acta no. 19-2014 - archivo nacional de costa rica · comitÉs de selecciÓn y eliminaciÓn de...

ACTA No. 19-2014 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día

04 de junio de 2014; con la asistencia de la señora Tamara Baum Gutiérrez, Presidente

de la Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe por recargo del Departamento

Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales,

Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección

General del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y

la señora Andrea Torres Hernández, secretaria del Departamento Servicios

Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación la señora

Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocadas la señora

Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y

Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo Central de esa institución; la señora

Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL y Encargada del Archivo Central de

esa compañía nacional; las señoritas Estrellita Cabrera Ramírez y Camila Carreras

Herrero, profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignadas

para el análisis de las tablas de plazo presentadas por los Cised del Senara y de la

CNFL respectivamente.-------------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 18-2014.-----------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 18-2014 del 28 de mayo del

2014. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO II. ACUERDOS PENDIENTES.-----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 2. Acuerdos No. 8 de la sesión No. 34-2013 del 03 de octubre del 2013,

No. 3 de la sesión 47-2013 del 05 de diciembre del 2013; No. 4 y No. 5 de la sesión No.

01-2014 del 15 de enero del 2014; No. 8 de la sesión No. 07-2014 de 26 de febrero del

2014; No. 11 de la sesión No. 10-2014 de 27 de marzo del 2014, No. 3, No. 4, No. 6 y

No. 19 de la sesión No. 12-2014 de 09 de abril del 2014; No. 2 de la sesión No. 17-

2014 de 21 de mayo del 2014. La señora Valverde Guevara informa que los acuerdos

anotados aún se encuentran pendientes. SE TOMA NOTA.-------------------------------------

CAPÍTULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.----------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CISED-02-2014 de 29 de mayo del 2014 recibido el 30 de mayo

del 2014; suscrito por la señora María Virginia Méndez Arguello, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de Correos de Costa Rica S.A.

y Encargada del Archivo Central de esa institución, por medio del cual presenta 1

valoración parcial con 1 serie documental.-------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no conocer la

solicitud de valoración documental presentada por Correos de Costa Rica S.A. por

razones de tiempo. ACUERDO FIRME.---------------------------------------------------------------

CAPÍTULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA

SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL---------------------------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-017-2014-TP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Sistema Nacional de Aguas

Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara). Convocada: la señora Mayra Pizarro

Mora, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) del Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y

Encargada del Archivo Central de esa institución y la señorita Estrellita Cabrera

Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para

el análisis de las tablas de plazo presentadas por el Cised del Senara. Hora: 9:00 a.m.

Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición

de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan la

señora Pizarro Mora y la señorita Cabrera Ramírez, quien procede con la lectura del

informe de valoración No. IV-17-2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: -----

“/…/ 3.5. Mediante oficio N° CNSED-095-2014 de 02 de febrero de 2014, la Secretaria

de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, solicitó

aclaraciones relacionadas con aspectos de forma y de fondo de algunas series

documentales consideradas de un posible valor científico cultural. Dichas aclaraciones,

en su mayoría, fueron resueltas mediante oficio N° CISED-002-14 de 28 de marzo de

2014, recibido en las instalaciones del Archivo Nacional el 01 de abril de 2014. No

obstante, se consideró necesario realizar una visita en las instalaciones del SENARA

con el fin de evacuar nuevas dudas surgidas después de recibir las aclaraciones del

CISED. Dicha visita se efectuó el 16 de mayo de 2014. 3.6. Es conveniente indicar,

que a pesar de que la institución fue creada en el año 1983, la mayoría de los tipos

documentales incluidos en las tablas de plazos de conservación de documentos

analizadas presentan fechas extremas que oscilan entre los años 1996-2013. Según lo

indicado por la señora Mayra Pizarro Mora, en el oficio N° CISED-002-2014 de 28 de

marzo de 2014: “Cuando se elaboraron las tablas de plazos de conservación, se hizo la

consulta a los encargados de los archivos, pero indican que ignoran que pasó con los

documentos anteriores a las fechas señaladas en la tabla de plazos.” Asimismo, indicó

que una de la causa podría ser la siguiente: “…en 1988 y luego en el mes de agosto

del 2010 el SENARA se trasladó de edificio, esta situación pudo provocar la pérdida de

documentos…” 3.7. Un aspecto importante consultado al CISED, se refiere a la

ubicación de los documentos producidos por el Servicio de Aguas Subterráneas

(SENAS), entidad predecesora del SENARA. Al respecto el CISED aclaró lo siguiente:

“La Dirección de Investigación y Gestión Hídrica y el Archivo Central cuentan con una

serie de informes técnicos elaborados por funcionarios de SENAS, además, de libros

legales que están en custodia en Financiero Contable y corresponden al período 1975-

1977, el resto de los documentos no se logró conocer qué pasó.” Asimismo, se

consultó al CISED sobre el paradero del proyecto investigativo de aguas subterráneas

en áreas importantes del país que se realizó durante el período 1967-1983, el cual dio

origen al SENAS. En atención de lo anterior, el CISED del SENARA respondió que: “…

según la investigación realizada, la Dirección de Investigación y Gestión Hídrica tiene

un ejemplar del documento citado, además existe otro ejemplar en la biblioteca de la

