administracion del tiempo_oficinas nacionales

Administración del Tiempo

__________________________________________________Manual del curso:ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

D. R © 2013 CONALEP.Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,incluida la portada, por cualquier medio sin autorización porescrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto depiratería intelectual perseguido por la Ley Penal.

Calle 16 de septiembre No. 147 Norte, Col. Lázaro Cárdenas,C. P. 52148, Metepec, Estado de México._________________________________________________

Administración del tiempo

2

Presentación El curso Administración del tiempo forma parte del Programa Emprendedor del CONALEP. El tiempo estimado de trabajo es de 10 horas en el que deberás:

• Cumplir con el estudio del contenido de los módulos del curso.

• Aprobar la evaluación final del curso.

Recuerda que estas actividades te permitirán mejorar en tu trabajo diario.

¡Aprovéchalas! A través de este curso vas a:

• Conocer la importancia del tiempo y sus características principales. • Identificar la importancia de los hábitos para la administración del tiempo. • Distinguir lo urgente de lo importante a través del diagrama de los cuatro cuadrantes, identificando aquellas acciones que te ubicaran en el cuadrante dos, mejorando así tu calidad de vida y tu tiempo. • Distinguir las causas y soluciones a los distractores más comunes, aprender a trabajar en equipo e identificar las actividades que permiten administrar mejor el tiempo.

Contenido

Modulo I: Administración del Tiempo

• ¿Qué es el tiempo? • ¿Qué significa administrar el tiempo? • Cuatro generaciones de la administración del tiempo

Modulo II: Principios de la Administración Personal

• Las cuatro necesidades del ser humano • Evaluación de hábitos

Módulo III: Matriz de la Administración del Tiempo

• Los cuatro cuadrantes • ¿Cómo convertirme en un auto administrador del Cuadrante 2?

Módulo IV: Controlando Distractores

• Distractores más comunes • Distinguir lo prioritario de lo importante • Obteniendo resultados


3

El curso está conformado de la siguiente manera: Sección Descripción

Módulo I. El tiempo, un recurso no renovable

La finalidad del módulo I es conocer la importancia del tiempo y sus características principales.

Módulo II. Principios de la administración personal

En el módulo II, comprenderás la importancia de las cuatro necesidades básicas del ser humano y cómo se convierten en los principios de la administración personal. Además identificarás la importancia de los hábitos para la administración del tiempo.

Módulo III. Matriz de la administración del tiempo

En el modulo III, aprenderás a distinguir lo urgente de lo importante en tus labores diarias, a través del diagrama de los cuatro cuadrantes. Identificarás qué acciones son necesarias para ubicarte en el cuadrante dos y mejorar así tu calidad de vida y tu tiempo.

Módulo IV. Controlando distractores

En el módulo IV, identificarás las causas y soluciones de los distractores más comunes; también identificarás, las actividades y actitudes que generan una diferencia sustancial en la vida personal y laboral; conocerás la importancia de trabajar en equipo y distinguirás aquellas actividades necesarias para administrar el tiempo.

Evaluación

La finalidad de la evaluación es comprobar tu aprendizaje adquirido a lo largo del curso.

Conclusión Es un cierre que presenta los principales conceptos vistos durante el curso.


4

I. Administración del tiempo


5

Lección 1. ¿Qué es el tiempo? 1. El recurso Desde épocas muy antiguas, el hombre ha valorado al tiempo de muy diversas formas. Le ha atribuido cualidades y poderes como los de la misma naturaleza al decir que “el tiempo lo cura todo”. También, lo asociamos al poder de una idea cuando decimos “que ha llegado el momento oportuno” y reconocemos el movimiento implacable e inevitable del mismo cuando decimos “el tiempo pasa”. La vida moderna tan apresurada y constantemente cambiante, nos ha obligado a valorar más el tiempo del trabajo y el tiempo de la vida, por lo que el tema de la administración del tiempo se ha vuelto cada vez más importante. Durante esta primera lección te platicaré sobre la importancia del tiempo y por qué se considera como el recurso más valioso. Además reflexionaremos sobre la manera en que actualmente utilizas tu tiempo y las necesidades y frustraciones que éste te genera. El tiempo siempre ha sido muy importante para las personas, desde épocas antiguas se ha intentado explicar su significado. Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos, quien regía toda su vida. Aristóteles, quien es uno de los más grandes filósofos, lo definió como “el número o la medida del movimiento según antes y después” Hoy en día se dice que el tiempo es “la relación de duración que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos”. Es un hecho que el tiempo tiene muchas facetas y diferentes significados; sin embargo, reconocemos que es el recurso por excelencia y por lo tanto preciado y precioso. Es el recurso básico para llevar a cabo cualquier tarea o actividad, por desgracia, no es renovable. Para el humano el tiempo es vida. Vida biológica no sustituible, renovable o recuperable, que camina sin detenerse jamás. Cuántas veces quisiéramos poder regresar en el tiempo y utilizarlo de manera diferente. A menudo las decisiones que tomamos sobre la forma como empleamos el tiempo y las consecuencias de estas decisiones nos muestran una brecha entre el modo como empleamos el tiempo y, lo que consideramos importante en nuestra vida. Es cuestión de valoración.


6

2. Frustraciones Con toda seguridad, podemos afirmar que el tiempo es un recurso no renovable, por lo que si nos ponemos a pensar seriamente en las “cosas importantes” de la vida... ¿Cuáles consideras que son éstas? ¿Reciben estas cosas la atención preferente y la atención que deseas brindarles? ¿Cuál es la razón por la que no puedes colocar en primer lugar las cosas esenciales? Durante años hemos tenido acceso a métodos, herramientas e información sobre la administración y control de nuestro tiempo. Se nos aseguró que si trabajábamos más aprenderíamos a hacer las cosas mejor y más rápido; también se nos dijo que si usábamos alguna máquina o herramienta nueva que nos permitiera ordenar adecuadamente nuestros archivos podríamos llegar a hacerlo todo. Pero, conforme los comentarios de las personas que conocemos el resultado es mayor frustración y culpa. ¿Has escuchado o has hecho algunos de los siguientes comentarios?

• “Necesito más tiempo” • “Deseo disfrutar más de la vida. Estoy siempre corriendo y nunca tengo tiempo para

mí.” • “Mi familia y amigos exigen más de mí pero no sé como satisfacerlos.” • “Me encuentro en una permanente situación de crisis porque pospongo las cosas.” • “No existe equilibrio entre mi vida privada y laboral. Da la impresión de que cuando le

quito el tiempo a una para dárselo a la otra, la situación empeora.” • “Hay mucho que hacer y todo es importante, ¿cómo hago para elegir?” • “Estoy muy estresado”

Si te identificaste con alguno de estos comentarios, tal vez necesites revalorar tu tiempo. Felicítate pues hoy tienes esa oportunidad.


7

¿Qué significa administrar el tiempo?

