actividad individualsemana 4.auditoria

Sistema de Gestiónde la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENAREGIONAL CAUCA

“ISSO 9001:2008 MÓDULO V. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD”

ACTIVIDAD INDIVIDUAL SEMANA 4

Fecha:

Abril 8 4 de 2009

Versión 2

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DATOS GENERALES

Programa Programa Sistemas de Gestión de la Calidad ISO9001:2008Modulo: Auditorias Internas de Calidad

SENA REGIONAL CAUCA

Puntaje 5 puntos, equivalentes al 10% de la nota acumulada de la semana 4.

Modalidad de La actividad

Individual

Objetivo de la Actividad:

Identificar problemas y dificultades en la realización de auditorias internas y plantear alternativas de solución a los mismos.

Pautas generales para el Desarrollo de la Actividad .

1. Identificar por lo menos TRES (3) problemas o dificultades presentes en el proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad relacionadas con el diseño y desarrollo de un plan de AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD. (Pueden ser situaciones reales que hayan ocurrido en sus sitios de trabajo o en alguna otra empresa donde hayan laborado, en caso de no tener empresa investigar en empresas de familiares, amigos, etc.). Algunos problemas que comúnmente se presentan se relacionan con: cultura empresarial, infraestructura, documentación, falta de compromiso, recursos, otros.

Problema 1: El primer ciclo de auditoría interna se extendió mas del tiempo programado porque hay muy pocos auditores.Problema 2: Falta de recursos para capacitación de auditores internos. Problema 3: No se realizó el diseño de todos los documentos y formatos necesarios.

2. Plantear por lo menos DOS (2) alternativas de solución a cada uno de los TRES problemas o dificultades identificados en el numeral 1 (En este apartado se debe describir brevemente cual o cuales podrían ser las soluciones o cuáles fueron las soluciones aplicadas en dicha empresa para la solución de sus dificultades).

___________________Autor Actividad: Damaris Campo Trochez – Tutora Virtual Regional Cauca





Fecha:

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NOTA. Los puntos 1 y 2 deben ser desarrollados en el siguiente formato:

No. Problema o dificultad

Posibles causas Alternativa de solución 1

Alternativa de solución 2

1. En el primer ciclo de auditoría interna no se cumplió con los horarios y fechas establecido porque hay muy pocos auditores.

No se analizó con anticipación la cantidad necesaria de auditores internos que necesita la empresa

Realizar un análisis del tiempo que se demora auditar cada proceso y calcular cuántos auditores se necesitan en total y solicitar su capacitación.

Reprogramar las auditorías internas teniendo en cuenta la cantidad limitada de auditores internos.

2. Falta de recursos para capacitación de auditores internos.

La gerencia no aprobó el presupuesto para capacitar auditores

Investigar si el SENA realiza este tipo de capacitaciones, con el fin de que no se genere un costo alto para la gerencia.Si el SENA no lo realiza, solicitar la capacitación de auditores poco a poco para que el gasto sea más fácil de pagar por la empresa.

Si no es posible capacitar más auditores: asignar un supernumerario para que le brinde apoyo a los auditores en sus puestos de trabajo fijos mientras estos realizan las auditorias.

3. No se realizó el diseño de todos los documentos y formatos necesarios.

Faltó asesoría e investigación sobre los documentos necesarios para realizar las auditorías internas.

Solicitar a la empresa asesora el refuerzo en este aspecto para completar la documentación, hacer ejercicios de auditoría para verificar que ya se encuentran completos los documentos

Realizar con otras empresas certificadas (proveedores o clientes) un benchmarking o visita para comparar ambos procesos de auditoría y tomar como ejemplo los documentos de la otra empresa para completar los de la organización.

3. Desarrollar el Procedimiento de Auditorias Internas de calidad a implementar como parte del sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO9000, para una empresa donde labore uno de los integrantes del equipo de trabajo.

PROCEDIMIENTO CODIGO: PR-AS–001






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DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD VERSIÓN No.: 2

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OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las actividades para realizar auditorías internas de calidad al Sistema de Gestión de la Calidad de Copito S.A, de manera que sea posible determinar si se encuentra alineado con los requisitos planificados, si se ha implementado y si se mantiene de manera eficaz. Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con la realización de auditorías internas de calidad al Sistema de Gestión de la Calidad de Copito S.A.

RESPONSABILIDADESEl Coordinador de Calidad es el responsable del cumplimiento de este procedimiento.

El Gerente es responsable de aprobar el programa de auditoría elaborado por el Coordinador de Calidad.

Los Auditores internos son responsables de la ejecución de las auditorias que le san asignadas.

DEFINICIONES Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia. Evidencia: Registros, declaraciones de hecho u otra información que son

pertinentes para los criterios de auditoría y son verificables. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, que

son confrontados ante los criterios de la auditoría. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

PROCEDIMIENTO

1. PROGRAMACION DE LA AUDITORIA. El Coordinador de calidad elabora el F-AS-0001 Programa de auditorías internas de calidad, definiendo los procesos a auditar, los auditores y las fechas de auditoría, con una periodicidad semestral y lo presenta a la Gerencia para su aprobación.

