acta sesión 31-2012 - archivo nacional de costa rica · lectura, comentario, modificaciÓn y...

Acta CNSED 31-2012 1

Acta No. 31-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 05 de julio de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. Convocadas: las señoras Yorleny Marcos Chinchilla, Encargada del Archivo Central Institucional y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA) y Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional. CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTA Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta 29-2012. ACUERDO 1. Se aprueba el Acta 29-2012, con correcciones. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-32-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA) Subfondo: 1. Secretaría de Junta Directiva. Convocada: la señora Yorleny Marcos Chinchilla, Encargada del Archivo Central Institucional y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de Valoración Parcial de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señora Yorleny Marcos Chinchilla, Encargada del Archivo Central Institucional y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), indicó que por razones de trabajo no podía asistir a esta sesión.


La señorita Camila Carreras Herrero, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 La suscrita realizó una consulta telefónica a la señora Yorleny Marcos Chinchilla,

Secretaria del CISED de INCOPESCA, con el fin de aclarar los siguientes aspectos relacionados con la solicitud de valoración parcial de documentos: nombre y puesto de la persona que elaboró el formulario de solicitud de valoración parcial y de la persona que lo firmó y cantidad aproximada de casetes de grabaciones. La señora Marcos contestó estas dudas satisfactoriamente (vía telefónica y por correo electrónico).

El formulario de solicitud de valoración parcial fue elaborado por la señora Lorna Carrillo Soto, Secretaria de la Secretaría de la Junta Directiva y firmado por el señor Guillermo Ramírez Gatjens, Jefe de dicha unidad. En relación con los casetes, la señora Marcos indicó: “... ya corroboré la información enviada en la valoración y me encontre [sic] con un hallazgo interesante, cuando se levantó la medición de los cassettes [sic] la oficina en cuestión se encontraba en traslado o cambio de oficina por lo que no se midió en su totalidad, por lo que apareció un buen numero de estos cassettes [sic] y los funcionarios de esta oficina no informaron al respecto, entonces, la medida total es de 18 metros con un aproximado de 1119 unidades de cassettes [sic].”

3.5 Es necesario tomar en consideración el dictamen de la Procuraduría General de la

República C-237-2007 de 18 de julio de 2007, el cual establece en cuanto a las grabaciones de actas de órganos colegiados, lo siguiente:

“14. En nuestro ordenamiento, la eliminación de documentos públicos es una actividad administrativa sujeta a autorización. Es este el caso de los casetes que registran una sesión de órgano colegiado. 15. La eliminación de los casetes de las sesiones de junta directiva debe sujetarse al plazo establecido en la tabla de plazos de conservación de documentos correspondiente. En caso de que una entidad no cuente con tabla de plazos autorizada para eliminar un determinado documento, debe necesariamente consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos sobre la procedencia de la eliminación.”

3.6 Cuando en la columna “Original o Copia” de la serie documental sometida a valoración se indica “Único” debe entenderse como “Original” sin copia.

Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), mediante oficio CISED-04-2012 de 15 de marzo de 2012, para el Fondo: Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA), Subfondo: 1. Secretaría de Junta Directiva. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA (INCOPESCA) 1 Subfondo 1: Secretaría de Junta Directiva

Funciones: Preparar actas, custodiar y mantener actualizado el Libro de Actas; preparar agendas para la realización de las sesiones de Junta Directiva; coordinar los aspectos logísticos que demanda la realización de las sesiones; participar y dirigir los procedimientos administrativos de orden disciplinario que ella conforme; resolver y atender las consultas formuladas por funcionarios, particulares e instituciones sobre el giro de la Junta Directiva y firmar conjuntamente con el Presidente el Libro de Actas.

N° orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

1.1 Libro de control de asistencia Original sin copia1 Contenido: libro foliado como control de asistencia de los miembros de la Junta Directiva para pago de dietas correspondiente. Cantidad: 0.10 m Fechas extremas: 1999-20102 Soporte: papel

En la oficina 1 año No*

1.2 Cassettes3 [sic] (Sesiones de la Junta Directiva) Original sin copia4 Contenido: grabaciones de las sesiones de Junta Directiva. Cantidad: 18 m; 1119 unidades5 Fechas extremas: 1996-2005 Soporte: cinta magnetofónica

En la oficina 2 meses No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar a la señora Yorleny Marcos Chinchilla, Encargada del Archivo Central Institucional y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA). Enviar copia de este acuerdo al señor Guillermo Ramírez Gatjens, Jefe de la Unidad Secretaría de Junta Directiva. Artículo 3. Informe de Valoración: IV-36-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Registro Nacional Subfondo: 1. Proyección Institucional, 2. Departamento de Transportes, 3. Departamento de Seguridad y Vigilancia Convocada: la señora Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional. Hora: 9:30 a.m. 1 En el formulario de solicitud de valoración parcial se indica “Único”. 2 En la columna “Observaciones” del formulario de solicitud de valoración parcial se indica: “En el año 2011 se inició con un nuevo libro.” 3 En la columna “Observaciones” del formulario de solicitud de valoración parcial se indica: “Antes del año 1996 se realizaban borradores para su posterior transcripción en limpio. Y a partir del 2006 se implementó grabar las sesiones de la Junta Directiva por medio de la computadora.” 4 En el formulario de solicitud de valoración parcial se indica “Único”. 5 Según la información remitida por la señora Yorleny Marcos Chinchilla, Secretaria del CISED, mediante correo electrónico de 27 de junio de 2012, la cantidad correcta de casetes es de 18 metros y 119 unidades. Esto en lugar de 9.91 m, cantidad consignada en el formulario de solicitud de valoración parcial de documentos.


Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. A pesar de que mediante correo electrónico de 03 de julio de 2012 se convocó a la señora Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional, no se presentó a la sesión. Al ser las 10:06 horas ingresa la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3. Se aclara que el “Expediente de Personal” que aparece en distintas unidades es una

copia que cada jefatura tiene de sus colaboradores para control de incidentes críticos positivos o negativos, vacaciones, asistencia y evaluación, conforme lo establece la Ley Nº 8292 de Control Interno. El expediente de personal original de los funcionarios activos e inactivos se custodia en el Departamento de Recursos Humanos.6

3.4. Se solicitó a la señora Wendy Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Institucional del

Registro Nacional, las tablas en formato electrónico, recibidas el 04-06-2012 por correo electrónico.

3.5 Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, el señor William Astúa

Meléndez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación del Registro Nacional, remite las aclaraciones solicitadas mediante oficio DSAE-380-2012 de 6 de junio de 2012.

Se aclaran de manera general los siguientes aspectos en las tablas de plazos:

El soporte documental es papel para todos los tipos documentales incluidos en las tablas valoradas.