Escuela de Geología de la Universidad de Costa Rica.” Sin embargo, ninguno de estos

documentos se incluyó en la tabla de plazos de conservación de documentos de la

Dirección de Investigación y Gestión Hídrica. 3.8. Es importante mencionar que en la

tabla de plazos de la Gerencia General, no se incluyeron los videos ni las fotografías

que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor

científico cultural en el año 1992. Sin embargo, durante la visita realizada el pasado 16

de mayo, se observó que tanto en la Gerencia General como en el Archivo Central

existen fotografías relacionadas con proyectos desarrollados por el SENARA

aproximadamente en la década de 1990. Los encontrados en el Archivo Central

corresponden a sobres con positivos no identificados, por lo que no se conoce con

certeza los detalles de los proyectos observados. En cuanto a las fotografías

custodiadas en la Gerencia General, corresponden a dos álbumes con imágenes sobre

proyectos de riego y avenamiento en varios sectores del país, uno de los álbumes se

encuentra muy bien identificado, pero el otro no tiene ninguna referencia sobre las

imágenes. Asimismo, se observó que en el Archivo Central se custodian 7 videos VHS

y 1 Betacam sobre proyectos de riego, pero estos no se encuentran descritos, lo cual

impide conocer el contenido de dichos documentos. De acuerdo, con lo indicado por la

señora Mayra Pizarro, Encargada del Archivo Central y Secretaria del CISED del

SENARA, estas series documentales no fueron incluidas en la tabla de plazos debido a

que fueron rescatadas de una bodega donde la institución almacenaba sus

documentos sin clasificar ni ordenar, por lo que no había sido posible identificar la

procedencia de dichos documentos. No obstante, no es posible asegurar que estos

documentos corresponden a los declarados con valor científico cultural por la CNSED

en el año 1992, debido a que en esa ocasión no se determinó las fechas extremas, el

contenido ni las cantidades de las series declaradas. 3.9. También se debe indicar que

en la tabla de plazos de la Dirección de Planificación Institucional, no se incluyó la serie

“Expedientes de proyectos”, la cual fue declarada con valor científico cultural por la

CNSED en el año 1992. Al respecto, la señora Pizarro Mora indicó que dicha serie

documental no fue incluida en la tabla de plazos de la Dirección de Planificación

Institucional porque actualmente estos expedientes se custodian en la Dirección de

Ingeniería y Desarrollo de Proyectos.”------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Comunicar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Sistema Nacional

de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) y Encargada del Archivo

Central de esa institución; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de

valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada por ese

Comité Institucional, mediante oficio N° ACI-021-2013 de 04 de diciembre del 2013,

para el Fondo: Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento

(Senara), Subfondos: Junta Directiva, Gerencia General, Dirección Jurídica, Dirección

de Planificación Institucional, Dirección Investigación y Gestión Hídrica, Auditoría

Interna; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales: ------

Fondo: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento,

Senara--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Subfondo 1. Junta Directiva. Funciones: Planeamiento, diseño, formulación,

evaluación y seguimiento, asesoría y presentación de propuestas para orientar el

desempeño institucional hacia los objetivos de desarrollo que definen el

posicionamiento institucional deseado.--------------------------------------------------------------

Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------

1.1. Correspondencia1. Original y copia.

Contenido: Fijación de políticas, toma de

decisiones de alto nivel de la institución emitida o

recibida por la Junta Directiva, Gerencia o

Subgerencia. Fechas extremas: 1994-20112.

Cantidad: 0.60 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la oficina

productora y permanente en el Archivo Central.---

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Si, ya que refleja la información

relacionada con la toma de

decisiones institucionales a nivel

jerárquico. Conservar la

correspondencia de carácter

sustantivo a criterio del Comité

Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos

(Cised) y el Jefe de la Oficina

Productora. Evitar duplicidad de

correspondencia con los

expedientes de actas.---------------

1.2. Expedientes de sesiones de Junta Directiva3.

Originales y copia. Contenido: Orden del día,

correspondencia, asuntos de la Auditoría Interna

(modificación de artículos código de ética,

recordatorios de cumplimiento de disposición de

Si, ya que reflejan el

funcionamiento y la toma de

decisiones relacionadas con las

actividades sustantivas de la

institución.------------------------------

1 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.------------------------- 2 Debido a que el SENARA se creó en el año 1983, se consultó al CISED de la institución sobre la

ubicación de la correspondencia de la Junta Directiva producida y recibida en años anteriores a 1994. Al respecto, este órgano colegiado respondió lo siguiente: “En el caso de la correspondencia me permito indicarles que la secretaria, ingresó a SENARA a partir de 1994 y desconoce qué pasó con los documentos de años anteriores.”------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.-------------------------

los informes de la Auditoría, Contraloría.

Solicitud de permiso de capacitación solicitudes

de vacaciones, aprobaciones del plan de trabajo.

Presentación de auditorías, asuntos varios de la

Gerencia, mociones, modificaciones

presupuesto, licitaciones, expropiaciones,

condonaciones de deuda, análisis de proyectos

de Ley, solicitudes de permiso con goce de

salario, aprobación de proyectos, aprobación de

reglamentos). Fechas extremas: 1994-20134.



productora y Permanente en el Archivo Central.---

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1.4. Actas de Junta Directiva. Original sin copia.