1. Cuestión de decisión ¿Sabes qué significa administrar el tiempo? Durante el transcurso de esta segunda lección revisaremos el concepto de administración del tiempo a través de un enfoque centrado en principios que te ayudará a comprender mejor su significado. El método de administración del tiempo tradicional sugiere que al hacer las cosas con mayor eficiencia, se llega a tomar el control de la propia vida y que un mayor control trae consigo la paz y satisfacción que se desea. Sin embargo la experiencia nos enseña que resulta poco útil basar nuestra felicidad en la capacidad de controlar todo. Es por eso que en este curso te resultará de interés visualizar la administración del tiempo tradicional con una nueva óptica, se trata de un enfoque centrado en principios, los cuales van más allá de las tradicionales recetas que implican realizar más cosas con mayor velocidad, más trabajo y más ingenio. Estos principios, más que ayudarnos a programar nuestro tiempo, nos ofrecen una brújula, la cual representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra orientación: todo lo que es importante y el modo como dirigimos nuestra vida. En contraste, otra herramienta que nos dirige es el reloj, el cual representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas, las actividades lo que hacemos con el tiempo y como lo administramos.

2. Cuestión de principios Pues bien, de este paradigma, que afirma la existencia de principios ‐ y de que solo somos efectivos en la medida que los descubrimos y vivimos en armonía con ellos – surge un sentido de humildad, que nos involucra en una continua búsqueda para comprender y vivir en armonía con las leyes de la vida. Nuestra seguridad no se basa en la ilusión de la comparación, como por ejemplo cuando decimos “soy más apuesto, poseo más dinero, tengo un mejor trabajo o trabajo mejor que otro”. Una adecuada administración del tiempo para el logro de los objetivos organizacionales, empieza con una adecuada administración personal del tiempo ya que de otra manera continuaremos enfrentando los embates de los compromisos no cumplidos, las cosas incompletas y la presión de quienes nos rodean. Cuando fracasamos o cometemos algún error o nos topamos con un problema de frente, decimos “¿Qué puedo aprender de esto? Llegamos al principio que nos enseña a convertir la debilidad en fortaleza. Solo somos efectivos en la medida en que descubrimos los principios y valores que nos rigen y vivimos en armonía con ellos.


8

3. Reflexión ¿Qué hay en tu brújula? Piensa en lo que te dirige como persona en los siguientes aspectos:

• Misión personal • Visión personal • Tres principales valores

Si no lo tienes claro, es un buen momento para que lo reflexiones. La misión personal son aquellas metas que le dan sentido a tu vida; la visión personal puede ser considerada como tu meta máxima en la vida. Los valores por los cuáles te diriges son aquellos que a la vez sostienen tu misión y visión. La necesidad de buscar equilibrio en nuestra vida, nos lleva a calificarnos en cada una de las áreas que la componen. Por esto la rueda de la vida se divide en ocho ejes fundamentales para el equilibrio de la vida de los seres humanos. Observa bien la rueda, ¿Identificas cuáles son los ejes? ¿Crees que estos son todos o añadirías algún otro? Desarrollar uno o dos ejes y descuidar los demás hará que la rueda de la vida pierda su forma circular, gire con sobresaltos y dificultad e incluso avance más despacio. Los sobresaltos generan golpes dolorosos y dificultan continuar avanzando. Por ejemplo, concentrarse exclusivamente en el trabajo puede ocasionar un desequilibrio familiar o en la salud. Es común ver que una persona exitosa en el trabajo tenga dificultades en los otros ejes. El éxito en un área no justifica el fracaso en las otras, el desarrollo personal debe ser armónico. Por esto es importante elaborar un plan para balancear la rueda de la vida.

Familiar

Social

Salud

Personal

Espiritual

Servicio Económica

Trabajo


9

Cuatro generaciones de la administración del tiempo

¿Sabes cuántas generaciones hay de la administración del tiempo? En esta lección revisaremos cada una de las cuatro generaciones, conociendo sus características principales, ventajas y desventajas. Esto nos ayudará a comprender mejor como hemos evolucionado respecto a la manera en que administramos nuestro tiempo. Hace sólo tres décadas había menos de una docena de libros importantes sobre el tema administración del tiempo, una investigación reciente revela la existencia de un centenar de libros, cientos de artículos y una amplia variedad de calendarios, planificadores, programas de computación y otras herramientas para administrar el tiempo. Toda esta información se resumió en ocho enfoques básicos que van desde los tradicionales, orientados hacia la “eficiencia”, hasta algunos de los más modernos que desplazan a los paradigmas tradicionales. Entre los enfoques modernos, prevalece la idea de “dejarse llevar” del Lejano Oriente. Nos induce a conectarnos con los ritmos naturales de la vida, con esos momentos “atemporales” cuando el tictac del reloj sencillamente se desvanece en el goce del momento. De todas estas posturas se advierte que la mayoría de las personas se relacionan en mayor o menor medida con las tres “generaciones” de la administración del tiempo. Cada generación se basa en la anterior y tiende hacia una mejor eficiencia y control. 1. Primera Generación Mira, la primera generación se basa en “recordatorios”. Consiste en “dejarse llevar por la corriente” pero sin perder de vista lo que se desea hacer con su propio tiempo: escribir un informe, asistir a una reunión, reparar el automóvil, ordenar el garaje. Esta generación se caracteriza por la redacción de simples notas y listas de tareas. Si perteneces a esta generación, llevarás contigo estas listas y recurrirá a ellas para no olvidar hacer tal o cual cosa. Si todo marcha bien, al finalizar el día habrás realizado mucho de lo planeado y lo podrás borrar de la lista. Las tareas que no hiciste las transferirás a la lista del día siguiente. 2. Segunda Generación La segunda generación se fundamenta en “planificar y preparar”. Se caracteriza por el empleo de calendarios y agendas. Se trata de eficiencia, responsabilidad personal, logro en fijar metas, planificación por adelantado y programación de futuras actividades y acontecimientos. Si perteneces a esta generación, concertarás entrevistas, pondrás por escrito compromisos, identificarás las fechas tope, anotarás los lugares donde se celebran las reuniones. Incluso es posible que ingreses esta información en algún tipo de computadora o de red. 3. Tercera Generación La tercera generación supone “el planeamiento, la priorización y el control”. Si perteneces a esta generación, con seguridad habrás dedicado cierto tiempo a la aclaración de tus valores y prioridades. Te habrás preguntado: ¿Qué deseo?”.


10

En cierto modo estas tres generaciones de administración del tiempo aportaron al incremento de la efectividad en la vida. La eficiencia, la planificación, la priorización, la clarificación de valores y la fijación de metas constituyeron un importante y positivo aporte. Ventajas y Desventajas de las primeras tres generaciones Ahora revisemos las ventajas y desventajas de cada una de las generaciones. La primera generación tiene la ventaja de adaptarse cuando surge algo más importante, es decir, tiene la flexibilidad para “dejarse llevar por la corriente”. Además, tiene mayor sensibilidad hacia los otros, no hay una excesiva programación y estructuración y por consiguiente menos estrés. Esta generación Registra las “tareas por hacer”. Entre las desventajas de la primera generación se encuentra la carencia de una verdadera estructura por lo que a veces las cosas tienden a irse de las manos. Además se ignoran u olvidan los compromisos con los demás y se logra relativamente poco, pasando de una crisis a otra. Las cosas que se consideran importantes son aquellas que se tienen delante. La segunda generación tiene como ventajas que registran los compromisos y las citas. Además se obtienen más logros a través de metas y planificación asimismo las reuniones y presentaciones son efectivas debido a la preparación. Por otro lado, una de las desventajas de esta generación es que antepone los horarios a la gente. Además, las acciones van encaminadas más sobre lo que se desea y no necesariamente lo que se necesita o lo que satisface. Por último, sus pensamientos y acciones son independientes, considerando a la gente como medios o barreras con relación a las metas. La tercera generación tiene más ventajas que las generaciones anteriores. Esta generación asume la responsabilidad de los resultados, relaciona los valores traduciéndolos en metas y acciones. Además aprovecha el poder de las metas a largo mediano y corto plazo e incrementa la productividad personal mediante la planificación y priorización diarias. Tiene la ventaja de brindar estructura y orden a la vida. Sin embargo, al igual que la primera y segunda generación, posee ciertas desventajas. Entre estas se encuentran las siguientes:

• Puede hacerte creer que tienes el control. • Los valores no necesariamente son congruentes con los principios que gobiernan. • No se aprovecha el poder de la visión. • La planificación raramente va más allá de lo urgente y las crisis. • Conduce a la culpa, programación excesiva y desequilibrio entre los roles. • Antepone los horarios a las personas, a las cuales, se “cosifica”. • Las habilidades por sí mismas, no producen Liderazgo y efectividad. Es necesario el

carácter.