2. DISTRIBUCION DEL PROGRAMA






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El Coordinador de Calidad distribuye copia del F-AS-001 Programa de auditorías internas de calidad a los auditores y auditados con 15 días de anticipación a la fecha de inicio del ciclo de auditorías.

3. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIALos auditores líderes elaboran el F-AS-002 Plan de Auditoria para cada proceso y entregan copia al líder de dicho proceso con 8 días de anticipación a la fecha de la auditoria, posteriormente entregan el original con la firma de recibido del auditado al Coordinador de Calidad.

4. REUNION DE APERTURAEl Coordinador de Calidad reúne a auditores y auditados y da lectura al F-AS-0001 Programa de auditorías internas de calidad con el fin de hacer aclaraciones y cambios que sean pertinentes con la aprobación de la gerencia. Los asistentes dejan constancia de la asistencia en el formato designado por el Coordinador de Calidad

5. PREPARACION DE AUDITORIACada equipo auditor prepara la(s) auditoria(s) asignadas teniendo en cuenta la documentación de cada proceso y diligencian el F-AS-001 Hoja de chequeo.

6. ENTREVISTAS Y TRABAJO DE CAMPOEl equipo auditor se reúne con los auditados para realizar la entrevista y trabajo de campo de ser necesario, las evidencias se registran en el F-AS-001 Hoja de chequeo. Las no conformidades, observaciones y aspectos por mejorar detectados se comunican al auditado durante la entrevista para que haya acuerdo entre ambas partes.

7. REUNION DE CIERRECuando se hayan culminado las auditorias, se realiza la reunión de cierre donde se da a conocer los resultados de la auditoria en cuento a procesos auditados, hallazgos, no conformidades, observaciones y aspectos por mejorar. Los asistentes dejan constancia de la asistencia en el formato designado por el Coordinador de Calidad.

8. PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIAEl Auditor líder de cada auditoria elabora el F-AS-004 Informe de auditoría con los hallazgos registrados en F-AS-001 Hoja de chequeo, entrega copia al auditado y la original al Coordinador de Calidad con la firma de recibido del auditado. El informe se entrega al auditado máximo 8 días después de la auditoria.

9. INFORME FINAL DE AUDITORIAEl coordinador de Calidad elabora el Informe final de auditoría con la información de cada el F-AS-004 Informe de auditoría, para cada proceso y lo presenta a la gerencia. El informe final de auditoría es información de entrada para la siguiente Revisión Gerencial.






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10. ACCIONES CORRECTIVASEl auditado se reúne con el comité de calidad para implementar las acciones correctivas necesarias para cada no conformidad encontrada en su proceso. El auditor líder realiza seguimiento a las acciones correctivas de cada no conformidad hasta verificar su eficacia y realizar el cierre respectivo.

4. Investigue los cambios de la norma ISO9001:2008 relacionados con las auditorias internas de calidad. Explique brevemente en qué consisten dichos cambios.

a) En cuanto al procedimiento documentado se hizo énfasis en que este se debe establecer para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditorías internas, establecer registros e informar de los resultados. Es decir, es el mecanismo mediante el cual se garantiza su correcta planificación y ejecución.

b) Se adicionó la realización de correcciones por parte del área auditada y posteriormente la implementación de acciones correctivas necesarias, puesto que en la versión 2000 se hablaba de tomar acciones sin especificar que fueran correctivas.

c) En la nota final se incluye la norma ISO 19011 como medio de orientación para la ejecución de auditorías internas y se eliminó las normas ISO 10011-1, 10011-2 y 10011-3

5. Describa qué tratamiento se le debe dar a los hallazgos de no conformidades y a las observaciones encontradas en una auditoría interna. Argumente el tratamiento a través de por lo menos un ejemplo.

a) No conformidades: las no conformidades deben tratarse por medio de una acción correctiva con el fin de eliminar sus causas con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

b) Observaciones: las observaciones pueden ser tratadas por medio de planes de acción para establecer que actividades se van a realizar para eliminar sus causas, con el fin de que no se conviertan en no conformidades.






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EJEMPLO DE ACCION CORRECTIVA

EMPRESA COPITO S.A.FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

FECHA IMPLEMENTACION: 25-mayo-2011CORRECTIVA: PREVENTIVA:

DEFINICION DEL PROBLEMA:No se realizó el registro en las fichas de los productos, los grupos de consumidores vulnerables para cada producto como: alérgicos a frutos secos, diabéticos.

FUENTE

10 CICLO DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, NTC ISO 9001:2008

ANALISIS DE CAUSAS1. Falta de entrenamiento de la persona encargada de registrar las fichas de producto que se encuentra recién ingresada.

2. La empresa no cuenta con un protocolo de entrenamiento de personal que garantice que se le explican todas las funciones del cargo y el seguimiento correspondiente al entrenamiento de cada empleado.

