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Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Administración del Sistema de DespachosGuía de Administración

SIGOBSISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

Acerca de este capítulo

En este capítulo se tiene como objetivo dotar de los conocimientos iniciales a los administradores a cargo de los Sistemas de Gestión de Despachos. Para ello se deben desarrollar los primero pasos de implementación del sistema. De esta manera, existe un orden establecido dentro de los capítulos; al concluir la lectura de este capítulo podrá realizar las tareas administrativas y de mantenimiento del despacho de los usuarios.

Antes de empezar

Para completar las lecciones de este capítulo, deberá:

Haber completado el capítulo 1 de Instalación y configuración inicial de los Sistemas de Gestión de Despachos.


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Índice

Lección 1 Acceso al instrumento de Administración de Despacho

Lección 2 Estructuración Base del Sistema

Lección 3 Creación y Mantenimiento de Despachos

Lección 4 Definición de Comunicación Interdespachos

Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda

Lección 6 Definición de Clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)


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Lección 1Acceso al instrumento de Administración de

Despacho


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Lección 1 - Acceso al instrumento de Administración de Despacho

Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos.

Sugerencia Antes de realizar cambios sobre una base de datos en producción, instale el sistema de Administración de Despachos en un equipo personal, bien puede ser la consola del administrador de sistemas.

Pasos para ejecutar el Administrador de Despachos:

1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows.

2. Seleccione la opción Todos los Programas.

3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos.

4. Seleccione el módulo Administrador de Despachos.

5. En el recuadro de Ingreso al Sistema de Administración del Despacho, indique el usuario y clave de administración definida en el proceso de instalación.

a. Usuario: admin

b. Password: ************

6. Haga clic en el botón Aceptar

El Usuario admin se genera en el

proceso de instalación del Diccionario

de Datos del Sistema

El Password se ha definido en el

proceso de identificación de Claves de

Administración

Ingreso al Sistema de Despachos


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Lección 2Estructuración Base del Sistema


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Lección 2 - Estructuración Base del Sistema

Antes de iniciar con la creación de un despacho es importante estructurar las bases necesarias con las informaciones relacionadas a la institución, así como también a ciertos parámetros necesarios para la identificación de fechas festivas dentro del calendario anual, relacionadas al país.

Para llevar a cabo la estructuración inicial del sistema, veremos:

Estructuración de áreas

Definición de días feriados

1. Pasos para Estructurar las Áreas en el Sistema

a. Acceder al Administrador de Áreas

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la opción Áreas

2. Esta opción le dará acceso al módulo de estructuración de Áreas, donde se podrán agregar, modificar y eliminar las áreas definidas dentro del esquema organizativo de la institución.

b. Agregar una Área

1. Identifique en el recuadro Descripción, el área que desea agregar

2. Haga clic en la opción Área


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c. Agregar una Sub-Área

1. Identifique en el recuadro Descripción, la sub- área que desea agregar

2. Seleccione con un clic el área a la cual dependerá la sub-área a agregar

3. Haga clic en la opción Sub-Área

d. Modificar un Área o Sub-Área

1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar

2. Presione la tecla de función F 2, o bien, utilice el menú emergente, haciendo clic derecho sobre le registro

e. Eliminar una Área o Sub-Área

1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar

2. Presione la tecla Del, o bien, haga clic derecho sobre el área seleccionada e indique Borrar Área

2. Pasos para definir los días festivos en el Calendario Anual

a. Acceder al Administrador de Feriados1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos,

Haga clic en la opción Agenda

2. Haga clic en la opción Feriados . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

Agregar registro al sistema

Listado deRegistrosactivos

Eliminar registroAdministración del Sistema de Despachos SIGOB

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en el sistema


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b. Agregar un Nuevo Registro

1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Indique en el recuadro Mes, en número, el mes deseado

3. Haga clic en el recuadro Día e identifique el día deseado

4. Haga clic en el recuadro Descripción e indique una breve descripción del día registrado como festivo.

5. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los datos ingresados

c. Modificar los Datos de un Registro

1. Haga clic sobre el registro que desea modificar

2. Modifique los datos requeridos

3. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los cambios

d. Eliminar un Registro

1. Haga clic sobre el registro que desea eliminar

2. Seleccione la opción Eliminar

3. Haga clic en el botón SI para eliminar el registro, o NO, para cancelar.


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Lección 3Creación y Mantenimiento de Despachos


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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

La creación y mantenimiento de funcionarios, consiste en registrar los usuarios que tendrán participación dentro del sistema. Estos funcionarios serán posteriormente seleccionados como propietarios de un despacho, sobre el cual podrán realizar todas sus tareas y actividades de trabajo.