En la casilla fechas extremas, la más reciente corresponde a la fecha de elaboración de las tablas. 7 “Las tablas del Departamento de Seguridad y del Departamento de Transportes ambas fueron elaboradas el año 2011 y aprobadas y firmadas por las jefaturas de cada departamento luego de varias observaciones en los primeros meses del año 2012”. “La tabla de Proyección Institucional fue elaborada el año 2010 y firmada por la jefatura en abril de 2011”

Léase en años el plazo de vigencia administrativa-legal consignada en las tablas. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan:

6 Tabla de Plazos de Plazos de Conservación de Documentos Subfondo de Recursos Humanos, vista en sesión CNSED 33-2010 de 09 de diciembre de 2010. Serie 9.5.3 Expedientes de personal no activos (pensionados, muerte, renuncia y traslado interinstitucional y 9.5.4 Expedientes de personal activos. 7 Como precedente que mantiene su validez, en el año 2010 se detectó que la fecha extrema anterior de la mayoría de los documentos que aparecen en las tablas de Plazos de Conservación de Documentos es reciente. Al respecto según información suministrada en el mes de setiembre de 2010 por la señora Wendy Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Central del Registro Nacional, “las fechas recientes es la documentación que custodia a la fecha la oficina, lo de años anteriores no se precisa su ubicación”.


ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional, mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 17 de mayo de 2012, para el Fondo: Registro Nacional, Subfondo: 1. Proyección Institucional, 2. Departamento de Transportes, 3. Departamento de Seguridad y Vigilancia. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: REGISTRO NACIONAL

Subfondo: Dirección General 1 Subfondo: Departamento de Proyección Institucional8

Subprocesos: Mercado Estratégico, Desarrollo Creativo, Comunicación Institucional y Promoción Social-Cultural (Biblioteca Jurídica ) 9 Funciones de la Unidad: Desarrollar, producir e implementar la acción estratégica de proyección institucional con el fin de influir en los públicos con los que converge la institución, producir efecto en sus conocimientos, actitudes, opiniones y conducta, de manera que se conforme una imagen favorable de la institución, identificación del recurso humano, una comunicación efectiva y oficial tal y como lo establecen los objetivos institucionales.

N° orden

Tipo documental

Vigencia Administrativa-

Legal

Valor científico–cultural

1.1 Boletas de requisición Describe los suministros que se solicitan mensualmente en la bodega de Proveeduría. Soporte: papel Copia. Original Proveeduría Cantidad: 0,04 metros. Fechas extremas: 2008-2010.

1 año No*

1.2 Boletas de transporte Solicitudes para uso del transporte a diferentes localizaciones con el fin de cubrir las demandas que requiere el Departamento. Soporte: papel Copia. Original Transportes Cantidad : 0,02 metros. Fechas extremas:2009-2010.

1 año No*

8 El Departamento de Proyección Institucional fue creado el año 2008 mediante la circular DGR-04-2008. Se ubica en el nivel operativo, depende de la Dirección General y funge como órgano asesor de la Dirección General en materia de comunicación. Anteriormente se conoció como Unidad de Arte y Comunicación, creada en la década 70 del siglo XX. La tabla de plazos aparece firmada por la señora Gabriela Zúñiga Bermúdez, jefe del Departamento de Proyección Institucional y el señor William Astúa Meléndez, Presidente del CISED. 9 Adjunto al oficio de presentación CISED-RN-001-2012 de 17 de mayo de 2012, se detalló el envío de la Tabla de Plazos del subfondo Departamento Proyección Institucional e indicó que este departamento está conformado por cuatro subprocesos, a saber: 1. Mercadeo Estratégico dividido en 1. Mercadeo Corporativo 1. 2 Mercadeo de Servicios. 2. Comunicación Institucional dividido en 2.1 Comunicación interna 2.2 Comunicación externa. 3. Desarrollo Creativo, dividido en 3.1 Diseño y Producción Audiovisual y 3.2 Pre-Prensa y Acabado Final 4. Promoción Socio–Cultural dividido en 4.1 Biblioteca Jurídica y Sala de Exposición Permanente del Patrimonio Institucional. Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, suscrito por el señor William Astúa Meléndez., Presidente del CISED del Registro Nacional, se aclara que estos subprocesos “no se consideran unidades administrativas, son oficinas unipersonales donde labora un coordinador que genera documentos que son oficializados por la jefatura y por ende se archivan en el único archivo de gestión que existe en el departamento a cargo de la secretaria. Este departamento está en proceso de consolidar sus funciones y organización interna.


1.3 Boletines informativos, Entre Tomos10 Contienen noticias de las diferentes actividades sobre formación registral y profesional, así como actividades culturales y sociales que realizan en la institución. También contienen entrevistas a funcionarios que se han destacado por sus labores en la institución. Original. Original: Direcciones y Departamentos del Registro Nacional. Copia: Biblioteca Jurídica. Es original múltiple. Soporte: papel Copia. Original Transportes Cantidad : 0,33 metros. Fechas extremas:1994-2010.

Permanente tanto en oficina como en Archivo Central11.

No*

1.4 Boletines informativos digitales internos Contienen noticias de las diferentes actividades sobre formación registral y profesional, así como actividades culturales y sociales que realizan en la institución. Copia. Original: Direcciones y Departamentos del Registro Nacional Soporte: automatizado Cantidad: 870 MB Fechas extremas: 2009-2010

10 años en archivo de gestión y

permanente en Archivo Central12

No*.

1.5 Circulares del Registro Nacional Notifica las diferentes acciones administrativas y registrales que deben tomar los funcionarios o las jefaturas en los trámites que ejecutan. Original. Copia Direcciones y Departamentos del Registro Nacional Soporte: papel Cantidad: 0,02 metros Fechas extremas: 2008-2010

5 años No*

1.6 Compendio de monitoreo de noticias sobre el Registro Nacional. Es una colección de noticias de los medios de comunicación nacionales referentes al Registro Nacional, los cuales pueden afectar negativa o positivamente la imagen de la institución. Original. Sin copia. Soporte: papel Cantidad: 0,08 metros Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en Archivo Central

No*

10 “Entre tomos”: se refiere al nombre como se conocen estos boletines. Tomado del anexo a la tabla en donde se indican las funciones del Departamento de Proyección Institucional. 11 Se dejará 1 ejemplar de cada boletín para custodiar memoria institucional. En la Biblioteca Jurídica para consulta. 12 Se dejara 1 ejemplar de cada boletín para custodiar memoria institucional en Archivo Central En el departamento para uso cotidiano.