11

4. Cuarta Generación Después de revisar las ventajas y desventajas de las generaciones anteriores, es evidente la necesidad de una cuarta generación que tenga todas las ventajas de éstas, que carezca de sus desventajas y que vaya más allá. Para ello se requiere un paradigma y un enfoque que no se diferencien por el grado, sino por la calidad: una ruptura con las formas de pensar y obrar menos efectivas. Más que una evolución, necesitamos una revolución. ES PRECISO PASAR DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO AL LIDERAZGO DE VIDA: a una cuarta generación basada en paradigmas que logren resultados de calidad de vida.

Resumen El módulo I ha terminado, demos un repaso a las ideas más importantes que aquí se presentaron:

• El tiempo tiene muchas facetas y diferentes significados, sin embargo reconocemos que es un artículo de primera necesidad y por lo tanto precioso y preciado. Es el recurso más valioso que poseemos y no es renovable

• A menudo encontramos que existe una brecha entre nuestras decisiones sobre cómo

emplear el tiempo y lo que consideramos importante en la vida. Si con frecuencia sientes frustración y culpa, necesitas revalorar tu tiempo y cambiar la dirección de tu brújula tomando en cuenta tu misión y visión personal y los valores que sustentan a éstas.

• La administración del tiempo es un método que tiene relativamente poco tiempo de

haber aparecido pero que en el transcurso ha cobrado más fuerza ayudándonos a mejorar nuestra calidad de vida.


12

II. Principios de la administración personal


13

Introducción Con ayuda de este contenido podrás comprender la importancia de las cuatro necesidades básicas de todo ser humano y cómo estas se convierten en los principios de la administración personal. Además podrás identificar la importancia de los hábitos para la administración del tiempo.

1. Las cuatro necesidades del ser humano Como parte de los elementos a seguir dentro de la cuarta generación, es necesario que para el logro de los objetivos organizacionales, cada individuo defina sus fundamentos personales que le faciliten una adecuada participación en equipo. En esta lección podrás identificar aquellos principios que te permitirán colaborar efectivamente con el resto de la organización. Vivir, amar, aprender y dejar un legado Ciertas cosas resultan fundamentales para la realización humana. Si no satisfacemos estas necesidades básicas, nos sentimos vacíos e incompletos. Es posible que intentemos llenar ese vacío mediante la adicción a lo urgente, o que nos volvamos complacientes y nos conformemos con la satisfacción temporal. ¿Te has sentido así? La administración personal comienza con la satisfacción de las cuatro necesidades y habilidades humanas. La esencia de estas necesidades se sintetiza en la frase: VIVIR, AMAR, APRENDER Y DEJAR UN LEGADO. ¿Qué significa cada una de estas necesidades?

• VIVIR es nuestra necesidad física en lo que respecta a alimentos, vestido, vivienda, bienestar económico y salud.

• AMAR, es nuestra necesidad social de relacionarnos con los demás, pertenecer, amar y ser amados.

• APRENDER, es nuestra necesidad mental de desarrollarnos y crecer. • DEJAR UN LEGADO, es el equivalente a la necesidad espiritual de poseer un sentido,

del significado, el propósito, la congruencia personal y la contribución. Cada una de las cuatro necesidades mencionadas tiene una importancia vital. En caso de no satisfacer alguna de ellas, se reduce la calidad de vida, ya que se origina un “agujero negro” que devora tu energía y atención. Si tienes un problema económico o sufres un intenso trauma social como un divorcio, o contraes una enfermedad, la necesidad no satisfecha puede convertirse en el factor urgente y dominante que te consume. Al responder con frecuencia a lo urgente, a las necesidades insatisfechas, tiendes a convertirte en un “excelente administrador de urgencias”.


14

Las necesidades están profundamente interrelacionadas. Algunos de nosotros reconocemos que las tenemos pero tendemos a considerarlas como “parte” de la vida. El reto más importante para obtener al mismo tiempo éxito y felicidad, es lograr mantener un equilibrio sano entre la vida personal, familiar, de trabajo y de la relación con el mundo, que resulte en una autoimagen integral, sana y equilibrada de los distintos roles. Gran parte de nuestro dolor proviene de la experiencia de tener éxito en un rol a expensas de otro: El éxito en los negocios no justifica el desequilibrio en nuestra relación de pareja, el éxito en nuestra profesión no justifica el conflicto como padres. La sabiduría deriva del equilibrio. Pensamos que el equilibrio consiste en correr de un área a otra con la suficiente rapidez como para dedicarle igual cantidad de tiempo. Sin embargo, es en la superposición de estas cuatro necesidades donde se halla el verdadero equilibrio interior, el logro y la alegría de vivir. Los adictos al trabajo son muy inteligentes, interesantes, a menudo ingeniosos y encantadores, pero no poseen sabiduría interior, así lo testifican las crisis que sufren en su vida. Revisa la imagen que representa el equilibrio de las cuatro necesidades mediante la superposición de éstas.

Espiritual Mental

Social Física

¿Con qué intensidad afectan estas necesidades el tiempo y la calidad de nuestra vida? Reflexiona sobre los puntos que se exponen a continuación:

• Te has puesto a pensar si posees la misma energía y capacidad física durante todo el día. ¿Desearías hacer otras cosas pero no puedes porque te sientes cansado o fuera de forma?

• En cuestiones económicas, ¿consideras que te encuentras en una posición segura? ¿Puedes satisfacer tus necesidades y guardar reservas para el futuro? ¿O tienes deudas, trabajas durante largas horas y apenas progresas?


15

• En cuanto a las relaciones con los demás, ¿puedes trabajar con otros de forma efectiva

para lograr objetivos comunes o te sientes aislado y solo? ¿Trabajar con otros te resulta un desafío debido a malentendidos o falta de comunicación? ¿Eres incapaz de pasar buenos momentos con la gente que amas?

• Respecto a tu desarrollo profesional, consideras que ¿aprendes, creces, desarrollas

nuevas perspectivas y adquieres nuevos talentos o, por el contrario, te sientes estancado? ¿Te encuentras obstaculizado para progresar en tu profesión u otras actividades que desearías emprender, pues no posees la educación o las aptitudes necesarias? ¿Cuentas con un claro sentido de la dirección y el propósito que te inspiran y energizan? ¿O te sientes inseguro respecto a lo que es importante para ti y confundido acerca de lo que en verdad deseas realizar en la vida?