1. Acceder al administrador de Funcionarios

1. Estando activo el Administrador de Despachos, seleccione la opción

Creación y Mantención de Despachos . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Crear un cargo

Antes de agregar un nuevo despacho, es preciso asegurarse de que exista el cargo que se le asignará en los datos del funcionario. Para agregar cargos, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Cargo. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de texto para agregar un nuevo cargo:


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3. Agregar un Despacho

El Despacho constituye el lugar de trabajo del funcionario desde donde se realizarán las diferentes actividades asociadas a su cargo. En el despacho de definen los atributos de:

Cuenta de usuario para acceso al sistema

Permisos sobre Archivo de Correspondencia

Permisos sobre Tramitación de Correspondencias

Permisos sobre Directorio Institucional

Otros.

Para agregar un nuevo despacho, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, para la pestaña Despacho:


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a) PESTAÑA DESPACHO:

Código: Clave única de identificación del Despacho. La información indicada en este recuadro permite una longitud de 5 caracteres alfanuméricos, los cuales pueden ser ingresados manteniendo una política de emplear los tres primeros caracteres para identificar el área a la cual pertenece este despacho y los restantes a un número secuencial. Por ejemplo, DAM01, donde DAM es la Dirección Administrativa y el 01, su identificador único. Este mecanismo permitirá facilitar las tareas de administración dentro del sistema.

U sername: Usuario con el cual el funcionario accede al sistema.

P assword: Clave con la cual se autentica el acceso del funcionario a través del Username.

Dom inio: En caso de utilizar un dominio dentro de la institución, se deberá ingresar en este apartado.

Usuario Base de Datos: Usuario con el cual se establece la conexión a la Base de Datos. Esta información es transparente para el funcionario, y sólo es de manejo interno del sistema y de conocimiento del administrador.

Password Base de Datos: Clave con la cual se autentica el usuario de base de datos.

Ambiente gráfico a usar: Lista de ambientes disponibles para asignar al despacho.

Modifica directorio: Determina que el despacho tendrá permisos de modificar el directorio institucional.

F irma: Haciendo doble clic sobre el área de la firma se abrirá una ventana para la ubicación en disco de la firma escaneada. Podrá importar imágenes de la firma en formato .jpg.

Atención: Los ambientes Gráficos se elaboran en el administrador de ambientes. Consulte el Capítulo 3


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2. Complete las informaciones requeridas por el sistema para la pestaña Funcionario, como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo:

b) PESTAÑA FUNCIONARIO

Vocativo: Es el título del funcionario participante. Podrá seleccionarlo de la lista o bien crear uno nuevo, haciendo clic en .

Apellidos y N ombres: de los funcionarios que participarán como nuevos usuarios del sistemaSIGOB.

Número de documento: carné de identidad, cédula, etc.

Sexo: Seleccione entre Masculino y Femenino.

Cargo: puesto que ocupa el funcionario dentro de la institución. Selecciónelo de la lista o bien puede crear uno nuevo, haciendo clic en .

Institución: A la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en .


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Área: Dependencia a la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en

.Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

Teléfono y Fax: Información de localización institucional.

E-mail: Del funcionario participante.

Dirección: Puede incluir datos de ubicación física del funcionario tanto Comercial (institucional) como Personal y Otra. En los datos de dirección podrá agregar Calle, País, Provincia o Departamento, Ciudad y Código Postal.

3. Una vez aplicados todos los datos del Despacho para cada usuario, haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá la ventana de diálogo que le permitirá ejecutar el script de creación a través de la conexión directa a la Base de datos:

Una vez haga clic en el botón,

aparecerán los resultados de la

acción en el área de texto de

esta ventana

Informaciónobligatoria paraejecutar el scriptde creación deusuarios sobre labase de datos


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4. Modificar los Datos de un Funcionario

1.Desde la opción Creación y Mantención de Despachos. Sobre la lista de usuarios, haga doble clic sobre el registro del funcionario que desea modificar. Aparecerá el cuadro de diálogo de Despachos.

2. Realice los cambios necesarios en el registro

3.Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Para este efecto no es necesario ejecutar de nuevo el script de creación de usuarios.

