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2 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE DESPACHOS SIGOB ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE DESPACHOS Guía de Administración SIGOB SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

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Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Administración del Sistema de DespachosGuía de Administración

SIGOBSISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

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Acerca de este capítulo

En este capítulo se tiene como objetivo dotar de los conocimientos iniciales a los administradores a cargo de los Sistemas de Gestión de Despachos. Para ello se deben desarrollar los primero pasos de implementación del sistema. De esta manera, existe un orden establecido dentro de los capítulos; al concluir la lectura de este capítulo podrá realizar las tareas administrativas y de mantenimiento del despacho de los usuarios.

Antes de empezar

Para completar las lecciones de este capítulo, deberá:

Haber completado el capítulo 1 de Instalación y configuración inicial de los Sistemas de Gestión de Despachos.

Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Índice

Lección 1 Acceso al instrumento de Administración de Despacho

Lección 2 Estructuración Base del Sistema

Lección 3 Creación y Mantenimiento de Despachos

Lección 4 Definición de Comunicación Interdespachos

Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda

Lección 6 Parámetros del Módulo de Correspondencia

Lección 7 Codificadores de la correspondencia

Lección 8 Tipos de correspondencia

Lección 9 Formatos de Correspondencia

Lección 10 Formatos de Transferencia

Lección 11 Objetivos de la correspondencia

Lección 12 Resultados de gestión de la correspondencia

Lección 13 Clasificadores de Correspondencia

Lección 14 Control de Correspondencia de Otros funcionarios

Lección 15 Destinatarios de Correspondencia

Lección 16 Definición de Clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)

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Lección 1Acceso al instrumento de Administración de

Despacho

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Lección 1 - Acceso al instrumento de Administración de Despacho

Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos.

Sugerencia Antes de realizar cambios sobre una base de datos en producción, instale el sistema de Administración de Despachos en un equipo personal, bien puede ser la consola del administrador de sistemas.

Pasos para ejecutar el Administrador de Despachos:

1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows.

2. Seleccione la opción Todos los Programas.

3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos.

4. Seleccione el módulo Administrador de Despachos.

5. En el recuadro de Ingreso al Sistema de Administración del Despacho, indique el usuario y clave de administración definida en el proceso de instalación.

a. Usuario: admin

b. Password: ************

6. Haga clic en el botón Aceptar

El Usuario admin se genera en el

proceso de instalación del Diccionario

de Datos del Sistema

El Password se ha definido en el

proceso de identificación de Claves de

Administración

Ingreso al Sistema de Despachos

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Lección 2Estructuración Base del Sistema

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Lección 2 - Estructuración Base del Sistema

Antes de iniciar con la creación de un despacho es importante estructurar las bases necesarias con las informaciones relacionadas a la institución, así como también a ciertos parámetros necesarios para la identificación de fechas festivas dentro del calendario anual, relacionadas al país.

Para llevar a cabo la estructuración inicial del sistema, veremos:

Estructuración de áreas

Definición de días feriados

1. Pasos para Estructurar las Áreas en el Sistema

a. Acceder al Administrador de Áreas

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la opción Áreas

2. Esta opción le dará acceso al módulo de estructuración de Áreas, donde se podrán agregar, modificar y eliminar las áreas definidas dentro del esquema organizativo de la institución.

b. Agregar una Área

1. Identifique en el recuadro Descripción, el área que desea agregar

2. Haga clic en la opción Área

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Lección 2 - Estructuración Base del Sistema

c. Agregar una Sub-Área

1. Identifique en el recuadro Descripción, la sub- área que desea agregar

2. Seleccione con un clic el área a la cual dependerá la sub-área a agregar

3. Haga clic en la opción Sub-Área

d. Modificar un Área o Sub-Área

1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar

2. Presione la tecla de función F 2, o bien, utilice el menú emergente, haciendo clic derecho sobre le registro

e. Eliminar una Área o Sub-Área

1. Seleccione con un clic el registro que desea modificar

2. Presione la tecla Del, o bien, haga clic derecho sobre el área seleccionada e indique Borrar Área

2. Pasos para definir los días festivos en el Calendario Anual

a. Acceder al Administrador de Feriados1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos,

Haga clic en la opción Agenda

2. Haga clic en la opción Feriados . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

Agregar registro al sistema

Listado deRegistrosactivos

Eliminar registroAdministración del Sistema de Despachos SIGOB

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en el sistema

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Lección 2 - Estructuración Base del Sistema

b. Agregar un Nuevo Registro

1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Indique en el recuadro Mes, en número, el mes deseado

3. Haga clic en el recuadro Día e identifique el día deseado

4. Haga clic en el recuadro Descripción e indique una breve descripción del día registrado como festivo.

5. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los datos ingresados

c. Modificar los Datos de un Registro

1. Haga clic sobre el registro que desea modificar

2. Modifique los datos requeridos

3. Haga clic en el botón Aceptar, para guardar los cambios

d. Eliminar un Registro

1. Haga clic sobre el registro que desea eliminar

2. Seleccione la opción Eliminar

3. Haga clic en el botón SI para eliminar el registro, o NO, para cancelar.

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Lección 3Creación y Mantenimiento de Despachos

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

La creación y mantenimiento de funcionarios, consiste en registrar los usuarios que tendrán participación dentro del sistema. Estos funcionarios serán posteriormente seleccionados como propietarios de un despacho, sobre el cual podrán realizar todas sus tareas y actividades de trabajo.