2. Evaluación de hábitos Durante el transcurso de esta segunda lección revisaremos el concepto hábito e identificaremos la importancia de éstos para la administración del tiempo. Además, comprenderás la potencialidad de los cuatro dones humanos permitiéndote así tomar conciencia de tus actitudes y decisiones, responsabilizándote de las consecuencias. ¿Qué son los hábitos? Los hábitos son tendencias o modos de actuar de forma inconsciente o mecánica, expresan nuestro carácter y pueden conducirnos tanto a la efectividad como a la inefectividad. Todos poseemos en mayor o menor medida malos hábitos que van en contra de los principios básicos de efectividad humana. Estos malos hábitos nos impiden llegar a donde nos hemos propuesto, nos impiden lograr el éxito en nuestras vidas. Afortunadamente los hábitos no son irrompibles, así como los aprendimos, los podemos desaprender, o sustituir por otros que cubran nuestras necesidades. Los buenos hábitos son la llave del éxito: la gente triunfadora se forma el hábito de hacer las cosas que sean necesarias, les agrade o no. El conocimiento no es suficiente, debes actuar ya que el conocimiento sin acción es una forma de impotencia. La mayoría de nosotros cambia sólo cuando se ve forzado; esa fuerza puede ser externa o interna. La autodisciplina consiste en hacer lo que tienes que hacer, te guste o no. Así de simple. Para cambiar de hábitos, se nos sugiere empezar con un programa de veintiocho días en el que detallemos lo que deseamos cambiar. Los hábitos tardan aproximadamente veintiocho días en pasar al inconsciente; por lo que, si logras tener disciplina y realizar durante este tiempo los hábitos que quieres adquirir, lo lograrás. Recuerda, el común denominador del éxito es hacer las cosas que a los fracasados no les gusta hacer. Si tenemos buenos hábitos tenemos ganado el éxito. Por naturaleza poseemos dones que nos distinguen del mundo animal. Ocupan el espacio entre el estímulo y la respuesta, entre las cosas que nos ocurren y la forma como reaccionamos ante ellas.

Admi

Estos

••••

Estospermcontafrentcapac El seimagelegir AutoLa auConstcuándpropo VolunLa voir mábasad ImagEl terfutur Se trmejo ConcLa coun sis

nistración de

s dones son:

Autocono Concienc Voluntad Creativid

s dones nos miten hacer amos con mue a una accices de conoc

r humano rinación, la cr respondien

conocimientutoconciencitituye un sisdo se preteorciona una

ntad indepeoluntad indepás allá de losdos en princi

inación crearcer don es o, para crearata de la facr de lo que s

iencia moraonciencia mostema “más

el tiempo

ocimiento ia, Independiead

permiten toelecciones yuchos más reón; somos scerse, descub

ecibe un esonciencia mndo así al est

to ia nos conestema de guende actuar idea de nues

ndiente pendiente ses paradigmasipios en luga

ativa el de la imar algo en nuecultad que nsomos en la r

l oral es el cuaallá” de uno

nte y

mar concieny responsabecursos que seres integrabrirse, reinve

stímulo y memoral y la voltímulo.

cta con la suía interno, en una fo

stros talento

e refiere a ns, nadar conar de reaccio

ginación creestra mente nos permite vrealidad.

arto don, y é mismo.

ncia de nuestbilizarnos dela simple resales, poseedoentarse y aut

ediante los luntad indep

sabiduría deque nos perma que esos y nuestra m

uestra capactra la corrienar según la

eativa. Este sy para solucvernos a nos

ésta nos perm

tras creenciae las consecspuesta frentores de una torregularse

cuatro donependiente, o

e las épocasermite dedus contraria misión perso

cidad para ante, evaluar emoción o l

se refiere al cionar problesotros y a lo

mite compre

as, actitudescuencias. Ente a un estímconciencia

e usando la v

es, es decir,obtiene su lib

s y la sabidcir cuándo al principio.onal.

ctuar. Nos or los comporlas circunsta

poder para emas sinérgics demás de

ender que fo

1

s, decisiones n nuestro inmulo, o la reainfinita, creaoluntad.

, la conciencbertad inter

uría del coractuar o, in. Asimismo

otorga el podrtamientos, ancias.

prever un ecamente. forma difere

ormamos par

6

y nos nterior acción ativos,

cia, la ior de

razón. cluso, o, nos

der de actuar

estado

ente y

rte de


17

Resumen El módulo II ha terminado, demos un repaso a las ideas más importantes que aquí se presentaron:

• Los malos hábitos nos impiden llegar a donde nos hemos propuesto; afortunadamente estos no son irrompibles, así como los aprendimos se pueden desaprender o sustituir.

• La gente triunfadora se forma el hábito de hacer las cosas que sean necesarias, les agrade o no. Esto significa que necesitas actuar para lograr tus metas.

• Somos seres integrales, poseedores de una conciencia infinita, creativos, capaces de conocernos, descubrirnos, reinventarnos y autorregularnos usando la voluntad. Emplea tus dones y responsabilízate de tus acciones.


18

III. Matriz de la administración del tiempo


19

Introducción Este contenido te ayudará a distinguir lo urgente de lo importante en tus labores diarias a través del análisis del diagrama de los cuatro cuadrantes. Además conocerás qué acciones son necesarias para que puedas ubicarte en el cuadrante dos y mejorar así la calidad de tu vida y de tu tiempo.

Los cuatro cuadrantes El uso de diagrama de los cuatro cuadrantes puede ayudarnos a analizar mejor las labores diarias. En esta lección podrás aprender a distinguir lo urgente de lo importante. Conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo urgente resulta fundamental para el manejo del tiempo. Poco nos damos cuenta de la forma en que la urgencia determina nuestra elección de las cosas que debemos hacer. El problema no radica en la urgencia en sí, sino en que, cuando se vuelve el factor dominante en nuestra vida, dejamos de ver lo importante para resolver solo lo urgente. El siguiente diagrama nos da una idea de cómo clasificar nuestras actividades. ‐ En el cuadrante I y II se encuentran las tareas que impactan en el negocio. Es aquí donde el mayor porcentaje de nuestro tiempo y energía deben estar enfocados. ‐ El cuadrante II incluye las actividades que son importantes pero no urgentes. Es el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, ampliamos nuestra mente y desarrollamos habilidades. Una vez que comiences a invertir tiempo en el cuadrante II, influirá de forma significativa en la cantidad de tiempo que se emplea en los otros tres.

CrisisProblemas acuciantesProyectos con fechas

de vencimiento, reuniones y preparaciones

PreparaciónPrevenciónClarificación de

valoresPlanificaciónCreación de

relacionesVerdadera recreaciónCatalizar el poder interior

Interrupciones, algunas llamadas telefónicas

Correspondencia, informes

ReunionesMuchos asuntos

acuciantes e inmediatos

Muchas actividades populares

Trivialidades, ajetreoCorrespondencia

publicitariaAlgunas llamadas

telefónicasAcciones que

representan pérdida de tiempo

Actividades “de escape”

I II

III IV

Urgente No urgente

Impo

rtan

teN

o im

port

ante


20

‐ En el cuadrante III y IV encontramos las tareas necesarias, las que de no realizarse pueden ocasionar conflicto, o bien, convertirse en “Cuello de botella”.

