Administracin de tiempoAdministracin de tiempo

La administracin del tiempo es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta aplicacin del tiempo. Este wikilibro intenta dar a conocer las herramientas que pueden apoyar al correcto uso del tiempo. Aunque este wikilibro esta enfocado a la "Administracin del tiempo" como a una aplicacin administrativa de produccin, administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. El tiempo es una simple medida..IntroduccinTexto completo

LaAdministracion del Tiempoes saber controlar tu tiempo y tu vida..

La administracion del tiempo es la forma de curar uno de los ms importantes y grandes problemas de la sociedad moderna, la falta del tiempo. Frecuentemente la gente se siente abrumada por la gran cantidad de cosas que tiene que hacer (al igual que todos) y por lo tanto su vida personal y profesional sufre, entonces trabajan ms duro y por ende ms agobiados estan.Vivir as es como correr sobre la ruedita que usan los ratoncitos en sus jaulas;corren y corren y no llegan a ningn lado. Cuando esto sucede reaccionamos de manera "reactivo/responsivo" - respondemos y reaccionamos a lo que pasa. Pero, tarde o temprano esta forma de reaccionar nos lleva a perder el control de nuestra vida y cpmenzamos a sentirnos victimas de las circunstancias.El tiempo es lo ms importante que tenemos.El tiempo es nuestro recurso ms importante. Es lo ms valioso y preciado que tenemos. Es perecedero, no se puede reemplazar ni se puede ahorrar. Lo nico que podemos hacer con el, es decidir la forma en que lo utilizamos. Por lo tanto, debemos reasignar la cantidad de tiempo que le dediquemos a las actividades de bajo valor para reemplazarlas con actividades de alto valor.

La realidad es que nuestro calendario y lista de pendientes est llena de eventos personales, familiares y laborales, y como el da solo tiene 24 horas, (aunque muchos quisiramos ms), nuestro tiempo se vuelve extremadamente valioso. Sin embargo a veces nos resulta difcil darle el valor que merece.

DEFINICINADMINISTRACINDEL TIEMPO:La administracin del tiempo se puede definir como una manera deser y una forma de vivir. Hoy,se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de losadministradores.ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:Puede ser un enemigo a vencero un aliado si lologramos organizar.Puede ser un recurso escaso, si no secontrola enfuncinde las prioridades que se leasignen a las actividades diarias aunemprendedor.Puede ser un amigo oun enemigo en el logrode los objetivos y metas que seplanteen.No se puede comprar.No se puede atrapar, detener o regresar.Es lo ms valioso que tiene los individuos, por loque hay que utilizarlo con el mximo gradode efectividad.Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo elmundo tiene todo el tiempoque hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.3. Los enfoques tradicionales deadministracindel tiempoLa mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn orientados por unalgicade corto plazo. Estos enfoques generan hbitos decomportamientocortoplacistas,influenciados por la vigencia que estosparadigmastienen en nuestras culturas familiares,escolares, empresariales y comunitarias. Sus mtodos terminan provocando losmales ydesequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas desus principales premisas y limitaciones:Eficiencia: laeficienciaconsiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente esque la "cantidad" y la "velocidad"son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia yefectividad. Ya que hacer ms velozmente las cosas nos precipita ms rpido al abismo de lacrisissiantes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo quellegar ms rpido al lugarequivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".Control:propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las accionesde los dems. Pero pasa por alto elhecho de que la mayor parte deltiempo nos relacionamos conotras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en lacuenta de que lonico que tenamos era la "ilusin de tener elcontrol" y que lo nico quelogramos fue generardesconfianza. Porque la confianza mutua esel principalcapitalque puede tener una relacinpersonal o detrabajoy se basa en la interdependencia no enel control unilateral

