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ADM en dispositivos móviles

La instalación de la app se puede realizar en:

Sistema Operativo Versión

Android 5 o superior

iOS 10 o superior

Para este ejemplo realizaremos la instalación en un SO Android para ello:

a) Ingresa a la tienda virtual y realiza la búsqueda ADM, una vez localizado realiza lainstalación en tu dispositivo.

ADM es una aplicación en la nube que revoluciona el control administrativo de lasempresas de manera sencilla y poderosa. Gestiona las principales operaciones decompra-venta de tu negocio como: facturas electrónicas o por computador ydocumentos equivalentes a facturas, inventarios, seguimiento de ventas, gastose ingresos, en cualquier lugar, desde tu PC, portátil, smartphone o tablet.

1 Instalación de ADM Móvil

Figura 1 Ventana Google Play ADM móvil

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b) Localiza en tu dispositivo el icono ADM y presiona para ingresar.

c) En la ventana de inicio de sesión debes capturar tus datos de acceso: NIT con dígitoverificador, usuario y contraseña, una vez capturada la información presiona

.

Figura 2 Icono ADM Móvil

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Si ya cuentas con ADM web realiza la sincronización para observar los movimientosgenerados en la aplicación, así como la información de tus catálogos de clientes yproductos.

Después de iniciar sesión en el menú inicio en la parte inferior localiza el iconopresiona para realizar el proceso.

Una vez realizada la sincronización se mostará un tablero con los módulos y catálogosconfigurados, un resumen del mes en curso de los movimientos generados, saldos ypagos recibidos.

Figura 3 Ventana inicio de sesión ADM móvil

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Si realizaste previamente el proceso de sincronización se tomará la configuraciónrealizada desde ADM Web.

Para más información consulta los siguientes tutoriales:

Emite tu factura electrónica en ADM

Emite tu factura por computador en ADM

La ubicación de algunas opciones o menús cambia en la aplicación con respecto ala versión ADM web.

Figura 4 Menú inicio ADM Móvil

2 Configuración ADM móvil

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Para realizar la configuración en ADM móvil en el menú inicio:

Presiona la opción Configuración > Despliega el menú con diferentes

opciones > Presiona la opción

a) Datos de la empresa

En esta sección se podrá indicar: tipo de persona (Jurídica y Asimiladas o Natural yAsimiladas), tipo de régimen, tipo de responsabilidad fiscal presionando y seleccionandola opción requerida; capturar la información en los campos de acuerdo al tipo de persona(Razón Social o Nombres y Apellidos).Indicar el tipo de comprobante y si requieres códigos por defecto a productos sin

clasificación. En algunas de las opciones deberás deslizar el botón para indicarsu uso.Encontrarás la configuración de las plantillas de envío de documentos, cotizaciones ydecimales.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar los cambios.

Figura 5 Configuración Datos de la Empresa

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En tipo de comprobante deberás especificar el uso de la facturación, ya que en lafacturación electrónica es necesario realizar pasos adicionales para suconfiguración.

b) Dirección

Debes capturar el domicilio fiscal de la empresa, los datos marcados con asterisco (*)son campos obligatorios y necesarios para la generación de los documentoselectrónicos.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar loscambios.

c) Impuestos

Por omisión se tiene el porcentaje de IVA, deberás capturar los porcentajescorrespondientes a: Retención IVA %, Retención en la fuente % y retención ICA x mil y

actividad económica, desliza la opción si deseas Aplicar INC y captura elporcentaje.

Figura 6 Configuración de Dirección

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Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar los cambios.

d) Configuración de documentos

Si en la configuración Datos de la empresa se indicó el tipo de comprobante como:

i. Facturas por Computador

Deberás indicar el manejo del comprobante al desplazar el botón en laopción deseada SI o NO, al indicar SI la ventana habilita campos para su capturacomo: Prefijo, Desde, hasta el número, número de formulario, fecha deformalización y vigencia.

Figura 7 Configuración de impuestos

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Así como si requieres aplicar los impuestos como: Aplica Retención IVA, Retención

en la Fuente, Aplica INC y Ret. ICA, al desplazar el botón en la opcióndeseada SI o NO.

Y seleccionar el formato de la representación impresa del documento con solodesplazar al formato deseado.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar loscambios.

ii. Facturas electrónicas

La captura de los campos es similar a la ventana de la facturación porcomputador, es importante indicar los datos: Prefijo, Desde, hasta el número,número de formulario, fecha de formalización y vigencia.

La diferencia radica en el firmado de las facturas con el PST (ProveedorTecnológico), por ello al realizar dicha configuración es importante realizar lafirma del contrato con el PST.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar loscambios.

Se recomienda realizar esta configuración desde la versión Web

Para más información consulta los siguientes tutoriales:

PASO 1: Pasos para la habilitación ADM como software proveedor tecnológico

PASO 2: Pasos para obtener los rangos de numeración para la factura electrónicaen ADM

PASO 3: Emite tu factura electrónica en ADM

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iii. Notas de Crédito / Cotizaciones

Deberás indicar el manejo del comprobante al desplazar el botón en laopción deseada SI o NO, al indicar SI la ventana habilita campos para su capturacomo: Prefijo y Desde el número.

Así como si requieres aplicar los impuestos como: Aplica Retención IVA, Retención

en la Fuente, Aplica INC y Ret. ICA, al desplazar el botón en la opcióndeseada SI o NO.

Y seleccionar el formato de la representación impresa del documento con solodesplazar al formato deseado.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar loscambios.

Figura 8 Configuración de la factura por computador / electrónica

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e) Firma de contrato

Cuando se indica en la configuración Tipo de comprobante: Facturación electrónica.