3. No se realiza revisión periódica de la información que se registra en las fichas de los productos por parte del supervisor del área

PLAN DE ACCION

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA PLAZO1. Realizar la capacitación inmediata al empleado encargado de realizar las Fichas de producto Supervisor de área 30-may-11

2. Elaborar un documento donde se le realice el entrenamiento al personal nuevo en un cargo, que permita explicar cada función y a la vez evaluar si fue entendida por el empleado

Auxiliar de documentación, líderes de procesos, Jefe de Gestión humana

30-may-11

3. Incluir en la ficha de cada producto, una casilla de verificación por parte del supervisor del área, con el fin de que cada ficha sea revisada antes de ser aprobada y archivada.

Auxiliar de documentación, Jefe de producción 30-may-11

SEGUIMIENTOACTIVIDAD FECHA DESCRIPCION

1. Realizar la capacitación inmediata al empleado encargado de realizar las Fichas de producto

26/05/2011Se capacito al Auxiliar de producción, quien actualmente elabora las Fichas de producto sobre la forma correcta de elaborar dicho documento, haciendo énfasis en su importancia

2. Elaborar un documento donde se le realice el entrenamiento al personal nuevo en un cargo, que permita explicar cada función y a la vez evaluar si fue entendida por el empleado

29/05/2011

Se crea el documento “Ruta de entrenamiento” para cada cargo, con las funciones que se deben explicar al empleado al momento del entrenamiento y con el resultado de la evaluación de cada función para comprobar si fue entendida por el empleado.

30/05/2011Se realiza entrenamiento al personal involucrado (jefes de área, equipo de inocuidad, jefe de gestión humana) sobre la creación del documento “Ruta de entrenamiento”






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3. Incluir en la ficha de cada producto, una casilla de verificación por parte del supervisor del área, con el fin de que cada ficha sea revisada antes de ser aprobada y archivada.

27/05/2011Se incluye en el formato de Ficha de producto una casilla llamada “Revisión final”, donde firma el supervisor del área antes de ser aprobada

28/05/2011Se realiza entrenamiento al personal involucrado (supervisor de área, Auxiliar de producción, laboratorio, equipo de inocuidad) sobre los cambios realizados al documento “Ficha de producto”

CIERRE DE LA ACCION

FECHA DE CIERRE: 30-may-11 LA ACCION FUE EFECTIVA? SI NO

FIRMA RESPONSABLE: Natalia Valencia Cuervo

6. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

El procedimiento de auditorías internas deben estar correctamente elaborado, puesto que este se convierte en la guía para realizar adecuadamente este proceso y cumplir con los requisitos de la norma.

Las responsabilidades deben estar claramente descritas en el procedimiento, puesto que los auditores líderes tienen responsabilidades diferentes a los auditores internos.

Los auditores deben hacer seguimiento a las acciones correctivas implementadas con el fin de garantizar que las no conformidades sean tratadas adecuadamente.

Los auditores internos deben estar capacitados por una entidad certificada con el fin de garantizar la idoneidad del proceso de auditoría interna.

LO QUE DEBEN ENTREGAR:

Un informe por escrito en formato word. El informe debe contener: nombre del participante, una breve introducción,

desarrollo de los 6 puntos, deben incluir bibliografía.


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Máximo diez (10) hojas tamaño carta a un espacio de interlineado, tamaño de letra no mayor a 12 puntos.

El documento escrito deberá contemplar la aplicación de normas ICONTEC para la presentación de trabajos escritos. Se le invita a investigar sobre las mismas.

Forma de entrega: A través del link “ACTIVIDADES” en la semana 4 . (NO ES VALIDO QUE SE ENTREGUEN INFORMES PARCIALES), el informe debe tener aplicada las normas Icontec para el desarrollo de trabajos escritos, es decir que incluye por lo menos una portada con la información de la persona que realmente participo en el desarrollo de la actividad.

En el FORO Actividad semana 4, será el canal de comunicación, la participación evidenciada en este foro será tenida en cuenta para la asignación final de la nota, allí pueden compartir su informe con la comunidad educativa del curso, sin embargo, para asignar la calificación es necesario que cada participante envíe la actividad desarrollada a través del link actividades en la semana 4.

Fecha máxima de entrega: 29 de agosto hasta las 12 am del 2011.

Se recomienda investigar en diversas fuentes de información como Internet, bibliotecas, periódicos, revistas, revisen la bibliografía del curso, etc.

Cualquier inquietud por favor me informan, se que este es un nuevo desafío y reto tanto para ustedes como para nosotros como entidad, pero tenemos que empezar a aprovechar los espacios y herramientas de la virtualidad a nuestro favor para un mejor y mayor aprendizaje.

Tomen atenta nota de como pueden lograr el desarrollo de esta actividad, tenemos todo a nuestro favor: email, plataforma, fuentes de información, Internet y sobre todo ganas de aprender, igualmente será una experiencia que les permitirá conocer a otras personas e interactuar.

No duden en consultarme ante las inquietudes que surjan.

Les pido tener en cuenta la aplicación de normas para la presentación de trabajos escritos y fecha máxima de entrega.

Mucha Suerte. ¡!!


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