La palabra eficiencia proviene del latn 'efficienta' que en espaol quiere decir: accin, fuerza, produccin. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un objetivo determinado con el mnimo de recursos posibles viable. No debe confundirse coneficaciaque se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.Eficacia y eficienciaGlosario De Conceptos Polticos UsualesEFICACIA Y EFICIENCIA: La eficacia es la capacidad de un sistema para obtener resultados, sin preocuparse por los recursos que deba invertir para ello. La eficiencia es la relacin entre los resultados que logra y el costo de los recursos necesarios. En una imagen aproximada, eficacia es a cuntos kilmetros por hora corre un vehculo; eficiencia es cuntos kilmetros hace por litro de combustible, a esa velocidad. En el campo poltico-social , eficacia es incrementar grandemente las probabilidades de que ocurra algo improbable; eficiencia es la relacin entre ese cambio de probabilidad de un resultado y los costos que ello implica. La actuacin de un gobierno se mide finalmente en trminos de eficiencia: no slo nos interesa saber cuntas probabilidades hay de que un gobierno logre un resultado sino tambin a qu costo. La excepcin es cuando las circunstancias obligan a adoptar una poltica de emergencia, es decir, centrarse en una sola meta preponderante, en un solo valor, como puede ser, por ejemplo, rechazar la agresin de un invasor externo. En esas emergencias vitales se acta slo con criterios de eficacia. Pero esto tiene lmites en su duracin y en la naturaleza de la situacin. La prctica de gobernar permanentemente con criterios de emergencia distorsiona el comportamiento de los grupos y del mismo gobierno, corrompiendo finalmente a la sociedad.

Conceptos de Eficiencia y EficaciaDentro del mundo de la gerencia de empresas y de laadministracin pblicaque como profesionales de la salud nos interesa, existen dos conceptos que no son fcilmente definidos y sobre todo diferenciados uno del otro. Ellos son "Eficiencia" y el otro es "Eficacia".

"Eficiencia" se define "como la virtud y facultad para lograr un efecto determinado". En Economa se le define como "el empleo de medios en tal forma que satisfagan un mximo cuantitativo o cualitativo de fines o necesidades humanas. Es tambin una adecuada relacin entre ingresos y gastos".

En palabras ms aplicadas a nuestras profesiones, consiste en el buen uso de los recursos. En lograr lo mayor posible con aquello que contamos. Si un grupo humano dispone de un determinado nmero de insumos que son utilizados para producir bienes o servicios, "eficiente" ser aquel grupo que logre el mayor nmero de bienes o servicios utilizando el menor nmero de insumos que le sea posible. "Eficiente" es quien logra una alta productividad en relacin a los recursos que dispone.

Eficiencia se emplea para relacionar los esfuerzos frente a los resultados que se obtengan. A mayores resultados, mayor eficiencia. Si se obtiene mejores resultados con menor gasto de recursos o menores esfuerzos, se habr incrementado la eficiencia. Dos factores se utilizan para medir o evaluar la eficiencia de las personas u organizaciones: Costo y Tiempo .

El concepto de "hacer bien las cosas debidas" nos pone en mayor capacidad de entender con mucha claridad el vocablo de "Eficiencia".

"Eficiencia se refiere a la produccin de bienes o servicios que la sociedad valora ms, al menor costo social posible". Es el cociente entre los resultados obtenidos y el valor de los recursos empleados. La eficiencia no es un valor absoluto que se alcanza por s mismo sino que se determina por comparacin con los resultados obtenidos por terceros, quienes actan en situaciones semejantes a las que deseamos analizar.

"Eficiencia es alcanzar los objetivos por medio de la eleccin de alternativas que pueden suministrar el mayor beneficio".

"Eficacia" es "la virtud, actividad y poder para obrar". Cuando un grupo alcanza las metas u objetivos que haban sido previamente establecidos, el grupo es eficaz.

Eficacia se refiere a los "Resultados" en relacin con las "Metas y cumplimiento de los Objetivos organizacionales". Para ser eficaz se deben priorizar las tareas y realizar ordenadamente aquellas que permiten alcanzarlos mejor y ms rpidamente.

Eficacia es el grado en que algo (procedimiento o servicio) puede lograr el mejor resultado posible. La falta de eficacia no puede ser reemplazada con mayor eficiencia porque no hay nada ms intil que hacer muy bien, algo que no tiene valor.

Se atribuye a Peter Druker la frase que "Un lder debe tener un desempeo eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es importante, la eficacia es an ms decisiva".