1.7 Correspondencia interna y externa Se destacan los temas sobre: capacitaciones, eventos especiales, solicitudes de auditorio así como mantenimiento de infraestructura de la oficina y trámites administrativos. Original y copia. Original y copia direcciones del Registro Nacional Soporte: papel Cantidad: 2.72 metros Fechas extremas: 2008-2010

7 años No*

1.8 Expediente de Actividades y eventos Se refiere a las actividades y eventos que realiza el Registro Nacional durante el año para celebrar días festivos, realización de seminarios, cursos y talleres. Contiene el plan de logística y organización de las actividades y contactos del evento. Original y copia. Ninguna. Original y copia direcciones del Registro Nacional Soporte: papel Cantidad: 0.68 metros Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en Archivo Central

No*

1.9 Expediente de Compras y Licitaciones Incorpora el trámite de la compra o licitación de bienes y servicios del Departamento de Proyección Institucional. Contiene: facturas y cotizaciones de las compras equipo, mobiliario, el cartel de la compra y otros materiales que necesita el departamento. Copia. Original Proveeduría Soporte: papel Cantidad: 2.24 metros Fechas extremas: 2008-2010

5 años No*

1.10 Expedientes de control interno Contiene informes anuales sobre avances en las acciones del control interno, correspondencia y matrices de formularios sobre acciones a ejecutar. Copia. Original Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional Soporte: papel Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2008-2010

7 años en oficina No*

1.11 Expedientes de funcionarios13 Corresponde al desempeño laboral del funcionario. Contiene: evaluaciones anuales del trabajo, cartas de felicitaciones y amonestaciones. Original. Ninguna Soporte: papel Cantidad: 0.08 metros Fechas extremas: 2000-2010

Permanente en oficina

No*

13 Mientras el funcionario esté activo en el departamento. Este expediente no es similar al de Recursos Humanos. Responde a la Ley de Control Interno 8292.


1.12 Expediente de Publicaciones Contiene solicitud y cotización de la publicación, así como el recorte de la publicación que se solicitó para comprobante. Dentro de los asuntos que se mandan a publicar se destacan: avisos de cierre de la institución e invitaciones a seminarios. Original. Ninguna Soporte: papel Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2008-2010

8 años No*

1.13 Fotografías del Registro Nacional Impresas Son fotografias referentes a: eventos de la institución, personalidades del gobierno, construcción del edificio actual del Registro Nacional, así como de funcionarios que han laborado para la Institución. Original. Sin copia. Soporte: impresas en papel Cantidad: 0.12 metros Fechas extremas: 1990-2010

Permanente en oficina y 0 años en

archivo central14

Sí. Conservar

permanentemente las fotografías más representativas de

eventos, actividades relevantes y personajes

destacados de la vida pública y de la institución, en

cantidad de tres a cinco unidades

máximo por cada uno, a criterio del

encargado del Archivo Central y de

la jefatura de la unidad productora

1.14 Fotografías del Registro Nacional digitales15 Son fotografías referentes a eventos de la institución, personalidades del gobierno, construcción del edificio actual del Registro Nacional, asÍ como de funcionarios que han laborado para la Institución. Original. Copia en Archivo Central Soporte: digital. Cantidad: 1,34 GB Fechas extremas: 1970-2010

Permanente en oficina y en archivo

central16

Sí. Conservar

permanentemente las fotografías más representativas de

cada evento, actividades y

personalidades de la vida pública e

institucional, en cantidad de tres a

cinco unidades máximo por cada uno, a criterio del

encargado del Archivo Central y de

la jefatura de la unidad productora.

14 Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, se modifica la vigencia administrativa legal para esta clase documental, la cual aparece en la tabla como permanente en oficina y permanente en Archivo Central. Se cuestionó la afirmación porque solo se indica que hay original impreso. 15 Mediante correo electrónico de 05 de julio de 2012, la señora Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Central del Registro Nacional, aclara que las fotografías digitales del año 1970-2007 son reproducciones digitalizadas, que fueron facilitadas por los funcionarios con esa finalidad. Las fotografías del año 2008- 2012 son originales en imagen digital.


1.15 Informe de labores del Departamento de Proyección Institucional Detalle de las labores realizadas anualmente por los funcionarios del departamento. Copia. Original Dirección General del Registro Nacional Soporte: papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en oficina y 0 años en archivo Central17

No*

1.16 Minutas de reunión Toma nota de las reuniones del departamento. Original. Sin copia Soporte: papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2008-2010

5 años No*

1.17 Informe anual del Registro Nacional 18 Informe de las labores anuales realizadas por todas las direcciones del Registro Nacional. Estos informes son enviados al Departamento de Proyección con el fin de editar el informe anual del Registro Nacional. Copia. Original direcciones del Registro Nacional Copia Biblioteca Jurídica donde se conservan. Es original múltiple y se publica con ISBN. Soporte papel y electrónico: 0.22 metros y 86.56 MB Fechas extremas: 1999-2010

Permanente en archivo de gestión y en Archivo Central19

No*20

1.18 Modificaciones presupuestarias Es toda aquella variación que se realiza en los egresos presupuestados y que tenga por objeto disminuir o aumentar los diferentes conceptos, sin que se altere el monto global del presupuesto de la Institución. Copia. Copia Presupuesto Original Departamento Financiero Soporte: papel Cantidad: 0.08 metros Fechas extremas: 2008-2010

5 años en oficina No*

16 Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, se aclara que además hay original y copia y que se custodia copia en el Archivo Central. 17 Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, se modifica la vigencia administrativa legal para este tipo documental, la cual aparece en la tabla como permanente en oficina y 2 años en Archivo Central. Se cuestionó la afirmación porque solo se indica que hay original. 18 Este tipo documental fue valorado en la Tabla de plazos de Conservación de Documentos del subfondo Dirección General, conocido en las sesiones 18-2011 y 19-2011 de 16 y 23 de junio de 2011, a través del Informe de Valoración IV-02-2011-TP. Se determinó entonces que se custodia en la Biblioteca del Registro Nacional y lo realiza el Departamento de Proyección Institucional, que compila la información de todos los informes de labores de las direcciones que se custodia en la Dirección General. 19 Mediante oficio CISED-RN-001-2012 de 18 de junio de 2012, se aclara que es un original múltiple. 20 Tiene declaratoria de valor científico- cultural. Se conservará permanentemente en 1.3 Expedientes de sesiones de la Junta Administrativa. (Ver IV-02-2011-TP).