Contenido: No se indica. Fechas extremas:

1983-2011. Cantidad: 0.53 metros. Soporte:

Papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la

oficina productora y permanente en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

Si, ya que refleja la información

relacionada con la toma de


jerárquico.-------------------------------

---------------------------------------------

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1.5. Anexos acta sesión Junta Directiva N° 371-

00. Original. Contenido: Informe de

Si, ya que forma parte de la serie

documental “Actas de Junta

4 Con respecto a las fechas extremas de los expedientes de sesiones de Junta Directiva, el CISED indicó

lo siguiente: “En cuanto a los expedientes de las sesiones, según investigación no se ubicaron los de años anteriores a los señalados en la tabla.”---------------------------------------------------------------------------------

investigación. Fechas extremas: 2000.



productora y 15 años en el Archivo Central.--------

Directiva”.-------------------------------

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Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Funciones:

Administración general del Senara y la representación legal de la Institución.------------


1.1.1. Correspondencia5. Original y copia.

Contenido: Notas sobre atención de consultas

propias de la institución, oficios con las diferentes

dependencias, así como con instituciones

públicas relacionadas con el quehacer

institucional. Fechas extremas: 1993-2012.

Cantidad: 13.32 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina


Si, ya que refleja la toma de


jerárquico. Conservar la

correspondencia de carácter

sustantivo a criterio del Comité




Productora.-----------------------------

1.1.21. Informes técnicos. Original y copia.

Copia: Dirección Planificación, Ingeniería y

Desarrollo de Proyectos, Dirección de

Investigación y Gestión Hídrica. Original y copia:

Archivo Central. Contenido: De inspecciones a

Si, ya que reflejan el criterio y las

recomendaciones emitidas por el

SENARA en relación con los

proyectos de impacto en los

mantos acuíferos del país.---------

5 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación.-------------------------

proyectos, pre diagnóstico, diagnóstico

factibilidad, diseño, construcción, estudios

hidrogeológicos, ajuste de tarifas para riego,

regencia ambiental, control de calidad de aguas,

legales. Fechas extremas: 1992-2010. Cantidad:

1 metros. Soporte: papel. Vigencia



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1.1.26. Informes de gestión institucional.

Original. Copia: Dirección Financiera y Dirección

de Planificación. Contenido: es un seguimiento

que se da con el fin de evaluar cuánto se cumplió

con las metas y cuánto se gastó. Lo realiza la

Dirección de Planificación Institucional, el objetivo

es el control interno. Fechas extremas: 1998-

2012. Cantidad: 0.20 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina


Sí, ya que evidencian el

cumplimiento de las metas

institucionales y el uso de los

recursos en la entidad en la

ejecución de sus funciones.--------

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Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Gerencia General. Subfondo 1.1.1.

Dirección Jurídica. Funciones: Coordinación, supervisión y ejecución de

actividades profesionales relacionadas con la gestión jurídica, necesarias para que

la gestión sustantiva y esencial de SENARA, puedan ejecutarse sin menoscabo.-------


1.1.1.1. Consecutivo6. Copia. Original:

diferentes dependencias de la institución.

Contenido: Notas enviadas y recibidas a

diferentes dependencias del SENARA. Fechas

extremas: 1985-2012. Cantidad: 1.68 metros.

Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5

años en la oficina productora y permanente en el

Archivo Central.---------------------------------------------

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Si, conservar los criterios

jurídicos más relevantes para la

toma de decisiones relacionadas

con la protección de mantos

acuíferos del país a criterio del

Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos


Productora.-----------------------------


Dirección de Planificación Institucional. Funciones: Planeamiento, diseño,

formulación, evaluación y seguimiento, asesoría y presentación de propuestas para

orientar el desempeño institucional hacia los objetivos de desarrollo que definen el

posicionamiento institucional deseado.--------------------------------------------------------------


1.1.2.3. Plan Operativo Institucional7. Original.

Copia: Presupuesto. Contenido: Documento

donde programan las metas estratégicas se van

a desarrollar en un período determinado y se

Si, ya que refleja las actividades,

objetivos, indicadores de gestión

y periodos de cumplimiento de

las metas institucionales.-----------

6De acuerdo con lo aclarado por el CISED del SENARA, la serie “criterios legales” no se incluyó en esta

tabla de plazos debido a que “no existe este tipo documental sino que está archivado en los consecutivos de esa dependencia con los respectivos sellos de recibido”-------------------------------------------------------------- 7 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección

y Eliminación de Documentos (CNSED) en la sesión N° 18-92 de 14 de agosto de 1992. Sin embargo, en esta ocasión no se especificó la cantidad ni las fechas extremas de la documentación. La señora Pizarro Mora indica en la sesión No. 19-2014 que encontró planes operativos institucionales en el Archivo Central y en Presupuesto, documentos que incorporará en la tabla de plazos de Presupuesto.----

asocia con el presupuesto institucional. Fechas




Archivo Central.---------------------------------------------

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1.1.2.4. Informes de evaluación del POI. Copia.

Original: ARESEP. Contenido: Control que

permite visualizar el cumplimiento de las metas

propuestas. Fechas extremas: 2009-20148.



productora y 5 años en el Archivo Central.----------

Si, ya que refleja la ejecución de

los objetivos y metas

institucionales.-------------------------

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Dirección Investigación y Gestión Hídrica. Funciones: Realizar, coordinar y

mantener actualizadas a nivel nacional las investigaciones hídricas tanto superficiales

como subterráneas con el fin de planificar el desarrollo a partir de una gestión

integrada del recurso hídrico. Generar, procesar y convertir la información hídrica

para brindar servicios públicos para los procesos de toma de decisiones tanto a lo

interno como a lo externo de la Institución.---------------------------------------------------------


8 Según lo indicado por la señora Mayra Pizarro, se desconoce la ubicación de los informes de

evaluación de los planes de trabajo institucionales correspondientes a años anteriores al 2009. Además, informó que sí existen informes de evaluación de 2012 a 2014, pero que no se incluyeron en la tabla de plazos porque el instrumento fue elaborado en el año 2011 y no se actualizó el dato antes de presentarlo ante a la CNSED.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.3.1. Correspondencia9. Original y copia.

