INDICADORES DE GESTION

PROFESOR:

HUGO PACHON

MATERIA:

PLANEACION LOGISTICA

CARRERA:

TECNICO EN PROCESOS LOGISTICOS

ACTIVIDAD 4: INDICADORES DE GESTIÓN

a) Introducción al tema (indicadores de Gestión).b) Definir que es un indicador de Gestión c) Mencione y expliqué los pasos para implementar un indicador de gestión en la Cadena Logística. d) Realice un cuadro de similitudes entre el indicador de gestión y el indicador de servicios y de un ejemplo de cuándo utilizar estos indicadores.

Como en toda empresa, para el logro de sus objetivos se siguen los procesos administrativos de planeación, organización, dirección y control a fin de integrar las funciones realizadas por cada una de las Gerencias y Departamentos; en esta oportunidad centramos la atención en el control de gestión, el cual busca cerciorarse, a través de la medición y la comparación de los resultados con algún referente, que el desempeño real se aproxime al esperado, y en caso contrario, analizar las causas para facilitar la toma de decisiones y formular estrategias o medidas de mejora.

Los sistemas de control surgen como herramientas para suministrar información que permita hacer frente a las exigencias del entorno y a la presión competitiva mundial, las cuales convierten en inoperante al modelo tradicional de gestión, y lo obligan a evolucionar para dar respuesta a los cambios en la producción, el mercado, la tecnología, las políticas públicas, entre otros.

Cabe destacar, si bien los indicadores de Gestión suministran información que puede ser imprescindible y de gran relevancia para la toma de decisiones, al centrarse en ellos se pueden ignorar los aspectos cuantificables en términos no financieros (Amat S., 1995). En virtud de ello los índices deben integrarse de manera tal que proporcionen una visión global del establecimientos de cualquier índole . Con este fin se recurre a los Sistemas de Control de Gestión, como herramienta para el flujo de información financiera y no financiera sobre resultados y desviaciones, ordenada y agrupada de modo que facilite la planificación, la supervisión y la toma de decisiones oportuna.

Introducción

INDICADORES DE GESTION

¿Que son los Indicadores de Gestión?

1 2 3

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%Gráfico del indicador

Fechas de medición

Re

su

lta

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Definición de Indicadores

INDICADORES DE GESTIÓN SON:

“Parámetros numéricos, que a partir de datos previamente definidos y organizados, permiten tener una idea del cumplimiento de los planes establecidos, y permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones.”

POR QUE EXISTEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Algunas de las respuestas posibles pueden ser: "…nos ayudan a saber como vamos…", "…permiten la toma de decisiones…", "…garantizan el monitoreo de las funciones de Gestión…", etc. Los indicadores nos dan datos sobre los negocios, estos datos, que pueden convertirse, a partir de su comunicación, en información, y al final, nos permiten tomar decisiones.

QUE NOS DICEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores utilizando Indicios y Señales, nos brindan datos. Es responsabilidad de los gerentes (lideres), convertir en información para la posterior Toma de Decisiones. Pero ¿nos dicen los Indicadores qué hacer? ¿Nos dicen cómo hacerlo?. La acción de los indicadores, queda en el nivel de la Información. Pero la toma de decisiones es una responsabilidad innata de los gerentes o lideres, y debe ser responsabilidad de ellos determinar qué indicadores utilizar, cómo utilizarlos y sobre todo qué hacer con ellos.

QUE EVALUAN LOS INDICADORES

• EFICIENCIA: EL MANEJO DE RECURSOS. GUARDA RELACION CON EL PRESUPUESTO

• EFECTIVIDAD: EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES, CORPORATIVOS Y OPERATIVOS. SE APLICA A LOS PLANES OPERATIVOS

• EFICACIA: EL NIVEL DE SATISFACCION PERCIBIDO POR EL CLIENTE. SE APLICA NORMALMENTE ENCUESTAS DE SATISFACCION

PARA QUE UTILIZAR LOS INDICADORES• Para aclarar y actualizar las estrategias.• Comunicar la estrategia a toda la Empresa.• Coordinar la estrategia con los objetivos

individuales.• Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos

a largo plazo y los presupuestos anuales.• Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas.• Llevar a cabo revisiones periódicas del rendimiento

para aprender y mejorar la estrategia.

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES

Se ajustan a los cambios. Orden cualitativo o

cuantitativo Dan señales de alarma Son comparables Medible y cuantificable Confiable Oportuno Coherente y consistente Neutral Concreto y objetivo1er

trim.2do trim.

3er trim.

4to trim.