1. Acceder al administrador de Funcionarios

1. Estando activo el Administrador de Despachos, seleccione la opción

Despachos y Comunicaciones Interdespachos . Posteriormente, seleccione la opción de menú Creación y Mantención. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Crear un cargo

Antes de agregar un nuevo despacho, es preciso asegurarse de que exista el cargo que se le asignará en los datos del funcionario. Para agregar cargos, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Cargo. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de texto para agregar un nuevo cargo:

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

3. Agregar un Despacho

El Despacho constituye el lugar de trabajo del funcionario desde donde se realizarán las diferentes actividades asociadas a su cargo. En el despacho de definen los atributos de:

Cuenta de usuario para acceso al sistema

Permisos sobre Archivo de Correspondencia

Permisos sobre Tramitación de Correspondencias

Permisos sobre Directorio Institucional

Otros.

Para agregar un nuevo despacho, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la opción Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, para la pestaña Despacho:

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

a) PESTAÑA DESPACHO:

Código: Clave única de identificación del Despacho. La información indicada en este recuadro permite una longitud de 5 caracteres alfanuméricos, los cuales pueden ser ingresados manteniendo una política de emplear los tres primeros caracteres para identificar el área a la cual pertenece este despacho y los restantes a un número secuencial. Por ejemplo, DAM01, donde DAM es la Dirección Administrativa y el 01, su identificador único. Este mecanismo permitirá facilitar las tareas de administración dentro del sistema.

Username: Usuario con el cual el funcionario accede al sistema.

P assword: Clave con la cual se autentica el acceso del funcionario a través del Username.

Usuario Base de Datos: Usuario con el cual se establece la conexión a la Base de Datos. Esta información es transparente para el funcionario, y sólo es de manejo interno del sistema y de conocimiento del administrador.

Password Base de Datos: Clave con la cual se autentica el usuario de base de datos.

Ambiente gráfico a usar: Lista de ambientes disponibles para asignar al despacho.

Firma: Haciendo doble clic sobre el área de la firma se abrirá una ventana para la ubicación en disco de la firma escaneada. Podrá importar imágenes de la firma en formato .jpg.

Atención: Los ambientes Gráficos se elaboran en el administrador de ambientes. Consulte el Capítulo 3

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

2. Complete las informaciones requeridas por el sistema para la pestaña Funcionario, como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo:

b) PESTAÑA FUNCIONARIO

Vocativo: Es el título del funcionario participante. Podrá seleccionarlo de la lista o bien crear uno nuevo, haciendo clic en .

Apellidos y N ombres: de los funcionarios que participarán como nuevos usuarios del sistema

SIGOB.

Número de documento: carné de identidad, cédula, etc.

Sexo: Seleccione entre Masculino y Femenino.

Cargo: puesto que ocupa el funcionario dentro de la institución. Selecciónelo de la lista o bien puede crear uno nuevo, haciendo clic en .

Institución: A la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en .

Área: Dependencia a la que pertenece el funcionario. Puede seleccionar una de la lista o bien crear una nueva, haciendo clic en .

Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

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Teléfono y Fax: Información de localización institucional.

E.mail: Del funcionario participante.

Dirección: Puede incluir datos de ubicación física del funcionario tanto Comercial (institucional) como Personal y Otra. En los datos de dirección podrá agregar Calle, País, Provincia o Departamento, Ciudad y Código Postal.

3. Para la siguiente pestaña de Atributos, asigne las características que requiera el usuario:

c) PESTAÑA ATRIBUTOS:

Tramita Correspondencia: Permiso de dar gestión a la correspondencia dentro del despacho, es decir, dar por terminado el proceso de trámite de una correspondencia.

Firma Correspondencia: Permiso para que el funcionario pueda agregar un firmante para la correspondencia tramitada.

Modifica Directorio: Permite que el funcionario pueda consultar y mantener el directorio institucional.

Clasifica Correspondencia En Archivo: Permite que el funcionario pueda mantener la clasificación de la correspondencia que se encuentra tramitada desde el archivo.

Hace Resolución en Transferencia: Permite que el funcionario pueda crear una resolución, previa a una transferencia, con relación a la correspondencia que gestione.

Incorpora mensajes a correspondencia: Permite que el funcionario pueda incorporar mensajes de su despacho como correspondencia en elaboración.

Anula Correspondencia: Asigna el atributo al usuario de cancelar la gestión de una correspondencia. El historial de esta tarea se guarda en archivo como correspondencia anulada.

Marca objetivos en correspondencia: Puede seleccionar de la lista disponible de objetivos aquellos que se pretenden cumplir al tramitar la gestión de una correspondencia.

Marca objetivos en correspondencia en archivo: El usuario asigna un objetivo de la correspondencia y puede marcar objetivos de la correspondencia que se encuentra tramitada en el archivo.

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Carga ubicación física de la correspondencia: Puede describir en un cuadro de texto el lugar físico donde se ha almacenado la correspondencia externa recibida.

Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

Carga ubicación física de la correspondencia en archivo: en un cuadro de texto el usuario podrá describir el lugar físico donde se almacena la correspondencia recibida y que en estos momentos se encuentra tramitada en el archivo.