Se habilita la sección Firma de contrato con el proveedor Tecnológico (PST) el cualrealiza el firmado de las facturas electrónicas emitidas desde ADM.

Debe presionar el botón para realizar la aceptación del PST.

Si lo requieres realiza el envío por correo electrónico al presionar el botón o

realizar la impresión del contrato en un formato PDF.

Figura 9 Configuración nota de crédito y cotización

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f) Datos de crédito

Si cuentas con la versión Premium ADM te permitirá deslizar la opción para elmanejo de Cuentas por Cobrar, podrás capturar los días de crédito y límite de créditoque otorgarás a tus clientes.

Una vez finalizada la configuración presiona Guardar para registrar los cambios.

Figura 10 Firma de contrato con el Proveedor Tecnológico

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Para agilizar el alta de documentos, ADM cuenta con los catálogos de clientes yproductos.

a) Alta de clientes

i. Dentro del tablero localiza la opción Clientes.Cuando se realiza la configuración por primera vez dentro del catálogo seencuentra registrado por omisión el cliente de cuantias menores.

ii. Para dar de alta un cliente presiona Agregar ubicado en la parte inferior dela ventana.

iii. Desplegará la ventana de alta de cliente en la cual deberás capturar: Datos generales: Deberás seleccionar el tipo de persona (Jurídica y

asimiladas o Natural y asimiladas), documento de identificación por omisiónADM muestra NIT pero permite indicar algún otro tipo de documento como,

Figura 11 Configuración de Datos de crédito

3 Captura de clientes y productos

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por ejemplo: tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, etc., captura razónsocial o nombres según sea el caso, contacto, correo y número telefónico.

Dirección: Captura el domicilio fiscal del cliente como: dirección, ciudad,departamento, municipio, país y código postal.

Datos comerciales: Si manejas algún descuento a tu cliente captura el

descuento o si requieres el manejo de crédito desplaza el botónesta opción disponible en versión Premium.

Datos fiscales: Deberás indicar el tipo de régimen y medio de pago.

Existen datos obligatorios y se encuentran marcados con asterisco (*), al

finalizar la captura debe presionar el botón Guardar ubicado en la partesuperior de la ventana.

En el catálogo de clientes, al seleccionar algún registro mostrará la consulta del cliente

donde en la parte superior al presionar se encontrarán las opciones: modificar,

generar el reporte del estado de cuenta del cliente , pagar , mapa que te

Figura 12 Alta de clientes

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permite realizar la localización del domicilio con ayuda del Google Maps o eliminar el

registro del cliente.

b) Alta de productos

i. Dentro del tablero localiza la opción Productos

ii. Para dar de alta un producto presiona Agregar ubicado en la parte inferiorde la ventana.

iii. Desplegará la ventana de alta de productos y servicios en la cual deberáscapturar: Productos y servicios: Deberás indicar código y descripción del producto,

unidad de medida, precio, tipo de moneda, tipo de IVA, tipo INC, podrás incluirla imagen del producto para una fácil identificación.

Control de existencias y costos: Disponible para la versión Premium, permite

habilitarlo desplazando el botón , activa los campos de existencia ycosto para su captura.

Datos tributarios: Deberás capturar Código y Unidad de Medida DIAN.

Figura 13 Consulta de clientes

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Existen datos obligatorios y se encuentran marcados con asterisco (*), al finalizar la

captura debe presionar el botón Guardar ubicado en la parte superior de laventana.

En el catálogo de productos, al seleccionar algún registro mostrará la consulta del

producto donde en la parte superior se encontrarán las opciones: modificar o

eliminar el registro del producto.

Figura 14 Alta de producto

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Una vez capturada la información correspondiente a clientes y productos, estás listopara dar de alta la factura por computador o electrónica de acuerdo a tu configuración.

i. Dentro del tablero localiza la opción Facturas

ii. Para dar de alta un producto presiona Agregar ubicado en la parte inferiorde la ventana.

iii. En la ventana alta de factura selecciona el tipo de operación por omisión indicaEstándar.

iv. Selecciona a tu cliente presionando el botón Elegir , desplegará el catálogode clientes.

v. Si deseas colocar observaciones a tú documento presionamostrará la ventana para la captura del mismo.

Figura 15 Consulta de producto

4 Emisión de comprobantes

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vi. Para agregar las partidas de los productos presiona el botón Agregar producto

despliega el catálogo de productos, selecciona el o los producto(s) afacturar, una vez seleccionado mostrará la ventana Detalle partida en el quepodrás validar la información del producto e indicar la cantidad, al finalizar

presiona para guardar los cambios.

Figura 16 Detalle de la partida alta de factura

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Al finalizar la captura podrás validar los totales, forma y medio de pago del documento si

la información es correcta presiona Guardar y enviará un mensaje indicando si losdatos son correctos presiona SI.

Figura 17 Alta de factura por computador

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Si dentro de la configuración se indico tipo de comprobante facturación electrónica:

En el alta de la factura se mostrará la opción Factura contingencia .

Para más información consulta los siguientes tutoriales:

Emite una Factura de contingencia

Al momento de Guardar el comprobante se realizará el firmado de la facturacon el PST y mostrará la representación impresa de la factura y el XML.

Una vez generada la factura, al seleccionarlo dentro de la consulta tendrá las opciones:

Generar la nota crédito de la factura , envío del comprobante por correo electrónico

, emisión del documento o anulación .

Figura 18 Representación impresa de la factura por computador

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¡Listo!, Has emitido tu primera factura con ADM móvil

Te invitamos a consultar más tutoriales como este en aspel.com.co

Figura 19 Consulta de la factura por computador