URGENTE IMPORTANTELos dos factores que definen una actividad sonURGENTE e IMPORTANTE.URGENTEsignifica que se necesita una atencin inmediata, Ahora!. Las cosas urgentes actan sobre nosotros.Las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman accin. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices. Y suelen ser agradables, fciles, divertidas. Pero con la misma frecuencia carecen de importancia!.LaIMPORTANCIA,por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportacin a nuestra misin, nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren ms iniciativa, ms proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para que las cosas ocurran. Si no practicamos el hbito de ser proactivo, si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente.MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPOMITOSEl mito de la actividad: El emprendedor ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 horas diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal.El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.(Administracin del tiempo, 2012)ENEMIGOSEnemigos internos:No saber decir no: Algunas personas tienen un gran temor de manifestar que realmente no pueden hacer cierta actividad y en algunos casos de condicin personal se podra incluir el no quiero, lo grave de aceptar lo que no se puede cumplir es que nosotros mismos nos estamos complicando nuestra vida, al final en algn lugar o

2.1 Planeacin del Tiempo.

Una importante consecuencia de la planificacin y la programacin est en el compromiso con la decisin tomada. Planificar es decidir qu se ha de hacer. programar es decidir cuando se ha de hacer.

Hay que programar las actividades con la suficiente flexibilidad como para poder atender temas imprevistos, pero interesantes. Segn el tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de un modo importante de unos a otros.

Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino detrs de una vez establecidos los de medio y largo plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos con la perspectiva de un horizonte ms lejano. A partir de este mismo momento se establecen los objetivos intermedios, para alcanzar los cuales sern necesarias actividades a ms corto plazo. Se forma de esta manera una pirmide de objetivos, los cuales tienen su vrtice en la meta final, que son los objetivos a largo plazo.

La planificacin, por ella misma, incrementa la probabilidad de que se realicen las tareas y se facilita de esta manera la planificacin del tiempo dedicado a la vida personal. Planificar es tener una visin de conjunto de las tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable y prever un margen para los imprevistos. Para hacerlo, es preciso tener ante nosotros el periodo de tiempo que se quiere planificar. Se deben planificar los compromisos y las obligaciones fijas a los distintos plazos de tiempo, las tareas cotidianas y los proyectos.

Hay una serie de consejos que son tiles para la planificacin del tiempo:

- Considerar el da, la semana, mes, ao, o fines de semana o trimestres, como conjuntos. Hay que dedicarse a marcar en ellos tiempos fuertes, agobios, tiempos para el descanso, hay que evitar en todo momento trabajar bajo presin.

