GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Gestión del Desarrollo Humano de Personal Administrativo

1. Apoyo Desarrollo Competencias Empleados Administrativos1.1. Evaluación del Desempeño Distribuir los formatos de Evaluación de Desempeño a los Jefes inmediatos respectivos.

Gestión de la Permanencia de Personal Administrativo y Docente

1. Novedades de Personal1.1. Vacaciones Elaborar programación de vacaciones. Diligenciar formato de Solicitud de Vacaciones y enviarlo a la División de Recursos

Humanos. Diligenciar el P4 (Formato de Reintegro Laboral) para cada funcionario y enviarlo a la

División de Recursos Humanos.2. Administración de Seguridad Social

2.1. Afiliación y Novedades a la Seguridad Social Integral2.1.1.Traslados de Fondos de pensiones privados al fondo de Pensiones Colpensiones Entregar a la División de Recursos Humanos el formulario debidamente diligenciado

con sus anexos respectivos.2.1.2.Traslados entre EPS y/o servicio médico de la Universidad del Valle Entregar los documentos debidamente diligenciados a la División de Recursos

Humanos con sus anexos respectivos. En el caso de traslado para el Servicio Médico de la Universidad del Valle, se debe adjuntar una solicitud del trámite por escrito.

3. Renuncia3.1. Renuncia Recibir los formatos de Paz y Salvo. Analizar y certificar los formatos de Paz y Salvo. Enviar los Paz y Salvo a la División de Recursos Humanos.

Gestión de Pensionados y Sobrevivientes

1. Administración de Jubilados, Pensionados; sobrevivientes e Invalidez1.1. Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle Acudir a la División de Recursos humanos, para realizar la solicitud de estudio de historia

laboral para las condiciones de la jubilación.1.2. Reconocimiento Pensión de Sobrevivientes

Acudir a la División de Recursos Humanos para realizar la solicitud de pensión de sobrevivientes, anexando la documentación requerida.

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Contratación y Compras Nacionales

1. Control de Bienes Muebles Devolutivos1.1. Novedades del Inventario

1.1.1. Préstamos Aprobar o anular el préstamo solicitado por el funcionario de su dependencia.1.1.2. Traslados Aprobar o anular el traslado de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia.1.1.3.Retiro Aprobar o anular el retiro de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia, y

enviar la solicitud a la Sección de Compras y Administración de Bienes para su aprobación.

1.1.4.Baja de Bienes Aprobar o anular las bajas de bienes solicitadas por el funcionario de su dependencia.1.1.5.Alta de Bienes Revisar los bienes que se encuentran disponibles en la bodega de inventarios, si le

interesa uno de los bienes para su reubicación elaborar la Solicitud de traslado correspondiente.

Entregar solicitud al Técnico de la Sección de Compras y Administración de Bienes (Bodega) y trasladar el bien a su dependencia.

2. Control de Bienes No Devolutivos o de Consumo2.1. Préstamo de Herramientas a Estudiantes Elaborar la carta de solicitud del Director del Programa Académico (relacionado con

suelos o artes), detallando la herramienta, EPP y/o servicio de jardinería solicitado, los nombres y códigos de los estudiantes a quienes proveérselos y la explicación del motivo de la solicitud.

3. Seguros 3.1. Seguros

3.1.1.Pólizas o Garantías Adicionales Enviar solicitud de póliza o garantía adjuntando soportes de los especificados en la

Política No. 4.3.1.2.Reclamaciones de Pólizas

Revisar y dar Vo.Bo o recibido al informe y determinar si hay lugar a proceso disciplinario4. Administración de Convenios y Contratos Cuando la Universidad es Contratista

4.1. Elaboración, Aprobación, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista

Recibir solicitud de la entidad externa para la suscripción de Convenio o Contrato o minuta para celebrar Convenio o Contrato.

Establecer condiciones para la elaboración Formato Suscripción de Convenio o Contrato: Objetivos, alcance, justificación, beneficios o productos, duración, clasificación del convenio, integrantes, programación, compromisos que asume la Unidad Académico-Administrativa, disponibilidad presupuestal cuando se comprometan recursos Responsable del Convenio o Contrato o analizar la conveniencia del Convenio o Contrato.

Diligenciar Formato Suscripción de Convenio o Contrato y acompañar de la minuta si la hay.

Elaborar o solicitar al interesado minuta del Convenio o Contrato si no la hay. Archivar el original o copia de la minuta del Convenio o Contrato con todos los

documentos soportes después de la firma. Registrar el contrato del Convenio o Contrato en el SICE, cuando implique disposición de

recursos.

5. Etapa Precontractual en la Contratación con Recursos de la Estampilla Pro-Universidad del Valle

6. Etapa Precontractual en la Contratación con Recursos de la Estampilla Pro-Universidad del Valle en la División de Bibliotecas6.1. Etapa Precontractual en la Contratación con Recursos de la Estampilla Pro-

Universidad del Valle en la División de Bibliotecas Recepción de la necesidad o requerimiento específico (ficha técnica), de las diferentes

coordinaciones de áreas de la División de Bibliotecas.

