Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Bogotá, Junio 2012

Evaluación de la Gestión Ética 2011

V 1.0

Manual Servicio Quejas, Reclamos, Sugerencias, Peticiones y Felicitaciones

V 2.0

Actualización RUT con firma digital

V 1.1

R

Contenido

1. Introducción ....................................................................................................................................................... 1

2. Objetivos ........................................................................................................................................................... 2

3. El MUISCA ........................................................................................................................................................ 2

4. Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos ............................................................................................ 3

4.1. Inicio de Sesión .......................................................................................................................................... 5

4.2. Navegación ................................................................................................................................................ 6

5. Actualización Registro Único Tributario ............................................................................................................ 7

5.1. Actualización .............................................................................................................................................. 8

5.2. Firma y presentación ............................................................................................................................... 12

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1. Introducción

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de su proceso de redireccionamiento haciael servicio, ha diseñado e implementado manuales que facilitan a las organizaciones y personas los mediospara la ejecución de los procesos del Registro Único Tributario RUT, reduciendo tiempos y optimizando recursos,así como familiarizando a la ciudadanía con los Servicios Informáticos Electrónicos, puestos a disposición porla DIAN a través del modelo de gestión MUISCA.

Diagrama proceso RUT

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2. Objetivos

El manual Actualización del Registro Único Tributario RUT ha sido diseñado para que los clientes estén en lacapacidad de:

Conocer y utilizar adecuadamente el Registro Único Tributario RUT

Facilitar la ejecución del proceso de actualización y presentación de la información contenida en el RegistroÚnico Tributario RUT al cliente sin firma digital.

3. El MUISCA

Es el modelo de gestión de ingresos y recursos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, quebusca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad. Su implantaciónsupone una ingeniería organizativa y de procesos, que tiene como objetivo principal generar beneficios parala administración tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando en aquellos aspectos que inciden en la deteccióny reducción del fraude, la modernización tecnológica y el mejoramiento del servicio

Modelo: Representa la nueva forma de gestionar.

Único: Integra las personas, las áreas, los conceptos, los datos y la gestión.

Ingresos: Responde por el recaudo.

Servicio: Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos.

Control: Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestión.

Automatizado: Aprovecha la tecnología para potenciar la gestión.

Las características más destacadas del modelo de gestión MUISCA son su integralidad, su unicidad y suadaptabilidad al cambio.

4. Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos

La dirección para ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos es:

http://www.dian.gov.co.

Para hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos, es necesario realizar un proceso de verificación delsistema. Para ello, una vez dentro del portal de la DIAN, se debe seleccionar la opción de “Otros servicios”,Luego pulse la opción “Verificar su sistema para firma”.

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La verificación que debe visualizarse es la siguiente:

Verificado que el equipo cuente con los requerimientos mínimos para trabajar los servicios informáticoselectrónicos de la DIAN, aparecen tres vistos buenos, de lo contrario se indica qué requerimiento hace falta(Consulte en el menú del portal: Guía de servicios en línea / Requerimientos tecnológicos).

Una vez se termine la verificación, y si ésta indica que se cumplen todos los requisitos, es necesario cerrartodas las ventanas del navegador y volver a ingresar.

Este proceso se debe realizar periódicamente en los computadores que se utilicen para hacer uso de losServicios Informáticos Electrónicos de la DIAN.

Si el servicio que se quiere utilizar no requiere el uso del mecanismo digital, no es necesario que elcomputador tenga la Máquina Virtual de Java.

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4.1. Inicio de sesión

El proceso de autenticación implica que la DIAN tiene un conocimiento previo sobre la persona que ingresa alportal y del tipo de servicios disponibles para ella, es decir, para ingresar a los servicios se debe tener unacuenta de usuario creada y habilitada. Para consultar la información relacionada con la creación y habilitaciónde la cuenta de usuario, consulte la cartilla Inducción a los servicios electrónicos de la DIAN, que se encuentrapor el menú izquierdo del portal, opción Guía de servicios en línea / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos.

La autenticación de datos del usuario se realiza por la opción “Usuarios registrados” que presenta el portal dela DIAN, a través de la cual se tiene acceso a estos.

En la página de “Inicio Sesión”, se debe incluir la información relacionada con el usuario que quiere ingresar.

En “Organización”, seleccione la opción NIT, si se ingresa a nombre de una organización o a nombre propiosi quien ingresa es una persona natural; en “Identificación” registre el tipo y número de documento de quieninicia sesión y en “contraseña” la creada al momento de habilitar la cuenta de usuario.

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Una vez incluidos estos datos, pulse el botónde “Ingresar” para realizar el proceso deautenticación de usuario e iniciar sesión.

4.2. Navegación

Los servicios informáticos electrónicos ofrecidos por la DIAN a través del modelo de gestión MUISCA han sidodiseñados bajo un mismo estándar, pensando en una identidad institucional y en la familiarización con losmismos, por parte de los usuarios.

En general, los interesados podrán encontrar páginas de contexto y específicas del servicio.

Páginas de Contexto: En cada una de ellas se puede identificar la siguiente estructura básica:

Identificación del usuario (parte superior)

Pie (parte inferior)

Menú (parte izquierda) y

Contenido (parte central y derecha)

Identificación del usuario: Es el área destinada a la individualización del usuario que accede a los serviciosy a la presentación del menú temático del portal de la entidad.