1.19 Oficios consecutivos Contiene en orden consecutivo los oficios enviados por la oficina, en los que se tramitan consultas y se solicita información para cumplir con las funciones de la oficina. Copia. Original y copia: direcciones del Registro Nacional Soporte: papel Cantidad: 0.16 metros Fechas extremas: 2008-2010

7 años No*

1.20 Proyectos departamentales Son proyectos que le corresponde realizar al departamento de Proyección para el desarrollo institucional, tales como: intranet, circuito cerrado de televisión, telegestión, centro de llamadas (call centers) Original. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.18 metros Fechas extremas: 2008-2010

8 años No*

1.21 Solicitudes de trabajos Solicitudes de trabajos como empastes, tirajes de boletas, confección de tarjetas de presentación; los cuales son requeridos por los diferentes departamentos y direcciones. Original. Copia departamentos y direcciones del Registro Nacional Soporte papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2009-2010

5 años No*

2 Subfondo: Dirección Administrativa21. 2.1 Subfondo: Departamento de Transportes

Objetivo de la unidad: Se encarga de administrar el servicio de transportes y tiene bajo su responsabilidad la fiscalización sobre el uso y mantenimiento de los vehículos propiedad de la Institución, además de velar por el cumplimiento del Reglamento de Transportes del Registro Nacional y demás normativa aplicable.

N° orden Tipo documental

Vigencia

Administrativa-Legal

Valor científico –cultural

2.1.1 Bitácora de salidas de vehículos Es un control donde el agente de seguridad, anota la hora de entrada y salida de los vehículos institucionales, se detalla las características como el número de placa, el kilometraje y destino de la ruta y el chofer asignado. Original. Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 0.28 metros

2 años No*

21 La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos aparece firmada por el señor William Astúa Meléndez, Presidente del CISED, y el señor Esteban Vázquez Valverde, Jefe Departamento de Transportes.


2.1.2 Certificaciones registrales de vehículos Son certificaciones registrales exentas de impuestos expedidas por el Registro Nacional para uso oficial del Departamento. Copia. Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2009. Ya no se archivan. Cantidad: 0.04 metros

1 año No*

2.1.3 Oficios Oficios consecutivos con información sobre respuestas a solicitudes de información y reporte de actividades realizadas Original. Sin copia. . Original. Copia Junta Administrativa Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 3 metros

3 años No*

2.1.4 Control de salidas de transporte Es un listado con el nombre del departamento solicitante, la fecha y el nombre del funcionario que solicita la salida del vehículo. Original. Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 0.22 metros

1 año No*

2.1.5 Expediente de solicitud de cupones de combustible Son expedientes de cartas y copias de las facturas tramitadas a razón del combustible adquirido en las estaciones de servicios por cada uno de los vehículos oficiales de la institución Copia. Original Equipo de Tesorería Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 0.14 metros

2 años No*

2.1.6 Control de consecutivo de oficios Se detalla el número de oficio, fecha y asunto de correspondencia enviada Original Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2009 Cantidad: 0,8 metros

2 años No*

2.1.7 Reporte de asistencia Lista de reportes de marcas de ingreso y salida de los funcionarios en su jornada laboral Original. Copia Departamento de Recursos Humanos Soporte papel Fechas extremas: 1998-2009 Cantidad: 0,02 metros

1 año No*


2.1.8 Formularios viáticos Se detalle el monto en colones por gastos de desayuno, almuerzo, cena y hospedaje requeridos por el funcionario destacado como chofer en una gira de trabajo Copia. Copia Presupuesto, Original Tesorería Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 0,02 metros

1 año No*

2.1.9 Correspondencia Cartas enviadas en respuesta de información solicitada y cartas recibidas sobre consultas Original y copia. Original y copia direcciones y departamentos del Registro Nacional Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 1.40 metros

3 años No*

2.1.10 Expediente de vehículos Contiene documentos tales como: derechos de circulación, informe de verificación de datos del vehículo , tarjeta de revisión técnica, detalle del DUA (Documento Único Aduanero), cotizaciones y copias de órdenes de compra y facturas de mantenimiento periódico. Manuales sobre el uso del equipo vehicular. Reportes sobre el estado de los vehículos que se prestan de manera temporal a un funcionario del Registro Nacional, se anotan golpes, kilometraje y ruta del destino. Correspondencia con el Instituto Nacional de Seguros y las partes afectadas en un accidente de tránsito referente a los trámites por daños ocasionados a los vehículos. Original . Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 1.5 metros

2 años No*

2.1.11 Control de entrega de medicamentos Son listas de medicamentos recetados por el médico de la institución a los funcionarios de la institución, para la entrefa en la farmacia que brinda el servicio al médico de empresa del Registro Nacional. Original. Sin copia. Soporte papel Fechas extremas: 1998-2009. Desde el año 2009 no se genera. Cantidad: 0,04 metros

1 año No


2.1.12 Informes de labores anuales Resultados de logros obtenidos en el año en gestión y metas por alcanzar. Copia. Original Dirección Administrativa Soporte papel Fechas extremas: 2011 Cantidad: 0,02 metros

1 año No*

2.1.13 Formulario de solicitud de vehículos Formulario que detalla la hora, el rumbo y el nombre de los funcionarios que se trasladarán a reuniones de trabajo en los vehículos oficiales del Registro Nacional. (las solicitudes pueden ser tramitadas o canceladas) Original. Sin copia Soporte papel Fechas extremas: 1998-2011 Cantidad: 6.16 metros

2 años No*

2.2 Subfondo: Departamento de Seguridad y Vigilancia Funciones: Es la encargada de velar por la seguridad, protección y salvaguardia de las personas, bienes y activos de la institución, así como los que se encuentren bajo su tutela temporal, coordinando y fiscalizando todo lo relacionado con el servicio de seguridad del Registro Nacional.

N° orden

Tipo documental Vigencia Administrativa-

Legal

Valor científico -cultura

2.2.1 Bitácora Se anota cualquier situación que se considere relevante en materia de seguridad dentro de las instalaciones del Registro Nacional. Se registra la fecha, hora, el hecho y el nombre del agente de seguridad que realiza el reporte. Original . Sin copia. Soporte: papel Fechas extremas: 2004-2011 Cantidad: 0.08 metros

2 años No*

2.2.2 Boletas de custodia de objetos Esta boleta describe el objeto que los usuarios dejan en custodia, mientras realizan sus trámites dentro el Registro Nacional. Los objetos que dejan custodia son: armas de fuego, cuchillos, gas pimienta y cualquier otro objeto que se considere como peligroso y que pueda ser usado como arma. Se anota la fecha, nombre y número de identificación del usuario. Original y copia. Sin copia. Soporte papel Fechas extremas: 2008-2011 Cantidad: 0.36 metros

2 años No*


2.2.3 Circulares Administrativas Notifica las diferentes acciones administrativas que deben tomar los funcionarios o las jefaturas en los trámites que ejecutan. Original y copia. Original y copia Direcciones y Departamentos del Registro Nacional Fechas extremas: 2008-2011 Cantidad: 0.08 metros

2 años No*

2.2.4 Control de artículos reportados como perdidos Control que detalla los artículos que reportan los funcionarios y usuarios como perdidos dentro de la institución. Se describe la fecha, características del artículo, nombre de la persona que entrega y que recibe el artículo. Original. Sin copia. Fechas extremas: 2009-2011 Cantidad: 0.09 metros