Incorpora documentos en correspondencia en archivo: una vez tramitada una correspondencia y ubicada en archivo, el usuario podrá agregar documentos adjuntos asociados a la correspondencia. Por ejemplo, el documento impreso y que se escanea, el cual contiene las firmas y procesos de tramitación, esto con el fin de hacer constar la gestión terminada.

Mensajes asociados a correspondencia: esto, para el usuario que tiene la opción de enviar y recibir mensajes. Los accesos disponibles son No autorizado a ver. Asociados por él, ver todos (sin asociar), Ver y asociar todo.

Nivel publicación de correspondencia: el usuario tiene el privilegio de publicar sólo la correspondencia que está en elaboración. Las opciones son: No autorizado a publicar, Publica correspondencia, Publica copias, Publica comentarios de transferencia, Publica comentarios de su paso.

Grados de reserva de correspondencia: los documentos que se elaboran en una dependencia pueden tener tres grados de reserva: Ordinaria, Reservada o Pública.

Despliegue de ventana de situación: cuando el usuario abre su ambiente gráfico, desde el módulo de Gestión de Despachos, podrá utilizar la función F1 para ver el estado general de su despacho. Las opciones son Detallada, en el que el usuario podrá ver su participación en eventos, la ejecución de actividades asignadas, las actividades de trámites regulares, el estado de la correspondencia y los mensajes enviados; Sin detallar, en el que el usuario podrá ver el estado de eventos, tareas, correspondencia y mensajes

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

Pestaña para los atributosdel Usuario

Asigne los

atributos principales para el módulo de

Correspondencia

4. Una vez aplicados todos los datos del Despacho para cada usuario, haga clic en el botón Aceptar. Aparecerá la ventana de diálogo que le permitirá ejecutar el script de creación a través de la conexión directa a la Base de datos:

Una vez haga clic en el botón,

aparecerán los resultados de la

acción en el área de texto de

esta ventana

Informaciónobligatoria paraejecutar el scriptde creación deusuarios sobre labase de datos

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

5. Modificar los Datos de un Funcionario

1.Desde la opción Despachos y Comunicaciones Interdespachos, haga clic en el menú Creación y Mantención. Sobre la lista de usuarios, haga doble clic sobre el registro del funcionario que desea modificar. Aparecerá el cuadro de diálogo de Despachos.

2. Realice los cambios necesarios en el registro

3.Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Para este efecto no es necesario ejecutar de nuevo el script de creación de usuarios.

6. Eliminar un Funcionario de la Lista

1. Desde la opción Despachos y Comunicaciones Interdespachos, haga clic en el menú Creación y Mantención. Sobre la lista de usuarios, seleccione con un clic el registro de funcionario que desea eliminar.

2. Haga clic en la opción Eliminar

3. Haga Clic en el botón SI para eliminar el registro, o bien, NO para cancelar.

7. Reemplazar un despacho

Esta opción se utiliza cuando un funcionario de la institución reemplaza a otro saliente. El despacho reemplazado traslada todo su archivo al nuevo reemplazante, conservando por completo tanto atributos como las tareas y correspondencias que se han realizado e inclusive aquellas que aún están pendientes de su gestión. Para reemplazar un despacho realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Reemplazar Despacho. Aparecerá una ventana emergente.

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

2. En la ventana emergente, seleccione de la lista el despacho que va a reemplazar. A continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la ventana posterior.

3. En la ventana del Paso 2, haga clic para seleccionar el despacho reemplazante que va a asumir las tareas del saliente. Una vez más, haga clic en el botón Siguiente para avanzar a la ventana posterior.

4. En esta ventana, seleccione la fecha que se tomará como inicio de reemplazo de despacho, con sus respectivas tareas; use la casilla de verificación para asegurar esta fecha como punto de referencia.

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

5. Haga clic en el botón Ejecutar para transferir las tareas. Aparecerá una ventana confirmando el proceso de transferencia, describiendo tanto el despacho reemplazado como el reemplazante.

Esta acción deja automáticamente inactivo el despacho reemplazado.

Nota Un funcionario que tenga informaciones relacionadas a correspondencia, mensajería, actividades en la agenda operacional, etc., no podrá ser eliminado.

Eliminar un despacho

1. Seleccione el funcionario y haga clic en la opción Eliminar

2. Para eliminar el despacho de ese funcionario debe confirmar la operación seleccionando con la opción Aceptar, de lo contrario presione Cancelar

Imprimir

1. Para imprimir el listado de los despachos deberá configurar y/o confirmar la impresión.

2. Haga clic en la opción Imprimir

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

Crear Usuarios de Base de Datos

Esta acción le permitirá ver el (o los) scripts de usuarios y ejecutarlos desde el motor de base datos, cuando se trata de usuarios nuevos que ingresan al sistema.

1. Presione la opción Crear Usuarios BD. Ver figura 4.1.2. Seleccione la opción Despachos y comunicación Interdespachos.3. De la lista desplegable, seleccione Creación y Mantención.4. Seleccione de la barra de herramientas superior la opción Crear

usuario BD. Le solicitará la confirmación de la acción, a través de la siguiente ventana de diálogo:

5. Seleccione el script del usuario que desea crear, o bien seleccione toda la lista de usuarios para su creación en un solo procedimiento.

