situaciones no deseadas como la duplicidad de documentos, esca­so control sobre versiones o actualizaciones, falta de mecanismos de firma y no repudio o la dificultad para catalogar los contenidos.

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Conseguir que todo el personal se sienta cómodo con las nuevas tecnologías y con concep­tos como la firma electrónica o el expediente digital tampoco es fácil. Desde el principio, consideramos imprescindible crear el entorno adecuado para que estas nuevas técnicas penetraran poco a poco. Nuestra universidad dispone ahora de un sistema de comunica­ciones internas electrónicas (eCO) que se utiliza tanto en los servicios centrales como en decanatos y secretarías. Con este sistema, todas las comunicaciones se benefician de la seguridad y eficiencia administrativa que proporcionan las herramientas de administra­ción electrónica. Como beneficio añadido, nuestro personal se familiariza con las técni­cas de firma electrónica.

El uso de eCO, como ocurre en general con la e­administración, ha supuesto para nues­tra universidad un ahorro considerable en costes de impresión y, sobre todo, en despla­zamientos  y envíos  postales.  Algunos  procesos  han podido   reducir   sensiblemente   los tiempos de espera pero conservando o incluso mejorando las garantías jurídicas.

Por otra parte, los expedientes de contratación están siendo gestionados por G3, un de­sarrollo basado también en técnicas de administración electrónica que nos permite cum­plir con todos los requisitos de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público y modifi­caciones posteriores. Durante el presente año, el Perfil del Contratante se adaptará tam­bién para ser uno de los pocos perfiles en la administración española que cumple con las importantes exigencias de transparencia y seguridad jurídica que exige la Ley de Con­tratos.

En la base de todas estas actuaciones encontramos sofisticadas herramientas como la plataforma de validación y firma electrónica @firma o el tramitador de procedimientos Trew@ que mueven los expedientes electrónicos, validan los certificados digitales, custo­dian los documentos firmados o garantizan la validez jurídica de los mismos.

Internamente, se sustituye el uso de la firma manuscrita por la electrónica gracias al uso de herramientas como Port@firmas, que se constituye en una completa sustitución de la tradicional  carpeta de firmas.  Las ventajas son múltiples.  Los documentos son puestos a la firma de forma inmediata y pueden ser firmados por el responsable desde cualquier lugar. Actualmente evaluamos el uso del Port@firmas desde dispositivos móvi­les como iphone o android.

4. Servicios de Administración Electrónica de la Universidad de Córdoba al exterior

No es posible ofrecer servicios externos de calidad sin una buena organización y es por ello que los esfuerzos se han dedicado inicialmente a la simplificación y mejora de los procedimientos internos con ayuda de las herramientas de administración electrónica.

Sin embargo, el objetivo último es ofrecer servicios de administración electrónica a los ciudadanos. Desde Noviembre de 2008, la Universidad de Córdoba dispone de un Portal 

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de   Administración   Electrónica (http://e­administracion.uco.es) en  el  que  se  publican   todos   los procedimientos   disponibles.   El pasado mes  de  Octubre,   la uni­versidad   puso   en   marcha   una nueva oficina virtual con mejoras de usabilidad importantes y con nuevas opciones que favorecen la transparencia   y   la   compatibili­dad.

El Portal no sólo permite iniciar procedimientos, entregando documentación complemen­taria, sino que también es posible la consulta del estado de todos los expedientes como exige la Ley 11/2007. El resultado de la tramitación o cualquier incidencia en la misma es comunicada al usuario a través del Portal. Los documentos y certificados generados por la universidad puede descargarlos el usuario directamente, sin desplazamientos ni colas, y con validez jurídica.

El diseño de la nueva plataforma es claro y sencillo. Ofrece un buscador de procedimien­tos muy fácil de manejar y nos permite catalogar los procedimientos disponibles por di­versos criterios.

La incorporación de documentos y la firma de los mismos se realiza de forma sencilla utilizando siempre un asistente que permite la recuperación de cualquier procedimiento anterior.

La existencia de un verificador de documentos permite que cualquier ciudadano que re­ciba un documento   firmado electrónicamente  por  nuestra universidad   (una empresa, 

otra   administración)   pueda   compro­bar su veracidad.

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5. El futuro

Actualmente,   la  universidad   tiene   publicados   más   de   30   procedimientos   totalmente adaptados a la Ley11/2007. Nuestro objetivo es seguir incrementando el número de pro­cedimientos accesibles. Durante el presente año, se incorporará el acceso a una platafor­ma de pago telemático que nos permitirá publicar procedimientos que necesiten el pago de tasas como la solicitud de certificados.

Con el desarrollo de la Ley se ha formalizado el concepto de Sede Electrónica, un paso adelante sobre los actuales portales de administración electrónica que exige a la admi­nistración tres importantes responsabilidades jurídicas: integridad, veracidad y actuali­zación. La Universidad de Córdoba pondrá en marcha en breve su Sede Electrónica con todas las garantías jurídicas y técnicas que prevé la legislación.

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