0102030405060708090

OesteNorte

PREGUNTAS GUIA EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

• QUE SE QUIERE MEDIR?• A QUE NIVEL DE PROFUNDIDAD SE

QUIERE LLEGAR?• CON QUE INFORMACION SE CUENTA?• DE DONDE SE OBTENDRA LA

INFORMACION?

Construcción de Indicadores

Etapas en la construcción de sistemas de indicadores:1. Identificar y/o revisar productos y objetivos2. Identificar las dimensiones y ámbitos de desempeño.3. Establecer responsabilidades organizacionales4. Establecer referentes de comparación5. Construir fórmulas o algoritmos6. Recopilar la información necesario7. Validar los criterios técnicos 8. Analizar los resultados obtenidos9. Comunicar e informar los resultados

,

1. Identificación de productos y objetivos

Preguntas clave:• ¿Está identificada la misión, los productos y usuarios?• ¿Están claros los objetivos que se debe lograr?• ¿Están estos alineados con las prioridades

estratégicas de la organización?• ¿Los objetivos están expresados en metas

mensurables?

2. Identificar las medidas de desempeño

Pregunta clave: ¿qué se mide?Ello dependerá de:• El tipo de metas que se monitorean• Las prioridades de información tanto para fines

externos como internos• Las prioridades de evaluación• Los recursos disponibles (ej. Sondeos de opinión,

encuestas, focus groups, mediciones técnicas especiales, etc.)

3. Establecer responsabilidades

Según el tipo de tareas que desarrolla, los centros de responsabilidad:• ¿Tienen productos claramente asignables?• ¿Tienen objetivos traducidos en metas

concretas? • ¿Cuenta con la autoridad y atribuciones para

tomar decisiones necesarias para el logro de las metas ¿

• ¿Tienen recursos (humanos, materiales y financieros)?

4. Establecer referentes (benchmarking)

a) Sobre lo planeado o presupuestadob) Respecto de otras instituciones comparables. c) Respecto de los resultados históricos

(perspectiva temporal)La frecuencia de la medición depende de:

i. El tipo de indicador (estratégicos, de gestión u operativo)

ii. Los usos del mismo (externos o internos)iii. Los costos asociados a su medición

5. Construir fórmulas o algoritmos

Esta fase se realiza cuando se tenga claridadde qué dimensiones se evaluará, sobre quéproducto y en cumplimiento a qué objetivos se mide.• Razones o ratios entre dos variables (Eficiencia:

insumos/productos, Economía: costos/producto)• Promedios simples• Promedios ponderados• Sistemas de clasificación (clustering analysis,

data mining, etc.)

6. Recopilar la información necesaria

Tipos de información:• Contable-financiera (relativa a costos de la

producción, ingresos, gastos, activos, etc.)• Información operacional (niveles de producción,

estadísticas operativas – km constuidos, alumnos matriculados, contratos firmados, etc.)

• Información sobre resultados o impactos (a veces requieren estudios especiales, como sondeos de opinión, focus groups, etc. )

7. Validación del indicadorCriterios de validación:• Pertinencia (debe referirse a los productos/procesos

esenciales)• Relevancia (respecto a sus objetivos)• Homogeneidad (sistema de unidades)• Independencia (no condicionado por factores externos) • Costo • Confiabilidad• Simplicidad y comprensividad• No redundancia• Focalizado en áreas controlables• Participación (involucrar a los actores relevantes)

8. Análisis de los resultados

Este permite:• Revisar las metas que fueron definidas,

estableciendo si éstas fueron o no realistas.• Priorizar la asignación de recursos hacia

determinados productos o programas.• Justificar la asignación de mayores recursos.• Abandonar o fortalecer programas.

9. Comunicar e informar

• La comunicación tiene que estar focalizada en los aspectos claves y con mensajes simples, directos y demostrables.

• El contenido debe ser, en lo posible, educativo.• Los informes deben entregarse con cierta

periodicidad.• Debe detallar el análisis de las desviaciones,

justificando sus causas, repercusiones y responsabilidades.

ENTORNO

P

R

O

C

E

S

O

S

OBJETIVOS

PRODUCTOSINSUMOS

P

R

O

V

E

E

D

O

R

USUARIOSMETAS

Calidad

Impacto

CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Eficacia

Eficiencia

PROCESOS

PRODUCTOS USUARIOSINSUMOS ENTORNO •COMUNIDAD •AMBIENTE

METAS

OBJETIVOS

11-1

metas incidencia

Materiales Ordenes Recursos Dinero

Tareas Rechazos Desperdicios Tiemposc. instalada

Resultados

productos

Parámetros desatisfacción

VARIABLES

Es un instrumento para medir el logro de los objetivos de los programas y un referente para el seguimiento de los avances y para la evaluación de los resultados alcanzados.