Describa aquí el usuario administrador de la Base de Datos y su contraseña, el sistema ejecutará automáticamente la consulta en el motor de la Base de Datos

Cuando se genera un nuevo despacho aparecerá aquí el script del usuario, de otra forma, se podrán ejecutar todos los

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scripts de los usuarios registrados en el sistema.

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Lección 3 - Creación y Mantenimiento de Despachos

Reasignar Contraseña

Podrá reasignar contraseñas tanto de usuario de la base de datos como de usuario del sistema. Para acceder directamente a la opción de cambios de contraseña, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la flecha del botón y seleccione la opción Ingreso a sistema, para cambiar las contraseñas propias de usuario, con la siguiente ventana:

Seleccione t o d o s losusuarios para cambiarla contraseñade conexión ala BD

Seleccione uno o varios usuarios para cambiar la contraseña de conexión a la BD

Escriba una contraseñapara terminar al proceso

2. Realice el cambio de contraseña seleccionando la opción Conexión a Base de datos. Realice los mismos pasos del numeral 1 para cambiar la contraseña de acceso al sistema. Aparecerá la siguiente ventana:

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Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Lección 4Definición de Comunicación Interdespachos

Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos

En Despacho se determina la comunicación de los funcionarios creados como usuarios del sistema, definiendo estos cuatro atributos:

Recibe Mensajes

Envía Mensajes

Recibe Correspondencia

Envía Correspondencia

Recibe tareas derivadas

Deriva tareas

Para cada usuario asociado a un funcionario es necesario definir estos atributos.

Nota: El sistema relaciona automáticamente la contraparte de la relación que se crea. Por ejemplo, si usted ha definido que el Usuario 1 envía correspondencia al Usuario 2, si ve qué relación tiene el Usuario 2 encontrará que automáticamente se ha relacionado y el atributo es que recibe correspondencia del Usuario 1.

Pasos para Acceder a la Definición de Comunicación Inter Despacho:1. Haga clic en la opción Despachos y Comunicaciones

Interdespachos

2. Seleccione la opción Comunicaciones Interdespachos . Determinar la Comunicación entre los despachos

1. Seleccione un funcionario al cual desee relacionar otros despachos.Listado de Despachos Relacionados

Aquí podrá ver y

modificar losatributos del

mismo

DespachoSeleccionado

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Lección 4 - Definición de Comunicación Interdespachos

2. En la ventana de Comunicaciones Interdespachos del Usuario seleccionado deberá definir los atributos de comunicación y luego podrá:

Agregar : esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario que quiere agregar y luego seleccione el botón

Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez con los mismos atributos en común, para ello debe seleccionar el botón

Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón

Quitar Todos: esto le permitirá deshacer todas las relaciones de comunicación de todos los despachos de una vez, para ello debe seleccionar el botón

Ventana de relaciones para cada funcionario:

Despachos a relacionar

Listado de Despachos relacionados

Aquí se definen los atributos

antes de relacionar los desp

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achos.

Aquí podrá ver y modificar los atributos de los despachos relacionados.

Eliminar un despacho relacionado

Seleccione el despacho relacionado, de la parte derecha de la ventana, haciendo clic en el cuadro precedente al código del funcionario (Ver figura) y luego presione la opción Eliminar.

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Lección 5Autorización del Control Entre Agenda

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Lección 5 - Autorización del Control Entre Agenda

En la Agenda del Despacho tiene la posibilidad de permitir que otros funcionarios puedan controlar su agenda. La autorización de los funcionarios está acompañada de atributos de control y éstos pueden ser:

Consultar (Permite al funcionario autorizado ver toda la programación de la Agenda del otro).

Programar (Permite consultar y Elaborar tareas, eventos, etc.).

Mantener (Permite realizar todas las operaciones en la agenda del funcionario como consultar, programar, dar por terminada la gestión de un evento, etc.)

Acceder al Administrador de Autorización de Agendas:1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga

clic en la opción Agenda

2. Haga clic en la opción Autorizaciones de Agenda

Pasos para Autorizar a un funcionario el uso de la agenda de otro:

3. Una vez haya ingresado a la ventana de autorización de uso de agendas, en el listado de la izquierda, haga clic en el nombre del funcionario al que quiera autorizar.

4. En la lista de la derecha, en la parte inferior, seleccione al funcionario al cual va autorizar.

5. Seleccione el tipo de autorización (Consultar, Programar, Mantener)

6. Haga clic en la opción Autorizar

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Lección 5 Autorización del Control Entre Agenda

Agenda del Funcionario que se vaa autorizar

Funcionarios Autorizados a la agenda del Funcionario seleccionado.

Listados de Funcionarios para autorizar a la agenda de Funcionario seleccionado.

Pasos para Desautorizar a los funcionarios el uso de la agenda de otro:

1. En la lista de Funcionarios Autorizados, seleccione al funcionario

2. Haga clic en la opción.

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Lección 6Parámetros del Módulo de Correspondencia

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Lección 6 - Parámetros del Módulo de Correspondencia

Los parámetros de la correspondencia se constituyen como variables fijas u opciones iniciales de la correspondencia cada vez que se elabore una nueva, bien sea tanto externa como interna. Esto es, en el momento en que se elabore una nueva correspondencia los parámetros aparecerán disponibles como la primera opción.

