II SIMPOSIO INTERNACIONAL ONLINE DE LOGISTICA Y COMPETITIVIDAD

GESTION EFICIENTE DE FLOTAS DE VEHICULOS

Ing & MBA Jorge ValenciaJorge.valencia@portallogistico.comEl Salvador, 2016

Gestión de Flotas

• Es la función que planifica, facilita, coordina y controla lasactividades relacionadas a uno o varios modos de transporte dentrode una organización.

• Puede estar involucrada en el movimiento de productos, eltransporte de personal, carga ligera y otros.

• Una efectiva gestión de flotas busca reducir y minimizar costostotales de transporte por medio de una efectiva utilización derecursos como vehículos, combustible, repuestos, etc.

• La administración y el control financiero de una flota es muyespecífica a la organización y suelen incluir cumplimiento derestricciones y normativas.

• La custodia o responsabilidad de la gestión de flotas depende de laestructura organizacional y está sujeta a sus políticas específicas.

Modelo Gestión de Flotas Simplificada

Gestión de Flotas

Flota de Transporte

Conductores Motoristas

Mantenimiento y Reemplazo

Seguimiento

Vehicular

Planificación de Rutas

Normativas (Impacto

Ambiental)

OTROS TEMAS

- Subcontrataciones- Capacitación- Mensajería- Evaluación del

Desempeño- Seguros y Manejo de

Incidentes- Parqueos y vigilancia- Permisos y

vencimientos- Liquidaciones

diversas- Etc.

Fuente: creación propia

Enfoque de la gestión de flotas

Apoyo Estrategia

de Negocio

Mejora Niveles

de Servicio

Reducción de Costos

Ahorro en

tiempo

Cumplimiento Normativas

Dimensionamiento y estructura de una flota

IMPERATIVO ESTRATEGICO 1 : adquiera un Fleet Management Software FMS

http://www.vinitysoft.com/es/vehicle-fleet-manager-4-0/

Operaciones básicas de un FMS

• Creación de programas de mantenimiento y recepción de recordatorios automáticos

• Avisos de caducidad de seguros, inspecciones técnicas, permisos, etc.

• Creación de grupos de vehículos para una clasificación sencilla de la flota

• Seguimiento del consumo de combustible de los vehículos• Generación de informes de depreciación de los vehículos• Gestión de los perfiles de los conductores con el historial de

accidentes y de vehículos conducidos• Gestión de los depósitos de combustible• Gestión de las tarjetas de combustible• Creación de entregas con la carga• Gestión de los neumáticos y seguimiento de su desgaste• Etc

IMPERATIVO ESTRATEGICO 2: Seguimiento y control vehicular

¿Qué hacen mis unidades durante

su jornada de trabajo?

¿Visitarán realmente a todos los clientes de la

ruta establecida?

¿Dónde están todas y cada una de las

unidades de mi flota de reparto en este

momento?¿Estará la flota de

siendo utilizada para transportar carga de

terceros?

¿Puedo ver gráficamente el recorrido de mi flota

de reparto?

¿Cómo recupero mi unidad de reparto en

caso de robo o secuestro?

¿Podría saber si una unidad de reparto está

siendo asaltada?

¿Utilizan las carreteras/zonas permitidas por la

empresa?

¿Cuánto tiempo les toma visitar a cada uno de los

clientes?

¿La velocidad de las unidades es menor que la

máxima permitida?

Sistema de Posicionamiento x RRFID (Radio Frecuencia)

Utiliza la coordinación de señales de antenas repetidoras. Puede ser una

solución viable y a más bajo costo que el GPS, aunque requiere de

una red de antenas dispuestas convenientemente para delimitar su

cobertura.

Sistema de Posicionamiento x GPS Utiliza la coordinación de

señales de antenas repetidoras. Puede ser una solución viable y a más

bajo costo que el GPS, aunque requiere de una red de antenas

dispuestas convenientemente para delimitar su cobertura.

Automatic Vehicle Location (AVL)

Sistema de Posicionamiento

• Exceso de Velocidad

• Detenciones / paradas por tiempo

• Botón de pánico

• Violación de zonas exclusivas

• Conexión / desconexión sistema

• Apertura de puertas

Eventos tipicos registrados en un AVL

https://www.geotab.com/es/

IMPERATIVO ESTRATEGICO 3: Mantenimiento y Reemplazo

Los mejores puntos a considerar para el control del Mantenimientopreventivo son:

1. EL PROGRAMA PREVENTIVO DEL FABRICANTE 2. EL HISTORICO DE REPARACIONES EN UNIDADES SIMILARES

Con la ayuda de un mecánico proveedor de la empresa o mecánicospropios se elabora el programa de mantenimiento.