¿Cómo convertirme en un auto administrador del Cuadrante 2? Durante el transcurso de esta segunda lección revisaremos cuál es el paradigma de la importancia para nutrir la calidad de vida. Además, identificarás cada una de las etapas que se llevan a cabo dentro del proceso de organización semanal. Para convertirnos en autoadministradores del cuadrante 2 necesitamos aplicar el paradigma de la importancia para nutrir la calidad de vida. Se trata de una actividad de gran influencia que se puede realizar en unos treinta minutos cada semana. Es importante considerar el hecho de que el sistema no equivale a una “herramienta mágica”. Está dirigido a mejorar el proceso de organización del Cuadrante II. Pero este mismo proceso puede organizarse en un planificador, en una computadora, en una libreta con espiral e incluso en una servilleta de papel. Cabe señalar que la planeación diaria nos provee una vista limitada. Cuando esta consiste en “un primer plano” a menudo nos conduce a que nos concentremos en lo que tenemos enfrente. La urgencia y la eficiencia toman el lugar de la importancia y la efectividad. En cambio, la organización semanal proporciona un contexto más amplio, las actividades diarias comienzan a tomar dimensiones más adecuadas, cuando se visualizan en un contexto de la semana. A continuación describiremos cada una de las etapas: Etapa uno: Conéctate con tu misión y visión Esta primera etapa consiste en conectarse con lo más importante de tu vida en conjunto, o bien de la vida o propósito de la organización en la que trabajas. El contexto brinda significado, debes tomar en cuenta el cuadro extenso, es decir, lo que te preocupa, lo que da sentido a tu vida. La clave para esta conexión está en la claridad de tu visión respecto a una serie preguntas que revisaremos a continuación. Como resultado de una reflexión a nivel personal, deberás contestar las siguientes preguntas: ¿Qué es lo más importante? ¿Qué da sentido a mi vida? ¿Qué deseo ser y hacer en la vida? A nivel empresa, las preguntas que deberán responderse son las siguientes: ¿Qué es lo más importante para la empresa? ¿Qué da sentido a este negocio? ¿Qué se desea que la empresa sea y logre en el mercado? La etapa número dos: Identifica tus roles Vivimos nuestra vida en función de roles, no en el sentido de desempeñar un papel, sino en el de asumir los auténticos deberes que elegimos cumplir. Tenemos roles importantes en el trabajo, en la familia, en la comunidad o en otras áreas de la vida. Los roles simbolizan responsabilidades, relaciones y áreas de contribución.


21

Un claro conjunto de roles proporciona una estructura natural para crear orden y equilibrio. El equilibrio entre los roles no implica simplemente que dediques tiempo a cada uno, sino que estos roles funcionen juntos. Etapa 3: Soluciona las metas del cuadrante II en cada rol. Luego de identificar la estructura de roles pregúntate: ¿Qué es lo más importante que podría hacer en cada rol esta semana para lograr el mayor impacto positivo? En tanto consideres las actividades más importantes de cada rol, comienza a utilizar la brújula en lugar del reloj.

Resumen Demos un repaso a las ideas más importantes que aquí se presentaron:

• Conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo urgente resulta fundamental para el manejo del tiempo.

• El empleo y análisis del diagrama de los cuatro cuadrantes, te ayudará a determinar la diferencia de lo urgente y lo importante.

• Para que puedas lograr convertirte en un auto administrador del cuadrante dos, deberás aplicar el paradigma de la importancia para nutrir la calidad de vida, el cual consiste en una actividad de planeación semanal.

• Identificar tus prioridades te ayudará a evitar que la urgencia se vuelva el factor dominante de tu vida.

• ¡Utiliza las herramientas vistas dentro del módulo!


22

IV. Controlando distractores


23

Introducción Este contenido te ayudará a distinguir las causas y soluciones a los distractores más comunes. También te ayudará a identificar que actividades y actitudes hacen una importante diferencia en tu vida personal y laboral. En el transcurso de este módulo, aprenderás la importancia de trabajar en equipo y a identificar las actividades que te permitirán administrar tu tiempo.

Distractores más comunes El tiempo es un factor limitante y por esta razón siempre debemos tomar decisiones de lo que debemos y no debemos hacer. Es importante que identifiques cuáles son los distractores más comunes que por lo general te restan tiempo para que puedas solucionarlos. En esta lección conocerás algunos de los distractores más comunes así como algunas soluciones.

En nuestro trabajo cotidiano, todos nos enfrentamos al mismo dilema: Tenemos mucho por hacer y poco tiempo para hacerlo. Partiendo de la base de que nunca podrás tener más tiempo del que ya tienes, la eficiencia en la administración del tiempo se traduce en el adecuado uso. El tiempo, no las actividades son el factor limitante por lo que necesitamos tomar decisiones acerca de lo que debemos y no debemos hacer, ya que aunque el tiempo no es adaptable las personas sí lo somos. La administración del tiempo es muy personal, se requiere de planeación, auto disciplina, concentración y fuerza de voluntad para evitar distracciones. Los principales responsables de los problemas que tenemos para administrar el tiempo somos nosotros mismos. Así que si deseamos tener éxito necesitamos aceptar esta verdad y hacer algo al respecto. A continuación tenemos una lista de los distractores de tiempo más frecuentes, así como de algunas soluciones.

Interrupciones telefónicas ¿Te ha pasado que pierdes mucho tiempo realizando o recibiendo llamadas telefónicas? Por lo general no estamos conscientes de la gravedad de este distractor por lo que es necesario que realicemos una lista de las llamadas telefónicas recibidas para poder así evaluar cuál es el origen, el alcance y las causas de cada una. De estas llamadas, identifica aquellas que sean del trabajo y aquellas para hacer vida social; recuerda que la vida social debe disfrutarse en otra parte, toma en cuenta tus prioridades. También analiza que llamadas de trabajo son importantes y cuáles no. Debes reconocer que no siempre podrás estar disponible para todos aunque esto pudiera hacerte sentir más importante.


24

Sí quieras mantenerte informado, puedes realizarlo sin necesidad de estar en el teléfono todo el día. Para ello, deberás llevar a cabo realizaciones con bases planeadas más precisas. Reconoce cuales la información esencial de la que debes estar enterado. Aunque desees participar, reconoce el peligro de realizarlo en detalle. Aléjate de cuestiones rutinarias.

Visitas casuales Al igual que las llamadas, a menudo no estamos conscientes de la gravedad, por lo que deberás realizar un registro del tiempo dedicado a visitas, ya sean de trabajo o personales, programadas y no programadas con la finalidad de que evalúes las posibles causas. Para prevenir la pérdida de tiempo, es importante desarrollar un plan y concertar citas. Reconoce que no siempre podrás estar disponible para los demás, planea tus visitas a la hora del café o en el almuerzo. También es útil que establezcas reglas que te ayuden a designar tiempo solamente para ti. Por ejemplo, puedes crear la “hora de silencio” o establecer la regla denominada “puerta abierta” en la que nadie puede entrar a la oficina, al menos que la puerta se encuentre abierta. Distingue entre estar disponible para el trabajo y para hacer vida social, establece tus prioridades. Si una de las causas es que quieres estar siempre informado, deberás establecer un plan para cumplir este objetivo sin perder tiempo; reconoce el peligro de querer participar en detalle. Y por último, aunque tengas temor de ofender, no seas en exceso sensible ya que esto hace que pierdas tiempo.