5. Eliminar un Funcionario de la Lista

1. Desde la opción Creación y Mantención de Despachos. Sobre la lista de usuarios, seleccione con un clic el registro de funcionario que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar

3. Haga Clic en el botón SI para eliminar el registro, o bien, NO para cancelar.

6. Reemplazar un despacho

Esta opción se utiliza cuando un funcionario de la institución reemplaza a otro saliente. El despacho reemplazado traslada todo su archivo al nuevo reemplazante, conservando por completo tanto atributos como las tareas y correspondencias que se han realizado e inclusive aquellas que aún están pendientes de su gestión. Para reemplazar un despacho realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Reemplazar Despacho. Aparecerá una ventana emergente.


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2. En la ventana emergente, seleccione de la lista el despacho que va a reemplazar. A continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la ventana posterior.

3. En la ventana del Paso 2, haga clic para seleccionar el despacho reemplazante que va a asumir las tareas del saliente. Una vez más, haga clic en el botón Siguiente para avanzar a la ventana posterior.


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4. En esta ventana, seleccione la fecha que se tomará como inicio de reemplazo de despacho, con sus respectivas tareas; use la casilla de verificación para asegurar esta fecha como punto de referencia.


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5. Haga clic en el botón Ejecutar para transferir las tareas. Aparecerá una ventana confirmando el proceso de transferencia, describiendo tanto el despacho reemplazado como el reemplazante.

Esta acción deja automáticamente inactivo el despacho reemplazado.

Nota Un funcionario que tenga informaciones relacionadas a correspondencia, mensajería, actividades en la agenda operacional, etc., no podrá ser eliminado.

Eliminar un despacho

1. Seleccione el funcionario y haga clic en la opción Eliminar

2. Para eliminar el despacho de ese funcionario debe confirmar la operación seleccionando con la opción Aceptar, de lo contrario presione Cancelar

Imprimir

1. Para imprimir el listado de los despachos deberá configurar y/o confirmar la impresión.

2. Haga clic en la opción Imprimir


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Crear Usuarios de Base de Datos

Esta acción le permitirá ver el (o los) scripts de usuarios y ejecutarlos desde el motor de base datos, cuando se trata de usuarios nuevos que ingresan al sistema.

1. Ingrese a Creacion y Mantencion de Despachos.2. Seleccione Crear Usuario BD.3. Le solicitará la confirmación de la acción, a través de la siguiente

ventana de diálogo:

4. Seleccione el script del usuario que desea crear, o bien seleccione toda la lista de usuarios para su creación en un solo procedimiento.

Describa aquí el usuario administrador de la Base de Datos y su contraseña, el sistema ejecutará automáticamente la consulta en el motor de

la Base de Datos


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Cuando se genera un nuevo despacho aparecerá aquí el script del usuario, de otra forma, se podrán ejecutar todos los scripts de los usuarios registrados en el sistema.


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Reasignar Contraseña

Podrá reasignar contraseñas tanto de usuario de la base de datos como de usuario del sistema. Para acceder directamente a la opción de cambios de contraseña, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la flecha del botón y seleccione la opción Ingreso a sistema, para cambiar las contraseñas propias de usuario, con la siguiente ventana:

Seleccione t o d o s losusuarios para cambiarla contraseñade conexión ala BD

Seleccione uno o varios usuarios para cambiar la contraseña de conexión a la BD

Escriba una contraseñapara terminar al proceso

2. Realice el cambio de contraseña seleccionando la opción Conexión a Base de datos. Realice los mismos pasos del numeral 1 para cambiar la contraseña de acceso al sistema. Aparecerá la siguiente ventana:


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Lección 4Definición de Comunicación Interdespachos


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Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos

En Despacho se determina la comunicación de los funcionarios creados como usuarios del sistema, definiendo estos cuatro atributos:

Recibe Mensajes

Envía Mensajes

Recibe Correspondencia

Envía Correspondencia

Recibe tareas derivadas

Deriva tareas

Para cada usuario asociado a un funcionario es necesario definir estos atributos.

Nota: El sistema relaciona automáticamente la contraparte de la relación que se crea. Por ejemplo, si usted ha definido que el Usuario 1 envía correspondencia al Usuario 2, si ve qué relación tiene el Usuario 2 encontrará que automáticamente se ha relacionado y el atributo es que recibe correspondencia del Usuario 1.

Pasos para Acceder a la Definición de Comunicación Interdespacho:

1. Seleccione la opción Comunicaciones Interdespachos . Determinar la Comunicación entre los despachos

a) Seleccione un funcionario al cual desee relacionar otros despachos.Listado de Despachos Relacionados

Aquí podrá ver y

modificar losatributos del

mismo

DespachoSeleccionado


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Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos

b) En la ventana de Comunicaciones Interdespachos del Usuario seleccionado deberá definir los atributos de comunicación y luego podrá:

Agregar : esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario que quiere agregar y luego seleccione el botón

Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez con los mismos atributos en común, para ello debe seleccionar el botón

Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón

Quitar Todos: esto le permitirá deshacer todas las relaciones de comunicación de todos los despachos de una vez, para ello debe seleccionar el botón

Ventana de relaciones para cada funcionario:

Despachos a relacionar

Listado de Despachos relacionados

Aquí se definen los atributo

s antes de relacionar los


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despachos.