1 año No*

2.2.5 Control de horarios y puestos en Módulos. Es un control de los horarios de los oficiales en los distintos puestos de los módulos del edificio del Registro Nacional y en los puestos de las casetas externas donde se hace la revisión de vehículos de la institución. Copia. Original empresa privada de seguridad Soporte papel Fechas extremas: 2008-2011 Cantidad: 0.29 metros

2 años No*

2.2.6 Control de ingreso y salida en horas no hábiles Control de ingreso y salida, de los funcionarios del Registro Nacional y del personal externo contratado o visitantes en horas no hábiles. Se anota el nombre del funcionario o personal externo contratado, nombre del departamento donde labora, número de cédula, hora de ingreso y hora de salida. Soporte papel Fechas extremas: 2004-2011 Cantidad: 0.25 metros

2 años No*

2.2.7 Control de marcas Es el control que detalla las marcas de asistencia de entrada y salida de los oficiales de seguridad en su jornada laboral. Copia. Original: empresa privada de seguridad Soporte papel Fechas extremas: 2008-2011 Cantidad: 0.41 metros

2 años No*


2.2.8 Control del supervisor Control que realiza el supervisor de la empresa a cargo de la vigilancia en el Registro Nacional, para verificar que los oficiales se encuentren en sus puestos determinados . Se anota fecha, hora, número de puesto y nombre del oficial. Soporte papel Fechas extremas: 2004-2011 Cantidad: 0.12 metros

2 años No*

2.2.9 Correspondencia enviada y recibida Esta correspondencia destaca asuntos sobre trámites administrativos, solicitudes de materiales. Información de las labores ejecutadas por el departamento. Original y copia. Original y copia direcciones y departamentos del Registro Nacional Soporte papel. Fechas extremas: 2004-2011 Cantidad: 1.36 metros

5 años No*.

2.2.10 Expedientes de casos de Investigación Se trata de casos de investigación sobre denuncias que efectúan los usuarios y los funcionarios del Registro Nacional y que sean competencia del Departamento de Seguridad, sobre asuntos tales como robos de artículos personales, equipo de oficina, daños a la infraestructura del Registro Nacional, tanto en paredes, ventanas, pisos, puertas, mobiliario y daños a vehículos. Original. Copia Dirección Administrativa Soporte papel Fechas extremas: 2007-2011 Cantidad: 0.68 metros

5 años No*

2.2.11 Expedientes de los oficiales de seguridad, empresa privada Son expedientes de los oficiales de seguridad de la empresa contratada por el Registro Nacional. Contiene: currículas, certificaciones para portación de armas de fuego, cartas de la empresa, notas sobre capacitaciones laborales, fotocopia de la cédula de identidad. Soporte papel Original. Sin copia. Fechas extremas: 2007-2011 Cantidad: 0.68 metros

Permanente en oficina

No*

2.2.12 Oficios consecutivos Contiene en orden consecutivo los oficios enviados por la oficina, en los que se tramitan consultas y se solicita información para cumplir con las funciones de la oficina. Copia. Original y copia direcciones, departamentos y otras Instituciones. Soporte papel Original. Sin copia. Fechas extremas: 2007-2011 Cantidad: 0.15 metros

5 años No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.


Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200922, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: REGISTRO NACIONAL Subfondo: 1. Departamento de Proyección Institucional

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.13 Fotografías del Registro Nacional Impresas Son fotografias referentes a: eventos de la institución, personalidades del gobierno, construcción del edificio actual del Registro Nacional, así como de funcionarios que han laborado para la Institución. Original. Sin copia. Soporte: impresas en papel

0.12 metros 1990-2010

Sí. Conservar permanentemente las fotografías más representativas de eventos, actividades relevantes y personajes destacados de la vida pública y de la institución, en cantidad de tres a cinco unidades máximo por cada uno, a criterio del encargado del Archivo Central y de la jefatura de la unidad productora

1.14 Fotografías del Registro Nacional digitales23 Son fotografías referentes a eventos de la institución, personalidades del gobierno, construcción del edificio actual del Registro Nacional, asÍ como de funcionarios que han laborado para la Institución. Original. Copia en Archivo Central Soporte: digital.

1,34 GB 1970-2010

Sí. Conservar permanentemente las fotografías más representativas de cada evento, actividades y personalidades de la vida pública e institucional, en cantidad de tres a cinco unidades máximo por cada uno, a criterio del encargado del Archivo Central y de la jefatura de la unidad productora.

22 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 23 Mediante correo electrónico de 05 de julio de 2012, la señora Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Departamento Archivo Central del Registro Nacional, aclara que las fotografías digitales del año 1970-2007 son reproducciones digitalizadas, que fueron facilitadas por los funcionarios con esa finalidad. Las fotografías del año 2008- 2012 son originales en imagen digital.


Comunicar a la señora Wendy Martínez Jiménez, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional. Enviar copia de este acuerdo a la señora Mary Cruz Coto Cordero, Encargada del Departamento de Proyección Institucional. Artículo 4. Informe de Valoración: IV-35-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Donación Álvaro Morales Rodríguez. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de Valoración Parcial de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 4. Marco legal del Tribunal de Probidad24 En el año 1948 se constituye “un Consejo Provisorio de la Nación, que ejercerá sus funciones con el nombre de Junta Fundadora de la Segunda República”25, que asume los poderes Legislativo y Ejecutivo del Estado y emite una serie de medidas previas al “ordenamiento general”, entre ellas “..suspender temporalmente y de inmediato todas las negociaciones u operaciones sobre bienes y valores que están llamados a garantizar al Estado y particulares el reintegro de fondos defraudados, durante el régimen de los expresidentes Calderón y Picado, ya qué según se tiene conocimiento, se están verificando negociaciones sobre ellos con el fin ilícito de sustraerlos de dicha garantía”.26 Asimismo se suspende el ejercicio de garantías individuales27 a las personas intervenidas: la inscripción de todo documento en el Registro Público, en el Registro General de Prendas y la Contaduría de Tránsito y en suma en todas aquellas dependencias oficiales que en una u otra forma registran derechos de propiedad; se suspende a los notarios el otorgamiento de escrituras de traspaso otorgadas por las mismas personas; se congelan en los bancos del Estado y particulares y en casa bancarias los valores que aparezcan a sus nombres, y se suspende en los almacenes generales de depósito la entrega de toda clase de bienes y efectos comerciales de su pertenencia. 28 Las personas físicas o jurídicas a que se refieren estos decretos serán aquellas que se incluyan en las “Listas Oficiales de “personas intervenidas”. Se presentan el 8 y 11 de mayo de 1948 dos listas que resultan provisionales, pues el 2 de junio de 1948 se promulga la definitiva denominada “Lista de firmas y personas intervenidas”, que excluye de toda intervención a aquellos que no aparezcan en ella y que se promulga mediante el decreto-ley N° 41 sobre Defraudaciones al Fisco, oficina de la Propiedad Intervenida y Tribunal de Probidad. Este decreto consta de cuatro capítulos: 1. De las personas y de los 24 Fuente: Decretos, leyes, acuerdos, resoluciones y contratos de la Junta Fundadora de la Segunda República, en Colección de Leyes y Decretos. Imprenta Nacional. Año 1948, I semestre. Páginas 148-150, 153, 180-181, 197-205. 25 Ibíd., 8 de mayo de 1948, p.145. 26 Ibíd., decreto N° 6 de 11 de mayo de 1948, p.148-150. 27 Según el artículo 27 del decreto-ley N° 41 de 2 de junio de 1948, “quedan derogados en cuanto se opongan al presente Decreto –Ley los artículos del Capítulo de Garantías Individuales de la Constitución Política derogada, cuya vigencia política provisional se promulgó en virtud del Decreto – Ley N° 2 de 8 de mayo de 1948” 28 Ibíd., decretos N° 6 y 9 de 11 y 14 de mayo de 21948, pp.148, 153.