- Se debe comenzar la planificacin de una determinada tarea partiendo desde la fecha en que debe estar terminada, tomando previsin mediante mrgenes para las...En nuestro ltimo post tratamos sobre la mejor gestin y aprovechamiento del tiempo a travs de una serie de consejos. Dichos consejos se planteaban a modo de principios generales. Hoy, con una finalidad eminentemente prctica, vamos a profundizar en la materia, ofreciendo, a modo de declogo, las herramientas que empleamos en LEON & OLARTE para la gestin del tiempo.1.- Ordenar la mesa de trabajo:Si bien la organizacin tiene mltiples aspectos, quizs el mas relacionado con el aprovechamiento del tiempoes disponer la mesa de trabajo lo mas despejada y organizada posible.Para ello,al final de la jornada de trabajodejamos la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al comienzo de la jornada no tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza,pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad. De hecho, una mesa ordenada es reflejo de una mente ordenada. Por otro lado, no olvidemos que cuando se empieza la tarea, debemos disponer detoda la informacin necesaria para trabajarevitando con ello seguras interrupciones.2.- Usar Agendas:Para una eficaz gestin del tiempo de un abogado, es fundamental disponer de unregistro preciso de sealamientos, vencimientos y citas.En el despacho solemos usar tanto agendas manuales como agendas de programas informticos. Lo importante de su gestines mantenerlas siempre a la vista;tomarse el tiempo deapuntar los compromisosen el momento en que se produzcan, yexaminarla regularmentepara recordar nuestros compromisos, a ser posible cada x tiempo (una vez a la semana).3.- Hacer Listas de Tareas:La planificacin anticipada de las tareasa realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y centrados en el corto plazo, utilizamos diariamente unaLista de Tareasen las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta Lista, cuyo formato hemos confeccionado para todos los compaeros, nos permite apuntar todas lastareas que vamos a realizardurante la jornada,tachar las que vayamos haciendoy, en su caso,agregar las tareasque vayan generndose y aquellas que nos conviene recordar para listar en das siguientes. La elaboracin de la lista de tareas es conveniente realizarlaal concluir la jornada o como primera accin de la maana.4.- Establecer prioridades:Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder apriorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarqua en su ejecuciny asignando un tiempo aproximadopara cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga ser un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorizacin,debemos comenzar siempre por las tareas de ms alta prioridad, si bien es convenienteintercalar estos bloquesde concentracin intensa con periodos dedicados a tareas ms sencillas,5.- Ajustarse a los ritmos de trabajo:Todos disponemos de una energa para realizar nuestro trabajo queflucta hasta alcanzar un nivel mximo y que despus desciende. No obstante, cada persona tienesu ritmo personal. Para el mejor aprovechamiento del tiempo, todos debemosconocer nuestros ritmos fsicos y mentalescon el fin de sacar el mejor partido de losperiodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son ms elevados o, por el contrario, menores.En el primer caso se realizarn las tareas ms complejas y en el segundo las ms sencillas.6.- Saber asignar tiempos:A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, partimos de la base de los siguientesprincipios:a)Las primeras horas de la jornadasuelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentracin b) Un periodo de tiempo deentre 25 y 35 minutoses el ideal para trabajar con mxima concentracin en la tarea c) Alas tareas secundariasy auxiliares (organizacin de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc...) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentracin es menor (ltimas horas de la jornada, bien sea de maana como de tarde) d) Contar siempre con unplan de contingencias o plan Bpara el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra organizacin.7.- Dividir las tareas:Las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeos pasos que contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecucin. Por lo tanto,frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases de trabajoasignndole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma jornada o en jornadas sucesivas. Esto es muy prctico a la hora de preparar un juicio o una audiencia previa.8.- Interrupciones:Las interrupciones sonincompatibles con una eficaz gestin del tiempo.Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptarmedidas para evitarlas, tanto en lo que atae a nuestra conducta(distracciones, dedicarse momentneamente a otras tareas, etc...)como a las de terceros(compaeros, llamadas telefnicas, visitas inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos el correo electrnico, filtramos las llamadas a travs de las Secretarias o avisamos a nuestros compaeros al respecto (en ocasiones, alguno coloca un cartel en la puerta de su oficina bastante ilustrativo...).9.- Descasar:Es obvio que aprovechar el tiempo al mximo no significa que pasemos toda la jornada trabajando sin solucin de continuidad sino todo lo contrario. Por ello, es convenienteestablecer una serie de descansos entre tareas con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen:tomar un caf; pasear durante unos minutos; charlar con algn compaero, ojo, que tambin est descansando; estirar las piernas, etc... Se recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos cada 2 horas.10.- Respeto a los dems:Al hablar de gestin del tiempo siempre pensamos en nuestro tiempo, pero Qu pasa con el tiempo de los dems? Debemos de aprender arespetar las necesidades de los demsy procurar no interrumpirlos ya que si t no respetas el tiempo de los dems, probablemente los dems no respetarn el tuyo.Una buena comunicacin internayun conocimiento general de estas prcticasen el despacho facilitan el bienestar de todos.Si bien hemos empleado en este post la forma de declogo,existen muchas otras herramientas para la gestin del tiempo,tan interesantes como las anteriores. Saber delegar; cmo actuar en las reuniones; organizar el flujo de documentos; tratar las llamadas; la programacin del tiempo libre y un largo etc... No obstante, pensamos que con el contenido del presente post y el anterior, hemos ayudado un poco a sintetizar esta importante materia que todos hemos tenido que aprender en la universidad del da a da.Para concluir, un clsico:"Siempre tenemos tiempo para todo si lo usamos bien"Goethe.Artculos relacionados