Indicador

Indicador de Desempeño

Es la expresión cuantitativa construida a partir de variables cuantitativas o cualitativas, que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros (cumplimiento de objetivos y metas establecidas), reflejar los cambios vinculados con las acciones del programa, monitorear y evaluar sus resultados. Los indicadores de desempeño pueden ser indicadores estratégicos o indicadores de gestión.

Dimensiones de los Indicadores de Desempeño

Indicador EficaciaSe enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Indicador EficienciaLos indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad

Indicadores: Tipologías II

Economía Eficiencia Eficacia

Costo Recursos Productos Resultados

Nivel deservicio

Utilización/satisfacción

Poblaciónobjetivo

• Economía: cuán adecuadamente son administrados los recursos usados.

• Eficiencia: cuál es la productividad de los recursos utilizados.

• Eficacia: cuál es el grado de cumplimiento de los objetivos, # de beneficiarios, # de usuarios, etc.

• Calidad: cuán oportunos y accesibles son los bs/servicios utilizados.

• Indicadores desde el punto de vista de dichas actuaciones en la dimensión de la eficiencia, eficacia, calidad y economía:

Indicadores de Economía• El concepto se refiere a la manera en que se hace uso

de los recursos financieros en pos del cumplimiento de los objetivos.

• Ejemplos:– Aumento de costos por errores en contratos– Ahorros realizados en contratos por uso de sistemas informáticos – % recursos privados obtenidos / recursos totales– % de recuperación del costo de los servicios prestados– Ingresos por ventas de servicios / gasto total

Indicadores de Eficiencia• El concepto se refiere a la relación entre la producción de algo

y el uso de sus insumos. Producir el máximo dados los insumos o usar el mínimo de insumos para producir algo.

• Indicadores clásicos: los costos unitarios, los costos medios, la productividad parcial (media).

• Ejemplos:– Costo medio de los beneficios entregados– Costo medio de las acciones de recaudación– # de fiscalizaciones / # de fiscalizadores– Costo total del programa / total de beneficiarios– # unidades inspeccionadas / # de operarios

Indicadores de Eficacia• El concepto se refiere al grado de cumplimientos de los

objetivos estratégicos planteados. Involucra:• Cobertura: es la expresión numérica del grado en que las actividades son

capaces de satisfacer la demanda. El porcentaje de cobertura de un servicio se lo compara con el máximo potencial. Se expresa en términos geográficos, o de universo potencial.

• Focalización: Se relaciona con la precisión con que las prestaciones están llegando a la población objetivo (filtraciones de demanda por errores de inclusión o exclusión).

• Capacidad de cubrir la demanda actual• Resultado final

Indicadores de Eficacia• Ejemplos:

– % de pre-escolares matriculados en programas de extensión horaria cuyas madres trabajan respecto del total de pre-escolares matriculados

– # Desempleados capacitados / Total de desempleados inscriptos en el Sistema de Reconversión Laboral

– % de proyectos ganados en fondos concursables externos– % de edificios públicos accesibles para discapacitados– # de beneficiarios / Universo de beneficiados– % de beneficiarios que desertan del programa– # de fiscalización / Universo a fiscalizar– % de reincidencia de infractores / Universo de infractores– % Mediaciones existosas / Mediaciones realizadas– % delitos aclarados / delitos denunciados

Indicadores de Calidad

• El concepto se refiere a la capacidad específica de la institución para responder rápida y directa a las necesidades de sus usuarios.

Oportunidad Accesibilidad Percepcion de los usuarios

Precisión

% de respuestas dentro de plazos acordados

# de localidades cubiertas con atención

% de aprobación excelente en los talleres realizados

% de contratos terminados por errores realizados

% de reportes entregados en tiempo y forma

# de horas funciona el servicio de atención al público

% de usuarios satisfechos con el servicio

# de fallas reales / fallas programadas

# de intervenciones con atraso/# total

% de la población con necesidades especiales

# de usuarios satisfechos / total

% contratos con uno o más errores

Integración de los Indicadores• Conviene recurrir a cuadros de mando integrales en

los que se satisfagan todas las dimensiones explícitamente:

Ámbitos de control

Dimensión de desempeño

Dimensión en la generación del producto

Economía Eficiencia Eficacia Calidad

Insumos

Procesos o actividades

Productos

Resultados