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Admincontrol Facturación

Electrónica CFDI 3.3

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Indice Introducción. .............................................................................................................................................................. 2

Que se tiene que hacer en Quanticus Admincontrol? ............................................................................................... 3

1. Catálogo de Productos. ........................................................................................................... 3

2. Catálogo de Clientes. .............................................................................................................. 5

3. Bancos y Cuentas Bancarias. ................................................................................................... 6

4. Datos Fiscales. ....................................................................................................................... 7

5. Ventas y Notas de Crédito. ...................................................................................................... 8

5. Recepción de Pagos. ............................................................................................................. 10

3. Personalizar formato de factura electrónica CFDI. ................................................................... 12

Ventana Principal del Diseñador de Reportes. .................................................................................................12

Barras de Herramientas. ...................................................................................................................................13

Insertar un logotipo. .........................................................................................................................................15

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Introducción.

A partir del 1ro de enero del 2014 se ha venido manejando en México como obligatorio y único el uso de

los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI).

Este tipo de comprobantes fiscales son timbrados (certificados) por un proveedor autorizado de

certificación (PAC) antes de poder entregarlos al cliente.

Quanticus Admincontrol cuenta con un módulo especial mediante el cual sus comprobantes fiscales

(facturas, recibos de honorarios o notas de crédito) son timbrados (certificados) de forma inmediata y

transparente para el usted, de tal manera que, puede realizar sus procesos de ventas y entregar

inmediatamente a sus clientes el comprobante en formato PDF y XML.

Recordemos que el archivo PDF es la representación impresa de los CFDIs que emitimos y que el archivo

XML es en si el comprobante válido y el que será requerida por el SAT (si es necesario) como comprobante

fiscal.

A partir de que se dio inicio del uso de este tipo de comprobantes el SAT han realizado diversos cambios

a la información que debe contener dicho archivo.

En este año (2017) no solo se hicieron mas cambios a la información requerida, ahora se requiere de un

nuevo documento que se conocerá como factura con complemento de recepción de pagos, el cual se

debe emitir al recibir un pago de sus clientes cuando la factura no se paga al momento de la venta.

Para referencia sobre estos temas, le recomendamos revisar las guías de llenado del Anexo 20 en la

página del SAT

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx

Y la guía de llenado del complemento de recepción de pagos.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/Guia_co

mple_pagos.pdf

Y consultarlo con su contador ya que tiene muchas implicaciones fiscales.

La finalidad de esta guía, es orientarlo en los cambios que se hicieron en Admincontrol versión 834

para poder cumplir con los nuevos requerimientos del SAT.


http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/Guia_comple_pagos.pdf

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/Guia_comple_pagos.pdf

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Que se tiene que hacer en Quanticus Admincontrol?

1. Catálogo de Productos. Clave de producto y unidades de medida SAT.

Uno de los cambios más que ocasionaron más revuelo fue el agregar información de claves de producto

y unidades de medida propuestas por el SAT con la finalidad de homologar los productos y servicios que

se comercializan en México, estas claves de unidad de producto y unidades de medida se publicaron en

catalogo que se puede descargar desde la página del SAT.

Dentro del Admincontrol, en el catálogo de productos se abrieron dos campos más para este fin. De

manera que las claves de producto y de unidad de medida que actualmente utiliza sigan siendo las que

se utilizan internamente el Admincontrol y los campos nuevos son los que se informan al SAT dentro del

archivo XML.

Para registrar esta información debe ingresar al catálogo de productos dentro de Admincontrol, dentro

de esta ventana en la pestaña “1. General” y “4. UM” se encuentran los nuevos campos.

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Es importante mencionar que los productos o servicios que se van a facturar con la versión 834 de

Admincontrol, ya deben de contar con las claves antes mencionadas. De lo contrario no se timbrará el

documento.

En cuanto al catalogo de productos son todos los cambios necesarios, sin embargo, si los productos que

usted comercializa utilizan pedimentos, es necesario que revise la guía de llenado del Anexo 20 ya que

hay cambios importantes en la nomenclatura que se tiene que utilizar al manejar pedimentos.

Incluso se tendrá que hacer una actualización en los inventarios y números de pedimento que tiene

registrados actualmente en Admincontrol.