Aquí podrá ver y modificar los atributos de los despachos relacionados.

Eliminar un despacho relacionado

Seleccione el despacho relacionado, de la parte derecha de la ventana, haciendo clic en el cuadro precedente al código del funcionario (Ver figura) y luego presione la opción Eliminar.


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Lección 5Autorización del Control Entre Agenda


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Lección 5 - Autorización del Control Entre Agenda

En la Agenda del Despacho tiene la posibilidad de permitir que otros funcionarios puedan controlar su agenda. La autorización de los funcionarios está acompañada de atributos de control y éstos pueden ser:

Consultar (Permite al funcionario autorizado ver toda la programación de la Agenda del otro).

Programar (Permite consultar y Elaborar tareas, eventos, etc.).

Mantener (Permite realizar todas las operaciones en la agenda del funcionario como consultar, programar, dar por terminada la gestión de un evento, etc.)

Acceder al Administrador de Autorización de Agendas:1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga

clic en la opción Agenda

2. Haga clic en la opción Autorizaciones de Agenda

Pasos para Autorizar a un funcionario el uso de la agenda de otro:

3. Una vez haya ingresado a la ventana de autorización de uso de agendas, en el listado de la izquierda, haga clic en el nombre del funcionario al que quiera autorizar.

4. En la lista de la derecha, en la parte inferior, seleccione al funcionario al cual va autorizar.

5. Seleccione el tipo de autorización (Consultar, Programar, Mantener)

6. Haga clic en la opción Autorizar


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Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda

Agenda del Funcionario que se vaa autorizar

Funcionarios Autorizados a la agenda del Funcionario seleccionado.

Listados de Funcionarios para autorizar a la agenda de Funcionario seleccionado.

Pasos para Desautorizar a los funcionarios el uso de la agenda de otro:

1. En la lista de Funcionarios Autorizados, seleccione al funcionario

2. Haga clic en la opción.


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Lección 6Definición de clasificadores (Países, Provincias o

Ciudades)


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Lección 6 – Definición de clasificadores (Países, provincias o ciudades)

La definición de estos clasificadores permite alimentar las listas de selección de Países, Provincias o Ciudades.

Acceder a la Selección de Clasificadores de Países o Provincias o Ciudades

1. Teniendo activo el instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Directorios.

2. Haga clic en la opción deseada Clasificadores de Países o Clasificadores de Provincias o Clasificadores de Ciudades.

Nota: La clasificación de Países, Provincias y Ciudades son tres ventanas de selección sin embargo el procedimiento es el mismo.

Para Definir los clasificadores de Países o Provincias o Ciudades

1. Ingrese el Título del Clasificador, Ej. País, Departamentos o Provincias, Ciudades. Esto siguiendo una coherente relación con el Clasificador Seleccionado.

2. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar, luego seleccione la opción Definir el Clasificador. Una vez definido podrá ver cómo se auto-completa el campo Clasificador Asociado.

Listado de Clasificadores

Disponibles


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Figura 14.1.Lección 6 – Definición de clasificadores (Países, provincias o ciudades)

3. Ingrese el nivel de los clasificadores en el campo que se denomina Nivel de Clasificador, este número determinar los clasificadores que se muestren en el listado de Países, Provincias o Ciudades.

E j e m p lo : Si desea ver los países de América del sur defina el clasificador América del Sur como Clasificador Seleccionado y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es5(cinco).

Para saber el nivel en el que se encuentran los clasificadores que desea, empiece a contar por el primer clasificador que aparece en el listado y vaya descendiendo hasta el que precise.

4. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar como el valor que sé asignar por defecto, luego seleccione la opción Definir Valor Predeterminado. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Valor Predeterminado.

5. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

Nota: Para modificar los clasificadores asociados puede volver a seleccionarlo como cuando lo selecciono por primera vez.

Para Eliminar los clasificadores asociados

1. Seleccione el título a asignado y proceda a eliminarlo.

2. Haga clic sobre el botón Eliminar que se encuentra a la derecha del Clasificador Asociado

3. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

Para cerrar sin Guardar cambios


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Haga clic en el botón Salir.


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