Reuniones ¿Has escuchado alguna vez que cierta persona sufre de “juntitis”? Es decir, que padece de querer realizar juntas a cada momento y sin una razón válida. Muchas de las reuniones que se llevan a cabo frecuentemente carecen de propósito; evita reunirte sin que haya una razón de peso. Si es posible trata de que todo se lleve a cabo por escrito. Otra de las causas por las que las reuniones se consideran distractores es cuando carecen de programa. No te reúnas si no posees un programa, ya que es importante que las personas lleguen preparadas. Planea las reuniones y cumple con los objetivos señalados. Las personas que acuden a la reunión fungen un papel muy importante. Si son demasiadas o muy pocas, o incluso si las personas que acuden son las equivocadas se considerara como distractor. En una reunión deben de estar solamente aquellas personas que necesiten estar presentes. Otra causa de distractor es cuando se dedica más tiempo del estimado a la reunión por lo que utilizar un cronometraje te será de gran ayuda. Comienza siempre a tiempo pues si no estarás castigando a las personas que son puntuales y recompensando a las que llegan tarde. Si la reunión se lleva a cabo en un lugar equivocado, seguramente habrá interrupciones de equipo físico y viajes mínimos para la mayoría de las personas. Selecciona el lugar de acuerdo a los objetivos que se buscan cumplir.


25

Administración de crisis Cuando hay una crisis, la administración de esta se convierte en la clave para salir adelante o empeorar la situación. Una las causas que provocan esta pérdida de tiempo es el hecho de no estar consciente de la gravedad de la crisis por lo que es importante que se elabore un registro de ésta. Analiza la fuente, las causas, la gravedad y factores que se puedan controlar. Otra de las causas por la que administrar una crisis se considera una distracción es la falta de planeación. La solución es catalogar la crisis y sus causas; evalúa la probabilidad de incidencias y desarrolla un plan para eventualidades, asegurando así un manejo más efectivo. Siempre se debe de esperar lo inesperado, si existe la posibilidad de que algo salga mal, saldrá, así que debes anticiparte. Otra causa que provoca que la administración de crisis sea un distractor es la planeación excesiva; por eso es importante que dejes el 20% del día sin planear, para tener tiempo para manejar la crisis. También es causa distractora reaccionar excesivamente tratando todos los problemas como crisis. Es importante que ignores aquellos problemas que puedan ser ignorados, que delegues todos los otros problemas que otros pueden tratar y que manejes sólo aquellos que tú puedes solucionar por ti mismo. Es mejor prevenir que lamentar, reconoce que es más importante evitar que se desarrollen nuevos obstáculos, que gastar todo tu tiempo tratando de solucionar viejos obstáculos. La tardanza es una causa distractora, desequilibra acciones, llevando a presiones de fechas límite y frecuentemente a juicios perjudiciales bajo presión. ¿Qué es mejor, establecer los objetivos y prioridades de plan diario o actuar conforme se vayan presentando las distintas situaciones?

Falta de objetivos y prioridades de plan diario Una de las causas es que a menudo no estamos conscientes de la importancia de establecer objetivos y prioridades. Otra causa es la falta de un sistema, por lo que es necesario desarrollar una hoja de plan, donde se anoten los objetivos diarios, las prioridades y fechas límite, revisando los cronómetros diarios. La falta de tiempo para planear es otra de las causas de este distractor, por lo que es necesario te tomes el tiempo para esta actividad. Planear toma tiempo en un principio pero ahorra de 3 a 4 veces al final, obteniéndose mejores resultados. La crisis puede evitarse, generalmente todas son predecibles. Te invito a que planees con anterioridad para evitar estas eventualidades. El no establecer objetivos o prioridades no es un impedimento para tener éxito, sin embargo los resultados planeados pueden tener más éxito que los resultados casuales. La falta de autodisciplina es otra de las causas de este distractor. Para tener autodisciplina es necesario que te fijes límites de tiempo.


26

Elabora objetivos, prioridades y plan diario para cada mes. Supervisa tu progreso y evalúa resultados. La mayoría de los problemas surgen de pensar sin actuar. Los que saben qué hacer triunfaron una vez los que saben por qué, triunfarán una y otra vez. Así que primero piensa muy bien las cosas y luego actúa.

Escritorio lleno/Desorganización personal ¿Mantienes tu lugar de trabajo limpio y ordenado? Si tu respuesta es no, entonces tienes el distractor denominado Escritorio lleno o lugar de trabajo desordenado. Una de las principales causas es no estar consciente de la importancia e impacto de la limpieza y orden. Debes reconocer que el mayor interruptor y causante de pérdida de documentos es el escritorio lleno o un lugar de trabajo desordenado. Toma un registro de tiempo para evaluar el tiempo que inviertes en la búsqueda de información. Si no tienes un sistema en el cual te apoyes para mejorar este aspecto, te recomiendo que realices una hoja de plan donde anotes cuestiones que deseas recordar, para poder archivar documentos. Muchas personas mencionan que la desorganización es un reflejo de la importancia de su ocupación, pero esto también puede simbolizar desorganización personal, indecisión, tardanza, inseguridad, confusión de prioridades, e inhabilidad para fijar límites de tiempo debido a pérdida de documentos. Si elaboras una hoja de plan y además llenas la hoja de control de proyecto estarás empleando un mejor control que si mantuvieras todos los archivos en un escritorio lleno. Olvida el temor a perder el control u olvidar, esto se soluciona con una mejor organización. La otra causa de tener una desorganización personal es permitir interrupciones. Para solucionar esto, deberás seleccionar, es decir, separar “bancos de tiempo” para poder completar tú trabajo. El dejar tareas sin terminar también afecta, si permites distracciones de las tareas, y no regresas a terminarlas destruyes la efectividad y los resultados reales.

Intentas hacer demasiado a un mismo tiempo ¿Con qué tanta frecuencia necesitas realizar varias cosas al mismo tiempo? Bueno, pues uno de los distractores es precisamente este, cuando intentas hacer demasiado a un mismo tiempo. Una causa del porqué sucede esto es precisamente la falta de planes. Para evitar esta situación es necesario que fijes objetivos, prioridades y fechas límite diarias. Además deberás planear estrategias para poder lograr todo lo anterior. Otra causa es que realizamos cálculos no realistas sobre cuánto tiempo le dedicaremos a cada actividad. Para poner solución a esta causa es necesario que realices un cálculo estimado del tiempo que te tardarás en hacer cierta actividad y a eso le agregues un porcentaje apropiado. Si comienzas tarde, terminarás tarde. Necesitas planear con anterioridad y comenzar temprano. Utiliza el diagrama de los cuatro cuadrantes para proyectos simples.


27

Si clasificas correctamente la prioridad de cada una de tus actividades, no tendrás como problema este distractor. Si distingues lo “urgente” de lo verdaderamente “importante” serás más selectivo al momento de escoger tus prioridades. Mantén la perspectiva de balancear las solicitudes a corto plazo, con los objetivos a largo plazo. Si muchas personas se encuentran solicitando respuesta de tu parte, enfócate a realizar aquellas urgentes e importantes. Aprende a decir “no” cuando sea necesario. Otra causa por la que frecuentemente las personas intentan realizar demasiado a un mismo tiempo es porque consideran que esto es un camino hacia la realización. Pregúntate qué es lo que estás tratando de probar, sé realista y mantén perspectivas. Disminuye tus normas si son demasiado altas.

