LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La Administracin del Tiempo es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas y de lassociedades. Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; elmanejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Eltiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamostratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamosoptimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para quepodamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que laeficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupada.

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo seconvierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar lacalidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.

Para poder administrar el tiempo hay que evitar los ladrones de tiempo. A) Las excusas. Todos nosotrostenemos cierta satisfaccin cuando damos a nosotros o a alguien que nos escuche, explicaciones lgicas quejustifiquen posponer aquello que planeamos. B) Las lamentaciones. Nada nos hace desperdiciar ms tiempode lo que las horas que dedicamos a lamentaciones intiles.

Los principales desperdiciadores de tiempo son: 1. Excesivo flujo de papeles; 2. Muchas llamadas deTelfono. 3. Visitantes inesperados. 4. Reuniones. 5. Fallas de comunicacin. 6. Polticas y procedimientos. 7.Informacin. (Falta o exceso).

La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosasrealmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes lasque usualmente dejamos para despus.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir loimportante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. Elresponder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestrostrabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo deacciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de lacalidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental yestrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.

Para convertirnos en personas efectivas debemos usar una agenda y dar prioridad a las actividades quegeneran el 80% de nuestros resultados. Planificar las conversaciones telefnicas de forma que duren lo menortiempo posible y de preferencia agrupando las llamadas en un solo tiempo, adems de ir directamente al granoy permanecer en l. Escriba menos cartas y use ms el telfono para responder cartas, cuando tenga queescribir responda en el reveso de la misma carta. Cuando tenga que asistir a reuniones fjate un limite detiempo y ajstate a l. Prev un tiempo para los visitantes inesperados, recbalos afuera de la oficina y evite

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que tomen asiento.

En las empresas los principales desperdiciadores de tiempo internos son la falta de planes, prioridadesindefinidas, objetivos no claros, dejar las cosas para despus, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta deautodisciplina en el uso del tiempo y falta de habilidades y conocimientos necesarios para completar la tarea.

Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistiren averiguar cmo lo est empleando. En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos detreinta minutos, y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora.

El segundo paso es fijar un tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudobrilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. Si seprev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de lasituacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempodel que disponemos.

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