Para definir los parámetros de inicio de la correspondencia, haga clic en y realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

2. Seleccione la opción Publica correspondencia para asignarle al usuario la facultad de publicar o no la correspondencia que se encuentre en elaboración, o publicando sólo aquellas que son de origen interno o externo.

3. Seleccione la opción Por defecto se publica la correspondencia para crear nuevas con la opción de publicación. También el usuario, en el proceso de elaboración, podrá seleccionar si desea o no publicarla.

4. Seleccione la opción Por defecto se publican las copias número para determinar el número de correspondencias que, una vez elaboradas, se publiquen en el archivo. Para que la laboración de la correspondencia se pueda realizar, es necesario seleccionar por lo menos 1 copia.

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Lección 6 - Parámetros del Módulo de Correspondencia

5. Seleccione la opción Por defecto se publican los comentarios para que la correspondencia elaborada y que permanece en archivo publique los comentarios elaborados durante su tramitación.

La resolución oficial se relaciona con una orden

directa, bien sea del tramitador o de una instancia

jerárquica superior, que hace de la correspondencia una decisión

institucional

6. Seleccione la opción Permitir imprimir comprobante de recepción para que los funcionarios que registran la correspondencia externa puedan imprimir una constancia de recibo al usuario que entrega la correspondencia a la institución.

7. En el área de trabajo Comprobante aparecerán los campos con la información disponible para imprimir un recibo de la correspondencia externa.

Agregue los datos de la instituciónCampos disponiblespara agregar datosde la correspondenciarecibida

8. Haga clic en Aceptar para confirmar todos los cambios realizados para los parámetros del módulo de correspondencia.

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Lección 7Codificadores de la correspondencia

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Lección 7 - Codificadores de la correspondencia

Los codificadores son códigos que asigna automática y consecutivamente el sistema para diferenciar, dividir y administrar las correspondencias. Ellos pueden ser de origen interno, externo o ambos, de modo que el usuario que registra desde la mesa de entrada podrá tener control con un código consecutivo de cada uno de los documentos que han ingresado a la institución. En tanto que aquellos usuarios que elaboren respuestas o generen nuevas correspondencias de origen interno tendrán a su vez el codificador consecutivo de los documentos internos que se han elaborado.

Los codificadores se constituyen en tres secciones muy importantes que son:

1. La designación y descripción del Código. Ejemplo: EXT-PL (Externas-Proyectos de Ley)

2. La definición de la Procedencia. Ejemplo: De Origen Externo

3. El Último número, que es aquel que hace referencia a la iniciación de la asignación de éste en una correspondencia.

Acceder al Administrador de Codificadores de Correspondencia

Para la designación y descripción del código único de correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción

Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Codificadores de Correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

Funciones deOperación

Listado deCodificadores

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Lección 7 - Codificadores de la correspondencia

Agregar un nuevo Codificador

1. Seleccione la opción . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2. Defina el Códificador con el cual se identificarán las correspondencias. Agregue el signo # para los dígitos numerales consecutivos que va a agregar. Por ejemplo, para una correspondencia externa, calcule el número que ingresaría por año, escriba una descripción y los dígitos de la cantidad calculada, así: EXT-######.

3. Complete la descripción del código en el campo Descripción. Por ejemplo, Correspondencia Externa.

4. Seleccione el Tipo de Correspondencia seleccionando una de las opciones que aparecen en el campo Procedencia. Podrán ser de procedencia interna, externa o de ambas.

5. Determine el número con el que se inicia la codificación de los documentos asociados a este codificador, ingresando el valor deseado en el campo Último Número.

Reservar números codificadores

Es posible que se necesiten reservar números de codificadores para un grupo de correspondencias que no hayan iniciado tramitación o elaboración, pero que en un momento determinado se necesitarán incluirlos dentro de los consecutivos que maneja la institución. También servirá para imprimir previamente etiquetas de correspondencia de origen externo.

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Lección 7 - Codificadores de la correspondencia

Para reservar números codificadores, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el icono

2. Desde la ventana emergente que acaba de aparecer, verá que han sido asignados los campos del codificador al cual desea reservar los nuevos números. Los campos llenados automáticamente son los de Codificador, Descripción y Ultimo Número (que para este ejemplo ha comenzado desde el 1).

3. Haga clic en el botón Agregar para pasar a la siguiente ventana, que le permitirá asignar la cantidad limitada de números de reserva:

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Lección 7 - Codificadores de la correspondencia

4. Agregue el rango a reservar en las casillas Desde y Hasta respectivamente.

5. Finalmente, en el campo de texto disponible, agregue una corta descripción con el motivo de la reserva de los consecutivos de la correspondencia.

Para Determinar los tramitadores de un Codificador de Correspondencia

1. Seleccione el codificador y luego haga clic en la opción Tramitadores.

Listado de

Funcionarios Tramitadores

seleccionadosListado de FuncionariosTramitadoresDisponibles

2. En la ventana de selección de Tramitadores, realice las acciones para cada caso así:

a. Del listado de Despachos de Tramitadores Disponibles puede:

Agregar: esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno. Para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario que quiera agregar y luego seleccione el botón

Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez, relacionando así a todos estos usuarios con los mismos atributos. Para ello debe seleccionar el botón

b. Del listado de Tramitadores del Codificador seleccionado puede:

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Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno. Para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón

Quitar Todos: esto le permitirá deshacer las relaciones de comunicación de todos los despachos de una vez. Para ello debe seleccionar el botón

Lección 7 - Codificadores de la correspondencia

Eliminar un CodificadorPara eliminar un codificador debe seleccionarlo y hacer clic en la opción

Eliminar , y luego confirmar.