Falta de comunicación o comunicación poco clara Con mucha frecuencia perdemos tiempo por falta de comunicación o comunicación poco clara con los demás y por eso se considera un distractor. Una de las causas por las cuales no nos comunicamos bien es debido a la falta del tiempo, pero debes de tomártelo. Aunque suene muy lógico, una de las causas por las cuales no nos comunicamos correctamente es porque no escuchamos o prestamos la atención debida. La solución a esta causa, es que desarrolles y practiques técnicas para escuchar y concentrarse. Por otra parte, si algún mensaje o propósito no se comprende, debes tomarte el tiempo para aclararlo. Mucho depende de la intención del mensaje para asignar el medio adecuado por el cual se comunicará. Debes pensar muy bien si lo que tienes que expresar puede ser por vía telefónica, por carta, memorándum, conferencia. De esta manera, la comunicación se vuelve más efectiva. Debes tratar de ser breve y de no repetir la información, para evitar confusiones. Sin embargo, si se considera que es muy poca la información que se posee, deberás evaluar las necesidades y suministrar ésta por los medios adecuados. Las palabras significan cosas diferentes. Debes escoger muy bien cuáles usarás al momento de comunicarte, para que las personas entiendan exactamente lo que quieres decir.

Falta de asertividad Una de las causas es el deseo de ayudar a otros. Sin embargo, no debes de excederte. También muchas veces se pierde tiempo por el deseo de ganar aprobación. Pero si los resultados deseados no se logran, tú puedes perder en lugar de ganar respeto y terminar sintiéndote resentido. Si tu temor es ofender a las personas, piensa lo siguiente, los verdaderos amigos no se ofenden con una explicación honesta. Desarrolla técnicas para decir “no” sin ofender. Por ejemplo, puedes decir “gracias por el cumplido, pero no lo puedo aceptar” o “que pena, no puedo pero déjeme ofrecerle una sugerencia”. Con frecuencia se tiene la creencia que ser agradable puede ayudarnos a obtener una promoción, sin embargo no debemos confundir una buena relación con el trabajo. Tampoco es recomendable desarrollar excesivamente el sentido de simpatía, entendimiento, sacrificio o generosidad. Debes ser más realista.


28

Dejar tareas sin terminar

Por lo general no somos conscientes del problema, pero es necesario evaluar el impacto de dejar tareas sin terminar. Lleva un registro donde anotes el número, duración de la interrupción y la importancia de las tareas dejadas sin terminar. Otra causa de este distractor es la ausencia de objetivos. Fija los objetivos para aclarar aquellas cosas que deberían terminarse. También es necesario que establezcas prioridades enumerando los objetivos en orden de importancia aclarando las cosas que deben terminarse en primer lugar. Cuando no establecemos una fecha límite para las tareas podemos dejarlas sin terminar; por esta razón deberás fijar fechas límite en todas las tareas importantes. Es importante que nos recompensemos una vez que hayamos terminado las tareas pendientes. Pero primero deberás posponer la diversión hasta que termines con tus tareas. Las cuestiones urgentes muy rara vez son tan importantes como parecen. Cuando estés en una situación así, no reacciones excesivamente interrumpiendo así otras tareas. Es importante que evalúes tu capacidad para lograr las tareas en cierto tiempo. La sobrecarga es una causa por la cual a menudo no podemos terminar las tareas. Al aceptar nuevas responsabilidades, tendrás que posponer algunas. Si eres desorganizado no podrás llevar un control efectivo de tus tareas; tienes que ser sistemático al tratar la información.

Falta de autodisciplina.

Una de las causas que provoca este distractor es la falta de un plan. La elaboración de planes estimula una acción disciplinada. Otra causa es la falta de objetivos o normas por lo que deberás desarrollar éstos en áreas de resultados claves, objetivos personales y laborales. Si no tienes prioridades, no podrás tener autodisciplina. Es necesario que fijes cuáles son tus prioridades enfocando el esfuerzo hacia sectores más productivos, asegurando así que lo que hagas será muy importante. Es importante que además de establecer tus prioridades, fijes fechas límites realistas. Carecemos de autodisciplina cuando preferimos hacer lo que nos gusta dejando las cosas secundarias en primer lugar. También cuando posponemos lo no placentero o lo difícil. Recuerda que las personas exitosas hacen lo necesario, les guste o no. Evitar que tu tiempo se consuma respondiendo a lo urgente. Ignora los problemas si desaparecen por su cuenta y responde solo aquellos que tú puedas resolver.

2. Distinguir lo prioritario de lo importante Existen actividades y actitudes que generan una diferencia sustancial en nuestras vidas personales y laborales. ¿Sabes cuáles son? Durante el transcurso de esta segunda lección aprenderemos a identificar las actividades y actitudes que nos ayudarán a mejorar nuestra calidad de vida.


29

Una eficaz administración del tiempo requiere un cambio en la forma en que cada uno de nosotros pensamos, por lo que es importante que te preguntes ¿Qué es para ti lo urgente? Y ¿qué es lo importante? Para llegar a esta diferenciación podemos comenzar planteándonos las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la actividad que tu sabes que si la hubieras desempeñando con excelencia y sin descanso, hubieras obtenido importantes resultados en tu vida laboral o personal? ¿Respondiste la pregunta? Bien, entonces,

• ¿Sí sabes que esas cosas representan una diferencia sustancial por qué no las haces?

• Recuerda que la cuarta generación de la Administración del Tiempo se basa en la

“importancia “. Conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo que es urgente, resulta fundamental para determinar nuestras prioridades. Pocos nos percatamos de que forma poderosa influye la urgencia en nuestra elección de las cosas que debemos hacer.

• El teléfono suena constantemente. • Un cliente inesperado te visita. • El jefe quiere que asistas a una junta. • Se acerca la fecha de vencimiento para entregar el reporte.

Entonces, reflexiona sobre la siguiente pregunta… ¿Hasta qué punto lo urgente controla tu vida? Solamente tú puedes contestar esta pregunta, una vez que hayas analizado tus actividades diarias.


30

3. Obteniendo resultados Durante el transcurso de este módulo, has aprendido cuáles son los distractores más comunes; además reflexionaste y aprendiste a distinguir lo prioritario de lo importante. Ahora es tiempo que empieces a obtener resultados. Durante el transcurso de esta tercera lección aprenderás a identificar la importancia del trabajo en equipo. También aprenderás a identificar cuáles son los métodos de organización del trabajo y de ahorro de tiempo. Por último, identificarás cuáles son las actividades que te permitirán administra el tiempo. Sinergia Significa asociación, unión, reunión. Cuando unes esfuerzos para lograr metas. No importa qué tan bueno seas en tu trabajo, es un hecho que no puedes hacerlo todo sólo. Depende de ti el que colabores al desarrollo de un equipo de trabajo donde se obtengan resultados. Sinergia es la palabra clave. Como te he mencionado, tú eres una pieza clave y no necesitas que los demás den el primer paso, asume que todo depende de ti. Puedes empezar con poner el ejemplo, trabajando y aprovechando tu tiempo de manera efectiva. Pregúntate si estas desperdiciando tú tiempo y sobre todo el de los demás. Sé puntual, si prometiste algo, entrégalo en la fecha pactada. Es importante que discutas con frecuencia cuáles son las prioridades y los planes de acción con tu equipo de trabajo. Para tener una comunicación efectiva trata de aclarar siempre las dudas que tus compañeros tengan y escúchalos activamente. Y por último, trata de empezar siempre a tiempo, si es posible antes. Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de equipo. Siendo este el caso, la sensibilidad a los requerimientos de tiempo de otras personas y, más importante aún, sensibilidad al impacto de las propias acciones en los requerimientos de otras personas, son responsabilidades importantes y continuas. Pensemos en nuestras actividades diarias bajo dos enfoques:

1. Las actividades que nos permiten realizar las metas de prioridad máxima y 2. Las labores cotidianas para cumplir con nuestras obligaciones de trabajo, del hogar,

familiares y personales.