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2. Catálogo de Clientes. En versiones anteriores de Admincontrol existía un campo para especificar el % de descuento que se

aplicaría de forma general a una operación (cotización, pedido, venta), dentro de los cambios fiscales

ya no se permite hacer descuentos globales a un documento, en caso de ser necesario los descuentos

se deben reflejar en cada una de las partidas del documento.

Usted puede colocar el % de descuento que tiene negociado con el cliente y que se aplicará a cada

partida de los documentos (cotización, pedido, venta) que genere para este cliente.

Otro cambio que se aplica en el nuevo esquema de facturación es en los campos Método de pago,

Forma de Pago y Uso de CFDI. Estos datos los puede obtener del archivo que contiene los catálogos

emitido por el SAT “catCFDI.xls” y que puede descargas desde la página del SAT. En estos cambios,

también se incluye el país ya que ahora para el campo país se debe de colocar “MEX” o la clave

correspondiente al país de la residencia del cliente.

Es importante mencionar que, si su cliente es un cliente extranjero, debe de solicitarle su

número de registro tributario (es el número con el que paga impuestos en su país), este

dato se debe colocar en el campo CURP.


Es importante mencionar que en los campos antes mencionados coloque solo la clave correspondiente

a cada campo, no debe colocar la descripción o nombre del mismo.

Nota. - Cuando genere una venta para un cliente, se tomará esta información, en caso de

no tener registrado nada, Admincontrol colocará los valores pode default, los cuales podrá

modificar en la ventana de ventas antes de guardar el documento.


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3. Bancos y Cuentas Bancarias. Para este nuevo esquema de comprobación fiscal y específicamente en el comprobante con

complemento de recepción de pagos y cuando los pagos que recibe son bajo una operación bancaria,

es necesario incluir información del banco emisor y banco receptor, para este fin, se adicionaron

campos especiales en el registro de bancos y cuentas bancarias, dentro de los catálogos diversos.

Para Ingresar a esta ventana, Haga clic en el menú “Configurar – Diversos”

Se debe registrar Una descripción corta del Banco, el Nombre de la institución bancaria, la clave que le

corresponde al banco de acuerdo con el catálogo del SAT y el RFC del banco.

Nota. - Esta información será necesaria para el módulo “Recepción de Pagos”.

En la ventana de Bancos Cuenta Banco, debe registrar el numero de su cuenta bancaria en la que

sus clientes pueden hacerle depósitos o transferencia bancarias.

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4. Datos Fiscales. Dentro de los datos fiscales, el cambio que se requiere es colocar la clave correspondiente al régimen

de su empresa, las claves de régimen se pueden consultar en el archivo catálogos que emitió el SAT.

Por ejemplo, la clave 612 corresponde a Personas Físicas con Actividades Empresariales y

Profesionales. En estos cambios, también se incluye el país ya que ahora para el campo país se debe

de colocar “MEX” o la clave correspondiente al país de la residencia del cliente. Este campo también se

debe de modificar en los almacenes de los cuales factura, ya que de ahí se toma el país de emisión.

Ingrese a esta ventana en el menú “Configurar – Configurar Empresa”

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5. Ventas y Notas de Crédito. El proceso de facturación sigue siendo igual que en las versiones anteriores, pero en esta versión,

cambiaron los datos de método de pago y forma de pago ya que estos deben de ser de acuerdo a los

catálogos que emitió el SAT.

Los campos son:

Uso de CFDI, se utiliza para colocar la clave correspondiente al uso que le dará su cliente al comprobante

fiscal, por ejemplo, puede ser: G01 (Adquisición de mercancías)

Método Pago, se debe de colocar una de las siguientes claves: PUE (Pago en una sola exhibición) o

PPD (Pago en parcialidades o diferido).

Forma de pago, se debe de registrar una clave de acuerdo al catálogo del SAT. Por ejemplo: 01

(Efectivo), 02 (Cheque nominativo) o 03 (Transferencia electrónica de fondos)

Relación con CFDI, este campo se debe de utilizar bajo condiciones especiales y debe ser la clave

correspondiente al caso de que se trate, por ejemplo, puede coloca la clave: 04 (Sustitución de los

CFDIs previos) cuando utiliza este campo debe de relacionar por lo menos un folio fiscal y debe

hacerlo dando clic al botón “Relacionar CFDI” y cuando sea más de uno debe de separarlos por una

coma.