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Lección 8Tipos de correspondencia

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Lección 8 - Tipos de correspondencia

Los tipos de correspondencia responden a la necesidad de la institución de determinar tiempos de tramitación específicos para cada tipología de documentos, de modo que los responsables de elaborar, transferir o tramitar la tarea lo hagan en el menor tiempo posible. Generalmente las correspondencias de tipo oficial necesitan ser respondidas para los usuarios externos con duraciones de semanas, días y hasta de horas.

Para determinar los tiempos de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, con los tipos de correspondencia que están disponibles.

2. Para crear un nuevo tipo de correspondencia, determinando tiempos específicos de ejecución, haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

a. Haga clic en Descripción para asignar un nombre al tipo de correspondencia.

b. Haga clic en Duración Máxima para determinar el tiempo total de ejecución de la correspondencia por parte del responsable.

c. Haga clic en Umbral de tolerancia para indicar un tiempo de consideración que le indicará al responsable el estado de la correspondencia y su necesidad de dar por terminada la gestión. En la ventana principal de la correspondencia, el usuario podrá ver todas las tareas que se encuentren en el umbral con un color naranja.

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Lección 9Formatos de Correspondencia

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Lección 9 - Formatos de Correspondencia

Para llevara a cabo el proceso de elaboración de correspondencia dentro del Sistema de Gestión de Despachos, es necesaria la elaboración y asignación de formatos de correspondencia, los cuales deberán ser asignados a aquellos funcionarios responsables de la tramitación.

Acceder al Administrador de Formatos de Correspondencia

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Formatos de Correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana:

Listado de Formatos

de la carpeta

seleccionadaListado deCarpetas deFormatos

Para Crear una Nueva Carpeta de Formatos

1. Haga clic en la opción Carpeta para desplegar la ventana de creación de la nueva carpeta. Ver figura.

2. Escriba el nombre de la Carpeta que va a Crear

.

3. Presione Aceptar para guardar cambios. Dentro de la carpeta creada podrá incluir cada uno de los formatos que se van a utilizar los usuarios con permiso.

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Lección 9 - Formatos de Correspondencia

Para Crear un Nuevo Formato

1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar. Ver figura.2. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana

3. Elabore el formato en un documento Word.4. Guarde los Cambios.

Para adjuntar una Nuevo Formato

1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar. Ver figura.2. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana

3. Haga clic en el botón Incorporar para seleccionar la carpeta en la que desea asociar un documento ya elaborado. Aparecerá la ventana de diálogo para ubicar el nuevo documento:

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Lección 9 - Formatos de Correspondencia

4. Seleccione el archivo existente desde una ubicación en disco y luego seleccione la opción de abrir. Se abrirá el archivo que contiene el formato a insertar, con las características previamente guardadas:

Estos son algunos de los códigos reemplazables que deben tener los formatos de correspondencia (Ver referencia en documento 1 de Parametrización)

5. Guarde el documento y ciérrelo para volver a la ventana previa que le permite insertar el documento. Observará que ahora se ha agregado el icono Editar, como se muestra a continuación:

Una vez insertado el formato decorrespondencia podrá editarlo

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Lección 9 - Formatos de Correspondencia

Autorizar Funcionarios que van a utilizar las carpetas existentes

Listado de

Funcionarios

autorizados a la

Carpeta.

Listado deCarpetas deFormatos

Listado de

Funcionarios a ser

autorizados a la

Carpeta.

1. Seleccione la carpeta que desea autorizar.

2. Seleccione la pestaña Usuarios Autorizados.

3. En el listado de funcionarios en la parte inferior de la ventana de Administración de carpetas seleccione el Funcionario que va autorizar.

4. Haga clic en la opción Autorizar

Desautorizar Funcionarios de la utilización de las carpetas de formatos existentes

1. Seleccione la Carpeta a la que requiere desautorizar funcionarios.

2. Seleccione al funcionario del listado que se encuentra a la derecha en el lado superior de la ventana.

3. Haga clic en la opción Eliminar que se encuentra encima del listado de Funcionarios.

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Lección 9 - Formatos de Correspondencia

Eliminar un Formato

Para eliminar un formato debe seleccionarlo y hacer clic en la opción Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Formatos y luego confirme.

Formato a eliminar

Eliminar una CarpetaPreviamente debe vaciar la carpeta luego seleccionarla y hacer clic en la

opción Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Carpetas, una vez realizado esto confirme la operación.

Haga clic en el Botón Salir.

Para Cerrar la ventana de Formatos de Correspondencia.

Administración del Sistema de Despachos SIGOB

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Lección 10Formatos de Transferencia

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Lección 10 - Formatos de Transferencia

Los formatos de transferencia son empleados para realizar las instrucciones al momento de transferir una correspondencia de un despacho a otro, permitiendo además, indicar si estas anotaciones o indicaciones son de resolución oficial.

Acceder al Administrador de Formatos de Transferencia de Correspondencia1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Formatos de Transferencia.

Para Crear un Nuevo Formato

1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar2. Haga clic en el botón y luego elabore el preformato.