Donaciones

1. Donaciones Nacionales1.1. Recepción de Bienes y/o Valores Donados En el caso de bienes revisar y aprobar la recepción de la donación. Solicitar a la División Financiera con copia del formato Solicitud de Autorización de Donación el

Certificado de Donación si es requerido por el Donante, anexando los documentos soporte correspondientes.

Recibir de la División Financiera el Certificado de Donación y enviar al Donante junto con una copia de la Resolución, como constancia del trámite realizado.

Gestión de Proyectos de Construcción

1. Gestión de Proyectos de Construcción1.1. Solicitud de Proyectos de Infraestructura Física Aprobar Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física.1.2. Estudio de Viabilidad Técnica y Aprobación de Estudios Técnicos Informar al Área de Planeación Física, la forma de financiación del Proyecto Arquitectónico

y los Estudios Técnicos (Fondos Especiales o Estampilla), teniendo en cuenta el presupuesto estimado.

1.3. Proyecto Arquitectónico y Técnico Financiados con Fondos Especiales Aprobar Solicitud para Análisis de Modificaciones o Adiciones a la Planta Física. Informar al Área de Planeación Física, la forma de financiación del Proyecto Arquitectónico

y los Estudios Técnicos (Fondos Especiales o Estampilla), teniendo en cuenta el presupuesto estimado.

Tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Servicios Generales

1. Mantenimiento Institucional

1.1. Apoyo a Eventos y Emergencias Solicitar apoyo para eventos y/o emergencias Especificar las características del apoyo o Servicio.

2. Aseo y Jardinería

2.1. Ejecución y Control de la Jardinería2.1.1.Poda y tala de árboles Solicitar a la Sección de Servicios Varios, la presencia del personal encargado de la

poda y tala de árboles, en caso de detectar alguna alteración física en los árboles que hacen parte del Campus Universitario

2.1.2.Instalación y Retiro de Pasacalles y Pancartas

Solicitar a la Sección de Servicios Varios la instalación del pasacalle o pancarta a través del SABS

Gestión Documental

1. Administración de Archivo1.1. Administración del archivo central

Solicitar la consulta de documentos mediante petición escrita, dirigida al funcionario encargado del Archivo Central.

1.2. Administración del archivo histórico Solicitar la consulta de documentos mediante petición escrita, dirigida al funcionario

Auxiliar Administrativo del Archivo Histórico y diligenciar el Formato Consulta de Documentos.

Gestión FinancieraGestión Financiera1. Administración del Presupuesto

1.1. Ajuste y Cierre Presupuestal1.1.1.Modificaciones en caso de Adiciones Elaborar Solicitud de Adición al presupuesto y solicitar firma del Ordenador del Gasto. Adjuntar como soporte, un cronograma detallado de la ejecución del presupuesto y

enviar a la División Financiera.1.1.2.Modificaciones en caso de Traslados Diligenciar la Solicitud de Traslados Presupuestales, solicitar firma del Ordenador del

Gasto y enviar a División Financiera.2. Ejecución de Presupuesto

2.1. Ejecución del Gasto2.1.1.Elaboración y Tramite del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Revisar la afectación presupuestal. En el caso de requerir la autorización del Ordenador de Gastos imprimir y tramitar su

firma.2.1.2.Elaboración y Trámite del Registro Presupuestal Revisar la afectación presupuestal2.1.3.Elaboración y trámite de Orden Contractual Revisar la Orden Contractual dar Vo.Bo.2.1.4.Elaboración y Trámite de la Solicitud de Pago Revisar y dar Vo.Bo. a la Solicitud de Pago.

2.2. Trámite de Viáticos2.2.1.Aprobación de la Comisión Informar la aprobación de la Comisión. Enviar Vo.Bo. de la Solicitud a la Secretaria General.2.2.2.Solicitud de Tiquetes Revisar el Presupuesto (Registro Presupuestal) y aprobar la Solicitud de Pedido Devolver a la Dependencia solicitante.

2.3. Trámite y Legalización de Avances2.3.1.Trámite de Solicitud, Aprobación y Constitución del Avance Revisar y aprobar la solicitud de avance. Elaborar y tramitar Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal a través del

sistema INTERFINANZAS.2.4. Vigencias Futuras

2.4.1.Solicitud y aprobación de Vigencias Futuras Elaborar presupuesto por el valor a contratar.

3. Recaudos3.1. Facturación por Ventas de Servicios

3.1.1.Anulación de Facturas Enviar solicitud de anulación, con la justificación correspondiente y factura original y

copia a la Sección de Contabilidad.3.2. Ingresos por Bancos

3.2.1.Registro de ingreso de pago a través de la cuenta de Transferencias Electrónicas Enviar Formato de registro de ingresos por consignación.

Gestión de Recursos Tecnológicos

1. Servicio Informático1.1. Solicitud de Cuenta

Diligenciar el formato de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrónico, base de datos, lista de correos y/o CDN, y enviar la solicitud como anexo por correo electrónico a administrador@univalle.edu.co