Pie: Es el área a la cual los usuarios deben prestar especial atención. Esta área se establece de acuerdo conel rol usado para “Iniciar sesión” ante el portal de la DIAN, de manera que los servicios informáticos generany publican las alarmas o tareas correspondientes. Para mayor información consultar la cartilla Inducción a losservicios informáticos electrónicos de la DIAN.

Menú: en esta área se presentan el conjunto de servicios informáticos electrónicos disponibles para el usuario.Este responde a una estructura de árbol que se va armando dependiendo de los procesos a los cuales elinteresado autenticado tiene acceso.

Contenido: es el área en la cual se presentan las diferentes páginas sobre las cuales debe interactuar elusuario en el ejercicio de sus funciones. También se emplea para presentar las opciones anidadas del menúcon estructura de árbol junto con un texto informativo del contenido de dicha opción.

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5. Actualización Registro Único Tributario

Una vez inicia la sesión, seleccione en el menú izquierdo la opción “Registro Único Tributario”, para ingresara «Actualizar RUT».

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5.1. Actualización

Por esta opción puede realizar el proceso de solicitud de actualización de su Registro Único Tributario RUT, yposteriormente acercarse a la administración o Punto de ConTacto para su presentación y generación delcorrespondiente certificado.

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Al seleccionar la opción “Actualizar RUT”, puede modificar cualquier casilla del registro a excepción de lassiguientes:

CabeceraCasillas 02 “Concepto”, 04 “Número del formulario”, 05 “NIT”, 06 “DV” y 12 “Administración”.

Datos de IdentificaciónDesde la casilla 24 “Tipo de contribuyente” a la casilla 35 “Razón Social”.

Datos de UbicaciónDe la casilla 38 “País” a la casilla 45 “Teléfono 2”

ResponsabilidadesCasilla 53, únicamente puede adicionar responsabilidades de acuerdo con el tipo de organización que esteactualizando.

Calidades Usuario AduaneroCasilla 54, si en la casilla 53 «Código» marcó la opción “10 usuario aduanero» no puede incluir ni eliminar lascalidades que la DIAN autorice o niegue mediante acto administrativo.

RepresentaciónCasilla 98 “Representación” para el tipo de representación Representante Aduanero

Pulse el botón “Continuar” para actualizar el NIT de la organización o del tercero que requiera modificación ycon el cual ingresó.

Un mensaje le informa si se ha encontrado un formulario en borrador para este proceso. Si existe un formularioen borrador generado por un funcionario de la DIAN, un mensaje indica que debe acercarse a un Punto deConTacto para culminar el proceso. Si el documento ha sido generado por el cliente, puede continuar con elproceso. Pulse el botón “Continuar” para seleccionar la hoja que va a actualizar.

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Seleccionada la hoja que requiere actualizar, pulse el botón “Cargar Documento”.

Al cargar el documento, se muestra la última información que contiene su Registro Único Tributario RUT ypuede ejecutar las siguientes acciones en la barra flotante:

Borrador : Una vez actualizada su información, seleccione esta opción para guardar temporalmente lainformación registrada, automáticamente se genera un número de formulario. Esta acción es necesaria paracontinuar con el proceso de actualización.

Seleccionar hoja : Permite actualizar otra hoja del documento, siempre que se haya guardado la actualizacióno modificación de la información anterior.

Firmar : permite iniciar el proceso de presentación de la actualización, mediante el uso del mecanismo digital.

PDF: Permite generar la imagen del documento con una leyenda dependiendo el estado en que se encuentreel documento: en “BORRADOR” si no se ha realizado el proceso de envío o “EN TRÁMITE” cuando se haenviado.

Salir : Cierra la sesión, por lo tanto la información registrada debe ser guardada antes, para evitar perderla.

Igualmente encuentra la opción para navegarpor hojas y secciones del documento,pulsando la barra de navegación ubicada enla parte izquierda de la página.

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Realizados los cambios, pulse el botón “Borrador” para guardar la información registrada y generar el númerodel documento. Este número se asigna automáticamente.

Para seleccionar otra hoja pulse el botón “Seleccionar” y después “Cargar Documento”, sin olvidar que siempreque se elija nueva hoja, así no se modifique información, debe pulsar el botón “Borrador”.

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5.1. Firma y presentación

Sin tener que desplazarse a la administración o Punto de ConTacto y finalizado el proceso de actualización,una vez guardado el documento se procede a firmar digitalmente.

La firma digital garantiza:

Autenticidad: Esto es, que no exista duda sobre la identidad del remitente de la información.

Integridad: Es decir, que la información no se altera entre el momento del envío y la recepción.

No repudio de la información: Lo que significa que, quien reciba o envíe información, firmadadigitalmente y respaldada por un mecanismo digital, no puede negar su contenido.

Pulse el botón “Firmar”.

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Aparece una ventana que le permite firmar el documento.

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Una vez firmada la actualización de la información, se genera el acuse de recibo informando la culminacióndel proceso, mensaje que se puede guardar o cerrar, para proceder a la impresión del certificado.

Este acuse de recibo es el soporte legal de la actualización de la información y la fecha del mismo será la quese entienda para todos los fines legales.

Para obtener su certificado, pulse el botón que permite su impresión.

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Seleccione el botón “Aceptar”.

Registre una clave para generar la imagen del formulario e imprimir.

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