El programa ayudará a costear cada servicio para pronosticar los gastosmensuales con respecto al kilometraje de cada unidad. El programapreventivo de los fabricantes es muy bajo en relación a las necesidadesreales de las unidades.

REEMPLAZO USANDO METODO DE CRITERIOS PONDERADOS

IMPERATIVO ESTRATEGICO 4: Seguros

Seguridad y responsabilidad. Reducción de costes. Acuerdos rápidos. Pólizas forzadas.( Cesión de

beneficios, Control de fronteras y aduanas.)

CARACTERISTICA CLAVE: COBERTURAS SON NEGOCIABLES , DEPENDE DE LA ASEGURADORA.

• En los seguros grupales de todo tipo es posible negociar con las Compañías:

TARIFAS PREFERENCIALES MAYOR COBERTURA ADICIONALES SIN CARGO ( CRISTALES, CERRADURAS ) COLOCACION DE RASTREOS SATELITALES COBERTURA ESPECIAL A AUTOS MAYORES A 15 AÑOS DETALLE INDIVIDUAL DE COSTO POR UNIDAD MAYOR CUOTIFICACION INCLUIR VEHICULOS DE LA EMPRESA / PERSONAL / FAMILIARES

Ventajas adicionales en un seguro de flota

Casos que no aplica el seguro

1. Inexperiencia y/o Minoría de edad ( Negociable )2. Por ebriedad 3. Mora en el pago de cuotas4. Licencia de conducir o tarjeta de circulación vencida5. No llamar asistencia en el momento del siniestro, aplica peroel tramite es engorroso, y no cuenta con el (0 )deducible.6. Normalmente las camiones mayores de 3 toneladas nocuentan con la cobertura de grúa a menos que se lleguenacuerdos de extra prima.

IMPERATIVO ESTRATEGICO 5: INDICADORES, POLITICAS Y ORGANIZACIÓN EN GENERAL

• Es aconsejable disponer de un manual deindicadores logísticos donde se definaclaramente cuáles se utilizarán en la empresa,en qué consisten y cómo se relacionan unoscon otros.

• Un indicador puede ser calculado de variasformas. Si se dispone del manual, se evita laconfusión.

el mas criticode todos:

costo porkilometrorecorrido

Indicadores para el control del combustible

• Galones/ Tm y km. TM=Tonelada métrica• Galones consumidos por TM transportada

(pasajeros) y kilómetro recorrido.• Galones/100km. • Galones necesarios para consumir 100 km de

recorrido.• Galones consumidos por momentos de ralentí

del vehículo por cada 100 km recorrido.

Indicadores utilizados para justificar renovación de flota

1.- Frecuencia de varadas en carretera2.- Kilómetros recorridos por vehículo por año3.- Disponibilidad de flota4.- Costos Reparación vs Compra5.- Composición de la flota:

Edad/modelo/marca/motor/kilometraje6.- Política de la empresa

Indicadores utilizados en Mantenimiento

1.- Análisis de gases, opacidad2.- Número de talleres que sirven a la flota3.- Accidentes4.- Número de mecánicos por vehículo5.- Horas de trabajo de mantenimiento6.- Mantenimiento preventivo/correctivo

Indicadores para Insumos

1.- Consumo de combustible/kilómetro2.- Consumo de llantas/kilómetro3.- Consumo de baterías/kilómetro4.- Duración motor5.- Consumo de aceite/kilómetro6.- Consumo de agua/vehículo (en el lavadero)

Indicadores para conductores

1.- Accidentes de tránsito2.- Multas de tránsito3.- Calificación educativa4.- Indice de frecuencia de accidentes de trabajo5.- Entrenamiento

Manual de Políticas de Gestión de Flota

Una empresa puede ampliar sus restricciones en función de cumplir con las normas o certificaciones de calidad e ir más allá como buen ciudadano corporativo (normas ambientales/seguridad)

Normas de uso

• Inspección pre-operativa• Velocidad máxima• Experiencia mínima de 3 años para conductores• Manejo de la fatiga• Limpieza de unidades• Amonestaciones• Bonificación• Perímetro de circulación• Seguridad industrial

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