bienes intervenidos, 2. De la Oficina de la Propiedad Intervenida, 3. Del Tribunal de Probidad Administrativa, 4. De los procedimientos.29 (...) Capítulo 3. Del Tribunal de Probidad Administrativa30 Artículo 12. Con el fin de resolver sobre los juicios de probidad se crea el Tribunal denominado de Probidad, con jurisdicción en todo el territorio Nacional e integrado por cinco miembros propietarios y tres suplentes de nombramiento del Poder Ejecutivo. Fungieron como miembros propietarios del Tribunal de Probidad: el licenciado Guido Morales Moya, licenciado Celso Gamboa Rodríguez, señores Fernando Lorenzo Brenes, Jorge Calvo Astúa, Horacio Laporte Ulloa. Los miembros suplentes: licenciado Agustín Gutiérrez Chamberlain, y señores Octavio Jiménez Alpízar y Jorge Arguedas Truque.31 Fungieron como funcionarios del Tribunal de Probidad: Rafael Esquizábal H, Secretario; Francisco Asch Roger, Prosecretario; Salvador Morales Fonseca, notificador; Carmen Chacón Saborío, mecanógrafa; Francisco Luis Jinesta, escribiente y Manuel Antonio Castro?, Portero.32 Mediante el decreto-ley de 2 de junio de 1948 aparecen enlistadas las personas intervenidas acusadas de fraude fiscal. Los actores deben demostrar que los bienes registrados a su nombre no fueron adquiridos con evidencia de fraude al fisco, asimismo que no han tenido contratos con el Estado y no devengaron comisiones y sueldos. Por consiguiente demuestran con pruebas ante el Tribunal de Probidad, la legitimidad de adquisición de bienes intervenidos y en caso contrario el Tribunal decide si cabe o no formación de causa penal contra el intervenido. Artículo 14.- En la apreciación de los hechos y pruebas del juicio de probidad, el Tribunal no atenderá más que a los dictados de su conciencia; sus sentencias serán inapelables y tendrán autoridad de cosa juzgada. El voto conforme de toda conformidad de tres de sus integrantes producirá resolución siendo aplicable a este último respecto las disposiciones contenidas en los artículos 68 y 69 del código de Procedimientos Civiles.”33 Artículo 16. Al resolver el juicio el Tribunal de Probidad se pronunciará aparte de las cuestiones propuestas por los interesados, sobre lo siguiente:

a) Si los bienes intervenidos han sido adquiridos legítimamente con valores bien habidos por sus propietarios.

b) Si la adquisición de bienes de personas indicadas en el párrafo c) del artículo 2 obedece a una negociación veraz y posible, o si por el contrario se trata de una simulación encaminada a sustraerlos de una posible y legítima investigación para el reembolso de las sumas defraudadas que corresponda.

29 Ibidem, decreto N° 41 de dos de junio de 1948, p.197-204. Publicada en el alcance de la Gaceta 125 de 4 de junio de 1948. 30 En la legislación se denomina Tribunal de Probidad Administrativa, pero la denominación conocida y usual es la de Tribunal de Probidad, que aparece tanto en los libros de actas como en el de sentencias. 31 Tomado de los libros de actas originales del Tribunal de Probidad. 1948-1949. En el decreto N ° 42 de 2 de junio de 1948, la Junta Fundadora de la Segunda República dispone integrar el Tribunal de Probidad con los siguientes señores propietarios: José María Zeledón Brenes, Guillermo Hoppe Alfaro, Roberto Ortiz Odio, Celso Gamboa Rodríguez, Fernando Runnebaum Quirós. Suplentes: Francisco de Paula Amador Sibaja, Arturo Faith León. 32 Fuente: tomo 1 de actas de sesiones del Tribunal de Probidad, 1948, folio 7 33 Decreto Ley N° 42 de 2 de junio de 1948, p.200 Leyes y Decretos-.


c) Si hay lugar además a formación de causa penal contra la persona o personas intervenidas por la evidencia y gravedad de actuaciones dolosas que impliquen delitos sancionados por el Código Penal. p. 200.

Los fallos emitidos por el Tribunal de Probidad se publican en el Boletín Judicial: ya sea cesar toda fiscalización o quitar cualquier otra traba que el decreto de intervención hubiese creado en sus actuaciones. (p7.)34 Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos solicitada por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante oficio DG-428-2012 de 15 de mayo de 2012, para el Fondo Privado: Donación Álvaro Morales Rodríguez, Subfondo: 1. Documentos del Tribunal de Probidad Administrativa. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: TRIBUNAL DE PROBIDAD ADMINISTRATIVA Objetivo: resolver sobre los juicios de probidad seguidos a personas intervenidas por

defraudación al Fisco en los gobiernos de Picado y Calderón. N°

orden

Tipo documental Vigencia

Administrativa-Legal Valor

científico–cultural 1. Libros de actas de sesiones del

Tribunal de Probidad. Acuerdos de sesiones tomados por los miembros del Tribunal de Probidad sobre sentencias y apelaciones de personas intervenidas acusadas de defraudar al Fisco en las administraciones Calderón Guardia y Picado Michalski. Original y reproducciones. Soporte papel y digital. Fechas extremas: 24 junio 1948- 4 noviembre 1949 Cantidad: 2 unidades. Tomos I y II, total 197 actas. 2 CD’s. Su estado de conservación no es óptimo. Los documentos textuales están dañados por humedad y presentan problemas de legibilidad. Reproducido por digitalización en el Departamento de Conservación, año 2012.