Tomando en cuentas esta clasificación piensa que la planificación diaria es esencial para llevar a cabo ambos tipos de actividades. Abordar la actividades sin ningún plan, generalmente origina que se enfaticen demasiado las actividades rutinarias y se posterguen los procedimientos o actividades a largo plazo. El primer paso para organizar el tiempo es determinar lo que tú y tu organización desean llevar a cabo para mantenerte en estos objetivos. Analicemos a continuación una serie de criterios, previos a la planeación.


31

Equilibrio

El primer criterio a analizar es el equilibrio. Para lograr este es necesario que consideres cuáles actividades requieren atención inmediata y cuáles no urgen pero pueden ser productivas en un futuro cercano.

Emergencia Para lograr este, deberás organizar tus actividades de tal forma que puedas atender emergencias ya que estas siempre se presentan. Puedes dejar una o dos horas al día a costa de algunas actividades que pueden posponerse.

En qué momento Algunas tareas se llevan a cabo más eficientemente en ciertos momentos del día, en los que tu energía está en el nivel más alto. Realiza tu curva de la energía y detecta estas horas valiosas para ocuparte de los asuntos más importantes. Dedicar este tiempo a asuntos del cuadrante 3 ó 4 es un error pues estás subutilizando tu energía.

Actividades productivas Por otra parte, el criterio de Actividades productivas se refiere al hecho de asignar tiempo de manera intencional y firme para llevar a cabo estas actividades.

Busca cooperación de los demás

El último criterio trata de buscar la cooperación de los demás. Para ello, deberás comunicar a tus compañeros cómo estás administrando tu tiempo y qué te gustaría. A su vez entiende que los demás tienen otras prioridades y respétalas. Gráficas de organización Es un método de organización del trabajo y que en consecuencia, nos ayuda a ahorrar tiempo. Las gráficas de organización son un medio sencillo para conocer el volumen promedio de trabajo cotidiano; éstas nos sirven para determinar la velocidad media de ejecución de lo principal, registrando a medida que se presentan todas las operaciones que se efectúan y a la vez nos permite conocer el tiempo que se emplea en cada una de ellas. Las gráficas dirán si es que verdaderamente tenemos exceso de trabajo, o bien si es falta de organización y pasamos irreflexiblemente de una tarea a otra. ¿Cómo puedes controlar la forma de utilizar tu tiempo? Existen tres pasos que te pueden ayudar a llevar el control de tu tiempo. A continuación revisaremos cada uno.


32

Paso 1 El primer paso que debes llevar a cabo es el establecimiento de tus responsabilidades, prioridades y objetivos.

Paso 2 Posteriormente, deberás eliminar aquellas actividades que son innecesarias e inadecuadas, pues éstas no te están llevando al cumplimiento de tus objetivos.

Paso 3 Y por último, planea y fija un horario para distribuir tu tiempo, ya sea diaria o semanalmente. Siempre deja espacio para las situaciones inesperadas y elimina o reduce tantas distracciones como sea posible. Y recuerda sacar el mayor provecho de tu tiempo de mayor energía, pues es cuando más productivo eres.

Resumen El módulo IV ha terminado, demos un repaso a las ideas más importantes que aquí se presentaron:

• Es importante que identifiques cuáles son los distractores de tiempo más comunes ya que estos impiden que seamos personas eficientes y eficaces.

• Una vez que identifiques cuáles son los distractores que te ocurren con más frecuencia, ponles solución.

• Aprende a distinguir siempre lo prioritario de lo importante y reflexiona sobre aquellas actividades y actitudes que pueden ayudarte a conseguir tus metas personales y laborales.

• Reconoce la importancia del trabajo en equipo como las personas dependen de ti y a la vez tú de ellas. No desperdicies su tiempo ni el tuyo.

• Y por último toma en cuenta los tres puntos básicos para que administres tu tiempo: planifica tus actividades diarias, utiliza las gráficas de organización y controla la forma en que utilizas tu tiempo.

¡Tú puedes mejorar la manera en que administras el tiempo!


33

Conclusión A través de este curso conociste que:

• El tiempo tiene muchas facetas y diferentes significados, sin embargo reconocemos que es un artículo de primera necesidad y por lo tanto preciado. Es el recurso más valioso que poseemos y no es renovable.

• Si con frecuencia sientes frustración y culpa, necesitas revalorar tu tiempo y cambiar la dirección de tu brújula tomando en cuenta tu misión y visión personal y los valores que sustentan a éstas.

• La administración del tiempo es un método que tiene relativamente poco tiempo de haber aparecido pero que con el paso del tiempo ha cobrado más fuerza ayudándonos a mejorar nuestra calidad de vida.

• Los malos hábitos nos impiden llegar a donde nos hemos propuesto; afortunadamente estos no son irrompibles, así como los aprendimos se pueden desaprender o sustituir.

• La gente triunfadora se forma el hábito de hacer las cosas que sean necesarias, les agrade o no. Esto significa que necesitas actuar para lograr tus metas.

• Somos seres integrales, poseedores de una conciencia infinita, creativos, capaces de conocernos, descubrirnos, reinventarnos y autorregularnos usando la voluntad. Emplea tus dones y responsabilízate de tus acciones.

• Conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo urgente resulta fundamental para el manejo del tiempo. El empleo y análisis del diagrama de los cuatro cuadrantes, te ayudará a determinar la diferencia de lo urgente y lo importante.

• Para que puedas lograr convertirte en un auto administrador del cuadrante dos, deberás aplicar el paradigma de la importancia para nutrir la calidad de vida, el cual consiste en una actividad de planeación semanal.

• Identificar tus prioridades te ayudará a evitar que la urgencia se vuelva el factor dominante de tu vida.

• Es importante que identifiques cuáles son los distractores de tiempo más comunes ya que estos impiden que seamos personas eficientes y eficaces. Una vez que identifiques cuáles son los distractores que te ocurren con más frecuencia, ponles solución.

• Aprende a distinguir siempre lo prioritario de lo importante y reflexiona sobre aquellas actividades y actitudes que pueden ayudarte a conseguir tus metas personales y laborales.

• Y por último toma en cuenta los tres puntos básicos para que administres tu tiempo: planifica tus actividades diarias, utiliza las gráficas de organización y controla la forma en que utilizas tu tiempo.

Esperamos que lo aprendido en este curso te sea de gran utilidad en tus actividades diarias. ¡Gracias por tu participación!

administracion del tiempo_oficinas nacionales

Documents