Original y copia: A Y A, MINAET,

municipalidades, ICT, universidades, Asadas,

Setena, desarrolladores urbanizaciones, Tribunal

Ambiental, Sala Constitucional Fiscalía y las

diferentes oficinas que conforman la institución.

Contenido: Cartas enviadas y recibidas a lo

interno y externo relacionadas investigaciones

hídricas para planificar el desarrollo de una

gestión hídrica integrada, brindar servicios, para

la toma de decisiones a lo interno y externo.

Respuestas a consultas para emitir criterios

técnicos. Fechas extremas: 1996-2011.

Cantidad: 1 metro. Soporte: Soporte. Vigencia


productora y 0 años en el Archivo Central.----------

Si, ya que refleja la toma de

decisiones y criterios sustantivos

del SENARA en materia de

investigación y gestión hídrica en

el país. Conservar la

correspondencia sustantiva que

no se encuentre en los expedites

de proyectos a criterio del Comité




Productora.-----------------------------

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1.1.3.4. Expedientes generales detallados10.

Original y copia. Contenido: Pronunciamientos

Si, ya que refleja los criterios

emitidos el SENARA en materia

9 En la columna observaciones se indica: “La mayoría de esta correspondencia se encuentra archivada

en los diferentes expedientes, ya que son asuntos sustantivos de la Dirección. Se consigna únicamente este período, porque a partir de 1996 cambian de nombre y algunas funciones pasaron a lo que en la actualidad es INDEP, por lo que no se da razón de los documentos del período anterior.”--------------------- 10

Según lo señalado por el CISED, estos expedientes se encuentran relacionados con temáticas tales como: el desarrollo de proyectos urbanísticos, turísticos y segregaciones de terreno, así como las investigaciones relacionadas con hidrocarburos y estudios técnicos que solicitados por la Sala Constitucional, el Tribunal Ambiental o la Fiscalía.--------------------------------------------------------------------------

para resolver solicitudes de permiso para

construcción de hoteles, urbanizaciones, bombas

de gasolina. Los dictámenes generales se

pueden atender con la información que el Senara

tiene o cuando la consulta es simple. Los

dictámenes detallados, en todos los casos

requieren la presentación de estudios

hidrogeológicos precisos que son aportados por

el interesado, debido a la complejidad del caso o

que no existe información. Además existen

consultas a Senara para que emita criterio

técnico en el caso de daños ambientales.

Fechas extremas: 1996-2012. Cantidad: 0.50

metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-

legal: 5 años en la oficina productora y

permanente en el Archivo Central.--------------------

de investigación y gestión hídrica

en el país. ------------------------------

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1.1.3.5. Expedientes de solicitudes de permisos

para perforación de pozos. Original y copia.

Contenido: Contienen el formulario de solicitud de

perforación y/o concesión para aprovechamiento

de aguas del MINAE, comprobantes de pago,

certificación literal de propiedad del terreno en

que se aprovechará el agua, certificación de

Sí, ya que permiten conocer los

solicitudes de permisos para la

perforación de pozos de agua o

la concesión para aprovechar

este recurso que son analizados

por el Senara. Complementa las

series “1.1.3.4. Expedientes

personería jurídica, plano catastrado en que se

marque la fuente de donde se tomará el agua,

copia del informe final elaborado por la empresa

perforadora, certificación emitida por la Caja

Costarricense de Seguro Social d estar día en el

pago de cuotas obrero patronales, viabilidad

ambiental emitida por la Setena. Esta solicitud es

remitida al Senara para la valoración. Fechas

extremas: 1994-2012. Cantidad: 18 metros.



Archivo Central.---------------------------------------------

generales detallados” y “1.1.3.6.

Expedientes de aprobación de

permisos para perforación de

pozos” por lo que no se deben

duplicar documentos.----------------

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1.1.3.6. Expedientes de aprobación de permisos

para perforación de pozos. Original y copia.

Contenido: Formulario de investigación (fecha, el

nombre funcionario, localización del pozo,

ubicación del pozo en la hoja cartográfica,

nombre del propietario, datos de topografía,

datos de la perforación profundidad, punto de

referencia para la medición, acuíferos principales,

usos tipo de explotación, estructura manantiales,

descripción de la capación, caudal, precipitación),

reportes de pruebas de bombeo, análisis químico

Sí, ya que permiten conocer los

permisos para la perforación de

pozos de agua o la concesión

para aprovechar este recurso

que son aprobados por el

Senara. Complementa las series

“1.1.3.4. Expedientes generales

detallados” y “1.1.3.5.

Expedientes de solicitudes de



de aguas subterráneas, exámenes físico

químicos de aguas subterráneas, informes sobre

las pruebas de bombeo, reportes de la

investigación, gráficos gasto versus presión de

descarga, formulario donde se emite el criterio

técnico de la Dirección de Investigación y Gestión

Hídrica, para que el MINAE de o no los permisos.