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Aplican los mismos datos para las Notas de Crédito, pero en este caso el uso de CFDI lo

manejamos automático con clave G02 (Devoluciones, descuentos o bonificaciones).

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5. Recepción de Pagos. Para el esquema de facturación CFDI v3.3, se debe de manejar un nuevo documento que será una

Factura con complemento de recepción de pagos.

Estos documentos se deben emitir bajo algunas condiciones especiales, por lo cual le recomendamos

revisar la guía de llenado de complemento de pagos, así como consultarlo con su contador, para verificar

en que casos debe de utilizarlos.

Por ejemplo, un caso en el que es obligatorio el uso de recepción de pagos es cuando usted emite una

factura y no se la pagan en el momento de la emisión de la misma, tal es el caso de ventas a crédito. En

este caso, cuando usted reciba el pago de su cliente debe emitir una factura con complemento de

recepción de pago por importe del pago recibido, ya sea de una o varias facturas.

Cuando el pago se recibe mediante una operación bancaria, se deben de especificar los datos del banco

emisor del pago, así como la cuenta de retiro y los datos del banco y cuentan de destino (su banco y

cuenta bancaria), estos datos bancarios son lo que se registraron en el módulo de “diversos” en los

bancos y cuentas bancarias.

Para ingresar a la ventana para emisión de facturas con complemento de recepción de pagos, haga clic

en el menú “Clientes – Recepción de pagos” y se abrirá la siguiente ventana.

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Para elaborar una factura de recepción de pagos, haga clic en el botón nuevo y proporcione los

siguientes datos:

1. Para emitir fa factura de recepción de pagos, debe seleccionar en el campo “Clave Almacen” el

almacén del cual se emitió la factura que le pagaron.

2. En el campo “Clave Cliente” debe proporcionar la clave del cliente al que corresponde la factura

cobrada, si no sabe el numero del cliente puede abrir la ventana de búsqueda haciendo clic en

el botón que se encuentra a la derecha de este campo.

3. Cuando se trata de un pago mediante una operación bancaria, es necesario que proporcione los

datos de dicha transacción, Esto es:

• Los datos del banco emisor.

• Los datos del banco receptor.

• La moneda en que le hicieron el pago.

• El tipo de cambio del día del pago.

• La referencia de la operación (no deben de quedar en blanco).

• La forma de pago.

• El monto pagado (debe ser la sumatoria de la columna abono de los renglones

de las facturas seleccionadas).

4. En la lista inferior, aparecerán todas las facturas que fueron timbradas, que no estén canceladas

y que tengan saldo mayor a cero. En esta lista, debe de seleccionarla factura o facturas que le

pagaron, esto se hace dando clic en el cuadro de selección “Incluir”.

5. Las facturas que se muestran son los datos originales de ese documento y en las columnas:

Total, muestra el importe original de la factura.

Saldo, muestra el saldo actual de la factura.

Abono, es el importe que le pagaron de esa factura, se sugiere el pago del saldo, pero puede

ser modificado cuando la factura esta seleccionada.

Saldo insoluto, es el saldo que queda después de haber recibido el pago.

#Pago, Es el número de parcialidad pagado, el dato que se muestra el número de pago que se

realizara al documento, esto es sugerido con base en los datos registros de cuentas por cobrar,

este dato también se puede modificar.

Una vez que cuenta con todos los datos registrados, debe de hacer clic en el botón Facturar para que

se generen los archivos XML y PDF y se envíe a certificar (timbrar), si el timbrado fue correcto entonces

podrá imprimir o enviar por correo electrónico esta factura.

Nota. – Es muy importante que después de hacer emitir la factura de recepción de pagos, debe

de aplicar el abono a esa factura, ya que de lo contrario segura apareciendo el mismo saldo.

Dependiendo de la versión de Admincontrol que tenga, puede aplicar el abono desde el modulo

de bancos o directamente en los abonos de cuentas por cobrar entrando desde el menú

“Clientes – Abonos”.