No aplica Sí. Porque reflejan los acontecimientos

sociopolíticos de gran trascendencia para el

país en la década de los años cuarenta del siglo

XX.

2

Libro de sentencias del Tribunal de Probidad.35 Contiene las gestiones de intervenidos para que se les libere propiedades. Contiene un índice de las personas

No aplica Sí. Porque reflejan los acontecimientos

sociopolíticos de gran

34 Dictado el fallo final por el Tribunal de Probidad, éste se ejecutará mediante los procedimientos de ejecución de sentencia. “Si fuere favorable al accionante se ordenará a quien corresponda la cancelación de las anotaciones verificadas y se librarán los bienes de toda intervención, sin derecho a costas o indemnización alguna.” (artículo 24, decreto Ley N° 41). 35 Según el artículo 23 del decreto 41 “ no presentada en tiempo la demanda, el Tribunal dictará sentencia declarando que los bienes intervenidos fueron adquiridos en fraude del Fisco. En tales casos la Oficina de la Propiedad Intervenida gestionará ante los Tribunales comunes el avalúo de dichos bienes y los hará rematar en pública subasta a fin de adjudicar al Estado el precio de los mismos. Sin embargo en los casos en que la oficina Administradora de la Propiedad Intervenida lo juzgue conveniente podrá ésta solicitar se abra juicio de probidad para los rebeldes en presentar la demanda, para lo cual se nombrará al intervenido un representante ad-ítem.


Contiene un índice de las personas intervenidas. Soporte papel y digital. Fechas extremas: 12 agosto 1948/ 20? marzo 1949 Cantidad: 1 unidad Folios: 500 páginas Reproducido por digitalización en el Departamento de Conservación, año 2012 . 1 CD’s.

trascendencia para el país en la década de los años cuarenta del siglo

XX.

3. Fotografías de los miembros del Tribunal de Probidad, entre ellos el licenciado Guido Morales Moya en compañía de José Figueres Ferrer, comandante en jefe del ejército y de las fuerzas armadas de la República y presidente de la Junta de Gobierno36. Fechas extremas: 1948-1949 Cantidad: 3 positivos en blanco y negro, soporte papel. Dimensiones: 11.4x9 cms

No aplica Sí. Conservar

permanentemente, porque permite conocer

a los miembros del Tribunal de Probidad.

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

DONACIÓN: ÁLVARO MORALES RODRÍGUEZ Subfondo: Tribunal de Probidad Administrativa

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1. Libros de actas de sesiones del Tribunal de Probidad. Acuerdos de sesiones tomados por los miembros del Tribunal de Probidad sobre sentencias y apelaciones de personas intervenidas acusadas de defraudar al Fisco en las administraciones Calderón Guardia y Picado Michalski. Original y reproducciones. Soporte papel y digital.

2 unidades. Tomos I y II, total

197 actas. 2 CD’s.

24 junio 1948- 4 noviembre 1949

Sí. Porque reflejan los acontecimientos sociopolíticos de gran trascendencia para el país en la década de los años cuarenta del siglo XX.

2

Libro de sentencias del Tribunal de Probidad.37 Contiene las gestiones de intervenidos para que se les libere propiedades. Contiene un índice de las personas intervenidas. Soporte papel y digital.

1 unidad, 500 páginas 1 CD’s. 12 agosto 1948 / 20 ? marzo 1949

Sí. Porque reflejan los acontecimientos sociopolíticos de gran trascendencia para el país en la década de los años cuarenta del siglo XX.

36 Decreto N° 1 de 8 de mayo de 1948. 37 Según el artículo 23 del decreto 41 “ no presentada en tiempo la demanda, el Tribunal dictará sentencia declarando que los bienes intervenidos fueron adquiridos en fraude del Fisco. En tales casos la Oficina de la Propiedad Intervenida gestionará ante los Tribunales comunes el avalúo de dichos bienes y los hará rematar en pública subasta a fin de adjudicar al Estado el precio de los mismos. Sin embargo en los casos en que la oficina Administradora de la Propiedad Intervenida lo juzgue conveniente podrá ésta solicitar se abra juicio de probidad para los rebeldes en presentar la demanda, para lo cual se nombrará al intervenido un representante ad-ítem.


3. Fotografías de los miembros del Tribunal de Probidad, entre ellos el licenciado Guido Morales Moya en compañía de José Figueres Ferrer, comandante en jefe del ejército y de las fuerzas armadas de la República y presidente de la Junta de Gobierno38. Dimensiones: 11.4x9 cms Soporte papel

3 positivos en blanco y negro

1948-1949

Sí. Conservar permanentemente, porque permite conocer a los miembros del Tribunal de Probidad.

Comunicar al señor Álvaro Morales Rodríguez, Donador. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional y a la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable para que continúe con el trámite correspondiente. CAPITULO III. CORRESPONDENCIA La señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quién fue convocada para analizar los artículos 6, 9 y 10 de la presente acta, no se presentó dado que tenía que asistir a una reunión en el Hospital San Juan Dios; relacionada con una transferencia documental que se está llevando a cabo actualmente. Artículo 6. Oficio DSAE-420-2012 de 19 de junio de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual traslada para consulta de esta Comisión una situación de presentación de varias tablas de plazos de conservación de documentos que esta realizando el Ministerio de Educación Pública (MEP). La señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional, procede a exponer lo relacionado con el oficio DSAE-420-2012 de 19 de junio de 2012; mediante el cual se comunica que el MEP ha presentado las tablas de plazos de conservación de documentos del Jardín de Niños, Escuela Maternal Montessoriana y la Dirección de Recursos Humanos y sus unidades. En el oficio se solicita a esta Comisión devolver los tablas de plazos correspondientes a la Dirección de Recursos Humanos y sus unidades, dado que no cumplen con la Resolución CNSED-01-2011 de esta Comisión, en cuanto a la presentación en orden de jerárquico de las tablas y solicitar a dicho Ministerio el envío de tablas de las unidades superiores, incluido el Consejo Nacional de Enseñanza Superior (CONESUP); como ya se le había indicado mediante acuerdo 5 de sesión 34-2011 de 12 de octubre de 2011. Asimismo, se solicita recibir la tabla de plazos del Jardín de Niños, Escuela Maternal Montessoriana; ya que esta contempla los documentos pertenecientes a Carmen Lyra, y la Dirección General del Archivo Nacional tiene sumo interés en rescatar estos documentos. Finalmente, es criterio de la señorita Carreras Herrero, que se debe devolver las tablas de plazos de la Dirección de Recursos Humanos y sus dependencias, y recordarle al Comité Institucional del MEP que no se tramitará ninguna otra tabla más hasta que se presenten