Fechas extremas: 1967-2012. Cantidad: 22


legal: 5 años en la oficina productora y 15 años

en el Archivo Central.-------------------------------------


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1.1.3.7. Formularios de evaluación ambiental11

(FEAP). Copia. Original: Setena. Contenido:

requisito para el otorgamiento de permisos de

construcción de hoteles, urbanizaciones, pozos.

Fechas extremas: 1999-2005. Cantidad: 0,57


legal: 5 años en la oficina productora y


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Sí, ya que permiten conocer la

evaluación ambiental mediante la

cual Setena otorga permisos

para la construcción de hoteles,

urbanizaciones o pozos.

Complementa las series “1.1.3.4.

Expedientes generales

detallados”, “1.1.3.5. Expedientes

de solicitudes de permisos para

perforación de pozos” y “1.1.3.6.

11

En la columna observaciones se indica: “A partir del 2006 estos documentos están incorporados en los expedientes en los que se aprueban los permisos para perforación de pozos, dictámenes generales y detallados.”--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Expedientes de aprobación de




1.1.3.8. Estudios hidrogeológicos. Original.

Original y/o copia: empresas que lo solicitan.

Contenido: permiten determinar las variables

hidráulicas del manto de agua, definir su

rendimiento y calidad y los caudales óptimos de

captación. Por medio de los estudios

hidrogeológicos pueden definirse también la

dirección del flujo subterráneo, las áreas de

mayor aptitud para la captación, el adecuado

distanciamiento entre pozos y se establecen las

situaciones anómalas que podrían interferir sobre

el recurso hídrico. De ese modo se asegura la

sustentabilidad del acuífero, tanto en rendimiento

como en calidad. Se realizan para caracterizar

los acuíferos y elaborar los mapas que permitan

zonificar el territorio y establecer restricciones al

uso del suelo que corresponda. La información

que contiene son datos de geología, pruebas de

campo como las de infiltración, análisis de aguas

Si, ya que reflejan las funciones

realizadas por el SENARA para

promover el desarrollo de

actividades de riego y

avenamiento, así como los

estudios hidrogeológicos

existentes.------------------------------

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y de suelos, valoración climática y los respectivos

análisis finales para elaborar los mapas

hidrogeológicos entre los cuales está la

vulnerabilidad, recarga y riesgo. Son elaborados

por Unidad de Investigación Hídrica y Unidad de

Gestión Hídrica. Fechas extremas: 1996-2012.




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1.1.3.9. Estudio de monitoreo de aguas12.

Original sin copia. Contenido: Es un control

rutinario de aguas (el comportamiento del nivel

freático en los pozos, aforos en las nacientes,

monitoreo de la calidad de agua. Se efectúan

para determinar el comportamiento del acuífero o

las nacientes en el tiempo de respuesta a la

explotación o contaminación que se puede dar.



legal: 5 años en la oficina productora y 15 años

en el Archivo Central.-------------------------------------

Si, ya que reflejan la factibilidad

de los suelos del país para el

riego y avenamiento. Además,

permiten conocer las medidas

necesarias para la prevención de

inundaciones y la protección de

los mantos acuíferos del territorio

nacional.---------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

12

Según lo aclarado por el CISED, esta serie se refiere a documentos únicos de la Dirección de Investigación y Gestión Hídrica, sin embargo sí hay instituciones interesadas en estos estudios y se les entrega. Por ejemplo Municipalidades, Universidades, MINAET y el A y A.------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° ACI-021-2013 de 04 de diciembre del

2013, para el Fondo: Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento

(Senara), Subfondos: Junta Directiva, Gerencia General, Dirección Jurídica, Dirección

de Planificación Institucional, Dirección Investigación y Gestión Hídrica, Auditoría

Interna; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural, pueden

ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Senara, de

acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202

excepto las series documentales que se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta.---------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200913, inciso 1 se establece que: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de setiembre

de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este

medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley

contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia

administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas,

operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10

años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y

Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace

más de un año.”-----------------------------------------------------------------------------------------------

13

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Pizarro Mora si tiene algún comentario, consulta o

duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.-----------------------

Enviar copia de este acuerdo a la señora Iveth Castillo Ruiz, Secretaria de la Junta

Directiva; a los señores Bernal Soto Zúñiga, Gerente General; Giovanni López

Jiménez, Director Jurídico; Juan Carlos Mora Montero, Planificador Institucional; Carlos

Manuel Romero Fernández, Director Investigación y Gestión Hídrica; dependencias del

Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al

expediente de valoración documental del Senara que esta Comisión Nacional

mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Recordar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio Nacional


Central de esa institución; que esta Comisión Nacional declaró con valor científico

cultural en la sesión 18-92 de 14 de agosto de 1992 en el subfondo “Gerencia Superior”

las series documentales “Fotografías” y “Videos” y en el subfondo “Departamento

Legal” la serie “Expedientes de proyectos” por lo que deberá informar a este órgano

colegiado las cantidades, soportes y fechas extremas de las series antes mencionadas

en un plazo de 10 días hábiles posteriores a la comunicación de este acuerdo. Enviar

copia de este acuerdo a los señores Bernal Soto Zúñiga, Gerente General y Giovanni

López Jiménez, Director Jurídico; dependencias del Servicio Nacional de Aguas

Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al expediente de valoración

documental del Senara que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.------

ACUERDO 5. Recordar a la señora Mayra Pizarro Mora, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Servicio Nacional


Central de esa institución que se encuentra vigente la “Directriz Nº 29-2007 de la Junta

Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de

acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de

documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes

28 de marzo de 2008”, rescatándose los siguientes considerandos y por tantos de la

directriz citada: “/.../ 15—Se debe garantizar la conservación y el acceso a los

documentos durante su ciclo de vida. 16—Los documentos conservados en medios

automáticos son más susceptibles a la degradación por razones de polvo, campos

magnéticos, temperatura, humedad, deformaciones del soporte y otros. 17—Gran

cantidad de documentos son generados, procesados y cumplen su propósito en medios

electrónicos sin garantizar su autenticidad, integridad y confiabilidad. /.../ II. EN

MATERIA DE CONSERVACIÓN. /.../ 5) Manipular en forma cuidadosa los documentos

para garantizar su integridad y conservación. 6) No almacenar los documentos cerca

de campos magnéticos, para evitar alteración o pérdida de datos. 7) Mantener por lo

menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos

en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. 8) Disponer de un programa de

revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el objeto de minimizar el riesgo de

daños por su uso constante. III. EN MATERIA INFORMÁTICA. 1) Normalizar

programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, que

garanticen la compatibilidad de la información entre las unidades administrativas. 2)

Los formatos utilizados en la generación de documentos deben garantizar y facilitar el

acceso a la información sin costos adicionales para el usuario. 3) Garantizar la

actualización permanente de los equipos y programas informáticos, de acuerdo con las

necesidades. 4) Hacer investigaciones periódicas en el mercado sobre el avance de la

tecnología, adquirir nuevos equipos de almacenamiento de información y migrar los

documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los

actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.” (subrayado no

corresponde al original).------------------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le recuerda que la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 indica

en sus artículos No. 3 que “Todos los documentos con valor científico cultural son

bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La

determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Se consideran de valor científico-

cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos,

audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y

reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas,

decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes,

grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el

reglamento de esta ley.”; No. 4 que “Los documentos que se consideren de valor

científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos

públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la

Dirección General del Archivo Nacional” y No. 8 que “Los documentos producidos en

las instituciones a las que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, como producto de

su gestión, cualquiera que sea su aporte: papel, película, cintas, "diskettes", serán

propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos

archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona,

funcionario o no, podrá apropiarse de ellos. Posteriormente formarán parte del fondo

documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional.” De igual manera

el Reglamento a la Ley No. 7202 en su artículo 62 inciso c. indica “/…/ Los documentos

que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural,

pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General de Archivo

Nacional, previa autorización de esta Dirección.”----------------------------------------------------

Por lo tanto, las series documentales “Fotografías” y “Videos” declaradas con valor

científico cultural por este órgano colegiado en la sesión 18-92, deberán ser migradas

a soportes que garanticen y faciliten el acceso a la información, debiendo informar al

Archivo Nacional respecto a estas migraciones de soporte.--------------------------------------

Enviar copia de este acuerdo al señor Bernal Soto Zúñiga, Gerente General del

Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara); y al

expediente de valoración documental del Senara que esta Comisión Nacional

mantiene. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del Informe de Valoración IV-014-2014-TP. Asunto: Tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz

(CNFL). Convocada: la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL y

Encargada del Archivo Central de esa institución y la señorita Camila Carreras Herrero,

profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis

de las tablas de plazo presentadas por el Cised de la CNFL. Hora: 9:45 a.m. Se deja

constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los

miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:20 horas ingresan la señora

Vargas Matamoros y la señorita Carreras Herrero, quien procede con la lectura del

informe de valoración No. IV-14-2014-TP y destaca las siguientes consideraciones: -----

“/…/ 3.4. Mediante oficio N° CNSED-164-2014 de 24 de abril de 2014, se solicitaron al

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la CNFL

aclaraciones con respecto a varias series documentales de la Tabla de Plazos de la

Dirección de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales que podrían tener

un posible valor histórico. Esto por cuanto en sesiones de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos se declararon con valor científico-cultural

algunas series documentales correspondientes a dicha unidad administrativa que no

fueron incluidas en la Tabla presentada. 3.5. Por medio del oficio CISED-0003-2014

de 30 de mayo de 2013 (sic), el CISED de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz

(CNFL) remitió las aclaraciones solicitadas, así como, la segunda versión de la Tabla

de Plazos corregida. 3.6. La Tabla de Plazos del Departamento de Dotación y

Remuneración del Recurso Humano, cuyas funciones son “proyectar las principales

necesidades de capital humano futuro y dotar a la CNFL de los mismos con las

competencias requeridas y con un nivel salarial acorde y competitivo con el mercado

laboral según el sector al que pertenece...” incluye la valoración de los documentos de

la “Comisión Permanente de Clasificación y Valoración de Puestos”. Esta Comisión

tiene entre sus funciones: conocer los casos sobre clasificación y valoración de puestos

de los funcionarios que se les aplicó un estudio técnico del puesto y gestionar ante la

alta administración lo respectivo a su aplicación. 3.7. Los formularios de Tablas de

Plazos de Conservación de Documentos presentados no tienen la columna de

“Observaciones”. 3.8. Finalmente, es importante señalar que no fue posible consultar

al CISED de la CNFL, cuál es el formato y peso en bytes de los documentos en soporte

electrónico recomendados con un posible valor científico-cultural.”-----------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía

Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución;

que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de

conservación de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio

N° CISED-02-2014 de 17 de marzo del 2014, para el Fondo: Compañía Nacional de

Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos: Dirección de Recursos Humanos, Sección de

Capacitación y Sección de Relaciones Labores; y declara con valor científico cultural

las siguientes series documentales: --------------------------------------------------------------------

Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL)-----------------------------------------

Subfondo 1. Gerencia General. Subfondo 2. Dirección de Recursos Humanos.