3. Guarde los Cambios presionando el botón Aceptar.

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Lección 10 - Formatos de Transferencia

Para Imprimir el documento:

1. Pulse el icono “Imprimir Archivo”.2. Para ambos casos se despliega la ventana de Impresión.3. Especifique el intervalo de impresión y la cantidad de copias.4. Pulse el botón para imprimir el documento. En caso

contrario pulse el botón.

Para Buscar un texto en el documento.

1. Ubique el cursor al inicio del texto.

2. Vaya al Menú Buscar.

3. Seleccione la opción Buscar. Se desplegará la ventana Buscar.

4. Seleccione el botón

5. Para cancelar la operación de búsqueda, seleccione el botón

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Lección 10 - Formatos de Transferencia

Para Reemplazar una palabra por otra.

1. Busque la palabra a reemplazar.

2. Vaya al Menú Buscar.

3. Seleccione la opción Reemplazar. Se desplegará la ventana Reemplazar.

4. Escriba la nueva palabra con la cual desea reemplazar la original, en el campo Reemplazar con.

5. Si se desea reemplazar palabra por palabra en forma consecutiva, pulse el botón y luego el botón

6. Para reemplazar todas las palabras, pulse el botón y luego el botón

7. Si desea cancelar la operación, pulse el botón

Cuando finalice el diseño del Formato y desee salir de esta ventana, pulse el botón y se desplegará la ventana de Confirmación.

1. Seleccione el botón para salir grabando.

2. Seleccione el botón para salir sin grabar.

3. Seleccione el botón para cancelar la operación de salida y seguir con los cambios y diseños del formato de transferencia.

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Lección 10 - Formatos de Transferencia

Autorizar Funcionarios que van a utilizar los formatos existentes

1. Seleccione el formato que desea autorizar

2. Desde el listado de funcionarios, en la parte inferior de la ventana de Administración de formatos de transferencia, seleccione el Funcionario que va autorizar.

3. Haga clic en la opción Autorizar

Desautorizar Funcionarios de la utilización de formatos existentes

1. Seleccione el formato del cual requiere desautorizar funcionarios.

2. Seleccione al funcionario del listado que se encuentra a la derecha en el lado superior de la ventana.

3. Haga clic en la opción Eliminar que se encuentra encima del listado de Funcionarios.

Eliminar un FormatoPara eliminar un formato debe seleccionarlo y hacer clic en la opción

Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Formatos y luego confirme.

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Lección 11Objetivos de la correspondencia

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Lección 11 - Objetivos de la correspondencia

Determinar objetivos permite que tanto responsables como usuarios puedan comprobar la efectividad del trámite de la gestión de la correspondencia. Los objetivos son una herramienta dinámica que se pueden determinar cuándo se elabora la correspondencia, o bien sea durante su tramitación o desde el archivo mismo.

Para determinar los objetivos de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el bótón . Aparecerá la siguiente ventana:

2. Seleccione el botón Agregar para crear un nuevo objetivo de la correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana, en la que podrá describir un nuevo objetivo de la correspondencia:

3. Para eliminar un objetivo de la correspondencia, seleccione el

registro que desea borrar y a continuación haga clic en el botón

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Lección 12Resultados de gestión de la correspondencia

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Lección 12 - Resultados de gestión de la correspondencia

Los resultados ayudan a determinar el desenlace de la gestión de una correspondencia. En el archivo de la correspondencia el usuario también podrá establecer y verificar lo que se esperaba o no al elaborar y tramitar una tarea de este tipo.

Para crear una lista de resultados de gestión de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana:

2. Seleccione la opción Agregar para crear un nuevo resultado. Aparecerá la siguiente ventana:

a. En el cuadro de texto Descripción escriba el nombre del nuevo resultado

b. En el cuadro de selección Procedencia indique el origen de la correspondencia, bien sea

Interna, Externa o Ambas.

c. En el cuadro de selección Tipo seleccione una categoría para los resultados, bien sea positivo

(verde), neutro (amarillo) o negativo (rojo).

3. Seleccione la opción Eliminar, para borrar del listado un resultado que no desee volver a utilizar.

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Lección 13Clasificadores de correspondencia

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Lección 13 – Clasificadores de correspondencia

Los clasificadores que se asocian en este apartado son aquellos que estarán disponibles en el momento que debamos clasificar la correspondencia ya sea en el sistema de Gestión de Correspondencia o en el Archivo.

Atención: Antes de empezar consulte el Capítulo 4 Lección 3 (Determinación de Clasificadores). El listado de clasificadores disponibles es determinado en el Administrador del Winfotex.

Acceder al Administrador de Asociación de Clasificadores de Correspondencia

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Clasificadores Asociados. Aparecerá la siguiente ventana:

Para agregar un clasificador

Del listado de a la derecha de la ventana (Clasificadores Disponibles)

seleccione un clasificador y luego presione el botón . Los clasificadores que agregue a la ventana izquierda incluirá el grupo de clasificadores de segundo nivel (o demás subclasificadores asociados).

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Lección 13 – Clasificadores de correspondencia

Para quitar un clasificador ya Agregado

Del listado a la izquierda de la ventana (Clasificadores Seleccionados)

seleccione un clasificador y luego presione el botón .

Haga clic en el Botón Salir.