38 Decreto N° 1 de 8 de mayo de 1948.


las de los niveles superiores según el organigrama de la institución, dado que desde un principio el espíritu de la Resolución es iniciar los trámites de valoración con los niveles jerárquicos más altos. Esta situación ya se le había comunicado al MEP mediante acuerdo 5 de sesión 34-2011 de 12 de octubre de 2011 de esta Comisión. Por otro lado, dado al interés de la Dirección General del Archivo Nacional, la señorita Carreras Herrero considera conveniente recibir la tabla de plazos del Jardín de Niños, Escuela Maternal Montessoriana. Al respecto, los señores José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; comparten la opinión de que la tabla de plazos del CONESUP no interfiere directamente con la Dirección de Recursos Humanos y sus dependencias, dado que no tiene relación jerárquica y que por esta razón, este no es el argumento para devolver dichas tablas. Sin embargo, como actualmente no están aprobadas las tablas de plazos del Viceministerio Administrativo y de la Oficialía, las tablas de la Dirección de Recursos Humanos no se pueden tramitar, por cuanto dependen jerárquicamente de la Oficialía Mayor y del Viceministerio Administrativo. La señora Campos Ramírez, indicó que debe analizarse el organigrama desde el punto de vista funcional, ya que el CONESUP no tiene relación jerárquica con la Dirección de Recursos Humanos, pues es un órgano staff, no así la Oficialía Mayor que si tiene jerarquía sobre esa Dirección. La señorita Carreras Herrero, difiere de esta opinión ya que para ella el orden jerárquico esta representado en el organigrama y la Resolución no estipula que debe realizarse un análisis funcional del organigrama. En todo caso, tendría que comunicarse a los funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos este último aspecto y que no debe olvidarse que este Departamento tiene recursos humanos limitados. En este caso especifico, si se acepta el trámite debería ser por la vía de excepción. Posterior al análisis de varios comentarios al respecto de este tema, los miembros de la Comisión acuerdan: ACUERDO 5. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP), que esta Comisión conoció su oficio CISED-008-12 en el cual solicita la valoración de la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Jardín de Niños de la Escuela Maternal Montessoriana perteneciente al Supervisión Circuito 02 de la Dirección Regional San José Norte. Al respecto, le informa que dicha solicitud se tramitará por vía de excepción dado que contempla los documentos pertenecientes a Carmen Lyra, y actualmente la Dirección General del Archivo Nacional tiene sumo interés en rescatar estos documentos, con el fin de no perder un patrimonio nacional tan valioso. Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos.


ACUERDO 6. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP), que esta Comisión conoció sus oficios CISED-009-12 y CISED-010-12 con los cuales solicita la valoración de las tablas de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Recursos Humanos y sus dependencias. Al respecto, se le informa que dicha solicitud se devuelve sin tramitar dado que no cumple con la Resolución de esta Comisión y esto implica que no se tramitara ninguna tabla de plazos más hasta que se presenten las de los niveles jerárquicos superior de dicho Ministerio; como por ejemplo, la Oficialía Mayor o el Viceministerio Administrativo. Además, se les recuerde que deben presentar igualmente la tabla de plazos del Consejo Nacional de Enseñanza Superior (CONESUP). Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Artículo 7. Oficio DSAE-420-2012 de 19 de junio de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual traslada para consulta de esta Comisión una solicitud de eliminación de formularios en blanco de la Municipalidad de Garabito. ACUERDO 7. Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional su criterio legal, respecto de sí las instituciones públicas deben solicitar a esta Comisión autorización para la eliminación de documentos en blanco; como por ejemplo: formularios, boletas; sin valor, uso, rayones o anotaciones, o bien cual sería el procedimiento óptimo a seguir para esos casos. Enviar copia de este acuerdo al señor Mario Ríos Abarca, Auditor Interno de la Municipalidad de Garabito y a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO 8. Comunicar a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión solicitará criterio legal al respecto de su consulta de oficio DSAE-420-2012 de 19 de junio de 2012, y al momento de tener una respuesta clara le será notificada. Enviar copia de este acuerdo al señor Mario Ríos Abarca, Auditor Interno de la Municipalidad de Garabito. Artículo 8. Oficio DG-576-2012 de 02 de julio de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual adjunta para conocimiento de esta Comisión, los acuerdos publicados en el Boletín Judicial N° 103 del 29 de mayo de 2012 y N° 118 del 19 de junio de 2012, relacionados con la eliminación de documentos en el Poder Judicial. SE TOMA NOTA. CAPITULO IV. ASUNTOS VARIOS Artículo 9. Presentación de una propuesta de Directriz relacionada con los trámites de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos y Valoraciones Parciales de Documentos, a cargo de las señoritas Camila Carreras Herrero y Natalia Cantillano Mora, Profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Posterior al análisis de las propuestas los miembros de la Comisión acuerdan:


ACUERDO 9. Comunicar a las señoritas Camila Carreras Herrero y Natalia Cantillano Mora, Profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos que dicha la propuesta es avalada por esta Comisión. Sin embargo, se les solicita aumentar el plazo máximo de actualización de tablas de plazos de conservación de documentos a 6 años, y posteriormente trasladarla a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional para su revisión y visto bueno. Finalmente, enviarla a la Dirección General del Archivo Nacional para su publicación. Artículo 10. La señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos informó acerca de la presentación de tablas de plazos de conservación de documentos del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), el cual ha enviado para actualizar sus tablas las cuales han caducado desde alrededor de los años 1998. Posterior al comentario de los antecedentes los miembros de la Comisión acuerdan: ACUERDO 10. Comunicar a la señora Gabriela Valerio Herrera, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), que esta Comisión devuelve sin tramitar las tablas de plazos de conservación de documentos correspondientes a las unidades: Contraloría de Servicios, Control Interno, Área de Captación de Recursos, Subgerencia de Gestión de Recursos, Donaciones, Archivo Central, Auditoria, Secretaría de Actas, Asesoría Jurídica, Planificación Institucional, Área de Tecnologías de Información, Desarrollo Humano, Unidad de Administración Tributaria, Área de Acción Social y Administración de Instituciones, Áreas Regionales de Desarrollo Social, Subgerencia de Soporte Administrativo, Proveeduría, Área de Servicios Generales, Servicios Administrativos y Transportes; ya que dichas tablas no pueden tomarse como actualizaciones pues el período de los 5 años de vigencia ya ha sido superado y excedido; y desde la fechas de aprobación de las unidades el formato ha cambiado, las funciones pueden haber variado y pueden existir nuevas series o tipos documentales. Por esta razón, en apego a la Resolución CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de setiembre de 2011, se le informa que deberá presentar dichas tablas como un trámite nuevo y no actualización y además lo deberá hacer en estricto orden jerárquico por grupos de 10 tablas de plazos. Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 31-2012 - archivo nacional de costa rica · lectura, comentario, modificaciÓn y...

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