Subfondo 3. Sección Relaciones Laborales. Funciones: servir de enlace entre los

trabajadores, sus representantes y la Compañía para mantener las buenas

relaciones obrero-patronales. Funciones: atención y solución de conflictos laborales,

coordinar y asistir a reuniones de Junta de Relaciones Laborales, recepción, atención

y resolución de planteamientos laborales presentados a la Sección y Junta, trámites

de faltas cometidas.---------------------------------------------------------------------------------------


1.2.1. Actas Junta Relaciones laborales. Original.

Copia: Gerencia General, Auditoría Interna,

Ministerio de Trabajo, Sindicato (Sitet).

Contenido: situaciones laborales variadas

sometidas a conocimiento de la Junta de

Relaciones Laborales, para su atención y

resolución, acuerdos, otros. Fechas extremas:

1966-2014. Cantidad: 3.95 metros. Soporte:

papel y electrónico. Vigencia administrativa-

legal: 15 años en la oficina y permanente en el

Archivo Central.---------------------------------------------

Sí.14 Ya que reflejan la toma de

decisiones sustantivas de la

Junta de Relaciones Laborales.

Conservar en soporte papel.-------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

14

Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 07-93 de 12 de agosto de 1993, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Archivo Principal del Consejo de Administración (Junta Directiva) y Gerencia, Junta de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-93. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas, “Conservar permanentemente. Asimismo, en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas de la Junta de Relaciones Laborales, “valor científico cultural. Conservación permanente.” También, en sesión en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas Junta de Relaciones Laborales, situaciones laborales variadas sometidas a conocimiento de la Junta de Relaciones Laborales, acuerdos entre otros, fechas extremas: 1983-2006, cantidad: 1.72 metros, “valor científico-cultural, Sí. Conservar permanentemente.” Además, en sesión de la CNSED N° 14-2009 de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Sección Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 40-2009. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Actas de sesiones Junta Relaciones Laborales, fechas extremas: 1966-2009-08-17, cantidad: 3.75 metros, “valor científico-cultural, Sí. Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED 17-2006 de 01-11-2006.” En el presente informe se recomienda

mantener estas declaratorias.---------------------------------------------------------------------------------

1.2.2. Expediente de negociación convención

colectiva15. Original y copia. Original y Copia:

Gerencia General, Sindicato SITET. Contenido:

expediente de la negociación de la Convención

Colectiva de años anteriores a la vigente.


metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia

administrativa-legal: 10 años en la oficina y


Sí17. Ya que refleja los acuerdos

tomados entre los trabajadores y

el patrono con el fin de

reglamentar las condiciones

laborales, así como, es un

insumo para el estudio del

sindicalismo en Costa Rica.


---------------------------------------------

1.2.3. Correspondencia externa e interna.

Original y copia. Original y copia: dependencias

internas de la Compañía. Contenido:

comunicaciones con entidades externas sobre

asuntos relacionados con las funciones de la

sección que no pertenece a un expediente.

Sí.19 Conservar en soporte papel

la correspondencia del Sindicato

Trabajadores Eléctricos Telec,

SITET, ya que refleja las

relaciones entre los trabajadores

y el patrono con el fin de

15

En la Tabla de Plazos se indicó: “La última negociación de la convención colectiva fue en el año 1997.” 16

Según correo electrónico del 17 de junio, la señora Vargas Matamoros indicó que las fechas extremas correctas son 1967-1997.---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expediente Negociación de la Convención Colectiva, “expediente sobre la negociación de la Convención Colectiva de años anteriores a la vigente, fechas extremas: 1971-2006, cantidad: 0.23 metros, “valor científico-cultural, Sí. Conservar permanentemente.” Igualmente, en sesión de la CNSED N° 14-2009 de 23 de setiembre de 2009, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección de Recursos Humanos, Sección Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 40-2009. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Expedientes de negociación convención colectiva, fechas extremas: 1971-1995, cantidad: 0.30 metros, “valor científico-cultural, Sí. Declarado con valor científico-cultural en sesión CNSED 17-2006 de 01-11-2006.” En el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.-----------------------------------------------------------------------------------------------------


metros. Soporte: papel y electrónico. Vigencia

administrativa-legal: 10 años en la oficina18 y 0

años en el Archivo Central.------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

reglamentar las condiciones

laborales, así como, es un

insumo para el estudio del

sindicalismo en el país. La

selección debe realizarse a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y del Comité



(CISED). -------------------------------

1.2.7. Informe sobre huelgas. Original y copia.

Original y copia: Gerencia General. Contenido:

información referente al personal que asistió a

huelgas convocadas por el Sindicato y correos de

jefaturas con la información respectiva. Fechas

Sí. Ya que refleja la participación

de los trabajadores en

actividades dirigidas a la

reivindicación de sus derechos

laborales y/o sociales.