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3. Personalizar formato de factura electrónica CFDI. En esta sección explicaremos como se puede dar formato a los documentos de operaciones como son:

cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, entre otros.

Para ingresar a la ventana que le permitirá personalizar estos documentos, haga clic en Configurar –

Personalizar Formatos de Operaciones.

Ventana Principal del Diseñador de Reportes.

Posteriormente se abrirá la ventana Personalizador de Reportes de Operaciones, esta ventana se

compone de 4 secciones: Barras de herramientas, Lista de campos disponibles, Área de diseño y Lista

de propiedades de cada objeto. Las cuales describiremos a continuación.

Barras de herramientas, Se compone de 3 barras las cuales son:

a) Barra para reporte en general.

b) Barra para formato de texto.

c) Barra para adicionar objetos al reporte.

d) Lista de campos disponibles para el reporte seleccionado.

e) Área de diseño del reporte.

f) Lista de propiedades del objeto seleccionado.

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Barras de Herramientas.

a) Barra para reporte en general. Esta barra se utiliza para el manejo del reporte es decir, ver

el reporte en vista previa, Guardar los cambios realizados, Guardar una copia del reporte con

otro nombre, Imprimir el reporte, Ajustar las propiedades de impresión del reporte, Ver la lista

de propiedades del objeto seleccionado, Deshacer los cambios realizados, Cortar el objeto

seleccionado, Copiar el objeto seleccionado, Pegar el contenido del portapapeles, Borrar el

objeto seleccionado, Borrar el reporte seleccionado.

b) Barra para formato de texto. Esta barra le permitirá cambiar el formato del texto

seleccionado, las opciones posibles son: Estilo del texto, tipo de letra, tamaño de la letra, Poner

en negritas, poner como itálica, poner como subrayado, Abrir el cuadro de dialogo Font,

alineación del texto, color del fondo y de la letra y finalmente poder poner bordes al objeto

seleccionado.

c) Barra para adicionar objetos al reporte. Esta barra le permite trabajar con los objetos del

reporte, estos objetos pueden ser etiquetas, cuadros de texto (campos), imágenes, líneas,

cuadrados, insertar saltos de página, insertar objetos OLE e Insertar objetos de código de

barras.

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Una vez dentro de la ventana del diseñador de reportes, debe seleccionar el tipo de reporte a

modificar, con lo cual se mostrará en el diseño actual para el reporte seleccionado, así como los

campos disponibles y la lista de propiedades de los objetos.

Dentro del área de diseño, contamos con 3 secciones básicas:

a) PageHeader (Encabezado de página). Esta sección se imprimirá en el encabezado de todas las

hojas que se utilicen para la impresión de este reporte.

b) Detail (Detalle). Esta sección se imprimirá por cada uno de los registros (renglones) que

contenga el reporte.

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c) PageFooter (Pie de página). Esta sección se imprimirá en el pie de todas las hojas que se

utilicen para la impresión de este reporte.

Para poder darle formato un objeto, selecciónelo con el mouse haciendo clic sobre el objeto que desea

modificar, al hacerlo se habilitaran las propiedades disponibles para ese objeto tanto en la barra de

formato de texto como en la lista de propiedades dándoles oportunidad de realizar los cambios

deseados.

Adicionalmente podrá mover el objeto seleccionado a la zona en la que desea colocarlo, para ello,

seleccione el objeto deseado haciendo clic con el botón izquierdo del mouse. Una vez seleccionado, al

pasar el puntero del mouse sobre el objeto seleccionado el puntero cambia a forma de una mano lo

cual le dará la oportunidad de mover el objeto manteniendo presionado el botón izquierdo del mosue y

arrastrándolo a la zona deseada.

Insertar un logotipo.

Para insertar un logotipo a sus documentos, utilice el botón Agregar imagen y dibuje el área en donde

desea insertar el logotipo de su empresa, posteriormente en la lista de propiedades localice la

propiedad Picture y abra el cuadro de diálogo Open haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la

derecha de esta propiedad.

Una vez abierto el cuadro de dialogo podrá seleccionar la imagen que desea insertar como logotipo.

Es importante mencionar que el formato de la Factura Electrónica CFDI se debe personalizar para

incluir los nuevos elementos requeridos por el SAT.