Para Cerrar la ventana de Clasificadores de Correspondencia.

Nota: Para moverse entre los clasificadores y Sub Niveles de clasificadores utilice el botón para mostrar los Sub Niveles de Clasificadores y el botón para ocultarlos.

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Lección 14Control de correspondencia de otros

funcionarios

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Lección 14 – Control de correspondencia de otros funcionarios

Con el control de correspondencia de otros funcionarios podemos permitir a uno o varios funcionarios sobre los cuales puede controlar la correspondencia de otros, con el fin de ver el número de documentos externos recibidos, los internos que se encuentran actualmente en gestión y aquellos que han terminado gestión. En esta sección del sistema podemos establecer dicho control.

Acceder al Administrador de Control de Correspondencia de otros Funcionarios

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Formatos de Transferencia. Aparecerá la siguiente ventana:

Autorizar Funcionarios que van a controlar la correspondencia de otro

1. En el listado de la Izquierda de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va autorizar para que otros funcionarios c o n t r o le n su correspondencia.

2. En el listado de la derecha, en la parte inferior de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, haga clic sobre el cuadro de selección del funcionario al cual va autorizar para c o n t r o l a r la correspondencia del funcionario seleccionado anteriormente.

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3. Haga clic en la opción Autorizar. El listado de los funcionarios seleccionados aparecerá en la ventana superior derecha como F un c i o n a r i os a u t o r i z a d o s .

Lección 14 – Control de correspondencia de otros funcionarios

Desautorizar Funcionarios de la utilización de formatos existentes

1. En el listado de la Izquierda de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va desautorizar los funcionarios que controlan su correspondencia.

2. En el listado de la derecha en la parte superior de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va desautorizar del control de la correspondencia del funcionario seleccionado anteriormente.

3. Haga clic en la opción Eliminar.

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Lección 15Destinatarios de correspondencia

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Lección 15 – Destinatarios de correspondencia

Los Destinatarios son los usuarios que recibirán la correspondencia de tipo externo. Bien sea porque son responsables de la tramitación o porque su dependencia hace parte de un grupo de recepción limitada de las comunicaciones que han llegado a través de la mesa de entrada y éstos después serán quienes realicen las transferencias a los destinatarios finales que darán respuestas a las solicitudes documentales.

Para determinar los usuarios destinatarios de correspondencia realice los siguientes pasos:

1. Desde el Administrador de Despachos, haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

Listado de funcionarios disponibles

Listado de funcionarios que pueden recibir correspondencia

2. A continuación, seleccione de la parte izquierda de la ventana en Despachos Disponibles los usuarios que recibirán correspondencia, haciendo clic en el botón de selección.

3. Haga clic en el botón agregar despachos para desplazar la selección a la ventana derecha.

4. Aparecerán ahora en la parte derecha de la ventana en Despachos Destinatarios.

Para eliminar un despacho destinatario, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón de selección, del listado ubicado en la parte derecha de la ventana.

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2. Seleccione la opción remover despachos seleccionados

3. Los nombres de usuarios seleccionados pasarán de nuevo a la parte izquierda de la ventana.

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Lección 16Definición de clasificadores (Países, Provincias o

Ciudades)

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Lección 16 – Definición de clasificadores (Países, provincias o ciudades)

La definición de estos clasificadores permite alimentar las listas de selección de Países, Provincias o Ciudades.

Acceder a la Selección de Clasificadores de Países o Provincias o Ciudades

1. Teniendo activo el instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Directorios.

2. Haga clic en la opción deseada Clasificadores de Países o Clasificadores de Provincias o Clasificadores de Ciudades.

Nota: La clasificación de Países, Provincias y Ciudades son tres ventanas de selección sin embargo el procedimiento es el mismo.

Para Definir los clasificadores de Países o Provincias o Ciudades

1. Ingrese el Título del Clasificador, Ej. País, Departamentos o Provincias, Ciudades. Esto siguiendo una coherente relación con el Clasificador Seleccionado.

2. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar, luego seleccione la opción Definir el Clasificador. Una vez definido podrá ver cómo se auto-completa el campo Clasificador Asociado.

Listado de Clasificadores

Disponibles

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Figura 14.1.Lección 16 – Definición de clasificadores (Países, provincias o

ciudades)

3. Ingrese el nivel de los clasificadores en el campo que se denomina Nivel de Clasificador, este número determinar los clasificadores que se muestren en el listado de Países, Provincias o Ciudades.

E j e m p lo : Si desea ver los países de América del sur defina el clasificador América del Sur como Clasificador Seleccionado y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es5(cinco).

Para saber el nivel en el que se encuentran los clasificadores que desea, empiece a contar por el primer clasificador que aparece en el listado y vaya descendiendo hasta el que precise.

4. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar como el valor que sé asignar por defecto, luego seleccione la opción Definir Valor Predeterminado. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Valor Predeterminado.

5. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

Nota: Para modificar los clasificadores asociados puede volver a seleccionarlo como cuando lo selecciono por primera vez.

Para Eliminar los clasificadores asociados

1. Seleccione el título a asignado y proceda a eliminarlo.

2. Haga clic sobre el botón Eliminar que se encuentra a la derecha del Clasificador Asociado

3. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

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Para cerrar sin Guardar cambios

Haga clic en el botón Salir.

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