19

Por medio del oficio CISED-0003-2014 de 30 de mayo de 2013 (sic) el CISED de la CNFL indicó que “la serie documental “Correspondencia con el SITET” declarada con valor científico-cultural en sesión N° 17-2006 del 15 de noviembre del 2006, está incluida en la serie documental N° 3 Correspondencia externa e interna...” de la Tabla de Plazos de la Sección Relaciones Laborales.----------------------------------- La serie documental “Correspondencia del Sindicato Trabajadores Eléctricos Telec, SITET” fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 17-2006 de 15 de noviembre de 2006, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Dirección Recursos Humanos, Departamento Desarrollo Humano, Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 58-2006. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: “Correspondencia del Sindicato Trabajadores Eléctricos Telec, SITET”, coordinación de asuntos relacionados con la aplicación del reglamento interior de trabajo, código de trabajo, otros, fechas extremas: 1999-2005, cantidad: 0.95 metros, “valor científico-cultural, Sí.

Conservar permanentemente.” En el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.--- 18

En la Tabla de Plazos se indicó: “Conservar de forma permanente la correspondencia con los Sindicatos relacionados con la CNFL, ya que esta serie fue declarada con valor científico-cultural en sesión 17-06 del 15-11-2006.”----------------------------------------------------------------------------------------------------


Soporte: papel y electrónico. Vigencia

administrativa-legal: 10 años en la oficina y 0

años en el Archivo Central.------------------------------


---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

1.2.17. Expediente Planteamientos y Consultas.

Original y copia. Original y copia: Dependencias

CNFL. Contenido: consultas efectuadas por

funcionarios y dependencias como también

resolución de conflictos que no requieren de un

proceso administrativo. Fechas extremas: 2012-

2014. Cantidad: 0.12 metros. Soporte: papel y

electrónico. Vigencia administrativa-legal: En la

oficina permanente y 0 años en el Archivo

Central.-------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí. 20 Ya que refleja los

conflictos de diversa índole entre

los trabajadores y el patrono (la

CNFL). Conservar

permanentemente en soporte

papel las consultas legales de

mayor relevancia: conflictos

colectivos y muy polémicos, a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y del Comité



(Cised).---------------------------------

20

Antes del año 2012, esta serie documental estaba integrada en la serie N° 20 “Expediente Consultas legales sobre conflictos laborales” de esta Tabla de Plazos. Esta última fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Consultas legales, sobre conflictos laborales. “Parcial. Conservar permanentemente las consultas legales de mayor relevancia: conflictos colectivos y muy polémicos.” En

el presente informe se recomienda mantener esta declaratoria.-----------------------------------------

1.2.20. Expediente Consultas legales sobre

conflictos laborales21. Original y copia.

Contenido: documentación sobre consultas

efectuadas a la Dirección Jurídica sobre

conflictos laborales. Fechas extremas: 1989-

2011. Cantidad: 0.4 metros. Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: Permanente en la

oficina.--------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí.22 Ya que refleja los conflictos

de diversa índole entre los

trabajadores y la Compañía.

Conservar permanentemente las

consultas legales de mayor

relevancia: conflictos colectivos y

muy polémicos, a criterio del

Jefe de la Oficina Productora y

del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de

Documentos (Cised).----------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio N° CISED-02-2014 de 17 de marzo del

2014, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), Subfondos:

Dirección de Recursos Humanos, Sección de Capacitación, Sección Relaciones

Laborales; y que esta Comisión Nacional no declaró con valor científico cultural,

pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por

el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la CNFL,

21

En la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor científico-cultural por parte de la CNSED en sesión 20-94 de forma parcial. Solo conservar las consultas de mayor relevancia. A partir del año 2012, forma parte de la serie documental N° 17 Exp. Planteamientos y consultas.”--------------------------------------- 22

Esta serie documental fue declarada con valor científico-cultural en sesión de la CNSED N° 08-94 de 23 de junio de 1994, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, subfondo Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Sección de Relaciones Laborales, de acuerdo con lo estipulado en el Informe de Selección N° 20-94. En dicha ocasión se indicó la siguiente información: Consultas legales, sobre conflictos laborales. “Parcial. Conservar permanentemente las consultas legales de mayor relevancia: conflictos colectivos y muy polémicos.” En el presente informe se recomienda mantener esta

declaratoria.------------------------------------------------------------------------------------------------------

de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202

excepto las series documentales que se desglosan en el acuerdo 2 de esta acta.---------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.--------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,

de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200923, inciso 1 se establece que: “Si

23

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.--------------------------------------------------------------

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Vargas Matamoros si tiene algún comentario,

consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---------

Enviar copia de este acuerdo a los señores Carlos Fernández Flores, Director de

Recursos Humanos; Orlando Hernández Cordero, Jefe Sección Capacitación; y a la

señora Xinia Navarro Fallas, Jefe Sección Relaciones Laborales; dependencias de la

Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL); y al expediente de valoración documental

de la CNFL que esta Comisión Nacional mantiene. ACUERDO FIRME.---------------------

ACUERDO 7. Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Compañía

Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) y Encargada del Archivo Central de esa institución;

que esta Comisión Nacional continuará con el análisis del informe de valoración IV-020-

2014-TP a partir del subfondo Departamento de Desarrollo Humano. ACUERDO

FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO V. CORRESPONDENCIA------------------------------------------------------------------

ACUERDO 8. Los miembros de esta Comisión Nacional acuerdan no conocer la

correspondencia por razones de tiempo. ACUERDO FIRME.-----------------------------------

A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------

Tamara Baum Gutiérrez Virginia Chacón Arias

Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta no. 19-2014 - archivo nacional de costa rica · comitÉs de selecciÓn y eliminaciÓn de...

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